Ny jobb by Universitetsforlaget

788215 029757

hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen

I S B N 978-82-15-02975-7

ISBN: 978-82-15-02975-7

ny jobb

Ingvild Sagberg har en doktorgrad i organisasjons psykologi fra Universitetet i Oslo og har i sin forskning vært opptatt av nykommere i arbeidslivet og i organisasjoner. Hun har også bedriftsøkonomi, arbeidsrett og personalfag i fagkretsen og har tidligere jobbet med administrasjon og personalarbeid.

Ingvild Sagberg

Det er lett å tenke at en ansettelsesprosess er fullført når den best egnede personen har takket ja til stillingen, og arbeids kontrakten er signert. Men egentlig har prosessen bare så vidt begynt. Det er først når den nye medarbeideren begynner i jobben at man finner ut hvor godt han eller hun fungerer i denne virksomheten. I starten av et arbeidsforhold foregår det en gjensidig ut prøvingsprosess, der mulighetene er store til å gjøre ansettelsen vellykket. En god start gjør en stor forskjell. Og hvor god starten blir, kan virksomheten i stor grad påvirke. Ny jobb handler om hvorfor starten på et ansettelsesforhold er så viktig – og ikke minst hva man kan gjøre for at den skal bli god. Solid fundamentert i teori og spekket med gode råd og eksempler, bør denne boken bli obligatorisk lesning for ledere, ansatte i personalavdelinger og andre som får ansvar for ny ansatte. Boken egner seg også ypperlig som pensum i kurs i personalledelse.

Hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen Ingvild Sagberg

NY JOBB

Ny jobb.indd 1

24.08.2017 11.30

Ny jobb.indd 2

24.08.2017 11.30

Ingvild Sagberg

NY JOBB Hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen

Universitetsforlaget

Ny jobb.indd 3

24.08.2017 11.30

© Universitetsforlaget 2017 ISBN 978-82-15-02975-7 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel. Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Omslag: Jorunn Småland Sats: Rusaanes Bokproduksjon AS Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Adobe Garamond Pro 11,5/14 Papir: 100 g Amber Graphic 1,25

Ny jobb.indd 4

24.08.2017 11.30

Innhold

Forord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?. . . . . . . . . . . . . . . Hvorfor bruke ressurser på god introduksjon av nyansatte?. . . . . . Grip mulighetene når de er der. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vær en ledestjerne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ta ansvar for mestring og inkludering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Skap et godt omdømme. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvorfor skal man lese boka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva handler det om? Begreper om nyansatte. . . . . . . . . . . . . . . . . Fra utsiden til innsiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Velkommen om bord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ansvar og lagarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva bør man vite om introduksjon av nyansatte? Sentrale temaer i boka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Det starter i rekrutteringsprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mangfoldige hensyn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Læring og meningsskaping. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tiltak og virkemidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Når har man lyktes med en god start?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En god slutt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Et fortrinn i møte med framtiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oversikt over kapitlene i boka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ny jobb.indd 5

13 13 14 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 19 19 20 21 21 21 22

24.08.2017 11.30

Innhold

Kapittel 2 Forventninger og forberedelser: Det starter med rekrutteringen . . . 24 Forventninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Gjensidig tiltrekning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Overraskelser, skuffelser og sjokk: Forventningenes betydning. 26 Realistisk rekruttering – en vaksine mot skuffelse? . . . . . . . . . . 27 Forhåndsvisning av arbeidsplassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 En god match. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Forberedelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Hold kontakten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Gjør praktiske forberedelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Si ja takk til systematikk: Bruk planleggingsverktøy . . . . . . . . . 32 Tydeliggjør kunnskapskrav og kriterier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Kapittel 3 Situasjonen: Ulike egenskaper ved mennesker og organisasjoner . . . 37 Organisasjonsmessige forskjeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Hvor stor er virksomheten?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Hva driver organisasjonen med?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Hvordan jobber man i organisasjonen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Hvor stor gjennomtrekk er det i organisasjonen? . . . . . . . . . . . 39 Ikke bare arbeidsorganisasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Utdanning, yrke og erfaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Profesjon og yrke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Nyutdannet eller erfaren i arbeidslivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 Junior eller senior. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Individuelle forskjeller hos de nyansatte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Proaktivitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Mestringstro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Ekstrovert eller introvert. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Spesielle behov . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Ny jobb.indd 6

