Page 1

   

Veterinary Medical Sciences Graduate Program   Policies and Procedures Manual  July 2011        This manual summarizes background information and represents the official policies and procedures regarding  graduate  training  in  the  Veterinary  Medical  Sciences  Graduate  Program.  Policies  and  procedures  on  the  University of Calgary, Faculty of Graduate Studies website take precedence in case of conflict with the contents  of this manual. The information will be of use to prospective as well as current graduate students, faculty and  staff. 

    Graduate Program Director  Office of Research and Graduate Education  Faculty of Veterinary Medicine  TRW 2D09, 3280 Hospital Drive NW  Calgary, Alberta  (phone) (403) 210‐6628   (fax) (403) 210‐3939  vmgrad@ucalgary.ca  http://vet.ucalgary.ca/graduate  


2  


Table of Contents  THE FACULTY OF VETERINARY MEDICINE RESEARCH TRAINING PROGRAMS ........................................................... 5  VETERINARY MEDICAL SCIENCES (VMS) GRADUATE PROGRAM ........................................................................... 6  VETERINARY MEDICAL SCIENCES ROTATION PROGRAM ...................................................................................... 6  Rotations ........................................................................................................................................................... 6  Arranging Rotations ........................................................................................................................................... 6  Failure to Find a Permanent Placement ............................................................................................................ 7  Financial Support During Rotations ................................................................................................................... 7  GRADUATE PROGRAMS AS PART OF RESIDENCY PROGRAMS .............................................................................. 7  ADMINISTRATION AND SUPERVISION ....................................................................................................................... 9  GRADUATE PROGRAM DIRECTOR ......................................................................................................................... 9  GRADUATE EDUCATION COMMITTEE ................................................................................................................. 10  Purpose ............................................................................................................................................................ 10  Responsibilities and Duties .............................................................................................................................. 10  Composition of the Committee ....................................................................................................................... 10  GRADUATE AND POSTGRADUATE TRAINING MANAGER .................................................................................... 11  THE SUPERVISOR: CRITERIA AND DUTIES FOR SUPERVISION ............................................................................. 11  Granting of Supervisory Privileges in the Veterinary Medical Sciences Graduate Program ........................... 12  Duties of Supervisors ....................................................................................................................................... 13  CO‐SUPERVISORS ................................................................................................................................................. 13  THE SUPERVISORY COMMITTEE .......................................................................................................................... 14  Functions of the supervisory committee ......................................................................................................... 15  POLICIES AND PROCEDURES .................................................................................................................................... 17  ADMISSION .......................................................................................................................................................... 17  REGISTRATION ..................................................................................................................................................... 18  First Year Registration ..................................................................................................................................... 18  Subsequent Years Registration ........................................................................................................................ 18  Transferring to the VMS Graduate Program from another Graduate Program .............................................. 19  Transferring from MSc to PhD ......................................................................................................................... 19  PROGRAM TIME LIMITS ....................................................................................................................................... 19  RESIDENCY REQUIREMENTS ................................................................................................................................ 20  STIPENDS/FINANCIAL SUPPORT .......................................................................................................................... 20  Veterinary Medical Sciences Differential Fee Reimbursement Policy ............................................................ 20  EMPLOYMENT WHILE REGISTERED IN A GRADUATE PROGRAM ........................................................................ 21  EVALUATION OF VMS GRADUATE STUDENTS ..................................................................................................... 23  1. Course Requirements .................................................................................................................................. 23  2. Research Proposal ....................................................................................................................................... 24  3. Research in Progress Seminars and Journal Clubs ...................................................................................... 25  4. Supervisory Committee Meetings  .............................................................................................................. 26  5. Annual Progress Reports ............................................................................................................................. 26  6. Meeting with the Graduate and Postgraduate Training Manager .............................................................. 27  DOCTORAL CANDIDACY EXAM ............................................................................................................................ 27  3   


The candidacy exam: written component ....................................................................................................... 27  The candidacy exam: oral component ............................................................................................................ 28  Prior to the candidacy exam ............................................................................................................................ 28  Composition of the candidacy exam committee............................................................................................. 29  Deadlines for taking the candidacy oral examination ..................................................................................... 29  How to prepare for the candidacy exam ......................................................................................................... 29  Conduct of the candidacy oral exam ............................................................................................................... 30  Post candidacy exam procedures .................................................................................................................... 30  Candidacy exam failures .................................................................................................................................. 30  THESIS .................................................................................................................................................................. 31  DEFENSE .............................................................................................................................................................. 31  Prior to the thesis exam .................................................................................................................................. 32  Composition of the thesis exam committee ................................................................................................... 32  Conduct of thesis oral exam ............................................................................................................................ 33  Post‐defense exam procedures ....................................................................................................................... 34  Failed thesis and or defense: ........................................................................................................................... 35  Convocation clearance .................................................................................................................................... 35  PROGRAM TIMELINES ......................................................................................................................................... 35  MASTERS STUDENTS: ...................................................................................................................................... 37  PhD STUDENTS: ............................................................................................................................................... 38  Appendix A: Forms Specific to the VMS Graduate Program ............................................................................... 41  (Conditional) Letter of Commitment (sample) ................................................................................................. 41  VMS Progress Report for Committee Meetings ............................................................................................... 41  Report of Supervisory Committee Meeting ..................................................................................................... 41  VMS Confidential Trainee Report .................................................................................................................... 41  Research Proposal Approval (for Masters students only) ............................................................................... 41  Candidacy Exam Preparation (for Doctoral students only) ............................................................................. 41  NOTES ...................................................................................................................................................................... 57      

4  


THE FACULTY OF VETERINARY MEDICINE RESEARCH TRAINING PROGRAMS    The  University  of  Calgary,  Faculty  of  Veterinary  Medicine  (UCVM)  is  the  first  veterinary  college  located  in  the  province  of  Alberta,  and  is  Canada's fifth  accredited  veterinary  college.   UCVM  has  four  departments:   Department  of  Production  Animal  Health,  Department  of  Ecosystem  and  Public  Health,  Department  of  Comparative Biology and Experimental Medicine, and Department of Veterinary Clinical and Diagnostic Studies 1 .  UCVM  is  committed  to  meeting  the  animal  and  public  health  needs  of  the  province,  and  strengthening  the  connections between human and animal health through its educational, research and outreach programs.     UCVM  faculty  members  supervise  graduate  students  in  the  Veterinary  Medical  Sciences  Graduate  Program  in  many broad inter‐disciplinary areas:    Animal Health Policy        Neuroscience  Bone and Joint Health        Production Animal Health  Clinical Sciences         Public Health  Comparative Pathobiology      Reproductive Biology  Ecosystem Health        Stem Cells and Regenerative Medicine  Epidemiology          Veterinary Medical Education  Equine Health          Wildlife and Zoo Medicine  Immunology and Infectious Disease    In addition to the Veterinary Medical  Sciences  Graduate Program, some UCVM faculty  members are affiliated  with  other  graduate  programs  in  the  University  such  as  Medical  Sciences,  Community  Health  Sciences,  Neuroscience,  Biological  Sciences,  Biomedical  Engineering,  Molecular  and  Medical  Genetics,  Immunology,  and  Microbiology and Infectious Disease.             The Faculty of Veterinary Medicine has over 100 research and clinical trainees in various programs:       • Summer undergraduate research traineeships designed to provide rich exposure to research    and promote graduate trainee recruitment;    • Graduate training linked to the completion of original research, leading to thesis based MSc and    PhD degrees;    • Internships (one year) for DVM graduates to gain additional experience in specialty clinical    areas;    • Residency* (three or more years) for DVM graduates, linked to completion of an MSc or PhD;    • Postdoctoral fellowships for research trainees that already have doctoral degrees.          Further information on all of the research training programs can be found at http://vet.ucalgary.ca/graduate. 

                                                            1

http://vet.ucalgary.ca/departments  * coming soon 

5  


VETERINARY MEDICAL SCIENCES (VMS) GRADUATE PROGRAM  The key features of the VMS graduate program are:   • Wide range of research opportunities in biomedical, clinical and population level animal and public health  science  • Generous graduate scholarships for top‐ranking VMS graduate students 2  • Working within a research‐intensive veterinary school with close linkages to the medical school and other  University of Calgary Faculties, and collaborations with partner agencies in the public and private sector  • An optional 4‐6 month research rotation program to allow students a variety of work environments with  different professors in order to make more informed decisions about supervisors  3  • Strong training in basic research skills  • Training in communication, ethics and career options  • Minimal residency requirement to permit research work off site  • Guidelines for completion of MSc within 2 years, and completion of candidacy (qualifying) exam for PhD  student within 18‐24 months  • Unique graduate scholarship opportunities  • Reimbursement of international student differential tuition fees 4     

VETERINARY MEDICAL SCIENCES ROTATION PROGRAM  The purpose of the rotation program is to allow students the opportunity to experience various supervisors and  their  research  in  order  to  make  an  informed  choice  regarding  with  whom  they  would  like  to  continue  their  graduate studies.     Rotations  

Rotations are only available to begin for September admission. Rotations are 8 weeks in duration, during which  the student works closely with the supervisor or a member of the research team as part of an ongoing study, as  well as focusing on their required course work 5 . Three rotations and at least two of the three required courses  should  be  completed  by  the  middle  of  the  second  semester.  Additional  elective  courses  (1  for  MSc  and  2  for  PhD) will be taken after consultation with the permanent supervisor (i.e. after the rotation is complete). At the  end of each rotation, there is no expectation of significant progress in research per se, but rather that both the  student  and  faculty  mentor  would  be  able  to  judge  whether  there  is  a  mutual  interest  in  a  permanent  supervisory relationship.    Arranging Rotations 

Students interested  in  rotations  must  register  for  the  September  term  no  later  than  the  current  registration  deadlines 6 . Students are encouraged to seek advice in choosing their rotations by directly contacting potential  faculty supervisors, from current students, and the Graduate Program Director. Students may find out further  information on faculty and their research interests at http://vet.ucalgary.ca/node/55.    

After the student has been “recommended for admission” to the VMS Graduate Program, the UCVM Graduate  and Postgraduate Training Manager will coordinate student placement for the first two rotations, based on the  student’s ranked list of preferences from their on‐line admission. Supervisors would be under no obligation to  have a rotating student if they are not interested in recruiting a student that year. While supervisors may not  have funding available when the student is in a rotation with them, they assume the financial responsibility for                                                               2

http://vet.ucalgary.ca/awards_amp_scholarships   http://vet.ucalgary.ca/node/388  4  See p.16 for further details  5  http://vet.ucalgary.ca/courses  6  http://vet.ucalgary.ca/application_process_and_deadlines  3

6  


the student when the student takes permanent placement with them (see below). The assignment of the first  two  rotations  will  be  based  as  much  as  possible  on  the  preferences  of  the  student,  but  choices  may  be  constrained  by  the  availability  of  space  within  a  faculty  members’  research  program.  In  almost  all  cases,  students will be assigned to at least one of their two top choices. If/when supervisors for the rotation can be  confirmed,  the  student’s  admission  will  be  forwarded  to  the  Faculty  of  Graduate  Studies  for  final  review  and  official  offer  of  admission  (usually  by  mid‐July).  If  a  rotation  supervisor  cannot  be  found,  or  the  student  no  longer  wishes  to  participate  in  the  program,  the  student’s  application  may  be  cancelled.  Students  will  be  informed of their rotation assignments by August 1st.   

The choice of the third rotation is entirely up to the student, and should not be made until after the program has  started in September. As the student gains knowledge of the UCVM faculty, a more informed choice of a third  rotation  can  be  made.  Third  rotations  are  arranged  through  direct  communication  between  students  and  potential  supervisors.  Students  should  have  their  third  rotations  arranged  no  later  than  one  week  before  the  end  of  the  second  rotation  (at  the  end  of  December).  As  soon  as  third  rotation  arrangements  have  been  finalized,  the  Graduate  Program  Director  must  be  notified.  Students  who  are  still  undecided  on  a  supervisor  after their third rotation may, with approval by the Graduate Program Director, choose a fourth rotation.   

During the third rotation, or any time prior to that, a student should make arrangements with their preferred  graduate  program  supervisor  for  permanent  placement.  At  that  time,  the  student  and  the  graduate  program  supervisor  would  begin  to  submit  applications  for  financial  support 7 .  All  deadlines  stated  in  the  following  policies and procedures would begin from the date the student completed their last rotation.    Failure to Find a Permanent Placement 

If a student is unable to find a permanent thesis supervisor after completion of their rotations, he/she may be  required to withdraw from the program. Admission to the program does not guarantee that a student will be  accepted by a supervisor for their thesis work. That being said, it is extremely rare for an accepted student to fail  to find a suitable supervisor.     Financial Support During Rotations 

Students will be paid the standard stipend by the VMS Graduate Program during the rotation period (prorated  to  $20,000  per  year  =  $10,000  for  6  months),  unless  they  have  received  an  external  or  internal  award/scholarship  (e.g.,  Dean’s  Excellence  Scholarship)  in  which  case  the  monthly  value  of  the  award  will  be  deducted from the monthly rotation stipend. A condition of the rotation stipend is that the student is making  progress  on  completing  their  required  courses.  Rotation  students  with  an  award  in  excess  of  the  standard  monthly  stipend  will  not  receive  a  rotation  stipend,  but  will  keep  the  full  value  of  their  award  during  the  rotation.  After  the  rotation  period,  the  student  stipend  becomes  the  responsibility  of  the  student  and  permanent supervisor. Students who select their supervisor early and choose not to complete all three rotations  would  have  the  initial  stipend  curtailed,  and  the  stipend  becomes  the  responsibility  of  the  student  and  the  permanent supervisor. A letter from the supervisor, outlining their “commitment to the training of the student”,  as  well  as  their  “commitment  to  fund  the  student  in  accordance  with  the  minimum  VMS  guidelines”  (at  least  $20,000  per  year  for  the  duration  of  their  program)  must  be  submitted  to  the  Graduate  and  Postgraduate  Training Manager.       

GRADUATE PROGRAMS AS PART OF RESIDENCY PROGRAMS  UCVM  is  committed  to  the  development  of  post‐graduate  professional  programs.  Participation  in  residency  programs  will  normally  include  the  requirement  for  completion  of  a  graduate  degree  in  the  Masters  or  PhD  program.  The graduate programs of residents are administered through the VMS Graduate Program (or other                                                               7

http://www.vet.ucalgary.ca/awards_amp_scholarships 

7  


appropriate program).  The  clinical  portions  of  residency  programs  are  administered  through  the  Office  of  Community  Partnerships.  Normally,  a  joint  supervisory  committee  that  supervises  both  aspects  of  a  student’s  training program will be established.       

 

8  


ADMINISTRATION AND SUPERVISION    The VMS Graduate Program is jointly administered by UCVM and the Faculty of Graduate Studies.  All policies  and  procedures  relating  to  the  VMS  Graduate  Program  are  first  approved  by  the  UCVM  Faculty  Council.  However,  the  Faculty  of  Graduate  Studies  has  final  authority  over  all  academic  policies  relating  to  graduate  programs.      

