Guía Factura Electrónica

Universidad Austral de Chile Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas Escuela de Ingeniería Comercial Instituto de Administración

Guía para utilizar Factura Electrónica Integrantes: Nadia Muñoz Barría [http://nmunozsistemas.wordpress.com/] Valeria Muñoz Ortiz [http://valeriamuort.wordpress.com/] Makarena Ruiz Haeger [http://makarenaruiz.wordpress.com/] Profesor: Cristian Salazar C. Asignatura: Sistemas de Información Empresarial

Valdivia, 19 de junio de 2012

FACTURA ELECTRÓNICA 1. ¿Qué es una factura?

La factura también se conoce como “factura de compra” o “factura comercial”, es un documento que todo empresario o profesional se ve obligado a hacer en el momento de efectuarse una compraventa o una prestación de servicio.

La emisión de una factura debe presentar cierta información mínima pero muy necesaria para que sea válido, que a continuación se menciona:      

Debe mencionar si es la entrega de un producto o la prestación de un servicio.

Fecha Cantidad a pagar Datos del emisor o vendedor Datos del receptor Impuesto

2. ¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene validez legal tributaria como medio de respaldo de las operaciones comerciales que realizan los contribuyentes. Ésta remplaza a la actual factura en papel y consiste en la transmisión de documentos análogos por medios electrónicos, donde el emisor necesita poseer una firma digital con certificados reconocidos, y el receptor es un usuario autorizado por el SII, donde se avala integridad, autenticidad del origen.

A partir del año 2003 los contribuyentes pueden postular y certificarse como emisores y receptores de factura electrónica a través de Internet para operar con documentos tributarios electrónicos.

3. Características de la Factura Electrónica Así como una factura normal en papel tiene ciertos aspectos que la caracterizan, una factura electrónica también los posee, por ejemplo:      

Va firmada digitalmente por el emisor.

La numeración la autoriza el SII vía Internet.

Se puede imprimir, sin necesidad de que esté timbrada.

A través de la Web del SII se puede verificar su validez.

Al usarla, también se puede seguir utilizando facturas tradicionales.

La factura es gratis, pero la firma electrónica es la que se paga.

4. Requisitos para facturar electrónicamente            

Poseer inicio de actividades vigente Tener ventas que no superen los $500.000.000 en los últimos 12 meses.

No haber sido procesado ni sancionado por delito tributario.

Ser contribuyente de primera categoría Si es contribuyente del IVA debe contar con la verificación positiva.

Para contribuyentes que realizan el primer timbraje de facturas, pueden inscribirse con verificación de actividades en proceso.

No tener situaciones pendientes con el SII Pc con acceso a internet.

Navegador (inicialmente, internet explorer 6.0 o superior).

Impresora. La que debe asegurar la calidad de impresión del ejemplar del DTE (láser, inyección de tinta, matriz de punto, etc.)

Casilla de correo electrónico para la recepción de información enviada por el sii.

Certificado digital

5. ¿Qué es un certificado digital?

Un certificado digital es un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula la identidad de cada usuario con las herramientas de firma electrónica, dándole a conocer como firmante en el ámbito telemático.

6. ¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es el conjunto de datos relativos a una persona consignados en forma electrónica, y que junto a otros o asociados con ellos, pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante, teniendo el mismo valor que la firma manuscrita. En términos simples un archivo que en su interior aparecen una serie de claves o algoritmos vinculados a la persona propietaria de dicha firma. Es decir, podría decirse que equivale a una contraseña, pero guardado en un archivo y de muy difícil falsificación o reproducción por terceros y encontrándose amparada por la Ley de Comercio Electrónico.

7. Requisitos para obtener certificado de firma electrónica La firma electrónica se obtiene a través de tres pasos: Paso 1: Solicitud de certificado de usuario por Internet, mediante la cual se obtiene un código de solicitud del certificado, que se deberá facilitar en el momento de acreditar su identidad y en la obtención del certificado.

Paso 2: Registro de usuario. El titular o representante deberá personarse en una oficina de registro para proceder a la acreditación de la identidad del solicitante.

Paso 3: Descarga del certificado, que se podrá obtener desde la página de Internet de la Autoridad de Certificación correspondiente, y sólo podrá ser realizada desde el mismo equipo y navegador desde el que realizó la solicitud.

Para la correcta operación del componente de firma digital se requiere operar bajo alguno de los siguientes sistemas operativos.

• Microsoft Windows 98 (Segunda Edición) • Windows NT 4.0 con Service Pack 6a o superior (permiso de administrador) • Windows 2000 Con Service Pack 3 o Superior (permiso de administrador) • Windows XP con Service Pack 1 o Superior (permiso de administrador) • Windows Vista y • Microsoft Explorer Versión 5.5 o superior.

