Baerekraftsrapport 2015 NO

Mangfold

Samfunn

Miljø

Etikk

BĂŚrekraftsrapport 2015

Informasjon om rapporten Forord Introduksjon til Staples og vårt bærekraftsarbeid Miljø Etikk Mangfold Samfunn Kvalitet GRI og rapporteringsstruktur

2

2 4 5 10 22 28 32 36 40

Informasjon om rapporten Staples har som ambisjon å bli den ledende aktøren innen bærekraftig utvikling i vår bransje en visjon som forplikter. Derfor gir vi gjennom denne rapporten en oversikt over det arbeid som er gjort gjennom regnskapsåret 2015. Rapporten skal være av praktisk verdi for våre kunder, leverandører og andre interessenter for sammenlikning, verdisikring, og balansert gjengivelse av ytelse og mål. Derfor inkluderer vi også tallmateriale fra de siste 3 årene slik at våre interessenter lett kan evaluere vår progresjon.

Rapporten vil følge rammeverket satt av Global Reporting Initiative, versjon 4, i henhold til kriteriene for nivå ’Core’. Bærekraftsrapporteringen vil omfatte Staples sosiale, miljømessige og økonomiske ansvarsområder, samt beskrive vår bedriftspolitikk for miljø, etikk, kvalitet, mangfold og samfunnsanasvar.

Dette er den fjerde norske bærekraftsrapporten for Staples Norway. Vi har siden 2010 bidratt aktivt til Staples Global Sustainability Report, og vi har siden

2012 publisert egen nasjonale bærekraftsrapport der vår utvikling innen samfunnsansvar & miljø beskrives over tid. Denne inngår i en tradisjon for selskapet internasjonalt, som har rapportert på bærekraft og samfunnsansvar siden 2005. I Staples globale bærekraftsrapport finner man selskapets historiske data for vår globale virksomhet.

Denne rapporten gjelder for Staples Norway AS, og vil ha indikatorer og målinger for driften av B2B handelen i Norge, samt fellesfunksjoner.

Staples Retail og Staples datterselskap i Norge omfattes ikke av rapporten. Mer informasjon om selskapet er tilgjengelig på vårt nettsted www.staplesadvantage.no Ved spørsmål om rapporten eller ytterligere informasjon om Staples bærekraftsarbeid, kan henvendelser rettes til: CSR@staples.com

Foretak

Staples Norway AS

Adresse

AS Per Krohgs vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuseth. NO – 1001 Oslo

Kontakt

CSR@staples.com

Organisasjonsnummer

916 950 381

3

Administrerende direktør om bærekraftsarbeidet 2015 ble nok et år med endring for Staples, med god utvikling både på selskapsstruktur og for kundetilpassede løsninger. Vi lever i en virkelighet av konstant endring, og vi gleder oss over de innovasjoner som kommer til for forbruksendring og mer miljøvennlig adferd.

Denne rapporten vil vise våre siste fremskritt mot et mer innovativt og bærekraftig forbruk. Vi har blant annet tatt større bruk av fagkonsulenter, som veileder til, skaper og implementere mer bærekraftige og brukertilpassede løsninger, innen fagområdene Medical, Facility og Tech.

Vi har også knyttet enda sterkere bånd til vår globale virksomhet, og drar viktige fordeler av en helhetlig og gjennomarbeidet strategi for bærekraftsarbeidet.

2015 så flere nye utviklinger i vårt bærekraftsarbeid.

Staples Norway ble, som første i vår bransje, verifisert gjennom SPs egendeklarasjon for ISO 26000 – en veiledning for sosialt ansvar. Videre har vi valgt å trekke ut begrepet Staples Soul når vi snakker om vårt bedriftsansvar, men de fire grunnpilarene – miljø, etikk, mangfold og samfunn – består. Vår bærekraftsrapport for 2015 inngår som en del av vårt totale miljø- og samfunnsengasjement, som du kan lese mer om på vår globale side for bedriftsansvar.

Den globale virksomheten er samlet om en klar og forpliktende ambisjon for bærekraft, som styrer våre globale og lokale aktiviteter: • Vi skal bli anerkjent som en global leder innen bærekraft • Vi skal minimere våre karbonutslipp og hjelpe våre kunder gjøre det samme

4

• •

Vi vil minimere avfall fra vår virksomhet og hjelpe kundene gjøre det samme Vi skal tilby våre kunder et komplett utvalg av bærekraftige produkter og tjenester

Denne ambisjonen vil du se som rammeverk for denne rapporten, og du vil finne målinger relatert direkte til målsetningene. Vi har også i år god fremgang på miljømålene våre, og vi er stolte av at 40% av omsetningen i 2015 var miljømerket!

Bærekraftig forbruk skjer gjennom at kundene våre får muligheten til å ta gode valg – og vi vil fortsette med å gjøre det enkelt for våre kunder å ha et forbruk som ikke går på bekostning av miljømessige eller sosiale forhold.

Vi takker våre medarbeidere, kunder, samarbeidspartnere, leverandører og andre interessenter for et godt Staples-år. Vi gleder oss til å ta fatt i nye utfordringer og skape større oppslutning og mer samarbeid for bærekraftig forbruk i 2016.

Hilde Merethe Kristoffersen Administrerende Direktør, Staples Advantage Norway

Introduksjon til Staples og vårt bærekraftsarbeid Staples ble grunnlagt i 1986 i Boston, og har siden vokst til en bransjeledende leverandør av kontorrekvisita, som i dag finnes i 25 land med om lag 80.000 ansatte. Staples har eksistert i Norge siden 2010 da Corporate Express ble kjøpt opp av konsernet, men den opprinnelige norske bedriften har stolte tradisjoner tilbake til 1865 med daværende eierskap av Tybring Gjedde og Anvord. I Norge har Staples 3 salgskanaler: Staples Online, Retail og Staples Advantage.

Staples Norway AS leverer direkte til næringsliv og offentlig virksomhet i Norge, med en omsetning på ca.

1 mrd. norske kroner. I 2015 hadde Staples Norway 250 ansatte fordelt på hovedkontor, logistikksenter og salgskontorer rundt om i landet.

Staples har lenge fokusert på bærekraftig utvikling og er hele tiden på jakt etter nye løsninger som vil fremme en bærekraftig vekst. Den største utviklingen i vårt bærekraftsarbeid i 2015 var verifiseringen i henhold til ISO 26000 for sosialt ansvar. Vårt bærekraftsarbeid har lenge fulgt retningslinjene til ISO 26000, og en ekstern verifikasjon fra SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut vil nå bidra til å sikre økt transparens i vårt bærekraftsarbeid, samt kvalitetssikre arbeidet vårt ytterligere. ring.

Staples er den første i sin bransje til å motta en slik verifisering.

Mål, strategi og forankring Vår ambisjon er å være den foretrukne partneren for våre kunder. Det er for kundene vi går på jobb hver dag; for å gjøre jobben deres enklere ved å levere bærekraftige produkter og tjenester av beste kvalitet.

Vårt bærekraftsarbeid deles inn i tre ansvarsområder: sosialt, miljø og økonomisk. Disse tre områdene er sikret gjennom strategier, mål og ISO sertifiseringer, og er forankret i ledergruppen gjennom gode styringssystemer og klare handlingsplaner. Vårt bærekraftsarbeid omsluttes av vårt kvalitetsstyringsystem ISO 9001 som sikrer kvalitet i alle ledd, og drives gjennom arbeidet med våre 4 pilarer for bedriftsansvar: miljø, etikk, mangfold, og samfunn.

5

Vårt bedriftsansvar i fire pilarer Vårt bedriftsansvar gjenspeiler vår forpliktelse til samfunnsansvar og bærekraftig drift. Våre interessenter, det være seg kunder, medarbeidere eller investorer, forventer at vi gjør mer enn å tilby kontorutstyr og tjenester i verdensklasse.

De forventer at vår drift bidrar til sosial velferd og støtter det globale fellesskapet. Staples anerkjenner og verdsetter sammenhengen mellom vår fremgang

og vårt ansvar for positiv innvirkning på våre kunder, våre medarbeidere og vårt samfunn.

Vårt program for bridftsansvar er bygget rundt fire pilarer som uttrykker vårt ønske om å bidra til samfunnet, fremme mangfold, ta ansvar for miljøet og handle etisk riktig;

Samfunn Samfunn

Vi ønsker å påvirke utviklingen i positivt i de lokalsamfunn hvor ansatte bor og jobber. Dette gjør vi gjennom å skape nye arbeidsplasser, være gode samfunnsborgere, gi økonomisk Miljø og praktisk støtte, delta Etikk i samarbeidsprosjekter, samt gjennom å oppmuntre våre ansatte til å engasjere seg og delta i frivillig arbeid.

Mangfold Mangfold

Vi verdsetter mangfold i de ansattes bakgrunn, ideer og tanker. Vi følger rettferdig arbeidsnorm og praksis, favoriserer mangfold og gir like muligheter for alle. Vi gir rettferdige og rimelige Samfunn Miljø Etikk belønninger.

Miljø Miljø

Vi forplikter oss til å verdsette miljøet, ved å minimere og forebygge miljørisiko og miljøpåvirkning fra våre aktiviteter, produkter og tjenester. Vi konsentrerer oss ikke kun Etikk om miljøpåvirkningen fra våre egne aktiviteter, men jobber for å gjøre det enkelt for våre ansatte, kunder og leverandører å verne om vårt miljø.

Etikk Etikk

Vi skal ikke bare gjøre de riktige tingene, men vi skal gjøre de på riktig måte. Vår etikk og integritet viser hvem vi er og gjør vårt forhold til kunder og leverandører til noe spesielt.

Vi setter ærlighet, rettferdighet og integritet høyt. Vi utdanner våre ansatte og andre interessenter, og agerer når det oppstår spørsmål og problemer rundt dette.

Gjennom vårt bedriftsansvar blir vi en bedre arbeidsgiver, forretningspartner og samfunnsaktør. Det å ha samfunnsansvar som en del av ryggraden hjelper oss å ta et større ansvar lokalt så vel som gjennom våre leverandører og til å bidra til lønnsom vekst.

6

Staples Advantage

Vår markedsposisjon og primære kundegruppe Staples Norway betjener bedriftsmarkedet i Norge, og ivaretar avtalekunder i hele landet. For disse utformer vi tilpassede avtaler til den enkeltes behov, fordelsprogrammer for besparelse og tilpassede miljøløsninger for deres drift. Omtrent 60 % av vår omsetning kommer fra bedriftskunder innen det offentlige Norge, og vi har gode samarbeid med mange store innkjøpsfelleskap for tilpassede miljø-, levering- og servicevilkår.

Vår totalleverandørløsning inkluderer et stort antall produkter fra kontorutstyr, teknologi, renholdsprodukter, medisinsk forbruksmateriell til reklameprodukter, møbler og fasilitetsutstyr.

I tillegg til et omfattende utvalg av lagerførte produkter er vi behjelpelige med hastelevering av

spesialprodukter – fra bransjespesifikke produkter til unike spesialartikler. Våre kunder handler i hovedsak via elektroniske innkjøpssystemer eller gjennom Staples Netshop, men bestilling kan også gjøres gjennom vårt kundesenter, vie e-post, telefon og fax.

Eierstyring og selskapsledelse Hovedeier for Staples er det amerikanske børsnoterte selskapet Staples Inc. Eierskapet er representert i styret i Staples Norway AS ved Gordon Glover Head of Transformation Office EU, sammen med 2 lokale representanter. Den lokale tilknytningen i selskapets styre og ledelse er av stor betydning for det internasjonale konsernets evne til å operere i markedet med forbruk, trender, økonomisk utvikling, samt overvåkning av endringer i lover og forskrifter i lokale markeder.