24.08.2017 11.30

Innhold

Ny jobb.indd 7

Samspill mellom individ og organisasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . Utenlandske arbeidstakere. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kultursjokk?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Helhetlig ivaretakelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Språk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kulturelle forskjeller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Endringer innenfor organisasjonen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nye roller i samme organisasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ny teknologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Omorganisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Endringer i det fysiske arbeidsmiljøet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46 46 46 46 47 47 48 48 48 49 49 51

Kapittel 4 Møtet: Den nyansatte starter i jobben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Glede, spenning, stress eller sjokk: Å være den nye på jobben . . . . Mangfoldige følelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Meningsskaping. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva skal en nyansatt sette seg inn i? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Forståelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppgavemestring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sosial samhørighet og støtte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Framtidsutsikter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Livssituasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Læring er kjernen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Å få en ny kollega . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

52 52 53 54 55 55 56 57 58 59 60 62 64

24.08.2017 11.30

Innhold

Kapittel 5 Tilrettelegging: Virkemidler for en god start. . . . . . . . . . . . . . . . . . . En helhetlig strategi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rammebetingelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gradvis mestring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Aktiviteter og tiltak. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Informasjon og opplæring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fadder eller mentor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bred sosialisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tilstedeværende og tydelig leder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tilbakemelding, tilbakemelding, tilbakemelding!. . . . . . . . . . . En skriftlig oppfølgingsplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laginnsats og kunnskapsdeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En kultur for kunnskapsdeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lunsjpausen som sosialiseringsarena. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Et klima som ønsker velkommen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Den første dagen på jobb. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En oppfølgingsplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvem har ansvaret? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Før oppstart. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Første dag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Første uke: Invitere er et nøkkelord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Første måned: Introdusere er et nøkkelord . . . . . . . . . . . . . . . Første tre måneder: Involvere er et nøkkelord . . . . . . . . . . . . . Første år: Integrere er et nøkkelord . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ny jobb.indd 8

66 66 67 69 70 71 72 73 74 75 75 76 76 78 79 80 81 81 81 82 82 82 83 83 87

24.08.2017 11.30

Innhold

Kapittel 6 Gjensidig aksept: Tegn på at man har lyktes med en god start . . . . . 89 Hvordan vite om en nyansatt er «på innsiden»?. . . . . . . . . . . . . . . 89 Tegn på at man har lyktes med starten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Rolleklarhet – hva, hvordan og hvorfor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Mestring av arbeidsoppgavene – så tidlig som mulig. . . . . . . . . 92 Tilhørighet og samhørighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 En livssituasjon som fungerer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 En sunn arbeidssituasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Arbeidsglede, tilfredshet og forpliktelse: Holdninger til jobben. 95 En felles framtid? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 Når er den nyansatte ikke lenger nyansatt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Markeringer og milepæler?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 Oppmerksomhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Kapittel 7 Avslutning av arbeidsforholdet: Hvordan gjøre slutten god?. . . . . . . Hvorfor er slutten viktig?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En lærende organisasjon lærer av sine feil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ønsket av arbeidstaker – frivillig avslutning. . . . . . . . . . . . . . . Ønsket av arbeidsgiver – ufrivillig avslutning. . . . . . . . . . . . . . Ønsker å slutte, men velger å bli. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Prøvetid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kan forholdet likevel reddes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Planlagt avrunding av arbeidsforholdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Et godt omdømme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . En hyggelig markering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sluttintervjuer som verktøy. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvordan gjennomføre sluttintervjuer? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ny jobb.indd 9