GRADUATE PROGRAM DIRECTOR 8    The  Graduate  Program  Director  is  a  faculty  member  appointed  by  the  UCVM  Dean  and  is  responsible  for  the  overall direction of the graduate program and, through the UCVM Graduate and Postgraduate Training Manager  and graduate program administrative assistant, for the day‐to‐day operations of the program.     At the discretion of the UCVM Dean, the UCVM Associate Dean‐Research and Graduate Education may serve as  the Graduate Program Director.    The  Graduate  Program  Director  is  accountable  to  both  the  Dean  of  the  Faculty  of  Graduate  Studies  and  the  UCVM Dean. The Graduate Program Director’s responsibilities include interpreting and implementing University  and Faculty of Graduate Studies policies and regulations as they may apply to the program and its students and  staff.  Joint  responsibility  to  both  Deans  includes  regular  review  of  program  requirements,  with  revision  as  needed, and ensuring and enhancing graduate program quality.     The accountability to the Faculty of Graduate Studies Dean includes ensuring that the rules and regulations of  the  Faculty  of  Graduate  Studies  and  the  University  are  followed  within  the  program  (as  attested  to  by  the  Graduate Program Director’s signature on documents), contributing to the periodic revision of those regulations  through participation in Faculty of Graduate Studies Council and possibly its committees. The Graduate Program  Director’s responsibilities to the Dean of Graduate Studies include the following:  • A voting member of the Faculty of Graduate Studies Council   • Working with supervisors to ensure students complete degree requirements in a timely fashion;  • Mentoring students to apply successfully for external and internal scholarships;  • For programs involving a thesis, reviewing annual student progress reports and supervisors’ comments  on these, and acting on the reports as needed;  • Reviewing other recommendations to Faculty of Graduate Studies from supervisory committees, and in  general facilitating administrative matters as appropriate;  • Serving as the first resource in cases of disputes between student and supervisor;  • Ensuring  that  the  allocation  of  graduate  student  support  provided  annually  by  Faculty  of  Graduate  Studies  is  fully  spent  each  year,  in  accordance  with  Faculty  of  Graduate  Studies  guidelines  for  those  funds;  • Assisting applicants and students to identify appropriate supervisory committee members;  • Promoting the program within and beyond the University;  • Ensuring that the program’s entry in the Graduate Calendar accurately reflects the program’s  approved requirements and course offerings;  • Service on Faculty of Graduate Studies Council committees as requested.    To accomplish these, it will be appropriate for frequent consultation and collaboration with the UCVM Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  and  graduate  program  administrative  assistant,  and  as  required  with  the                                                               8

FGS council minutes, 16 December 2010 (http://www.grad.ucalgary.ca/facultystaff/council_meetings) 

9  


appropriate Associate Dean of Faculty of Graduate Studies and others.    Accountability to the UCVM Dean pertains to operations of the program and includes:  • Working within the UCVM leadership group and reporting through appropriate channels to the Dean;  • Meeting enrolment targets that may have been agreed upon;  • Maintaining academic rigor in the program;  • Preparing  an  annual  plan  and  budget  for  the  support  of  graduate  students  in  the  program,  and  monitoring the budget;  • Reviewing and updating the policies and procedures;  • Serving as Chair of the Faculty of Veterinary Medicine Graduate Education Committee. However, if the  Director role is held by the UCVM Associate Dean‐Research and Graduate Education, then the chair will  be appointed by the UCVM Dean from among the membership of committee.      GRADUATE EDUCATION COMMITTEE    Purpose 

The powers  of  the  Committee  derive  from  UCVM  Faculty  Council.  The  purpose  of  the  Graduate  Education  Committee is to provide guidance and make recommendations regarding the VMS Graduate Program, as well as  other  aspects  of  graduate  and  post‐graduate  education  associated  with  UCVM,  to  the  Dean  of  the  Faculty  of  Graduate Studies and UCVM Dean, as appropriate. 

Responsibilities and Duties 

• • • • • • • •

The Committee will advise the Faculty, the UCVM Dean and the Graduate Program Director with respect  to the development and delivery of the VMS Graduate Program;  The  Committee  will  recommend  to  the  Graduate  Program  Director  the  admission,  re‐admission,  and  transfer of graduate students into the VMS Graduate Program;  Provide  recommendations  on  graduate  funding  allocations  and  principles  on  scholarship  competitions  and internal and external awards for graduate students;  The  Committee  will  identify  needs  for  and  recommend  graduate  courses  for  inclusion  in  the  VMS  graduate training program;  Review  course  proposals  and  calendar  changes  in  accordance  with  university  policy,  and  make  recommendations to UCVM Faculty Council;  Review and update the VMS Graduate Program policies and procedures, and make recommendations to  UCVM Faculty Council;  The  Committee  will  advise  and  oversee  the  recruitment  and  mentorship  of  all  graduate  students  working for UCVM faculty, regardless of which Graduate Program that they are enrolled in;  The  Committee  will  promote  and  oversee  the  recruitment  and  mentorship  of  undergraduate  summer  research trainees and postdoctoral fellows. 

Composition of the Committee 

The Committee will be composed of:  i) Chair (Graduate Program Director; if the Director role is held by the UCVM Associate Dean‐Research and  Graduate Education, then the Chair will be appointed by the UCVM Dean from among the membership  of committee) (voting only in the case of a tie)  ii) Representative  from  each  of  the  four  Departments  who  have  experience  in  graduate  education  (appointed by the Departments)(voting)  iii) A representative of new faculty members (appointed by the UCVM Dean) (voting) 

10  


iv) A current  graduate  student  (nominated  by  the  Veterinary  Medicine  Graduate  Students  Association)  (voting)  v) The Graduate and Postgraduate Training Manager (ex‐officio, non‐voting)  vi) Graduate administrative assistant who shall act as recorder for the Committee     

GRADUATE AND POSTGRADUATE TRAINING MANAGER  The  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  is  a  staff  position  in  the  UCVM  Office  of  Research  and  Graduate Education, reporting overall to the Associate Dean–Research and Graduate Education, as well as the  Graduate Program Director with respect to the VMS Graduate Program. The overall purpose of the position is to  advance  and  support  the  graduate  education  and  research  training  mission  of  the  UCVM  by  supporting  the  creation,  implementation,  administration,  management,  evaluation  and  enhancement  of  the  VMS  Graduate  Program as well as summer undergraduate, and post‐doctoral training programs in UCVM.     In reporting to the Graduate Program Director, duties of this position include but are not limited to:  i)   Managing the recruitment, admissions and funding of graduate and summer undergraduate research  students;  ii)   Managing operational aspects of the VMS Graduate Program including reporting requirements such as  annual progress reports and reports from supervisory committee meetings;  iii)   Managing the awarding of graduate education and summer undergraduate research awards, internal  and external;   iv)   Supporting the duties and activities of the VMS Graduate Program Director, as required to ensure their  success;  v)   Actively identifying, organizing and managing activities to enhance the multifaceted education of  research trainees, as well as to promote a sense of community;   vi)   Increasing the impact of UCVM research by helping to promote trainee interactions and highlighting  trainee research success, both within and outside of UCVM.  vii)  Supervision of the day‐to‐day activities of the Graduate program administration assistant.   

GRADUATE PROGRAM ADMINISTRATOR  The  VMS  Graduate  Program  Administrator  is  a  staff  position  in  the  UCVM  Office  of  Research  and  Graduate  Education, reporting overall to the Associate Dean–Research and Graduate Education, as well as the Graduate  Program  Director  with  respect  to  the  VMS  Graduate  Program.  With  respect  to  the  VMS  Graduate  Program,  duties of this position include but are not limited to:  i) First point of contact for existing and prospective summer research students, graduate students, other  post‐graduate  trainees,  as  well  as  faculty  supervisors  seeking  information  regarding  research  and  graduate education.  ii) Administration,  review  and  processing  of  documents  related  to  summer  research  students,  graduate  students, other post‐graduate trainees from the time of application, through admission, in program and  graduation with respect to Faculty of Graduate Studies and UCVM.  iii) Receipt  and  review  of  applications  to  the  Veterinary  Medical  Sciences  Graduate  Program  and  UCVM  studentship  and  fellowship  awards  competitions,  and  processing  for  review  by  Graduate  and  Post‐ graduate Training Manager and relevant committees.  iv) Support all administrative needs of the Graduate and Post‐graduate Training Manager.  v) Provide  administrative  support  for  Graduate  Education  Committee  by  scheduling  meetings,  helping  to  11   


develop agendas, distributing meeting packages, and acting as recording secretary.   

THE SUPERVISOR: CRITERIA AND DUTIES FOR SUPERVISION 9    Granting of Supervisory Privileges in the Veterinary Medical Sciences Graduate Program 

The Faculty  of  Graduate  Studies  approves  the  initial  appointment  of  a  faculty  member  to  supervisory  status  allowing supervision in any graduate program, subject to recommendation by that program’s Graduate Program  Director 10 .     A  faculty  member  who  is  new  to  the  University  of  Calgary  and  wishing  to  supervise  graduate  students  in  the  VMS Graduate Program must initially request supervisory status through the VMS Graduate Program Director,  and should include an updated curriculum vitae highlighting their previous supervisory experience, and a cover  letter  stating  the  rationale  for  the  request.  Upon  approval  by  the  Graduate  Program  Director  a  written  recommendation will be submitted for approval by the Faculty of Graduate Studies.     Criteria for supervision in the VMS Graduate Program are as follows:  i)   Though not required, the supervisor normally has a recurring Academic Appointment at the University  of Calgary;  ii)   The supervisor is actively engaged in research with an appropriate level of financial support to fund the  proposed work of graduate students;  iii)  The supervisor commits to funding the stipend of graduate students for the duration of their studies in  accordance with minimum stipends set out by the VMS Graduate Program 11 ;  iv)  The  supervisor  will  be  familiar  with  and  adhere  to  the  policies  and  regulations  of  the  VMS  Graduate  Program and Faculty of Graduate Studies.    Faculty members who have already received supervisory status at the University of Calgary in another graduate  program and wish to supervise graduate students in the VMS Graduate Program, must also obtain approval by  the VMS Graduate Program Director. Prior to approval, a University of Calgary faculty member’s home program  will be notified of their request.    Supervisory status of faculty members: 

Faculty members  will  be  granted  supervisory  status  in  the  VMS  Graduate  Program  in  one  of  the  following  categories:  A) Faculty members without previous experience of full‐time thesis based graduate students will require a  co‐supervisor  who  has  prior  supervisory  experience,  until  their  first  graduate  student  has  successfully  defended their thesis (for a Masters student), or candidacy exam (for a PhD student).  B)  Faculty  members  with  prior  satisfactory  supervisory  experience  of  full‐time,  thesis  based  graduate  students will have no supervisory restrictions.  C)  If  a  prospective  supervisor  does  not  hold  a  University  of  Calgary  appointment,  each  instance  of  supervision or co‐supervision must be approved by the VMS Graduate Program Director and Faculty of  Graduate Studies, and a co‐supervisor with supervisory experience who is a recurring faculty  member  must be appointed 12 .   

                                                            9

VMS Graduate Education Committee approved, 16 June 2009   http://grad.ucalgary.ca/policies/supervision   http://vet.ucalgary.ca/graduate_programs  12  http://grad.ucalgary.ca/policies/handbooks/doctoral “Supervisor eligibility requirements”  10 11

12  


Any requests for changes in supervisory status must be made to the VMS Graduate Program Director by written  request  and  must  include  an  updated  curriculum  vitae  that  highlights  graduate  supervisory  experience.  Recommendations for changes in status will be reported in turn to the Faculty of Graduate Studies 13 .    Duties of Supervisors 

The supervisor acts both as a general mentor (with emphasis on guidance, instruction, and encouragement of  scholarship  and  research)  and  as  a  judge  of  the  graduate  student’s  performance.  Because  of  their  own  experience  and  involvement  in  research  and  related  professional  activities,  supervisors  should  provide  professional  guidance  and  research  stimulation  to  their  students.  A  fundamental  duty  of  the  supervisor  is  to  impart to their students the skills necessary to plan and conduct original research.     Specific duties of the supervisor include:  i)  providing appropriate time commitment to the training of a graduate student for the complete  duration of their studies;  ii)  developing  a  professional  relationship  with  the  graduate  student  conducive  to  research  and  intellectual growth;  iii)  providing constructive criticism to the graduate student in support of the highest standards of  research and professional development;  iv)  working  with  the  graduate  student  to  establish  a  realistic  timetable  for  the  completion  of  the  various requirements of their program of study;  v)   providing  frequent  and  prompt  comments  on  drafts  of  the  research  proposal  and  thesis,  attempting to be critically constructive and encouraging;  vi)   scheduling  the  candidacy  exam  of  PhD  graduate  students,  and  the  committee  meetings  and  thesis oral examination of MSc and PhD students.    For further details on supervisory duties, all  VMS  Supervisors  are  encouraged  to  familiarize  themselves  with  the Faculty of Graduate Studies Handbooks of Supervision for Doctoral and Master’s Program‐ Thesis based,  and the Policy Governing the Relationship Between Supervisor and Student  14 .     Continuity of supervision throughout a graduate program is important to a graduate student’s success. Except  when applying for the VMS Rotation Program, graduate students must arrange a permanent supervisor for the  duration  of  their  program  prior  to  acceptance  into  the  VMS  Graduate  Program.  The  selection  of  a  supervisor  should be by mutual agreement between student and faculty member. During absences such as sabbatical or  other leave, the supervisor must ensure that adequate supervision is provided to the graduate student 15 . The  supervisor must be officially appointed within one month after the initial date of registration by completing the  Appointment  of  Supervisor  and/or  Supervisory  Committee  form 16   and  submitting  to  the  Graduate  and  Postgraduate Training Manager for review and signature by the Graduate Program Director. Approved forms will  be forwarded to the Faculty of Graduate Studies for final review. Should a change in supervisor be required, the  graduate student is required to meet with the Graduate Program Director to discuss the plan of action, and must  officially record the change of supervisor by filling out the above form.      

