Bærekraftsrapport 2017 by Staples

Bærekraftsrapport 2017

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid Jobbe for mangfold Bidra til samfunnet Ta ansvar for miljøet Praktisere god forretningsetikk

Forord Informasjon om rapporten Introduksjon til vårt bærekraftsarbeid Miljø Etikk Kvalitet Mangfold Samfunnsansvar GRI-indeks

03 04 09 12 28 34 40 43 47

Forord 2017 ble et begivenhetsrikt år for Staples. I mars 2017 ble Staples Europa solgt til det amerikanske investeringsselskapet Cerberus Capital Management. Med en ny og fokusert eier har vi i løpet av året forsterket vår ledelse i Europa og fått et nytt styre, ledet av svenske Olof Persson (tidligere konsernsjef for Volvo Group). Vårt forhold til Staples Inc (som tidligere eide oss 100%) fortsetter, og vi kommer til å ha et tett samarbeid videre, der vi deler på ansvaret for våre globale kunder, samarbeider med felles leverandører og fortsatt deler på visse systemer og naturligvis vårt varemerke Staples. For vårt bærekraftsarbeid har eierskiftet ikke innebåret noen forandringer i vår ambisjon eller vår måte å arbeide på. I 2017 jobbet vi videre med vårt engasjement innen bærekraft gjennom vår verifiserte egenerklæring for ISO 26000, revidert av Rise. Vi har satt vårt arbeid i en større sammenheng ved å koble sammen våre ambisjoner med de 17 globale bærekraftsmålene. Vi kan konstatere at vi berører samtlige mål i noen, (form, men) landet på å fokusere på fire av dem: • • • •

Mål 4 – God utdanning for alle Mål 12 – Bærekraftig forbruk og produksjon Mål 13 – Bekjempe klimaforandringene Mål 17 – Gjennomføring og globalt partnerskap

Vår visjon for bærekraft styrkes av koblingen vår til de 17 globale målene for bærekraft, der vi er enige om at vi skal: • Få annerkjennelse som ledende innen bærekraft på det globale markedet. • Minimere våre karbondioksidutslipp og hjelpe kundene våre med det samme. • Minimere avfall fra vår virksomhet og hjelpe kundene våre med det samme. • Skaffe et komplett miljøvennlig sortiment og tjenester som er tilpasset det. • Engasjere våre medarbeidere og gi tilbake til samfunnet. I vår bærekraftsrapport finner du mål som knyttes til disse ambisjonene. Vi er bevisst på at det er høye mål, og vi ser også at det er utfordringer er knyttet til dem. Vi kjemper for å få ned andelen av småbestillinger og tror på arbeidet som har preget store deler av fokuset vårt i 2017. I programmet Easy on the Planet, jobber

vi sammen med våre kunder for å minske vår felles miljøpåvirkning. Takket være vår felles innsats, kunne Staples plante 300 000 trær totalt og samtidig redusere blant annet den unødvendige negative miljøpåvirkningen som småbestillinger innebærer. I 2017 gikk vi inn i sluttfasen av prosessen med å etablere et nytt lager i Norge, som erstatter de to som vi har hatt i bruk tidligere. Dette for å effektivisere og modernisere håndteringen av våre produkter og leveranser. 2017 ble også året vi etablerte vår forhandlervirksomhet i Danmark. Vi har som følge av vår nye retning innen administrasjon, desentralisert store deler av vår virksomhet, blant annet innkjøps- og markedsavdelingen. Hensikten med forandringene er å sikre at vårt fokus er 100% på våre kunder. Dermed tas beslutningene så nær kunden som mulig. Dette medfører at større ansvar plasseres på nordisk og og najonalt nivå, slik at beslutningene tas så nær kunden som mulig. Som 2016, omfatter bærekraftsrapporten for 2017 Norge, Danmark og Sverige. Disse inngår i vår globale ambisjon om å vise på en transparent måte vår utvikling og vårt engasjement innen bærekraftsområdet. Vi har i år valgt å rapportere i henhold til GRI-standarder, de nyeste retningslinjene for global rapportering. Det er det første året vi rapporterer i samsvar med den nye årsregnskapslovens krav til formidling av ikke-finansiell informasjon, og regnskapet avgis av vårt styre. Vi vil takke våre medarbeidere, kunder, samarbeidspartnere, leverandører og andre interessenter for et godt samarbeid i 2017. Vi gleder oss til et nytt år med nye fremskritt sammen innen bærekraftig virksomhet!

Mats Karlsson Administrerende direktør Staples Sweden, Denmark, Finland og Norway Staples Solutions

Informasjon om rapporten

Informasjon om rapporten Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS og Staples Norway AS, Staples Connect, og Staples Brandpartner arbeider målrettet med miljø-, kvalitets- og bærekraftssaker og vil gjennom denne rapporten gi en oversikt over det arbeidet som er gjort innen disse områdene i 2017. Bærekraftsrapporten utgjør en del av årsregnskap for Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS, Staples Norway AS, og Staples Connect Sweden ABs årsregnskap. Regnskapsåret omfattes av samme periode som årsregnskapet, 2.1.2017 - 31.1.2018. Rapporten skal være av praktisk verdi for våre kunder, leverandører og andre interessenter for sammenligning og velbalansert fremstilling av resultater, konkrete resultater og våre mål. Rapporten er utarbeidet etter GRI-standarder, de nyeste retningslinjene for Global Reporting Initiative. Bærekraftsrapporten omfatter Staples’ sosiale, miljømessige og økonomiske ansvarsområder og beskriver retningslinjene for bedriften vår for miljø, kvalitet og sosialt ansvar.

Rapporten skal være enkel å følge fra år til år, og følger derfor samme struktur og sammenligner, der det er relevant, samme data fra tidligere år. Staples’ tidligere europeiske bærekraftsrapporter er tilgjengelige på: https://www.staplesadvantage.se/ certifieringar-och-standarder/ der historiske data kan finnes for hele konsernet. Denne rapporten gjelder for Staples Sweden AB, Staples Danmark ApS, Staples Norway AS, Staples Brandpartner og Staples Connect og dekker alle enheter i organisasjonen; Staples Advantage, Staples Direct/Online, Staples Retail (men ikke Retail i Norge, kun Sverige), Staples Brandpartner og Staples Connect. Informasjon om de ulike delene ligger på henholdsvis www.staplesadvantage.se, www.staplesadvantage.dk og www.staplesadvantage.no.

Dette er den andre felles bærekraftsrapporten for Staples Nordics (den sjette for Sverige og Norge og fjerde for Danmark), den inngår i en rekke rapporter for Staples Internasjonalt, som årlig har rapportert om sitt samfunnsansvar siden 2005. I rapporten sammenlignes data for 2016/2017.

Rapporten omfatter de nordiske landene hvis ikke annet er oppgitt i teksten. Ved spørsmål om rapporten eller ytterligere informasjon om Staples’ bærekraftsarbeid, kontakt vår leder for Miljø, Kvalitet og Samfunnsansvar i Staples Nordics; Johanna Jigmo-Linde, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

Bedrift

Staples Sweden AB

Staples Denmark ApS

Staples Norway AS

Postadresse

Humlegatan 15, P.O Box 1777, SE-501 17 Borås

Korskildelund 6, DK-2670 Greve

Solheimveien 6-8, 1473 Lørenskog

Kontaktperson

Johanna Jigmo-Linde, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

Organisasjonsnummer

556091-3591

27 98 50 17

916950381

Staples Inc startet i 1986 i Boston og har siden den gangen vokst til en industriledende organisasjon. I februar 2017 ble den europeiske virksomheten solgt til Cerberus Capital Management, men det finnes fortsatt en forbindelse til Staples Inc. I Sverige og Norge har Staples eksistert siden 2008, da Corporate Express ble kjøpt opp av konsernet, men bedriftsnavnet ble endret først i 2010. I Danmark har Staples eksistert siden 2010. Vi er drøyt 500 ansatte i Sverige og Danmark og ca. 270 ansatte i Norge, med hovedkontor i Borås og på Lørenskog. Vår visjon er å kunne tilby “alle produkter din bedrift trenger for å lykkes” gjennom vårt brede produktsortiment.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Våre salgskanaler

Vi har som mål å kunne møte alle våre kunders behov - uansett om de er privatkunder, små, mellomstore eller store bedrifter innen privat eller offentlig sektor. For å dekke så mange forskjellige kunders behov, har Staples satset på å kunne tilby et så bredt produktsortiment som mulig, og kunne bistå med skreddersydde løsninger etter spesifikke kundebehov. I i Sverige og i Norge er Staples’ organisasjon oppdelt i følgende områder: Staples Advantage, Staples Online, Staples Retail, Staples Connect og Staples Brandpartner. I Danmark finnes Staples Advantage og Staples Direct.

Staples Advantage

Hos Staples Advantage tar vi oss av våre avtalekunder – større bedrifter (mer enn 20 ansatte) og offentlig sektor, og regnes som Staples B2B-avdeling. Vi utformer kunde-unike opplegg for lavest mulig totalkostnad, samt tiltaksprogram for å kontinuerlig å redusere kostnader og miljøpåvirkning. Produktsortimentet er totalt ca. 25 000 artikler i Norden. Disse kan bestilles via nett, e-post, faks, telefon eller i butikk. Staples Advantage inkluderer også vår enhet som selger til forhandlere – Emo.

Staples Online

Staples Online retter seg mot privatpersoner, mindre bedrifter (0-20 ansatte) og foreninger gjennom e-handel

og tradisjonell postordrevirksomhet. Staples Online er den sektoren der kunder kan handle avtalefritt til konkurransedyktige priser. Også her finnes det mulighet til å handle miljøbevisst, gjennom vårt brede sortiment av miljøvennlige produkter og tjenester.

Staples Retail

Staples Retail er benevnelsen på vår butikk-kjede, og har 34 butikker, hvorav 12 stk. i Sverige og 22 i Norge. Butikkene er til både for privatpersoner og avtalekunder, noe som blant annet gjør det enklere for avtalekundene våre når det haster, samt gir private forbrukere tilgang til flere tusen unike artikler fra vårt brede produktsortiment. Butikkene kan også bistå med å hjelpe kunder å bestille fra vårt øvrige sortiment, for å sikre rask levering, men også miljøvennlig transport.

Staples Connect

Staples Connect leverer rene IT-konsulenttjenester, servicetjenester av IT-maskinvare, skrivere og flerfunksjonelle produkter, konferanseteknikk og alt tilhørende tilleggsutstyr og teknologi. En av tjenestene, IT Online, tilbyr en proaktiv overvåkning og et tiltak på avstand, samt på plass hos kunden til en fast pris per enhet.

Staples Brandpartner

Staples Brandpartner forsyner våre kunder med et bredt tilbud av profilprodukter, trykksaker, arbeidsklær og personlig beskyttelse. De skaper kunde-unike løsninger etter kundens behov, situasjon og ønsker.

Styre

Den lokale forankringen i selskapets styre og ledelse er av stor betydning for det internasjonale konsernets muligheter til å påvirke markedet med etterlevelse av forbruksmønstre og trender, økonomisk utvikling, samt for å overvåke forandringer i lovgivning og regler på markedet.

Hovedeier av Staples’ driftsselskaper i Norden er det amerikanske investeringsselskapet Cerberus Capital Management. For de nordiske selskapene inngår blant andre Mats Karlsson (Adm. dir.), samt lokale representanter i styret.

Økonomiske resultater 2017, Sverige

Resultatet under viser utviklingen fra 2015-2017 (i SEK) for Staples Sweden. 2017/18 Netto-omsetning

kkr

Resultat etter finansposter

kkr

Eiendeler

kkr

Gjennomsnittlig antall ansatte

stk

Soliditet

2016/17

* * * * *

2015/16

1.532.190

1.559.021

117.303

116.926

775.099

857.929

334

363

31,6

38,2

Økonomiske resultater 2017 Danmark

Resultatet under viser utviklingen fra 2015-2017 (i DKK) for Staples Denmark. 2017/18 Netto-omsetning

kkr

Resultat etter finansposter

kkr

Eiendeler

kkr

Gjennomsnittlig antall ansatte

stk

Soliditet

2016/17

* * * * *

2015/16

164.493

179.192

645

619

52.825

109.999

80,5

24,3

Økonomiske resultater 2017 Norge

Resultatet under viser utviklingen fra 2015-2017 (i NOK) for Staples Norway AS (Advantage). 2017/18 Netto-omsetning

Resultat etter finansposter

Eiendeler

Gjennomsnittlig antall ansatte

stk

Soliditet

* Tallene for økonomisk resultat i 2017 fremgår ved publisering av årsregnskapet.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

2016/17

* * * * *

2015/16

1.546.095.932

1.614.362.001

136.863.647

66.848.333

776.313.135

796.406.754

299

353

45,4

47,3

Våre interessenter Identifisering og utvalg av interessenter

Vi har identifisert flere forskjellige interessenter som både påvirker og påvirkes av aktivitetene vi utfører som bedrift. Staples har også identifisert hvordan prosessene berøres av de forskjellige interessentgruppene. De 12 forskjellige overgripende interessentgruppene under, berører og berøres på forskjellige måter og med forskjellig vekt, av vår bedrifts aktiviteter. “Alt starter og slutter med kunden” er et ordtak som er tydelig i vår interessentanalyse. Denne interessentgruppen berøres av nesten samtlige prosesser. Utfra prosessperspektivet involveres forskjellige interessenter ved utvikling av vår virksomhet. • • • • • • • • • • • •

Kunder Medarbeidere Leverandører/partner Frivillighetsorganisasjoner Samfunn Myndigheter Fagforeninger Investorer Moderselskap Kolleger i bransjen Miljø og natur Media

Formene for interessentengasjement, interessentdialog, samt vesentlighetsanalyse Våre interessentdialoger holdes daglig via for eksempel presentasjoner og møter som stadig oppdaterer vår vesentlighetsanalyse. Vår vesentlighetsanalyse er innvevd i vårt bærekraftsaspektsregister som danner grunnlaget for ledergruppens årlige mål for bærekraft. Våre daglige dialoger med kunder påvirker derfor direkte vårt bærekraftsarbeid der vi også håper å kunne bidra til deres eget bærekraftsarbeid. Vi blir ofte invitert til dialog omkring vårt arbeid med bærekraft, som også gir verdifull informasjon til våre kunders egen og felles satsning på bærekraft. Vi gjennomfører også formelle kundeundersøkelser i våre salgskanaler, samt medarbeiderundersøkelse. Vi er medlemmer og medvirker ved møter i: • • • •

Bransjeorganisasjonen KEPA Svanemerket – Nettverk for miljømerket innkjøp Nettverket for bærekraftig næringsliv (NMC) Leke- og babybransjen

• CSR Väst • CSR Väst Hållbara Inköp • SOfEA – Sustainable Office European Association

Nettverk som gir oss en god mulighet til dialog, input og grobunn for samarbeid, lokalt og globalt.