102 103 103 104 105 105 106 107 108 109 110 111 112 115

24.08.2017 11.30

ďťż Innhold

Kapittel 8 Framtiden: Nyansatte i det nye arbeidslivet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Nye tendenser: Hva skjer i framtidens arbeidsliv? . . . . . . . . . . . . . Den fysiske arbeidsplassen utfordres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Flyktighet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . GrenselĂ¸shet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ny teknologi â&#x20AC;&#x201C; nye muligheter og utfordringer. . . . . . . . . . . . . . . Hvordan ser framtiden ut for organisasjonssosialisering?. . . . . . . . Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

116 116 117 117 118 119 120 125

Litteratur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

Ny jobb.indd 10

24.08.2017 11.30

Forord

En nyansettelse innebærer store muligheter for en organisasjon som er klar til å ta imot nye medarbeidere på en god måte. Hvorfor det er så viktig å gi nyansatte en god start, og hvordan en virksomhet kan gjøre dette på en strategisk og situasjonstilpasset måte, er det jeg har ønsket å formidle i denne boka. En god start er viktig for at folk skal fungere godt i organisasjoner – og dermed for at hver enkelt virksomhet og arbeidslivet som helhet skal fungere best mulig. Det er blitt sagt at den første dagen på jobben er den aller viktigste. Første inntrykket er etter min erfaring sterkt preget av menneskene på jobben og den innsatsen de gjør for å få en nykommer til å føle seg velkommen. Jeg kom fram til at jeg til nå har vært nyansatt omtrent femten ganger – i store og små jobber. En varm tanke går til noen særlig gode ledere og kollegaer som i sin tid forsto hvor viktig starten er. Før psykologistudier og forskning fanget meg, hadde jeg selv gleden av å jobbe med personalarbeid og nyansettelser en periode. Fra denne tiden har jeg med meg den fine opplevelsen det er å ta imot nye medarbeidere og se at de finner seg til rette på arbeidsplassen og blir en integrert og viktig del av virksomheten. Disse erfaringene inspirerte meg til å lære mer om mennesker og organisasjoner. Temaet nyansatte har siden engasjert meg gjennom mange år med studier og forskning. Kunnskapen som denne boka bygger på, har jeg tilegnet meg gjennom arbeidet med en mastergrad ved NTNU og en doktorgrad ved Universitetet i Oslo. En takk sendes til medstudenter, forelesere, forskere, veiledere og kollegaer som gjennom disse årene har inspirert og utfordret meg faglig, og ikke minst takker jeg deltakerne i forskningsprosjektene mine. Jeg er svært takknemlig overfor Universitetet i Oslo for å ha fått muligheten til

Ny jobb.indd 11

24.08.2017 11.30

Forord

å ta en doktorgradsutdanning. Det er et stort privilegium å få anledning til å bruke fellesskapets midler til forskning og faglig fordypning. Jeg håper at denne boka kan gi noe tilbake som har nytteverdi for samfunnet gjennom å inspirere til god praksis i organisasjoner og arbeidsliv. Gjennom livet er vi flere ganger nykommere – på ulike felt og i ulike roller. Først er vi nye i selve livet, så er vi etter hvert nye som skoleelever, som studenter, som yrkesutøvere, som foreldre, i ulike jobber, verv og organisasjoner, som besteforeldre og som pensjonister. Å være ny er spennende – og ofte krevende. Gjennom erfaring finner vi ut av ting i samspill med andre, og gradvis blir vi trygge på nye felt og i nye roller. Støtte og veiledning fra mer erfarne folk er ofte nødvendig, og alltid nyttig, for en nykommer. Dette er min første bokutgivelse, og som ny fagbokforfatter har jeg fått god hjelp av tydelige råd og gode innspill fra redaktør Erik Juel i Universitetsforlaget. Til slutt vil jeg takke alle mine nære og kjære – og særlig tre barn som setter alt annet i perspektiv og sørger for at jeg aldri blir sittende stille for lenge av gangen. Oslo, august 2017 Ingvild Sagberg

Ny jobb.indd 12

07.09.2017 11.19

Hvorfor bruke ressurser på god introduksjon av nyansatte?

