Indkøbspolitik 2023

Introduktion

Det er selskabernes overordnede mål med denne indkøbspolitik at skabe rammerne for køb af varer og tjenesteydelser på de mest fordelagtige vilkår i relation til vores koncernstrategi, der bygger på følgende temaer.

Vi lægger vægt på, at vores leverandører er seriøse samarbejdspartnere, der respekterer vores værdier. Det forventes, at varer og tjenesteydelser fremstilles med respekt for miljø, bæredygtighed og menneskerettigheder jf. Vestforsynings CSR-politik. Alle indkøb skal naturligvis respektere de regler, som gælder for offentlige udbud og sektorlovgivningens krav om økonomisk effektiv anvendelse af ressourcerne i forsyningen.

Vestforsyning er lokalt forankret og søger innovative løsninger i fællesskab med lokale leverandører, hvor lovgivningen tillader det. Forsyningssikkerhed vægtes højt overfor vores kunder, og derfor indkøbes der med stabilitet og kvalitet for øje. Vi vil være en professionel kunde, der løbende vurderer leverandører, varer og tjenesteydelser, herunder at pris og kvalitet hænger sammen, og væsentlige indkøb jævnligt udsættes for konkurrence.

Af krav til leverandører eller samarbejdspartnere er socialt ansvar noget Vestforsyning kontinuerligt arbejder med i det daglige arbejde og virke, hvorfor det også gør sig gældende i samarbejder. Vi opfordrer vores samarbejdspartnere, leverandører og underleverandører mv. til, at de tilstræber at efterleve FN’s Global Compacts principper – som grundlæggende værdier indenfor menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, børnearbejde, diskrimination, miljø og antikorruption. FN’s Global Compact kan findes her: https ://globalcompact.dk/om-global-compact/. Derudover henvises til Vestforsynings CSR-politik. Ansvarsdelegeringen er med kædeansvar nedad, hvorfor vores leverandører har ansvar for at overholde disse politikker.

Ved indgåelse af aftaler anvendes relevante standarder for arbejdsmarkedsforhold fx AB18 o. lign. Det kræves, at samarbejdspartnere og leverandører overholder de danske arbejdsmarkedsforhold i forhold til bl.a. løn og arbejdstid, samt har et sikkert og trygt arbejdsmiljø, med mulighed for at medarbejderne frit kan organisere sig og der er plads til medlemmer af forskellige faglige organisationer. Ansvarsdelegeringen er med kædeansvar nedad, hvorfor samarbejdspartneren har ansvar for egne underleverandører mv.

Vi accepterer ikke korruption i nogen former. Gaver er kun tilladt ved jubilæum, rund fødselsdag, højtider o. lign. indenfor den skattefri grænse. Rejser til eller sammen med en leverandør, betales af Vestforsyning. Chefen kan i særlige tilfælde dispensere ved uddannelse og oplæring. Ulovlig, uetisk eller upassende handling eller opfordring, betragtes som tillidsbrud og fører til advarsel eller afbrydelse af samarbejde.

Vi vil gennem vores indkøb og organisatoriske medvirken aktivt bidrage til, at der sker reel konkurrence i den leverandørkæde, vi benytter.

Kvalitet for pengene

Vi skal forvalte pengene fornuftigt og købe den rigtige kvalitet til den rigtige pris

Den mest bæredygtige løsning

Vi skal bidrage til den grønne omstilling i ønsket om 70% CO2-reduktion

Samarbejdspartnere

Vi skal støtte lokal værdiskabelse i Holstebro

Kommune

Hver gang der foretages et indkøb, skal det være værdiskabende for den opgave eller det projekt, som der indkøbes til. Derfor skal indkøber, ved enhver beslutning om en ny indkøbs- eller rammeaftale og evt. en ny leverandør, anvende hovedprincipperne

illustreret her i prioriteret rækkefølge – i forlængelse af koncernens strategiske temaer, der omfatter effektiv forsyning, grønne løsninger og partnerskaber.

Kvalitet for pengene

Vi skal have værdi for pengene, hvilket sikres via en tæt dialog med leverandør eller samarbejdspartner for at opretholde den rette kvalitet til den rigtige pris. Vi prioriterer standardiserede løsninger hvis muligt for at reducere eventuelle skifteomkostninger.

Økonomisk skal alle selskaber og afdelinger i Vestforsyning koncernen betragtes som én stor kunde, så en indkøbsaftale med én leverandør er gældende for hele koncernen. Koncernledelsen udstikker retningslinjer for strategiske indkøb.