7

”Staples har et høyere fokus på miljø enn andre aktører i det Nordiske markedet” - Svanens Innkjøpernettverk

Våre interessenter Staples virksomhet er avhengig av et godt samarbeid med samfunnet og våre interessenter. Evnen til å forstå og ta opp interessentbehov er viktig for kundedialog, sikring av arbeidskraft, kapitaltilgang, ressursgrunnlag, og bransjedialog i vårt marked.

Dette bidrar til å forstå det samfunnet vi er en del av, skape gjensidig tillit, og for å få innspill til videreutvikling av driften. Våre interessenter stiller økende krav til systematisk arbeid med bærekraft, og vår rolle som leverandør til det offentlige og dertil påvirkningsmulighet i leverandørkjeden, krever at vi arbeider systematisk med dette. Som en del av vesentlighetsanalysen for selskapet har vi identifisert våre viktigste bærekraftsutfordringer, og disse vil gjenspeiles i målene som er kommunisert i denne rapporten og som settes etter føre-var-prinsippet.

interessenter som fagorganisasjoner, nærings- og arbeidsgiverforeninger, konkurrenter, miljøorganisasjoner og media. Naturen er ansett som en stum interessentgruppe, og dens interesser blir ivaretatt på lik linje med andre mer vokale interessenter. Vi er i dialog med våre interessenter på ulike formelle og uformelle arenaer, og frekvensen av disse varierer etter behov og situasjon. Staples gjennomfører årlig interne og eksterne undersøkelser for å fange opp kommentarer og forespørsler angående Staples drift og utvikling. Ved å ha en åpen dialog får vi økt kunnskap og bidrag til å forbedre og utvikle vår virksomhet.

Under vår ISO 26000 verifisering ble tre interessentgrupper: kunder, medarbeidere og morselskap, intervjuet av revisor for å undersøke hvor godt vi lever opp til vår egenerklæring, og dermed ISO 26000s krav til bærekraftarbeid.

Staples viktigste interessentgrupper omfatter kunder, medarbeidere, leverandører, eiere og myndigheter.

Staples fører også kontinuerlig dialog med andre

Våre interessenter

Kunder

jon er

d e er ne o m en g a sj rs em arb e nt, eid ok , ro ng al ll e o s g sp er, am ek do fun te na sro r sjo lle, er ner m , ra , en pp t, C or om ter, eo mu fagd nit age rg y D r, an ay, Fitn isa ess s

er og fo Konferanss-/fagmøredrag, dialog nettverk rter og ter, bærekraf møter, regnskap o tsrap hø p p årsra por ring ter er, ing M , or s Lovgivning, miljøpolitikk, R a i n n g s skontrol foruren m pp l, sys e o t f i s g a r s k o e e s r d i a æ l b og øk lset ar ono ting utvikling. mis , k Eie Generere økonomisk fo rs sysselsetting, skatt vekst et rre t og via investering bæ ikk r B so idr ak m j h s be e

Myndigheter

Samarbeid og målsetning

er

8

Interesse/innhold

møter, dør ter, salgs rter, worksh ops, po g, mø ran min inger, rap ve døm aluer r rbe , ev Le dø ner sjone ran sjo evi ve nta d, r Le se ei ll, ressurseffektivitet, b e ontro ftsutfordringer pr mar , dek ra er sa rkje bærek ag dø g ran jø o ve mil Le k, k ng til eti tilga gheter og t, li rdig he i tfe smu ret ing ilkår. G r Gi rretnlingsv arhet i se fo ta igb e og be ruts urransosesser fo onk dspr k nbu a

kr re ti bæ g m re n i n s e re s t e n G en vk a m r r a a d medonære ansv sle a k sj f u n n s ap g sk k o sa m sel tik ier og , e g ng telse trate tyri y s k Eiers ngs fts i a de r n t in forre bærek , er, HMS ing

eld r sem er re res ng r, p eri sto orte urd ve Rapp aftsv r k bære g in eo eier Aksje

a i l f ti g e be r an ve Ø k e d a r e re j o k st i va m fo r m i s a s re t i n g a n ss er a r S ø rg e o r e re b e r e fo r e t t r y g t o g r, l ko lse i nt i k , d rru kte ni e en g e nd e ar b e i d s m il j ø m pe tord ke a a sje r ps s a t e e jon m e d ar b eid er HM iljø an tis , relse M aktik nse t og b S, gode ar odtgjø pr fun sm jek e mo elønning beidsforhold, g og kurs, os sj t , g k åli sam vide ivasjon, m arriereutviklin pr nga s ng an rerut er, eid ere dannin gfoldsarbeid, arb eid g Me Samdarb iser lig und darbeid , me ndra vil nyh ersøke ersamtaler, informasjonsmøter , i u r F l e g s f al g kur tsbre er, rapporte r, veldedighetsv ing o s, te v og amsa, intranett, sosiale medier, opplær mlinge ga r og kick off.

F M

eda rbeid ere

Interaksjon/aktivitet/dialogform

Møter, kund evalueringe eundersø rapporte, r, undersøkelser kels , pre er, sen sam ta arb sjo Tilgjengelig eid ner sfo , fa kvalitet, ku het, kon nder kur ra gd serv ran miljøsortim , returordni ent, sm ice, p sedy nger all rod kt o , i g l u r e ver de kt he Levere rim ing rs, sik t, kvalitetsp elige ke sb eti r kundeser rodukt ng v e for bære ice og r, m e kraf l tig sam ed g vek ar od st be i

de

r ter, ringe mø lue er, eva ap on elser, j s k a s nt øk el se ers re nd , else , p eru icies, r sled er, pol rte eid kap rategi , s b l e , st HMS s g se n, g o tel sjo r g vekst in sy p gie raftig til yr ing orru trate rek n t g k ftss bækastnindig tar o ra n ti e av ed od g sam ek a mgir gere o vårt r a l i i v ee yn t sans ns rift d

Staples Norway – Økonomiske resultater I tråd med morselskap Staples Inc, avlegges regnskapet for Staples Norway for perioden februar 2014 – januar 2015. Utviklingen i virksomheten var positiv i 2014, hvilket har medført at resultatet for året og egenkapitalen ved utgangen av året er tilfredsstillende.

Nøkkelindikatorer

2010

2011

2012

2013

2014

Sum driftsinntekter

1053 MNOK

1064 MNOK

1059 MNOK

1030 MNOK

1035MNOK

Årsresultat

101 MNOK

100 MNOK

83 MNOK

45 MNOK

42MNOK

Oppdaterte tall for 2015 vil bli offentliggjort i Q3 2016.

Vår globale tilknytning og finansielle resultater Den tilgjengelige likviditeten i selskapet, sammen med felles konsernkontoordning, regnes som tilstrekkelig for selskapets løpende drift og planlagte investeringskostnader.

Globale tall

2011

2012

2013

2014

Totale salg (milliarder USD)

24.7

24.4

23.1

22.5

Salg per bedriftssegment

2011

2012

2013

2014

North American Stores & Online (milliarder USD)

11.74

11.83

11.10

10.45

North American Commerical (milliarder USD)

7.97

8.12

8.04

8.27

Internattional Operations (milliarder USD)

4.95

4.44

3.97

3.77

Oppdaterte tall for 2015 vil bli offentliggjort i Q3 2016.

Risiko Fordi de fleste av produktene vi tilbyr er importerte utgjør valutaendringer en betydelig finansiell risiko.

Risikoen er knyttet både til endringer i kroneverdien og i form av andre valutaendringer som øker våre leverandører og produsenters kostnader. Selskapets markedsrisiko søkes redusert gjennom inngåelse av kundeavtaler med en varighet på minimum 12 måneder. Selskapets kredittrisiko overvåkes løpende gjennom systematisk kredittvurdering av kundene. Selskapet inngår i konsernets konsernkontoordning som tar høyde for eventuell likviditetsrisiko.

9

Miljø

Bærekraftige løsninger

Den globale virksomheten er samlet om en klar og forpliktende ambisjon for bærekraft, som styrer våre globale og lokale aktiviteter: •

Vi skal bli anerkjent som en global leder innen bærekraft • Vi skal minimere våre karbonutslipp og hjelpe våre kunder gjøre det samme • Vi vil minimere avfall fra vår virksomhet og hjelpe kundene gjøre det samme • Vi skal tilby våre kunder et komplett utvalg av bærekraftige produkter Miljø Mangfold Samfunn og tjenester • Vi skal optimalisere resirkulering av teknologi- og el-produkter

Vår ambisjon er å jobbe aktivt og langsiktig mot et økologisk og bærekraftig samfunn, i samarbeid og samhandling med våre interessenter. Vår miljøpolicy vektlegger viktigheten av kontinuerlig dialog og samarbeid med interessenter da dette kvalitetssikrer vårt arbeid, samt bidrar til det globale miljøarbeidet gjennom miljø- og naturvernsprosjekter.

Policyen ligger i sin helhet på vår hjemmeside www.staplesadvantage.no.

Mål og miljøstrategi Våre miljømål baseres på risiko- og miljøaspektvurderinger i henhold til ISO 14001, globale utfordringer samt årlige prestasjonsmålinger.

Vi etterstreber ett proaktivt, målrettet og pragmatisk arbeid med miljø, hvor tiltak iverksettes der de

10

kan ha størst effekt. Vi oppnår dette gjennom fokus på innkjøp av mer bærekraftige produkter, gode resirkuleringsløsninger, økt energieffektivitet, bruk av fornybar energi, og gjennom eliminering av avfall.

Globale mål – til og med år 2020

Tilby våre kunder bærekraftige produkter og tjenester

Visjon

Resirkulere 100% av våre elektriske produkter

Nullvisjon med avfall samt hjelpe våre kunder å oppnå det samme

Mål

Maksimere energieffektivitet og bruk av fornybar energi

Bli anerkjent som en global leder innen bærekraft

Progresjon

Tilby bærekraftige produkter og tjenester

Fortsette å forbedre innkjøp, promotering og tilbud av bærekraftige produkter til kunder

I 2014 solgte Staples globalt bærekraftige produkter for mer enn 5,4 milliarder USD

Redusere forbruk av forpakningsmateriell i USA med 20 % innen 2020 basert på 2011 baseline

Fra 2011 – 2014 har Staples globalt redusert andelen forpakningsmateriell med 11%

Tilby kunder enkle løsninger for retur og resirkulering

Årlig resirkulere 100 millioner blekk og tonerkassetter globalt innen 2020

I 2014 resirkulerte Staples globalt mer enn 62 millioner blekk og tonerkassetter

Årlig resirkulere 40 millioner kilo elektronisk avfall globalt innen 2020

I 2014 samlet Staples globalt inn mer enn 26,5 millioner kilo elektronisk avfall

Redusere usortert avfall med 25 % globalt innen 2020

Globalt ble det deponert 33,280 US tons avfall i 2014. Dette var nedgang på 12 % basert på 2010 baseline

Redusere elektrisk forbruk fra vår globale virksomhet med 25 % innen 2020 basert på 2010 baseline

I 2014 reduserte Staples sitt elektriske forbruk globalt med 4.3 % basert på 2010 baseline

Sikre at 50 % av våre aktive lokasjoner i USA har Energy Star sertifisering innen 2020

I 2014 var 41 % av våre aktive lokasjoner i USA ENERGY STAR sertifisert - en økning på 8 % fra 2013

Redusere netto globalt karbonutslipp med 50 % innen 2020 basert på 2010 baseline

I 2014 gikk våre utslipp før beregning av klimakvoter ned med mer enn 15 %, men grunnet mindre kvotekjøp enn tidligere år får vi en 10 % økning i utslipp i forhold til 2010 baseline

Eliminere operasjonelt avfall Maksimere energi-effektivitet og bruk av fornybar energi

Lokale miljømål 2015 Vi søker å sette mål som er kvantifi serbare, påvirkbare og motiverende. Våre miljømål inngår

som del av vår oppfølging av standarden ISO 14001, og følges kontinuerlig gjennom året. Under illustreres våre lokale miljømål for 2015, summert med sammenlikningsgrunnlag fra 2013.