Kapittel 1

Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

et er lett å tenke at en ansettelsesprosess er fullført når den best egnede personen har takket ja til stillingen, og arbeidskontrakten er signert. Men egentlig har prosessen bare så vidt begynt. Det er først når den nye medarbeideren begynner i jobben at man finner ut hvor godt han eller hun fungerer i denne virksomheten. Det foregår en gjensidig utprøvingsprosess i starten av et arbeidsforhold, der mulighetene er store til å gjøre ansettelsen vellykket. En god start gjør en stor forskjell. Og hvor god starten blir, kan virksomheten i stor grad påvirke. I denne boka skal det handle om hvorfor starten er viktig – og hvordan man kan gjøre den god. Arbeidsgivere bruker ofte store ressurser på rekruttering av nye medarbeidere, men mange mangler en helhetlig strategi for hvordan de skal gi sine nye medarbeidere god oppfølging i starten. God introduksjon av nyansatte gir mange fordeler, og en bevisst strategi for dette arbeidet kan redusere uønsket gjennomtrekk og gi trygge, produktive og fornøyde medarbeidere som raskt mestrer nye utfordringer. En nyansatt er en stor mulighet – for en mottagelig organisasjon.

Hvorfor bruke ressurser på god introduksjon av nyansatte? Man kan hevde at en nyansatt finner seg til rette etter hvert uansett – det vil «gå seg til» av seg selv. Mye går seg til av seg selv, og i beste fall går det meste rimelig greit for de aller fleste. Men – er det noen grunn til å være tilfreds

Ny jobb.indd 13

24.08.2017 11.30

Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

med greit når man har lagt ned tid og ressurser i å få rekruttert den aller beste kandidaten til jobben? Å erstatte en medarbeider kan koste virksomheten så mye som to årslønner (Henriksen, 2014). God oppfølging av nyansatte er en strategi for å få organisasjonen og menneskene i den til å fungere best mulig og unngå at gode medarbeidere forsvinner ut av feil årsaker. I et arbeidsliv preget av økende mobilitet er det viktigere enn noensinne. En organisasjon som er god til å ta imot nyansatte, har en stor styrke i dagens arbeidsliv og et fortrinn i møte med framtiden. Det finnes så langt ingen omfattende undersøkelser av hvordan norske bedrifter håndterer introduksjon av nyansatte. Det er antagelig stor variasjon på dette området og svært ulikt hvor mye vekt som blir lagt på denne delen av personalarbeidet. I noen organisasjoner er man allerede svært gode til å ta imot nyansatte. Andre steder råder den oppfatningen at man gjør dette bra nok, uten at virksomhetens nyansatte selv opplever det på samme måten. I en del organisasjoner er man for lite bevisst når det gjelder introduksjon av nyansatte. En hovedtanke med denne boka er at alle organisasjoner kan bli bedre til å ta imot nye medarbeidere – og at det vil gjøre dem til bedre arbeidsplasser og mer konkurransedyktige virksomheter. Grip mulighetene når de er der Det man opplever som ny i en organisasjon, har stor påvirkningskraft: Jobb tilfredshet, organisasjonsforpliktelse, jobbytelse, rolleklarhet, og ikke minst intensjoner om å slutte eller bli værende i jobben, påvirkes av den starten man får i organisasjonen. Mulighetene for å få en produktiv, velfungerende og fornøyd ansatt som ønsker å bli værende i organisasjonen, er med andre ord store. Virksomheten har jobb som skal gjøres, ansvar som skal tas, og behov for oppdatert kompetanse og nytenkning. Man ønsker at en nyansatt raskt skal kunne bidra på ett eller flere av disse områdene, og da hjelper det å skape en god start. Dersom nyansatte ikke blir skikkelig ivaretatt i startfasen, er faren tilsvarende stor for at de vil trives dårlig, ikke prestere optimalt eller til og med velge å slutte i løpet av kort tid. Mistrivsel og manglende jobbmestring kan