Sammendrag av gjennomført dialog med interessenter 2017 med våre største interessentgrupper:

r/P ar tn er e

n de er, ,

Inves torer

fti ra , k e n ær e r, n b ammelse e o r e e S ik r li n g s ti n g a n s se u t v i k g s b e k u rr s es n betali ig kon spro tiv d r ud e f t ret ek anb f e f d o e g urs ss CR e r sjo ta rbei oll, jø og r t n n e ørko mil es a Leverand etikk, pr sam , r , øte ner re g, mevisjo n i ø r r e p u , l o r d øreva orte sh an Leverand g, rapp work n i r e er u l eva v Le Interessentdialog ite t,

Bæ

erere en bærekrafti Gen t med avkastning g t s k ve sjonærer, og som il ak hensyn til vår tar aps ansv t ar selsk

driftsledels ing, be , korru e, policies ps k , rstyr Eie tegier, etik kerh jon, helse et og sik stra

, p Rapueringer, medarbeiderundersøke lser val e CR

re eide arb

d informa samtale,r, nyhetssjonsmøter, Me brev, int eider orte ran darb r, rapp Me økelsemedier, utdannelse og kurs, ett, ers iale ngsmøter, kick-off und sos avdeli jø, sikkerhet, gode e, mil Hels rhold, karrieremuligheter o fo ttelse og bon g us, eids nsfastse arb s, løn arbeid, motivasjon s kur angfold m gt og berikende y r t re et d eng Sik eidsliv mebeider asjerte e arb medar

ne t Ge ks j v e a ks n y ns

re r on m e e en ti l æ d a b æ vå rer, vka rek rt o g s t n r a f ti g s e s o in g t st lsk m il yr aps tar e ing ansv og , ar sik etik ke k, k rhe orr p t, s upsj in po trat on, de rte egie ks r, p r , C re s R- se ev me alu ld eri inge nge r, r er Ei els h

skap l e rs Mo ressemeldinger, indek orter, p s

Møter, undersøkelkundeun ser ra der ppo søk rter els , sa er, ma pre rbe se Tilgjeng ide nta e l i gh kundeserv r, w sjo ice, et, ko or n p Small Ord n k ers, roduk kurr lever retur- tsikk ans ings e sik og re erhe kra Levere k k t f v god k alitets erhe klam , mi t, t o a lj samaundes prod s g vi j bærek rbeid ervic ukt raft e f e er lk ig u or , o m tvi en g kli ng t, t, te en ali tim er, kv sor utin ø sr on år ed

er, vens sek ng n o ri k iljø tiﬁse ur v m1-ser t a a lse 400 ang, ive O 1 r rstilg sk IS ssu n e e r B sjo st, ek estitu v r tig , af lse kr he imal e min r og ning t ks irk ve påv e ø j p il ka m

s , er hop s

Mi ljø og

Kunder

HENSIKT og målsetning med interessentdialogen HVORDAN gjennomføres interessentdialogen HVA gjør vi i praksis

I forbindelse med vår revisjon for ISO 26000, intervjuet revisoren kunder, medarbeidere og faglige representanter for å sikre at vi overholder egenerklæringens krav og dermed også kravene i ISO 26000 til vårt arbeid med bærekraft. Rapporten skal være av praktisk verdi for våre kunder, leverandører og andre interessenter for sammenligning og velbalansert fremstilling av resultater, konkrete resultater og våre mål.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Introduksjon til vårt bærekraftsarbeid

Introduksjon til vårt bærekraftsarbeid Vår ansvarlighet

De globale målene for bærekraft setter vår bedrifts ansvar i et større perspektiv. Staples påvirker samtlige mål på en eller annen måte, men vi har valgt å fokusere på: Vi har en naturlig kobling til målet gjennom vårt produkttilbud og der vårt engasjement er tydelig med våre retningslinjer for de samfunnssatsningene vi gjør. Mål 4 oppsummerer vårt standpunkt for våre samfunnsinitiativ på en god måte.

Klimaspørsmål anser vi for å være en av vår tids viktigste saker. Det er derfor vi blant annet har valgt å invitere våre kunder til å bidra i arbeidet mot klimaforandringene.

Om mål 4 oppsummerer vårt standpunkt for våre samfunnsinitiativ, blir mål 12 vårt fundament for vårt arbeid med bærekraft. De kundeprogrammene som er tatt frem, og mye av det arbeidet som drives innenfor rammen for våre ISO-sertifiseringer og -verifisering, har til formål å nå et bærekraftig forbruk og produksjon.

Mål 17 er en forutsetning for oss for å nå våre målsetninger. Vi tror på samarbeid over grenser der vi sammen med våre interessenter – medarbeidere, kunder, leverandører, frivillige organisasjoner, m.fl. bidrar til et mer bærekraftig samfunn.

Det arbeidet vi gjør for å nå de globale målene over, har vi bygd opp omkring fire søyler - samfunn, mangfold, miljø og etikk.

Samfunn: Bidra til samfunnet

Vi skal jobbe for en positiv påvirkning på samfunnene der våre medarbeidere bor og jobber. Dette gjør vi ved å skape arbeid, frivillig arbeid og gjennom donasjoner.

Mangfold: Jobbe for mangfold

Vi verdsetter mangfold i medarbeidernes bakgrunn, ideer og tanker. Alles likeverd er en selvfølge som gjennomsyrer rekrutteringsprosess så vel som belønningssystem.

Miljø: Ta ansvar for miljøet

Vi forplikter oss på å minimere og forebygge miljørisikoer og annen negativ miljøpåvirkning fra virksomheten vår. Vi konsentrerer oss ikke bare om miljøpåvirkning fra våre egne aktiviteter, men jobber for å gjøre det enklere for våre kunder, medarbeidere og leverandører å verne om miljøet.

Etikk: Praktiser god forretningsetikk

Vi skal alltid handle etisk korrekt. Vi verdsetter ærlighet, rettferdighet og integritet høyt og går til handling hvis det oppstår problemstillinger. Våre etiske retningslinjer skaper en tydelig tilnærming for våre ansatte og våre regler for god atferd skaper tydelige forventninger hos våre leverandører. Vi tror at ved å ta aktivt ansvar for vår felles fremtid, blir vi en attraktiv arbeidsgiver, samarbeidspartner og samfunnsaktør og skaper muligheter for oss til å vokse på en lønnsom og ansvarlig måte.

Mål, strategi og forankring

Innenfor vårt arbeid med bærekraft er kvalitet et viktig stikkord. Gjennom strategier og målsetninger sikrer vi at disse søylene inngår i vår daglige virksomhet, med røtter i administrasjonen og gjennom kontinuerlig målvurdering og tydelige handlingsplan for alle deler av virksomheten. Allerede i 2010 tok ledelsen en beslutning om å jobbe mot en ISO 26000-verifisering og i 2015 ble revisjonen gjennomført og Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS og Staples Norway AS ble først i industrien til via ”Svensk specifikation SIS-SP 2: 2015 Sosial ansvarlighet – Systematisk egenerklæring, å bli verifisert mot ISO 26000. Vårt arbeid med bærekraft omfatter hele verdikjeden som oppsummeres under:

Utvikling av sortiment Vi utvikler stadig sortiment sammen med våre leverandører der andre interessenters krav og behov tas i betraktning. Gjennom Easy on the Planet stiller vi miljøkrav til våre produkter.

Produksjon

Bruk og gjenvinning

Staples har ingen egen produksjon men har et tett samarbeid med våre leverandører. Gjennom våre retningslinjer for god atferd, stiller vi krav til miljøet og sosiale forhold i produksjon. Etterlevelse av våre retningslinjer for god atferd gjøres på regelmessig basis.

Staples ser det som en del av sitt ansvar å påvirke våre kunder til en mer bærekraftig hverdag. Ved å støtte og veilede dem i bruksfasen, veilede til mer bærekraftige produktvalg og støtte med gjenvinningstjenester, realiserer vi dette ansvaret.

Salg

Logistikk

Staples’ salg skjer i forskjellige kanaler, blant annet via avtaler der vi sammen med kunden forsøker å oppnå en mer bærekraftig innkjøpsatferd. I nettbutikken vår, samt i våre butikker, jobber vi for å gjøre det enklere for kunden å ta et mer bærekraftig valg.

Staples’ leverandører leverer produktene til vårt lager. Vi jobber med stadig prosessoptimering av strømmen ut fra et kvalitets- og miljøperspektiv samt jobber tett med våre distributører for å sikre en så optimal transport som mulig ut til kunden.

Følgende avsnitt vil forklare strategi, mål og utvikling over tid for Staples’ arbeid med bærekraft. For retningslinjer og ytterligere informasjon om vårt arbeid med bærekraft, se www.staplesadvantage.se, www.staplesadvantage.dk eller www.staplesadvantage.no

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Vårt arbeid for å bli ledende innen bærekraft Sosialt ansvarlighet – verifisering ISO 26000 Egenerklæring, SIS-SP 2: 2015 består av 77 spørsmål som vi svarte på. RISE Research Institutes of Sweden (f.d. SP) evaluerte troverdigheten av svarene og kunne verifisere dette. Dermed ble vi, som først i bransjen, verifisert mot ISO 26000:2010. ISO 26000: 2010 består av sju prinsipper for sosial ansvarlighet. Disse prinsippene sammen med de prinsippene som er spesifikke for hvert hovedområde, gjennomsyrer våre prosesser, rutiner og ambisjoner. Denne bærekraftrapporten er et eksempel på en del av vår bestrebelse på å være transparente i vår utvikling innen sosial ansvarlighet, miljø og kvalitet. De sju hovedområdene som standarden er oppbygd omkring, er en naturlig del av våre rutine og prosesser: • • • • • • •

Virksomhetsstyring De menneskelige rettighetene Arbeidsforhold Miljø God praksis Forbrukerspørsmål Samfunnsengasjement og utvikling

Regnskapslovens krav til ikke-finansiell informasjon er bygd inn i vårt arbeid med ISO 26000 og vår rapportering. Områdene som er dekket, er: • • • •

Miljø Sosiale forhold og personale Menneskerettigheter Motvirkning av korrupsjon

De sju prinsippene for sosial ansvarlighet

Ansvarlighet

Transparens

Etisk atferd

Respekt for interessentenes interesser

Respekt for rettstatens prinsipper

Respekt for internasjonale normer for atferd

Respekt for de menneskelige rettighetene

Miljø

Ta ansvar for miljøet

Mål og strategi

Hos Staples er vår visjon å skape gode forretnings- og miljømessige fordeler - for oss selv, våre kunder og vårt samfunn - ved å vise veien når det gjelder bærekraftige forretningsmetoder. Vi jobber for å oppnå denne visjonen ved å holde fokus på innkjøp av flere bærekraftige produkter, forbedre våre tilbud om materialegjenvinning og andre grønne tjenester, maksimere vår energieffektivitet og bruk av fornybar energi, samt eliminere mulig avfall. I 2017 lanserte vi for eksempel et anleggskonsept med produkter med eget varemerke, der det absolutte flertallet av artiklene er Svanemerket. Dette skal vi oppnå ved å: 1. etablere Staples som den leverandøren av kontorutstyr som tar størst ansvar i regionene og kanalene som vi jobber i, 2. minimere våre karbondioksidutslipp og hjelpe kunder å gjøre det samme, 3. tilby våre kunder et komplett sortiment av bærekraftige produkter og tjenester, 4. optimere gjenvinning av tekniske produkter, 5. minimere vårt avfall og hjelpe kunder å gjøre det samme.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Globale mål – til 2020 Tilby våre kunder bærekraftige produkter og tjenester

Gjenvinne 100% av våre el-produkter

Nullvisjon for avfall, samt hjelpe våre kunder å oppnå det samme

Maksimere energieffektivitet og nytteverdien av fornybar energi

Få anerkjennelse som en global leder innen bærekraft

Lokale mål 2017

Våre lokale miljømål baseres på risiko- og miljøaspektvurdering i samsvar med ISO14001, ISO 26000:2010, våre globale utfordringer samt årlige resultatmålinger. Vi bestreber oss på et proaktivt, målrettet, strategisk og pragmatisk miljøarbeid. Våre overgripende miljømål konkretiserer vår langsiktige visjon om å minimere vår miljøpåvirkning, engasjere våre medarbeidere og leverandører, samt drive utviklingen innen sektoren vår. Her presenteres våre lokale miljømål for 2017.