CO­SUPERVISORS In  cases  where  a  faculty  member  has  Category  A  supervisory  status  (see  above)  but  wishes  to  supervise  a  graduate  student,  there  is  a  specific  requirement  that  they  find  and  appoint  a  ‘senior’  co‐supervisor  with                                                               13

http://grad.ucalgary.ca/policies/supervision   http://www.grad.ucalgary.ca/policies/supervision   For further information see http://grad.ucalgary.ca/policies/supervision/sabbatical and http://grad.ucalgary.ca/files/grad/su_leave_policy.pdf  16  http://www.grad.ucalgary.ca/forms/supervision  14 15

13  


previous supervisory  experience.  The  role  of  the  senior  co‐supervisor  is  to  provide  supplementary  guidance,  instruction,  and  research  stimulation  on  all  duties  as  listed  for  the  supervisor  on  a  regular  basis  to  both  the  supervisor  and  the  graduate  student.  Graduate  students  whose  project  overlaps  the  expertise  of  two  supervisors  may  also  choose  to  have  co‐supervision.  In  this  case,  one  supervisor  should  be  designated  as  the  primary co‐supervisor.     The co‐supervisory relationship benefits both the graduate student but also, in cases of faculty members who  are new to supervising or who are new to UCVM, the ‘junior supervisor’ can learn about program policies and  approaches to supervision from the ‘senior supervisor’. Because of the latter benefits, new faculty are advised to  become  co‐supervisors  of  graduate  students  who  are  working  with  a  senior  faculty  member,  in  cases  where  their  expertise  can  benefit  the  student.  This  experience  will  help  them  in  recruiting  and  advising  students  of  their own and lend graduate teaching credentials to their curriculum vitae. Note also that a postdoctoral fellow,  as defined in the University of Calgary Postdoctoral Fellow Policy 17 , may also be appointed as a co‐supervisor.     

THE SUPERVISORY COMMITTEE 18  The  Supervisory  Committee  is  the  primary  vehicle  for  establishing  and  monitoring  all  aspects  of  the  graduate  student's  program,  and  as  such  represents  an  independent  element  in  the  quality  control  of  the  graduate  program. The supervisory committee functions to support both the student and supervisor, expanding the range  of  expertise  and  experience  available  to  advise  and  assess  the  graduate  student.  The  members  of  the  supervisory  committee  will  provide  ongoing  constructive  criticism  and  discussion  of  the  graduate  student’s  ideas, methods, and performance, evaluation and encouragement; should be accessible to the graduate student  for  consultation  and  discussion;  and  should  suggest  other  sources  of  information  to  the  student.  Committee  members will serve on Candidacy Examination and Thesis Defense committees.     In consultation with their supervisor(s), a graduate student’s Supervisory Committee will be selected to include a  minimum of two (for MSc students), or three (for PhD students) additional faculty members 19 . If a student has a  co‐supervisor,  the  supervisory  committee  will  consist  of  the  supervisor,  the  co‐supervisor,  plus  two  (MSc)  or  three (PhD) additional members. In the case of the PhD committee, one member should come from outside the  VMS Graduate program, and at least one member should have supervisory experience at the Doctoral level 20 .   At the discretion of the supervisor or the committee, additional members may be added, bearing in mind that 2  additional individuals must be added for the candidacy and defense examinations. Committee members may be  any University of Calgary faculty member or non‐University personnel who have the appropriate expertise. Non‐ University personnel may be approved to serve on supervisory committees by submitting a curriculum vitae to  the  Graduate  Program  Director  for  review  and  recommendation  to  the  Dean  of  the  Faculty  of  Graduate  Studies 21 .    

In the  VMS  Graduate  Program,  the  Graduate  Program  Director  must  approve  the  composition  of  the  committee no later than four months 22  after the initial date of registration to ensure the student will begin to  receive guidance and feedback as early in their program as possible. It is the joint responsibility of the student                                                               17

The Postdoctoral Fellow Policy http://www.ucalgary.ca/postdoc/files/postdoc/University%20Policy.pdf defines a PDF as “An individual, normally within  5 years of completion of a doctoral degree or 10 years of completion of an MD, DDS, DVM or equivalent, who is engaged in a temporary and defined  period of mentored advanced training to enhance the professional skills and research independence needed to pursue his or her chosen career path.” The  Postdoctoral Fellow Policy mandates that “assistance with the supervision of graduate students” requires “the agreement of the Faculty Supervisor.”  18  http://grad.ucalgary.ca/policies/supervision, “Handbooks of Supervision” for Doctoral and Master’s Program‐ Thesis based; “Granting of Supervisory  Privileges”  19  VMS Graduate Education Committee approved , 24 November 2009  20  http://grad.ucalgary.ca/policies/supervision, “Handbooks of Supervision” for Doctoral Program‐ Thesis based  21  http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks, Doctoral handbook, section 3.0 Doctoral supervisory committee  22  http://www.grad.ucalgary.ca/files/grad/UC_Graduate_Calendar_2010‐2011_BW_6_Final_Revised‐March_15‐11_Jd‐2.pdf. FGS Calendar, Veterinary  MEdical Sciences,”(. Supervisory Assignments”. 

14  


and supervisor  to  ensure  the  Supervisory  Committee  is  formed  within  the  deadline.  This  information  will  be  forwarded  to  the  Faculty  of  Graduate  Studies.  The  Supervisory  Committee  will  normally  be  chaired  by  the  Supervisor, unless the Graduate Program Director recommends otherwise. Any changes to the composition of  the Supervisory Committee require the completion of a revised Appointment of Supervisor and/or Supervisory  Committee form 23  and the subsequent approval of the Graduate Program Director.   

VMS graduate  students  must  meet  with  their  supervisory  committee  within  the  first  term  (first  four  months)  after  initial  registration  to  discuss  topics  including  their  proposed  research,  courses,  and  upcoming  candidacy  exam (for PhD students) 24 . Since many decisions must be made in a graduate student’s first year and it is critical  to  get  off  to  a  solid  start,  most  graduate  students  will  meet  with  their  committee  twice  in  their  first  year.  Subsequently, students must meet with their Supervisory Committee at least once per year. At least one week  prior to the meeting, the student will fill out and distribute a Veterinary Medical Sciences (VMS) Progress Report  for Committee Meetings 25 . This Report will allow the committee to review the progress of the student before  the meeting, so the meeting time can primarily focus on discussion of the student’s progress and their plan for  the  future.  Minutes  of  committee  meetings  must  be  recorded  by  the  Supervisor  in  order  to  clarify  specific  expectations  to  the  student  by  filling  out  the  Report  of  Supervisory  Committee  Meeting 26   form.  Copies  of  the  VMS Progress Report for Committee Meetings and Report of Committee Meeting must be completed and signed  at the meeting by all members of the committee and the student. A copy must be forwarded to the Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  to  be  inserted  in  the  student’s  file.  Any  additional  meeting  minutes  may  also be forwarded for inclusion in the graduate student’s file. Progress of the student will be monitored by the  Graduate Program Director and any concerns will be dealt with in an appropriate fashion.     

Functions of the supervisory committee 

i)   approve all aspects of the graduate student’s program including course requirements;  ii)  approve the  research proposal of the  student (prior to 12  months for  MSc,  prior to 18‐24 months for  PhD as a component of the candidacy exam 27 ) before it is submitted for final approval by the Graduate  Program Director;  iii)   meet a minimum of once per year to assess the progress of the student in coursework and research;  iv)    meet  at  least  three  months  prior  to  the  Candidacy  Oral  Examination  to  discuss  the  scope  of  the  Candidacy Examination and to suggest appropriate additional examiners (for PhD committees);   v)  at the appropriate time, provide approval to the student to proceed toward the thesis defense without  further committee meetings (this approval is not necessarily an endorsement of the thesis research);   vi)   if a student drastically alters their direction or emphasis in their thesis research, a Supervisory  Committee meeting will be called immediately to discuss proposed changes to the research proposal,  anticipated time frame for proposed studies, and whether the changes will have a significant effect on  completion of the thesis.   

Other considerations:  Graduate  students  will  have  the  opportunity  to  meet  with  the  members  of  the  Supervisory  Committee  in  the  absence of the Supervisor.    

If a graduate student's academic performance is judged to be below an acceptable standard as deemed by the  members of the Supervisory Committee, this should be made clear to the graduate student in writing as early in  the  program  as  possible.  Graduate  students,  upon  recommendation  of  the  Supervisory  Committee,  may  be  required to withdraw from the program for reasons of "unsatisfactory progress".                                                                23

http://www.grad.ucalgary.ca/forms/supervision   VMS Graduate Education Committee approved, 24 November 2009  25  Appendix A  26  Appendix A  27  VMS Graduate Education Committee approved, 24 November 2009  24

15  


16  


POLICIES AND PROCEDURES   

ADMISSION 28 Admission to the VMS Graduate Program is formally granted by the Faculty of Graduate Studies. In addition to  the  Faculty  of  Graduate  Studies  minimum  admission  requirements 29 ,  and  requirements  for  international  trainees 30 , the Faculty of Veterinary Medicine requires the following:    1.  A  Baccalaureate  degree**  or  its  equivalent  from  a  recognized  institution  with  a  minimum  admission  grade  point  average  of  3.0  on  a  4.0  grade  point  scale  or  equivalent,  as  well  as  a  minimum of 3.0 during the last 2 years (60 credit hours) of undergraduate study;    2.  Proficiency  in  the  English  language.   Applicants  whose  primary  language  is  not  English  are  required  to  provide  proof  of  proficiency  in  English,  such  as  a  minimum  TOEFL  score  of  580  (written test), or 92 (internet based test), or a minimum IELTS score of 7.0.     There is no general right of admission to graduate programs 31 .  All graduate programs have limited enrolment  capacities,  and  meeting  the  minimum  requirements  does  not  guarantee  admission.   Each  graduate  program  determines whether to recommend the admission of a particular applicant to the Faculty of Graduate Studies  based  not  only  on  the  applicant's  credentials,  but  also  on  the  availability  of  resources  for  supervision  and  research,  departmental  research  objectives,  program  balance,  and  other  such  considerations.   Applicants  who  do  not  meet  the  above  requirements  will  only  be  considered  under  exceptional  circumstances.  In  the  VMS  graduate  program,  applications  are  reviewed  by  the  Graduate  Education  Committee  and  formally  “recommended for admission” to the Faculty of Graduate Studies by the Graduate Program Director.     In some instances, applicants who do not meet the admission standards may be advised to enrol in graduate‐ level  courses  as  an  Open  Studies  student  in  order  to  improve  their  undergraduate  record  and  to  reach  acceptable  standards.   If  this  is  the  case,  the  applicant  will  be  required  to  meet  with  the  Graduate  Program  Director in the Faculty of Veterinary Medicine prior to enrolling in Open Studies.  International applicants that  are applying from outside of Canada are not eligible for Open Studies.     **  The Faculty of Graduate Studies requires a four‐year Baccalaureate  degree or its equivalent as a  minimum  qualification for admission to graduate programs.  While a DVM degree is not a requirement for entry into the  MSc or PhD program in Veterinary Medical Sciences, trainees who have a DVM degree, or its equivalent from a  foreign institution, would meet this minimum standard.     One  of  the  documents  required  for  admission  to  the  VMS  Graduate  Program 32 ,  is  a  letter  from  the  potential  supervisor  with  a  statement  outlining  their  “commitment  to  the  training  of  the  student,  as  well  as  their  commitment to fund the student in accordance with the minimum VMS guidelines (at least $20,000 per year for  the duration of their program)”. A formal Letter of Understanding outlining commitments and expectations of  the  supervisor  (see  below)  may  be  submitted  in  place  of  a  statement  from  the  proposed  supervisor  in  the  admission process.   

                                                            28

http://vet.ucalgary.ca/admission_requirements_amp_guidelines_0   www.grad.ucalgary.ca/prospective/howtoapply  30  www.grad.ucalgary.ca/internationalrequirements  31  http://www.grad.ucalgary.ca/prospective/howtoapply  32  http://vet.ucalgary.ca/application_process_and_deadlines  29

17  


It is highly recommended that a Letter of Understanding 33  be filled out and provided to the graduate student  as soon as possible. The purpose of this letter is to ensure both the graduate student and supervisor are aware  of the conditions of the graduate position prior to beginning their studies. The Graduate Students' Association  Collective  Agreement  also  stipulates  that  students  should  have  an  explicit  description  of  duties,  performance  expectations,  and  hours  to  be  worked  in  writing,  kept  on  file  in  the  student's  department.  Details  and  information provided in the Letter of Understanding will fulfill the requirement for a letter of commitment from  the supervisor.  All conditions of the letter are conditional prior to official acceptance of the student by the  Faculty of Graduate Studies and the Veterinary Mecial Science Graduate Program.    Applications  to  the  VMS  Graduate  Program  with  all  official  supporting  documents  received  by  the  posted  deadlines will only be reviewed during one of the three review periods per year (March, June, or November) 34 .  Late applications will be reviewed during one of the next three review periods.      

REGISTRATION In accordance with the Faculty of Graduate Studies, all Graduate students must register annually, at the time of  their registration anniversary 35 . Registration ensures continuous standing in a program. Failure to register will  result in automatic withdrawal. A Graduate student who fails to register by the deadline but wishes to continue  in the same program may reactivate his/her registration by paying a reactivation fee of $180.00 and completing  a manual registration form 36 . This must take place within four months of the registration date.     First Year Registration 

Graduate students  in  their  first  year  must  complete  the  on‐line  registration 37   through  the  myUofC  portal  through the PeopleSoft Trainee Center 38  before the fee deadline for that session 39 .      Please note that even if a new student is moving to Calgary and will arrive after the beginning of the registration  term, he/she still responsible for registering and paying all associated fees. Students who do not complete this  registration and pay fees before the deadlines will be withdrawn from the program.    In addition, the Veterinary Medical Sciences Graduate Program also encourages the student and supervisor to  review further topics such as intellectual property and professional development as soon as the student begins  their  studies.  This  will  ensure  both  the  student  and  supervisor  are  clear  on  their  respective  duties,  roles  and  expectations to create a productive and successful learning environment 40 .    Subsequent Years Registration 

Graduate students must register annually on the anniversary of their first registration 41  by completing the online  registration through the myUofC portal (this is done even if the student is not taking any classes). Prior to this  registration,  VMS  Graduate  Students  must  have  submitted  at  least  one  VMS  Progress  Report  for  Committee  Meetings 42   form  and  Report  of  Supervisory  Committee  Meeting  form 43   (completed  for  each  committee  meeting, at least once per year).                                                               33

Appendix A   VMS Graduate Education Committee approved, 8 September 2009  35  http://grad.ucalgary.ca/files/grad/2008‐2009_Graduate_Calendar_Feb18‐2009_Third_Edition.pdf, “Registration”  36  http://www.grad.ucalgary.ca/forms/registration  37  http://www.ucalgary.ca/bas/sa/grad_program_info, “Registration Initialization”  38  https://cas.ucalgary.ca/cas/?service=https://my.ucalgary.ca/uPortal2/Authentication  39  http://grad.ucalgary.ca/policies/faqs/registration  40  For an example of topics to be discussed, see the University of Western’s “Template for Creating a Letter of  Understanding…” http://www.uwo.ca/tsc/gradsupervision.html  41  http://grad.ucalgary.ca/deadlines  42  Appendix A  34

18  


Transferring to the VMS Graduate Program from another Graduate Program 

Graduate students  will  be  required  to  submit  a  Change  of  Program  or  Status  form 44   to  the  Graduate  and  Postgraduate Training Manager. Students will be considered on a case by case basis by the Graduate Education  Committee who will make recommendations to the Graduate Program Director. Final decisions will be made by  the Faculty of Graduate Studies. Factors taken into consideration will include previous coursework/coursework  to  be  completed,  format  of  candidacy  exam  (for  PhD  students),  and  rationale  for  transfer.  Program  transfers  must take place before a student’s third annual registration 45 .   Transferring from MSc to PhD 

Within the  first  18  months  of  first  registration,  and  when  a  supervisor  and  supervisory  committee  feels  the  progress of a student is at a level consistent for Doctoral work, a recommendation may be made to the Graduate  Program Director for the graduate student to transfer from the MSc to PhD program 46 . Minutes of this meeting,  a written recommendation signed by all committee members, and the Change of Program or Status form 47  are  to  be  submitted  by  the  supervisor  to  the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager.  Students  will  be  considered on a case by case basis by the Graduate Education Committee who will make recommendations to  the Graduate Program Director. A revised Appointment of Supervisory Committee 48  form completed and signed  by the student and supervisor may also be required. If the change is approved, the Graduate Program Director  will submit a letter of recommendation for the change in status to the Dean of the Faculty of Graduate Studies.  It is recommended that the transfer be effective in the month of the student's Annual Registration to facilitate  the  calculation  of  tuition  fees.  The  student  should  be  made  aware  that  transferring  to  a  PhD  will  affect  their  tuition fees as they will pay full program fees until the term immediately following successful completion of their  candidacy exam 49 . A student transferring from the MSc to the PhD program is expected to fulfill the minimum  expectation  of  the  three  required  courses  (VETM600,  VETM601,  VETM605  or  equivalent)  and  two  additional  graduate  level  courses  prior  to  completing  their  PhD  candidacy 50 .  The  student  will  be  required  to  write  and  defend  their  research  proposal,  appropriate  for  a  PhD  project,  and  complete  other  requirements  of  the  candidacy  exam  within  6  months  of  transferring 51 .  It  should  be  noted  that  the  defence  of  the  MSc  thesis,  normally required by 12 months, does not qualify as the candidacy exam.     Transferring from PhD to MSc Program 

Students who  are  in  the  PhD  program,  even  after  successful  completion  of  the  candidacy  exam,  may  elect  to  transfer into an MSc program if circumstances change. This should be discussed at a meeting of the supervisory  committee and minutes of this meeting including a written recommendation signed by all committee members,  and the Change of Program or Status form should be submitted to the Graduate Program Director.   

