Hallbarhetsrapport 2016 by Staples

Hållbarhetsrapport 2016

Vårt engagemang för en hållbar framtid Verka För Mångfald Bidra Till Samhallet Ta Ansvar För Miljön Praktisera God Affärsetik

Förord Information om rapporten Introduktion till vårt hållbarhetsarbete Miljö Etik Kvalitet Mångfald Samhällsansvar Global Reporting Index Checklista

03 04 09 11 28 34 40 44 48

Förord Under 2016 arbetade vi vidare med vårt engagemang inom hållbarhetsområdet genom vår verifierade egendeklaration för ISO 26000, koordinerad via SP. Samtidigt blev 2016 ett händelserikt år hos oss på Staples; vi lade ett bud på vår största konkurrent i början av året som blev avslaget i USA, vilket gjorde att vi fick agera snabbt och flexibelt för att uppdatera vår strategi. Vi utvecklade vårt säljprogram i Norden, slog ihop vårt danska lager med det svenska i Växjö, integrerade Staples Brandpartner som en del i vår organisation och påbörjade arbetet med att sammanfoga våra nordiska enheter för att dela best practice och kunna möta våra kunders behov med än mer kompetens och flexibilitet. Som en följd av ovan och för en så effektiv hantering så har vi också valt att sammanföra hållbarhetsredovisningarna för Sverige, Danmark och Norge – till en Nordisk. Hållbarhetsredovisningen 2016 ingår i vår globala ambition att transparent visa vår utveckling, vårt engagemang och vårt arbete inom hållbarhetsområdet. Du kan läsa mer om vårt arbete globalt via https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_ us/corporate-responsibility.html. En tydlig gemensam hållbarhetsvision genomsyrar våra globala och lokala aktiviteter och vi har enats om att vi skall: • Bli erkänt ledande inom hållbarhet på den globala marknaden • Vi ska minimera våra koldioxidutsläpp och hjälpa våra kunder till detsamma • Vi ska minimera avfall från vår verksamhet och hjälpa våra kunder till detsamma • Vi ska tillhandahålla ett komplett miljömedvetet sortiment och till det koordinerade tjänster • Vi ska engagera våra medarbetare och ge tillbaka till samhället

Vår globala miljöpolicy, som lever upp till kraven i ISO 14001-standarden, skall vara djupt implementerad i vår verksamhet och är ramverket för vårt arbete. I vår hållbarhetsredovisning finner du mål som knyter an till dessa ambitioner. Något som präglar vårt hållbarhetsarbete under 2016 är vår utveckling och implementering av vårt Easy on the Planet-program; ett program där vi arbetar tillsammans med våra kunder för att nå deras och våra hållbarhetsmål. Våra ambitioner att minska vårt gemensamma koldioxidfotavtryck är fortsatt under press och likt tidigare år är andel små order den stora anledningen. Därför är en stor och viktig del i programmet arbetet med att minska just småorder, samt fokusera på att köpa miljömedvetna produkter. När våra kunder förbättrar sig inom dessa områden planterar vi träd å deras vägnar och tillsammans med vår samarbetspartner, Plant for the Planet. Vi kommer att fortsätta arbetet under 2017 och i alla dialoger med våra kunder ta bra diskussioner till konkret handling. Vi vill tacka våra medarbetare, kunder, samarbetspartners, leverantörer och andra intressenter för ett bra samarbete under 2016. Vi ser fram emot nytt år med nya framsteg inom hållbarhetsområdet, vi tillsammans!

Mats Karlsson VP & Managing Director Staples Sweden, Denmark, Finland & Norway Staples Solutions

Information om rapporten

Rapporten är utarbetad efter ramverket för rapportering som är satta av Global Reporting Initiative (GRI), version 4. Hållbarhetsredovisningen omfattar Staples sociala, miljömässiga och ekonomiska ansvarsområden och beskriver vår företagspolicy för miljö, kvalitet och socialt ansvarstagande.

Rapporten skall vara enkel att följa från år till år och ämnar därför följa samma struktur och jämför, där det är relevant, samma data från tidigare år. Staples internationella hållbarhetsredovisning finns tillgänglig på https://www.staples.com/sbd/cre/ marketing/about_us/corporate-responsibility.html där det också går att finna historiska data såväl som uppdaterade mål för hela koncernen. Denna rapport gäller far Staples Sweden AB, Staples Danmark ApS, Staples Norway AS och Staples Connect och täcker alla enheter i organisationen; Staples Advantage, Staples Direct/Online, Staples Retail (dock inte Retail i Norge, utan enbart Sverige), och Staples Connect. Information om de olika delarna finns på www.staplesadvantage.se, resp. www.staplesadvantage.dk och www.staplesadvantage.no.

Detta är den första gemensamma hållbarhetsredovisningen för Staples Nordics (den femte för Sverige och Norge och tredje för Danmark), vilken ingår i ett led av rapporter för Staples internationellt, som årligen har rapporterat om sitt samhällsansvar sedan 2005. Rapporten ämnar jämföra data för 2015/2016.

Rapporten syftar till de nordiska länderna om inget annat anges i texten. Vid frågor om rapporten eller ytterligare information om Staples hållbarhetsarbete, vänligen kontakta vår Miljö-, Kvalitets- och CSR-chef för Staples Nordics: Amanda Mellqvist, amanda.mellqvist@staples.com

Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS och Staples Norway AS arbetar målinriktat med miljö-, kvalitets- och hållbarhetsfrågor och vill genom denna rapport ge en överblick över det arbete som bedrivits inom dessa områden under 2016. Rapporten skall vara av praktiskt värde för våra kunder, leverantörer och andra intressenter; för jämförelse och välbalanserad representation av prestanda, konkreta resultat och våra mål.

Företag

Staples Sweden AB

Staples Denmark ApS

Staples Norway AS

Postadress

Humlegatan 15, P.O Box 1777, SE-501 17 Borås

Korskildelund 6, DK-2670 Greve

Per Kroghs Vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuseth. NO - 1001 Oslo

Kontaktperson

Amanda Mellqvist, amanda.mellqvist@staples.com

Organisationsnummer

556091-3591

27 98 50 17

916950381

Staples Inc startade 1986 i Boston och har sedan dess vuxit till en branschledande organisation, som idag återfinns i 25 länder med dryga 83 000 anställda. I Sverige och Norge har Staples funnits sedan 2008 då Corporate Express köptes upp av koncernen, men företagsnamnet byttes ut först 2010. I Danmark har Staples funnits sedan 2010. Vi är drygt 600 anställda i Sverige och Danmark, med ett gemensamt huvudkontor i Borås, och 250 anställda i Norge med huvudkontor i Oslo. I Sverige återfinns även 11 butiker runt om landet. Vår vision är att kunna erbjuda ”alla produkter ditt företag behöver för att lyckas”, genom vårt breda produktutbud.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Våra säljkanaler

Vi har som mål att kunna möta alla våra kunders behov – oavsett om de är privatkunder, små, medelstora eller stora företag inom privat eller offentlig sektor. För att uppnå så många olika kunders behov har Staples satsat på att kunna erbjuda ett så brett produktsortiment som möjligt, och kunna bistå med skräddar-sydda lösningar efter specifika kund-behov. Vi erbjuder därför inte bara ett brett produktsormtiment utan även lösningar som skall underlätta våra kunders dagliga verksamhet och effektivisera deras inköp. I Sverige är Staples organisation uppdelad i områdena – Staples Advantage, Staples Direct, Staples Retail Staples Connect och Staples Brandpartner. I Danmark återfinns Staples Advantage och Staples Direct och i Norge Staples Advantage, Staples Retail och Staples Online.

Staples Advantage

På Staples Advantage tar vi hand om våra avtalskunder – större företag (mer än 20 anställda) och offentlig sektor, och räknas som Staples B2B-avdelning. Vi utformar kundunika upplägg för lägsta möjliga totalkostnad samt åtgärdsprogram för att kontinuerligt jobba för minskade kostnader och miljöpåverkan. Produktsortimentet uppgår till ungefär 25 000 st artiklar i Norden, vilka kan beställas via webb, e-post, fax, telefon eller i butik.

Staples Online

Staples Online riktar sig till privatpersoner, mindre företag (0-20 anställda), och föreningar genom e-han-

del och traditionell postorderverksamhet. Staples Online är den sektor där kunder kan handla avtalsfritt till konkurrenskraftiga priser. Även här finns det möjlighet för våra kunder att handla miljömedvetet, genom vårt breda sortiment av miljömedvetna produkter och tjänster.

Staples Retail

Staples Retail är benämningen på vår butikskedja, och återfinns med 12 och 22 butiker i Sverige, respektive Norge. Butikerna är till för både privatpersoner och avtalskunder, vilket bl.a. underlättar för våra avtalskunder när det är bråttom samt ger privata konsumenter tillgång till flera tusen unika artiklar från vårt breda produktsortiment. Butikerna kan också bistå med att hjälpa kunder beställa från vårt övriga sortiment, för att säkerställa snabb leverans men också miljömedveten transport.

Staples Connect

Staples Connect levererar rena IT konsulttjänster, servicetjänster av IT hårdvara, skrivare och multifunktionella produkter, konferensteknik och allt till detta tillharande kring- utrustning & teknik. En av tjänsterna; IT Online erbjuder en proaktiv övervakning och åtgärd på distans samt på plats hos kund till ett fast pris per enhet.

Staples Brandpartner

Staples Brandpartner förser våra kunder med ett brett utbud av profilprodukter, trycksaker, arbetskläder och personligt skydd och skapar kundunika lösningar utefter kundens behov, situation och önskemål.

Bolagsstyrning

Huvudägare till Staples rörelsedrivande bolag i Norden är det amerikanska, publikt noterade bolaget Staples Inc. För bolagen i Norden leds styrelserna av ordförande tillika finansdirektören för Staples i Europa, Mats Karlsson samt 2-3 representanter för ledningen i de lokala bolagen. Den lokala förankringen i bolagets styrelse och ledning är av stor vikt för den internationella koncernens möjligheter att verka

på marknaden med följsamhet mot såväl konsumtionsmönster, trender, ekonomisk utveckling likväl som för att bevaka förändringar i lagar och regler på marknaden.