Mål for 2015

Resultat Resultat Resultat Kommentar 2013 2014 2015

Vi skal gå ut med Perfect order på 94 %

93,80%

93,60%

94,20%

Sørger for mer effektivitet, færre returer og derav mindre transport

Vi skal minske antallet små ordre (ordre under 500 NOK) fra 22 % til 17 %

20,35%

22,0 %

18,4 %

Sørger for mindre transport, emballasje og ressurser brukt på ordrehåndtering.

Utfordring: offentlige innkjøpssystemer og EDI skjuler størrelsen på bestillingene fra hver leverandør, og vanskeliggjør arbeidet med små ordre.

Vi skal øke størrelsen på Easy on the Planet sortimentet med 10 % årlig ved å bytte ut mindre miljlvennlige varer med miljømerkede produkter.

1860 (16,14 % økning)

2079 (11, 77 % økning)

2300 (10,63 % økning)

Et økt miljøsortiment gjør det lettere for våre kunder å finne bærekraftige produkter for alle deler av deres forbruk.

Salg av miljøprodukter skal stå for 45 % av det totale salget i 2015

37%

39,20%

39,74%

Minsker den totale miljøpåvirkningen vår gjennom våre kunder og gir et mer bærekraftig forbruk.

Vi skal årlig rapportere på bærekraft, samt vise våre resultater offentlig.

2013

2014

2015

Se link til tidligere bærekraftsrapporter.

11

Internasjonalt har Staples ISO14001 sertifiserte enheter i Australia, Belgia, Danmark, Finland, Frankrike, Kanada, Kina, Nederland, Norge, New Zealand, Portugal, Spania, Sverige, Storbritannia og Tyskland.

Til sammen har Staples 110 miljøsertifiserte enheter.

Vårt arbeid med å bli ledende innen bærekraft Miljøsertifisering Staples Norway AS er miljøsertifisert i henhold til SS-EN ISO 14001:2004. ISO-sertifiseringen bidrar til å systematisere vårt arbeid med kontinuerlig miljøforbedring, og til å styre arbeidet mot våre miljømål.

Våre miljømål stadfestes og evalueres halvårlig basert på vår miljøaspektsanalyse. Målene kommuniseres til hele organisasjonen og er tilgjengelig for våre kunder og samarbeidspartnere.

Miljøfokus i Staples 10 ting du ikke visste om Staples miljøinitiativer: 1. Vi tilbyr globalt mer enn 13 000 produkter med miljøvennlige egenskaper. Dette tilsvarer salg for mer enn 5,6 milliarder USD. 2. Vi er en av verdens største aktører innen resirkulering av blekk og tonerkassetter. I 2015 hjalp vi våre kunder med å resirkulere mer enn 55 millioner tonerkassetter.

3. Vi er en global leder innen resirkulering av kontorelektronikk. I 2015 samlet vi inn mer enn 11,8 millioner kg elektronisk avfall.

4. Vi har vært listet på Dow Jones Sustainability Index 12 år på rad.

5. I 2015 ble Staples rangert av Newsweek som en av selskapene i verden som virkelig tar bærekraft og miljøpåvirkning på alvor.

6. Staples Europa støtter organisasjonen Plant for the Planet, en av verdens ledende veldedige organisasjoner for treplanting, gjennom å plante trær for kunder som tar miljøriktige innkjøpsvalg. Så langt har Staples plantet over 7 400 trær på vegne av våre kunder og ansatte.

12

7. Staples ble anerkjent som årets ENERGY STAR Partner for 2015.

8. Globalt er 110 Staplesenheter sertifisert i henhold til miljøstyringsstandarden ISO 14001.

I tillegg er Staples Norge, Staples Sverige, og Staples Danmark de første i vår industri til å motta en verifisering iht. ISO 26000 for sosialt ansvar.

9. Smart-Size maskiner i USA og Jivaro maskiner i Europa har skapt betydelige reduksjon i forpakningsmateriell, forsendelsesvolum og utslipp fra transport.

10.Vi reduserte i 2015 vårt energiforbruk gjennom 656 ENERGY STAR sertifiserte bygninger globalt. I USA kommer all elektrisitet fra fornybare kilder, mens vi i Norge kjøper garanti for fornybar energi til lager og hovedkontor.

Kommunikasjon og miljøopplæring I henhold til vår miljøpolicy gjennomfår alle ansatte grunnleggende miljøopplæring, hvilket er vårt første steg mot en helhetlig miljøfokusert organisasjon. Ved å spre miljøansvaret økes engasjement og utstrekning for vårt arbeid.

For oss er det også viktig å snakke om dette med våre kunder og andre interessenter, og vi stiller opp i fagfora og for kunder for å spre budskapet om miljøvennlig forbruk og innkjøpspolitikk. Engasjerte interessenter på dette området bidrar til et effektivt bærekraftsarbeid, og vi oppfordrer til dialog både med kunder, leverandører og andre interessenter i vårt samfunn.

Samarbeid for helhetlig miljøprestasjon Miljøsamarbeid med samfunnsaktører

Samarbeid om miljø med leverandører og transportører

Vi samarbeider med våre interessenter om kontinuerlig forbedring og reduksjon av miljøpåvirnkning. Blant har vi gjennom flere år samarbeidet med Stiftelsen Miljømerking for å legge til rette for gode miljøvalg for kunder, samt utvikling av kriteriesettet for vårt miljøsortiment. Svanen er den sterkeste miljømerkeordningen i Norge innen vår bransje, og vi følger trygt deres anbefalinger for vårt produktsortiment. Videre er vi medlem av Svanens Innkjøpernettverk, som er et kontaktnettverk mellom Stiftelsen Miljømerking i Norge, og bedrifter som leverer svanemerkede varer og tjenester. Svanens innkjøperklubb anerkjenner at profesjonelle innkjøp er en sterk drivkraft for et bærekraftig samfunn, og forsøker å legge til rette for best mulig innkjøpspraksis. Vi har også dialog med andre miljø- og naturforvaltningsorganer i samfunnet, og vi vurderer produkter og løsninger etter faglig innspill fra flere fagfora. Staples er i god dialog med en rekke retur- og resirkuleringsordninger, som blant annet Grønt Punkt og El-retur Norge.

Staples stiller krav til produsenter om miljøvennlig driftsvilkår og medlemskap i Grønt Punkt Norge.

De fleste av Staples største leverandører er sertifisert i henhold til ISO 14001 eller tilsvarende, og Staples driver et kontinuerlig påvirkningsarbeid for miljøbevissthet blant leverandører.

Den største miljøpåvirkningen fra vår drift er innen transport. Både Staples og vår transportpartner Bring har fokus på miljøforbedringer og reduksjon av miljøpåvirkningen av egen drift.

• Bring/Posten konsernet har over 100 elektriske kjøretøy og benytter 140 biogasskjøretøy, inkludert verdens første Euro 6 biogasslastebil. I Bergen testes også kjøretøy som går på bioetanol. Bring har 51 biler som går på B30 (diesel tilsatt 30 % biodiesel) i Norge. Dette viser at vår samarbeidspartner er foregangsaktør på veien mot mer miljøvennlig transport.

• Alle kjøretøy tilfredsstiller minimum EURO 4, over 95 prosent tilfredsstiller Euro 5, og alle nye kjøretøy tilfredsstiller EURO 6 standarden.

• Bring gjennomgår fortløpende kurs i miljøeffektiv kjøring for sjåfører, og arbeider kontinuerlig med å effektivisere logistikk med optimalisering av ruteplanlegging, øke fyllingsgrad og kampanjer for å redusere tomgangskjøring.

• Innføring av kjørecomputere i lastebilene gir mulighet til forbedring av kjørestil hvor sjåføren får informasjon om de kjører over hastighetsbegrensningen på 85 km/t, andel tid på tomgang, hard nedbremsing osv. Dette gir svært miljøeffektiv kjøring og dermed lavere CO2-utslipp.

Svanens

Innkjøpernettverk

13

Samarbeid med våre kunder

Globalt emballasjeinitiativ:

Miljøutfordringen er en oppgave vi møter sammen med våre kunder, og vi er avhengig av godt kundesamarbeid for å tilby miljøvennlige forbruksvarer og løsninger. Vi får hver år flere gode eksempler på at gode kundesamarbeid fører til mer miljøvennlig innkjøp og økt brukerkompetanse.

Unødig høyt forbruk av emballasje resulterer i høye kostnader og negativ miljøpåvirkning. Ved å redusere emballasjemengden og bruke mer miljøvennlig emballasje, samarbeider vi med våre leverandører for å forbedre de utfordringer vi og våre kunder møter. Vi fortsetter arbeidet med vårt emballasjeinitiativ for et mer bærekraftig design på Staples®-produkter, noe som reduserer mengden emballasje, optimaliserer lagringskapasitet og øker bruken av resirkulerbare materialer.

Miljøinnkjøp – Og en målsetning om 45% Som leverandør av forbruksvarer er det viktig for oss å selge miljømerkede varer som har et lavere fotavtrykk gjennom produktets totale livssyklus. Derfor er et høyt prioritert mål å øke andelen salg innen miljøsortimentet, med fokus på tredjeparts miljømerkede varer.

”For 2015 hadde vi en målsetning om at 45 % av vårt salg skulle være miljømerket. Desverre nådde vi ikke helt opp og gikk ut av året med et totalt salg av miljømerkede varer på 40 %. Vi fortsetter arbeidet med å strekke oss mot økt miljøsalg i 2016.”

Dette handler om god dialog og kontinuerlig fokus på å endre innkjøpet mot et miljøvennlig sortiment. Med dette øker vår motivasjon til ny målsetning, og innen

2017 ønsker vi å se at minst 43 % av alt vi selger er miljømerket.

Kampen mot små ordre fortsetter Vi regner små ordre som bestillinger på under 500 kroner, og jobber aktivt med å redusere disse til fordel for miljø, tid og kostnader. Vi tilbyr en funksjonalitet i vårt system som kan minimere håndteringen av små ordre ved å samle ordre i én bestilling med én leveranse.

Dette krever imidlertid et kontinuerlig samarbeid med våre kunder, da vi er avhengigg av tilpasning av deres innkjøpsrutiner og systemer for å lykkes.

Vi møter utfordringer når store deler av offentlig sektor bruker innkjøpssystemer som ikke viser brukeren andelen små bestillinger til enkelte leveradører. For

14

å imøtekomme dette har vi kvartalsvise møter med alle våre største avtalekunder, for å se på felles løsninger for minimert utslipp fra små ordre. Gjennom 2015 implementerte vi også innkjøpstekniske løsninger for våre kunder, hvor man kan tilpasse miljøordre eller miljøgebyr til hver enkelt innkjøpsavtale.

Globale miljøpriser og utmerkelser • I USA kommer all våre elektrisitet (100%) fra fornybare kilder.

Vi reduserer vårt energiforbruk gjennom våre 656 EnergyStar sertifiserte bygninger globalt.

•

•

Vant ENERGY STAR Partner of the Year 2015 for “Sustained Excellence” • Navngitt av US Environmental Protection Agency som “Safer Choice Partner of the Year” for 2015

•

For tolvte året på rad ble Staples ratet på Dow Jones Bærekraftsindex (DJSI for 2015/2016)

Kåret som en av Newsweeks Top Green Companies i 2015

15

Kontinuerlig reduksjon av forbruk og utslipp Miljørapportering Staples Advantage bruker programvaren Credit360 for måling av miljøprestasjon. Gjennom dette verktøyet samles og behandles store mengder data fra ulike lokasjoner. Dette gjør at dataen blir representativ for våre globale, så vel som lokale aktiviteter.