PROGRAM TIME LIMITS 52  Expected completion time for full time study towards an MSc is two years, with a maximum time of four years.  Graduate students in full time PhD programs are expected to complete in four years with a maximum time of  six  years.  Only  under  unusual  circumstances  will  the  Graduate  Program  Director  recommend  that  the  Dean,  Faculty  of  Graduate  Studies,  grant  an  extension  beyond  the  program  time  limits.  Otherwise,  the  graduate  student will be required to withdraw from the VMS Graduate Program.                                                                                                                                                                                                                  43

Appendix A   http://www.grad.ucalgary.ca/forms/registration  45  http://grad.ucalgary.ca/files/grad/2008‐2009_Graduate_Calendar_Feb18‐2009_Third_Edition.pdf , “Program Transfer”  46  VMS Graduate Education Committee approved, 1 December 2009  47  http://grad.ucalgary.ca//files/custom/r_change_prog_status.doc  48  http://www.grad.ucalgary.ca/forms/supervision  49  http://www.grad.ucalgary.ca/fees  50  http://vet.ucalgary.ca/node/290  51  VMS Graduate Education Committee approved, 1 December 2009  52  http://www.grad.ucalgary.ca/calendar, “Time limits”  44

19  


When an  extension  is  granted,  the  graduate  student  is  no  longer  guaranteed  funding  and  will  work  out  arrangements with their supervisor independently. The student will make arrangements with their supervisor in  regards to the completion of their thesis.     When an extension is not granted, a student may continue to work on the thesis but there is no expectation that  funding will be provided by the supervisor.  With the approval of their supervisor, the student may then reapply  for admission to the VMS Graduate Program for the semester in which they plan to defend their thesis.        

RESIDENCY REQUIREMENTS 53  It is recognized that for field studies or international research, students may be required to do work outside of  Calgary.  However,  graduate  students  enrolled  in  the  VMS  Graduate  Program  are  normally  expected  to  have  a minimum residency at the University of Calgary of one term during their first year of studies.  Any exceptions  must be approved by the Graduate Education Committee. This will ensure students are present to participate in  their  required  courses  and  establish  a  connection  with  their  research  peers  and  supervisor(s).  Students  are  required  to  return  to  the  University  of  Calgary  at  least  once  per  registration  year  for  their  annual  committee  meetings, candidacy exam (for PhD students), research in progress seminars, and thesis defense. Every attempt  will be made to accommodate students to participate in the seminar series and other required courses through  videoconferencing  or  suitable  alternative  methods,  although  the  presentation  of  the  students  Research  in  Progress seminar must be done in person. Permission for this minimum residency must be requested in writing  and will be dealt with on a case‐by‐case basis by the student’s supervisory committee, and approved by the VMS  Graduate  Program  Director.  For  extended  absences  of  students,  the  program  of  study  and  accommodations  required for a student to complete the program (courses, seminar series) must be addressed in a letter at the  time  of  admission  by  the  student’s  supervisor  and  subsequently  approved  by  the  VMS  Graduate  Program  Director.     

STIPENDS/FINANCIAL SUPPORT  Full  time  graduate  students  in  the  VMS  Graduate  Program  will  be  offered  a  stipend  of  at  least  $20,000  per  year for the duration of their program (normally 2 years for MSc and 4 to 5 years for PhD students).  Stipend  funding comes from a variety of sources, including grants, external salary awards, teaching assistantships, and  UCVM graduate scholarships 54 . Further information on funding opportunities can be found at   http://vet.ucalgary.ca/awards_amp_scholarships.    Veterinary Medical Sciences Differential Fee Reimbursement Policy 55 

International students are required to pay an additional “differential” fee, which is equivalent in value to their  International  student  tuition  fee 56 .  International  students  registered  in  the  VMS  Graduate  Program  will  be  directly reimbursed the full value of their differential fee each year (i.e. it will be deposited as a scholarship in to  the same bank account as their stipend). While graduate students may be approved by the Graduate and Post  Graduate  Training  Manager  to  set  up  a  payment  plan 57   to  pay  tuition  and  general  fees  on  a  monthly  basis,  students are responsible for paying their own fees (tuition and general) by the deadlines stated in the Graduate  Calendar 58  so that no late charges are incurred.                                                                53

VMS Graduate Education Committee approved, 29 July 2009   http://vet.ucalgary.ca/awards_amp_scholarships  55  VMS Graduate Education Committee approved, 8 June 2010  56  http://grad.ucalgary.ca/calendar, “Fees and Expenses”  57  http://www.ucalgary.ca/registrar/graduatepayment  58  http://grad.ucalgary.ca/calendar  54

20  


International graduate students will be directly reimbursed the full value of their differential fee as follows 59 :     Term  Date of reimbursement  Fall (September to December) 

September 25th 

Winter (January to April) 

January 25th 

Spring (May to June) 

May 25th 

Summer (July to August) 

May 25th 

Funds will be returned provided that the following conditions are met:    

New graduate Students:  1. Must accept their offer of admission from the Faculty of Graduate Studies, and initialize their  registration on‐line so their fees are assessed.   2. Must also complete the required paperwork with their faculty supervisor to establish payment of  stipend and other funds such as the differential fee reimbursement by direct deposit.   3. Must also provide proof of valid student visa by the first day of their first term, and if not in attendance  during the first two weeks of their first term, provide expected date of arrival.   

Current Graduate Students  1. Must have initialized their registration so their fees are assessed.  2. Must be in good standing with the Faculty of Graduate Studies and Veterinary Medical Science program  policies and procedures.  3. Must have paid their tuition for the previous term IN FULL.     Students who do not meet the above conditions will not be reimbursed of their differential fee. If a student  subsequently  meets  the  above  conditions,  their  differential  fee  will  be  reimbursed  in  the  following  term.  International students whose tuition is paid for by an external organization (i.e. government) must contact the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  to  determine  if  it  is  possible  for  their  differential  fees  to  be  reimbursed.      

EMPLOYMENT WHILE REGISTERED IN A GRADUATE PROGRAM  Graduate students may hold Graduate Assistantships (Teaching or Non‐teaching) 60 .     UCVM and other programs in the University of Calgary provide some Graduate Assistantships‐Teaching designed  to provide faculty and teaching technical staff with additional support for teaching in both the undergraduate  and graduate programs, and enhance the training of graduate students by providing them with opportunities to  participate in teaching in a structured and mentored environment in which they have the chance to develop and  improve teaching skills. In addition  to  adhering  to the agreement between  the Governors of the University of 

                                                            59

Effective September 2010   http://www.grad.ucalgary.ca/ funding/more info 

60

21  


Calgary and  the  Graduate  Students  Association 61 ,  the  Faculty  of  Veterinary  Medicine  has  additional  requirements as described below 62 :    1. The needs for teaching assistants in the undergraduate (DVM) program are assessed and approved  by  the  UCVM  Associate  Dean‐Curriculum.  The  needs  for  teaching  assistants  in  the  VMS  graduate  program  are  assessed  and  approved  by  the  UCVM  Associate  Dean‐Research  and  Graduate  Education.  Consideration  will  be  given  as  to  whether  the  teaching  needs  are  best  met  by  employment of a graduate teaching assistant, as opposed to use of technical staff, considering the  goals  of  the  Graduate  Assistantship  Teaching  Program.  The  quality  of  the  experience  for  the  Graduate student will also be considered.  2. During  their  teaching  duties,  graduate  teaching  assistants  will  report  to  the  Discipline  Teaching  Support Team Leader and receive direction from the faculty member acting as Course Coordinator.  3. Graduate  teaching  assistants  should  receive  formal  training  in  teaching  as  well  as  written  assessments  of  their  abilities  after  completion  of  their  teaching  duties  from  both  the  Course  Coordinator  and  the  Discipline  Teaching  Support  Team  Leader.  The  details  of  the  training  and  assessment should be included in the original application to fund a graduate teaching assistantship.  This will be reviewed and monitored by the Associate Dean‐Research & Graduate Education. Please  email vmgrad@ucalgary.ca for an application and details on posting.  4. Graduate students are encouraged to take formal training in teaching through the University prior  to taking on their teaching duties (http://commons.ucalgary.ca/services).  5. All  Graduate  students  supervised  by  UCVM  faculty  should  be  eligible  to  receive  a  Graduate  Assistantship‐Teaching. Students within 6 months of completing their thesis work should, however,  receive  endorsement  from  their  graduate  Supervisory  Committee  and  the  UCVM  Associate  Dean‐ Research and Graduate Education, in order to ensure that the teaching obligations do not impede  the completion of the thesis research work.  6. Graduate teaching assistants will be identified through an open process in which formal applications  are made by candidates, with the knowledge and support of their graduate supervisors.   7. The  value  of  the  award  should  reflect  teaching  contact  time  with  students  (both  formal  and  informal), preparation time, involvement in course assessment, and training.   8. The  intention  is  that  Graduate  Assistantships‐Teaching  will  used  to  supplement  the  stipends  that  graduate  students  receive  for  their  thesis  research  work,  not  in  place  of  them.  If  a  graduate  supervisor  decides,  with  agreement  of  the  graduate  student,  to  reduce  their  stipend  during  the  period of teaching because the time commitment will significantly reduce progress in research, the  stipend  reduction  should  not  exceed  the  amount  of  the  Graduate  Assistantships‐Teaching  compensation defined as ‘stipend’ and must not include the amount defined as ‘salary’, as outlined  in Schedule A of the Graduate Assistantships (Teaching/Non‐teaching) agreement.  9. Graduate Teaching Assistantships will be awarded based balancing the dual criteria of:  a. expertise, teaching experience or potential of the candidate  b. opportunity to enhance graduate student experience of as many graduate students as possible  10.  Following  the  Graduate  Student  Association  Guidelines,  a  formal  “Offer  of  Appointment”  contract  shall be filled out, signed and submitted to the Office of Research and Graduate Education and other  required parties (please email vmgrad@ucalgary.ca  for further information).    Holders  of  Faculty  of  Graduate  Studies  or  UCVM  awards  must  not  hold  paid  employment  that  entails  450  or  more hours per year (~8.5 hours per week) or accept full‐time employment while their award is active. Awards                                                               61

Graduate Assistantships (Teaching/Non‐teaching) agreement (1 May 2011), http://www.ucalgary.ca/grad/policies/gradassistantships/   UCVM Curriculum Office (July 2009), UCVM Office of Research and Graduate Education (July 2011) 

62

22  


may be  cancelled  without  notice  if  the  terms  and  conditions  under  which  they  are  granted  are  not  met.  Any  payment made during a period in which they were not eligible to hold the award must be reimbursed. 63   

EVALUATION OF VMS GRADUATE STUDENTS  It is expected that students in the VMS Graduate Program will maintain high levels of performance throughout  the  duration  of  their  program.  It  is  the  primary  responsibility  of  the  supervisor  to  ensure  that  the  graduate  student is performing at an acceptable level through regular  group or individual meetings (preferably  weekly)  with  the  student 64 .  Consistently  unsatisfactory  performance  by  students  may  result  in  a  requirement  to  withdraw from the VMS Graduate Program.     In the VMS graduate program a student’s performance will be evaluated on:   • course work   • a research proposal   • presentation at yearly research in progress presentations and journal clubs   • annual supervisory committee meetings   • annual progress reports  • annual meetings with the Graduate Training Manager     1. Course Requirements 

Mandatory courses:  In addition to the requirements of the Faculty of Graduate Studies 65 , the following courses are mandatory for all  VMS MSc and PhD students:   VETM 600: Seminars in Veterinary Medical Sciences This  course  will  present  effective  oral  presentation  skills during  a  workshop,  as  well  as  provide  feedback  on  annual  seminars  presented  weekly  by  UCVM  research  trainees  to  the  Faculty  during  the  Veterinary  Medicine  Research in Progress Seminars.  The workshop is centered on first year graduate students although is open to all  graduate  students  and  postdoctoral  fellows  that  are  supervised  by  UCVM  faculty  members.   Attendance  and  presentation at the seminar series is mandatory for all UCVM research trainees and will fulfill the presentation  requirements  for  this  course. This  half‐credit  course  is  held  weekly  (1  hour  sessions)  from  September  to  April  each year.  VETM 601: Professional Skills in Health Science Research This is a series of workshops focusing on skills essential for success in health science research including, research  integrity, grant writing, verbal and written communication of research discoveries and career development and  options.  This course is open for credit to graduate students, as well as to postdoctoral fellows and new faculty ‐  with  permission  of  course  coordinator.  Course  consists  of  a  series  of  workshops  addressing  topics  of  interest.  Experts from different fields will be brought in to discuss their perspectives, and promote discussion. This half‐ credit course is held every two to three weeks (3 hour sessions) from September to April each year.    VETM 605: Research Design and Methods in the Health Science* This  is  an  introductory  course  in  experimental  design  and  statistics  centered  on  first  year  graduate  students  working in the health sciences.  This half‐credit course consists  of weekly 2  hour sessions over 13 weeks (one  semester) that combine lecture, small group work, and supervised discussion time for students to prepare their  proposals. The course is open for auditing with permission of course coordinator.                                                               63

http://grad.ucalgary.ca/files/grad/s_award_regulations.pdf   http://grad.ucalgary.ca/policies/handbooks, “Standards of Performance”  65  http://grad.ucalgary.ca/calendar  64

