Lean begint aan derde golf
Medewerkers ervaren concrete verbeteringen
Noodzakelijke instrumenten De ok en de centrale sterilisatie afdeling (csa) hebben de afgelopen maanden de arthroscopienetten opgeschoond, legt unitleider Bas Hijl uit. “Bij ons lopen op dit moment vijftien verbetertrajecten, die we zorgvuldig monitoren. Zo hebben we nog eens goed gekeken naar de instrumenten die we voor elke operatie klaar leggen op het arthroscopienet. Die set is langzamerhand steeds groter geworden, maar lang niet alle instrumenten worden altijd gebruikt. Nu we alleen nog de noodzakelijk instrumenten steriliseren en klaarleggen, realiseren wij een besparing van twintigduizend euro.”
n Jeroen Kleijne
In april is lean begonnen aan zijn derde golf. De betrokken acht afdelingen werken zes maanden lang met ondersteuning van een leancoach aan het verbeteren van al hun werkprocessen. Programmamanager Marco van der Noordaa verwacht er veel van. “Op elke werkplek introduceren we ‘operationeel management’: tijdens de zogenaamde ‘stasessies’ kijkt een afdeling elke dag een kwartier lang naar zijn prestaties en mogelijke verbeterpunten. Daarnaast zet de leancoach op alle betrokken werkplekken een aantal verbeterteams op en geeft hij of zij ondersteuning bij het oplossen van geconstateerde problemen. Het gaat er om het probleemoplossend vermogen van alle teams te vergroten.” In de eerste twee rondes heeft lean zeker al vruchten afgeworpen, constateert Van der Noordaa. “Ik zie al veel concrete verbeteringen op de werkvloer. Uit onderzoek is bovendien gebleken dat de motivatie van het personeel is gestegen en het ziekteverzuim is gedaald. Leidinggevenden hebben elke dag aandacht voor de problemen die er spelen, waardoor het makkelijker wordt om te werken aan het oplossen ervan. Medewerkers raken daardoor minder snel gefrustreerd. We werken natuurlijk al langer aan kwaliteitsverbetering bij VUmc. Door het expliciet betrekken van alle leidinggevenden is er echt een cultuur ontstaan van continu verbeteren. Elke dag een stap vooruit.”
Geen lekke potjes Het patiënten-secretariaat van pathologie heeft de afgelopen maanden met behulp van de leancoach hard gewerkt aan het verbeteren van alle werkprocessen, vertelt teamleider Erica Wagter. “Met de 5S-methode zijn we begonnen om ons kantoor efficiënter in te richten. We hebben een relatief klein kantoor, dus elke centimeter extra ruimte is welkom. Ook hebben we het probleem opgelost van de lekkende potjes die we kregen van ziekenhuis Amstelland. Geen natte formulieren meer. Verspilling weghalen, dat past precies bij lean.”
Kortere visites De zorgeenheid medische oncologie heeft de leansessies onder meer benut voor goede afspraken over kortere visites. Medische werkplekmanager Maurice van der Vorst: “Voorheen moesten verpleegkundigen patiënten met meerdere zaalartsen bespreken, waardoor ze vaak op elkaar moesten wachten. In de nieuwe situatie liggen patiënten van één arts op één helft van de afdeling en hoeven verpleegkundigen alleen nog maar zaken te doen met één zaalarts. De visites zijn meestal al om kwart over tien ’s ochtends afgelopen en artsen hebben nu meer tijd voor de patiënt.”
Geen deurbewegingen Orthopedie is er met ondersteuning van de programmamanager van lean in geslaagd het aantal deurbewegingen tijdens operaties spectaculair te verminderen. Orthopedisch chirurg Rachid Saouti: “Elke deurbeweging vergroot de kans op een infectie. Er hangt een STOP-bord en de operateur moet nu toestemming geven voor in- en uitlopen. Sindsdien zijn er vrijwel geen deurbewegingen meer tijdens onze operaties. Mensen zijn zich kennelijk veel meer bewust van het belang, mede dankzij betrokkenheid van het hele ok-team.”
34 kilometer lopen De zorgeenheid kort verblijf bespaart dankzij lean veel tijd met een efficiëntere inrichting van de patiëntenkastjes en betere afspraken met de keuken. Verpleegkundige werkplekmanager Astrid Noordhuis: “Op elk kastje hangt een foto van de gewenste inhoud. Zodra een product op raakt, plakt de verpleegkundige er een rode magneet op. Elke dienst zorgt zelf voor het bijvullen van de eigen voorraden. Daarnaast hebben we betere afspraken gemaakt met de afdelingskeuken over het verzorgen van maaltijden voor patiënten. Dat scheelt de assistent zorgeenheid op jaarbasis 34 kilometer lopen!”
Magneetklemmen De zorgadministratie is in het kader van lean begonnen met het versimpelen van de codering en registratie. Afdelingshoofd Marga Beentjes: “Voor een aantal specialismen registreren we al zonder papieren dossier. En het registreren van de opname-indicatie diende geen enkel doel, dus daar zijn we mee gestopt. Soms zitten verbeteringen in kleine dingen. Zo moesten we dossiers uit het archief halen met een kar, maar hadden we last van de klapdeuren die niet open bleven staan. Dat hebben we simpel opgelost met een paar magneetklemmen.”
