D E S É Q U I PE S S O U D É E S
Des réunions utiles Le temps passé en réunion équivaut à plusieurs semaines de travail d'un grand nombre de personnes. Il est donc extrêmement important d'optimiser au mieux ce temps. Pourtant, de nombreuses études ont montré que les réunions étaient plutôt inefficaces et faisaient perdre aux employés un temps précieux qu'ils pourraient utiliser de manière bien plus productive. Il est néanmoins possible de renforcer l'efficacité des réunions, de réduire leur durée et d'augmenter leur productivité grâce à une planification appropriée. Voici quelques conseils pour vous guider tout au long des différentes étapes.
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Définir l'objectif Il convient avant tout de définir l'objectif de la réunion pour avoir l'assurance de rassembler les bons intervenants.
Devez-vous... □ résoudre des problèmes ? □ prendre des décisions ? □ élaborer des plans ? □ partager des informations ? □ exprimer un retour ?
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Confirmer le besoin Demandez-vous si le fait de rassembler physiquement les personnes est vraiment nécessaire. Bien qu'il y ait de nombreuses raisons valables et bénéfiques d'agir ainsi, certains objectifs peuvent être atteints par e-mail ou toute autre communication ne perturbant pas le flux de travail. N'organisez jamais une réunion « par simple habitude ».
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Planifier l'ordre du jour Un ordre du jour est essentiel afin que la réunion porte essentiellement sur l'objectif final souhaité. Il est indispensable d'avoir une vision claire de l'objectif de chacun des éléments pour garantir l'efficacité des conclusions. Soyez efficace en respectant le temps de chacun en incorporant uniquement des activités nécessitant réellement la présence des participants. Assurez-vous également de leur implication en classant les points de discussion de manière à les faire participer activement, aussi rapidement que possible.
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Prendre en compte la durée Soyez réaliste quant au temps dont vous avez besoin pour arriver à une conclusion efficace pour chacun des points figurant à l'ordre du jour. Gardez à l'esprit que l'attention faiblit après 20 minutes. Si votre réunion dure plus longtemps, il est recommandé de changer de sujet, de présentateur, d'activité ou de format au moins toutes les 20 minutes. Ne poursuivez jamais au-delà d'une heure et demi sans pause de 10 à 15 minutes. Gardez à l'esprit que la capacité de concentration peut faiblir en raison du besoin de faire une « pause de confort ».
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Sélectionner les participants Il est essentiel en termes de productivité de rassembler l'intégralité des personnes concernées pour permettre le partage d'idées pertinentes et la prise de décisions. Réfléchissez aux collaborateurs devant être présents à la réunion pour atteindre l'objectif souhaité. Évaluez l'intérêt d'inclure chacun des participants et informez-les (à l'avance) de la manière dont vous souhaitez qu'ils interviennent/ce qu'ils peuvent en retirer. Demandez-leur s'ils pensent que d'autres personnes devraient être invitées. Dans le même temps, évitez d'inviter des personnes qui risqueraient de perdre du temps et dont la présence est susceptible de rallonger la durée de la réunion ou de la faire dévier vers un thème hors sujet.