23  


* or a suitable alternative    Further course requirements:  MSc students must take at least one additional graduate‐level 3 credit (“half”) course, and PhD students must  take at least two additional graduate‐level 3 credit courses, appropriate to their field of study and approved by  their  supervisory  committee.  These  additional  courses  must  be  at  the  600  or  700  level.  Normally,  only  one  directed study course may be taken. If necessary, the trainee's Supervisory Committee may recommend credit  for undergraduate courses provided they are relevant to the area of study, but only one 500 level course may be  taken. A passing grade or B‐ is required in all courses 66 . Veterinary Medical Science graduate courses are listed  in  the  Faculty  of  Graduate  Studies  Calendar 67 .  Current  course  offerings  can  be  found  through  the  myUofC  portal 68 . All courses carrying the VETM designation are available for trainees from the other Graduate Programs.  Graduate courses offered by other Faculties may also be appropriate for trainees enrolled in Veterinary Medical  Sciences. Please refer to the Faculty of Graduate Studies Calendar for additional course offerings.    Trainees are encouraged to take as many courses as necessary to obtain the basic knowledge required for their  research. The Supervisory Committee must approve the courses required by the trainee. If required, during the  first  two  months  of  their  program,  trainees  should  take  the  WHMIS  and  Radiation  Safety  courses  (offered  through  Safety  Services 69 ),  and  the  relevant  portions  of  MDSC  603,  Use  of  Laboratory  Animals  in  Biomedical  Research  (coordinated  by  the  Animal  Resource  Centre).  Successful  completion  of  these  requirements  will  be  noted on the Annual Progress Report.   Passing grade requirements:  Students should note that while "B‐" is the minimum passing grade in any one course for students in the Faculty  of  Graduate  Studies,  a  grade  point  average  (GPA)  of  at  least  3.00/4.00  must  be  maintained  in  each  year  of  program in order to graduate 70 . A student who receives a "B‐" or lower in two or more courses, or whose GPA at  the annual registration anniversary falls below 3.00 will be required to withdraw unless the Graduate Education  Committee and supervisor recommend otherwise. A student who receives a grade of F will normally be required  to withdraw unless the program recommends otherwise.    2. Research Proposal 

The VMS  Graduate  Program  requires  all  MSc  and  PhD  students  to  defend  a  Research  Proposal  to  their  supervisory  committee.  A  copy  of  the  final  version  of  the  proposal  will  be  kept  in  the  student’s  file.  For  MSc  students,  this  should  normally  occur  within  12  months  after  initial  registration  in  the  program 71 .  The  MSc  proposal should be approved by the Supervisory Committee and submitted to the Graduate and Postgraduate  Training  Manager  appended  with  the  Research  Proposal  Approval  form,  signed  by  the  graduate  student,  supervisor/co‐supervisor,  and  all  committee  members.  All  MSc  students  switching  to  a  PhD  must  present  and  defend  a  revised  proposal  to  their  Supervisory  committee  within  six  months  of  program  transfer  as  a  component of their candidacy exam.    For PhD students, the defense of the proposal is part of the candidacy exam. All components of the candidacy  exam  should  normally  be  completed  within  18‐24  months  of  first  registration  (for  further  details  see  the  following section entitled “Doctoral Candidacy Exam”).                                                                  66

http://grad.ucalgary.ca/calendar, “Student Standing”   http://grad.ucalgary.ca/calendar  68  https://cas.ucalgary.ca/cas/?service=https://my.ucalgary.ca/uPortal2/Authentication  69  http://www.ucalgary.ca/safety/courses  70  http://grad.ucalgary.ca/calendar, “Student standing”  71  VMS Graduate Education Committee approved, 1 December 2009  67

24  


Any major  deviations  in  an  MSc  or  PhD  graduate  student’s  research  from  the  proposed  work  should  be  approved  by  their  Supervisor  and  Supervisory  Committee,  and  documented  by  appending  a  brief,  revised  proposal.     Proposals should be no less than 10 and no more than 20 typed, double spaced pages (excluding references and  figures), using 12 point Times New Roman or 11 point Arial font. Margins will be 1 inch on all sides.     A research proposal should consist of (not necessarily in the following order):  1. Abstract: a half to full page summary.  2. Research Question: at the beginning, clearly set up the proposal with a well‐defined, realistic and  manageable research question.  3. Significance: why are the proposed studies important to perform, and how will they contribute original  results to the field.  4. Introduction: Background information from relevant scientific literature, including critical evaluation of  previous work performed on the research topic. The literature search should remain focused on the  specific topics that will be researched, and methods used.  5. Hypothesis: Based on previous observations (by the student or other researchers), what are the  expected results?  6. Objectives and Aims: A clear statement of the overall objectives and specific aims of the proposed  research program.  7. Description of Experimental Plan including Methods: A brief discussion of the methodology and model  system (if any) to be used in the implementation of the proposal. Describe expected results briefly and  make note of potential pitfalls that could be encountered and an alternate plan of action should the  proposed research not work, or to corroborate the results that will be obtained. Indicate the necessity  of planned research.  8. Collaborations: state any collaboration that will occur, being clear on the role of the student versus the  collaborator.  9. Timeline:  Plan out which experiments will be tackled first, and an estimate of how long they will take to  complete. This will help to prioritize and keep the student on track.  10. Initial results: Summarize original results already obtained by the student. Comment on how they laid  the ground work for future studies.  11. Summary and Significance: A half to full page highlighting what is proposed, the research aims, and an  indication of the contributions to scientific knowledge that should result from the research.  12. Literature Cited: use a computer program to aid in referencing material.    3. Research in Progress Seminars and Journal Clubs 

At the “Veterinary Medicine Research in Progress Seminar Series”, all UCVM research trainees (graduate  students, postdoctoral fellows, research associates, interns) present their current research and gain valuable  feedback on their presentation skills. As a teaching and learning experience, trainees will also be required to  provide feedback to their fellow trainee presenters. Attendance and presentation at this seminar series is  mandatory for VMS graduate students and will fulfill the seminar presentation requirements for graduate  students in VETM600. Trainees are also expected to attend and present annually at a regular journal club series,  organized through a group of supervisors, or their Department.   

25  


4. Supervisory Committee Meetings 72 

In the  VMS  Graduate  Program,  students  must  meet  with  their  supervisor/co‐supervisor  and  supervisory  committee  within  their  first  term  of  registration  (4  months).  As  many  decisions  must  be  made  in  a  graduate  student’s  first  year  and  it  is  critical  to  get  off  to  a  solid  start,  most  graduate  students  will  meet  with  their  committee twice in their first year. Subsequently, students must meet with their Supervisory Committee at least  once per year. The supervisor and graduate student are responsible for scheduling all aspects of the committee  meeting.  At  this  first  meeting,  topics  such  as  proposed  research,  courses,  and  upcoming  candidacy  exam  (for  PhD  students)  must  be  discussed.  Follow  up  meetings  must  occur  at  least  annually,  or  at  the  request  of  the  supervisor or student.    At  least  one  week  prior  to  the  meeting,  the  student  will  fill  out  and  distribute  a  Veterinary  Medical  Sciences  Progress Report for Committee Meetings 73 . This report will allow the meeting time to focus on discussion of the  student’s progress and plan for the future, rather than just a review of the student’s progress. At the meeting,  the  student  will  give  a  short  presentation  highlighting  their  progress  since  the  last  committee  meeting.  It  is  acknowledged that at the first meeting the student will primarily be presenting a proposed plan of their project  for feedback from the committee members.     The VMS Graduate Program also requires the Report of Supervisory Committee 74  form to be filled out at each  Committee  Meeting.  This  form,  together  with  the  VMS  Progress  Report  for  Committee  Meetings,  and  any  additional  minutes  taken  (if  any),  are  to  be  submitted  to  the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  within one week of any Supervisory Committee meetings. The purpose of the Report of Supervisory Committee  form is to ensure the student is aware of the level of satisfaction of all committee members in both the progress  of  the  student’s  research,  as  well  as  their  knowledge  of  required  topics.  Email  verification  by  committee  members  is  acceptable  in  place  of  signatures.  Progress  of  the  student  will  be  monitored  by  the  Graduate  Program Director and any concerns will be dealt with in an appropriate fashion.      For students in the PhD program, the Report of Supervisory Committee should outline plans for completion of  the candidacy exam prior within the first 18‐24 months of initial registration in the program.      5. Annual Progress Reports 

The Faculty  of  Graduate  Studies  requires  that  the  supervisor  and  graduate  student  jointly  submit  an  Annual  Progress Report on the student’s performance, annually by the end of May. This is an on‐line report, accessed  through the graduate student’s myUofC portal. The graduate student will submit the report on‐line for review  by  the  supervisor  and  then  the  Graduate  Program  Director.  The  graduate  student  then  acknowledges  that  he/she has reviewed these comments.     In addition, VMS graduate students are also encouraged to submit the VMS Confidential Trainee Report 75  to the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager.  The  purpose  of  this  report  is  to  provide  the  graduate  student  with an opportunity to report on aspects of their program not commented on in the Faculty of Graduate Studies  on‐line Annual Progress Report, such as their supervisor, supervisory committee, and training environment.    

                                                            72

Handbook of Supervision and Examination, section 5.2 part III: Doctor of Philosophy/Doctor of Education; Handbook of Supervision and Examination,  section 4.2, part II: Thesis‐based Master’s degree, http://grad.ucalgary.ca/policies/handbooks. http://grad.ucalgary.ca/files/grad/2008‐ 2009_Graduate_Calendar_Feb18‐2009_Third_Edition.pdf (“Annual Reports”)  73  Appendix A  74  Appendix A  75  Appendix A 

26  


If the  Progress  of  the  graduate  student  is  deemed  unsatisfactory  by  the  Supervisor,  and/or  the  Graduate  Program Director, the student and/or supervisor are required to meet with the Graduate Program Director to  discuss the appropriate steps to be taken to ensure that satisfactory progress is resumed.     It is  the responsibility  of  both  the graduate student  and supervisor  to ensure that  the reports and required  forms  are  submitted  on  time.  If  there  are  extenuating  circumstances  in  submitting  the  report  on  time  the  supervisor  should  consult  with  the  Graduate  Program  Director.  A  “withhold”  may  be  placed  on  graduate  students who fail to submit their reports on time. The withhold will be removed when the completed report has  been submitted.     The Progress Report submitted at the end of the second year of an MSc program or the fourth year of a PhD  program  must  include  a  detailed  timeline,  approved  by  the  Supervisory  Committee,  outlining  any  additional  work required for the degree, and estimates of when the work will be completed.    6. Meeting with the Graduate and Postgraduate Training Manager 

All Graduate Students will meet with the Graduate and Postgraduate Training Manager at least once per year to  review  their  progress.  The  primary  purpose  of  this  meeting  is  to  provide  an  opportunity  for  the  student  to  reflect on the work they have accomplished and to discuss any concerns they may have.     

DOCTORAL CANDIDACY EXAM  The candidacy exam is an examination of the Faculty of Graduate Studies, and is for Doctoral students only. The  purpose  of  the  candidacy  exam  is  to  ensure  that  the  candidate  has  the  ability  to  understand,  evaluate,  and  critically assess background in theoretical concepts, current research findings, and experimental approaches in  their field of thesis research and related topics. The candidacy exam should also focus on the graduate student’s  ability to design and theoretically conduct research of high quality in their particular fields of study. Admission  to candidacy is an acknowledgement that a graduate student is prepared to devote their full attention to their  thesis  research.  All  rules  and  regulations  pertaining  to  the  Doctoral  candidacy  exam  can  be  found  in  the  “Handbook  of  Supervision  and  Examination:  Doctoral  Program” 76 .  In  the  event  of  a  conflict,  the  Faculty  of  Graduate Studies rules supersede any procedures stated below.     The candidacy exam: written component 

The candidacy exam for VMS PhD students will consist of a written research proposal and oral component. The  purpose  of  the  written  research  proposal  is  to  ensure  the  student  is  capable  of  writing  a  proposal,  and  is  competent in designing original research plans, and has the background knowledge in their field and methods  required  for  their  proposed  area  of  research.  Thus,  while  it  is  understood  the  graduate  student  may  use  documents  previously  written  by  the  supervisor  (i.e.  grant  applications,  etc.)  to  assist  with  their  writing,  the  research proposal is to be written by the student. The research proposal is also not expected to have completed  results  and  may  contain  preliminary  data.  The  research  proposal  shall  consist  of  maximum  20  page  (double  space)  document,  excluding  references  and  figures,  and  will  include  a  relevant  literature  summary  of  the  graduate  student’s  field  of  study  and  description  of  proposed  research 77   (see  the  previous  section  entitled  “Evaluation of VMS Graduate Students, 2. Research Proposal” for more details). As the proposal is written in the  beginning of the graduate student’s program, it is understood that the final thesis may deviate from the original  proposal presented during the candidacy exam.   

                                                            76

http://grad.ucalgary.ca/policies/handbooks/doctoral   VMS Graduate Education Committee approved, 11 August 2009 

77

27  


The candidacy exam: oral component 

The oral exam is formal and limited to the graduate student and the exam committee. The Dean of Graduate  Studies  or  their  representative,  and  the  VMS  Graduate  Program  Director  may  attend  the  exam  without  prior  notice.  In  the  Veterinary  Medical  Sciences  Graduate  Program,  the  oral  part  of  the  exam  is  based  both  on  the  written proposal and all relevant related topics assigned by the exam committee. Therefore, it is required that  the candidacy is completed early in the student’s program, normally within 18‐24 months after the start of the  program 78 . The oral exam is not a defense or a critique of any preliminary data presented.    