Umc’s werken samen aan kwaliteit
11e jaargang nr 8, 19 april 2012
Tracer is het tweewekelijkse medewerkersblad van VU medisch centrum. Oplage: 4.850. Tracer wordt gemaakt onder verantwoordelijk heid van de dienst communicatie. Eindredactie Monique Krinkels Redactie Caroline Arps, Dyske Beelen, Maartje van Boekel, Mariet Bolluijt, Annemarie Burgers, Bernie Hermes, Gert de Jager, Edith Krab, Marcel Licher, Marre Roozen, Marieke Schutte, Jan Spee Redactieraad Henk Groenewegen, Lies Pelger, Tom Stoof, Riekie de Vet Redactie-adviesgroep Erik van Aalst, Ronald Gabel, Marcel van der Haagen, Peter de Haan, Kris Hemmink, Marga Jaspers, Inèz de Jonge, Willy Schuppert, Maybritt Stal, Esther van ’t Riet en Cora Visser Vaste bijdragen Albert Blom, Rick Dros, Henriëtte van der Horst, Chris Mulder Redactiesecretariaat
dienst communicatie VUmc, kamer PK4x190 telefoon (020) 44 43 444, email: tracer.info@VUmc.nl Vormgeving De Ontwerperij, Amsterdam Druk RotoSmeets, Utrecht Abonnement De abonnementsprijs bedraagt voor ex-medewerkers en andere geïnteresseerden 30,00 euro per jaar. Gepensioneerden betalen 20,00 euro per jaar.
“Samenwerking van de acht umc’s op het thema ‘kwaliteit van zorg’ heeft meerwaarde - voor de umc’s zelf, en voor de curatieve zorg in het geheel.” Ferry Breedveld, portefeuillehouder kwaliteit van de NFU en voorzitter van het NFU-consortium kwaliteit van zorg vertelt welke gedachte ten grondslag ligt aan het begin april onthulde document ‘Meer-waarde - Visie op kwaliteit van zorg 2012’ - en aan de oprichting van het consortium. n Mariet Buddingh’ f o t o : S a b i n e L o kh o r s t
Tracer
‘ Door bundeling van capaciteiten ontstaat synergie’
Opgave en vragen over abonnementen
dienst communicatie VUmc, kamer PK4x190 (020) 44 43 444, e-mail tracer.info@VUmc.nl
Volgende Tracer
D e volgende Tracer verschijnt op donderdag 3 mei Deadline voor kopij is 25 april om 12.00 uur.
2
De nfu (Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra) zet zich in voor kwaliteitsverbetering in de curatieve zorg door te participeren in landelijke discussies en door (mede)verantwoordelijkheid te nemen voor landelijke of regionale initiatieven die tot doel hebben inzicht te verkrijgen in de geleverde kwaliteit van zorg. “Zowel het tonen als het leveren van kwaliteit is een essentieel onderdeel van de professionele verantwoordelijkheid van de zorgverlener” legt Ferry Breedveld uit. “Daarom wil de nfu zichtbaar bijdragen aan verbetering van de patiëntenzorg en aan onderzoek daarnaar. De nfu zal de ontwikkelde kennis actief verspreiden binnen de universitair medische centra (umc’s) en uitdragen naar overige
Namens VUmc heeft Cordula Wagener zitting in het consortium. Zij is hoogleraar patiëntveiligheid bij het EMGO+ Instituut en de afdeling sociale geneeskunde partijen in de curatieve zorg”.
Consortium Met de oprichting van het consortium kwaliteit van zorg geeft de nfu de ambities gestalte. Vanuit elk umc is een expert op het gebied van kwaliteit van zorg lid van het consortium als zogenoemde linking pin naar het eigen umc. Breedveld: “Door bundeling van capaciteiten
Tr a c e r 8 – 19 a p r i l 20 12 – O r g a n i s a t i e – O n d e r z o e k – O n d e r w i j s – P a t i ë n t e n z o r g
en expertise van de acht umc’s ontstaat synergie. We kunnen die synergie gericht inzetten, in afstemming met de nationale context.” De activiteiten van het consortium zijn ondergebracht in vier aandachtsgebieden, te weten: landelijk kwaliteitsbeleid, kwaliteitsbeleid van umc’s, onderzoek naar kwaliteit van zorg en onderwijs en opleiding. Breedveld benadrukt dat binnen
ieder aandachtsgebied expliciet aandacht is voor aspecten van cultuur en gedrag. “Want uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van het geheel. Dat vraagt om een bedrijfscultuur waarin professionals zich persoonlijk verantwoordelijk voelen voor kwaliteit en waarin verbeteringen beklijven. Dat vraagt een ander gedrag van professionals in de zorg, en dus ook van de ruim 65.000 umc-medewerkers.” Naast het leveren van een belangrijke bijdrage aan verbetering van de hele curatieve zorg, hebben de umc’s natuurlijk ook de ambitie zelf kwalitatief excellente zorg te leveren. De umc’s delen, in het consortium, op gestructureerde wijze kennis en ervaring op onderwerpen als medicatieveiligheid en veiligheid rond het perioperatieve proces.
Publieke functie Elmer Mulder, voorzitter van de nfu, legt uit waarom de umc’s de instellingen bij uitstek zijn om de kwaliteitsinspanningen te leveren. “Dat past binnen onze publieke functie; de ‘kennistaak’ die ons onderscheidt van de algemene ziekenhuizen. Umc’s hebben niet alleen een ziekenhuisfunctie, maar ontwikkelen ook kennis en vertalen deze naar concrete toepassingen. De umc’s leveren zo een actieve bijdrage aan het oplossen van belangrijke maatschappelijke vraagstukken.” De nfu-visie op kwaliteit van zorg is in z’n geheel te lezen op www.nfu.nl/kwaliteit.