Det gir oss også muligheten til å skreddersy vår bærekraftsrapport til våre interessenter, ved å splitte rapporteringen etter forretningsområder. Credit360 Utslipp kg/CO2e

2013

2014

2015

Net GHG utslipp etter offsets (Scopes 1 og 2)

91.677

59.026

52.580

Utslipp fra tredjeparts transport (kg)

2013

2014

2015

Drivstoff (liter)

n/a

676.280

664.762

Vareleveranse inn (kg)

n/a

n/a

n/a

1.647.275

1.800.993

1.770.262

2013

2014

2015

3.657.739

3.505.780

3.369.918

20,68

19,82

19,05

Vareleveranse ut (kg)

Elektrisitetsforbruk Totalt forbruk Forbruk per ft2

16

øker nøyaktigheten, åpenheten og omfanget av den informasjon som vi måler.

For å minimere våre utslipp og hjelpe våre kunder å gjøre det samme, utfører vi målinger for forbruk, innsamling og gjenvinning innen driften i Staples Advantage:

Offsets (MWH)

2013

2014

2015

450

9000

9000

2013

2014

2015

Antall kjørte tjeneste (km)

784.224

629.371

675.033

Fly innenlands (km)

93.351

284.293

126.993

Fly utenlands (km)

223.079

474.241

189.671

Vannforbruk

2013

2014

2015

Totalt forbruk (m3)

1.855

2.173

1.660

Fyringsolje

2013

2014

2015

Fyringsolje m3

16

5

3

Forretningsreiser (km)

Minimere våre karbonutslipp og hjelpe kunder å gjøre det samme

Bruk av alternative energikilder Staples CO2 avtrykk reduseres betraktelig hvert eneste år.

Dette skyldes høyt fokus på energisparing, men også bruk av alternative energikilder. Blant annet produserer vi egen solcelleenergi og tar i bruk brenselscelleteknologi.

I Staples Norway har vi kjøpt garanti for fornybar energi siden 2013, mens man i USA har kommet veldig langt med alternativ energibruk, hvor det i dag er 33 anlegg som bruker solcelleenergi, med total produksjon av over 75 millioner kWh ren strøm.

Staples globalt kjøper grønn strøm via grønne sertifikater, og eksempelvis fikk Staples USA dekket 100 % av sitt elektrisitetsbehov i form av grønn kraft, primært gjennom fornybare energisertifikater. Du kan lese mer om dette på våre globale hjemmeside.

17

Tilby bærekraftige produkter og tjenester til våre kunder Produktsortiment og miljøvennlige produktserier Vi arbeider kontinuerlig med å utvikle et miljøtilpasset produktsortiment, og samarbeider med våre leverandører om nye og mer miljøvennlige produkter. Dette handler ikke kun om produktet i seg selv, men om produksjons-, leverings- og livssyklusaspekter.

Easy on the Planet er betegnelsen på vårt miljøsortiment. Staples har strenge kriterier på hvilke produkter som inngår i miljøkatalogen, og det arbeides kontinuerlig med å sikre

at sortimentet kun inneholder tredjeparts merkede varer, eller varer som dokumenterbart tilfredsstiller strenge miljøkriterier. Derfor inngår også produkter som har sertifiseringer som er mindre kjent i Norge, eller som faller utenfor de etablerte sertifiseringsordningene i bransjen.

Produktene i sortimentet må ha påvist miljøriktig råvarebruk, produksjons- og leveringsaspekt for hele produktets livssyklus.

Gjennom 2015 økte vi størrelsen på Easy on the Planet sortimentet med 10,6 %.

Dette for å kunne tilby enda flere miljøprodukter til våre kunder. Easy on the Planet symbolet i vår katalog gjør det lett å gjøre gode valg.

Staples har en egen serie bærekraftige produkter, gjennom serien Sustainable Earth.

Dette er en rekke forbruksartikler som laget av fornybare ressurser, resirkulerte materialer og har tredjeparts validering for sine miljøvennlige egenskaper.

Miljøløsninger for våre kunder Staples anerkjenner at vi har klare miljøutfordringer i vår virksomhet, og fokuserer på miljøvennlig drift og innkjøp. Men vi ser at vår miljøpåvirkning avhenger av våre kunders valg og vårt største påvirkningsområde er derfor forbrukernes konsum; vi får klart størst miljøeffekt ved å påvirke våre kunder til å handle miljøvennlig og velge miljøvennlige løsninger.

Easy On The Planet sales 2012 2013 36%

37%

2014

2015

39,20%

39,70%

Easy On The Planet Sales 45% 40% 35% 30% 2012

2013

2014

2015

Staples tilbyr globalt mer enn 13 000 produkter med miljøvennlige egenskaper.

Disse produktene står i Norge for 40 % av vår totale omsetning!

18

Derfor har vi flere løsninger hvor vi arbeider konkret med miljø med enkeltkunder og avtalekunder: Nettbaserte løsninger: NetShop, e-DM & e-katalog Den mest miljøvennlige måten å presentere produkter på er via vår Netshop, her er det også lettest for kunden å se miljømerker, samt hente ut sikkerhetsdatablader. Derfor sørger vi for det er lett å søke frem miljømerkede produkter både for standardkunder og for avtalekunder med egen e-katalog. Vi har med dette redusert antall papirkataloger med over 60% siden 2009. I tillegg går vår markedsføring i hovedsak på nett og e-post, hvilket reduserer både trykk og utslipp fra utsendelser.

Staples har redusert antall trykte kundeaviser og andre utsendelser med 63% kun gjennom 2014.

Staples Print Proactive & sikker print En annen løsning som bidrar til miljøvennlig kontordrift er Staples Print ProActive. Dette systemet sender automatisk tonerordre, og sørger for riktig toner på plass før det er tomt, noe som reduserer feilbestilling, hasteordre og unødig retur. Systemet kan også lese forbruksstatistikk, som gir grunnlag for å gi kunden råd om kostnads- og energibesparende tiltak, som konsolidasjon av print mot mer effektive og færre printere. Dette gir miljøeffekt ved redusert strømforbruk, færre tonerkassetter, redusert produksjon, frakt og emballasje.

I tillegg til Staples Print ProActive tilbyr vi våre kunder «sikker print»-løsning, som fører til en direkte reduksjon på 30 % i antall utskrifter, og reduserer strøm-, papir- og tonerforbruk.

Calculator for å visualisere mulighetene ved bestillingsendringer, med kostnadsbesparelser og miljøregnskap for den enkelte kunde. Dette er en egen analyse for den enkelte kunde, som gjør at vi sammen kan finne individuelle løsninger for å møte miljøutfordringen med små ordre.

Andel småordre

2013

2014

2015

20,4 %

22,0 %

18,4 %

Antall leverte pakker til kunder

2013

2014

2015

Antall sendinger

381.529

401.596

374.929

2.068.955

2.177.587

1.998.820

Antall kolli

”Små ordre er en av de største bidragsyterne til økt utslipp, og forblir en utfordring for oss. Dette er en utfordring vi møter sammen med våre kunder, og vi har igjennom 2015 sett på løsninger for økt fokus på dette i alle våre avtaler.”

Small Order Calculator Vi ser en urovekkende trend, med stadig økning av små ordre. Små ordre gir negativ miljøpåvirkning ettersom det krever flere transporter, mer emballasje og mer forpakningsmateriell.

Alle tjener på at antallet små ordre minimeres, og vi tilbyr analyseverktøyet Small Order

19

Minimere avfall fra vår virksomhet og hjelpe kunder å gjøre det samme Retur, resirkulering og avfallsreduksjon Staples fokuserer på å redusere avfallsmengden til et minimum, og resirkulere alt avfall.

Staples drift har høy fokus på sortering, retur og gjenvinning av papp, papir, plast, metall, batterier og trevirke. Internt forbruk og utslipp blir overvåket gjennom systemet Credit 360 for målsetting av kontinuerlig reduksjon.

For å hjelpe våre kunder med resirkulering, retur og avfallsreduksjon tilbyr vi flere løsninger for retur av brukte tonere og blekkpatroner, gjennom HP, Lexmark og Pelikan. Returordningene har forskjellig fremgangsmåte for privat konsum og storforbrukere, og du kan lese mer om løsningene i vår retur-guide. Det er for våre bedritskunder også mulig å bruke returordningene som finnes i Staples-butikkene.

Staples er medlem i returselskapet El-retur Norge for innsamling, gjenvinning og miljøriktig håndtering av elektrisk og elektronisk avfall. Selskapet betaler vederlag for totalt 5 produktområder til Grønt Punkt Norge AS. Mer om returordningene finner du hos El-retur og Grønt Punkt.

Avfall (metric tonne)

2013

2014

2015

Total generert avfall

260,7

246,3

227,5

Papir til gjenvinning

24,6

25,6

26,4

Papp til gjenvinning

100,2

92,1

87,4

Plast til gjenvinning

31,9

24,3

24,3

Metall til gjenvinning

1,7

1,63

2,03

Organisk materiale til gjenvinning

1,

4,52

5,22

32,00

43,02

25,42

Trevirke til gjenvinning

20

Avfall (metric tonne)

2013

2014

2015

Total vekt avfall til deponi

64,75

52,57

57,95

Totalt annet resirkulert

0,35

0,39

0,43

Antall enheter avfall til deponi

2.776

1.656

1.825,43

I 2015 hjalp vi våre kunder med å resirkulere 67,55 millioner toner og blekkpatroner globalt.

Eliminering av unødig emballasje Mange produktforpakninger er unødig store med overdreven emballasje for markedsføringseffekt. Dette sløser med ressurser, skaper unødvendige kostnader, og det ekstra avfallet er en byrde for våre kunder. Derfor jobber vi med minimering av emballasje og forpakning, både med våre leverandører og med våre egne leveranser. Ved å starte med plasseffektiv emballering i første ledd vil vi se positive effekter langt ut i leverandørkjeden.

Forpakningsmateriell og emballasje

2013

2014

2015

(metric tonne)

84,74

90,74

76,32

Staples arbeider globalt med installering av dimensjoneringsteknologi i alle sentrallagre, for å minimere emballasje, optimalisere fyllingsgrad på lastebiler og redusere behovet for fyllstoff.

Systemet for effektiv og miljøvennlig emballering heter Jivaro, og finnes allerede i 12 aktive driftssentre i Europa, og i USA er 75% av distribusjonssentralene operativ med denne teknologien. Jivaro tilpasser forpakningen til innholdets høyde og bredde, og reduserer forpakningsstørrelse med 30% per levering, noe som igjen påvirker antall kjøretøy og utslipp fra transport.

Hvordan vi møter miljøutfordringene fremover Som selskap utfordres vi av at omgivelsene våre ønsker stadig raskere handel, økende varesortiment, kortere leveringstid, og stadig lavere priser. De økende kravene skaper utfordringer både i et miljøperspektiv og kommersielt, og vi forsøker å imøtekomme de utfordringer med høyest miljøaspekt: Utfordringen med små ordre Økt fleksibilitet i forsyningskjeden gjenspeiles i utviklingen av små ordre. Gjennom 2015 gjorde vi følgende tiltak for å imøtekomme dette: - «Soft Stop» og lagringsfunksjon i vår Netshop, som minner om at handlekurven har en svært lav ordreverdi, og anbefaler at ordren enten økes eller lagres for senere bestilling.

- «Hard Stop» hvor alle ordre under 250 kroner ikke kommer igjennom bestillingssystemet.

Vi har i 2016 fortsatt det kontinuerlige arbeidet med denne utfordringen og setter sterke tiltak inn mot å nå målet om 16 % små ordre innen januar 2017. Dette innebærer å fortsette systematisk måling, systemtiltak for begrensning, forbedre synlighet i systemene, samt å fortsette utdanningen av våre medarbeidere for kundedialog om små ordre og ukesleveranser.