The oral exam should be scheduled one week after submission of the written proposal to the exam committee.   The purpose of the oral exam is to allow the graduate student to defend their written proposal, as well as to  ensure  their  knowledge  in  thesis  and  related  areas  is  sufficient.  Topics  and  questions  during  the  examination  must be related to the proposed research but may also be in areas beyond the graduate student’s immediate  research area as outlined in the “Candidacy Exam Preparation” form 79 . If the written component is failed, the  oral  will  still  proceed  to  give  the  candidate  the  chance  to  defend  their  written  proposal  and  deal  with  other  questions. The assessment of the candidate takes place immediately following the oral exam and is based on the  overall performance in all components of the exam.     Prior to the candidacy exam 

Within the  first  term  (4  months)  of  initial  registration,  the  PhD  student  must  have  a  supervisory  committee  established,  and  have  had  a  preliminary  meeting  where  coursework  and  an  outline  of  the  research  proposal  have been discussed. At this meeting, the Report of Supervisory Committee Meeting form 80  will be filled out to  provide initial advice to the student on their proposed research.    Prior  to  the  exam,  all  mandatory  program  requirements  must  be  completed,  including  the  completion  of  coursework with a minimum grade point average of 3.0/4.0. The supervisor is responsible for the scheduling of  all aspects of the examination.     The  Notice  of  Candidacy  Oral  Exam 81   form  must  be  submitted  by  the  supervisor  to  the  Graduate  and  Postgraduate Training Manager no earlier than 12 weeks, but no later than at 6 weeks before the scheduled  date of the oral exam. This notice must include: time, place of exam, name of recommended members of the  examining  committee  for  the  Faculty  of  Graduate  Studies  to  approve,  and  signatures  of  the  student  and  supervisor.  Upon  confirmation  of  completion  of  all  degree  requirements,  the  Graduate  Program  Director  will  appoint  a  Neutral  Chair,  and  sign  the  form  and  submit  to  the  Faculty  of  Graduate  Studies  (copying  to  the  supervisor/co‐supervisor, and student) within four weeks of the exam.    

So that the candidate may be clear on the expectations of their examination committee members, and to know  which scientific areas they should be competent in, the examination committee (minus the Neutral chair) must  meet with the student (preferably in a group meeting) to discuss these matters at least 12 weeks prior to the  oral exam. To assist the committee, the supervisor may provide a list of topics which the committee may use as  a basis for discussion. The graduate student may also provide a summary of their research prior to and/or at the  meeting, especially to assist the new external examining members with selecting topics. The graduate student,  supervisor/co‐supervisor,  and  exam  committee  will  discuss  and  complete  the  “Candidacy  Exam  Preparation”  form 82 , and submit to the Graduate and Postgraduate Training Manager for placement in the student’s file. The  purpose  of  the  Candidacy  Exam  Preparation  Form  is  to  document  the  arrangements  and  expectations  of  the  graduate student, the supervisor/co‐supervisor, and committee members. This document must be received no                                                               78

VMS Graduate Education Committee approved, 1 December 2009   Appendix A  80  Appendix A  81  http://www.grad.ucalgary.ca/forms/exams  82  Appendix A  79

28  


later than 12 weeks prior to the proposed date of the oral candidacy exam, and will become a permanent part of  the student’s academic record.     Composition of the candidacy exam committee 

The examination committee will consist of the supervisory committee plus two additional members. In the VMS  Graduate Program candidacy exam, the supervisor/co‐supervisor will attend the exam as non‐voting members.  It is the responsibility of the supervisory committee to meet at least 4 months prior to the oral exam to discuss  suitable  extra  members.  The  VMS  program  encourages  at  least  one  of  the  additional  two  members  to  come  from outside of UCVM or at least the student’s home Department. Persons who are not board appointees of the  University of Calgary may serve on the candidacy committee. In this case, the curriculum vitae of the member  should be submitted to the Graduate Program Director who, on approval, will make a recommendation to the  Dean  of  Graduate  Studies.  Additional  members  must  have  no  conflict  of  interest  with  the  student 83 .  The  committee will also consist of a Neutral Chair, a non‐voting member of the academic staff who is appointed by  the  Graduate  Program  Director.  No  changes  on  the  composition  of  the  examination  committee  may  be  introduced without prior approval from an Associate Dean or Dean of Graduate Studies. The Faculty of Graduate  Studies must also be informed of any changes in the scheduling of an examination.     Deadlines for taking the candidacy oral examination 

The VMS  Graduate  Program  normally  requires  all  PhD  students  to  complete  the  requirements  for  candidacy  within 18‐24 months of initial registration. In cases where the nature of the research work (e.g. extended field  work)  and/or  availability  of  courses  makes  this  timeline  difficult  to  achieve,  a  request  for  extension  including  proposed  timeline  should  be  requested  in  writing  to  the  Graduate  Program  Director.  If  an  extension  is  not  granted and a candidacy examination is not completed, a “withhold of services” (such as printing of transcripts,  registering for courses, etc) will be placed on the student’s record. This withhold will be removed when a date  for  an  examination  is  formally  scheduled,  and  the  Graduate  Program  Director  recommends  to  Faculty  of  Graduate Studies that the examination be held.      How to prepare for the candidacy exam 

The candidacy exam can be one of the most stressful moments for a PhD student. Although one may feel they  can never fully prepare for the exam, below are a few steps a student may take to help minimize the stress:    • Talk to each of the committee members on an individual basis well before the exam starts. Ask them  specifically what they expect. Find out about their research interests and backgrounds as they are  likely ask questions on areas they are most familiar with. Talking to the committee may also provide  insight  into  how  the  faculty  members  think  and  thus  the  types  of  questions  they  may  ask.  This  preparation may help to better anticipate the type of questions the committee members are likely  to ask.  • Set up a timeline for writing and studying. Make sure to factor in extra time for unexpected delays.   • Read a variety of grant or research proposals from fellow graduate students, postdoctoral fellows,  and  supervisors.  This  will  help  to  provide  an  idea  as  to  the  amount  of  detail  required  for  the  proposal.  • To complement fellow researcher’s grants or proposals, pick up any granting agency's grant writing  policies/recommendations booklet (e.g. CIHR, NSERC,).   • Organize  one  or  more  practice  oral  exams  with  your  supervisor,  fellow  graduate  students  and/or  postdoctoral fellows. This will ensure you keep on track with your study timeline, as well as practice  with answering questions out loud.                                                               83

http://www.grad.ucalgary.ca//policies/conflictofinterest 

29  


Discuss with other graduate students and postdoctoral fellows the process and types of questions  asked during their exam. This knowledge will help you feel more comfortable in your exam as you  will be more prepared as to what to expect   

Conduct of the candidacy oral exam 

Students may only bring their written proposal (with no additional markings) and a laptop to the exam to allow  for  the  projection  of  figures  included  in  the  research  proposal.  The  student  should  also  bring  white  board  markers or other writing utensils to aid in answering questions. To begin the exam, the Neutral chair will review  procedures  of  the  exam  with  committee  members  to  ensure  proper  policies  and  procedures  adhered  to.  The  Neutral chair will also minute the conduct of the examination so advice may be given during the deliberation of  the committee, to report results to students, and provide complete and accurate feedback to the candidate and  supervisor.  Only  the  exam  committee  may  ask  questions.  The  first  round  of  questions  will  primarily  focus  on  questions derived from the research proposal. The second round will be on more general knowledge in areas as  outlined by the committee on the “Candidacy Exam Preparation” form.     Questions should be clear and succinct and  the student given reasonable time to answer.  If the question was  understood but the student is unable to answer, the examiner should pass to another question and not attempt  to extract an answer by prolonged interrogation, or by leading the candidate. The student is encouraged to ask  for  clarification  if  they  are  unsure  of  any  questions.  The  Neutral  chair  should  guard  against  the  tendency  of  examiners to interact with each other instead of concentrating on the examination. The exam shall not exceed  two hours (this does not include deliberation time). The Neutral Chair will preside over the candidacy and report  the results to the student. They will also give a report to the Graduate Program Director and ensure  it is also  submitted to the Faculty of Graduate Studies within 24 hours of the examination. This report shall include a few  exams questions so as to be able to build up a bank of “typical” candidacy exam questions for future candidates  to review.     Post candidacy exam procedures 

At the end of the candidacy examination, the student and supervisor/co‐supervisor will be asked to withdraw  from the room for deliberation of the exam committee. Before any discussion of the candidate’s performance,  each  examiner  must  identify,  by  secret  ballot,  which  recommendation  (pass/fail)  they  favour.  This  procedure  provides  the  committee  with  a  frame  of  opinion  upon  which  to  base  a  full  discussion  of  the  student’s  performance.  The  examiners  then  conduct  a  post‐examination  discussion,  in  which  the  Graduate  Program  Director, and the Dean of Graduate Studies or the Dean’s representative may participate, although they have no  vote. After the final vote, each examiner must record a recommendation of pass or fail on the official Faculty of  Graduate  Studies  Report  of  Candidacy  Oral  Examination  form 84 .  Every  effort  should  be  made  to  reach  a  unanimous recommendation. Should the outcome of the final vote include one negative vote, the candidate will  pass. Should the outcome include two or more negative votes, the committee’s recommendation to the Dean of  Graduate Studies will be “fail”.The Neutral Chair must inform the student of the committee’s recommendation  immediately  following  the  vote  of  the  examination  committee.  The  Neutral  Chair  will  record  the  final  recommendation of pass or fail on the Report of Candidacy Oral Examination form which must be submitted to  the Graduate Program Director and the Dean of Graduate Studies within one working day of the completion of  the examination.    Candidacy exam failures 

Should the  outcome  include  two  or  more  negative  votes,  the  committee’s  recommendation  to  the  Dean  of  Graduate  Studies  will  be  “fail”.  Within  five  working  days  of  the  failed  examination,  the  Neutral  Chair  must  submit  a  written  report  of  the  examination  procedures  to  the  Dean  of  Graduate  Studies  and  copy  it  to  the                                                               84

http://www.grad.ucalgary.ca/forms/exams 

30  


Graduate Program  Director.  Within  five  working  days  of  the  examination  each  committee  member  must  also  provide  a  confidential  written  report  to  the  Dean  of  Graduate  Studies  explaining  the  reasons  for  his/her  vote  and  copy  it  to  the  Graduate  Program  Director  and  the  Supervisor.  After  consultation  with  the  Supervisor,  the  Graduate Program Director then summarizes the essential points to the student, copied to the Supervisor. The  final decision will be at the discretion of the Dean of Graduate Studies. If the Dean of Graduate Studies upholds  the recommendation to fail, the student will be allowed one retake of the examination. The student may also  elect to transfer to the MSC program prior to the re‐take exam.    Only one re‐take of a candidacy examination will be permitted. The re‐take must take place no sooner than two  months and no later than six months from the date of the first examination. Normally the composition of the  committee  will  remain  the  same.  In  reporting  the  results  of  the  second  examination,  the  committee  will  be  limited to recommending either a “pass” (i.e., no more than one negative vote), or “fail”. A recommendation of  “fail”  requires  that  within  five  working  days  each  examiner  must  submit  a  confidential  written  report  to  the  Dean  of  Graduate  Studies,  copied  to  the  Graduate  Program  Director  and  Supervisor,  detailing  the  reasons  for  his/her vote. Within five working days, the Neutral Chair must also submit a written report of the examination  procedures to the Dean of Graduate Studies, copied to the Graduate Director. If the Dean of Graduate Studies  upholds  the  recommendation  to  fail  after  the  re‐take  of  the  exam,  the  student  will  be  required  to  withdraw  from the Faculty of Graduate Studies. Further details may be found in the Doctoral handbooks 85 .    

THESIS   Ultimately, the thesis must be the student's own work. Editing should take place as part of a learning process,  and as a collaboration between the student and their supervisor and other academics in the University. Working  with  a  student  to  teach  them  how  to  edit  the  thesis  is  part  of  a  learning  experience;  having  a  thesis  professionally edited is not acceptable 86 .     Specific  guidelines  must  be  followed  when  writing  a  thesis.  Information  on  formatting,  as  well  as  printing,  binding and distribution of theses may be found online at the Faculty of Graduate Studies Thesis Guidelines 87 .  The Graduate and Postgraduate Training Manager will have copies of theses from past VMS Graduate Students  available for review to assist current students in writing their own.     In general, a thesis should be a coherent document. This means that if a thesis contains separate manuscripts,  there needs also to be an introductory and concluding chapter that explains how these separate manuscripts fit  together into a unified body of research. If previously published materials are included, it should be stated what  exactly  is  the  student’s  own  work  and  what  work  was  done  by  other  researchers.  While  it  is  expected  that  a  portion of the thesis could be the basis for a publication, the supervisor and  examiners should recognize that  even an excellent thesis may not be perfect in all respects, and is not a prerequisite for acceptance of the thesis  as  a  “partial  fulfillment  of  the  requirements  for  the  degree.”  The  thesis  submitted  to  the  members  of  the  examination committee for final examination must be in all respects a final, complete copy and not a draft. The  student must ensure that the thesis is in the hands of the examiners at least three weeks prior to the proposed  date of the oral examination.     

DEFENSE The  thesis  oral  examination  is  an  examination  of  the  Faculty  of  Graduate  Studies.  All  rules  and  regulations  pertaining  to  the  thesis  defense  may  be  found  in  the  Faculty  of  Graduate  Studies  Masters  and  Doctoral                                                               85

http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks   http://grad.ucalgary.ca/policies/thesis  87  http://www.grad.ucalgary.ca/policies/thesis   86

31  


handbooks 88 .  In the VMS Graduate Program, the final thesis defense for MSc and PhD degrees will consist of a  one hour public seminar followed by an open oral examination. A student who has successfully completed all  requirements  of  the  VMS  Graduate  Program  and  the  Faculty  of  Graduate  Studies  has  the  right  to  submit  and  defend a thesis even if doing so may be contrary to the advice of the Supervisor.    Prior to the thesis exam 

The Supervisor is responsible for all scheduling in regards to the thesis oral examination. The official Notice of  Thesis  Oral  Examination  form 89 ,  indicating  the  title  of  the  thesis,  the  time  and  place  of  the  examination,  the  names  of  the  recommended  examiners,  and  confirming  that  the  candidate  has  completed  all  program  requirements, must be received by the Graduate Program Director six weeks prior to the time of evaluation, so  it may be received in the Faculty of Graduate Studies office at least four weeks prior. The membership of the  examination committee must be approved by the Faculty of Graduate Studies.    A Notice of Thesis Oral Examination form, bearing the names, but not signatures of the graduate student, the  Supervisor,  the  Graduate  Program  Director,  and  the  Dean  of  Graduate  Studies  or  designate  will  be  posted  at  least two weeks before the date of the examination outside of the Office of Research and Graduate Education.  The Graduate Program Director will ensure that copies of the notice are sent to the student and to members of  the examination committee 2 weeks prior to the defense.    The  student  must  ensure  that  the  thesis  is  in  the  hands  of  the  examiners  at  least  three  weeks  prior  to  the  proposed date of the oral examination. The examination begins when the thesis is distributed. The examiners  should  not  discuss  the  thesis  or  their  evaluation  of  it  with  each  other  (or  anyone  else)  prior  to  the  oral  examination. The Examiner’s Report on Thesis 90  is considered a confidential document and must not be shared  with  the  candidate  or  the  other  examining  committee  members  before  the  final  decision  of  the  examining  committee.  The  form  is  submitted  to  the  Chair  of  the  Examining  Committee  at  the  beginning  of  the  oral  examination and serves as the record of the quality of the thesis prior to any corrections or amendments.    The  final  thesis  oral  examination  is  open,  but  only  the  examiners  may  question  the  graduate  student.  The  examiners’ deliberations are private and confidential. Only the Neutral Chair, the examining committee, and, if  present, the Graduate Program Director and the Dean of Graduate Studies or the Dean’s Representative may be  present.  Composition of the thesis exam committee 