Ekonomiska resultat 2016 Sverige

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2013-2016 för Staples Sweden. 2016/17

2015/16

2014/15

2013/14

Nettoomsättning

kkr

1.532.190

1.559.021

1.594.405

1.579.514

Resultat efter finansiella poster

kkr

117.303

116.926

97.817

108.701

Balansomslutning

kkr

775.099

857.929

973.159

878.723

Medeltalet anställda

334

363

385

384

Soliditet

31,6

38,2

41,9

41,3

Ekonomiska resultat 2016 Danmark

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2013-2016 för Staples Denmark. 2016/17

2015/16

2014/15

2013/14

Nettoomsättning

kkr

164.493

179.192

198.815

224.972

Resultat efter finansiella poster

kkr

645

619

299

-582

Balansomslutning

kkr

52.825

109.999

92.013

105.130

Medeltalet anställda

Soliditet

80,5

24,3

N/A

Ekonomiska resultat 2016 Norge

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2013-2016 för Staples Norge AS (Advantage). 2016/17

2015/16

2014/15

2013/14

Nettoomsättning

1.546.095.932

1.614.362.001

N/A

Resultat efter finansiella poster

136.863.647

66.848.333

N/A

Balansomslutning

776.313.135

796.406.754

N/A

Medeltalet anställda

299

353

N/A

Soliditet

45,4

47,3

N/A

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Våra intressenter Identifiering och urval av intressenter

Vi har identifierat flera olika intressenter som både påverkar och påverkas av de aktiviteter vi som företag gör. Staples har även identifierat hur processerna berörs av de olika intressentgrupperna. De 12 olika övergripande intressentgrupper nedan berör och berörs av vår verksamhets aktiviteter på olika vis och med olika vikt. ”Allt börjar och slutar med kunden”, vilket är tydligt i vår intressentanalys där denna intressentgrupp berörs av nästan samtliga processer. Utifrån processperspektivet involveras olika intressenter vid utveckling av vår verksamhet. • • • • • • • • • • • •

Kunder Medarbetare Leverantörer/Partner Frivillighetsorganisationer Samhälle Myndigheter Fackliga organisationer Investerare Moderbolag Branschkollegor Miljö och natur Media

Formerna för intressentengagemang och intressentdialog

Våra intressentdialoger bedrivs dagligen via exempelvis presentationer och möten. Våra dagliga dialoger med kunder ger en direkt återkoppling där vi hoppas kunna bidra till deras egna hållbarhetsarbete. Vi blir ofta inbjudna till dialog kring vårt hållbarhetsarbete som en input till det kundens egna och vårt gemensamma hållbarhetsarbete. Vi genomför även formella kundundersökningar i våra säljkanaler samt medarbetarundersökning. Vi är medlemmar och medverkar vid möten i: • • • • • • •

Branschorganisationen KEPA Svanens Nätverk – Köp miljömärkt Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) Lek- och Babybranschen CSR Väst CSR Väst Hållbara Inköp SOfEA – Sustainable Office European Association

Nätverken ger oss en god möjlighet till dialog, input och en grogrund för samarbeten, lokalt och globalt.

Sammanfattning av genomförd intressentdialog 2016 med våra största intressentgrupper:

b å ll m h a e n m s ys ll a h stä gene, sc oda r e k Sä ling kor g r. u t v e c k g s v ill o c h s s e n s betalnikurren roce iv k on budsp kt ffe an e urs t res CR , l ta r l h en ma ntro ljö oc o s k e a i örs pr , s Leverant etik, m n, ner e t o ö i , m vis ing ar, re p n m ö ng sho rsbed isni Leverantög, redov work n utvärderi

io be ner te ,

ite t,

ra en hållbar tillväx nereastning till aktieägat e G avk re r hänsyn till vår d me som taetags ansvar t för

Sk ap a

Hå llb ar

M iljö ko ns e

företagsledning, pol ning, ik, korruption, häls icies, r y t a och , et äkeret ars Äg ategier s str

ninga r Rap rdering ä utv CR

e etar arb

g bola r e d ssmeddelanden, index, Mo er, pre port ar, medarbetarundersök

r, te kä n, e

n tyr ars Äg

a a d a en rt re s vka hål fö o m s t l b a r n re t a t a r i n g t i t il l v ä x t g s h ä ll ing an nsyn s va ti ll sä , eti r. ke k, k ret or , s rup rte tra tion teg r, ier , hälsa o pr ch CR es -u sm tvä ed rde dela rin nde ga r n, inde x,

d amtal, informationsmöten, Me etars ter, nyhetsb r e v , i n , rappor darb Me kningar dier, utbildning och kursetranät, r, sö me ngsmöten, kick-off i der iala un soc vdeln a ö, säkerhet, bra a, Milj Häls llanden, karriärsmöjlighe å förh r, lönesättning och bon ter ets us e arb kurs sarbete, motivation , d l a och mångf lla ett tryggt och erstä Säk ikande arbetsliv med ber gerande medarbetare. a eng

r ne me äg tie v å

Ge er

o pp Ra

r ra te es Inv

Möten, kun redovisn dunders ingar ökn , pr ing es , wo entasprese rks io n ho ne tat p r, s io Tillgän am ne kunderser glighet ar r, e , ko vice, be n small ord ers, produ nkurr t lever retur- ktsä ens ke kr ans o c säk h rh af Levera k re et t, e v god k alitets rhet klam , m k u samarb ndes prod och ati ilj ete er u v utve för e vice kter illk ckl n oc , m ing hå h llb , t, ent lite tim er, va sor utin ö sr on or ed

01 140 ISO , r ga nin riv ng k s i be ﬁer a, ns erti häls e v c ng, e å g k till urs ning s e t r t, äm al äx rh inim llv åte d mn e m a xt verk lil väöpå t ilj m

ar s t t,

r tu

Mi ljö &

Kunder

r tne r a rer/P Leverantö

Våra intressenter Interaktion/aktivitet/dialogform Intresse/innehåll Samarbete och målsättning

I samband med vår revision för ISO 26000 intervjuade revisorn kunder, medarbetare och fackliga representanter i syfte att säkerställa hur väl vi lever upp till egendeklarationens och därmed ISO 26000 krav på vårt hållbarhetsarbete. Rapporten skall vara av praktiskt värde för våra kunder, leverantörer och andra intressenter; för jämförelse och välbalanserad representation av prestanda, konkreta resultat och våra mål.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Introduktion till vårt hållbarhetsarbete

Introduktion till vårt hållbarhetsarbete Vårt ansvarstagande

Vårt företagsansvar (CR) är uppbyggt kring fyra pelare - samhälle, mångfald, miljö och etik

Samhälle: Bidra Till Samhallet

Vi ska verka för en positiv påverkan på de samhällen där våra medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbete, volontärarbete och donationer.

Mångfald: Verka För Mångfald

Vi värdesätter mångfald i medarbetares bakgrund, idéer och tankar. Allas lika värde är en självklarhet som genomsyrar rekryteringsprocess såväl som belöningssystem.

Miljö: Ta Ansvar För Miljön

Vi förpliktigar oss att minimera och förebygga miljörisker och annan negativ miljö-påverkan från vår verksamhet. Vi koncentrerar oss inte enbart på miljöpåverkan från våra egna aktiviteter utan arbetar för att göra det enklare för våra kunder, medarbetare och leverantörer att värna om miljön.

Etik: Praktisera God Affärsetik

Vi ska alltid agera etiskt korrekt. Vi värdesätter ärlighet, rättfärdighet och integritet högt och agerar om problemställningar uppstår. Vår Etikkod skapar ett tydligt förhållningssätt far våra anställda och vår uppfarandekod skapar tydliga farväntningar på våra leverantarer. Vi tror att genom att ta ett aktivt ansvar för vår gemensamma framtid blir vi en attraktiv arbetsgivare, samarbetspartner och samhällsaktör och skapar möjligheter för oss att växa lönsamt och ansvarsfullt.

Mål, strategi och förankring

Inom vårt hållbarhetsarbete är kvalitet ett starkt ledord. Genom strategier och målsättningar säkrar vi att dessa pelare ingår i vår dagliga verksamhet, med rötter i ledningsgruppen genom kontinuerlig målutvärdering och tydliga handlingsplaner för alla delar av vår verksamhet. Redan 2010 togs ett ledningsgruppsbeslut att arbeta mot en ISO 26000 verifiering och 2015 genomfördes revisionen och Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS och Staples Norway AS blev först i branschen med att via ”Svensk specifikation SIS-SP 2: 2015 Socialt ansvarstagande – Systematisk egendeklaration” bli verifierade mot ISO 26000 av SP. Följande avsnitt kommer att förklara strategi, mål och utveckling över tid för Staples hållbarhetsarbete. För policies och ytterligare information om vårt hållbarhetsarbete, vänligen se www.staplesadvantage.se, www.staplesadvantage.dk eller www.staplesadvantage.no

Vårt arbete mot att bli ledande inom hållbarhet Socialt ansvarstagande – verifiering ISO 26000 Egendeklarationen, SIS-SP 2: 2015 består av 77 frågor som vi besvarade. SP Sveriges Tekniska Forskningsinsti¬tut verifierade svarens trovärdighet och kunde verifiera detta. Därmed blev vi, som först i branschen, verifierade mot ISO 26000:2010. ISO 26000: 2010 består av sju principer för socialt ansvarstagande. Dessa principer tillsammans med de principer som är specifika för varje huvudområde, genomsyrar våra processer, rutiner och ambitioner. Denna hållbarhetsredovisning är exempelvis, en del i vår strävan att vara transparenta i vår utveckling inom socialt ansvarstagande, miljö och kvalitet. De sex huvudområdena som standarden är uppbyggd kring, är en naturlig del av våra rutiner och processer: • • • • • • •

Verksamhetsstyrning De mänskliga rättigheterna Arbetsförhållanden Miljö Goda verksamhetsmetoder Konsumentfrågor Samhällsengagemang och utveckling

De 7 principerna för socialt ansvarstagande

Ansvarighet

Transparens

Etiskt uppförande

Respekt för intressenternas intressen

Respekt för rättstatens principer

Respekt för intressenternas intressen

Respekt för rättstatens principer

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Miljö

Ta Ansvar För Miljön

Mål och strategi

På Staples är vår vision att skapa goda affärs- och miljömässiga fördelar - för oss själva, våra kunder och våra samhällen - genom att visa vägen när det gäller hållbara affärsmetoder. Vi arbetar för att uppnå denna vision genom ett fortsatt fokus på inköp av fler hållbara produkter, förbättra våra erbjudanden om materialåtervinning och andra gröna tjänster, maximera vår energieffektivitet och användning av förnybar energi, samt eliminera tänkbart slöseri. Detta ska vi uppnå genom att; 1. Vi ska etablera Staples International som den kontorsmaterialsleverantör som tar störst ansvar i de regioner och kanaler som vi verkar inom 2. Vi ska minimera våra koldioxidsutsläpp och hjälpa kunder att göra detsamma 3. Vi ska erbjuda våra kunder ett komplett utbud av hållbara produkter och tjänster 4. Vi ska optimera återvinningen av tekniska produkter 5. Vi ska minimera vårt avfall och hjälpa våra kunder att göra detsamma

Globala mål – till 2020 Erbjuda våra kunder hållbara produkter och tjänster

Återvinna 100% av våra elprodukter

Nollvision för avfall, samt hjälpa våra kunder att uppnå detsamma

Maximera energieffektivitet och nyttjandet av förnybar energi

Bli erkända som en global ledare inom hållbarhet

Lokala mål 2016

Våra lokala miljömål baseras på risk- och miljöaspektutvärdering i enlighet med ISO14001, ISO 26000:2010, våra globala utmaningar samt årliga prestandamätningar. Vi eftersträvar ett proaktivt, målinriktat, strategiskt och pragmatiskt miljöarbete. Våra övergripande miljömål konkretiserar vår långsiktiga vision med att minimera vår miljöpåverkan, engagera våra medarbetare och leverantörer samt driva utvecklingen inom vår bransch. Här presenteras våra lokala miljömål för 2016.