8. Obtención de un certificado digital: tipos, costo, duración y proveedores Los certificados digitales para firmar electrónicamente en los DTE son comercializados por empresas particulares. Actualmente existen cinco empresas a cargo de esta comercialización. Las cinco empresas son: Acepta.com, Cnc-once, E-CertChile, E-Sign y Certinet.

Existen certificados digitales de Firma Simple y de Firma Avanzada. Los certificados de firma Simple son reconocidos y aprobados por Servicio de Impuestos Internos y Servicio Nacional de Aduanas. Ofrecen el mayor nivel de seguridad respecto a la identidad del titular de la firma electrónica simple, puesto que se realiza una validación presencial de la identidad de la persona y una segunda validación en forma centralizadas. Y los de firma Avanzada por ley, deben ser generados y almacenados en un dispositivo criptográfico especializado, que cumpla con el estándar de seguridad FIPS-140-1 Nivel 2.

La firma electrónica tiene diferentes precios, dependiendo del proveedor y el plazo por el que se otorga. En las tablas siguientes podemos ver algunos de los valores: 

Acepta.com

Fuente: Elaboración en base a información en Web Acepta.com



Cnc-once

Fuente: Elaboración en base a información en Web Cnc-once.cl 

E-certChile

Fuente: Elaboración en base a información en Web E-certChile.cl 

E-Sign

Fuente: Elaboración en base a información en Web E-Sign.cl 9. Aplicaciones utilizadas para facturación electrónica Dependiendo del tipo de empresa es posible utilizar dos tipos de aplicaciones para la emisión de facturas electrónicas. Para grandes empresas, con capacidad de adquirir un software, es útil utilizar uno que proporcione simpleza y completitud a la vez, que sea fácil de implantar, entre otras características. Un ejemplo es Suite Electrónica de DBNeT, el cual administra documentos tributarios electrónicos de todo tipo. Otro ejemplo es EUGCOM® Software de Factura Electrónica, el cual permite de manera fácil el envío y recepción automática de documentos tributarios electrónicos. Un ejemplo más es el Software de Facturación de Softnet, cuyo sistema integrado permite tener comunicación directa con el servicio de impuestos internos alcanzando una serie de privilegios derivados a su empresa.

Esta guía está más dedicada a aquellos micro, pequeños y medianos empresarios que no disponen de un software, por lo cual la aplicación que ellos deben usar es la que hemos analizado durante esta guía, es decir, el Portal Mipyme.

10. Apoyo del Gobierno en el ámbito de la facturación electrónica Actualmente existen dos organismos que apoyan esta iniciativa, el Servicio de Impuestos Internos (SII) y la Corporación Nacional del Cobre (CODELCO), estas instituciones

son las que están incentivando al contribuyente a utilizar la factura electrónica para poder masificar esta iniciativa. Además dictan cursos para poder dar un mejor uso a esta nueva herramienta y así aprovechar las ventajas y los beneficios que trae en el presente y en el futuro, tanto para la empresa como para la economía del país.

El Servicio de Cooperación Técnica (SERCOTEC), está desarrollando talleres gratuitos en todo el país, para micro y pequeñas empresas con iniciación de actividades ante el SII. Además, entregará Certificados Digitales gratuitos en algunas regiones para que su empresa comience a facturar electrónicamente. Los empresarios interesados en capacitarse y obtener el certificado, deben inscribirse por medio del portal www.sercotec.cl o en www.ivael20.cl A través de Ministerio de Economía, con la Campaña “Corre el IVA para el 20” se busca masificar el uso de la factura electrónica en las pequeñas empresas (Pymes) con el fin de que éstas puedan ganar 8 días y pagar el IVA el día 20 en lugar del 12. Esto les aporta un mejor capital de trabajo y orden en su contabilidad.

11. Resumen: Pasos para facturar electrónicamente 

Previo a la emisión:

Se debe cumplir con los requisitos antes mencionados (iniciación de actividades con verificación positiva, ser contribuyente de primera categoría, no estar procesado, querellado o acusado por delito tributario).

Para verificar la factibilidad de inscripción en el portal Mipyme, se debe: Paso 1: Ir a la Web del SII  Factura electrónica  Facturación Electrónica Mipyme  Factibilidad de Inscripción  Efectuar verificación de factibilidad de inscripción  Ingresar Rut y Clave de acceso  Ingresar Rut Empresa  Verificar la factibilidad de inscripción  Se ve el resultado de la factibilidad.