The thesis oral examination committee shall consist of:  • the student’s Supervisor (and Co‐Supervisor)  • the members of the Supervisory Committee  • at least two other examiners, one of whom shall be external to the Veterinary Medical Sciences Program  and the other external to the University 91 .     The composition of the committee must be approved by the Graduate Program Director and approved by the  Dean  of  Graduate  Studies.  No  changes  in  the  composition  of  examination  committees  may  be  introduced  without prior approval from an Associate Dean of Graduate Studies or the Dean of Graduate Studies. The Faculty  of Graduate Studies must be informed of minor changes in the scheduling of the examination (e.g., for illness or  weather). Changes of more than two weeks will need prior approval by the Faculty of Graduate Studies.                                                                  88

http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks   http://www.grad.ucalgary.ca/forms/exams   http://www.grad.ucalgary.ca/forms/exams  91  http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks, Handbooks of Supervision, “Thesis Oral Examinations”  89 90

32  


The external examiners must meet the following criteria:  If from within the University of Calgary, they must have a Board appointment outside the student’s program but  within the professorial ranks, and have expertise in the student’s research area or a closely related field;  If external to the University of Calgary, they must have a well‐established research reputation, expertise in the  area of the student’s research, and experience in evaluating theses at a graduate level.    In addition, the external examiners must:  • Not have collaborated with the supervisor in the last five years;  • Not be related to the student, nor have worked with the student;  • Not have been a supervisor in the student’s department or program for the last three years.    An  external  examiner  who  does  not  meet  all  the  criteria  is  not  necessarily  precluded  from  serving  on  the  examining  committee,  but  the  Graduate  Program  Director  must  provide  the  Dean  of  Graduate  Studies  with  a  memo explaining the circumstances. Non‐Board appointees to examination committees may be designated as  external examiners with the approval of the Dean of Graduate Studies. Persons who are not Board appointees of  the University of Calgary may be approved to serve on thesis oral examination committees. A recommendation  to  the  Dean  of  Graduate  Studies  by  the  Graduate  Program  Director  for  such  an  appointment  must  be  accompanied by a curriculum vitae.    The  examination  is  chaired  by  a  neutral  member  of  the  academic  staff  appointed  by  the  Graduate  Program  Director.  He/she  is  not  a  member  of  the  examining  committee  and  is  non‐voting.  The  Neutral  Chair  presides  over the thesis oral examination and reports the results to the student. The Neutral Chair gives the report to the  Graduate Program Director who ensures that it is submitted to the Faculty of Graduate Studies within 24 hours  of the examination.    Conduct of thesis oral exam 

Normally, final  thesis  oral  examinations  are  open,  but  only  the  examiners  may  question  the  student 92 .  The  examiners’ deliberations are private and confidential. Only the Neutral Chair, the examining committee, and, if  present, the Department/Program Head and the Dean of Graduate Studies or the Dean’s Representative may be  present. Before the oral examination, each examiner is required to prepare an assessment of the thesis on the  official  Examiner’s  Report  on  Thesis  form.  These  assessments  are  to  be  submitted  to  the  Neutral  Chair  of  the  examination committee before the oral examination begins. The assessments are CONFIDENTIAL: they are not  to be made available to the student or to the examination committee before the final recommendation of the  examination  committee.  After  the  examination,  the  Neutral  Chair  should  submit  the  reports  to  the  Graduate  Program  Director  who  ensures  that  they  are  forwarded  to  the  Faculty  of  Graduate  Studies.  After  the  examination, the graduate program must make the Examiners’ Reports available to the student, upon request.   Prior to the oral exam, the candidate will present a 1 hour seminar (~45 minutes talk, ~15 minutes questions)  which is open to the Faculty and general public. The exam committee will refrain from asking questions at this  public  seminar.  This  will  be  followed  by  a  brief  break  (~10‐15  minutes)  where  there  will  be  no  interaction  between  the  candidate  and  exam  committee.  The  oral  examination  is  a  formal  examination,  not  an  informal  discussion  with  the  candidate.  The  oral  examination  should  not  exceed  two  hours.  This  does  not  include  deliberation time of the committee. No one other than an examiner (as identified on the Notice of Thesis Oral  Examination form) is allowed to question the candidate. All examiners must be given an opportunity to question  the  candidate  early  in  the  examination,  e.g.,  by  rounds  of  questioning  lasting  no  longer  than  2  hours  in  total.  Examiners’ editorial comments on the thesis should not be discussed at the oral examination. It is recommended                                                               92

http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks  “Format of Final Thesis Oral Exam” 

33  


that each  examiner  hand  the  student  a  list  of  any  such  comments  for  post  examination  final  thesis  revisions  immediately after the exam is complete.    Questions  to  the  candidate  should  be  relevant  to  the  subject  matter  of  the  thesis,  and  should  be  clearly  and  succinctly phrased in order to minimize doubt in the candidate’s  mind as to what is being  asked. The student  should be given reasonable time to answer. If the student has understood the question but cannot answer, the  examiner should pass to another question and not attempt to extract an answer by prolonged interrogation. The  Neutral  Chair  should  guard  against  any  tendency  of  examiners  to  interact  with  each  other  instead  of  concentrating on the examination of the candidate.    Post­defense exam procedures 

At the end of the thesis oral examination, everyone except the Neutral Chair, the members of the examination  committee,  the  Department/Program  Head  or  designate  and  the  Dean  of  Graduate  Studies  and/or  Dean’s  representative, is required to withdraw from the room. Before any discussion of the candidate’s performance,  each examiner must identify, by secret ballot, whether he/she favours recommending a pass or fail on each of  the thesis and the oral defense. This procedure provides the committee with a frame of opinion upon which a  full  discussion  of  the  student’s  performance  may  then  be  based.  Thesis  examinations  must  be  judged  to  be  either acceptable or unacceptable with respect to the thesis itself and, with respect to the oral defense, if the  thesis is judged acceptable.     Following a count of the straw vote the Neutral Chair will facilitate a post‐examination discussion in which the  Department/Program Head and the Dean of Graduate Studies or their representatives may participate although  they have no vote. At the conclusion of the discussion, each examiner must write his/her final recommendation  on the official Report of Master’s Thesis Examination form. Unanimous decisions are required for both the thesis  and the oral defense.     Decisions and signatures:  1. If  the  unanimous  final  decision  is  that  the  thesis  conforms  to  the  requirements  for  the  Masters  or  Doctoral thesis then all members of the examination committee shall sign the signature page except the  Supervisor,  who  will  sign  after  reviewing  and  approving  any  necessary  minor  corrections  on  behalf  of  the committee.   2. If  the  unanimous  final  decision  is  that  the  underlying  research  reported  in  the  thesis  is  judged  to  be  sound, but the presentation of or analysis in the research requires attention that one or more members  of the examination committee wish to review personally, then those members will not sign the approval  page  until  they  have  seen  and  approved  the  revisions.  Other  members  of  the  committee  should  sign  immediately  after  the  examination.  The  Report  of  the  examination  should  specify  who  has  withheld  his/her signature.   3. If  the  examining  committee  unanimously  determines  that  the  underlying  research  is  not  acceptable,  then the examination committee recommends a failed thesis to the Dean of Graduate Studies.     In  each  case,  the  committee  recommendation  must  be  reported  to  the  Dean  on  the  official  Report  of  Master’s/Doctoral  Final  Examination  form  within  one  working  day  of  the  completion  of  the  examination.  Immediately  following  the  conclusion  of  the  examination,  the  Neutral  Chair  must  report  the  outcome  to  the  student. If the examiners are unable to achieve unanimity regarding one or both components, there must be no  further discussion regarding that component of the examination and the Neutral Chair must immediately inform  the Dean of “lack of unanimity”. The final decision will be at the discretion of the Dean of Graduate Studies.   

34  


Failed thesis and or defense: 

The final decision will be at the discretion of the Dean of Graduate Studies. Should the Dean of Graduate Studies  uphold the recommendation of “fail”, the candidate will have a second opportunity to present and defend an  acceptable thesis. No judgment should be made on the oral defense, because the revised thesis will need to be  defended  anew.  If  the  examiners  fail  to  arrive  at  a  unanimous  final  recommendation,  the  Neutral  Chair  must  adjourn  discussion  on  this  component  of  the  examination,  and  that  same  day  inform  the  Dean  of  Graduate  Studies  of  “lack  of  unanimity.”  The  final  decision  will  be  at  the  discretion  of  the  Dean  of  Graduate  Studies.  Further details may be found in the Masters and Doctoral handbooks 93 .    Convocation clearance 

A final  PDF  copy  of  the  thesis  must  be  submitted  to  the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager.  Upon  release  by  the  student,  the  thesis  will  be  available  to  future  students  to  aid  them  in  writing  their  own.  The  names of the candidates who have successfully completed the final thesis oral examination will not be added to  the  convocation  list  until  the  Faculty  of  Graduate  Studies  receives  two  unbound  copies  of  the  thesis  and  a  Departmental  Clearance  Form.  Students  will  continue  to  be  assessed  continuing  fees  until  cleared  for  convocation. 94   

PROGRAM TIMELINES  Graduate students and their supervisors should use the following tables as a guide. In cases where the nature of  the  research  work  (e.g.  extended  field  work)  and/or  availability  of  courses  makes  this  timeline  difficult  to  achieve,  a  request  for  extension  including  proposed  timeline  should  be  requested  in  writing  to  the  Graduate  Program Director.     The student and the supervisor share equally the responsibility that each requirement is met within the set  time limits. All forms can be found on‐line or, in the Appendix, or by contacting the Graduate and Postgraduate  Training Manager. Students in the Rotation program, or who transfer from a Masters to a PhD are encouraged  to  meet  with  the  Graduate  and  Postgraduate  Training  Manager  to  discuss  any  potential  changes  to  their  program timelines. (Note: GTM=Graduate and Postgraduate Training Manager)   

                                                            93

http://www.grad.ucalgary.ca/policies/handbooks   http://www.grad.ucalgary.ca/forms/convocation 

94

35  


36  


MASTERS STUDENTS:    **May of each year** the Faculty of Graduate Studies on‐line Annual Progress Report and the VMS Confidential Trainee  Report are due.  Date  Start of Program 

Action 1. Registration (first year)

Completed?

Before 1 month 

1. Formally appoint supervisor/co‐supervisor,  FGS Recommendation for Approval of  Supervisor and/or Supervisory committee form signed and submitted to GTM  Before 4 months  1. Establish supervisory committee, FGS Recommendation for Approval of Supervisor  and/or Supervisory committee form signed and submitted to GTM  Before 4 months  1. Submit VMS Progress Report for Committee Meetings to committee for review (at  least one week before meeting, and to GTM after committee meeting)   2. Meet with supervisory committee to discuss proposed research, coursework, etc  3. Submit signed Report of Supervisory Committee Meeting form to GTM  Before 12 months  1. Defend Research Proposal to supervisory committee (submit signed Approval of  Research proposal form to GTM)  2. Submit Proposal to GTM  3. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  At 12 months    1. Registration (for subsequent years)  Before 18 months 

Before 24 months 

At 24 months  Before 36 months 

At 36 months  Before 48 months 

Transfers to PhD program should normally be complete by 18 months. NOTE: you will  need to present and defend a revised proposal as part of your candidacy exam, the  candidacy must be completed within 6 months of transfer.  1. Meet with supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  **discuss timeline for completion of requirements of degree**  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  1. Registration (for subsequent years) 1. Meet with Supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  1. Registration (for subsequent years) 1. Meet with Supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments (*course  requirements must be complete to proceeded to defense)  3. MSc. Thesis defense (maximum time limit) 

   

   

 

 

37  


PhD STUDENTS:    **May of each year** the Faculty of Graduate Studies on‐line Annual Progress Report and the VMS Confidential Trainee  Report are due. Date  Start of Program  Before 1 month  Before 4 months  Before 4 months 

Before 12 months  At 12 months 

Action 1. Registration (first year)   1. Formally appoint supervisor/co‐supervisor,  Recommendation for Approval of  Supervisor and/or Supervisory committee form signed and submitted to GTM  1. Establish Supervisory committee, Recommendation for Approval of Supervisor  and/or Supervisory committee form signed and submitted to GTM  1. Submit VMS Progress Report for Committee Meetings to committee for review (at  least one week before meeting, and to GTM after committee meeting)   2. Meet with supervisory committee to discuss proposed research, coursework, etc  3. Submit signed Report of Supervisory Committee Meeting form to GTM  1. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments 

Between 18‐24  months  Before 24 months 

1. Registration (for subsequent years)  2. *If candidacy exam is not scheduled until closer to 24 months, a committee meeting  is advised to ensure the student is on track*  1. Meet with candidacy exam committee to discuss topics for exam (at least 3 months  before oral exam), submit Candidacy Exam Preparation form to GTM  2. Submit Notice of Candidacy Oral Exam form to GTM (no earlier than 12 weeks and  no later than 6 weeks before the scheduled date of the exam)  3. Submit Research Proposal to exam committee (at least 1 week before oral exam)  and to GTM (after completion of the exam).  Candidacy oral exam: defend research proposal to supervisory committee (*program  requirements – including courses – must be complete before proceeding to candidacy)  1. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments 

At 24 months 

1. Registration (for subsequent years)

Before 36 months 

1. Meet with supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  1. Registration (for subsequent years)

Starting 3 months  before candidacy 

At 36 months  Before 48 months 

At 48 months  Before 60 months 

At 60 months  Before 72 months 

     

 

   

1. Meet with supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  1. Registration (for subsequent years) 1. Meet with supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. Meet with GTM to discuss previous and next years accomplishments  1. Registration (for subsequent years) 1. Meet with supervisory committee (submit VMS Progress Report for Committee  Meetings and Report of Supervisory Committee Meeting forms to GTM as above)  2. PhD thesis defense (maximum time limit) 

38  

Completed?

 

 

 


Further information on the following topics may be found on the Faculty of Graduate Studies webpage  (http://www.grad.ucalgary.ca/):  • • • • •

APPEALS ABSENCE FROM PROGRAM  WITHDRAWLS  GUIDELINES FOR RESOLVING TRAINEE‐SUPERVISOR CONFLICT/GRIEVANCE POLICY  WITHOLDS AND ADMINISTRATIVE PROCEDURES FOR DEALING WITH LATE DOCUMENTS 

 

39  


40  


Appendix A: Forms Specific to the VMS Graduate Program  A  copy  of  all  letters  or  forms  to  be  filled  out  may  be  found  at  http://vet.ucalgary.ca/current_trainees  or http://www.grad.ucalgary.ca/forms. Once signed, please send the original to the Veterinary Medical Sciences  Graduate  Program,  TRW  Room  2D09.  All  documents  will  become  a  permanent  part  of  the  graduate  student’s  record.   