Lokala miljömål 2016 •

Vi ska minimum ha en Perfect Order på 92,5% under 2016

•

Antalet ”Small Order”, order under 500 SEK/DKK, skall ligga på max 25% vid utgång av 2016

•

Easy on the Planet produkterna ska överstiga 2 700 i antal och för Danmark 1 800 st under 2016

•

Försäljningen av EOTP-produkter skall vara 43% för Norge

Perfect order kallar vi order som gått felfritt från beställning till leverans; rätt produkt, tid, plats, mängd och kvalitet ”Small Order” är order under ett värde av 500 SEK/ DKK/NOK. 3 Easy on the Planet (EoTP) är vårt miljökoncept där vi lyfter fram produkter som är antingen innehar en tredjeparts miljömärkning eller har miljömässigt bättre egenskaper och uppfyller Staples kriterier för EoTP. 1 2

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Vårt arbete mot att bli ledande inom hållbarhet Miljöcertifiering samt socialt ansvarstagande

Staples Nordics är certifierade mot ISO14001, ett certifikat vars implementering vi värdesätter högt. 2015 fick vi ytterligare ett kvitto på vårt arbete inom miljö; verifieringen mot ISO 26000 via SP innehåller även miljökrav som ska uppfyllas. Vi har ett integrerat ledningssystem som omfattar både miljö, socialt ansvarstagande och kvalitet. Genom ledningssystemet kan vi observera, kontrollera och förbättra vår miljöprestanda, samtidigt som det hjälper oss att hålla oss a jour med rådande lagstiftning och ökar våra

prestationer. I Sverige har vi varit ISO14001-certifierade sedan 1997 och i Danmark sedan 2008. Sedan 2013 har vi ett gemensamt certifikat mellan Staples i Sverige och Danmark. Staples Norway Advantage är sedan 2012 en del av certifikatet. 2015 utökades certifikaten till att även omfatta Staples Connect Sweden AB. Totalt omfattas 36 siter över 3 länder av certifikaten. Det gemensamma ledningssystemet utgör en god plattform för erfarenhetsutbyte och diskussioner.

Staples har 84 st anläggningar som är ISO 14001-certifierade i: Australien, Belgien, Danmark Nederländerna, Norge, Nya Zeeland, Portugal, Spanien, Storbritannien, Sverige och Tyskland.

Miljöfokus på Staples

Vi eftersträvar ett proaktivt, målinriktat, strategiskt och pragmatiskt miljöarbete.

Historik

Vi har arbetat länge med miljöfrågor. Redan 1985 slutade vi använda packchips som fyllnadsmaterial som vi packade våra varuleveranser med, vi har lanserat miljökataloger och ökat andelen miljömedvetna produkter. Läs gärna mer om vår historik på vår hemsida.

Intern utbildning För att förstärka vårt miljötänk inom den egna organisationen, genomförs årligen utbildningar och workshops med medarbetare. För att även gå från ord till handling sker fortlöpande miljöanpassning av våra egna arbetsplatser och verksamhet som bland annat inkluderar tjänsteresor, produktval för det egna arbetet och energi. Som en del av vår miljöstrategi lär vi upp alla våra medarbetare i miljöarbetet, och guidar den enskilde medarbetaren till rätt miljöfokus i dennes roll i organisationen. Till exempel kan en säljare få uppdatering om hur man bäst säljer och marknadsför mer miljömedvetna produkter och hur man kan förenkla miljömedvetna val på kontoret, medan en lagerarbetare kan få utbildning i hur plock och pack ska ske med minimalt spill för att gå i linje med vårt engagemang för grön logistik. Staples Soul Day Varje år genomförs Staples Soul Day, med fokus på de fyra pelare som utgör grunden för vårt hållbarhetsarbete: etik, mångfald, miljö och samhälle. Under

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

en hel dag utbildas anställda i vårt hållbarhetsarbete, samt deltar i diskussioner kring många viktiga ämnen som till exempel miljö, mångfald, samhällsengagemang och etik. Under 2016 genomfördes ett sådant tillfälle. Här engagerar vi våra medarbetare till att förstå utmaningarna och vilja vara en del av lösningen, samtidigt som vi ser till att alla är väl införstådda med våra grundvärderingar. Detta utbildningstillfälle är obligatoriskt för alla nyanställda, men personer som är anställda sedan tidigare är också varmt välkomna att delta. Earth Day I samband med Earth Day, som är ett globalt event, uppmärksammas våra medarbetare lite extra på att ta hänsyn till miljön och vi passar också på att lägga lite mer ingående fokus på vår miljö-pelare. 2016 genomförde vi en europeisk Sustainability Campagin, där våra medarbetare uppmuntrades att ta sig till jobbet på ett mer klimatsmart vis; genom promenad, cykling eller samåkning.

Samarbete med våra intressenter för en bättre miljö Vi arbetar med både kunder, leverantörer, medarbetare och icke-statliga organisationer för att uppnå våra miljömål. Exempelvis arbetar vi med att stötta våra kunder i konkret hållbarhetsarbete, såsom att byta ut produkter till mer miljömedvetna alternativ. Vårt arbete med att inkludera kunder och leverantörer i vårt hållbarhetsarbete uppmärksammades även vid vår verifiering mot ISO 26000 av SP men även redan 2011 av Miljöstyrningsrådet som gav oss utmärkelsen ” Årets Utmärkt Gröna Leverantör 2011” Staples har i flera år erhållit ett nära samarbete med Miljömärkning Sverige AB och Stiftelsen Miljømerking i Norge, som bland annat är länkade till Svanen och EU-Blomman och ansvarig för utveckling av nya uppsättningar av kriterier för Svanen-märket. Svanen-märket är ett starkt miljömärke inom branschen. Vi är även aktiva medlemmar i CSR Väst, CSR Väst Inköpsklubb, Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) och SOfEA (Sustainable Office European Assocation) och arbetar tillsammans med Plant for the Planet – en av världens ledande organisation för trädplantering. Globala utmärkelser 2016 •

För trettonde året i rad blev Staples en del av Dow Jones Hållbarhets-index (DJSI), för 2016/2017. DJSI mäter resultaten hos de ledande företagen inom hållbarhet på ett globalt plan

•

Tilldelad EPAs 2016 Sustainable Materials Management Electronics Challenge Champion Award for främjandet av ansvarsfull återvinning av elektronik.

•

Staples vann Staples ENERGY STAR Partner of the Year - Sustained Excellence - i USA; det sjunde året i rad som vårt arbete inom området blivit uppmärksammat

Minimera våra koldioxidsutsläpp och hjälpa kunder att göra detsamma Credit360 är ett mjukvarusystem som riktar sig främst till CR-aktiviteter och mätningar inom de fyra pelarna som utgör vårt hållbarhetsarbete. Genom detta verktyg kan vi samla in och behandla större mängd data från fler siter och gör vår hållbarhetsrapportering omfattande och representativ för våra globala aktiviteter. Det ger oss också möjligheten att skräddarsy våra hållbarhetsrapporter till våra intressenter ännu bättre, genom att dela upp rapporten i specifika geografi ska eller affärsmässiga områden. Credit360 ökar noggrannheten, transparensen och skopet av den information som vi mäter i våra nyckelområden för CR.

För att kunna minimera våra koldioxidutsläpp har vi tagit flera olika initiativ. Det första steget att ta är att kunna, på ett effektivt sätt, mäta hur mycket koldioxid organisationen genererar, för att kunna göra framtida mätningar och prioritera viktiga påverkningsområden. Genom Credit360 kan vi mäta våra utsläpp för olika områden i organisationen. De initiativ Staples tagit, både globalt och lokalt, för minskade koldioxidutsläpp är: • Köpa ”grön” energi och satsa på RECs (Renewable Energy Certificate System) • Uppgraderade ventilations- och värmesystem • Utbilda våra medarbetare inom miljö med inriktning på koldioxidutsläpp och konsekvenser av dessa • Initiativ för grönare transportflotta tillsammans med våra transportörer • Inlett samarbete med Plant for the Planet

I slutet av 2016 hade vi 643 st ENERGY STAR verifierade byggnader inom Staples.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Globala höjdpunkter 2016 • Vi reducerade vår energikonsumtion genom våra 643 st EnergyStar certifierade byggnader samt genom våra 33 byggnader med solpaneler i USA och anläggningar i Europa • Staples Europe har inlett ett samarbete med Plant-for-the-Planet, en av världens största trädplanteringsorganisationer. Genom att plantera träd på våra kunders vägnar vill vi förbättra vår gemensamma miljöpåverkan. Staples Nordics planterade 43 385 träd under 2016.

Minska våra koldioxidutsläpp 900,000 800,000 700,000

826 306,1

801 553,4

769 831,9

600,000 500,000 400,000 300,000 200,000 100,000 Kg/CO2e

2014

2015

2016

Tabellen visar värden för våra nordiska enheter sammanslaget. Under 2015 tillkom Staples Connect till Sverige. Under 2016 tillkom även Staples Brandpartner, men lagret i Danmark stängdes ner vilket innebär ökade siffror från 2014 men ingen ökning mellan 2015/2016.

Elanvändning 8,000,000 7,000,000

7 465 800

7 115 463

7 436 353

2015

2016

6,000,000 5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 kWh

2014

Tabellen visar våra nordiska enheter sammanslaget.

Vattenanvändning 7,000 6,000

6 103

5,000 4 746

4 793

2014

2015

4,000 3,000 2,000 1,000 m3

2016

Vattenanvändningen ökade markant vid vårt norska lager under 2016. Det finns ingen naturlig förklaring till ökningen och en utredning pågår.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Lokalt mål 2016

Resultat 2016

Antalet ”Small Order”, order under 500 SEK/DKK/NOK,

SE: 33,3%

skall ligga på max 25% för SE/DK och

DK: 43,6%

16% för NO vid utgång av 2016

NO: 15,1%

Small Order Calculator

Vi har en oroväckande trend med små order som går iväg från vårt lager. Inköpsmönstret har ändrats under årens gång. Man förväntar sig produkten man behöver omgående, om det så rör sig om enbart ett block eller ett paket pennor. Resultatet blir många små order som går iväg från vårt lager med en onödigt stor negativ miljöpåverkan och hög processkostnad. Vi genomförde kraftiga åtgärder i syfte att stävja trenden med små order; vi har satt in avgifter för order med låga värden, informerat kunder, utbildat säljare. Dessvärre håller trenden i sig. För Staples Norway har insatserna visat resultat och vi visar en fin trend med minskade småorder.

Easy on the Planet-programmet

Under 2016 stärktes vårt samarbete med organisationen Plant-for-the-Planet. Plant-for-the-Planet är en NGO som arbetar med att plantera träd samt utbilda barn i att bli klimatambassadörer. Vår ambition är att tillsammans med Plant-for-the-Planet skapa ytterligare ett incitament för våra kunder att minska andelen små order, dvs. plantera träd för våra kunders räkning när de minskar andelen små order. Samarbetet påbörjade under 2015 och rullade ut i större skala under 2016 när vi identifierade kunder som kan ta del av programmet.

