El monitoreo y la evaluación ¿cuál es la diferencia?

cabo para mejorar la calidad del programa o de los servicios, o si se debería implementar una nueva campaña de mercadeo o de recaudación de fondos.

Comprender el rol de la evaluación para una buena gestión gerencial

Las organizaciones bien administradas y los programas efectivos son aquellos que pueden demostrar que han logrado resultados. Los resultados provienen de una buena gestión gerencial. Una buena gestión gerencial se basa en la toma de decisiones adecuadas. Este proceso de toma de decisiones depende de una buena información. La buena información requiere que se recopilen buenos datos y que éstos sean analizados cuidadosamente. Todos estos constituyen elementos críticos dentro del proceso de evaluación.

La evaluación es un proceso periódico de recopilación y análisis de datos o el ordenamiento de los mismos de manera que la información resultante pueda ser utilizada para determinar si su organización o programa está llevando a cabo en forma efectiva las actividades programadas, y la medida en la que se están logrando los objetivos y resultados anticipados.

Los administradores pueden y deberían efectuar evaluaciones internas para obtener información acerca de sus programas con el objeto de estar en condiciones de tomar decisiones adecuadas con respecto a la implementación de sus programas. Las evaluaciones internas deberían realizarse en forma constante y los administradores deberían aplicarlas concienzudamente en todos los niveles de una organización y en todas las á reas del programa. Adicionalmente, todos los participantes del programa (administradores, personal y beneficiarios) deberían tomar parte en el proceso de evaluación en una forma apropiada a la función de cada uno. Esto ayuda a asegurar que la evaluación sea plenamente participativa y logre un mayor compromiso y dedicación de parte de todos los participantes en lo que se refiere al uso de los resultados para lograr mejoras críticas a nivel del programa.

A pesar de que la mayor parte de las evaluaciones se llevan a cabo a nivel interno y son realizadas por los administradores y el personal del programa, todavía es necesario que individuos ajenos al programa u organización realicen periódicamente evaluaciones externas. Muy a menudo se requieren estas evaluaciones externas con el objeto de obtener certificación o financiamiento o con el fin de responder a ciertas preguntas acerca del impacto del programa en el largo plazo, debiendo tomar en cuenta los cambios en los indicadores demográficos tales como las tasas de fertilidad y mortalidad. Adicionalmente, en forma ocasional un administrador podría solicitar una evaluación externa con el objeto de evaluar los problemas de tipo programático u operativo que hubieran sido identificados, pero que no pueden ser diagnosticados o resueltos íntegramente en base a los hallazgos de la evaluación interna.

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El monitoreo y la evaluación ¿cuál es la diferencia?

Los términos "monitoreo" y "evaluación" a menudo se emplean indistintamente, sin embargo existen diferencias importantes entre ellos. El monitoreo generalmente se refiere al proceso de verificar regularmente la situación de un programa a través de la comparación de la implementación de las actividades con el plan de trabajo, incluyendo si las actividades están siendo realizadas de acuerdo al programa, si se están llevando a cabo dentro del marco de tiempo especificado, si se están gastando los fondos presupuestados de acuerdo al plan, si se necesita de cualquier cambio en el manejo o implementación de las actividades y si debería modificarse el plan de trabajo.

Por otra parte, la evaluación tiene como meta medir el progreso logrado en lo que se refiere a la consecución de los objetivos del programa y al impacto del mismo (si los cambios anticipados de largo plazo han tenido lugar). Este proceso incluye la medición del alcance de los cambios que han sido implementados y la medida en que éstos pueden atribuirse a las actividades de su programa. A pesar de que existen diferencias entre el monitoreo y la evaluación, los dos procesos funcionan juntos para lograr un mismo fin que es producir información que puede ser utilizada para mejorar la administración de un programa y lograr los objetivos programados en el corto plazo así como los resultados de largo plazo.

Vincular la evaluación con el ciclo de planificación e implementación del programa

Los pasos que sigue una organización o programa para implementar sus actividades pueden ser presentados como un ciclo continuo de acciones administrativas que van desde la evaluación de las necesidades, a la planificación e implementación de actividades y la medición de los resultados finales del programa, los cuales son retroalimentados a la etapa de planificación con el objeto de volver a empezar el ciclo.