Lokale miljømål 2017 •

Vi skal minst ha en Perfect Order på 92,5% i 2017 for Sverige/Danmark, og 94,5% for Norge

•

Antallet ”Small Order”, ordrer under 500 SEK/DKK, skal ligge på maks. 29% ved utgangen av 2017 for Sverige/Danmark og 16% for Norge

•

Easy on the Planet-produktene skal overstige 2 700 i antall for Sverige, og for Danmark 1 800 stk. i 2017

•

Salget av EotP-produkter skal være 44% for Norge

Perfect order kaller vi ordrer som har gått feilfritt fra bestilling til leveranse; riktig produkt, tid, sted, mengde og kvalitet “Small Order” er ordrer under en verdi på 500 SEK/ DKK/NOK. 3 Easy on the Planet (EotP) er vårt miljøkonsept der vi løfter frem produkter som enten har en tredjeparts miljømerking eller har miljømessig bedre egenskaper og oppfyller Staples’ kriterier for EotP. 2

Vårt arbeid for å bli ledende innen bærekraft Miljøsertifisering samt sosial ansvarlighet

Staples Nordics er sertifisert etter kravene i ISO14001, et sertifikat hvis implementering vi verdsetter høyt. I 2015 fikk vi ytterligere en kvittering på vårt arbeid innen miljø.Verifiseringen mot ISO 26000 via RISE inneholder også miljøkrav som skal oppfylles. Vi har et integrert administrasjonssystem som omfatter både miljø, sosial ansvarlighet og kvalitet. Gjennom administrasjonssystemet kan vi observere, kontrollere og forbedre våre miljøprestasjoner, samtidig som det hjelper oss å holde oss oppdatert med rådende lovgivning og øker våre prestasjoner.

I Sverige har vi vært ISO14001-sertifi-sert siden 1997 og i Danmark siden 2008. Siden 2013 har vi et felles sertifikat mellom Staples i Sverige og Danmark. Siden 2012 har Staples Norway Advantage vært en del av sertifikatet. I 2015 ble sertifikatet utvidet til å omfatte også Staples Connect Sweden AB og i 2017 ble det utvidet til å omfatte Staples Brandpartner. Totalt er 29 anlegg i 3 land omfattet av sertifiseringen. Det felles administrasjonssystemet utgjør en god plattform for erfaringsutveksling og diskusjoner.

Staples har 71 anlegg som er ISO 14001-sertifisert innen Staples Europa: Belgia, Danmark, Finland, Nederland, Norge, Portugal, Spania, Storbritannia, Sverige og Tyskland.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Miljøfokus på Staples

Vi bestreber oss på et proaktivt, målrettet, strategisk og pragmatisk miljøarbeid.

Intern trening For å forsterke vår miljøbevissthet innen vår egen organisasjon, gjennomføres årlig trening og workshops med medarbeidere. For å gå fra ord til handling, skjer det fortløpende miljøtilpasning av våre egne arbeidsplasser og virksomhet som blant annet inkluderer forretningsreiser, produktvalg for eget arbeid og energi. Som en del av vår miljøstrategi lærer vi opp alle våre medarbeidere i miljøarbeidet. En selger kan for eksempel få oppdatering om hvordan man best selger og markedsfører mer miljøvennlige produkter. Staples Care Training Hvert år gjennomføres Staples Care Training (tidligere Staples Soul Day), med fokus på de fire søylene som utgjør grunnlaget for vårt arbeid med bærekraft: etikk, mangfold, miljø og samfunn. På en halv dag læres ansatte opp i vårt arbeid for bærekraft, og de deltar i samtaler om mange viktige emner som for eksempel miljø, mangfold, samfunnsengasjement og etikk. I 2017 ble to slike tilfeller gjennomført. Her engasjerer vi våre medarbeidere til å forstå utfordringene og ville være en del av løsningen, samtidig som vi sørger for at alle er godt innforstått med våre grunnvurderinger. Denne opplæringen er obligatorisk for alle nyansatte, men personer som er ansatt fra før, er også varmt velkommen til å delta.

Samarbeid med våre interessenter for et bedre miljø Vi jobber med både kunder, leverandører, medarbeidere og ikke-statlige organisasjoner for å oppnå våre miljømål. Vi jobber for eksempel med å støtte våre kunder i konkret arbeid for bærekraft, som å bytte ut produkter til mer miljøbevisste alternativer. Vårt arbeid med å inkludere kunder og leverandører i vårt arbeid med bærekraft, fikk oppmerksomhet også ved vår verifisering mot ISO 26000 av RISE. Vi er aktive medlemmer i CSR Väst, CSR Väst Inköpsklubb, Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) og SOfEA (Sustainable Office European Assocation) og jobber sammen med Plant-for-the-Planet – en av verdens ledende organisasjoner for treplanting. I 2017 ble 300 000 trær plantet gjennom samarbeidet med Plant-for-the-Planet innenfor rammen til Easy on the Planet-programmet. Les mer under “Miljøløsninger for kundene våre”

Minimer våre karbondioksidutslipp og hjelp kunder å gjøre det samme Vi utfører årlig målinger innen de fire søylene som utgjør vårt arbeid for bærekraft, og samler inn og behandler større mengder data fra flere steder. Dette gjør vår bærekraftsredegjørelse omfattende, men også representativ for våre nordiske og til en viss grad globale aktiviteter. Takket være de innsamlede dataene, har vi mulighet til å gi mer interessent-tilpassede bærekraftrapporter på forespørsel.

For å minimere våre karbondioksidutslipp har vi iverksatt flere forskjellige initiativer. Det første steget å ta er å kunne måle, på en effektiv måte, hvor mye karbondioksid organisasjonen genererer. Dette gjør oss i stand til å sammenligne endringer, og prioritere påvirkningsområder. Initiativene Staples har tatt for redusert karbondioksidutslipp, både globalt og lokalt, er: • Kjøpe ”grønn” energi og satse på RECs (Renewable Energy Certificate System) • Oppgraderte ventilasjons- og varmesystemer • Lære opp medarbeiderne våre innen miljø med fokus på karbondioksidutslipp og konsekvensene av dette • Initiativ for grønnere transportflåte sammen med våre transportører • Utvikle vårt eksisterende samarbeid med Plant-for-the-Planet

I 2017 plantet Staples 300 000 trær innenfor rammen for Easy on the Planet-programmet.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Globale høydepunkter 2016 • Staples Europe har innledet et samarbeid med Plant-for-the-Planet, en av verdens største treplantningsorganisasjoner. Ved å plante trær på vegne av våre kunder, vil vi forbedre vår felles miljøpåvirkning. Staples Nordics plantet 71 895 trær i 2017.

Reduser våre karbondioksidutslipp 840,000 820,000

826,306

800,000

801,553

780,000 760,000 740,000 730,719

720,000 700,000 680,000

Kg/CO2e

2015

2016

2017

Tabellen viser verdien for våre nordiske enheter sammenlagt, omfang 1 og 2. Reduksjonen beror på færre kjørte mil med våre tjenestebiler, som i sin tur beror på bedre planlegging av kundebesøk.

Strømbruk 8,000,000 7,000,000

7,465,800

7,115,463

7,436,353

2016

2017

6,000,000 5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 kWt

2015

Tabellen viser våre nordiske enheter sammenlagt.

Vannforbruk 7,000 6,000

6,104 5,382

5,000 4,794

4,000 3,000 2,000 1,000 m3

2015

2016

2017

Vannforbruket økte markant ved vårt norske lager i 2016. Det finnes ingen naturlig forklaring til økningen, men vi ser en nedgang i 2017. I 2018 har det norske lageret flyttet til et helt nytt og toppmoderne anlegg. Vi forventer at dette bidrar til redusert vannforbruk.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Lokalt mål 2017

Resultat 2017

Antallet småbestillinger / ordrer på mindre enn 500 SEK/ DKK/NOK.

SEK: 32,59%

skal ligge på maks. 29% for SEK/DKK og

DKK: 36,13%

16% for NOK ved utgangen av 2017

NOK: 12,9%

Småbestilling-kalkulator

Vi har en urovekkende trend med småbestillinger som sendes fra vårt lager. Innkjøpsmønsteret har endret seg i løpet av året. Dagens samfunn forventer omgående leveranser, om det så bare handler om en papirblokk eller en pakke med penner. Resultatet blir mange småbestillinger som sendes fra lageret vårt med en unødig negativ miljøpåvirkning og høy prosesskostnad. Vi har gjennomført tiltak med sikte på å holde tilbake trenden med småbestillinger. Vi har lagt avgifter på bestillinger på lave beløp, informert kunder, lært opp selgere, implementert Easy on the Planet-programmet, les mer under. Dessverre holder trenden seg i Sverige, der vi reduserer marginalt mot i fjor, og i Danmark ses tydeligere forbedring, men vi har ikke nådd målsettingen. For Staples Norway har innsatsene vist resultat, og vi sier en fin trend med et mindre volum småbestillinger. Vi tar nå steg for å kunne dele best praksis mellom landene og implementere bedre løsninger for Sverige og Danmark.

Easy on the Planet-programmet

I 2017 ble vårt samarbeid styrket med organisasjonen Plant-for-the-Planet. Plant-for-the-Planet er en frivillig organisasjon som arbeider med å plante trær, samt lære opp barn til å bli klimaambassadører. Vår ambisjon er, sammen med Plant-for-the-Planet, å skape ytterligere incentiv for våre kunder til å redusere andelen småbestillinger, det vil si plante trær for våre kunders regning når de reduserer andelen småbestillinger. Samarbeidet ble startet i 2015 og rullet ut i større skala i 2016, da vi identifiserte kunder som kan ta del i programmet.

I og med samarbeidet med våre kunder og Plant-for-the-Planet, ble 71 895 trær plantet for våre nordiske kunders regning i 2017

Definisjonen av en småbestilling er en ordreverdi på under 500 SEK/DKK/NOK. Andelen småbestilling

50%

Norge Sverige Danmark

45%

44% 42%

40%

36,13%

35%

35% 33%

30%

32,59%

25% 20% 18%

15%

15% 12,90%

10% 5% 0%

2015

2017

2016

Vennligst les om utfordringen med småbestillinger på forrige side

Antall leverte pakker til kunder Tabellen viser våre nordiske enheter sammenlagt.

7,000,000 6,000,000 5,712,098

5,000,000

5,371,975

5,506,646

4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 0

2015

Bedriftsansvar

2016

2017

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Tilby våre kunder mer bærekraftige produkter og tjenester Produktutvalg Easy on the Planet og Sustainable Earth Vi jobber fortsatt med å utvikle et miljøvennlig produktsortiment, og ha et nært samarbeid med våre leverandører for nye og mer miljøvennlige produkter. Det er viktig å ikke bare se på selve produktet, men også produksjonen, leveransen og livssyklusaspektene som er et resultat av hvert produkt og hver produktgruppe. Easy on the Planet er konseptet som rommer en gruppe nøye utvalgte produkter som oppfyller våre særskilte miljøkriterier. I Norden (Sverige, Danmark og Norge) kunne vi tilby over 8 474 artikler fra vårt “grønne” sortiment i 2017. Dette er en økning med 61% sammenlignet med 2016. Globalt har vi mer enn 16 000 varer i rammeverket for dette “grønne” konseptet. Staples benytter tilgjengelige standarder, retningslinjer og sertifiseringer for å identifisere produkter som oppfyller kravene til Easy-on-the-Planet. Derimot viser selve ikonet ikke at et produkt er sertifisert som “grønt” eller at det oppfyller en viss tredjepartsstandard, og skal derfor ikke klassifiseres som en egen miljøsertifisering. Som bedrift fortsetter vi å granske og endre de kriteriene som brukes til å identifisere disse produktene, for å sørge for at de er tillitsvekkende og godt egnet. For fullstendige kriterier, se vår hjemmeside. Sustainable Earth er Staples’ egen serie med høy-ytelses-, miljøvennlige produkter. Sustainable Earth-produktene er produsert av fornybare ressurser, gjenvunnet og/eller komposterbart materiale.

Vi forstår at våre samarbeidspartnere eller kunder kan ha ulike definisjoner eller ideer om hva som er et miljøvennlig produkt. Det er derfor vi alltid forsøker å være nøye med detaljene for de miljøfordeler som har resultert i Easy-on-the-Planet-kategoriseringen så alle kan bestemme hvilket produkt som oppfyller sin egen definisjon av “grønn”. På vår nettside kan du lese mer om Easy-on-thePlanet og få tips om hvordan du kan skape et mer bærekraftig kontor. SOfEA (Sustainable Office European Association) Staples er finansierende medlem av den europeiske nonprofit-organisasjonen SOfEA (Sustainable Office European Association). SOfEA ble stiftet i mars 2014 og har i dag 26 medlemmer innen kontorutstyrindustrien. SOfEAs misjon er å skape et enkelt miljøklassifiseringssystem som er felles for bransjen, for å oppmuntre innovative, miljøeffektive og ansvarsfulle kontorprodukter ved å ta hensyn til kundenes krav, eksisterende standarder, miljømerking og europeiske metoder som er tilgjengelige og troverdige for sluttbrukere, produsenter og distributører. Sammen med leverandører og bransjekolleger, vil vi bidra til å gjøre det enkelt for våre kunder å sammenligne produkters miljøytelse og gjøre et aktivt valg. Staples er aktive i SOfEAs styre, samt i arbeidsgruppen som utvikler metodikken.

Vi kan globalt tilby mer enn 16 000 produkter med miljøvennlige egenskaper i våre butikker og på nettet. Disse produktene står for over 22% av vårt globale salg.