Et bærekraftig konsum – Easy on the Planet En av våre største utfordringer som leverandør av forbruksvarer er hvordan vi best kan arbeide for et bærekraftig forbrukersamfunn.

Vi arbeider hardt for å tilby og kvalitetssikre et sortiment av miljømerkede varer med lavere miljøbelastning, gjennom produktets totale livssyklus. Vi mener konsumendring ved bruk av bærekraftige produkter er nøkkelen til utfordringen. Økningen av sortimentet med 11,7 % i 2014 og 10,6 % i 2015 er en av våre viktigste steg mot et miljøvennlig konsum. Gjennom vårt arbeid med miljøsertifiseringen ISO 14001 fortsetter vi målsetningen om stadig økning av vårt miljøsortiment.

Et annet høyt prioritert mål er å øke andelen salg innen miljøsortimentet slik at våre kunders konsum blir bærekraftig.

- Kundedialog med alle store avtalekunder om utfordringene med små ordre.

”Vi har et mål om bærekraftig konsum – dette konkretiseres ved at vi målsetter at 43% av vårt salg i 2016 skal være miljømerket.”

21

ETIKK Ærlighet Rettferdighet Integritet

Vi setter høye krav til ærlighet, rettferdighet og integritet fra våre ansatte, samarbeidspartnere og leverandørkjeden. Å fremme en sterk forretningskultur og minimere risiko gjennom gode styringssystemer for etisk etterlevelse er viktig for oss. Av den grunn har vi skapt en integritetskultur hvor medarbeidere styrkes gjennom klare retningslinjer og gode opplæringsprogrammer for etikk og god forretningsdrift. Vårt fokus på etikk og integritet viser FÖR hvem vi er og L SAMHÄLTA A TILL TAANSVAR ANSVAR gjør vårt forhold til våre kunder, leverandører og ET MILJÖN ÄLLET FÖR MILJÖN ansatte til noe spesielt.

ETIKK ETIKK

Våre etiske forpliktelser: 1. Vi skal styrke vår ledelseskultur for å sikre at vi etterlever en sunn forretningspraksis som beskytter våre investorer, medarbeidere og leverandører.

2. Vi skal utøve vår forretning på en måte som bevarer tillit fra våre kunder, investorer og andre interessenter.

3. Vi skal tilby våre kunder produkter som ikke bare etterlever, med overgår forventninger til kvalitet og miljø, og som er produsert ansvarlig.

22

Vårt interne etikkarbeid Våre etiske retningslinjer Våre etiske retningslinjer er utformet for å rettlede og forklare hvordan vi skal opptre som representanter for Staples slik at hver av oss kan gjøre vårt for å opprettholde Staples integritetskultur. Alle ansatte får informasjon og opplæring om våre etiske verdier både når man blir ansatt og kontinuerlig gjennom arbeidsforholdet. Vi har åpne rapporteringslinjer, som muliggjør at våre medarbeidere fritt kan formidle sine synspunkter, og få veiledning på etiske utfordringer eller spørsmål.

Våre etiske retningslinjer er i helhet tilgjengelig på våre Globale Etikksider.

Vår antikorrupsjonspolicy Hos Staples forplikter vi oss til å drive vår virksomhet med integritet, beskrevet i vår antikorrupsjonspolicy. Denne policyen er et tillegg til våre etiske retningslinjer, og beskriver hvordan vi bidrar til å forhindre korrupsjon, og er noe alle medarbeidere forplikter seg til.

Staples forbyr alle bestikkelser og kickbacks – enten de blir tilbudt og tas imot direkte av våre medarbeidere eller indirekte via en tredjepart.

Staples antikorrupsjonspolicy beskriver de kravene vi må følge for å unngå bestikkelser og ulovlig provisjon.

Staples aksepterer ikke på noe punkt korrupsjon, og godtar ingen unnskyldning for uetisk atferd, manglende overholdelse av egen policy eller brudd på lovverket.

Etikk i produksjonen og i leverandørkjeden Staples har forpliktet seg til å gi kunder topp kvalitet til en rimelig pris, men i tillegg skal varene produseres på en etisk og forsvarlig måte.

Derfor arbeider vi med etikk i hele leverandørkjeden og samarbeider med våre leverandører om kvalitetssikring og opprettholdelse av våre etiske standarder. Vi er ISO sertifisert etter standardene ISO 14001 og ISO 9001, for henholdsvis miljø og kvalitet, som legger føringer ut i leverandørkjeden. I tillegg arbeider vi etter anbefalingene i veiledningen ISO 26000, hvor leverandøroppfølging for sosialt ansvar følges opp gjennom et system som er modellert etter standarden SA 8000.

Staples Supplier Code of Conduct Våre retningslinjer for ansvarlig drift er beskrevet i Staples Code of Conduct. Retningslinjene er grunnlagt på prinsippene i internasjonalt anerkjente FN- og ILO-konvensjoner og angir minimumsstandarder for lovlig drift og krav til leverandør. Lovgivningen på produksjonsstedet skal alltid respekteres, og der hvor nasjonale lover og reguleringer har ulik regulering enn våre retningslinjer skal den høyeste standarden gjelde.

Formidling av etiske og rettslige krav til leverandører skjer før samarbeidets start og følges opp gjennom hele samarbeidsperioden.

Staples Code of Conduct dekker følgende områder: 1. Tvangsarbeid 2. Barnearbeid 3. Misbruk og utnyttelse 4. Diskriminerende 5. Helse og sikkerhet 6. Organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger 7. Lønn og fordeler 8. Arbeidstider og overtidserstatting 9. Etiske standarder 10. Miljøpåvirkning Se vår Code of Conduct i helhet, og lær mer om våre etiske retningslinjer på vår hjemmeside.

Staples Code of Conduct beskriver vår forventning om at arbeidere blir behandlet rettferdig, med verdighet og respekt. Retningslinjene hjelper oss å sikre at de fabrikkene som vi har kontrakter med, fungerer på en sikker, etisk, kvalitetsriktig og miljømessig bærekraftig måte. Alle fabrikker som produserer Staples egne merkevarer gjennomgår våre etiske retningslinjer når de kvalifiserer til produksjon, og retningslinjene skal finnes synlig for ansatte på det lokale morsmål. Retningslinjene gjennomgås regelmessig og tilpasses ettersom selskapets behov og krav endres. Vår Code of Conduct ligger også til grunn for årlige revisjoner og vurderinger, basert på retningslinjer for samfunnsansvar.

23

Bransjesamarbeid for samfunnsansvar Staples er finansierende medlem av den europiske nonprofit organisasjonen SOfEA, som ble stiftet i mars 2014, og i dag har 26 medlemmer i kontorrekvisitaindustrien.

SOfEAa målsetning er å skape et felles miljøklassifiseringssystemet for bransjen innen EU, for å oppmuntre til innovative, miljøeffektive og ansvarlige kontorprodukter. Sammen med leverandører og kolleger i bransjen, ønsker vi å bidra til å gjøre det lett for våre kunder å sammenligne miljøprestasjon av produkter og foreta aktive valg.

Leverandørrevisjoner for samfunnsansvar Staples brand produseres på ulike fabrikker i verden og krever gjennomarbeidet leverandøroppfølging og revisjoner. Dette er basert på risikoanalyser på grunnlag av type produksjon og geografisk lokasjon. Omtrent halvparten av Staples Brand leverandørers fabrikker befinner seg i definerte risikoområder. Felles for alle produkter og typer produksjon er forbeholdet om at Staples når som helst kan gjøre besøk og kontroller på eget initiativ, eller etter forespørsel fra kunder. Alle revisjoner utføres av eksterne tredjeparts revisorer.

Staples krever at leverandørene lever opp til våre etiske retningslinjer, og at de etterlever gjeldende internasjonale og nasjonale lover og bransjestandarder i de landene som berøres av deres virksomhet. Vi vil fortsette arbeidet med etterlevelse av Staples Suppliers Code og Conduct, og kvalitetssikre etterlevelse gjennom gode revisjonsprogrammer.

*noen fabrikker gjennomgår flere revisjoner.

24

Leverandørkontroller 2013-2015 Leverandørkontroll 2015

Sertifiserte enheter

I oppfølgingsprogram/ «betinget godkjenning»

244 leverandører i risikoområder ble revidert i 2015.

204

40

Av totalen på 525 leverandører er 281 lokasjoner sertifisert i lavrisikoområder i 2015 Leverandørkontroll 2014

Sertifiserte enheter

191 leverandører i risikoområder ble revidert i 2014 (Det ble gjennomført totalt 458 sertifiseringsrevisjoner, enten som førstegangs- 153 revisjoner, re-sertifiseringsrevisjoner eller oppfølgingsrevisjoner)

I oppfølgingsprogram/ «betinget godkjenning» 38

Av totalen på 553 leverandører er 362 lokasjoner sertifisert i lavrisiko områder i 2014 Leverandørkontroll 2013

Sertifiserte enheter

I oppfølgingsprogram/ «betinget godkjenning»

206 leverandører i risikoområder ble revidert i 2013 (Det ble gjennomført totalt 458 sertifiseringsrevisjoner, enten som førstegangs- 188 revisjoner, re-sertifiseringsrevisjoner eller oppfølgingsrevisjoner)

18

37 Fabrikkrevisjoner ble gjennomført i lavrisikoområder

37

0

Oppsummering

Antall 2013

Antall 2014

Antall 2015

Antall gjennomførte Social Accountability Audits

238*

218*

295*

Antall inaktive leverandører (ingen produksjon av Staples Brand)

59

8

29

Antall avsluttede leverandørsamarbeid

0

0

0

Totalt antall sertifiserte produksjonslokasjoner

458

515

485

*Noen leverandører blir revidert mer enn en gang. I 2015 ble det gjennomført total 295 Social Accountability Audits i 244 fabrikker.

Staples produkter produseres utelukkende i fabrikker som oppfyller våre krav til arbeidsrettigheter, sikkerhet, miljø og kvalitet.

I 2015 ble det gjennomført 244 revisjoner i risikoområder. Av disse ble 204 fabrikker sertifisert, mens 40 fabrikker gjennomgår oppfølgingsprogram for å sertifiseres for produksjon av Staples Brand.

25

Nordisk leverandørstyring- og oppfølging I Norden følger vi opp leverandører på grunnlag av deres egenerklæring som innhentes hvert andre år. Her sikrer vi at våre leverandører etterlever våre prinsipper for etisk handel, miljøansvar, kvalitetssikkerhetsstandarder, arbeidstakerrettigheter og forretningsetikk, samt lokal og nordisk miljølovgivning.

Samarbeid for etisk papirinnkjøp Kampen mot ulovlig hogst og avskoging er noe som papirindustrien som helhet må ta på alvor og Staples er forpliktet til å ta ansvar på dette området. Staples fortsetter arbeidet med å kvalitetssikre innkjøp og produksjon, blant annet gjennom vår Sustainable Paper Procurement Policy. Dette policydokumentet legger grunnlaget for vår forpliktelse til å sikre at papirproduktene vi selger er produsert på en miljømessig og sosialt ansvarlig måte, og definerer våre forventninger til leverandører av papirbaserte produkter. Policyen forplikter oss til å:

•

26

•

Beskytte skogressurser og samfunn •

Redusere etterspørselen etter nyfiber •

Kun source papir fra papirmøller forpliktet til miljø & bærekraft Rapportere på vår fremgang

Tett samarbeid både med leverandører og andre interessenter gjør at vi forbedrer vår skogforvaltningspraksis, beskytter truede og verneverdige skoger, og fortsetter å motivere for utvikling av mer bærekraftige produkter.

