RAPPORT DU COMITÉ DE GOUVERNANCE En vertu de son mandat, le comité de gouvernance est chargé d’aider le conseil d’administration à remplir ses obligations en mettant l’accent sur la gouvernance et les politiques publiques afin d’améliorer les résultats de Vestcor et de garantir que ses politiques et pratiques de gouvernance et de communication respectent les pratiques d’excellence les plus récentes. Pour y parvenir, il examine chaque année le mandat du conseil et de chaque comité connexe, toutes les politiques du conseil et les lignes directrices relatives aux mises en candidature des nouveaux administrateurs. Il supervise également la politique de communication organisationnelle, les programmes d’orientation et de formation des administrateurs, ainsi que le code de déontologie et de conduite des affaires. Le processus d’autoévaluation des administrateurs et du conseil est dirigé par le comité de gouvernance. Au début de chaque année, le comité fixe ses objectifs dans le cadre de ce mandat pour l’année à venir et rend compte de sa capacité à atteindre ces objectifs dans le cadre d’une évaluation de sa propre efficacité. À chaque réunion, il évalue son ordre du jour par rapport à son mandat afin de s’assurer qu’il a bien rempli ses responsabilités. Le comité a, conformément à son mandat, accompli, entre autres, les tâches qui suivent au cours de l’année terminée le 31 décembre 2021 : Documents et activités de gouvernance
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Éthique
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Nominations d’administrateurs
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Rémunération des administrateurs
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Examen et recommandation au conseil de l’approbation des modifications apportées aux mandats du conseil d’administration de Vestcor et de ses comités de gouvernance, de vérification et des ressources humaines et de la rémunération. Achèvement de l’examen annuel de la politique sur l’orientation et la formation des administrateurs, du code de déontologie et de conduite des affaires, des lignes directrices pour la nomination des administrateurs et de la matrice des compétences et des mandats des administrateurs et recommandation de leur approbation par le conseil; Examen du projet de divulgation de la gouvernance d’entreprise pour le rapport annuel de 2021 et recommandation de son approbation par le conseil. Examen d’un rapport annuel de conformité au code de déontologie et de conduite des affaires par le personnel et les administrateurs; Réception trimestrielle d’un rapport d’étape de conformité au code de déontologie et de conduite des affaires par le personnel; Réception d’un rapport d’étape du comité spécial de nomination, réorganisé fin 2020 pour faire face à l’expiration des mandats des administrateurs de 2020 et 2021. Le rapport faisait notamment le bilan de la relance du processus de recrutement des administrateurs et de la collaboration de l’actionnaire en vue de pourvoir un poste vacant et d’un autre poste qui le sera prochainement, des résultats préliminaires de la recherche, de la sélection et du processus d’entrevue mené par le cabinet externe de recrutement de cadres tenant compte des principaux besoins en matière de compétences; Réception d’une lettre du comité spécial de nomination des administrateurs recommandant à notre actionnaire, la Société Vestcor, le renouvellement du mandat de deux administrateurs existants et la nomination de deux nouveaux administrateurs, à la suite du processus externe de recrutement d’administrateurs, avec effet le 1er juillet 2021. Approbation d’un rapport sur la rémunération et les dépenses des administrateurs pour l’année terminée le 31 décembre 2021; Approbation d’un rapport sur les demandes de remboursement des frais de déplacement du président et chef de la direction pour l’année terminée le 31 décembre 2021.
34 | VESTCOR RAPPORT ANNUEL 2021