I och med samarbetet med våra kunder och Plant för the Planet planterades 43 385 träd för våra nordiska kunders räkning under 2016 Under 2016 stängde vi vårt lager i Danmark och slog ihop det med vårt svenska centrallager. I samband med stängningen av lagret gick det ut fler småorder än vad som vanligtvis skulle tillåtits, något som gör att talen för Danmark ökade kraftigt. Vår förhoppning är att dessa skall visa en mycket lägre siffra under 2017.

Notera att definitionen för en Small order 2014 – 2016 är ordervärde under 500 SEK/DKK/NOK. Andelen Small Order 50%

Norge Sverige Danmark

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

2014

2015

2016

Vänligen läs om utmaningen med små order på föregående sida Antal levererade paket till kunder Tabellen visar våra nordiska enheter sammanslaget. 7,000,000 6,000,000

6 210 257 5 712 098 5 371 975

5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 0

2014

Företagsansvar

2015

Vårt engagemang för en hållbar framtid

2016

Erbjuda våra kunder hållbara produkter och tjänster Produktsortiment Easy on the Planet och Sustainable Earth Vi arbetar ständigt med att utveckla ett miljömedvetet produktsortiment, och ha ett nära samarbete med våra leverantörer för nya och mer miljövänligare produkter. Det är viktigt att inte bara se till själva produkten, utan även produktionen, leveransen och livscykelaspekterna som är ett resultat av varje produkt och produktgrupp. Easy on the Planet är konceptet som rymmer en grupp noggrant utvalda produkter som uppfyller våra särskilda miljökriterier. I Norden (Sverige, Danmark och Norge) kunde vi erbjuda 5 145 artiklar ur vårt “gröna” utbud under 2016. Globalt har vi över 14 000 artiklar inom ramen för detta ”gröna” koncept. Staples använder tillgängliga standarder, riktlinjer och certifieringar för att identifiera produkter som uppfyller kraven för Easy on the Planet. Däremot indikerar ikonen i sig inte att en produkt har certifierats som “grön” eller att den uppfyller en viss tredjepartsstandard, och ska därför inte klassas som en egen miljöcertifiering. Som företag fortsätter vi att granska och ändra de kriterier som används för att identifiera dessa produkter, för att se till att de är tillitsfulla och lämpliga. För fullständiga kriterier besök vår hemsida. Sustainable Earth är Staples egna serie med högpresterande miljömedvetna produkter. Sustainable Earth-produkterna är producerade av förnybara resurser, återvunnet och/ eller komposterbara material.

Vi förstår att våra samarbetspartners eller kunder kan ha olika definitioner eller idéer om vad som är en miljömedveten produkt. Det är därför vi alltid försöker vara noga med detaljerna för de miljöfördelar som har resulterat i Easy on the Planet-kategoriseringen så att alla kan bestämma vilken produkt som uppfyller sin egen definition av “grön”. Du kan även läsa mer om Easy on the Planet och få tips på hur du kan skapa ett mer hållbart kontor genom att kika på vår hemsida. SOfEA (Sustainable Office European Association) Staples är finanserande medlem av den euroepiska icke vinst-drivande organisationen SOfEA (Sustainable Office European Association). SOfEA grundades i mars 2014 och har idag 26 medlemmar inom kontorsmaterialindustrin. SOfEA’s mission är att skapa ett enket EU branschgemensam miljöklassificeringssystem för att uppmuntra innovativa, miljöeffektiva och ansvarsfulla kontorsprodukter genom att ta hänsyn till kundernas krav, befintliga standarder, miljömärkningar och europeiska metoder som är tillgängliga och trovärdig för slutanvändare, tillverkare och distributörer. Tillsammans med leverantörer och branschkollegor vill vi bidra till att göra det enkelt för våra kunder att jämföra produkters miljöprestanda och göra ett aktivt val. Staples är aktiva i SOfEA’s styrelse samt i arbetsgruppen som arbetar fram metodiken.

Vi kan globalt erbjuda mer än 14 000 produkter med miljömedvetna egenskaper i våra butiker och på nätet. Dessa produkter står för över 5.6 miljarder USD i årlig försäljning.

Miljölösningar för våra kunder Vi försöker alltid vara med vid tillfällen där upphandlare och/eller inköpare vill diskutera miljö och frågor som rör socialt ansvarstagande. Vår miljö- och kvalitetschef arbetar proaktivt mot våra kunder och följer ofta med säljarna ut vid möten för att diskutera hur Staples kan stötta kunden att nå upp till deras miljömål och hållbarhetsvisioner. Detta gör också att Staples får möjlighet att diskutera miljökrav och andra hållbarhetskrav med våra kunder. Vi arbetar med att stötta våra kunder i konkret hållbarhetsarbete, såsom att byta ut produkter till mer miljömedvetna alternativ och minska antalet småorder. Under 2016 lanserades vårt Easy on the Planet-program, som är ett initiativ för att tillsammans med våra kunder minska negativ miljöpåverkan. Programmet baseras på att, tillsammans med våra kunder, minska antalet småorder och öka andelen inköpta miljömärkta (EOTP och EasyTree) produkter för att på så vis kompensera för utsläpp. Genom att våra kunder minskar antalet småorder, vilket i sin tur innebär färre transporter, och ökar andelen miljömärkta varor som de köper in, planterar Staples träd å deras vägnar. Vi har dessutom ett växande sortiment av produkter som är märkta med vår EasyTree-logga - för varje såld produkt skänker Staples en summa pengar till Plant for the Planet. Det är ett arbete som kräver engagemang från bägge sidor och en viktig del i vår fortsatta intressentdialog.

Klimatakademier med Plant for the Planet

Genom att våra kunder ökar sitt miljöfokus har vi möjlighet att arbeta med Plant for the Planet, för att klimatkompensera för våra kunder samt utbilda barn i att bli goda klimatambassadörer. Förra året skedde två sådana akdemier; en i Norge och en i Sverige. Sammanlagt deltog 100 barn som utbildades under en heldag om klimatförändringar och blev därmed ”klimaträttsambassadörer”.

”Jag tycker att det var ett väldigt bra och lovvärt initiativ av Staples att belysa klimat- och hållbarhetsfrågor för skolbarn genom att i dag organisera Sveriges första Plant-for-the-Planet-akademi. Mer kunskap, men framför allt, praktiska åtgärder krävs för att tackla klimatförändringar, vilket är en av de mest avgörande faktorerna som mänskligheten står inför och som vi måste vidta lämpliga åtgärder för att ta itu med. Alla borde bidra till samhället för att göra det mer hållbart. Det innefattar oss som individer, kommuner, landsting och inte minst företagen.” - Johan Linderstad, miljökommunikation vid Borås Stad.

e-Katalog med en grön tvist

Det mest milöjmedvetna sättet som vi kan presentera våra produkter på är via vår Netshop. Därför försöker vi se till att kunden så enkelt som möjligt kan söka på de produkter och kriterier som kunden vill ha. Genom att minska katalogutskick sparar vi på miljön, vilket innebär att samtliga kataloger går att bläddra i på nätet. Dessutom går det på vår Netshop att söka på enbart Easy on the Planet-produkter inom varje produktsortiment, för att få en klar överblick över vilka miljömedvetna produkter som vi erbjuder.

Snittförsäljningen

EOTPprodukter 34% Övrigt sortiment 66%

Tabellen visar våra nordiska enheter sammanslaget.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Lokala mål Staples Sweden och Staples Denmark 2016

Resultat 2016

Kommentar

Easy on the Planet produkterna ska överstiga 2 700 i antal och för Danmark 1 800 st under 2016.

SE: 2512 st DK: 2016 st

Vi ökade antalet miljömärkta artiklar för Danmark då vi utökade vårt sortiment i och med lagerflytten. För Sverige fortsätter arbetet med att bredda vårt produktutbud vad gäller miljömärkta produkter.

Lokalt mål Staples Norway AS 2016

Resultat 2016

Kommentar

Andelen Easy on the Planet-sälj skall öka från 39,7% till 43% av vårt totala sälj under 2016

43,3%

Andelen sålda EOTP-produkter ökade till 43,3% under 2016, en mycket fin ökning!

Minimera vårt avfall, återvinning av tekniska produkter och hjälpa våra kunder att göra detsamma För att ständigt förbättra vår verksamhet Snittförsäljningen av EOTP försöker vi hela tiden öka andelen återvunnet material som genereras av vår verksamhet, såsom tekniska produkter och annat avfall. Staples är anslutna till Elkretsen i Sverige och NORSIRK i norge, vilket innebär att vi följer förordningen om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter, enligt WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment Directive). WEEE är ett direktiv från EU som gäller insamling och återvinning av elektriska produkter. Genom producentansvar skall en väl fungerande insamling säkerställas för varje EU-land. Elkretsen och NORSIRK samlar, omhändertar in och

återvinner elektriska och elektroniska produkter på ett miljömedvetet och lagriktigt sätt. Vi är också anslutna till FTI (Förpackningsoch Tidningsinsamlingen) i Sverige för att försäkra oss om att vi tar ansvar för det avfall som vi genererar samt betalar till SKAT i Danmark för vårt emballage i Danmark.

Återvinning 2016 900 831

800 700

729

700

600 500 400 300 200

Total mangd atervunnet material, alla kategorier

100 0

2014

2015

2016

Ovan tabell visar våra nordiska länder sammanslaget, i ton. 700,000

2014 2015 2016

600,000 500,000

513,002

517,295

576,704

400,000 300,000 200,000 102,611

100,000 0

27,520

Total mängd återvunnen kartong - ton

15,446

92,382

11,932

Total mängd återvunnen metall - ton

68,421

92,239 88,600

Total mängd återvunnet papper - ton

86,926

Total mängd återvunnen plast - ton

Total mängd avfall (ej återvunnet material) 255 250 245 240 235 230 ton

225

2014

2015

2016

Ett steg emot minskade mängder avfall är eliminering av onödiga förpackningar - oavsett om det gäller enskilda produkter eller i våra leveranser till kunderna. Om vi slösar med resurser innebär det onödiga kostnader för alla parter och vi belastar våra kunder med avfall som de måste kassera eller återvinna. Globalt arbetar vi med våra stora leverantörer för att minimera belastningen från förpackningar. Att redan från början skapa effektiv paketering ger en positiv effekt långt ut i kedjan.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Totalvikt fyllnadsmaterial och lådor ut mot kund, kg 8000000 7000000 6000000 5000000 4000000 3000000 2000000 1000000 0

2014

2015

2016

Vi ökade antalet leveranser till Danmark under 2015, vilket delvis ökade totalvikten på fyllnadsmaterial och lådor. Talen för 2014 inkluderar dessvärre inte Danmar, vilket gör att de är betydligt lägre än 2015/2016.

Återvinning av kunders avfall

Vi har flera kompletta lösningar för hantering av kontorsavfall. En av dessa lösningar är anpassad för återvinning av förbrukade tonerkassetter, bläckpatroner och batterier, som bland annat går att finna i våra butiker. Staples har avtal med Rectel för återvinning av tonerkassetter och bläckpatroner. Återvinning och återfyllnad av de tomma kassetterna sker sedan enligt de kriterier som miljömärkningen Svanen har fastställt i kriterier för Svanenmärkning av tonerkassetter.