Miljøløsninger for våre kunder “Jeg synes det var et veldig bra og prisverdig initiativ av Staples å belyse klima- og bærekraftsspørsmål for skolebarn ved å organisere Sveriges første Plant-forthe-Planet-akademi. Mer kunnskap, men fremfor alt, praktiske tiltak, kreves for å takle klima-endringer. Det er en av de mest avgjørende faktorene som menneskeheten står innfor og som vi må vedta egnede tiltak for å ta itu med. Alle burde bidra til samfunnet for å gjøre det mer bærekraftig. Det innbefatter oss som individer, kommuner, landsting og ikke minste bedriften.” - Johan Linderstad, miljøkommunikasjon via Borås Stad.

Vi prøver alltid å være med ved tilfeller der innkjøpere vil diskutere miljø og spørsmål som berører sosial ansvarlighet. Vår miljø- og kvalitetsansvarlige jobber proaktivt mot våre kunder og følger ofte med selgerne ut på møter for å diskutere hvordan Staples kan støtte kunden i å nå opp til deres miljømål og visjoner for bærekraft. Dette fører også til at Staples får mulighet til å diskutere miljøkrav og andre krav til bærekraft med våre kunder. Vi jobber med å støtte våre kunder i konkret bærekraftsarbeid, som å bytte ut produkter til mer miljøvennlige alternativer og redusere antallet småbestillinger. Vårt Easy-on-thePlanet-program er et eksempel på hvordan vi støtter kundene våre. Vi har også et voksende utvalg av produkter som er merket med vår EastTree-logo. For hvert solgte produkt gir Staples en sum penger til Plantfor-the-Planet. Det er et arbeid som krever engasjement fra begge sider og en viktig del av vår pågående interessentdialog.

e-katalog med en grønn tvist

Den mest miljøvennlige måten vi kan presentere våre produkter på, er via vår Netshop. Derfor sørger vi for at kunden så enkelt som mulig kan søke opp produktene og kriteriene kunden vil ha. Ved å redusere katalogutsending, sparer vi miljøet, noe som innebærer at samtlige kataloger kan blas i på nett. Dessuten kan det enkelt søkes på vår Netshop etter Easy on the Planet-produkter i hvert produktsortiment, for å få en klar oversikt over hvilke miljøvennlige produkter vi tilbyr.

Nye poser i butikk

Kundene kan velget et mer miljøvennlig alternativ og bære varene hjem i papirposer når de har handlet i butikk.

Gjennomsnittlig salg EotP Norden

Klima-akademier med Plant-for-the-Planet

Ved at våre kunder øker sitt miljøfokus, har vi mulighet til å jobbe med Plant-for-the-Planet, for å klimakompensere for våre kunder, samt lære opp barn til å bli gode klima-ambassadører. I fjor var det to slike akademier. Ett i Norge og ett i Sverige. Sammenlagt deltok nesten 100 barn som ble lært opp under en hel dag om klimaendringer og ble dermed “klimariktige ambassadører”.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

EOTPprodukter 30% Annet sortiment 70%

Lokale mål Staples Sweden /Denmark 2017

Resultat 2017

Kommentar

Easy on the Planet-produktene skal overstige 2 700 i antall (SEK/DKK) i 2017

SEK: 4257 stk. DKK: 2999 stk.

Arbeidet med å øke antallet miljømerkede produkter i vårt sortiment, falt godt ut i 2017 – vi hadde godt samarbeid og dialoger med våre leverandører som gjorde at vi kunne gi våre kunder et bredere tilbud.

Lokalt mål Staples Norway AS 2017

Resultat 2017

Kommentar

Easy on the Planet-produktene skal utgjøre 44% av det totale salget i 2017

42,6%

Det var like før målet ble nådd. Vi jobber kontinuerlig for å synliggjøre og informere våre kunder om mer miljøvennlige alternativer i vårt sortiment.

Minimere avfall, gjenvinne tekniske produkter og hjelpe våre kunder å gjøre det samme. For å stadig forbedre vår virksomhet, forsøker vi hele tiden å øke andelen gjenvunnet materiale som genereres av vår virksomhet, som tekniske produkter og annet avfall. Staples er tilknyttet Elkretsen i Sverige, El-Retur i Danmark og NORSIRK i Norge, som innebærer at vi følger forordningen om produsentansvar for elektriske og elektroniske produkter, i henhold til WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment Directive). WEEE er et direktiv fra EU som gjelder innsamling og gjenvinning av elektriske produkter. Gjennom produsentansvar skal en godt fungerende innsamling sikres for hvert EU-land.

El-kretsen og NORSIRK samler, disponerer og gjenvinner elektriske og elektroniske produkter på en miljøvennlig og lovlig måte. Vi er også tilknyttet FTI (Förpacknings och Tidningsin-samlingen) i Sverige for å forsikre oss om at vi tar ansvar for avfallet som vi genererer, samt betaler til SKAT i Danmark for vår emballasje i Danmark.

Gjenvinning 2017 (ikke kundeprogram) 900 831

800 700

730

700

600 500 400 300 248

200

Total mengde gjenvunnet materiale, alle kategorier

247

237

100

Total mengde avfall (ikke gjenvunnet materiale)

2015

2014

2017

2016

Tabellen over viser våre nordiske land sammenlagt, i tonn. 700,000

2015 2016 2017

600,000 500,000 400,000

517,295

576,704

426,655

300,000 200,000 102,611

100,000 0

15,446

Total mengde resirkulert papp - Kg

11,932

16,434

Total mengde resirkulert metall - Kg

141,707 92,239

68,421

Total mengde resirkulert papir - Kg

117,072 86,926

Total mengde resirkulert plast - Kg

Total mengde avfall (ikke gjenvunnet materiale) 255 250 248

247

245 240 235

237

230 tonn

225

2015

2016

2017

Ett skritt i retning av reduserte mengder avfall er eliminering av unødvendige forpakninger - uansett om det gjelder enkeltprodukter eller i våre leveranser til kundene. Hvis vi sløser med ressurser, innebærer det unødvendige kostnader for alle parter, og vi belaster kundene våre med avfall som de må kassere eller gjenvinne. Globalt jobber vi med våre store leverandører for å minimere belastningen fra forpakninger. Det gir en positiv effekt langt ut i kjeden å skape effektiv forpakning helt fra starten.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Totalvekt fyllmateriale og esker mot kunden, kg 8000000 7000000

7,111,555

6000000 5000000

4,918,636

4000000 3000000 2,434,233

2000000 1000000 0

2015

2016

2017

Vi økte antallet leveranser til Danmark i 2015, noe som delvis økte totalvekten av fyllmateriale og esker. I 2016 ble lageret i Danmark stengt og virksomheten flyttet til vårt moderne og høyeffektive lager Växjö. Derfor ser vi en tydelig reduksjon i vekten av fyllmateriale ut mot kunden i 2017.

Gjenvinning av kunders avfall

Vi har flere komplette løsninger for håndtering av kontoravfall. En av disse løsningene er tilpasset gjenvinning av forbrukte tonerkassetter, blekkpatroner og batterier, som blant annet fås i våre butikker. Staples har avtale med Rectel for gjenvinning av tonerkassetter og blekkpatroner. Gjenvinning og påfylling av de tomme kassettene skjer deretter i henhold til kriteriene som miljømerkingen Svanen har fastsatt i kriterier for Svanemerking av tonerkassetter.

Vi gjenvant nærmere 21 500 tonerkassetter i Norden i 2017. Gjenvinning av toner og blekkpatroner 25000

21513

20000 18156 17363

15000

10000

5000

2015

2016

2017

Total andel gjenvunnet elektronikk, kg (kundeprogram) 10000 9262

8000 6000 4000

4218 3895

2000 0

2015

2016

2017

Årsaken til økningen 2014 til 2015 er innrapportering av gjenvunnet elektronikk fra Staples Connect.

Globalt hjalp Staples sine kunder å samle inn over 11 000 tonn elektronikk i 2016

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Fremtidige utfordringer I en hverdag der fleksibilitet og raske leveranser er et minstekrav for mange kunder, er det en utfordring å spisse og forbedre vårt arbeid med bærekraft. Kunder vil ha rask levering, fleksible løsninger, samt at produktene er anskaffet på en riktig måte, det vil si med hensyn til miljø og sosiale aspekter. Sett fra et miljøperspektiv, innebærer det utfordringer for oss når vi vil møte kundenes krav, men samtidig redusere vår negative miljøpåvirkning som skjer gjennom transporter, avfall og forpakningsmateriale. Derfor handler det om å utvikle vårt arbeid med bærekraft i dialog med våre kunder, samt få hjelp og støtte fra våre leverandører og andre aktører. Koblingen til det globale målet nr. 17: Strategiske partnerskap er tydelige når vi forsøker å angripe våre fremtidige utfordringer.

Små ordrer – Easy on the Planet-program

Samfunnets forventninger på å få varer umiddelbart etter bestilling, er en utfordring ikke bare for oss, men for hele bransjen. Til tross for at vi har lagt inn ekstra avgifter, og til og med salgsstopp for små ordrer, ser vi at vi trenger å lære opp selgerne våre enda mer og finne nye innovative måter å engasjere våre kunder på.

Easy on the Planet-produkter

Staples driver virksomhet i en forbruksindustri; en av våre største miljøutfordringer. En utfordring vi ser store muligheter med. Vi øker stadig andelen med miljøprodukter i sortimentet for å møte kundenes behov for forbruksmateriale uten å vike fra miljøkravene. Gjennom programmet håper vi å kunne oppmuntre våre kunder til å øke andelen miljømerkede produkter i sine innkjøp. Vi fortsetter også å engasjere oss i SOfEA (Sustainable Office European Association) da behovet gjenstår for å gjøre det enklere å sammenligne og forstå hva som er et miljøprodukt. Dette er et langsiktig og viktig arbeid som er til nytte for industrien vår og kundene våre.

Etikk

Praktiser god forretningsetikk

Etikk Vår fremste prioritet er å fremme en sterk kultur og handle på en etisk korrekt måte – og derfor har vi i Staples skapt en sterk integritetskultur. Vi stiller hvert enkelt individ til ansvar ved å stille tydelige krav, lære opp kolleger om den riktige måten å gjøre forretninger på, og sørge for at bedriften handler på riktig måte når etiske spørsmål eller funderinger oppstår. Vi setter ærlighet, rettferdighet og integritet svært høyt og setter vår lit til at individer med samme verdier, blir gode beslutningstakere. Gjennom vår intern

opplæring for sjefer og ansatte – Staples etiske retningslinjer, Antikorrupsjonsopplæring og Etikk for sjefer – er vi sikker på at vi kan tilby våre medarbeidere riktig verktøy for å kunne jobbe på en etisk korrekt måte. Dessuten kan våre medarbeidere ta kontakt med Staples Solutions Hotline, der man kan henvende seg hvis man vil ha råd og support. Vi er overbevist om at vårt grundige arbeid med etikk gjør at tilliten hos våre interessenter styrkes og utgjør et godt grunnlag for partnerskap og samarbeid.

Våre etiske tiltak: 1. Vi skal styrke vår ledelsesstruktur for å sikre en sunn praksis for å beskytte investorer, medarbeidere og leverandører. 2. Vi skal bygge opp tilliten blant våre kunder, investorer og andre interessenter 3. Vi skal tilby våre kunder produkter som ikke bare samsvarer med eller overgår forventet ytelse, men som også er produsert på en ansvarlig måte.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Styrk vår ledelsesstruktur, beskytt investorer, medarbeidere og leverandører Vi anser at det er like viktig å gjøre det riktige, som å gjøre noe på en god måte. Etikken og integriteten viser hvem vi er, og gjør vårt forhold til våre kunder, leverandører og ansatte verden over, til noe spesielt.

Vår måte å påvirke på

Vi verdsetter og respekterer forskjellene mellom de unike kulturene som vi jobber innenfor. Vi holder fast ved samme høye etikk- og integritetsnivå og sørger for at loven følges overalt der vi driver vår virksomhet. Vi anvender samme tilnærming innen vår egen organisasjon som innen hele vår leverandørkjede. Styrken med vår måte å påvirke på, demonstreres innenfor følgende nøkkelområder:

• Etisk oppførsel: Vi forventer at våre ansatte alltid opptrer som representanter for bedriften og har i våre etiske retningslinjer og gjennom opplæring av personalet, tydelig formidlet hvilket etisk nivå som anses akseptabelt og som forventes overholdt. • Rapportering: Vi sørger for at alle våre ansatte har mulighet til fritt å uttrykke sine synspunkter og håndterer alle etiske problemer på en hensiktsmessig måte. • Leverandøretikk: Sammen med leverandører sørger vi for at de holder vår høye etiske standard når det gjelder nulltoleranse mot barnearbeid, lønninger, helse og sikkerhet, samt andre upassende risikoer på arbeidsplassen.

Bygge tillit hos våre kunder, investorer og andre interessenter For å forsikre oss om at våre verdier og mål gjennomsyrer organisasjonen, er det viktig med en engasjert og transparent bedriftsledelse. Hos Staples har bærekraftsansvarlige plass i ledelsen. Dette resulterer i en ledelse som er høyst engasjert i bærekraftsspørsmål. Ledelsen ser hvert år på retningslinjene våre og oppdaterer dem, identifiserer viktige bærekraftsaspekter, formulerer mål innenfor bærekraft, samt handlingsplaner for disse, vurderer administrasjonssystemet og går gjennom hvilke prosjekter som pågår eller som skal påbegynnes. Deretter følger ledelsen opp satte mål, handlingsplaner, og prosjekt. All informasjon er tilgjengelig for medarbeiderne via vårt intranett og vårt styringssystem.