Kvalitet for pengene

Vi vil, ved udvælgelse af leverandører, varer og tjenesteydelser, derfor foretage en helhedsvurdering ud fra nedenstående, hvorfor det også forventes, at leverandøren leverer dokumentation i forhold til myndighedskravene:

• En god kvalitet til den ”rigtige” pris på de varer og tjenesteydelser, der direkte indgår i den primære forsyningskæde herunder udnyttelse af kvantumsrabatter

• En høj leveringssikkerhed herunder leveringstid og et minimalt eget lager

• Soliditetskrav, garantistillelser og serviceaftaler

• En levetidsvurdering inkl. drift og vedligeholdelse og ikke blot ud fra investeringsprisen

Væsentlige indkøb skal jævnligt udsættes for konkurrence, så vi sikrer en fair pris overfor vores kunder.

Den mest bæredygtige løsning

Når kravet om den billigste løsning er opfyldt, vil princippet om bæredygtighed skulle vurderes. Vi skal derfor i vores indkøb sikre, at vi kan efterleve den fremtidige udvikling i markedet og passe på vores samfund nu og på den lange bane.

Den mest bæredygtige løsning

Klima og miljø er en del af Vestforsynings strategi, hvorfor vi deltager i forskellige landsdækkende tiltag som fx ”Giftfri have”, klimatilpasning i samarbejde med Holstebro Kommune mv. Derfor vil dette også have betydning for valg af leverandør i indkøbsprocessen, hertil kan det fx nævnes, at der ved køb af flis og halm, tryksager o. lign. kigges på certificering, så vi reducerer vores CO2-aftryk mest muligt. Der henvises desuden til Vestforsynings CSR-politik for yderligere uddybning.

Det er besluttet, at der i udbudsmaterialet vil fremgå, at en alternativ grøn løsning vil blive vurderet - hvorfor princippet om ”den billigste løsning” kan dispenseres, såfremt købet har en grøn og klimavenlig profil, der maksimalt er 5% dyrere end den billigste løsning. Dette er i tråd med Ejerstrategiens ønske om, at beskytte miljøet, fremme den grønne profil og være omkostningseffektiv.

Elementer som betragtes værende vigtige for bæredygtighedsevalueringen er:

• Afgivelse af klimagasser under produktion af ydelsen samt ved drift

• Miljøpåvirkning af nær- og fjernmiljø

• Livscyklusanalyse i forhold til andre løsninger

• Ydelsens eller varens genanvendelig

Samarbejdspartnere

Samarbejdspartnere

Vestforsyning er en del af lokalsamfundet, ligesom lokalsamfundet er en del af Vestforsyning. Dette støtter princippet om ”en bæredygtig løsning”, da lokale samarbejdspartnere reducerer transportbehovet.

Vi er en af de større virksomheder i Holstebro Kommune, hvorfor det samfundsmæssige ansvar er vigtigt også ved indkøb af varer og

tjenesteydelser eller samarbejde med leverandører - vores valg påvirker borgerne i Holstebro Kommune og dermed vores kunder. Derfor ses der positivt på et lokalt samarbejde, når øvrige principper og leverandørkrav efterleves.

Det er af høj prioritet, at samarbejdet er tillidsfuldt. Ønsket om en lokal partner foretrækkes, når de øvrige indkøbsprincipper er opfyldt. Leverandørforholdet er af afgørende betydning for den værdi, vi får og er ofte kilde til faglig sparring og ny viden. Vores indkøbsvalg baserer sig på valide og saglige forudsætninger for at skabe rammerne for et professionelt samarbejde. Leverandører kan ikke samtidig fungere som rådgiver, de bør ”vælge kasket” og tilkendegive deres rolle. Nærmeste leder sikrer godkendelse af fortsat samarbejde.

Vi ønsker at bevare den størst mulige uafhængighed til leverandører. Ved behov indgås formelle samarbejdsaftaler. Indkøber er forpligtiget til at bevare sin uafhængighed til leverandøren og oplyse nærmeste leder om eventuelle leverandørrelationer. For Vestforsyning forstås uafhængighed, som beskrevet i DANVAs Kodeks for God Selskabsledelse og omfatter følgende relationer: Nuværende eller tidligere medlemmer af direktion, ledelse, bestyrelse eller medarbejdere, samt familiære relationer og nære venner både personligt og forretningsmæssigt

https://www.danva.dk/media/3447/faerdig-bog-kodeks.pdf.