Vi återvann närmare 17 900 tonerkasetter i Norden under 2016 Återvinning av toner och bläckpatroner 18400 18200 18000 17800 17600 17400 17200 17000 16800 0

2015

2016

Total andel återvunnen elektronik, kg 10000 8000 6000 4000 2000 0

2014

2015

2016

Anledningen till ökningen 2014 till 2015 är inrapportering av återvunnen elektronik från Staples Connect.

Globalt hjälpte Staples sina kunder att samla in över 11 000 ton elektronik under 2016

Miljösamarbete med våra leverantörer Genom att samarbeta med våra leverantörer hjälps vi åt att arbeta för en bättre miljö och vi tar mer ansvar som företag. Till exempel försöker vi skapa gemensamma gröna sortiment och lyfta fram produkter som resulterar i en minskad miljöpåverkan. Det innebär fördelar både för oss och leverantören.

Globala packningsinitiativ

Onödigt hög förbrukning av packningsmaterial resulterar i höga kostnader och en negativ miljöpåverkan. Genom att minska förpackningars volym och använda mer miljövänliga förpackningsmaterial, samarbetar vi med våra leverantörer för att hjälpa oss att lätta de bördor som vi gemensamt lägger på våra kunder och miljön.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Genom att ta diskussionen redan från start ger det oss positiva miljövinster längre bort i kedjan. I och med vårt förpackningsinitiativ för en mer hållbar design i våra Staples®- produkter som minskar mängden förpackningar, optimerar utrymmesanvändning och/eller ökar användningen av återvinningsbara material.

Framtida utmaningar I en vardag där flexibilitet och snabba leveranser är ett minimumkrav hos många kunder är det utmanande att vässa och förbättra vårt hållbarhetsarbete. Kunder vill ha snabba affärer, snabba leveranser, flexibla lösningar och att produkterna är anskaffade på ett etiskt och socials ansvarstagande vis. Ur ett miljöperspektiv innebär det utmaningar för oss när vi vill möta kundernas krav, men samtidigt minska vår negativa miljöpåverkan som sker genom transporter, avfall och förpackningsmaterial.

Small Order

Samhällets förväntningar på att få varor omedelbart efter orderläggande är en utmaning inte bara för oss, utan för hela branschen. Vi behöver skala upp vårt arbete med att lägga in extra avgifter och säljstopp för småorder, utbilda våra säljare än bättre och arbeta engagerat och nära våra kunder med vårt Easy on the Planet-program.

Easy on the Planet

Staples verkar i en förbrukningsbransch; en av våra största miljöutmaningar. En utmaning vi ser stora möjligheter inom. Vi ökar ständigt andelen miljöprodukter i sortimentet för att möta kundernas behov av förbrukningsmateriel utan att tumma på miljökraven. Genom programmet hoppas vi kunna uppmuntra våra kunder att öka andelen miljömärkta produkter i sina inköp. Vi fortsätter även att engagera oss i SOfEA (Sustainable Office European Association) då behovet kvarstår att göra det enklare att jämföra och förstå vad som är en miljöprodukt. Detta är ett långsiktigt och viktigt strategiskt arbete som gynnar vår bransch och våra kunder.

Etik

Praktisera God Affärsetik

Etik Att främja en stark kultur och agera på ett etiskt korrekt sätt är högsta prioritet för oss – och därför har vi på Staples skapat en stark integritetskultur. Vi ställer varje individ i företaget till svars genom att ställa tydliga krav, utbilda kollegor om det rätta sättet att göra affärer, och se till att företaget agerar på rätt sätt när etiska frågor eller funderingar uppstår. Vi värderar ärlighet, rättvisa och integritet högt och litar på att individer med grund i våra värderingar blir bra beslutsfattare. Genom våra interna utbildningar

för chefer och anställda – Staples Etikkod, Anti-korruptionsutbildning, och Etik för Chefer – är vi säkra på att vi kan erbjuda våra medarbetare rätt verktyg för att kunna arbeta på ett etiskt korrekt vis. Dessutom kan våra medarbetare ta kontakt med på vår Etiska Hjälplinje, dit man kan vända sig om man vill ha råd och stöd. Vi är övertygade om att vårt grundliga arbete med etik gör att förtroendet hos våra intressenter byggs upp och utgör en god grund vilken partnerskap och samarbeten kan vila på.

Våra etiska åtaganden: 1. Vi ska stärka vår ledningsstruktur för att säkerställa en sund praxis för att skydda investerare, medarbetare och leverantörer 2. Vi ska bygga upp förtroendet hos våra kunder, investerare och andra intressenter 3. Vi ska erbjuda våra kunder produkter som inte bara överensstämmer med eller överträffar förväntad prestanda, utan också är producerade på ett ansvarsfullt sätt.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Stärka vår ledningsstruktur, skydda investerare, medarbetare och leverantörer Vi anser att det är lika viktigt att göra det rätta som att göra något på ett bra sätt. Etiken och integriteten visar vilka vi är och gör vårt förhållande till våra kunder, leverantörer och anställda världen över till något speciellt.

Vårt sätt att påverka

Vi värdesätter och respekterar skillnaderna mellan de unika kulturer som vi arbetar inom. Vi håller fast vid samma höga etik- och integritetsnivå och ser till att lagen följs vart vi än bedriver vår verksamhet. Vi tillämpar samma förhållningssätt inom vår egen organisation som inom hela vår leverantörskedja. Styrkan med vårt sätt att påverka demonstreras inom följande nyckelområden:

• Etiskt uppförande: Vi förväntar oss att våra anställda alltid uppträder som representanter för företaget och har, i vår Etikkod och genom utbildning av personalen, tydligt förmedlat den lägsta acceptabla etiknivå som vi förväntar oss att de ska hålla sig till. • Rapportering: Vi ser till att våra anställda har möjlighet att fritt uttrycka sina åsikter och agerar på alla etiska problem på ett lämpligt sätt. • Leverantörsetik: Tillsammans med leverantörer ser vi till att de håller vår höga etiska standard när det gäller barnarbete, minimilöner, hälsa och säkerhet samt andra olämpliga risker på arbetsplatsen.

Bygga förtroende hos våra kunder, investerare och andra intressenter För att försäkra oss om att våra värderingar och mål genomsyrar organisationen är det viktigt med en engagerad och transparant företagsledning. Hos Staples har miljö- och kvalitetschefen en given plats i ledningen, vilket resulterar i en ledning som är högst engagerad i miljö- och CR-frågor. Ledningen ser årligen över och uppdaterar våra policies, identifierar viktiga hållbarhetsaspekter, formulerar hållbarhetsmål samt handlingsplaner för dessa, utvärderar ledningssystemet och går igenom vilka projekt som pågår eller skall påbörjas. Ledningen följer sedan upp satta mål, handlingsplaner, projekt och hållbarhetsaspekter på en månatlig basis. All information finns tillgänglig för medarbetarna via vårt intranät och vårt ledningssystem.

Antikorruption Hos Staples åtar vi oss att driva vår verksamhet med integritet, vilket står beskrivet i vår antikor-ruptionspolicy. Denna policy är ett tillägg till vår etiska kod och beskriver hur vi tillsammans motverkar och förhindrar korruption samt främjar efterlevnad av bland annat US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) och andra tillämpliga lagar. Staples tar vår antikorruptionspolicy på största allvar och förväntar oss, utan undantag, fullständig efterlevnad av densamma. Vi har antagit denna policy för att göra det enklare för våra anställda och andra som agerar för vår räkning att identifiera korrekt respektive oacceptabelt beteende de potentiella gråzoner som kan sätta våra affärsintressen och samarbeten under risk. I vår anitkorruptionspolicy står det tydligt att Staples förbjuder alla former av mutor och kick backs – oavsett om de erbjuds eller tas emot direkt av våra medarbetare eller indirekt via en tredje part. Staples antikorruptionspolicy förklarar vad vi måste göra för att förhindra mutor och kickbacks och för att följa gällande lagar. Policyn kommuniceras ut till alla Staples-anställda medarbetare vid anställning och följs genom kontinuerlig utbildning under hela anställningen.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Globala prestationer under 2016 • Reviderat och strömlinjeformat etikutbildning för att säkerställa att medarbetare enkelt har tillgång till den utbildning och träning som krävs samt är uppdaterade med relevanta lagar och bestämmelser • Genomfört utbildningar kring relevant lagstiftning och företagspolicies för medarbetare

Säkerställa ansvarsfullt producerade produkter Staples arbetar med många olika leverantörer. Genom vår uppförandekod låter vi våra leverantörer bekräfta att de tar ansvar för en hållbar utveckling och driver ansvarsfull produktion eller import. Dessutom genomför vi årliga tredjepartsrevisoner på de fabriker som producerar Staples®- märkta varor, för att säkerställa en egen ansvarsfull produktion och att vi agerar på ett etiskt korrekt sätt mot leverantörer över hela världen.

Vår Uppförandekod

För att producera Staples®-märkta varor ingår vi bara samarbete med fabriker som uppfyller Staples standarder gällande säkerhet, miljö, arbetskraft likväl som standard för kostnad och kvalitet. I vår uppförandekod för leverantörer och producenter beskriver vi våra krav för ansvarsfull verksamhet. Uppförandekoden används också som underlag för de revisioner och granskningar vi årligen utför hos våra leverantörer och som bygger på riktlinjer för socialt ansvarstagande. Koden är utformad i linje med SA 8000 standard. Många av våra samarbets-partners är stora och välkända organisationer, vilket medför att Staples inte själva genomför någon tredjepartsgranskning hos dessa leverantörer eller deras producenter. Av dessa leverantörer kräver Staples att de lever upp till vår Uppförandekod (eller en liknande egen Uppförandekod). Slutligen kräver vi av våra leverantörer att de följer gällande internationella och nationella lagar och branschstandarder, i de länder som påverkas av deras affärsverksamhet. I allmänhet beskriver koden våra förväntningar om att arbetare som tillverkar Staples -märkta varor behandlas rättvist, med värdighet och respekt. Koden hjälper oss också se till att de fabriker som vi har kontrakt med agerar på ett etiskt och miljömässigt hållbart sätt. Koden granskas regelbundet och ändras vid behov, då företagets behov och krav förändras. De processer som vi använder för att säkerställa att koden följs utvecklas kontinuerligt

allt eftersom organisationen får en större förståelse för de risker som den står inför, hur man minskar dessa på bästa sätt och vilka korrigerande åtgärder som är mest effektiva. Som ett resultat av detta har de årliga leverantörsrevisionerna minskat i vissa avseenden, och ökat i vissa. Numera revideras endast de fabriker som producerar Staples®-märkta varor och som ligger i bedömda ”risk-zoner” (dvs. delar av Asien och Sydamerika, samt Afrika). Ungefär hälften av alla fabriker för Staples®-märkta varor befinner sig i risk-zoner (244 av totalt 525).