Ya sea que la evaluación sea llevada a cabo internamente por el personal del programa o por un consultor externo, hay tres elementos principales en cualquier evaluación:

 la planificación de la evaluación  la conducción de la evaluación  la utilización de los resultados.

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Como se muestra en el diagrama a continuación, estos elementos de evaluación están directamente vinculados a los pasos que debe seguir para llevar a cabo la planificación e implementación de su programa o proyecto.

La evaluación como parte del ciclo de planificación e implementación del programa

La evaluación es parte de y se relaciona con cada etapa del ciclo, y como se hizo notar anteriormente, todos los participantes del programa-administradores, personal y la población objetivo (beneficiarios) deberían participar a lo largo de todo el proceso. De esta manera, los participantes involucrados en diferentes aspectos del programa comprenderán la necesidad que existe de implementar cualquier cambio necesario indicado por la evaluación y estarán motivados para trabajar juntos con el objeto de lograr los resultados deseados.

Cómo incorporar la evaluación al ciclo de planificación e implementación del programa

Al ver más de cerca los elementos de la evaluación y los pasos secundarios, usted podrá darse cuenta de cuán importante es pensar acerca de la forma en la que evaluará su programa al mismo tiempo que desarrolla los objetivos y el plan de trabajo del mismo. La siguiente tabla desglosa los pasos del proceso de evaluación y muestra en qué forma estos se relacionan directamente con los pasos del ciclo de planificación e implementación de su programa.

Vínculo con el proceso de planificación e implementación del programa

Proceso de Evaluación - Planificación de la Evaluación

Para planificar y llevar a cabo una evaluación, necesitará saber

 Cuál es el propósito principal del programa.  Cuáles son los problemas primordiales que el programa o proyecto intenta resolver  Formular Objetivos,  Preparar el Plan de Trabajo  Qué desea evaluar  Por qué desea evaluar eso  Quién necesita qué clase de información  Cómo utilizarán la información y cómo aplicarán los resultados con el objeto de mejorar el programa

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Decida cuál será el alcance de la evaluación.

 A medida que desarrolla sus planes de trabajos estratégicos y operativos para el programa, formulará tanto las metas de largo plazo como los objetivos específicos de corto plazo.  Estas metas y objetivos deberán ser también utilizados como criterios e indicadores para la evaluación de su programa, inicialmente en las evaluaciones internas con el objeto de determinar si está logrando sus objetivos de corto plazo, y luego en evaluaciones posteriores (ya sea internas o externas) para ver si está logrando avanzar con miras a la consecución de sus metas de largo plazo.  ¿Está midiendo el logro de los objetivos de corto o de largo plazo del programa?  ¿La evaluación la llevará a cabo un miembro del personal o un consultor externo?  ¿Cómo logrará que otros integrantes de la organización participen en la evaluación?  ¿Cuánto tiempo y dinero estaría dispuesto a gastar en la evaluación?

Con esta información usted puede determinar hasta qué punto está logrando sus objetivos y decidir si necesita efectuar alguna revisión del programa a fin de poder mejorar su habilidad para conseguir sus metas a largo plazo.

Adicionalmente, como parte del desarrollo de su plan de trabajo, usted deberá decidir cuándo se llevarán a cabo las evaluaciones y elaborar los presupuestos y cronogramas para llevarlas a cabo en conjunción con otras actividades del programa.

Seleccione los indicadores y estándares para la evaluación.

 ¿Son consistentes con los objetivos de la evaluación y con los de su programa?  ¿Qué metodologías empleará en la evaluación?  ¿Son estas metodologías apropiadas para el tipo de información que usted desea recopilar (y apropiadas para ser empleadas con sus clientes y/o el personal si usted está recopilando información de ellos)?

Realización de la Evaluación

Una vez que se haya determinado el propósito de la evaluación, seleccionado los indicadores y estándares y hecho planes para la recopilación de datos, estará listo para llevar a cabo la evaluación recopilando y analizando los datos.

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