Vi fortsetter å samarbeide med flere ideelle organisasjoner for å hjelpe oss med å forbedre bærekraftsarbeidet for papir- og trefiberprodukter. I 2015 samarbeidet vi blant annet med Rainforest alliance og Dogwood Alliance, for å øke transparens for leverandørinformasjon, engasjere bedrifter, produsenter og grunneiere for å beskytte skog, og forbedre tilgang til FSC sertifisert papir- og trefiber.

Policy for handel med konfliktmineraler Staples arbeider kontinuerlig med å sikre at leverandører støtter menneskerettigheter, driver sin virksomhet med integritet og overholder alle gjeldende lover og forskrifter. I henhold til mineraler er dette spesielt viktig, og ivaretas av vår Conflict Minerals Policy. Den amerikanske Dodd-Frank-loven pålegger alle børsnoterte amerikanske selskaper å undersøke, registrere og rapportere om bruk av konfliktmineraler. Dermed gjennomføres analyser og aktsomhetsvurderinger for å kontrollere leveransekjeden. Følgelig er alle leverandører som produserer produkter for Staples forventet å samarbeide med Staples for etterlevelse av både lovverk og policy. Rapporteringen for konfliktmineraler i 2014 finnes her.

27

Mangfold & medarbeiderfokus Staples er et internasjonalt selskap som setter respekten for menneskeverd høyt, og omfavner mangfold i alle former – det være seg etnisk bakgrunn, alder, kjønn, politisk mening og erfaring. Vårt mål er at vårt personal skal speile mangfoldet i samfunnet vi er del av, og at Staples skal være en arbeidsplass hvor mennesker med ulike behov og forutsetninger skal trives.

Mangfold

Vi verdsetter mangfold og ser det som et fundament i vår virksomhet og bedriftskultur

Vårt mål er å representere mangfoldet i det samfunnet vi er en del av gjennom våre medarbeidere, leverandører og andre samarbeidspartnere. Vi forstår at det er en viktig sammenheng mellom mangfold og fremgangen i vår organisasjon. Staples forsøker alltid å ta hensyn til mangfolds aspektet, og spesielt ved rekruttering og i bedriftsutvikling.

Vi fortjener alle å bli behandlet rettferdig, bli respektert og ha likeverdig rett til ansettelse basert på evner og innsats. Det arbeides løpende med en riktig sammensetning av de ansatte med hensyn til kjønn, alder, etnisitet og hudfarge. Staples tolererer ikke noen form for diskriminering eller trakassering basert på kjønn, rase, farge, nasjonalitet, funksjonshemming, alder, religion, seksuell legning, kjønnsidentitet, opphav, sivilstatus eller andre karaktertrekk. Staples har en rekke programmer og policyer for å sikre at det ikke skal forekomme diskriminering på vår arbeidsplass, som finnes i helhet på våre nettsider.

28

Våre forpliktelser for mangfold: • Vi verdsetter mangfold og ser det som fundament i vår virksomhet og bedriftskultur • Vi ønsker å fremme et inkluderende arbeidsliv, der alle medarbeidere blir respektert og verdsatt for sine unike kunnskaper, ferdigheter og evner

Sammensetning i 2015 Staples har som mål å være en arbeidsplass hvor det råder full likestilling mellom kvinner og menn.

Ved årets slutt hadde Staples Norway 250 ansatte som til sammen utgjorde 233,6 årsverk. I 2015 ble det rekruttert 22 nye medarbeidere hvorav 36% er kvinner. Det er 21 personer som jobber deltid, hvorav 11 er kvinner.

Totalt antall

2015

Kvinner Antall

Menn

%

Antall

%

Ledere

10

5

50

5

50

Mellomledere

22

7

31,8

15

68,2

Ansatte totalt

250

98

39,2

152

60,8

Sammensetningen for Staples Norway 2015 viser at likestillingsmålene er godt ivaretatt.

Vi ønsker å fremme et inkluderende arbeidsliv, der alle medarbeidere blir respektert og verdsatt for sine unike kunnskaper, ferdigheter og evner

”Mangfold er verdsatt på vår arbeidsplass – alle skal kjenne seg velkommen hos Staples!”

Medarbeidermotivasjon og fokus på HMS Staples legger vekt å ha et godt arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon. HMS og arbeidsmiljø står høyt på agendaen. Vi er av den oppfatning at når våre ansatte har det bra vil dette gjenspeile seg positivt gjennom hele organisasjonen. Vår arbeidsmiljøpolicy, som du finner i sin helhet på vår hjemmeside, legger vekt på viktigheten av systematisk HMS-arbeid.

Vi jobber aktivt for å fremme et godt fysisk og psykisk arbeidsmiljø, og oppfylle alle krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen gjennom vår HMShandlingsplan. Deriblant finnes velferdstiltak for våre ansatte både på, og utenfor arbeidsplassen.

•

•

•

•

Globale utmerkelser: For 6. året på rad fikk Staples 100% score på «Human Rights Campaign Corporate Equality Index» Anerkjent av US Business Leaders Network for inkludering av funksjonshemmede i våre distribusjonssentre Nevnt på listen over beste arbeidsgivere som tar funksjonshemming og LGBT på alvor i journalen Black EOE Staples Direktør Shira Goodman ble anerkjent av Professional Women’s Magazine som en 2015s «Women Worth Watching».

29

I handlingsplanen for 2015, utarbeidet i samarbeid med vår bedriftshelseleverandør Solheim HMS AS, er dette søkt ivaretatt på flere måter: • Fokuset på AMU’s arbeid fortsatte også i 2015. Det økte engasjementet fra fjoråret vedvarte og AMU gjennomførte kvartalsvise møter som planlagt.

• Det ble også valgt nye medlemmer til AKANutvalget og disse ble kurset i dette arbeidet av vår bedriftshelseleverandør.

• I hvert AMU-møte har man blant annet gjennomgått innrapporterte skader og nestenulykker. Totalt ble det i 2015 innrapportert 7 slike hendelser. Dette var en gledelig nedgang fra 2014 og vi relaterer nedgangen til det systematiske arbeidet ledelsen på lageret utførte gjennom hele 2015 hvor det var stort fokus på informasjon og gjennomgang av arbeidsprosesser på lageret.

• Videre har det også i 2015 vært jobbet mye med å følge opp sykmeldte medarbeidere med mål om å få disse så raskt som mulig tilbake i arbeid, på fulltid eller eventuelt i en gradert friskmelding. En del av aktivitetene knyttet til dette arbeidet har vært konsultasjoner hos bedriftslege og arbeidspsykologisk rådgivning hos Solheim HMS. Gjennom hele året ble det også tilbudt forebyggende behandling hos naprapat og idrettsmassør (in-house). I tillegg ble igangsatt eget prosjekt på lageret på Karihaugen hvor ledere, sammen med HR, satte ned en arbeidsgruppe som hadde som formål å redusere fraværet fra 10,6 % til 9,0 % innen utgangen av året.

Fraværet endte på 9,2%.

• Det totale sykefraværet i Staples Norway endte på 5,6 %, noe som er en nedgang på 1,1 prosentpoeng fra året før.

• Det ble planlagt, og gjennomført, vernerunder både på lageret og på kontor siden. Senere ble det satt opp handlingsplaner som skulle imøtekomme de funn/mangler vernerundene avdekket.

• Utover dette ble det også satt av tid til kurs og undervisning. Det ble i løpet av året tilbudt

30

•

ergonomikurs, stressmestringskurs og personlig veiledet treningstimer i trimrommet.

Kursene ble fulltegnet og alle de oppsatte treningstimene ble benyttet og vi ser i etterkant at trimrommet brukes i større grad enn tidligere.

BIL (bedriftsidrettslaget) tilbyr også en rekke aktiviteter.

Opplæring og videreutvikling Et av de viktigste målene Staples har satt seg er å bygge og videreutvikle en kultur der alle ansatte bidrar slik at vi i fellesskap når selskapets mål.

Vi kaller det ”Performance Culture”. Vi mener det er viktig at våre medarbeidere gis opplæring slik at de er i stand til å utføre sine oppgaver på den måten Staples ønsker det. For medarbeiderne vil dette gi mestringsfølelse og trygghet. Dette ivaretas på ulike måter: • Nyansatte gis et eget introduksjonsprogram tilpasset sin stilling. Programmet inneholder praktisk opplæring samt en introduksjon til de avdelinger/personer vedkommende trenger å ha kunnskap om for å kunne utføre sine oppgaver og for å ivareta sine behov som ansatt.

• Utviklingssamtaler gjennomføres med alle medarbeidere hvert år. Det gis tilbakemelding på hvordan medarbeideren har prestert i forhold til målene som ble satt i forrige samtale og det avtales mål for kommende periode. Det gis også rom for å diskutere evt. ønsker for videre karriere og egen utvikling.

• Selskapet tilbyr også ulike kurs og programmer og her nevnes noen av disse; - Lederutviklingsprogrammene NMP (New Manager Program) og AMP (Advanced Manager Program).

- Staples Way: salgstrening og coaching.

- Staples Academy: kurs innen butikksalg og salgsledelse.

- E-læringskurs med opplæring i MS Office.

Gjennom 2015 fokuserte vi på Reduksjon av sykefravær mot målet <5 %, gjennom utstrakt støtte til ledere og god tilrettelegging.

I 2015 var sykefraværet på 5,6 % mot 6,7 % i 2014, og 5,7 % i 2013.

Ergonomikartlegging og kursing med påfølgende individuell tilpassing av arbeidssteder gjennomført på lager og kontor.

Risikokartlegging og kontinuerlig vurdering gjennom vernerunder og internrevisjon. Det ble gjennom året ikke registrert alvorlige arbeidsskader eller arbeidsulykker.

Skape et inkluderende og aksepterende arbeidsmiljø ved å gi alle nyansatte opplæring i Staples Etiske Retningslinjer.

Kontinuerlig utvikling og kompetanseheving gjennom ledertreningsprogram og andre utviklingstiltak.

Leveringsavtale for frukt til ansatte for en sunnere kontorhverdag.

Treningsfasiliteter tilgjengelig i arbeidslokalene ved hovedkontoret, hvor det også er gitt personlig veiledende treningstimer med bedriftsfysioterapeut.

Aktivt bedriftsidrettslag, med mulighet for deltagelse i løp, renn og andre konkurranser som Holmenkollstafetten, Sentrumsløpet, Birkebeinerarrangementene med fler. Populære aktiviteter som Yoga-kurs og bowling kveld står også på tilbudslista.

Behandlingstilbud hos naprapat og idrettsmassør.

Deltakelse i Røde Kors bedriftsstafett Race Against Malaria, hvor deltakeravgiften i helhet går til Røde Kors malariabekjempelse. 15 ansatte deltok i 2015.

Startavgift til Fitness Fundraiser løp betalt av Staples: mange Staples ansatte deltar årlig Staples Soul dag med fokus på verdier, etikk og miljø opplæring for alle ansatte

31

Samfunn Vi ønsker å nå ut til, og være en støtte i de samfunn våre kunder og medarbeidere er en del av. Dette gjøres gjennom å skape trygge arbeidsplasser, både lokalt og gjennom vår leverandørkjede, samt gjennom støtte til viktige utdanningsinitiativ i form av økonomiske bidrag, materiell donasjon, og gjennom tilrettelegging for våre medarbeideres engasjement i lokale organisasjoner og aktiviteter.

Mangfold

Samfunn

Vårt globale samfunnsengasjement Overalt hvor vi gjør forretninger er vi stolte av å bidra til den lokale økonomien, og bidra til at skoler, bedrifter, kontorer, hoteller og butikker kan fungere fra dag til dag. Men, vår rolle strekker seg langt utover dette: Våre kunder er våre medborgere, og vi ønsker å bidra til samfunnet i våre nabolag gjennom lokale programmer og prosjekter. Staples fokuserer globalt på å støtte tiltak for utdanning og

Våre forpliktelser til samfunnet: •

Vi skal gi tilbake til samfunnene vi er del av, med spesielt fokus på tiltak for utdanning og jobbtrening.