Antikorrupsjon Hos Staples påtar vi oss å drive vår virksomhet med integritet, noe som står beskrevet i våre retningslinjer for antikorrupsjon. Disse retningslinjene er et tillegg til våre etiske retningslinjer og beskriver hvordan vi sammen motvirker og forhindrer korrupsjon, samt fremmer etterlevelse av lover og regler. Staples tar våre antikorrupsjonsretningslinjer på største alvor, og forventer, uten unntak, fullstendig overholdelse av disse. Vi har innført disse retningslinjene for å gjøre det enklere for våre ansatte og andre som handler på våre vegne å identifisere henholdsvis korrekt og uakseptabel atferd og de potensielle gråsonene som kan utsette våre forretningsinteresser og samarbeid for risiko. I våre antikorrupsjonsretningslinjer står det tydelig at Staples forbyr alle former for tilbakebetaling – uansett om det tilbys eller tas imot direkte av våre medarbeidere eller indirekte via en tredjepart. Staples’ antikorrupsjonsretningslinjer forklarer hva vi må gjøre for å forhindre tilbakebetalinger og for å følge gjeldende lover. Retningslinjene kommuniseres til alle medarbeidere i Staples ved ansettelse, og følges gjennom kontinuerlig opplæring under hele arbeidsforholdet.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

ETIKKODE ETIKKOD

Sikre ansvarlig produserte produkter Staples arbeider med mange forskjellige leverandører. Gjennom våre retningslinjer for atferd, lar vi våre leverandører bekrefte at de tar ansvar for en bærekraftig utvikling og driver ansvarlig produksjon eller import. Dessuten gjennomfører vi årlige tredjepartsrevisjoner på fabrikkene som produserer Staples®-merkede varer, for å sikre en egen, ansvarlig produksjon og for at vi skal handle på en etisk riktig måte mot leverandører over hele verden.

Våre retningslinjer for atferd

For å produsere Staples -merkede varer, inngår vi bare samarbeid med fabrikker som oppfyller Staples’ standarder for sikkerhet, miljø, arbeidskraft, i tillegg til standard for kostnad og kvalitet. I våre retningslinjer for atferd for leverandører og produsenter, beskriver vi våre krav til ansvarlig virksomhet. Retningslinjene for atferd brukes også som grunnlag for revisjonene og gjennomgangene vi utfører hvert år hos våre leverandører og som bygger på retningslinjer for sosial ansvarlighet. Koden er utformet i tråd med SA8000-standard. ®

Mange av våre samarbeidspartnere er store og velkjente organisasjoner. Det medfører at Staples ikke selv gjennomfører noen tredjepartsrevisjon hos disse leverandørene eller deres produsenter. Staples benytter Factlines, et nettbasert verktøy for leverandøroppfølging. Gjennom verktøyet får vi en ytterligere dimensjon på vår kommunikasjon og oppfølging av våre retningslinjer for atferd hos våre leverandører. Det ligger til grunn for en kontinuerlig risikoanalyse av vår leverandørkjede. Staples’ retningslinjer for atferd stiller krav til at den gjeldende internasjonale og nasjonale lovgivningen, samt industripraksis i de landene der leverandøren er virksom overholdes. Generelt sett beskriver koden krav og forventninger til at arbeid som påvirkes av Staples forretningsvirksomhet beskjer under rettferdige forhold, preget av, verdighet og respekt. Koden hjelper oss også å sørge for at fabrikkene som vi har kontrakt med, handler på en etisk og miljømessig bærekraftig måte. Koden granskes

regelmessig og endres ved behov etter hvert som bedriftens behov og krav endres. De prosessene som vi bruker til å sikre at retningslinjene følges, utvikles kontinuerlig etter hvert som at organisasjonen får større forståelse for de risikoer den står overfor, hvordan man reduserer disse på best mulig måte og hvilke korrigerende tiltak som er mest effektive. Som et resultat av dette, har de årlige leverandørrevisjonene blitt redusert på enkelte områder, og økt på andre. Nå revideres kun de fabrikkene som produserer Staples®-merkede varer og som ligger i det som oppfattes som ”risiko-soner” (dvs. Deler av Asia og Sør-Amerika, samt Afrika). I overkant av en tredjedel av alle fabrikker for Staples®-merkede varer befinner seg i risikosoner (53 av totalt 143).

• Av totalt 171 leverandørrevisjoner, ble 89 av disse utført i risikoland i 2017. • Av disse revisjonene måtte fem fabrikker, sammen med Staples, skape tidsbestemte handlingsplaner for å oppfylle de stilte kravene.

Leverandører som ikke oppfyller minstekravene må undertegne et brev der de forplikter seg til å gjennomføre stadige forbedringer og ber om en prøvetid for å gjennomføre nødvendige endringer. På denne måten er de også pliktige å sette opp en handlingsplan for korrigerende tiltak som også skal inneholde en tidsplan for gjennomføringen av de nødvendige forandringene. Leverandøren får oppfølging med tettere intervaller til tiltakene er gjennomført og deretter følger de den årlige revisjonsplanen. Staples Nordics retningslinjer for atferd Staples’ retningslinjer for atferd omfatter 10 områder: 1. Tvangsarbeid

6. Foreningsfrihet og kollektivforhandlinger

2. Barnearbeid

7. Lønninger og goder

3. Fornærmelse og overgrep

8. Arbeidstider/overtidskompensasjon

4. Ikke-diskriminerende

9. Etiske standarder

5. Helse og sikkerhet

10. Miljøpåvirkning

Les mer om våre retningslinjer for atferd på vår nettside.

Staples®-merkede produkter produseres i en mengde forskjellige fabrikker i verden. Dette krever en grundig og godt gjennomarbeidet leverandøroppfølging. Systemet er basert på risikoanalyse av produksjonsområde og type produksjon. Før produksjonsstart vurderes den enkelte fabrikken etter et poengbasert kvalitetssystem, der bare de fabrikkene med godkjent kvalitetsnivå blir kvalifisert til å starte produksjonen. Basert på Kvalifiseringen tilpasses risikonivået, der antallet oppfølgende revisjoner avhenger av hvor stort eller lite risikonivået vurderes å være for hver fabrikk.

Bedriftsansvar

Etter den innledende kvalifiseringen graderes også fabrikkene etter de områdene de produserer i, etter en statistikkbasert risikoskala. Ca. halvparten av fabrikkene som produserer våre Staples®-merkede varer, ligger i risikoområdet. Vurdering av risikoområder baseres på eksterne internasjonale vurderinger av risiko for de faktorer som inngår i våre retningslinjer for atferd og fabrikkrevisjoner. Uansett om en fabrikk befinner seg i et risikoområde eller ikke, forbeholder Staples seg retten til når som helst å kunne kontrollere fabrikken – på eget initiativ eller på ønske fra en kunde.

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Leverandørrevisjoner 2017

Sertifiserte enheter

Oppfølgingsprogram/ ikke godkjent fullt ut

53 leverandører i risikoområder ble revidert i 2017 (Totalt 171 revisjoner ble gjennomført i 2017)

190

204

Av totalt 143 leverandører befant 90 seg i risikoområder Leverandørrevisjoner 2016 240 leverandører i risikoområder ble revidert i 2016 (totalt ble 282 revisjoner gjennomført i 2016) Av totalt 556 leverandører befant 316 seg i lavrisikoområder, 2016 Leverandørrevisjoner 2015 244 leverandører i risikoområder ble revidert i 2015 (totalt ble 295 revisjoner gjennomført i 2015) Av totalt 525 leverandører befant 281 seg i lavrisikoområder, 2015

Reduksjonen sammenlignet med tidligere års antall leverandører og utførte revisjoner, henger først og fremst sammen med at Staples tidligere også reviderte leverandører for det amerikanske markedet. I og med eierskiftet i 2017, har fokus vært på leverandører for det europeiske markedet. Det har gitt en naturlig nedgang i antall reviderte leverandører.

Papirinnkjøp – Bærekraftig skogsbruk

Ulovlig avskoging og hogst er store risikoer ved innkjøp av papir, noe som alle importører og produsenter av skogsråvareprodukter må ta ansvar for. Staples arbeider med å kvalitetssikre innkjøp og produksjon gjennom vår “Sustainable Timber Procurement Policy”(https://www.staples.eu/fileadmin/seu/sustainability/ Staples_Sustainable_Timber_Product_Procurement_ Policy_2018.pdf) Dette dokumentet med retningslinjer ligger til grunn for våre forpliktelser til å sikre at våre papirprodukter produseres på en ansvarsfull måte, både miljømessig og sosialt. Det skaper også tydelige forventninger til leverandører av papirprodukter. Retningslinjene forplikter oss til å: • • • •

Beskytte skogsressurser og samfunnet Redusere etterspørsel på nyfiber Bare kjøpe papir fra bruk som tar ansvar for miljøet Rapportere om fremdriften i arbeidet

I 2017 oppdaterte Staples oppfølgingsprosessen av ”Sustainable Timber Procurement Policy” som er i implementeringsfasen. Neste bærekraftsrapport vil inneholde mer informasjon om implementeringen.

Kvalitet

Kvalitet Vi vil yte vårt ytterste for våre kunder, medarbeidere og interessenter. Derfor er kvalitetsarbeid ekstra viktig. Det er ikke bare viktig med produktkvalitet, men også kvaliteten på våre prosesser og ikke minst for våre medarbeidere. Vi oppmuntrer våre ansatte til å sende inn forslag til forbedring og avviksrapporter, slik at vi kan jobbe mot stadige forbedringer. Dessuten behandles alle forslag og avvik i administrasjonen. I alle våre prosjekter og forpliktelser bestreber vi oss på å sette kunden i sentrum, men naturligvis også ta hensyn til øvrige interessenter.

Kvalitetsstyring Staples Sweden har vært ISO 9001-sertifisert siden 1998. Staples Denmark har inngått i sertifikatet siden 2008, Staples Norway siden 2011, Staples Connect ble sertifisert i 2015 og Staples Brandpartner har vært sertifisert siden 2017. Dette gir et godt grunnlag for erfaringsutveksling. Gjennom et ISO 9001-sertifikat, sikrer vi at vi driver et stadig forbedringsarbeid og at våre interessenter kan være sikre på hvilken grad av kvalitet de kan forvente fra oss. Gjennom den oppfølgingen vi får via vårt ISO-sertifikat, kan vi granske og forbedre vår forretningsvirksomhet på best mulig måte. Vi revideres årlig av RISE, tidligere SP.

Bedriftsansvar

Staples Kvalitetspolicy beskriver hva vi vil oppnå med vårt kvalitetsarbeid 1. Beholde styring, 2. Motivere våre medarbeidere, 3. Imøtekomme våre kunders behov og ønsker. For retningslinjene i sin helhet – se vår hjemmeside

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Nordiske kvalitetsmål for 2017 • Feilfrie bestillinger (såkalte Perfect Order) ut mot kunde, samt • Svarsfrekvens hos kundetjenesten, det vil si at våre kunder ikke legger på røret før vi har fått muligheten til å hjelpe dem. Svarsfrekvens er viktig å følge ut fra kundeopplevelsen. Individets opplevelse av ventetid på telefonen er subjektiv, og for oss er det viktig å få mulighet til å hjelpe kunden. Hvis kunden legger på fordi den opplevde ventetiden er for lang, har vi mislyktes. Vi har også oppdaget en forskjell mellom de tre forskjellige landene der våre svenske kunder blir ventende på telefonen, til tross for at ventetiden er litt lengre enn normalt ved høy belastning, mens våre kunder i Norge og Danmark har andre forventninger og legger på tidligere.

Mål 2017

Resultat 2017

Kommentar

Vi skal minst ha en Perfect Order på 92,5% for SEK/DKK og 94,3% for NOK

SEK: 92,3% DKK: 89,0% NOK: 93,2%

Sverige og Norge er veldig nær å klare målene, men når ikke helt opp. For Sverige har det vært få driftsforstyrrelser og bra strøm i produksjonen. Det har ført til at vi er nesten helt ved målet. For Danmark har det vært et problem med restordrer, dvs. våre kunder har måttet vente på sine produkter eller fått erstatningsvarer i stedet for den varen som er bestilt.

Antallet ”Small Order”, ordrer under 500 SEK/DKK, skal ligge på maks. 29% ved utgangen av 2017 for SE/DK og 16% for NO

SEK: 32,59% DKK: 36,13% NOK: 12,9%

I Sverige reduserer vi marginalt mot i fjor, og i Danmark ses tydeligere forbedring, men vi har ikke nådd målsettingen. For Staples Norway har innsatsene vist resultat, og vi ser en fin trend med et mindre volum småbestillinger. Vi tar nå steg for å kunne dele best praksis mellom landene og implementere bedre løsninger for Sverige og Danmark.

Perfect order kaller vi ordrer som har gått feilfritt fra bestilling til leveranse; riktig produkt, tid, sted, mengde og kvalitet

Styring leverandører - leverandøroppfølging Utover det arbeidet som drives med oppfølging av våre Staples-merkeprodukter, gjennomføres oppfølging og dialog med våre leverandører lokalt. Vi har en stadig pågående dialog med våre leverandører om avtaleoppfølging, produkt- og leveransekvalitet, samt opprinnelse av produkter og komponenter.

Som grossist har vi et stort antall leverandører, store og små, og det er viktig for oss å ha en god kartlegging av våre leverandørers ytelse innen områder som miljø, kvalitet og CSR. Oppfølging som skjer via Factlines, støtter oss i å måle aktuell ytelse på leverandørnivå og gir oss et godt grunnlag for dialog med våre leverandører.