Ny jobb.indd 14

24.08.2017 11.30

Hvorfor bruke ressurser på god introduksjon av nyansatte?

bli kostbart og få mange negative ringvirkninger for virksomheten. Uønsket gjennomtrekk krever i tillegg mye ressurser i form av nyrekruttering. Da er det bedre å bruke ressursene på å få nyansatte godt integrert i virksomheten – og i gang med arbeid, ansvar og initiativ. Vær en ledestjerne Den første tiden i en ny organisasjon er en læringsprosess. I startfasen formidler man – bevisst eller ubevisst – organisasjonens kultur til nyansatte, og derfor er denne perioden en glimrende mulighet til å formidle kulturen slik man ønsker at den skal være. Målsettinger, arbeidsmetoder, visjoner og verdier – alt som kan veilede og inspirere en ny medarbeider til å bli en engasjert bidragsyter i organisasjonen: Det er når den nyansatte er i læringsmodus at man virkelig kan formidle dette. Sikkerhetsatferd påvirkes for eksempel av tidlige erfaringer i organisasjonen, så det kan få alvorlige følger dersom en nyansatt lærer seg uheldige handlingsmønstre og en dårlig sikkerhetskultur. Unge arbeidstakere er spesielt mottagelige for å lære god håndtering av helse, miljø og sikkerhet fordi de ikke allerede har tilegnet seg dårlige arbeidsvaner. Men de er også ekstra sårbare fordi de har lite erfaring. Dessuten er unge arbeidstakere mer utsatt for uhell, belastninger og skader i forbindelse med jobb (Hanvold mfl., 2016). Derfor er de helt avhengig av at erfarne arbeidstakere framstår som gode rollemodeller på dette området. Bygg- og anleggsnæringen og helsevesenet er to av mange sektorer der dette er særlig viktig i forbindelse med introduksjon av nyansatte. Ta ansvar for mestring og inkludering I arbeidsmiljølovens § 4-2 (2005) stilles det en rekke krav til arbeidsgiver når det gjelder å tilrettelegge arbeidet. Blant annet skal arbeidet tilrettelegges etter arbeidstakerens forutsetninger, og det skal gis tilstrekkelig informasjon og opplæring når det skjer endringer. Det gjelder gjennom hele ansettelsesforholdet, men arbeidsgivers ansvar blir spesielt tydelig i forbindelse med oppfølging av nyansatte. Introduksjonsperioden gir gode muligheter for å bli kjent med den nye medarbeideren og legge jobben til rette slik at vedkom-

Ny jobb.indd 15

24.08.2017 11.30

Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

mende skal fungere best mulig. For virksomheter som er tilknyttet avtalen om inkluderende arbeidsliv, er introduksjonsfasen sentral for nødvendig tilrettelegging på arbeidsplassen. Organisasjoner som legger til rette for mestringsopplevelser, gode rollemodeller blant kollegaene og støttende tilbakemeldinger, kan øke den nyansattes tro på egen mestringsevne. Slik styrkes medarbeiderens evne til å håndtere utfordringer videre utover i arbeidsforholdet. God oppfølging av nyansatte har en samfunnsmessig betydning gjennom å fremme arbeidstakeres mestring og inkludering i arbeidslivet. Det kan også være et velegnet virkemiddel for å inkludere medarbeidere med minoritetsbakgrunn i det norske arbeidslivet, siden arbeidslivet er en viktig arena for integrering (Rogstad og Sterri, 2015). Skap et godt omdømme Omdømmebygging er også en mulighet for virksomheter som tar introduksjon av nyansatte alvorlig. De egenskapene og holdningene som vektlegges og forsterkes i introduksjonsperioden, vil prege den nyansatte både i og utenfor organisasjonen. Og enten en ansatt blir værende kort eller lenge i en organisasjon, vil erfaringer fra denne perioden med stor sannsynlighet formidles videre i omgangskretsen. Spesielt gode eller dårlige erfaringer kan bidra til å styrke eller svekke en organisasjons omdømme. Et solid introduksjonsopplegg kan dessuten være en fordel å skilte med i rekrutteringen av nye medarbeidere, ikke minst hvis man ønsker å tiltrekke seg nyutdannede kandidater.