• 2016 genomförde Staples 240 uppförandekods-revisioner i riskländer • Av dessa revisioner fick 50 fabriker tillsammans med Staples, skapa handlingsplaner för att nå ställda krav

Leverantörer som inte uppfyller minimikraven måste underteckna ett Letter of Commitment, som anger sin avsikt att genomföra ständiga förbättringar och begär en prövotid för att genomföra nödvändiga förändringar. Genom detta är de också skyldiga att sätta upp en handlingsplan för korrigerande åtgärder som också ska innehålla en tidsplan för genomförandet av de nödvändiga förändringarna. Leverantören får uppföljning med tätare intervall tills åtgärderna är genomförda och därefter följer de den årliga revisionsplanen. Uppförandekod för Staples Nordic Staples uppförandekod omfattar 11 områden: 1. Tvångsarbete 2. Barnarbete 3. Kränkning och övergrepp 4. Icke diskriminerande 5. Hälsa och säkerhet

7. Löner och förmåner 8. Arbetstider 9. Övertidsersättning 10. Etiska standarder 11. Miljöpåverkan

6. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar Läs mer om vår uppförandekod på vår hemsida.

Staples®-märkta produkter tillverkas i en mängd olika fabriker i världen, vilket kräver en grundlig och väl genomarbetad leverantörsuppföljning. Systemet är baserat på riskanalyser av produktionsområde och typ av produktion. Innan produktionsstart utvärderas varje fabrik efter ett poängbaserat kvalitetsystem, där enbart de fabrikerna med godkänd kvalitetsnivå blir kvalificerade till att starta produktion. Baserat på kvalificeringen anpassas risknivån, där antalet uppföljande revisioner beror på hur stor eller liten risknivån bedöms vara för varje fabrik. Efter den inledande

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

kvalificeringen graderas också fabrikerna efter de områden de producerar i, efter en statistikbaserad riskskala. Ungefär hälften av fabrikerna som producerar våra Staples®- märkta varor finns i riskområden. Bedömning av riskområden baseras på externa internationella bedömningar av risker för de faktorer som ingår i vår uppförandekod och fabriksrevisioner. Oav- sett om en fabrik befinner sig i ett riskområde eller inte, förbehåller Staples sig rätten att när som helst kunna kontrollera fabriken – på eget initiativ eller på begäran av en kund.

Leverantörsrevisioner 2016

Certifierade enheter

Uppföljningsprogram/ ej fullt ut godkända

240 leverantörer i riskområden blev reviderade 2016. (Totalt genomfördes 282 revisioner 2016)

190

204

153

188

Av totalt 556 leverantörer befann sig 316 st i lågriskområden, 2016 Leverantörsrevisioner 2015 244 leverantörer i riskområden blev reviderade 2015. (Totalt genomfördes 295 revisioner 2015) Av totalt 525 leverantörer befann sig 281 st i lågriskområden, 2015 Leverantörsrevisioner 2014 191 leverantörer i riskområden blev reviderade 2014. (Totalt genomfördes 218 revisioner 2014) Av totalt 553 leverantörer befann sig 362 st i lågriskområden, 2014 Leverantörsrevisioner 2013 206 leverantörer i riskområden blev reviderade 2013. (Totalt genomfördes 238 revisioner 2013) Av totalt 458 leverantörer befann sig 252 st i lågriskområden, 2013

Pappersinköp – Hållbart skogsbruk

Illegal skogsskövling och avverkning är stora risker vid inköp av papper, något som alla importarer och tillverkare av skogsråvara produkter måste ta ansvar för. Staples arbetar med att kvalitetssäkra inköp och produktion genom vår Sustainable Paper Procurement Policy. (http://www.staples.com/ sbd/cre/ marketing/staples_soul/documents/staples-sustainable-paper-procurement-policy-1.pdf) Detta policydokument ligger som grund för våra förpliktelser att säkra att våra pappersprodukter är producerade på ett ansvarsfullt sätt både miljömässigt och socialt. Den skapar även tydliga förväntningar leverantörer av pappersprodukter. Policyn förpliktar oss till att: • Skydda skogsresurser och dess samhällen • Reducera efterfrågan på nyfiber • Enbart köpa papper från bruk som tar ansvar för miljön • Rapportera hur arbetet fortskrider

2016 fortsatte samarbetet vi med bland annat Rainforest Alliance för att genom ökad transparansen av leverantörsinformation - engagera organisationer, producenter och markägare att ta ansvar för att bevara skog, agera på klimatfrågan och stötta utvecklingen av certifierade produkter såsom FSC.

Policy för handel med konfliktmineraler

Staples arbetar i enlighet med Dodd-Frank lagstiftningen som kräver av börsnoterade amerikanska bolag att undersöka, registrera och rapportera in om, man hanterar eller har konfliktmineraler i sina produkter. Staples har en Konfliktmineral-policy (Conflict Mineral Policy) som förklarar vårt ställningstagande samt processer och rutiner för att identifiera och rapportera in eventuell förekomst av dessa mineraler. Samtliga leverantörer till Staples förväntas efterleva lagstiftningen och policyn. Rapporteringen av konfliktmineraler 2016 finner du via vår globala hemsida https://www. staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

Kvalitet

Kvalitet Vi vill göra det bästa möjliga för våra kunder, medarbetare och intressenter. Därför är kvalitetsarbete extra viktigt. Det är inte bara viktigt med produktkvalitet, utan även kvaliteten på våra processer och inte minst hos våra medarbetare. Vi uppmuntrar våra anställda att skicka in förbättringsförslag och avvikelserapporteringar, så att vi kan arbeta mot ständiga förbättringar. Dessutom behandlas alla förslag och avvikelser i ledningsgruppen. I alla våra projekt och åtaganden strävar vi efter att sätta kunden i centrum, men naturligtvis också ta hänsyn till övriga intressenter.

Staples Kvalitetspolicy beskriver vad vi vill uppnå med vårt kvalitetsarbete 1. Skapa styrning, 2. Motivera våra medarbetare 3. Tillgodose våra kunders behov och önskemål. För policyn i sin helhet – vänligen se vår hemsida

Kvalitetsstyrning Staples Sweden har varit ISO 9001-certifierade sedan 1998. Staples Denmark ingår i certifikatet sedan 2008, Staples Norway sedan 2011 och Staples Connect blev certifierade 2015. Detta utgör en god grund för erfarenhetsutbyte. Genom ett ISO 9001-certifikat säkerställer vi att vi driver ett ständigt förbättringsarbete och att våra intressenter kan vara säkra på vilken kvalitetsgrad de kan förvänta sig av oss. Genom vårt ISO-certifikat kan vi granska och förbättra vår affärsverksamhet på bästa möjliga vis. Vi revideras årligen av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Börsnoteringen i New York kräver att alla större enheter inom koncernen arbetar i enlighet med Sarbanes-Oxley (SOx). Staples Sweden Denmark

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

och Norway möter alla SOx krav, och genomför löpande SOx-kontroller inom alla relevanta områden av verksamheten. Tyngdpunkten i SOx ligger i att säkerställa att de interna kontrollerna är utformade så att man snabbt kan identifiera och korrigera fel som kan innebära risk far felrapporterad redovisning. Det är också viktigt att ha rutinbeskrivningar på plats, för att det utförda arbetet skall hålla så hög kvalitet som möjligt. SOx innebär att Staples Sweden har en många omfattande interna kontroller som säkerställer kvaliteten inom alla viktiga områden. Dessa rutiner revideras både vid internrevisioner, men också genom företagets externa revisor.

Extra lokala kvalitetsmål för 2016 • Felfria order (s.k. Perfect Order) ut mot kund samt • Svarsfrekvens hos Kundtjänst, dvs. att våra kunder inte lägger på telefonen innan vi har fått möjlighet att hjälpa dem. Svarsfrekvens är viktig att följa utifrån kundupplevelsen. Individens upplevelse av väntetid i telefon är subjektiv och för oss är det viktigt att få möjlighet att hjälpa kunden. Lägger kunden på luren för att den upplevda väntetiden är för lång, har vi misslyckats. Vi har även uppdagat en skillnad mellan de tre olika länderna där våra svenska kunder väntar kvar i telefonen, trots att väntetiden är lite längre än normalt vid hög belastning, medan våra kunder i Norge och Danmark har andra förväntningar och lägger på telefonen tidigare. Mål 2016

Resultat 2016

Kommentar

Vi ska minimum ha en Perfect Order på 92,5% under 2016 för SE/DK, och 94,3% för NO.

SE: 89,1% DK: 90,4% NO: 94,7%

Norge klarar målen, men Sverige/Danmark når inte riktigt hela vägen fram. Vi stängde danska lagret under andra halvåret av 2016 och flyttade detta in i det svenska lagret i Växjö. Dessutom skedde ett tekniskt fel ipå lagret som stoppade produktionen, vilket kan vara bidragande orsaker till resultaten. Utöver det bytte vi även speditör för SE/DK under hösten.

Antalet ”Small Order”, order under 500 SEK/DKK/NOK, skall ligga på max 25% vid utgång av 2016 för SE/DK och 16% för NO

SE: 33,3% DK: 43,6% NO: 15,1%

Vi landar under fg års nivåer för Sverige men inte i enlighet med målsättning. För Danmark ökade antalet småorder mot föregående år. Då lagret stängde i Danmark släppte man spärren på småorder, vilket kan förklara det höga resultatet. Norge levererar starkt resultat enligt målsättning: 15,1%. Vi har under året haft fokus på vår faktureringsprocess i och med småorder.

Perfect order kallar vi order som gått felfritt från beställning till leverans; rätt produkt, tid, plats, mängd och kvalitet

Styrning leverantörer - Leverantörsuppföljning Utöver det arbete som bedrivs centralt med uppföljning av våra Staples brand produkter genomförs uppföljning och dialog med våra leverantörer lokalt. Vi har en ständigt pågående dialog med våra leverantörer om avtalsuppföljning, produkt- och leveranskvalitet , samt ursprung för produkter och komponenter.

Som grossist har vi ett stort antal leverantörer, stora och små och det är viktigt för oss att ha en bra kartläggning av våra leverantörers prestanda inom områden såsom miljö, kvalitet och CSR.

Produktstandardisering och produktkvalitet Vi är noga med att de produkter som vi säljer skall nå upp till en viss kvalitet, oavsett prisnivå. Därför har vi bl.a. skapat egna Staples®- produkter, där vi kombinerar god kvalitet med låga priser. Innan våra Staples®-märkta produkter når marknaden granskar och validerar vi prestanda, säkerhet och lagefterlevnad. Produktkvalificeringen sker i ett, av Staples, oberoende testlabb. Samma princip gäller för alla produkter som vi köper in; mellan den tid en leverantör tillverkar och levererar produkter låter Staples en oberoende part testa produkterna, för att säkerställa att de uppfyller de krav och specifikationer vi har på materialkvalitet och prestanda. Staples®-märkta produkter testas även årligen, så att vi är säkra på att de fortsätter att uppfylla de krav vi ställer.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

På Staples gör vi allt i vår makt för att säkerställa att vi levererar kvalitet i våra produkter, men eftersom inget system är perfekt har vi en etablerad process för återkallning av produkter. Processen centraliserar kommunikationen inom företaget för återkallaning av produkter som säljs av Staples via någon kanal. Processen ger också en snabb utredning av problem med Staples®-märkesvaror. Lyckligtvis behövde vi inte återkalla någon av våra Staples®-märkta produkter för 2016. Däremot fick vi återkalla 1 annan produkt under 2016 efter initiativ och information från leverantörer. Återkallningen rörde vårt Medical-sortiment, och var inte förenad med stor fara för individen.