Produktstandardisering og produktivitet Vi er nøye med at de produktene vi selger, skal nå opp til en viss kvalitet, uansett prisnivå. Derfor har vi bl.a. skapt egne Staples®-produkter, der vi kombinerer god kvalitet med lave priser. Innen våre Staples®-merkede produkter når markedet, undersøker og validerer vi ytelse, sikkerhet og overholdelse av lovgivning. Produktkvalifiseringen skjer i Staples’ uavhengige testlaboratorier. Staples®-merkede produkter testes også årlig, slik at vi er sikker på at de fortsetter å oppfylle kravene vi stiller. Hos Staples gjør vi alt i vår makt for å sikre at vi leverer kvalitet i våre produkter. Da ingen systemer er perfekte, har vi en etablert prosess for tilbakekalling av produkter.

Bedriftsansvar

Prosessen sentraliserer kommunikasjonen innen bedriften for tilbakekalling av produkter som selges av Staples via en kanal. Prosessen gir også en rask utredning av problemer med Staples®-merkevarer. Heldigvis trengte vi ikke tilbakekalle noen av våre Staples®-merkede produkter for 2017. Derimot måtte vi tilbakekalle et produkt fra vårt øvrige sortiment i 2017 etter initiativ og informasjon fra leverandører. Tilbakekallingen gjaldt vårt Medical-sortiment, og var ikke forbundet med fare for individet.

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Produktansvar – informasjon og merking Sikkerhet For at våre kunder skal vite hva produktene de kjøper av oss inneholder, publiserer vi relevante produktdatablad, samt sikkerhetsdatablad på vår hjemmeside, eller sender dem direkte til kunder som ønsker det. CE-merkingen er en merking som settes på produkter som lever opp til de krav som EU stiller til blant annet sikkerhet for en spesifikk produktgruppe. Det er opp til produsenten å sørge for at riktige produkter utstyres med CE-merkingen før de slippes på markedet. Derfor er vi nøye med å stille dette kravet til leverandørene våre. Som distributør er det vårt ansvar å sikre at produktene vi distribuerer er CE-merket, i henhold til gjeldende lovgivning. Produkter som er CE-merket er for eksempel leker, samt elektronisk og medisinsk utstyr. For leker, viser merket også at produktene lever opp til strenge krav til innhold av kjemikalier. I Sverige er det mange kunder som etterspør produkter som ikke inneholder farlige kjemikalier, som arbeidet omkring

“Giftfri førskole” har tatt vare på – et arbeid som skjer i stadig og løpende dialog med kunder og leverandører. Merking For å gjøre det så enkelt som mulig for våre kunder, merker vi hvert produkt med relevant informasjon. Denne informasjonen finnes både i katalog og på vår hjemmeside. Vi merker for eksempel produkter som er ergonomiske, vedlikeholdsråd, produkter som bidrar til et arbeidsmiljø med mindre støy, osv. Alle artikler som er miljømerket eller som lever opp til vårt Easy on the Planet-konsept (EotP), merkes også. For hvert produkt som havner under EotP-konseptet, finnes ytterligere informasjon om hvorfor produktene er klassifisert som et miljøvennlig produkt. Vi er imidlertid nøye med å informere om at vårt EotP-symbol i seg selv ikke er noen miljøsertifisering, men en måte for oss å løfte frem vårt miljøvennlige sortiment på en tydelig måte.

Motivere våre medarbeidere Hos Staples prioriteres medarbeidernes velvære og helse høyt. Når våre medarbeidere har det bra, har hele organisasjonen det bra. Derfor er vi svært engasjert når det gjelder velvære og forsøker å gjøre det enklere for våre medarbeidere og oppmuntre dem til å sette sin helse i fokus. Dette gjør vi på følgende måter: • Eget treningsrom i hovedkontorets bygning, der det finnes diverse apparater, • Bidrag til fysisk, regelmessig trening på treningssenter, • Betalt startavgift til Fitness Fundraiser-løpene som Staples velger å delta i, • Fersk frukt legges frem hver dag, • Oppmuntrer ansatte til å delta i diverse aktiviteter via engasjerte velværeambassadører der fokus ligger på kosthold, helse og velvære, som ulike treningsaktiviteter, forelesninger og felles frokost, • Tilpasningsbare arbeidsflater og kontinuerlig inspeksjon av arbeidsmiljø, • Motivasjon gjennom kontinuerlig kompetanseutvikling og utviklingssamtaler

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Vi har også gjennomført undersøkelser innen deler av vår organisasjon der eventuelle sliteskader kan oppstå, for å minimere denne risikoen og sikre at våre medarbeidere arbeider på en ergonomisk og skånsom måte. Utover medarbeidernes helse, blir også kompetanse satt i fokus. Våre medarbeidere skal oppleve at de har mulighet til å utvikle sine sterke sider og kompetanse hos oss – det er da vi som bedrift har mulighet til å ut-

vikles. Gjennom lederskapstrening bidrar vi også til å styrke våre medarbeideres trygghet i sin rolle i bedriften og skaper mulighet for dem til å bryne kunnskapene sine og få tilbakemelding på sine prestasjoner. Våre ledere måles og følges opp kontinuerlig på sitt lederskap. Vi er tydelige med at en leders rolle i Staples er å stadig utvikle sine medarbeidere samt gi positiv og konstruktiv tilbakemelding på prestasjon.

Imøtekomme kundens krav, behov og ønsker For å kunne tilby våre kunder best mulig service, gjennomfører vi løpende kundeundersøkelser – CSAT (Customer Satisfaction Survey). Vi følger opp undersøkelser for å få formidlet våre kunders ønsker,

meninger og tanker. Undersøkelsene sammenstilles og kommuniseres ut til berørte parter, som deretter jobber med å forbedre parameterne som måles i undersøkelsen.

Mangfold

Jobbe for mangfold

Mangfold Staples er en internasjonal bedrift med kontorer over hele verden, og vi setter stor pris på utvist respekt for menneskelig mangfold. Vi verdsetter mangfold i alle dets former; etnisk bakgrunn, kjønn, meninger og erfaring, samt en arbeidsplass der mennesker

med ulike behov og forutsetninger skal kunne trives. Det er gjennom mangfold og forskjellige perspektiver at vi vokser og utvikles som bedrift. Vi tror også at mangfold bidrar til et bedre forretningsresultat.

Vårt engasjement for mangfold 1. Vi verdsetter mangfold og sosial integrering. 2. Vi er opptatt av og fokuserer på å tiltrekke oss og beholde medarbeidere med ulik bakgrunn innen vår globale virksomhet. Spesiell oppmerksomhet vies mangfold i de høyere nivåene i vår bedriftsstruktur. 3. Vi bestreber oss på å utvikle vårt mangfoldige nettverk av leverandører for å styrke forholdet til våre kunder.

Vårt mål er å speile mangfoldet blant våre kunder gjennom vårt eget personale, på samme måte som hundrevis av leverandører og andre bedrifter som vi jobber med hver dag. Det er viktig med en forståelse for hvordan mangfold og vår organisasjons suksess henger sammen. Vi forsøker alltid å ta hensyn til mangfoldaspektene for eksempel ved rekruttering av nytt personale, eller ved valg av ny leverandør. Mangfold er noe som oppmuntres til og som verdsettes

Bedriftsansvar

på vår arbeidsplass – alle skal kjenne seg velkommen på Staples. I 2017 startet en samtale med Borås Stad om å delta i deres konsept - “Språklunsj”. Språklunsjene er en del av Borås Stads integreringsprosjekt der nyankomne til landet får mulighet til å ttreffe en fadder regelmessig i løpet av noen måneder for å utvikle det svenske språket, samt få kontakt med arbeidslivet.

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Likeverdig behandling

Samtlige medarbeidere i Staples skal ha samme muligheter, rettigheter og forpliktelser. Alle mennesker har lik verdi og skal behandles ut fra sine individuelle forutsetninger og muligheter uansett kjønn, kjønnsoverskridende identitet eller uttrykk, etnisk tilhørighet, religion eller annen trosoppfatning, funksjonshemming, seksuell legning eller alder. Staples arbeider for at alle medarbeidere skal ha like rettigheter og muligheter på arbeidsplassen i

spørsmål om arbeidsforhold, ansettelsesvilkår og utvikling gjennom trening og kompetanseutvikling og kampanjer på jobb. Vi aksepterer ikke at medarbeidere utsettes for noen form for trakassering. Alle slike fornærmelser er forbudt på arbeidsplassen. For Staples er det viktig at våre medarbeidere har mulighet til å forene det å være foreldre med arbeid. Staples arbeider for en diskrimineringsfri rekrutterings prosess slik at personer med riktig kompetansenivå gis mulighet til å søke på ledige stillinger.

Kartlegging skal skje av arbeidsmiljøet og fordelingen mellom kvinner og menn på respektive arbeidssteder. Analyse av arbeidsoppgaver og lokaliteter skal gjennomføres og dokumenteres for å danne grunnlag for kommende mål/tiltak.

Status 2017 Kvinner

Menn

Totalt

Staples Sweden AB inkl Staples Connect AB

196 (39,28%)

303 (60,72%)

499

Staples Denmark ApS*

2 (10,53%)

17 (89,47%)

Staples Norway AS

37%

63%

275

*I disse tallene regnes bare salg for Staples Denmark ApS. Andre funksjoner ligger under Staples Staples Sweden AB.

Fordeling mellom menn og kvinner i administrasjonsgrupper for Staples Sweden, Denmark og Norway 2017

9 (24%)

28 (76%)

Bedriftsansvar

VĂĽrt engasjement for en bĂŚrekraftig fremtid

Samfunnsansvar

Bidra til samfunnet

Samfunnsansvar Vi vil nå ut til og støtte lokalsamfunnene der våre kunder og medarbeidere lever og arbeider. Dette gjør vi ved å skape arbeidsplasser (både gjennom direkteansettelse og indirekte innenfor vår forsyningskjede), samt gjennom støtte til viktige opplæringsinitiativer i samfunnet. Dette skjer i form av økonomiske bidrag, donasjoner av materiale og produkter, samt medarbeideres engasjement i lokale foreninger og arrangementer.

Våre sosiale forpliktelser: 1. Vi skal engasjere våre medarbeidere i våre lokalsamfunn for å forsterke relasjoner med våre interessenter. 2. Vi skal gi tilbake til våre lokalsamfunn for å fremme opplæring og kvalifiserende yrkesutdanninger. 3. Vi skal skape arbeidsplasser i lokalsamfunnene våre og samtidig trekke til oss, utvikle og beholde de beste talentene.

Engasjere medarbeidere og gi tilbake til samfunnet Vi oppmuntrer våre medarbeidere til å engasjere seg i ulike veldedige formål, både i arbeidstiden og på sin fritid. Vi setter av penger og materiale – men fremfor alt vår tid. Noen av initiativene vi har tatt for å bidra til lokalsamfunnene våre, som kan leses om under, er såkalte Community Days og Fitness Fundraiser1. Hvert år holder Staples en Community Day, der frivillige fra organisasjonen deltar i forskjellige initiativer som er hentet frem. Dette er en mulighet for våre medarbeidere til å gi tilbake til sine lokalsamfunn og engasjere seg i organisasjoner som speiler deres interesser eller andre samfunnsbehov. Det er viktig at aktivitetene for vår Community Day speiler et behov i samfunnet og interesse hos våre medarbeidere. Under Community Day 2017 i Sverige befant frivillige fra Staples seg på Drottning Silvias Barnsjukhus, der de lekte med barna som var innlagt, og deres søsken. Materialet som ble til overs, ble deretter gitt til leketerapi. For Norge gjennomførte vi også et juleverksted på vårt hovedkontor i Oslo gjennom samarbeid med Hjelpende Hender, der familier med ekstra behov var velkomne på julemat og pakkeutdeling fra nissen. Det er stort engasjementet rundt om i selskapet for veldedighetsarbeid – vår nordiske kundetjenesteorganisasjon har for eksempel forskjellige temaer hver måned for å samle inn penger eller styrke lagfølelsen på avdelingen. Staples Brandpartner støtter blant annet speidernes leirvirksomhet.

Fitness Fundraiser er benevnelsen på det mosjonsarrangementet vi deltar i og der Staples selv eller via påmeldingsavgiften gir penger til veldedige formål.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Fitness Fundraiser

Fitness Fundraiser er utviklet for å fremme god helse og lagbygging blant våre medarbeidere, samtidig som vi gir tilbake til våre lokalsamfunn ved å samle inn penger for å støtte forskjellige veldedighetsformål. Hvert år bruker medarbeiderne i Sverige å delta i Kretsloppet, som er et millangt løp gjennom Borås. Medarbeiderne danner lag og deltakerinteressen har økt hvert år. Staples står for påmeldingsavgiften for sine medarbeidere. Utover det, gir vi en sum som tilsvarer halvparten av påmeldingsavgiften per medarbeider, til et veldedighetsformål. I Norge deltok vi i konkurransen Vannmarsjen - et veldedighetsløp som organiseres av Dytt for å samle inn penger til Røde kors’ prosjekt Vann for Livet. Samarbeidspartnere 2017

Hva ga vi?

Totalsum

Valuta

Skoleprosjekt i Zambia

Produktdonasjon

772,00

SEK

Chalmerprosesjonen

Produktdonasjon

669,81

SEK

Light2Learn

Kontantdonasjon til solpaneler for skoler i Marokko

9000,00

SEK

Ung Cancer

Produktdonasjon

625,00

SEK

Barnekreftfondet

Kontantdonasjon - Fitness Challenge (skrittkonkurranse)

10000,00

SEK

Redd barna

Julegave

10000,00

SEK

Ymer

Papirposer til sportsarrangement av IK Ymer Friidrott

150,00

SEK

Friends

Salg av Friends-produkter

312,58

SEK

BRIS

Salg av BRIS-produkter

31399,75

SEK

Human Bridge

Foreldet lagerbeholdning (medisinsk utstyr)

309581,00

SEK

Gnosjö Hjälper

Foreldet lagerbeholdning (leker, papir, osv.)