•

•

Vi skal motivere og legge til rette for at våre medarbeidere kan engasjere seg i lokalsamfunnet

32

Vi skal bidra til helhetlig sysselsetting i samfunnet, mens vi fortsetter å finne, bygge og beholde talenter

jobbtrening, med et primært fokus på vanskeligstilte ungdommer. Dette er prosjekter som omhandler alt fra leseferdighet, til mentorprogrammer for karriereog kompetanseutvikling. Vi støtter disse tiltakene både gjennom bedriftsbidrag og donasjoner fra Staples Foundation for Learning, men også i form av praktisk samarbeid og frivillig arbeid. I Norge startet vi 2014 en praktikantordning kalt Talent Pool, hvor vi rekrutterer studenter inn i vår anbudsavdeling og andre relevante avdelinger. Vi startet med 4 studenter, som gjennom programmet får viktig arbeidserfaring innen studierelevante områder, som likevel er strategiske prosjekter for selskapet, hvilket bidrar til bedriftens talentbygging og gir oss en fleksibel rekrutteringsmulighet.

I tillegg oppfordrer vi våre medarbeidere og kunder til å bidra med sin tid og sine ressurser når de kan.

Gjennom vårt globale samfunnsengasjement, har vi siden 2002 hjulpet mer enn 6500 organisasjoner i lokalsamfunn i 26 land. Staples Foundation er hjørnesteinen i våre samfunnsprogrammer, og noe som kobler vår virksomhet til samfunnet vårt og våre kunder.

Med programmet «2 Million & Change» gir vi tilbake til samfunnet Vårt veldedighetsprogram kalles «2 Million & Change”, og navnet kommer av at fondet har om lag 2 millioner dollar til utdeling årlig. I 2015 delte fondet ut $2,5 millioner fordelt på 875 organisasjoner i 24 land gjennom Staples Veldedighetsvalg.

Dette programmet lar våre kollegaer rundt om i verden bestemme hvordan midlene fra det globale fondet skal fordeles på blant en rekke ulike ideelle organisasjoner som arbeider med utdanning og jobbtreningsprogrammer.

Programmet gir medarbeiderne våre mulighet til selv å styre prosessen, og det oppfordrer til samfunnsengasjement knyttet til hvert land. I Norge ble Frelsesarmeen den organisasjonen med flest stemmer i veldedighetsvalget 2015. I 2015 hadde vi også midler til donasjon for andre og tredje plassering i veldedighetsvalget, som gikk til henholdsvis Leger Uten Grenser og World Wildlife Fund.

”Globalt engasjerte «2 Million & Change» mer enn 12,000 ansatte som stemte frem deres favorittorganisasjoner i 24 Staples-land i 2015.”

I tillegg til vårt veldedighetsprogram, har vi kontinuerlig donasjoner fra vårt lager, som i 2015 tilsvarte innkjøpsverdier for over 160 000 kr. Vi bevilget også penger og donasjoner til følgende veldedige organisasjoner, tilsvarende 468 011 kr i 2015:

Organisasjon

Beskrivelse av donasjon

Beløp i NOK

Røde Kors

Overskuddsvarer fra Merchandise/vareprøver fra lager Karihaugen

kr 6.000,00

Regnskogfondet

TV-auksjon

kr 4.849,00

Norsk Flyktninghjelp

Frivillig innsamling fra våre ansatte

kr 924,50

Røde Kors

Pengedonasjon til Race Against Malaria

kr 50.000,00

Røde Kors

Pengedonasjon som en del av julesalget

kr 37.925,00

Røde Kors

Donasjon i form av overskuddsvarer fra lager EMO

kr 100.000,00

Røde Kors

Donasjon i form av overskuddsvarer fra lager EMO og Community Day aktiviteter

kr 50.000,00

Støtteforeningen for Kreftrammede

Gave fra EMO

kr 25.000,00

Røde Kors

Donasjon i form av overskuddsvarer fra juleverksted

kr 3.000,00

Frelsesarmeen

Pengedonasjon fra 2 million & change

kr 89.064,64

WWF

Pengedonasjon fra 2 million & change

kr 22.266,16

Leger uten Grenser

Pengedonasjon fra 2 million & change

kr 44.532,32

Røde Kors

Pengedonasjon som en del av en spørreundersøkelse

kr 34.450,00

Total beløp

kr 468.011,63

Frivillig arbeid Organisasjon

Type frivilig aktivitet

Totale timer frivillig arbeid

Antall ansatte som deltok

Røde Kors Hvalstad

Juleverksted for våre ansatte og alle beboere på Hvalstad Asylmottak

280

120

Røde Kors ORKIS Kvinnekafé

Juleverksted for senterets deltakere

64

8

Røde Kors

Race Against Malaria fitness fundraiser

85

15

33

Samfunnsengasjement og lokal forankring Staples samarbeider med en rekke organisasjoner for økt samfunnsengasjement. Blant annet hadde vi gjennom 2015 samarbeid og innsamling til Røde Kors og Regnskogfondet.

I 2015 deltok vi igjen i Røde Kors’ Race Against Malaria, som er en veldedig bedriftsstafett til inntekt for malariabekjempelse, og som gjennomføres i forbindelse med Bislett Games. På verdensbasis dør over 660.000 mennesker årlig av malaria ifølge tall fra Verdens Helseorganisasjon. I de fleste tilfeller kunne dette vært behandlet ved hjelp av medisiner og forebygging. Alle lag som løper i Race Against Malaria bidrar med 50.000 kroner i startavgift som går uavkortet til Røde Kors sitt internasjonale malariaarbeid. Deltakelsen i 2015 engasjerte flere frivillige fra Staples både til å løpe, heie og koordinere deltakelse, hvilket høyner bevisstheten om malariaproblematikk og Røde Kors generelle hjelpearbeid.

Globale høydepunkter: I 2015 donerte Staples globalt produkter og penger tilsvarende verdier for over 13 millioner USD gjennom Staples Foundation.

•

Programmet 2 Million & Change førte til en ansattdeltakelse på over 12,000 personer •

I 2015 deltok 4000 ansatte på ulike frivillige arrangementer i 12 ulike land og samlet inn over 625,000 USD til veldedige formål.

•

I 2015 inspirerte Staples kunder til å donere mer enn 2.1 millioner USD gjennom 10 ulike kampanjer for katastrofehjelp og markedsføring for veldedige saker.

Siden Staples Foundation ble etablert i 2002 har fondet gitt over 31 millioner USD til flere tusen frivillige organisasjoner som jobber med utdanning for barn •

•

34

Vårt samarbeid med Røde Kors bidro også til et samarbeidsprosjekt for to samfunnsdager i form av to juleverksted – et på ORKIS Kvinnekafé og et på Karihaugen. Sistnevnte hadde gjester fra Røde Kors Bærum og Hvalstad asylmottak samt ansatte med barn - til sammen 120 deltakere til produksjon av juledekorasjoner akkompagnert av gløgg, grøt og nissebesøk. Hos Orkis Kvinnekafé var målgruppen kvinner med minoritetsbakgrunn med familie. Kvinnekafé er en uformell møteplass for kvinner, med eller uten barn – en trygg og sosial arena for kvinner i alle aldre og livssituasjoner. Kafeene er åpne møteplasser i Oslo sentrum, i Groruddalen og på Mortensrud der kvinner ukentlig møtes til sosialt samvær og fysisk aktivitet. Det tilbys også ulike kurs som språktrening og datahjelp eller utflukter med prosjekt Uterom.. Det var en opplevelse for våre Staples ansatte å kunne glede andre på denne måten.

Vi ønsker med dette å bidra til positiv aktivitet i vårt nærmiljø, men også å øke bevissthet og engasjement om Røde Kors’ arbeid blant våre medarbeidere.

Målet vårt om å øke medarbeiderdeltagelsen ved våre samfunnsaktiviteter aktivitetene med 10 % var vellykket.

Målsetningen for 2016 er å styrke våre programmer for medarbeiderengasjement rundt om i landet og sørge for forankring lokalt også i Bergen og Trondheim.

Vi ønsker blant annet at våre medarbeidere skal ha mulighet til å engasjere seg som frivillige innen områder som passer den enkelte gjennom vårt samarbeid med Røde Kors.

ISO 26000 - verifisering fra SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut ISO 26000 gir retningslinjer for hvordan organisasjoner kan opptre sosialt ansvarlig i tråd med samfunnets krav, og hjelper organisasjoner og bedrifter med å strukturere deres arbeid med samfunnsansvar.

Staples Norway AS har arbeidet strukturert med samfunnsansvar i mange år, og arbeidet er vel integrert i vår virksomhets systemer og arbeidsmetodikk. Vi har lenge arbeidet etter standardene ISO 14001 og ISO 9001, så standarden for sosialt ansvar kommer i tillegg til et godt fundamentert miljø- og kvalitetsarbeid.

For Staples Sweden AB / Staples Denmark ApS og Staples Norway AS er det naturlig å arbeide i henhold til standarden ISO 26000 for å styrke vårt arbeid med bærekraftig utvikling.

Dette komplimenterer vårt sertifiserte miljø- og kvalitetsarbeid med langsiktig forbedringsarbeid og bærekraftig næringsutvikling.

ISO 26000:2010 er ikke en sertifiserbar standard, men det finnes derimot noen land (deriblant Sverige) som gir mulighet for å verifisering mot standarden ved hjelp av systematisk egendeklarasjon.

Den svenske spesifikasjonen; “Svensk specifikation SIS-SP 2:2015 Socialt ansvarstagande – Systematisk egendeklaration” muliggjør en verifisering av organisasjoners arbeid med samfunnsansvar. Forskjellen er at man i stedet for å motta en sertifisering, får en erklæring fra revisjonsselskapet som dokumenterer at organisasjonen lever opp til standardens krav.

Denne erklæringen, sammen med organisasjonens egenerklæring, samt fullstendig egendeklarasjon formidler i helhet en verifikasjon på at organisasjonen lever opp til standarden. Dette vil på lengde med en sertifisering bidra til en uavhengig granskning og vurdering av organisasjonens arbeid med samfunnsansvar.

35

KVALITET

Kvalitet i alle ledd

Kvalitetspolicy og kvalitetsarbeid Kvalitet, sikkerhet og service er høyt prioritert i Staples Norway. Vårt arbeid med totalkvalitet pågår daglig, og aktuelle prosesser evalueres med tanke på forbedringer til det beste for våre interessenter. Alle ansatte deltar i denne prosessen fordi totalkvalitetsbegrepet skal være en del av vår bedriftskultur. Vår kvalitative målsetning er at Staples virksomhet skal generere fornøyde kunder, positive medarbeidere og god lønnsomhet.

Vår kvalitetspolicy, som finnes i sin helhet på vår hjemmeside beskriver våre kvalitetsmessige forpliktelser: • Kvalitetsstyring i alle ledd • Medarbeidermotivasjon og fokus på HMS • Kundetilfredshet ved å imøtekomme kundens krav, behov og ønsker

Våre kvalitetsmål oppnår vi gjennom • Å imøtekomme kundens behov og krav – føre dialog • Langsiktig leverandørsamarbeid som oppnår økt kundetilfredshet og lønnsomhet • Å kompensere feil og imøtekomme kunden på beste måte • Å planlegge og å styrke virksomheten ved hjelp av kvalitetsledelsessystemet ISO 9001 • Å styre og organisere kvalitetsarbeidet mot målbare kvalitets- og lønnsomhetsmål • Å engasjere og stimulere medarbeidere til aktivt kvalitetsarbeid gjennom å fremme forbedringsforslag og rapportere avvik • Å motivere alle medarbeidere til å ta sitt ansvar for å oppfylle og helst oergå de forventninger som finnes

/:%0-8)8

36

Måloppnåelse for kvalitetsmål Mål 2015

Resultat 2013

Resultat 2014

Resultat 2015

Kommentar

Vi skal minimum ha en Perfect Order på 94 %

93,50%

93,60%

94,20%

Perfect order er ordre som i teorien har gått feilfritt fra bestilling til leveranse: rett produkt, rett pris, riktig antall og riktig kvalitet.