Produktansvar – information och märkning Säkerhet För att våra kunder skall veta vad de produkter som de köper av oss innehåller, publicerar vi relevanta produktdatablad samt säkerhetsdatablad på vår hemsida, eller skickar dem direkt till kunder om de efterfrågas. CE-märkningen är en märkning vilken sätts på produkter som lever upp till de krav på bland annat säkerhet som EU ställer för en specifik produktgrupp. Det är upp till tillverkaren att se till att rätt produkter förses med CE-märkningen innan de släpps på marknaden. Därför är vi noga med att sätta krav på detta till våra leverantörer. Som distributör är det vårt ansvar att säkerställa att de produkter vi distribuerar är CE-märkta, enligt gällande lagstiftning. Produkter som märks med CE-märket är till exempel leksaker, samt elektronisk och medicinsk utrustning. För leksaker borgar även märkningen att produkterna lever upp till stränga kemikaliekrav. I Sverige är det många kunder efterfrågar produkter som inte innehåller farliga ke-

mikalier, som arbetet kring ”Giftfri förskola” har tagit vara på – något som vi förtydligade under 2016 bland annat genom en informationsfolder om vårt arbete. Märkningar För att underlätta så mycket som möjligt för våra kunder, märker vi varje produkt med relevant information. Denna information återfinns både i katalog och på vår hemsida. Till exempel märker vi produkter som är ergonomiska, skötselråd, produkter som bidrar till en tystare arbetsmiljö, osv. Alla artiklar som är miljömärkta eller lever upp till vårt Easy on the Planet-koncept (EotP) märks också ut. För varje produkt som hamnar under EotP-konceptet finns det ytterligare information om varför produkten är klassad som en miljömedveten produkt. Vi är dock noga med att informera om att vår EotP-symbol i sig inte är någon miljöcertifiering, utan ett sätt för oss att lyfta fram vårt miljömedvetna sortiment på ett tydligt sätt.

Motivera våra medarbetare På Staples prioriteras medarbetarnas välmående och hälsa högt. När våra medarbetare mår bra, mår hela organisationen bra. Därför är vi mycket engagerade när det gäller friskvård och försöker förenkla och uppmuntra våra medarbetare till att sätta sin hälsa i fokus. Detta gör vi genom; • Eget gym i huvudkontorets byggnad där diverse redskap finns att tillgå • Bidrag för fysisk, regelbunden träning på träningsanläggning • Betald startavgift till de Fitness Fundraiser-lopp som Staples väljer att delta i • Färsk frukt finns dagligen att tillgå • Uppmuntra anställda till att delta i diverse aktiviteter via engagerade friskvårdsambassadörer där fokus ligger på kost, hälsa och friskvård, såsom olika träningsaktiviteter, föreläsningar och gemensamma frukostar • Anpassningsbara arbetsytor och kontinuerliga arbetsmiljöronder • Motivation genom kontinuerlig kompetensutveckling och utvecklingssamtal

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Vi har även genomfört undersökningar inom delar av vår organisation där eventuella förslitningsskador skulle kunna uppstå, för att minimera denna risk och säkerställa att våra medarbetare arbetar på ett ergonomiskt och skonsamt sätt. Utöver medarbetarnas hälsa sätts också kompetens i fokus. Vi på Staples vill försäkra oss om att våra medarbetare känner att de har möjlighet att utveckla sina styrkor och kompetenser hos oss – det är då vi som

företag har chans att utvecklas. Genom ledarskapsutbildningar stärker vi våra medarbetares trygghet i sin roll i företaget och skapar möjlighet för dem att vässa sina kunskaper och få feedback på sina prestationer. Våra ledare målsätts och följs kontinuerligt upp på sitt ledarskap och vi är tydliga med att en ledares roll på Staples är att ständigt utveckla sina medarbetare samt att ge positiv och konstruktiv återkoppling på prestation.

Tillgodose kundens krav, behov och önskemål För att kunna erbjuda våra kunder bästa möjliga service, genomför vi lapande kundundersökningar – CSAT’s ( Customer Satisfaction Survey). Våra kundundersökningar gick 2016 ut via våra butiker samt genom utskick via mail till våra kunder inom Online och Advantage. Varje månad följer vi upp un-

dersökningarna, för att kunna ta del av våra kunders åsikter, önskemål och tankar. Undersökningarna sammanställs och kommuniceras ut till berörda delar, som sedan jobbar med att försöka förbättra de parametrar som mäts i undersökningen.

Mångfald

Mångfald Staples är ett internationellt företag med kontor över hela världen, och vi sätter högt värde på visad respekt för mänsklig mångfald. Vi värdesätter mångfald i alla dess former; etnisk bakgrund, kön, åsikt och erfarenhet, samt en arbetsplats där människor med olika

Verka För Mångfald behov och förutsättningar skall kunna trivas. Det är genom mångfald och oliktänkande som vi växer och utvecklas som företag och vi tror också att mångfald bidrar till ett bättre affärsresultat.

Våra åtaganden gällande mångfald 1. Vi värdesätter mångfald och social integrering. 2. Vi är måna om och fokuserade på att attrahera och behålla medarbetare med olika bakgrund inom vår globala verksamhet. Särskilt avseende på mångfald inom de högre nivåerna i vår företagsstruktur. 3. Vi strävar efter att utveckla vårt mångskiftande nätverk av leverantörer för att stärka relationen med våra kunder.

Vårt mål är att spegla mångfalden bland våra kunder genom vår egen personal, liksom hundratals leverantörer och andra företag som vi arbetar med varje dag. En förståelse för hur mångfald och vår organisations framgång hänger ihop är viktig. Vi försöker

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

alltid att ta hänsyn till mångfaldsaspekten till exempel vid rekryteringar av ny personal, eller vid val av ny leverantör. Mångfald är något som uppmuntras och uppskattas på vår arbetsplats – alla skall känna sig välkomna på Staples.

Ett initiativ med ambition att stärka mångfalden och öka jämlikheten på Staples globalt är vårt mentorprogram för kvinnor. Programmet strävar efter att upptäcka och utveckla kompetensen bland de kvinnor som deltar, i syfte att

uppmuntra fler kvinnor till att söka ledarpositioner och utvecklas i sitt arbete. Varje deltagare får en mentor med en betydande position inom företagsstrukturen, som skall kunna guida och stötta deltagaren i sitt arbete och i sin personliga utveckling.

Omfamna mångfald, attrahera och behålla medarbetare Globala utmärkelser • Lanserade en dedikerad websida: www.staplesdiversity.com där vårt arbete inom mångfald internt och i leverantörsledet synliggörs • Vår globala engagemangsundersökning visade på en positiv uppfattning av vårt mångfaldsarbete.

Jämställdhetsplan

förutsättningar att anställa medarbetare oavsett kön. • Samtliga tjänster skall annonseras internt och vid behov även externt. Företagets ambition är att stimulera en jämnare fördelning av kvinnor/män inom samtliga yrkeskategorier. • Kontinuerliga medarbetarsamtal som bildar underlag till utbildning/kompetensutveckling samt till intern rekrytering där anställdas ambition, engagemang och kompetens tas tillvara. Detta ger underlag till kommande utbildningsbehov och möjligheter till intern rekrytering. Vidare ger samtalen möjlighet till arbetsutveckling. • Kartläggning skall ske av arbetsmiljön och fördelningen mellan kvinnor/män på respektive arbetsställe. Analys av arbetsuppgifter och lokaliteter skall ske och dokumenteras för att utgöra underlag för kommande mål/åtgärder.

• Skapa förutsättningar för att kvinnor och män ska kunna förena förvärvsarbete med ansvar för barn och hem. Vid föräldraledighet skall företaget vara positiv till anställdas möjlighet att nyttja denna. • Skapa möjlighet till heltidsarbete för de kvinnor och män som så önskar. Deltidsanställdas rättighet till högre sysselsättningsgrad skall beaktas. • Både kvinnor och män ska ha medbestäm-mande och inflytande på arbetsplatsen. • Både kvinnor och män ska ha lika rätt till utveckling i sitt arbete. • Skapa likvärdiga löne- och anställningsförhållanden för kvinnor och män. • Agera på och förebygga sexuella trakasserier. • Ge jämställdhetsarbetet genomslagskraft genom att diskutera jämställdhet på arbetsplatserna. • Belysa skillnader mellan kvinnors och mäns ohälsa. • Alla arbetsplatser skall ha arbetsmiljömässiga

Kartläggning skall ske av arbetsmiljön och fördelningen mellan kvinnor/män på respektive arbetsställe. Analys av arbetsuppgifter och lokaliteter skall ske och dokumenteras för att utgöra underlag för kommande mål/åtgärder.

Status 2016 Kvinnor

Män

Total

Staples Sweden AB

246 (51,1%)

236 (48,9%)

482

Staples Denmark ApS*

6 (11,5%)

46 (88,4%)

Staples Norway AS

36,2 (%)

63,8 (%)

282

*I dessa siffror räknas endast lagerpersonal och sälj för Staples Denmark ApS. Övriga funktioner ligger under Staples Sweden AB.

Fördelning män och kvinnor i ledningsgrupper för Staples Sweden, Denmark och Norway

Företagsansvar

8 (27,5%)

Vårt engagemang för en hållbar framtid

21 (73,5%)

Samhällsansvar

Samhällsansvar Vi vill nå ut till och stödja de samhällen i vilka våra kunder och medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbetstillfällen (både genom direktanställning och indirekt inom vår försörjningskedja), samt genom stöd till viktiga utbildningsinitiativ i samhället i form av ekonomiska bidrag, donationer av material och produkter, samt medarbetares engagemang i lokala föreningar och events. Våra samhälleliga åtaganden: 1. Vi ska engagera våra medarbetare i våra lokala samhällen för att förstärka relationer med våra intressenter. 2. Vi ska ge tillbaka till våra samhällen för att främja utbildning och kvalificerade yrkesutbildningar. 3. Vi ska skapa sysselsättning i våra samhällen, och samtidigt attrahera, utveckla och behålla de bästa talangerna.

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Bidra Till Samhallet

Engagera medarbetare och ge tillbaka till samhället Vi uppmuntrar våra medarbetare att engagera sig i olika välgörande ändamål, både under arbetstid och på sin fritid. De resurser som vi avsätter är pengar och material – men framförallt vår tid. Några av de initiativ vi har tagit för att verka i våra samhällen, som finns att läsa om nedan, är: • Community Days • Fitness Fundraiser1 • Staples globala utbildningsfond: The Staples Foundation Varje år håller Staples en Community Day, där volontärer från organisationen deltar i olika framtagna initiativ. Detta är en chans för våra medarbetare att få ge tillbaka till sina lokala samhällen och engagera sig i organisationer, som speglar deras intressen eller andra samhälleliga behov. Community Day är ett globalt koncept för Staples, och över hela världen engagerar sig våra medarbetare i exempelvis sjukvården, äldreomsorg, parkförvaltning och workshops för arbetssökande. Det är viktigt att aktiviteterna för vår Community Day speglar ett behov i samhället och intresse hos våra medarbetare. Under Community Day 2016 i Sverige befann sig Staples 9 volontärer på Drottning Silvias Barnsjukhus där de julpysslade med de inlagda barnen och deras syskon. Materialet som blev över skänktes sedan till respektive avdelning. För Norge genomförde vi även en julklappsinslagning vid vårt huvudkontor i Oslo. Genom samarbete med Hjelpende Hender anordnade vi julcafé, där extra behövande familjer var välkomna på julfika och paketutdelning från Tomten. Många leksaker slogs in, men även julklappar till vuxna.