Hvorfor skal man lese boka? Boka skal gi forståelse av hvorfor det er viktig å ta oppfølging av nyansatte på alvor, hva man kan oppnå hvis man gjør det, og hva som kan bli konsekvensene dersom man ikke gjør det. Like viktig er det å gi inspirasjon til å gripe fatt i dette spennende og givende arbeidet på en strategisk og systematisk måte, slik at gode intensjoner kan skapes om til gode resultater. Mye av det som står i boka, vil mange kjenne seg igjen i og tenke at, tja, det er jo egentlig bare sunn fornuft. Og mye av bokas innhold er nok

Ny jobb.indd 16

24.08.2017 11.30

Hva handler det om? Begreper om nyansatte

sunn fornuft. Men ikke bare det. Til og med selvfølgeligheter bør forankres i forskning for at man skal kunne basere råd og anbefalinger på dem. Og selv om noe virker selvfølgelig og fornuftig, er det ikke automatisk slik at man forholder seg til det på en bevisst og målrettet måte. I denne boka har jeg samlet mye forskningsbasert kunnskap om nyansatte i organisasjoner, og forhåpentligvis blir denne kunnskapen formidlet på en måte som gjør den nyttig i praksis. Målet er å oppmuntre til at flere virksomheter gir sine nyansatte en virkelig god start. Denne boka retter seg derfor mot alle som jobber med ledelse, rekruttering, personalarbeid, introduksjon av nyansatte, organisasjonsutvikling eller kompetanseutvikling, eller som studerer disse fagområdene. Introduksjon av nyansatte bør være en integrert del av virksomhetens strategi, og det er særlig viktig at ledere på alle nivåer har god innsikt i temaet.

Hva handler det om? Begreper om nyansatte Fra utsiden til innsiden Å begynne i en ny jobb handler om å bevege seg fra utsiden til innsiden av en organisasjon. Organisasjonssosialisering brukes som begrep for å beskrive denne veien inn i organisasjonen. Organisasjonssosialisering handler om å tilegne seg den sosiale kunnskapen og de ferdighetene som er nødvendig for å håndtere en rolle i organisasjonen (Van Maanen og Schein, 1979). Det innebærer å få en brukbar forståelse av hvordan organisasjonen fungerer, og bli kjent med medarbeidere som man kan ha en god og støttende interaksjon med. Å oppnå en gjensidig aksept mellom organisasjonen og den nyansatte er et mål for prosessen. Organisasjonssosialisering foregår ikke bare på veien inn i en ny organisasjon, men også når en ansatt får en ny plassering eller en ny rolle innenfor en og samme organisasjon. Det kan for eksempel være når man bytter avdeling og skal forholde seg til nye arbeidsoppgaver og en annen lokal kultur, eller når man skal lære seg å fungere i en lederrolle. Overgangen vil imidlertid være tydeligst når man beveger seg fra utsiden til innsiden av en ny organisasjon.

