Jusspalten

STYRETS OPPGAVER OG ANSVAR

Et verv som styremedlem kan virke skremmende for mange. Det er klart at dette innebærer et visst ansvar, og tidvis kan være krevende. Samtidig åpner et slikt verv også for mange muligheter. Styrearbeidet gir et godt utgangspunkt for å bli kjent med sine naboer, og ikke minst får man innflytelse over viktige beslutninger i eget boligselskap. Det er også viktig å huske på at man hele tiden har rådgivere tilgjengelig hos oss i Vestbo, slik at man får hjelp når man trenger det. De siste årene har vi opplevd en økning i henvendelser fra ulike boligselskaper som sliter med å finne noen som ønsker å sitte i styret. Av denne grunn kan det være hensiktsmessig med en kort gjennomgang av styrets oppgaver og ansvar, og forhåpentlig vise at dette ikke er så skremmende.

Vi begynner med det innledende: Boligselskapet må ha et styre. Dette følger av loven, og regelverket er noenlunde likt både for borettslag, sameier og boligaksjeselskap. Lovens utgangspunkt er at styret skal bestå av en styreleder, og to styremedlemmer, slik at man er tre til sammen. Dette har man dog anledning til å avvike fra i vedtektene, og flere velger å ha et styre bestående av flere medlemmer. Det kan være en god idé å åpne for en viss fleksibilitet i vedtektene, man kan f.eks si at styret skal bestå av en styreleder og 2 til 4 styremedlemmer. Da kan generalforsamling/årsmøte velge styresammensetningen ut

Jusspalten

fra boligselskapets behov der og da (uten at man trenger å endre vedtektene hver gang). Har man større arbeidsoppgaver i året som kommer, kan det kanskje være greit med flere medlemmer, mens man i rolige år kan redusere antallet.

Styrets oppgaver og ansvarsområde er også angitt i loven. Her er det noen mindre forskjeller mellom borettslag, aksjelag og sameier, men essensen er den samme. Styret er ansvarlige for den daglige drift. Man skal lede boligselskapet i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamling/årsmøte. Videre er det slik at styret kan ta avgjørelser i alle saker, som ikke i lov eller vedtekter er lagt til andre organ.

For en nærmere oversikt over styrets oppgaver, kan vi begynne med det viktigste, nemlig vedlikehold. Det er styrets ansvar å sørge for tilstrekkelig og forsvarlig vedlikehold av boligselskapets bygningsmasse og fellesarealer. Boligselskapets ansvarsområde vil være avgrenset i vedtektene og kan i noen grad variere.

Det vil også være styrets oppgave å inngå og følge opp boligselskapets avtaler. Dette er en løpende oppgave og omfanget vil selvfølgelig variere. Noen boligselskaper har til enhver tid en rekke løpende avtaler, på alt fra brannvern, heis, snømåking, vaktmestertjenester osv., mens andre knapt har noen. Nye avtaler kan være alt fra kontrakter med

entreprenører ifm. rehabilitering, til nye tjenester boligselskapet ønsker å benytte seg av. Oppfølging av avtaler innebærer selvsagt også oppsigelse av avtaler når det er behov for det.

En av de mer alvorsbetonte oppgaver vil være å følge opp mislighold fra beboerne. Normalt vil de fleste misligholdssaker løses ganske tidlig i prosessen etter styrets inngripen, gjerne ved en advarsel fra styret. I andre tilfeller vil ikke dette være tilstrekkelig, og styret kan måtte kreve salg/ fravikelse. Det siste innebærer altså at man kaster noen ut fra hjemmet sitt.

Styret har også ansvar for å forberede, innkalle til og avholde generalforsamling og årsmøte. Dette er en oppgave som gjentar seg årlig. Hvor omfattende et slikt møte blir, avhenger selvfølgelig av hvor mange saker man får til behandling, både fra styret, og fra andelseierne. Med kun de faste sakene til behandling, er dette en relativt kjapt overstått affære. Med større, og tyngre saker til behandling, kan møtet fort strekke seg over flere timer. De formelle rammene rundt møtet er godt ivaretatt av forretningsfører. Fra Vestbo får styrene selvsagt et ferdig regnskap. Videre får man maler for alle nødvendige dokumenter, som innkalling og protokoll. I tillegg vil vi årlig informere om disse møtene, og minne på viktige frister. Som forretningsfører kan vi også delta på årsmøte/generalforsamling, og vi kan også engasjeres som møteleder om det er behov for det. I kjølvannet av generalforsamling og årsmøte, kan det også følge en del oppgaver for styret. Styret skal følge opp, og gjennomføre alt det som generalforsamlingen/ årsmøtet beslutter (selvsagt med den begrensning at vedtaket er lovlig). Her kan det komme alt mulig, vanligst er kanskje at styret pålegges å utrede forskjellige saker. Generalforsamlingen/årsmøtet kan f.eks pålegge styret å utrede muligheten for oppgradering av utearealene/utvidelse av parkeringsplass/muligheten for å installere heis osv. – mulighetene er uendelige.