47500,00

SEK

Dronning Silvias sykehus for barn og unge

Produktdonasjon (under Community Day)

3973,16

SEK

Friends

Resirkulering av PET-flasker (Friends resirkuleringsprogram)

699,00

SEK

Barnekreftfondet

Kontantdonasjon (Spin of hope)

3000,00

SEK

Göteborgs Räddningsmission: Solrosen

Kontantdonasjon (Fitness Fundraiser: Kretsloppet)

11000,00

SEK

Redd barna

Julegave

10000

DKK

Juleverksted

Produktdonasjon (under Community Day)

6245,67

SEK

Juleverksted

Mat/søtsaker

1200,00

NOK

Frelsesarmeen

Mat/søtsaker

74186,00

NOK

Vannmarsjen (Dytt)

Kontantdonasjon Fitness Fundraiser

9975,00

NOK

Sjøredningsselskapet

Salg av produkter fra sjøredningsselskapet

119 782,00

SEK

BRIS

Staples er stolt av å samarbeide med BRIS (Barnens Rätt I Samhället). BRIS er en ideell organisasjon, som gjennom donasjoner og støtte fra andre organisasjoner og privatpersoner, står opp for barns rettigheter i samfunnet. Hit kan barn opptil 18 år henvende seg kostnadsfritt, for råd, støtte og hjelp. For hver solgte skrive- eller regnebok fra Svan-serien, gis en sum til BRIS og i 2017 ble det gitt ca. 31 000 SEK.

”Vi er veldig stolt av vårt samarbeid med Staples. De har et stort engasjement i vår virksomhet og utover deres økonomiske bidrag til vår virksomhet, er også deres personale svært engasjert,” sier Carolina Engstram, vise-generalsekretær i Friends

Friends

Staples er også stolt av samarbeidet vi har med Friends. Sammen med FaberCastell selger vi deres GRIP-serie av penner til inntekt for Friends, og vi har også solgt forskjellige Friends-produkter som refleks og skolestartpakker i 2017.

Elfsborg og Växjö Lakers

Vi vil gjerne engasjere oss i lokale foreninger, noe som gjør at vi har valgt å samarbeide med IF Elfsborg og Växjö Lakers. Gjennom sponsoravtaler har vi mulighet til å lodde ut gode billetter til kamper til våre medarbeidere, samtidig som vi støtter lokale idrettsforeninger.

Hjelpende Hender

Hjelpende Hender er en frivillig organisasjon som hjelper og støtter hjemløse, misbrukere, ensomme, småbarnsfamilier, eldre og andre som trenger litt ekstra hjelp i hverdagen. Organisasjonen deler ut mat hver uke til de som trenger det, og finansieres av en liten bruktbutikk på Kjeller, samt gjennom gaver fra privatpersoner og bedrifter.

Vann for Livet er et prosjekt i regi av Norges Røde Kors.

Målet med prosjektet er å samle inn mest mulig penger for å finansiere vannprosjekter i ulike deler av verden.Vann for livet jobber med vann- og sanitærprosjekter i Afrika, Asia og Sør-Amerika.

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Sjekkliste for global rapporteringsindeks

GRI og oppbyggingen av rapporten Denne rapporten er skrevet med utgangspunkt i rammeverket for GRI-standarder, Core-nivå. Dette er den sjette svenske og norske rapporten og den fjerde danske rapporten, med ambisjon om årlig å fortsette rapporteringen for Sverige og Danmark på en omfattende og ansvarlig måte. Staples’ europeiske bærekraftsrapport er tilgjengelig på: https://www.staplesadvantage.se/certifieringar-och-standarder/, https://www.staplesadvantage.no/vaartiso-arbeid/ , https://www.staplesadvantage.dk/certifieringar-och-standarder/ GRI-standard

Opplysning

Kommentar (inkl. utelatelse av informasjon)

Standardopplysninger GRI 102: Generell 1. ORGANISASJONSPROFIL informasjon 2016 102-1 Organisasjonens navn

Staples Sweden AB, Staples Connect Sweden AB, Staples Denmark ApS og Staples Norway AS.

102-2 Viktigste varemerker, produkter, tjenester

Staples Advantage, Staples Online, Staples Retail, Staples Connect og Staples Brandpartner. Salg av kontor-, forbruks-, skole- og sykehusmateriell, kontor- og skolemøbler, kopimaskiner/skrivere, datatilbehør, profilprodukter, samt tilhørende tjenester.

102-3 Lokalisering av organisasjonens hovedkontor

Humlegatan 15, SE-501 17 Borås

102-4 Land som organisasjonen har virksomhet i

Sverige, Danmark og Norge. Er med i et europeisk konsern.

102-5 Eierstruktur og foretaksform

Staples Sweden AB Heleid datterselskap av Staples Sweden Holdings II AB, som i sin tur eies av Staples Sweden Holdings AB, som eies av Staples International B.V., som har sitt sete i Nederland. Siden 28. februar 2017 er den amerikanske bedriften Cerberus Capital Management hovedeier. Staples Connect Sweden AB eies av Staples Sweden AB Staples Norway AS Heleid datterselskap av Emo Wholesales AS, som eies av Staples International B.V. som har sitt sete i Nederland. Siden 28. februar 2017 er den amerikanske bedriften Cerberus Capital Management hovedeier. Staples Denmark ApS Et heleid av Staples International B.V.

102-6 Markeder der organisasjonen er virksom

Se side 5 “Våre salgskanaler”

102-7 Organisasjonens størrelse

Se side 6 “Økonomisk resultat 2017” for respektive land. Antall ansatte, samt årsresultat.

102-8 Total arbeidsstyrke, delt opp etter ansettelsesform, kjønn og region.

Sverige Deltidsansatte (inkl. prøvetid): 469 Midlertidig ansatte: 30

102-9 Organisasjonens leverandørkjede

Staples er en grossist med et stort antall leverandører. Verdikjeden ser annerledes ut, avhengig av produktkategori, og underveis i behandlingsprosessen skjer en rekke transporter. Bærekraftsarbeidet er aktuelt for hele verdikjeden, og vi jobber med det på forskjellige måter. Vi gjennomfører besøk hos leverandører og i fabrikker for å sikre bærekraftsarbeidet. Les mer på s. 31 Sikre ansvarlig produserte produkter.

102-10 Vesentlige forandringer under rapporteringsperioden vedrørende størrelse, struktur, eierforhold eller leverandørkjeden

Eierstruktur, les mer på s. 3 Forord

102-11 Anvendelse av føre var-prinsippet

Føre var-prinsippet er regulert i svensk miljølovgivning i Miljøloven. Denne anvender vi i samtlige nordiske land. Vi følger føre var-prinsippet gjennom vårt systematiske arbeid med produktsikkerhet, fremfor alt innen produktkategorier som hobbymateriale og leketøy. Vi er på vakt etter nye funn gjennom blant annet Notisum, medlemskapet NMC, Svanens innkjøpsnettverk både i Sverige og Norge. Føre var-prinsippet er også en viktig faktor i vår tilbakekallingsprosess.

Danmark Deltidsansatte: 19 Midlertidig ansatte: 0

Norge Deltidsansatte: 266 Midlertidig ansatte: 16

102-12 Eksterne regelverk, standarder, prinsipper ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 26000 se også kap. Introduksjon til vårt bærekraftsarbeid og også som organisasjonen omfattes av/støtter kap. Etikk, våre retningslinjer for atferd baseres på ILO-konvensjonen. 102-13 Aktive medlemskap i organisasjoner, som bransjesammenslutninger og interesseorganisasjoner

Se s. 7 Våre interessenter

2. STRATEGI 102-14 Uttalelse fra Adm. dir.

Se s. 3 Forord

3. ETIKK OG INTEGRITET 102-16 Vurderinger, prinsipper, standarder og retningslinjer for atferd

Våre retningslinjer for atferd kommuniseres til våre leverandører og finnes på lokale språk. Samtlige medarbeidere omfattes av våre etiske retningslinjer, som også inkluderer retningslinjer for antikorrupsjon. Samtlige medarbeidere gjennomgår også en Staples Care-opplæring der blant annet antikorrupsjon og whistleblower-systemet er med. Les mer på s. 28 Etikk

4. STYRING 102-18 Bedriftsstyring, inkludert komiteer samt Head of CR & Quality Nordic region sitter i administrasjonsgruppen. Styret er involvert i arbeidet styreansvar for økonomisk, miljømessig og sosial med bærekraftsrapporten. Les mer på s. 6 Bedriftsledelse påvirkning 5. INTERESSENTENGASJEMENT 102-40 Interessentgrupper som organisasjonen har kontakt med

Se s. 7 Våre interessenter

102-41 Prosent av arbeidsstyrken med kollektivavtale

Samtlige ansatte omfattes av kollektivavtale

GRI-standard

Opplysning

Kommentar (inkl. utelatelse av informasjon)

Standardopplysninger GRI 102: Generell 102-42 Grunnlag for identifisering og utvalg av informasjon 2016 interessenter

Se s. 7 Identifisering og utvalg av interessenter

102-43 Metode for interessentdialoger delt opp Se s. 7 Identifisering og etter type dialog, interessentgruppe og hyppighet utvalg av interessenter 102-44 Viktige områder og spørsmål som reises i kommunikasjonen med interessenter og hvordan organisasjonen håndterer disse spørsmålene

Se s. 8 Sammendrag av gjennomført interessentdialog 2017 med våre største interessentgrupper

6. RAPPORTERINGSMETODIKK 102-45 Enheter som inkluderes i regnskapet, samt om noen av disse ikke inngår i bærekraftsrapporten

De økonomiske rapportene er inndelt etter land. Bærekraftsrapporten dekker mesteparten av Staples’ virksomhet i Sverige, Norge og Danmark. Se s. 4 Informasjon om rapporten

102-46 Prosess for å definere rapportens innhold, Se s. 7 Typer interessentengasjement og interessentdialog samt hvor påvirkningen skjer 102-47 Vesentlige aspekter identifisert i prosessen for å definere innhold

Vesentlighetsanalysen støtter arbeidet med å prioritere blant bærekraftsaspektene som er utarbeidet i samsvar med prinsippene i ISO 14001, ISO 9001 og ISO 26000. De målrettede aspektene er anskaffelse av kompetanse, påvirke kunder, varetransport til kunde og ekstern kommunikasjon.

102-48 Effekten av og årsaken til omregning av data/informasjon som er oppgitt i tidligere rapporter

Eventuell omregning av data rapporterer vi i forbindelse med rapporterte nøkkeltall. Forandring i rapportering fra GRI 4 til GRI-standarder.

102-49 Vesentlige forandringer som er gjort siden forrige rapporteringsperiode når det gjelder vesentlige aspekter og avgrensninger

Ingen vesentlige forandringer har skjedd.

102-50 Rapporteringsperiode

Rapporteringsperioden dekker virksomhetsåret 2017, dvs. 1.2.2017 til 31.1.2018

102-51 Dato for publisering av forrige rapport

September 2017

102-52 Regnskapssyklus

Årlig

102-53 Kontaktperson for regnskapet og innholdet

Johanna Jigmo-Linde, Head of CR & Quality Nordic Region, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

102-54 Valg av rapporteringsnivå

Dette regnskapet er opprettet i samsvar med GRI-standarder, nivå Core.

102-55 GRI-indeks

s. 47-50

102-56 Ekstern gjennomgang

Regnskapet vurderes ikke av en ekstern part, med unntak av det økonomiske resultatet. Derimot er regnskapet gjennomgått av våre revisorer for evaluering av hvor godt den lever opptil regnskapslovens krav til ikke-finansiell informasjon.

GRI-standarder Opplysning

Kommentar (inkl. utelatelse av informasjon)

201 Økonomisk resultat 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

I samsvar med regler for økonomisk rapportering, er vårt resultat avgrenset til vår virksomhet. Vårt økonomiske resultat påvirkes av ulike interessenter, bl.a. våre leverandører (betaling for produkter/tjenester), medarbeidere (lønn), samt våre eiere (avkastning)

103-2 Beskrivelse av styring

Prognoser på uke-, måneds- og kvartalsbasis.

103-3 Evaluering av styring

Prognoser på uke-, måneds- og kvartalsbasis. Evalueringen resulterer i justerte fremtidsprognoser, som presenteres for ledelsen og styret.

201-1 Skapt og levert direkte økonomisk verdi

For økonomisk resultat, se det respektive selskapets årsregnskap.

205 Antikorrupsjon 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Gjennom vår etiske retningslinjer, retningslinjer for atferd med tilhørende rutiner, prosesser og opplæring, motvirker vi korrupsjonsrisikoer i verdikjeden.

103-2 Beskrivelse av styret

Retningslinjer for etikk, retningslinjer for atferd. Vi jobber utfra gjeldende lovgivning og IMMs retningslinjer for næringslivet for å motvirke korrupsjon og for å fremme sunn konkurranse.

103-3 Evaluering av styring

Oppfølging skjer gjennom whistleblower-systemet, der uregelmessigheter kan meldes inn anonymt.

205-2 Andel av ansatte som har fått opplæring i organisasjonens retningslinje og rutiner vedrørende motvirkning av korrupsjon

Samtlige medarbeidere har deltatt i Staples’ opplæring i retningslinjer for etikk, og gjennomgått Staples Care-opplæring der antikorrupsjon inngår.