Kundesenteret skal ha en svarfrekvens på 97%

78,60%

91,12%

97,00%

Svarfrekvens sier mye om betjeneingen av våre kunder, og vår evne til å være tilgjengelig for å løse kundens problemer.

Kvalitetsstyring i alle ledd Sertifiseringer Staples Norway AS er en del av et Nordisk multisertifikat og er sertifisert i henhold til SS-EN ISO 9001, og revideres årlig mot denne sertifiseringen av SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut. Gjennom ISO 9001 sørger vi for kontinuerlig forbedring, og med en tredjeparts verifikasjon kan våre interessenter være trygge på at det kvalitetsnivået de forventer av oss oppfylles.

Staples Norway er kvalifisert i henhold til Achilles, TransQ og Sellihca som er bransjespesifikke kvalifikasjonsordninger. Dette er for å kunne være leverandør til bedrifter innen bransjene olje og gass (Achilles), Transport (TransQ) og Energi (Sellihca).

Staples Norway oppfyller alle krav fra Sarbanes-Oxley (SOx), og har kontinuerlige SOx kontroller i alle relevante deler av virksomheten. SOx systemet sikrer at det eksisterer et internt kontrollmiljø for å identifisere og korrigere feil som kan innebære risiko for regnskap og finans. Disse rutinene blir, i tillegg til gjennomgang ved internrevisjon, revidert fast av selskapets eksterne revisor.

37

Produktstandardisering og produktkvalitet Staples er opptatt av at de produkter som vi selger skal være av høy kvalitet, uansett prisnivå. Derfor har vi egne Staples®-produkter som nettopp kombinerer høy kvalitet med lav pris. Før disse produktene kommer på markedet gjennomgår og validerer vi ytelse, sikkerhet og relevant lovgivning. Alle Staples®-produkter testes årlig for å kvalitetssikre at vi følger eventuelle nye krav. Alle produkter Staples kjøper, kvalitetssikres også av en uavhengig part slik at vi kan være sikre at produktene oppfyller våre krav angående materialkvalitet og ytelse.

Selv om vi gjør alt i vår makt for å sikre produktkvalitet har vi også etablert en prosess for tilbakekalling av produkter som mot formodning skulle inneholde feil eller mangler. Denne prosessen sentraliserer kommunikasjonen innen bedriften, og gjør at vi effektivt kan nå ut til alle

deler av selskapet. Denne prosessen sikrer også at vi får utredet eventuelle problemer med Staples®-produkter for alle bedriftsenheter.

Produktansvar – informasjon og merking Staples har et ansvar ovenfor våre kunder for å levere sikre og kvalitetsriktige produkter, med utfyllende produktinformasjon. Derfor finnes produkt- og sikkerhetsdatablad tilgjengelig på våre nettsider. Dette leveres i samarbeid med Eco-online, for å sikre riktig informasjon, oppdatert til enhver tid.

Produkter som oppfyller kravene til sikkerhet fastsatt av EU skal merkes med CE-merket, og dette er produsentens ansvar. Som distributør, er det vårt ansvar å sørge for at produktene vi distribuerer er CE-merket i henhold til gjeldende regelverk. Dette gjelder produkter som

38

leker, elektronikk og medisinsk utstyr. Vi merker ellers alle produkter med øvrig relevant informasjon både i katalogen og på våre nettsider. Alle produkter som er miljømerkede eller lever opp til vårt «Easy On The Planet» (EOTP) konsept merkes med EOTP samt øvrig tredjeparts miljømerke. For hvert produkt som faller inn under EOTP konseptet gis det ytterligere informasjon om hvorfor produktet er klassifisert som et miljøvennlig produkt. Vi er imidlertid nøye med å informere om at vårt EOTP symbol i seg selv ikke er en miljøsertifisering, men en måte for oss å enkelt veilede kunden til miljøvennlige valg.

Imøtekomme kundens krav, behov og ønsker Vårt kundeløfte Vi ønsker å være totalleverandør for våre kunder, hvilket betyr at vi må ha riktig sortiment, til riktig pris, med riktige leveringsvilkår. I tillegg skal vi kunne levere ekspertise og rådgivning for alle våre produkttyper, enten det er kontorrekvisita, data og print-produkter, renholdsprodukter, kontormøbler, eller forpakningsmateriell.

Kundetilfredshet Vi måler kundesignaler hovedsakelig gjennom tre kanaler:

Resultater fra kundeundersøkelsen 2015 – representativ andel på 3445 kunder:

1. Vår årlige kundetilfredshetsundersøkelse.

(Kundetilfredshetsindex – KTI) 2. Tilbakemeldinger på Web/e-DM/ markedsføringsmateriell.

Generelt: • 79 % av kundene til Staples er godt fornøyd med Staples som leverandør. Dette er en liten økning sammenlignet med tidligere år.

• Produkt/kvalitet oppnår 8 av 10 i henhold til tilfredshet, noe som sier oss at kundene er fornøyd med både produktspekter og kvalitet.

Blant annet mener 8 av 10 kunder at Staples har god bredde i sitt sortiment, og 8,1 av 10 kunder mener Staples innfrir deres krav til et miljømerket sortiment.

3. Tilbakemeldinger til vårt kundesenter/ gjennom digitale salgskanaler og sosiale medier Kundetilfredshetsundersøkelsen er den mest metodiske kanalen, hvor vi årlig får svar fra en representativ andel av våre kunder. Den gjennomgår samtlige av våre forretningsområder, og på grunnlag av funnene fra denne tar vi periodevis korrigerende tiltak for å imøtekomme problemer/avvik.

Vi har også systemer for å måle tilfredshet gjennom eksisterende markedsføringskanaler, som ved måling av bl.a. svarprosent på e-dm, og gjennom tilbakemeldingsfunksjoner via både Netshop og i sosiale medier.

Kundesenter: • Kundesenteret opplever en liten tilbakegang etter sentraliseringsprosessen, men 3 av 4 kunder er fortsatt fornøyde med kundesenteret.

• Av alle kunder som tok kontakt for å få løst et spesifikt problem, • opplevde 63% at det blir løst i henhold til forventning. Dette er en nedgang fra 2014, og kan forklares med at saksgang per henvendelse nå blir litt lengre.

• 6,9 av 10 kunder er fornøyde med svartid på mail og telefon • 7,2 av 10 kunder er fornøyde med kundebehandlerens kunnskap og evne til å forstå kundens behov.

Ikke minst loggføres og registreres alle signaler som kommer til kundesenteret og til den enkelte selger. Dette for å se statistikk over feil, og eventuelt plukke opp tilbakevendende hendelser. Klager og reklamasjoner skal behandles raskt, korrekt og generøst, med bruk av den mest praktiske løsningen for kunden.

”Staples løfte er å levere alt din bedrift trenger for suksess, hvor som helst, når som helst – enkelt!”

•

Lager og logistikk: • Logistikk og levering oppnår i 2015 noe høyere resultater sammenlignet med 2014 8,8 av 10 kunder er fornøyde med Staples leveringsevne.

39

GRI og struktur for rapporten Denne rapporten er utarbeidet basert på GRI 4, nivå Core, og inneholder derfor «standard disclosures» fra Global Reporting Initiative Sustainability Reporting Guidelines. Dette er den fjerde bærekraftsrapporten for Staples Norway, med ambisjon om kontinuerlig forbedring av rapporteringsgrad. Den globale og mer omfattende rapporten finnes på her. Nedenfor finnes en oversikt over de områdene som denne rapporten dekker.

Rapporteringsgrad

Global Reporting Index sjekkliste GRI 4 referanse

Rapporteringsgrad

Side

G4-1

1

3

G4-2

0,5

8, 9

Helt Delvis

Kommentar

Strategy and analysis Se også globale rapporter fra 2010-2014 for vesentlighetsanalyser

Organizational profile G4-3

1

3

G4-4

1

3, 4-5, 7

G4-5

1

3

G4-6

0,5

5, 12

G4-7

1

3, 7, samt global årsrapport

G4-8

1

3 - 5, og 7

G4-9

1

5, 9, 33

G4-10

0,5

33

G4-13

0,5

4, 25

2014 Annual Report

Organizational profile: commitments to external intiatives G4-14

0,5

8

G4-15

0,5

se globale nettsider

G4-16

0,5

13

Global bærekraftsrapport

Identified material aspects and boundaries G4-17

1

7

G4-18

0,5

8

G4-19

0,5

se globale nettsider

G4-22

1

3

G4-23

0,5

4-5

Material issues

Stakeholder engagement G4-24

1

8

G4-25

1

8, 13-14, 39

G4-26

0,5

8, 33, 39

G4-27

0,5

33, 39

G4-28

1

3

G4-29

1

3

G4-30

1

3

G4-31

1

3

Report Profile

Report profile: GRI Content Index G4-32

1

3, 40-41

Report profile: assurance G4-33

0,5

har ingen ekstern verifisering

G4-34

1

se globale nettsider

Corporate Governance

G4-37

1

8, 13, samt i global

Global bærekraftsrapport

G4-38

0,5

se global årsrapport s. 3-28

2014 Annual Report

G4-39

0,5

se global årsrapport s. 3-28

2014 Annual Report

G4-40

1

se global årsrapport s. 3-28

2014 Annual Report

G4-41

1

se global årsrapport s. 3-29

2014 Annual Report

G4-46

1

Se global årsrapport s. 12-17

2014 Annual Report

G4-49

1

13, samt i global årsrapport s. 5 og 13

2014 Annual Report

G4-51

1

se global årsrapport s. 34-64

2014 Annual Report

G4-56

1

22-23

G4-57

1

23, samt på globale nettsider

Staples Ethics Link

G4-58

1

23, samt på globale nettsider

Staples Ethics Link

Governance

Ethics and integrity

40

Rapporteringsgrad

Global Reporting Index sjekkliste forts GRI 4 referanse

Rapporteringsgrad

Side

G4-EC1

0,5

9, 33

G4-EC2

0,5

se innrapportering til CDP

G4-EN2

0,5

20

G4-EN3

1

16-17

G4-EN6

0,5

16-17, 15-21

G4-EN7

0,5

se globale nettsider

G4-EN8

0,5

16

G4-EN15

0,5

16

G4-EN16

0,5

17

G4-EN17

0,5

16

G4-EN19

0,5

16-19

G4-EN23

0,5

20

G4-EN27

1

16-21

G4-EN30

0,5

16

Helt Delvis

Kommentar

Economic Carbon Disclosure Project

Environment

Sustainable Products

Social: labor practices and decent work G4-LA1

0,5

29

G4-LA6

1

29

G4-LA7

0,5

29-31

G4-LA10

0,5

29-31

G4-LA11

0,5

31

G4-LA15

1

25

G4-HR5

0,5

24-25, samt globale nettsider

Ethical sourcing

G4-HR6

0,5

24-25, samt globale nettsider

Ethical sourcing

G4-HR10

1

24-25, samt globale nettsider

Ethical sourcing

G4-SO1

0,5

se globale nettsider

Corporate Responsibility

G4-SO3

0,5

22-26, samt globale nettsider

Ethics

G4-SO4

1

22-23

100% av ansatte får opplæring innen etikk og anti-korrupsjon

G4-SO9

0,5

24-25, samt globale nettsider

Ethical sourcing

G4-PR1

0,5

10-12

G4-PR3

0,5

38

G4-PR5

1

39

100% av alle ansatte får halvårlig evaluering og oppfølging

Menneskerettigheter

Samfunn

Produktansvar

41