Ny jobb.indd 17

24.08.2017 11.30

Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

Velkommen om bord Onboarding er et begrep som ofte brukes i forbindelse med nyansatte. Onboarding, som tilsvarer påmønstring eller ombordstigning på norsk, viser til at det handler om å stige om bord og starte på en ny reise, i følge med et nytt fellesskap. Begrepet understreker de store mulighetene som ligger i denne situasjonen, og ideen om starten på en reise kan være en god illustrasjon. Onboarding og organisasjonssosialisering brukes ofte om hverandre i praksis, men det er mer presist å bruke onboarding om de tiltakene og virkemidlene en virksomhet bruker for å strukturere nyansattes erfaringer i starten av arbeidsforholdet (Klein og Polin, 2012). Onboarding omfatter derfor ikke nyansattes egne handlinger eller aktiviteter i forbindelse med oppstarten. Organisasjonssosialisering brukes gjerne i en videre forstand for å favne om hele prosessen, både det som skjer med den nyansatte, og det organisasjonen gjør for å påvirke prosessen. I noen tilfeller blir denne prosessen også kalt for innfasing, et uttrykk som tar oss litt bort fra det svært menneskelige ved prosessen. I denne boka brukes fortrinnsvis begrepene organisasjonssosialisering, oppfølging og introduksjon av nyansatte, og de brukes litt om hverandre. Ansvar og lagarbeid Den nyansatte selv spiller selvsagt en svært viktig rolle i prosessen med å finne seg til rette i jobben. Det er ikke slik at en nyansatt bare «oppdager» og aksepterer organisasjonen og dens kultur. En nyansatt deltar i å skape kulturen på nytt (Tierney, 1997). Hvor godt integrert en ny medarbeider blir i organisasjonen, er i høy grad avhengig av et godt samspill mellom den ansatte og virksomheten. For eksempel vil introduksjonsopplegget virke ulikt på nyansatte – avhengig av hvordan de selv søker informasjon og tilbakemeldinger underveis. Det er likevel arbeidsgiver som er den sterke part i dette samspillet. Hovedansvaret for en vellykket introduksjon ligger derfor hos arbeidsgiveren. Hvordan nyansatte påvirker organisasjonen, det som iblant kalles personalisering, og hvordan virksomhetens ansatte opplever å få en ny kollega, er

Ny jobb.indd 18

24.08.2017 11.30

Hva bør man vite om introduksjon av nyansatte? Sentrale temaer i boka

en mindre utforsket, men likevel viktig del av dette temaet. Virksomheten trenger nye innspill og ny kompetanse, så det gjelder å være åpen for det en ny medarbeider bringer med seg inn. En nyansatt har dessuten behov for støtte og hjelp fra erfarne kollegaer, så det er helt sentralt at man får kollegaene med på laget i dette arbeidet.

Hva bør man vite om introduksjon av nyansatte? Sentrale temaer i boka Det starter i rekrutteringsprosessen Introduksjon av nyansatte starter i rekrutteringsprosessen. Gjennom rekrutteringen foregår en gjensidig utveksling av forventninger mellom arbeidsgiveren og mulige jobbsøkere. Det er disse forventningene som fra begge parter skal innfris, eventuelt ikke innfris, når den utvalgte personen starter i jobben. Tiden fra en ny medarbeider er ansatt og til den nyansatte skal starte i virksomheten, er viktig for å forberede en god start. Det handler både om å forberede den nyansatte selv og om å gjøre virksomheten klar til å ta imot den nye medarbeideren på best mulig måte. Forventninger og forberedelser skal det handle om i kapittel 2. Mangfoldige hensyn Organisasjoner og nyansatte er ulike, på svært mange vis. Ulike situasjoner gir ulike behov, og det er mange hensyn å ta. Denne boka presenterer derfor ikke en bestemt oppskrift på hvordan man skal ta imot nyansatte. Derimot er det et vesentlig poeng her at for å jobbe med dette feltet må man ha kunnskap om ulikheter – om forskjellige behov og hensyn. Dermed kan man tilpasse introduksjonsopplegget til den aktuelle situasjonen. Slike egenskaper og behov skal det handle om i kapittel 3. Læring og meningsskaping Den nyansatte selv skal forholde seg til mye informasjon og bli kjent med mange nye navn, ansikter, titler og ansvarsområder. En sentral oppgave for en