Fitness Fundraiser är benämningen på det motionsevent vi deltar vid och där Staples själva eller via anmälningsavgiften skänker pengar till välgarande ändamål. 1

Fitness Fundraiser

Fitness Fundraiser’s är utformade för att främja god hälsa och team building bland våra medarbetare, samtidigt som vi ger tillbaka till våra samhällen genom att samla in pengar för att stödja olika välgörande ändamål. Varje år brukar medarbetarna i Sverige delta i Kretsloppet, som är ett milslångt lopp genom Borås. Medarbetarna bildar lag och deltagarintresset har ökat varje år. Staples står för anmälningsavgiften för sina medarbetare. Utaver det skänker vi en summa som motsvarar halva anmälningsavgiften per medarbetare, till ett välgarande ändamål. I Norge deltog vi i verksamheten tävlingen Vannmarsjen - ett välgörenhetslopp som organiseras av Dytt för att samla in pengar till Röda Korsets projekt Vann for Livet. Det var många av våra medarbetare som anmälde sig och Staples vann tävlingen med det bästa laget, mest engagerade medarbetare och längsta avståndet som uppmätts.

2 Million and Change vårt globala donationsprogram

The Staples Foundation är en stiftelse med rötter i USA, vilken årligen stöttar olika lokala eller globala initiativ. Staples har genom denna fond startat ett program; 2 Million & Change, vilket är ett globalt program

Globalt engagerade “ 2 Million & Change över 12 000 anställda och över 2,5 miljon USD delades ut till framröstade organisationer i respektive land. 2016 deltog 24 Staples-länder. som riktar sig till icke vinstdrivande organisationer med kopplingar till utbildning. Medarbetare i varje land har möjlighet att nominera och rösta på välgörenhetsorganisationer eller andra icke vinstdrivande organisationer, som de tycker borde få ta del av de donationer vi årligen skänker genom programmet. 2016 deltog 722 personer i omröstningen för Norge, Sverige och Danmark. Red Barnet mottog 20 000 USD, BRIS 5 000 USD och Friends 2 500 USD. Varje år är det en tävling mellan Staples-länderna där de länder med flest medarbetare som rastar, procentuellt sett, får extra pengar ur fonden. Tack vare det stora engagemanget hos våra medarbetare fick Sverige/Danmark ta del av extra pengarna som delades ut till den vinnande organisationen.

Samarbetspartners 2016

Vad skänkte vi?

Totalsumma

Valuta

Botkyrka Röda Kors

Produktdonation

964,00

SEK

BRIS

Sales of BRIS products

41873,55

SEK

Chalmers Cortége

Produktdonation

670,00

SEK

Förskola i Borås

Förbrukningsmaterial

1000,00

SEK

Förskola/skola i Gambia

Obsolete Stock (toys, paper, etc)

981,00

SEK

Dikemark Asylmottak

Donation of goods to volounteer psychologists at the asylum centre

1025,00

NOK

Fattighuset

Donation of obsolete stock/samples from Back to School campaign

20000,00

NOK

Friends

Produktdonation, returflaskinsamling, försäljning av Friendsproduktion

8956,00

SEK

Frälsningsarmén

Obsolete Stock (toys, paper, etc)

2000,00

SEK

Gnosjö Hjälper

Leksaker och kontorsmaterial

31100,00

SEK

Hemgården Nattvandrare

Donation/support

1000,00

SEK

Hjelpende Hender

Julklappar till familjer på Community Day

12000,00

NOK

Human Bridge

Förbrukningsmaterial (Medicalsortimentet)

193606,00

SEK

Högsbo Anstalt

Produktdonation

500,00

SEK

Kämpinge Gymnastikförening

Produktdonation

3000,00

SEK

Ophane children, Philippines

Produktdonation

500,00

SEK

Drottning Silvias Barnsjukhus

Hobbymaterial vid Community Day-aktivitet

3183,00

SEK

Red Barnet

Kontant-donation istället för julklapp till Staples medarbetare

10000,00

DKK

Red Cross

Donation i samband med Vannmarsjen, samt kundundersökning med donation för kunddeltagande och produktdonation

54168,68

NOK

Rädda Barnen

Kontant-donation istället för julklapp till Staples medarbetare, samt donation i samband med Fitness Fundraiser 2016

16655,00

SEK

UF-företag

Prodcut donation

973,00

SEK

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

2016 donerade Staples globalt över 13 miljoner USD till olika välgarenhetsorganisationer BRIS

Staples är stolta aver att samarbeta med BRIS (Barnens Rätt I Samhället). BRIS är en ideell organisation, som genom donationer och stad från andra organisationer och privatpersoner står upp för barns rättigheter i samhället. Hit kan barn upp till 18 år hara av sig kostnadsfritt, för råd, stöd och hjälp. För varje såld skriveller räknebok från Svan-serien, skänks en summa till BRIS och 2016 skänktes nästan 42 000 SEK. ”Vi är väldigt stolta aver vårt samarbete med Staples. De har ett stort engagemang i vår verksamhet och utaver deras ekonomiska bidrag till vår verksamhet är också deras personal väldigt engagerad,” säger Carolina Engstram, vice generalsekreterare Friends

Friends

Staples är även stolta aver det samarbete vi har med Friends. Tillsammans med FaberCastell säljer vi deras GRIP-serie i pennor till farmån far Friends och vi har även sålt olika Friends produkter såsom reflexer, kalendrar och skolstartskit under 2016.

Elfsborg och Växjö Lakers

Vi vill gärna engagera oss i lokala fareningar, vilket gar att vi har blivit samarbetspartners med IF Elfsborg och Växja Lakers. Genom sponsoravtal har vi majlighet att lotta ut fina matchbiljetter till våra medarbetare, samtidigt som vi stadjer lokala idrottsfareningar.

Hjelpende Hender

Hjelpende Hender är en frivilligorganisation som hjälper och stöttar hemlösa, missbrukare, ensamma, småbarnsfamiljer, äldre och andra som behöver lite extra hjälp i vardagen. Organisationen delar ut mat varje vecka till behövande och finansieras av en liten second hand-butik i Kjeller, samt genom donationer från privatpersoner och företag.

Vann for Livet er et prosjekt i regi av Norges Røde Kors.

Målet med prosjektet er å samle inn mest mulig penger for å finansiere vannprosjekter i ulike deler av verden.Vann for livet jobber med vann- og sanitærprosjekter i Afrika, Asia og Sør-Amerika.

Global Reporting Index Checklista

GRI och struktur för rapporten

Denna rapport är skriven med utgångspunkt från ramverket för GRI version 4. Detta är den femte svenska rapporten och den tredje danska rapporten, med ambition att årligen fortsätta rapporteringen för Sverige och Danmark på ett omfattande och ansvarsfullt sätt. Den globala och mer omfattande rapporten återfinns på https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html. Nedan fås en överblick över de områden som täcks in av denna rapport. Den fullständiga förteckningen på global nivå finns på https:// www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html.

Global Reporting Index Checklista

Då vi är i en process att kunna rapportera på samtlig krav kommer ni till nästa års rapport återfinna ytterligare info i rapporten och tabellen nedan. Det är av den anledningen som ni inte finner en fullständig GRI4 tabell nedan. Omfattning av Sida rapportering

GRI4 Referens

Kommentar

Strategi och analys G4-1

G4-2

3, 7, 27

Se även våra globala rapport: https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

Organisationsprofil G4-3

G4-4

5, 21

G4-5

G4-6

4-5

G4-7

G4-8

4-6

G4-9

G4-10

6, 42

G4-11

7, 42

G4-13

G4-15

G4-16

G4-17

5, 8, 9, X

Se även vår gloabal årsrapport: http://www.investor.staples.com

G4-18

5, 8, 9, X

Eventuella andra avgränsningar anges genom rapporten.

G4-19

5, 8, 9

G4-20

G4-21

5-6

G4-22

5-6

Se även ev. justering i kommentar till resultat genom rapporten

G4.23

Se även vår globala rapport. http://www.investor.staples.com

G4-24

7-8

Se även vår globala hållbarhetsredovisning och information https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

G4-25

7-8

Se även vår globala hållbarhetsredovisning och information https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

G4-26

7-8

Se även vår globala hållbarhetsredovisning och information https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

G4-27

8, 27

Framtida utmaningar

G4-28

Se även vår globala årsrapport: http://www.investor.staples.com

G4-29

G4-30

G4-31

G4-32

48-49

G4-33

Vi är medlem i Svenskt Näringsliv och är anslutna till kollektivavtalen mellan • Svensk Handel (Arbetgiv.org.) , Unionen och Akademikerförbundet • Svensk Handel och Handelsanställdas förbund

Se vår globala hållbarhetsredovisning och information under Etik: https://www.staples.com/soul

Se vår globala hållbarhetsredovisning och information under: https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

Intressentdialog

Redovisningsprofil

Företagsansvar

Se även vår globala årsrapport: http://www.investor.staples.com

Vårt engagemang för en hållbar framtid

GRI4 Referens

Omfattning av Sida rapportering

Kommentar

Styrning G4-34

5-7

Etik och integration G4-56

9, 30-31

Läs även mer på https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/corporate-responsibility.html

G4-57

29-30

Se även vår globala rapport. http://www.investor.staples.com

G4-58

Se vår globala rapport. http://www.investor.staples.com

Ekonomi G4-EC1

Environment G4-EN1

24-25

G4-EN3

17-18

G4-EN5

17-18

G4-EN6

17-18

G4-EN8

G4-EN15

G4-EN16

G4-EN23

G4-EN28

25-26

G4-EN29 G4-EN33

Inga böter eller sanktioner

19, 22, 24, 27, 31-33

Social påverkan G4-LA9

G4-LA10

28-29, 40

G4-LA11

G4-LA12

G4-LA15

29-33

G4-LA16

Samtliga medarbetare har medarbetarsamtal med utvecklingssyfte

Se även https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/ethics.html Se https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/ethics.html

Mänskliga rättigheter G4-HR3

Inga rapporterade diskrimineringsfall

G4-HR5

Se https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/ethics.html

Organisationens roll i samhället G4-SO1 G4-SO4

Se https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/ethics.html

G4-SO5 G4-SO6

Inga rapporterade korruptionsärenden

46-47

G4-SO7

Inga sanktioner eller böter

G4-SO8

Inga sanktioner eller böter

G4-SO9

Se https://www.staples.com/sbd/cre/marketing/about_us/ethics.html

Produktansvar G4-PR1

21,27

G4-PR2

G4-PR3

21, 36-37

G4-PR4

G4-PR5

G4-PR6

Rapporteringsgrad

G4-PR7

Inga böter eller sanktioner

G4-PR8

Inga böter eller sanktioner

Helt Delvis

More ways to make a difference