En oppgave vi ser at mange synder litt mot, eller tar på med «harelabb», er internkontroll/HMS. Styret har et selvstendig ansvar for gjennomføringen av internkontroll, og skal sørge for at man har et system for oppfølging av HMS. De fleste styrene er flinke til å fange opp, og iverksette tiltak for å redusere risiko, men er ikke alltid like flinke til å dokumentere dette i ettertid. Her finnes det heldigvis løsninger som kan komme styret til hjelp, blant annet Bevar-HMS, som vi har skrevet om i denne spalten tidligere. Ut over de vi har nevnt over, er det et utall forskjellige større og mindre oppgaver som kan falle på styret, men styrets oppgaver er selvsagt også begrenset. En begrensning har vi allerede nevnt: Styret vil ikke kunne ta avgjørelser som i lov eller vedtekter er lagt til andre organ. Ombygging/påbygging, endring av bygg eller grunn, salg av eiendom, endring av vedtekter er bare noen eksempler. I slike saker er det generalforsamlingen eller årsmøtet som fatter beslutning, og styret som følger opp. Det blir for omfattende å gå inn på alt her, men temaet er omtalt i flere forskjellige

jusartikler tidligere (og ligger tilgjengelig på våre hjemmesider). I tillegg til dette er det også en grense for hva boligselskapet, og dermed styret, kan holde på med av sakstyper. Her kan bestemmelsen i brl. § 1-1 være beskrivende for å antyde denne grensen: Man skal gi andelseier bruksrett til egen bolig og drive virksomhet som henger sammen med denne boretten. Styrets oppgaver må altså ha en saklig sammenheng med det å bo, da knyttet til bolig og bomiljø. Hvor grensen går sier seg ofte selv, men kan noen ganger være vanskelig å avgjøre. I slike tilfeller bør man innhente råd fra andre, slik at man er sikker før man fatter vedtak i saken.

Med oppgaver følger også ansvar, noe mange synes er litt avskrekkende. Dette bør imidlertid ikke være noe man trenger å være nevneverdig bekymret for. Det skal svært mye til før et styremedlem kan holdes personlig ansvarlig. Blant annet må handlemåten være markert avvikende fra det man kan forvente av ikke-profesjonelle styremedlemmer.

Vi skal ikke gå nærmere inn på vilkårene for å havne i ansvar, men heller kort se på hvordan man kan unngå det:

- Kunnskap I utgangspunktet vil ikke styremedlemmer i et boligselskap være profesjonelle aktører, men litt basiskunnskap kan likevel være greit å ha. Som styremedlem vil man ha et utall forskjellige kilder for å tilegne seg slik kunnskap, om man ikke har den fra før. En slik kilde kan være kursene vi tilbyr styremedlemmer her hos oss. Dette kan være alt fra et generelt innføringskurs for nye styremedlemmer, til egne kurs om forskjellige juridiske temaer. - Flytte beslutningen Om styret er ukomfortable med en beslutning, og usikre på hvordan øvrige beboere vil reagere, kan man alltid løfte beslutningen opp til behandling i årsmøte/generalforsamling. Da slipper styret å ta beslutningen alene, man blir enige i fellesskap, og ansvaret er fordelt på alle.

- Det enkleste grepet er kanskje en generell «tommelfingerregel»: Ikke gjør noe du tenker vil ta seg dårlig ut om hele borettslaget/sameiet får vite om det. Skulle uhellet først være ute, er det også viktig å huske på at de aller fleste har styreansvarsforsikring som en del av sin bygningsforsikring. Har man forsikringen gjennom Vestbo sin avtale med If, er dette automatisk inkludert. Har man valgt en annen forsikringsløsning, kan dette være lurt å sjekke.

Så, for å komme tilbake til det vi innledet med: Ja, styrearbeid innebærer et visst ansvar, og kan tidvis være krevende. Samtidig får man god mulighet til å utvide sine kunnskaper, bidra positivt der man bor, og ikke minst være med å påvirke eget bomiljø.

Magnar Kvikshaug Taule Rådgiver/jurist Vestbo BBL