Udover grundprincipperne skal følgende parametre indgå i indkøbsprocessen:

Forsyningssikkerhed

Vi sikrer en høj leveringsevne til kunden, hvor tillid til leverandør, varer og tjenesteydelser er afgørende. Formålet er at dække behovet, så vi har rette mængder, til rette tid og i den rigtige kvalitet. Forsyningssikkerheden prioriteres først, hvorfor leverandørens fleksibilitet kan være af stor betydning.

Kvalitet

Ud fra screeningsprocessens behovsundersøgelse vurderes kvalitetskrav i dialog med brugerne. Ved gentagende køb gennemgås kvalitetskrav jf. kravsspecifikation. De nødvendige kvalitetskrav anvendes ved tilbud, valg af varer, tjenesteydelser og leverandør.

Lagerbeholdning

Vi har særskilt kontrol ved varer med lav omsætningshastighed. Afdelingen, sørger for korrekt disponering og fastsættelse af minimumslager. For at mindske kapitalbinding, lagervolumen og ukurante varer, ved indkøb af større varemængder (ud over 3 måneder) informeres nærmeste leder.

Innovativ tilgang

Vi har en innovativ tilgang og fortsætter ikke blot rutinemæssigt samarbejde eller bestemte indkøb. Der skal være mulighed for afprøvning af nye teknologier og metoder. Efter afprøvning skal der evalueres på resultaterne og besluttes, hvorvidt det medfører fremtidigt brug af ny teknologi eller metode.

Levetid

Produkternes levetid er af høj prioritet, i sammenhæng med den samfundsmæssige udvikling. Levetiden skal ikke nødvendigvis være så lang som mulig, men afspejle den fremtid vi står overfor. Det kan give anledning til nye samarbejdspartnere og varetyper, da der på sigt stilles nye og anderledes krav fra markedet.

Databeskyttelse

Samarbejdspartner og leverandør skal efterleve Persondataforordningens regler samt jævnligt gennemføre sikkerhedskontroller.

Databehandleraftale, instruks eller fortrolighedserklæring skal efterleves ud fra det anførte aftalegrundlag –Hvilket vi også selv gør.

Forud for indkøb skal der foretages en screeningsproces, hvor det sikres at interne hensyn er taget og ekstern

lovgivning er overholdt, hvorfor følgende screeningspunkter skal gennemgås, når indkøbsbehovet er identificeret:

Behov

- Har andre afdelinger i koncernen varen/know how på området?

Samarbejde

- Mulige leverandører på markedet?

Krav

- Hvilken type af udbud skal foretages jf. lovgivningen? (Fx forsyningsdirektivet)

- Er købet et enkeltkøb, eller skal der indgås en rammeaftale?

- Har Vestforsyning udarbejdet retningslinjer for ønsket levetid?

- Bliver Vestforsyning afhængig af leverandøren?

- Er der mulighed for indkøbssamarbejde?

- Kræves der garantistillelse?

- Stilles der krav om betalingstermin?

- Leverandør skal underskrive Vestforsynings CSRprincipper.

Vestforsyning ønsker at fremstå som en professionel aktør i markedet og derfor skal skabelonen for udbud anvendes .

Ligeledes er det vigtigt at rette opmærksomhed på beløbsgrænser for indkøb for kommunalt ejede virksomheder og forsyningsselskaber. De relevante tærskelværdier kan findes via linket Tærskelværdier (kfst.dk).

For at sikre, at vi får mest muligt ud af vores indkøbsaftaler, vil der løbende blive fulgt op på vores tiltag og efterfølgende evalueret for vurdering af, om vi får den ønskede værdi.

Evalueringsprocessen

Forundersøgelse Aftale Evaluering

• En vurdering af aftalens forventede værdi

• Sikre fordelagtighed for Vestforsyning i henhold til det ønskede formål og koncernstrategi

• Aftalen gennemføres • Efter indkøbet er gennemført, skal der evalueres på selve indkøbsprocessen, slutkøbet og leverandøren.

• Det skal også evalueres, om den valgte udbudsproces har givet den ønskede afsøgning af markedet.

• Har antallet af bud samt kvaliteten af buddene været tilfredsstillende.

• Udover selve varen, tjenesteydelsen og samarbejdet skal der foretages evaluering af udbuddets krav til CSR og om markedet kan honorere disse.

• Evaluering og dokumentation gennemføres via evalueringsskema og gemmes til brug ved fremtidige indkøb.

I bund og grund er formålet at sætte spørgsmålstegn ved indsatsens værdi for Vestforsyning ud fra det ønskede formål og koncernstrategien – samt sikre relation til vores indkøbsprincipper.

Evalueringerne vil variere mellem kvalitative, kvantitative og miksede undersøgelser, for at sikre det mest optimale grundlag.