205-3 Bekreftede korrupsjonshendelser og vedtatte tiltak

Ingen tilfeller av korrupsjonshendelser er innrapportert.

302 Energi 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Omfatter det direkte energiforbruket for vår virksomhet. Vi jobber aktivt for å redusere våre transporter ut til kunde gjennom et premierende kundeprogram.

103-2 Beskrivelse av styring

Mål og rutiner i samsvar med ISO 14001 og ISO 26000

103-3 Evaluering av styring

Kontinuerlige avstemming mot gjeldende rutiner, samt miljømål der tiltak settes inn med utgangspunkt i utfall.

302-1 Energiforbruk i egen organisasjon

Se s. 17

305 Utslipp 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Bedriftsansvar

Avgrensningen er av samme omfang som for rådende ISO 14001-sertifikat. samt ISO 26000-verifisering

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

GRI-standarder Opplysning

Kommentar (inkl. utelatelse av informasjon)

103-2 Beskrivelse av styring

I samsvar med prosesser og rutiner for ISO 14001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

103-3 Evaluering av styring

Skjer kontinuerlig i samsvar med fastsatt syklus for ISO 14001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

305-1 Totalt direkte utslipp av drivhusgasser (omfang 1)

Se s. 17 Redusere våre karbondioksidutslipp, samt elforbruk.

305-2 Totalt indirekte utslipp av drivhusgasser (omfang 2)

Se s. 17 Redusere våre karbondioksidutslipp, samt elforbruk.

305-5 Reduksjon av drivhusgasser

Se s. 19 Easy on the Planet-programmet

306 Vannforbruk 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Avgrensningen er av samme omfang som for rådende ISO 14001-sertifikat. samt ISO 26000-verifisering

103-2 Beskrivelse av styring

I samsvar med prosesser og rutiner for ISO 14001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

103-3 Evaluering av styring

Skjer kontinuerlig i samsvar med fastsatt syklus for ISO 14001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

306-1 Totalt utslipp av vann

Se s. 18 Vannforbruk

307 Etterlevelse av miljølovgivning 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Avgrensningen er av samme omfang som for rådende ISO 14001-, ISO 9001-sertifikat. samt ISO 26000-verifisering

103-2 Beskrivelse av styring

I samsvar med prosesser og rutiner for ISO 14001-, ISO 9001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering Notisum brukes som verktøy i rutinen for etterlevelse av lover.

103-3 Evaluering av styring

Skjer kontinuerlig i samsvar med fastsatt syklus for ISO 14001-, ISO 9001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

307-1 Overholdelse av miljølovgivning og tilhørende regelverk

Ingen hendelser er innrapportert.

308 Miljøpåvirkning hos leverandører 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Avgrensningen er av samme omfang som for rådende ISO 14001-, ISO 9001-sertifikat. samt ISO 26000-verifisering

103-2 Beskrivelse av styring

I samsvar med prosesser og rutiner for ISO 14001-, ISO 9001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

103-3 Evaluering av styring

Skjer kontinuerlig i samsvar med fastsatt syklus for ISO 14001-, ISO 9001-sertifisering, samt ISO 26000-verifisering

308-1 Evaluering av nye leverandørers miljøprestasjon

I samsvar med gjeldende krav til sertifisering av ISO 14001, ISO 9001, samt ISO 26000-verifisering, evalueres våre leverandører fortløpende. Oppfølging besørges av respektive ansvarlige produktsjef.

308-2 Negativ miljøpåvirkning i leverandørleddet og tiltak som vedtas

Gjennom vårt krav innen Easy on the Planet, samt innen produktene Sustainable Earth, stiller vi omfattende krav til reduksjon av negativ miljøpåvirkning.

402 Medarbeider/ledelserelasjoner 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

I samsvar med krav som stilles til kollektiv tilslutning i respektive land

103-2 Beskrivelse av styring

Gjeldende kollektivavtale.

103-3 Evaluering av styring

Evaluering skjer ved årsgjennomgang.

402-1 Varslingsperiode vedrørende operasjonelle endringer Staples er kollektivt affiliert. 403 Helse og sikkerhet i arbeidet 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger 103-2 Beskrivelse av styring

I samsvar med arbeidsmiljøloven og gjennom systematisk arbeidsmiljøarbeid.

103-3 Evaluering av styring 403-2 Type skader og skadehyppighet, arbeidsrelaterte sykdommer, fravær, arbeidsrelaterte dødsfall

I 2017 er 7 ulykkeshendelser rapportert, ingen arbeidsrelaterte sykdommer og ingen arbeidsrelaterte dødsfall. Data for fravær finnes ikke på grunn av bytte av forretningssystem.

404 Opplæring 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

I samsvar med gjeldende krav i ISO 9001-sertifisering, samt kollektivavtale.

103-2 Beskrivelse av styring

Evaluering og oppfølging skjer halvårsvis, i henhold til fastsatte Staples-rutiner

103-3 Evaluering av styring

Evaluering og oppfølging skjer halvårsvis, i henhold til fastsatte Staples-rutiner

404-3 Andel av medarbeidere som får regelmessige evaluerings- og utviklingssamtaler.

Samtlige medarbeidere har "Perfomance reviews" to ganger i året

405 Mangfold og likestilling 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Mangfold, likestilling, samt antidiskriminering er dypt rotfestet i Staples’ evalueringer. Mangfold er en av fire søyler i Staples’ bærekraftsarbeid. Staples verdsetter mangfold i medarbeidernes bakgrunn, ideer og tanker. Alles likeverd er en selvfølge som gjennomsyrer rekrutteringsprosess så vel som belønningssystem.

103-2 Beskrivelse av styring

Likestillingsplan, lønnskartlegging, mangfoldsplan ved rekruttering, samt ved valg av leverandør.

103-3 Evaluering av styring

Evaluering skjer på årsbasis ved ledelsens gjennomgang.

405-1 Mangfold rapportert for lederstillinger og andre ansatte

Se s. 41 Fordeling menn/kvinner

GRI-standarder Opplysning

Kommentar (inkl. utelatelse av informasjon)

406 Antidiskriminering 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Likestillingsplan, lønnskartlegging, mangfoldsplan ved rekruttering, samt ved valg av leverandør, innrapportering av misligheter via whistleblower-systemet

103-2 Beskrivelse av styring

Innrapportering av misligheter rapporteres inn via whistleblower-system

103-3 Evaluering av styring

Skjer på årlig basis.

406-1 Antall tilfeller diskriminering, samt vedtatte tiltak

Ingen innrapporterte hendelser.

408 Barnearbeid 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, samt dets avgrensninger

Risikoen for barnearbeid er høyere i visse utviklingsland, samt nedstrøms i leverandørkjeden. Vi jobber tett opp mot våre leverandører for å sikre bevissthet samt følge opp risikoene.

103-2 Beskrivelse av styring

Retningslinjer for atferd, “Social Accountability Audit and Requirements", Factlines

103-3 Evaluering av styring

Fortløpende evaluering og oppfølging, ved påvist barnearbeid, opprettes tidsbestemt handlingsplan i henhold til rutiner, som har barnets beste for øye.

408-1 Virksomheter og leverandører som man er oppmerksom på er tilknyttet vesentelig risiko for tilfeller av barnearbeid, og tiltak som vedtas for å bidra til avskaffelse av barnearbeid

Staples har nulltoleranse for barnearbeid. Det fremgår av våre retningslinjer for atferd. Vi er bevisst den høyere risikoen for barnearbeid som finnes nedstrøms i verdikjeden. Oppfølging av våre leverandørers arbeid med retningslinjer for atferd er derfor en del av vår egen oppfølging.

409 Tvangsarbeid 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, Risikoen for tvangsarbeid er høyere i visse utviklingsland, samt nedstrøms i leverandørkjeden. Vi jobber tett samt dets avgrensninger opp mot våre leverandører for å sikre bevissthet samt følge opp risikoene. 103-2 Beskrivelse av styring

Retningslinjer for atferd, “Social Accountability Audit and Requirements, Factlines

103-3 Evaluering av styring

Fortløpende evaluering og oppfølging, ved påvist tvangsarbeid, opprettes tidsbestemt handlingsplan i henhold til rutiner, som har individets beste for øye.

409-1 Virksomheter og leverandører som man er oppmerksom på er tilknyttet vesentelig risiko for tilfeller av tvangsarbeid, og tiltak som vedtas for å bidra til avskaffelse av tvangsarbeid

Staples har nulltoleranse for tvangsarbeid. Det fremgår av våre styrende dokumenter.

413 Samfunnsengasjement I Staples’ bærekraftsarbeid er samfunnsengasjement en av fire søyler. Staples skal jobbe for en positiv 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, påvirkning på samfunnene der våre medarbeidere bor og jobber. Dette gjør vi ved å skape arbeid, frivillig samt dets avgrensninger arbeid og donasjoner. 103-2 Beskrivelse av styring

Rammeverk for ISO 26000, CR-policy, etiske retningslinjer

103-3 Evaluering av styring

Årlig evaluering og oppfølging

413-1 Virksomheter med lokalt samfunnsengasjement, påvirkning og utviklingsprogram

Les mer på s. 43-46 “Samfunnsansvar”

414 Sosiale forhold hos leverandører 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, Sosiale forhold i leverandørkjeden er en utfordring for oss. Les mer på s. 31 “Sikre ansvarlig produserte samt dets avgrensninger produkter.” 103-2 Beskrivelse av styring

Rammeverk for ISO 26000, Retningslinjer for atferd

103-3 Evaluering av styring

Fortløpende oppfølging og evaluering

414-1 Andel av nye leverandører som evalueres ut fra sosiale kriterier

Samtlige leverandører til Staples aksepterer våre retningslinjer for atferd som en del av avtaleprosessen. Oppfølging skjer etter fastsatte rutiner og prosesser.

414-2 Negative konsekvenser for sosiale forhold i leveringskjeden og tiltak som vedtas

Les mer på s. 33 “Leverandørrevisjoner 2017”

416 Produktansvar 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, Som en del av vårt ISO 9001-sertifikat, følger vi opp kvalitetsmangler i prosesser, rutiner og på produktnivå. samt dets avgrensninger 103-2 Beskrivelse av styring

ISO 9001, Perfect order, tilbakekallingsprosess, reklamasjonsrutiner.

103-3 Evaluering av styring

Oppfølging av respektive avvik skjer fortløpende med berørte funksjoner og parter.

416-1 Andel av sentrale produkt- og tjenestekategorier der påvirkning av kunders helse og sikkerhet er undersøkt.

Samtlige av Staples’ produkter følges opp basert på egnede kvalitets- og sikkerhetsaspekter. Produkter som berøres av leketøydirektivet, mat, samt medisinsk forbruksmateriale, er prioriterte produktkategorier for oss.

416-2 Antall rapporterte produkter/tjenester med helseog sikkerhetsmangler

Se s. 36 “Produktstandardisering og produktkvalitet”

417 Markedsføring og merking Innenfor rammene for vårt ISO 14001-sertifikat vil vi veilede våre kunder til en mer bærekraftig 103-1 Forklaring av det vesentlige aspektets påvirkning, innkjøpsatferd ved hjelp av vårt Easy on the Planet-konsept. Les mer på s. 21 "Tilby våre kunder mer samt dets avgrensninger bærekraftige produkter og tjenester", samt s. 37 "Merking"

103-2 Beskrivelse av styring

ISO 14001, ISO 14021, samt Easy on the Planet-kriterier

103-3 Evaluering av styring

Fortløpende evaluering av Easy on the Planet-kriterier, samt fortløpende evaluering av kommunikasjonen.

417-1 Krav til merking av produkter og tjenester

Les mer på s. 21 "Tilby våre kunder mer bærekraftige produkter og tjenester", samt s. 37 "Merking"

Bedriftsansvar

Vårt engasjement for en bærekraftig fremtid

Bærekraftsrapporten for Staples i Sverige, Norge og Danmark, avgis av styret i det respektive landet Staples Sweden AB

Staples Norway AS

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Massimo Conto Nina Annertorn (arbeidstakerrepresentant) Marcus Malmström (arbeidstakerrepresentant)

Halvor Scharning Rudolf Heming Mats Karlsson Jon Røsholm (arbeidstakerrepresentant) Roy Øyvann (arbeidstakerrepresentant)

Staples Denmark ApS

Staples Connect Sweden AB

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Jens Brøchner Jensen Jonas Michelsen (arbeidstakerrepresentant)

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Patrick Olson

“

Revisorens uttalelse med hensyn til den lovfestede bærekraftsrapporten Til AMG i Staples Sweden AB, org.nr 556091-3591

Oppdrag og ansvarsfordeling Det er styret som har ansvaret for bærekraftsrapporten for året 1.2.2017 – 31.1.2018 og for at den er opprettet i samsvar med regnskapsloven. Revisjonens retning og omfang Vår revisjon er utført i henhold til FARs anbefaling RevR 12 Revisorens uttalelse om den lovfestede bærekraftsrapporten. Dette innebærer at vår revisjon av bærekraftsrapporten har et annet fokus og et vesentlig mindre omfang sammenlignet med fokus og omfanget som en revisjon har i henhold til Internatinoal Standards on Auditing og god revisjonsskikk i Sverige. Vi vurderer det slik at denne revisjonen gir oss tilstrekkelig grunnlag for vår uttalelse.

Borås den DD juni 2018 Ernst & Young AB

Fredrik Ekelund Autorisert revisor

“

Uttalelse En bærekraftsrapport er opprettet.

Flere måter å gjøre en forskjell på