Cumpliendo con el paso anterior, verificar el cumplimiento de los requisitos tecnológicos (tener un certificado digital, sistema computacional apto, postulación en el SII, aplicar al sistema computacional pruebas dispuestas por el SII).

A continuación se debe inscribir en el portal Mipyme de la siguiente manera: Paso 2: En la Web del SII  Factura electrónica  Facturación electrónica Mipyme  Inscripción  Efectuar verificación de factibilidad de inscripción  Identificarse con certificado digital  Leer la ventana que aparece y Aceptar  Elegir el certificado digital y Aceptar  Ingresar clave de acceso y Aceptar  Digitar Rut Empresa  Verificar la factibilidad de inscripción  Facturación Mipyme  Visualizar que la inscripción fue aceptada y los antecedentes quedan registrados  Salir  Ingresar E-mail Usuario Administrador y del Contacto SII  Confirmar inscripción.

Paso 3: Cumpliendo con los pasos anteriores, se emitirá la resolución que acredita al contribuyente como emisor de documentación electrónica. 

Para emitir una factura electrónica:

De manera similar a la emisión de Boletas de Honorario Electrónicas, los contribuyentes pueden emitir sus Facturas Electrónicas a través de Internet, haciendo uso del Portal Mipyme.

Los pasos a seguir para generar una factura electrónica, enfocándonos en las micro, pequeñas y medianas empresas que hacen uso del Portal Mipyme, son los siguientes: Paso 1: Ingresar a la oficina virtual del SII, luego a la sección Facturación Electrónica Mipyme.

Paso 2: Ingresar a la opción Emisión de Factura Electrónica.

Paso 3: Ingresar los datos de la factura y presionar Validar y Visualizar.

Paso 4: Una vez verificados los datos ingresados, confirmamos la emisión del documento al presionar Firmar y Enviar.

Paso 5: La factura ha sido generada, firmada y enviada al SII. Paso 6: Se puede imprimir el documento generado si se desea.

De manera gráfica y más didáctica, podemos apreciar a continuación el proceso que se lleva a cabo en la emisión de facturas electrónicas.

Fuente: Codelco, Facturación Electrónica.

Aquí podemos ver que el emisor de la factura electrónica, la envía al SII a través de la Oficina Virtual, y a través del mismo portal Mipyme, la factura llega al receptor.

12. Beneficios de utilizar factura electrónica Reducción de costos: se generan ahorros de costo (económico y tiempo), por ejemplo evita el timbraje en el SII, minimiza la impresión de documentos, evita costos de almacenamiento y ahorro de tiempo en el proceso de facturación. Además disminuye los

errores en emisión y recepción de las facturas y hace más eficiente el proceso de despacho y distribución de ellas.

Seguridad: Disminuye el riesgo de generar fraudes con documentos falsificados, disminuye el riesgo de pérdida de documentos en trayectos hacia el SII o hacia la empresa.

Relaciones comerciales: Facilita los negocios y el comercio. Da un valor adicional a la empresa, su imagen de modernidad influye en los clientes y puede abrirse a nuevos mercados.

Posibilita el acceso a nuevas instancias de financiamiento.

Relación con el SII: La utilización de la Factura Electrónica, proporciona también beneficios tributarios, tales como acceder a un sistema de tributación simplificada, en el que los contribuyentes pueden llevar contabilidad en formato electrónico, además, se les permite diferir la declaración y el pago del IVA desde el día 12 al día 20 de cada mes, haciendo uso de transferencias electrónicas sin necesidad de estar un prolongado lapso de tiempo en un banco.

Responsabilidad ambiental empresarial: El uso de factura electrónicas ayuda a disminuir el impacto ambiental. Según estudios, esta práctica evita cortar miles de árboles, permite ahorrar millones de litros de agua y millones de hojas de papel.

Comercio electrónico: facilita su desarrollo y contribuye a impulsar la modernización de nuestro país. Además, ello permite reducir ciertos costos económicos en Chile, mejorando la competitividad de nuestra economía.

13. Fuentes de informaci贸n que pueden ayudarle http://www.sii.cl/factura_electronica/curso/index.html http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_2227.htm http://www.sii.cl/mipyme/sist_fact_electronica.htm#3 http://www.sii.cl/portales/mipyme/emision_documentos/Guia_Emision_Factura.html https://palena.sii.cl/dte/mn_Prov_CD.html http://www.acepta.com/wp-content/uploads/2011/09/SO-M-29-Manual-de-usuario-certificadoclase-3-Internet-Explorer.pdf http://www.acepta.com/ http://www.cnc-once.cl/ http://www.e-certchile.cl/ https://www.e-sign.cl/ http://certinet.cl/ http://www.suiteelectronica.cl/ http://www.eugcom.cl/efactura.html