(Conditional) Letter of Commitment (sample) 

Due: as a component of admission, or within 1 month of first registration (suggested).  The  purpose  of  the  Letter  of  Offer  is  to  ensure  both  the  graduate  student  and  supervisor  are  aware  of  the  expectations  of  each  other  within  the  research  setting.  The  conditions  in  the  letter  are  to  be  discussed  and  agreed  upon  prior  to  signing  by  both  graduate  student  and  supervisor(s).  All  conditions  of  the  letter  are  conditional if presented to the graduate student prior to being accepted by the Faculty of Graduate Studies and  the Veterinary Mecial Science Graduate Program.   

VMS Progress Report for Committee Meetings 

Due: after each committee meeting.  The purpose of the Progress Report for Committee Meetings is to allow the meeting time to focus on discussion  of the student’s progress and future plans, rather than just a review of the student’s progress.   

Report of Supervisory Committee Meeting 

Due: after each committee meeting (within 4 months of first registration, and subsequently at least once per  registration year).  The  purpose  of  the  Report  of  Supervisory  Committee  Meeting  is  to  document  the  academic  and  research  progress  of  the  graduate  student  any  time  the  student  meets  with  the  Supervisory  Committee.  Any  concerns  from  the  student,  supervisor,  or  committee  members  should  be  discussed  and  a  recommendations  for  action  determined. Signing the letter acknowledges a responsibility by both the graduate student, supervisor, and/or  any committee members specifically mentioned to address all issues by any deadlines set.    

VMS Confidential Trainee Report 

Due: at the same time as the Faculty of Graduate Studies on‐line annual progress report in May of each year.  The purpose of the Confidential Trainee Report is to provide the graduate student with an opportunity to report  on  aspects  of  their  program  not  commented  on  in  the  Faculty  of  Graduate  Studies  on‐line  Annual  Progress  Report, such as their supervisor, supervisory committee and training environment.    

Research Proposal Approval (for Masters students only) 

Due: within 12 months of first registration.  The purpose of the Research Proposal Approval form is to ensure the proposal of the Masters student is at an  adequate level, and any revisions that are required are noted for the student. Signing the letter acknowledges a  responsibility  by  both  the  graduate  student,  supervisor(s),  and/or  any  committee  members  specifically  mentioned to address all issues by any deadlines set.   

Candidacy Exam Preparation (for Doctoral students only) 

Due: no later than 3 months prior to the proposed date of the oral candidacy exam.  The purpose or the Candidacy Exam Preparation Form is to ensure the graduate student, the supervisor(s), and  committee members are aware of the arrangements and expectations of each other. The terms of the letter  must be reviewed and discussed during a meeting where the student is present.     

41  


42  


<<sample Letter of Committment: to be printed on letterhead, may be modified>>  Date    Supervisor’s name and address         Dear <<Name>>    I am pleased to offer you a graduate position in my research group in the Faculty of Veterinary Medicine’s Department of  <<dept>> at the University of Calgary to pursue your <<Masters, PhD>> studies. This offer is contingent on (you completing  the requirements of your previous program <<insert details if necessary>>, and) being accepted by the Faculty of  Graduate Studies and the Veterinary Medical Science Graduate Program <<and (if applicable) upon receiving your  student visa and study permit>>. The expected completion time for full‐time students in a Masters program is 2 years and  maximum completion time is 4 years. The expected completion time for full‐time students in a PhD program is 4 years and  maximum completion time is 6 years.  You will be collaborating on <<include a brief description of the research activities in which the student will be involved as  well as any other responsibilities such as teaching/presentations>>. As a trainee in my research group, I will support and  supplement your training through <<include details on training offered, your availability for meetings, etc>>. <<Include a  statement on your expectations of hours in the lab (when taking classes and not taking classes), and if applicable, the time  off you will grant for writing their research proposal, and the studying component and written component of a PhD  students candidacy>>. I will also support your attendance at journal clubs, research in progress talks, and other relevant  seminars as these are an integral and required part of your studies. <<Add any requirements or ensure you have discussions  on personal use of internet at work, working from home, etc.>>. <<Add any requirements you may have or support you will  offer to International students for English training (i.e. English for Academic Purposes”  (http://www.ucalgary.ca/admissions/eap)>>.   Graduate students in the Veterinary Medical Sciences Graduate Program are guaranteed a minimum stipend of $20,000 per  year which may come from a variety of sources including the supervisor’s grant, University awards, or external scholarships.  Prospective graduate students supervised by Faculty of Veterinary Medicine faculty members are eligible to apply for  several studentships and scholarships (http://vet.ucalgary.ca/awards_amp_scholarships). I would also suggest you apply for  <<name of scholarship>> as your research fits well with the award. Although you are to be the primary person filling out the  award applications, I will provide you with assistance and ensure all sections that I am required to fill out or submit will be  completed in a timely manner. Should you be successful in securing external funding your guaranteed minimum stipend will  be raised to <<$22,000.>> <<outline what YOU will do if the student receives a major external award (i.e. will you provide a  top‐up?), or if they secure a small award (i.e. if they secure an award of less than $5,000 they can keep the money, or it will  be deducted from their stipend), or if they are a post‐professional student>>. If you have not secured your own funding at  anytime throughout your studies, I will pay you <<at least $20,000>> from <<my operating grant, other>>. <<Include as  applicable any other funds available for conferences/ relocation etc. >>   Because you will be a trainee rather than an employee, your stipend will not be subject to withholding by the University for  Canada Pension Plan (CPP), Employment Insurance (EI), or income tax.  Also, for a trainee, paid leave is not mandatory;  however, as your faculty supervisor, I agree with you taking << X>> weeks off per year for personal reasons.  If you are an Alberta resident you will be covered by the Alberta Health Care Insurance Plan (see  http://www.health.gov.ab.ca/ahcip/AHCIP.html). In addition, you will be provided with a moderate health and dental plan,  which is paid for through your student fees. For students without a Canadian provincial coverage, Alberta Health Care is a  MANDATORY requirement before the Graduate Extended Health & Dental plans can be effective. Please contact Alberta  Health Care to obtain provincial coverage: http://www.health.gov.ab.ca.  

43  


As with all members of the campus community, you will be expected to observe and to conduct yourself according to all  University of Calgary policies. These policies may be found on the University of Calgary website  at http://www.ucalgary.ca/research/compliance/policies/.    Further information on living in Calgary, getting started at the  university and graduate studies in the Faculty of Veterinary Medicine can be found at http://vet.ucalgary.ca/graduate.  To indicate your acceptance of these arrangements, please sign a copy of this letter and returning it to me by <<date>>.    Otherwise, this offer will be withdrawn.  Once signed and returned, I will sign the letter and send you a copy. If you have  any questions regarding this offer, please do not hesitate to contact me at <<email/phone number>>.   Sincerely,    <<Faculty member’s name and position>>      ACCEPTANCE:  I have read, understood and accept the offer of appointment as outlined above.      Student name printed 

Student signature

Supervisor name printed      Co‐Supervisor name printed  (if applicable)   

Date

Supervisor signature

Date

Co‐Supervisor signature

44  

Date


Veterinary Medical Sciences Progress Report for Committee Meetings   

Student to submit progress report to committee one week in advance of meeting 

 

Date and Location of Meeting:  Name of Student:  Start Date:  Name of Supervisor:  Name of Co‐Supervisor: 

 

       

1. Please note completion of or expected date of completion of program requirements below:        Complete, or expected date of completion Coursework  VETM600   VETM601   VETM605   1st additional half course   2nd additional half course (PhD only)   Other additional half courses Defence of Proposal (MSc only)  (by 12 months) Candidacy Exam (PhD only)  (between 18‐24 months) Thesis defence  (norms 2 years MSc, 5 years PhD)   2. Please describe your progress in reverse chronological order under the following headlines (note accomplishments  since the last committee meeting with an asterisk):  a. Publications  b. Presentations (conference)  c. Research in Progress talks  d. Awards and Scholarships  e. Teaching activities (list courses, dates, required hours, etc)    3. Please provide a brief summary of your research accomplishments since the last committee meeting.    4. Please provide a brief summary of your research plan for the next 6‐12 months.      *additional pages may be added as necessary*

45  


46  


Veterinary Medical Sciences Report of Supervisory Committee Meeting  *Evaluation of Graduate Student*  page 1 of 3 

 

Date of Meeting:  Name of Student:  Name of Supervisor:  Name of Co‐Supervisor: 

 

     

1. Have the recommendations from the last meeting been addressed?          2. Evaluation of graduate student’s progress (considering stage of program):    Scientific knowledge: basic concepts and methods

COMMENTS  

Scientific knowledge: thesis specific     Ability to apply knowledge    Motivation/effort    Research skills    Independence/Creativity    Time management    Judgment    Progress since last meeting    Other (define)   

47   


Veterinary Medical Sciences Report of Supervisory Committee Meeting  *Evaluation of Graduate Student*  page 2 of 3 

3. Are there any specific concerns about the student (if yes, please list)?              4. Are there any specific concerns about the project (given the expected completion time of 2 years for an MSc and 5  years for a PhD)(if yes, please list)?              5.  Please outline the specific recommendations for the student to address the concerns listed above (including method  to address, the primary contact for assistance, and an expected timeline for completion, attach additional pages as  necessary):                6. Please outline the plan for completion of the program:      Complete, or expected date of completion Coursework  VETM600   VETM601   VETM605   1st additional half course   2nd additional half course (PhD only) Defence of Proposal (MSc only)  (by 12 months) Candidacy Exam (PhD only)  (between 18‐24 months) Thesis defence  (norms 2 years MSc, 5 years PhD)   6.

Any additional comments? 

     

48  


Veterinary Medical Sciences Report of Supervisory Committee Meeting  *Evaluation of Graduate Student*  page 3 of 3 

 

Acceptance and signatures   Your signature below denotes you have read, understood, and to the best of your abilities will follow the recommendations  you are responsible for as outlined on the previous two pages.  Email signature is acceptable. Only one committee member may be absent, and if so the reason for their absence must be  noted.        Student name printed  Student signature   Date   Supervisor name printed      Co‐Supervisor name printed 

Supervisor signature

Date

Co‐Supervisor signature

Date

Committee member signature

Date

(if applicable) 

Committee member name printed    Committee member name printed      Committee member name printed   

Committee member signature

Date

Committee member signature

49  

Date


50  


Veterinary Medical Sciences Confidential Trainee Report  To be completed by the graduate student when completing the on‐line Faculty of Graduate Studies Annual  Progress Report (May of each year)  **Confidential**   

Name of Student:    UCID:   

Name of Supervisor(s):    Date:   

REPORT ON SUPERVISOR   Please feel free to fill out the following report. If there are any topics of concern, we advise you to first meet with your  supervisor to address these issues and plan a method to resolve them. Information on this form will assist the VMS  Graduate Program Director in their selection of UCVM Supervisor Graduate Training and Teaching Awards.    No  Strongly  Neutral    Strongly    Comment  Disagree  agree  Your supervisor has established a professional  {  {  {  {  {  {  working relationship  Your supervisor has created a positive working  {  {  {  {  {  {  environment   Your supervisor responds in a timely manner to  {  {  {  {  {  {  your questions, drafts of papers, etc  You have adequate guidance on choosing  {  {  {  {  {  {  courses  You have adequate guidance on applying for  {  {  {  {  {  {  scholarships and other funding  Your project is suitable for your level of  experience and manageable for your level of  {  {  {  {  {  {  program  Your expected hours of work are appropriate 

{

{

{

{

{

{

You have access to the necessary  {  {  {  {  {  {  reagents/equipment to support your research  Your supervisor has discussed career  {  {  {  {  {  {  opportunities with you    ADDITIONAL COMMENTS:  Please add any additional comments you may have in regards to your supervisor, your supervisory committee, and your  research/learning environment (additional pages may be added if necessary):        REPORT ON VMS GRADUATE PROGRAM:  Please comment on any aspects of the VMS Graduate Program. If you would prefer this section to be anonymous you may  leave any comments in a sealed envelope in the Dean’s Office with the envelope labeled “VMS Graduate Program Review”  (additional pages may be added if necessary). 

51  


52  


Veterinary Medical Sciences Research Proposal Approval  (for MSc students only)  page 1 of 1     

 

 

Name of Student:    Department:   

Name of Supervisor(s):    Department:   

Date:  

The Research proposal for the above mentioned student has been:   accepted with minor comments and revisions   accepted with the following conditions and revisions:   Conditions:    The Supervisor will review and approve the revisions    A meeting with individual members of the Committee (list below) is required to review and  approve the revisions 

 A second Supervisory Committee meeting is required to review and approve the revisions  Revisions (please list): 

      Student name printed 

Student signature

Supervisor name printed 

Supervisor signature

Co‐Supervisor signature

Supervisory Committee member signature 

Date

Date

Supervisory Committee member signature 

Supervisory Committee member name printed 

Date

Supervisory Committee member name printed 

 

Supervisory Committee member name printed 

Date

Co‐Supervisor name printed 

Date

Supervisory Committee member signature 

Date

53  


54  


Veterinary Medical Sciences Doctoral Candidacy Exam Preparation  page 1 of 2     

 

 

Name of Student:    Department:   

Name of Supervisor(s):    Department:   

Date:  

  PROPOSED DATE OF EXAM: ____________________________________________    What will be the areas of study for the Candidacy Exam? Please be as helpful as possible (for example, noting textbooks,  chapters in textbooks, authors, etc that the student should be familiar with). The chart below may be used as a guide.  Additional rows may be added as necessary.    Topic  Level of Understanding 1.  Textbook Current review  Current  articles  Literature  Suggested key references/textbooks:    2.  Textbook Current review  Current  articles  Literature  Suggested key references/textbooks:    3.  Textbook Current review  Current  articles  Literature  Suggested key references/textbooks:    4.  Textbook Current review  Current  articles  Literature  Suggested key references/textbooks:    5.  Textbook Current review  Current  articles  Literature  Suggested key references/textbooks:        Will a mock exam be provided for the student (Yes/No)?       If a mock exam will not be provided, what provisions have been made to prepare the student?            Additional notes on meeting may be appended     

**Acceptance and signatures on the following page**  55   


Veterinary Medical Sciences Doctoral Candidacy Exam Preparation  page 2 of 2    ACCEPTANCE:  I have read, understood, and accept the arrangements and expectations of the upcoming candidacy exam as outlined on  the previous page.    Student name printed 

Student signature

Supervisor name printed 

Supervisor signature

Co‐Supervisor signature

Supervisory Committee member signature 

Supervisory Committee member signature 

Supervisory Committee member signature 

Date

Date

Date

External member signature

External member name printed 

Date

External member name printed 

Supervisory Committee member name printed 

Date

Supervisory Committee member name printed 

 

Supervisory Committee member name printed 

Date

Co‐Supervisor name printed 

Date

External member signature

Date

 

56  


NOTES

57  

VMS Policies and Procedures, July 2011  

Policies and Procedures of the Veterinary Medical Sciences graduate program (July 2011).

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you