Ny jobb.indd 19

24.08.2017 11.30

Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

ny medarbeider blir å finne ut av sin egen rolle i virksomheten. Videre handler det om å finne ut hvorvidt organisasjonen er et sted der man vil trives og utvikle seg, og om jobben er forenlig med en ønsket framtid. Ledelsen i organisasjonen skal for alvor bli kjent med den de har ansatt, og få klarhet i hvordan den nye medarbeideren fungerer i organisasjonen. De skal sørge for at den nyansatte følges opp og kommer raskt i gang med jobben sin. Etablerte kollegaer skal vise fram arbeidsplassen og formidle hvordan ting fungerer i organisasjonen. Samtidig skal de bli kjent med den nye kollegaen. Det er en spennende og krevende erfaring både for den nyansatte og for dem som ønsker velkommen i den nye jobben. Kapittel 4 gir et nærmere innblikk i denne opplevelsen. Tiltak og virkemidler En introduksjonsprosess kan være preget av tilfeldigheter, eller den kan være basert på en bevisst planlagt strategi fra organisasjonens side. Enten den er nøye strukturert og planlagt, eller foregår mer på slump, vil de tidlige erfaringene på arbeidsplassen påvirke hvordan den nyansatte finner seg til rette i organisasjonen. Et godt forankret og formalisert opplegg er en forutsetning for en systematisk oppfølging av nyansatte i organisasjonen. Opplegget bør være egnet til både å planlegge hva som skal gjøres, dokumentere hva som faktisk blir gjort, og tydeliggjøre hvem som har ansvar for hvilke oppgaver. Dette skal det handle om i kapittel 5. Hverken gode intensjoner eller formelle rutiner er tilstrekkelig for en god start. Man må også involvere lederne og medarbeiderne som skal jobbe sammen med den nyansatte. Dersom ingen i realiteten har tid til å følge opp den nye, eller ingen tar seg av de tingene som kan gjøre en nyansatt trygg på sin rolle og sine oppgaver, hjelper ikke velmente skriftlige rutiner så mye. En nyansatt vil forsøke å få tak i hva slags tone det er mellom folk i organisasjonen, og handle i henhold til dette. Dersom det er aksept for å be om hjelp og spørre seg fram, blir det lettere å lære og forstå. Oppfølging av nyansatte er et lagarbeid, og det skal det også handle om i bokas femte kapittel.

Ny jobb.indd 20

24.08.2017 11.30

Hva bør man vite om introduksjon av nyansatte? Sentrale temaer i boka

Når har man lyktes med en god start? Hvor lenge man bør gi en ansatt ekstra oppmerksomhet som ny, vil naturligvis variere – avhengig av en rekke faktorer som det skal handle mer om utover i boka. I en virksomhet må man gjøre noen bevisste valg i utformingen av et introduksjonsopplegg. Samtidig bør et slikt opplegg være egnet for individuell tilpasning. Det er imidlertid vanlig å la oppfølging av nyansatte gå over hele det første året i ny jobb. I denne boka legges det stor vekt på tilbakemeldinger og gjensidig dialog som et virkemiddel for å finne ut hvor godt den nyansatte finner ut av jobbrollen og organisasjonen. Det er gjennom slike tilbakemeldinger man vet om man har lyktes med en god start. Det skal det handle om i kapittel 6. En god slutt I denne boka følges den nyansatte helt ut av organisasjonen. Det er ulike grunner til at folk etter kort eller lang tid slutter i jobben, men det er ofte en sammenheng mellom starten og slutten på arbeidsforholdet, spesielt når ansatte slutter etter kort tid. Det er tema for kapittel 7, der det også skal handle mye om hva man i organisasjonen kan lære i forbindelse med avslutningen av et arbeidsforhold. Gjennom sluttintervjuer kan man få systematisk innsikt i hvordan nyansattoppfølgingen fungerer, og i medarbeidernes opplevelse av organisasjonen generelt. Hvordan man kan gjennomføre slike intervjuer, blir også omtalt i bokas nest siste kapittel. Et fortrinn i møte med framtiden Bokas siste kapittel er et blikk framover, og det inneholder noen refleksjoner rundt nye tendenser i arbeidslivet og hvordan de kan komme til å påvirke arbeidet med nyansatte i framtiden. Flyktighet, grenseløshet og ny teknologi forventes å karakterisere framtidens arbeidsliv, og nye måter å jobbe sammen på trer fram. Ny teknologi gir nye muligheter for arbeidet med nyansatte, og det blir viktigere enn noensinne å åpne for nye medarbeideres perspektiver og kunnskap. Det blir vesentlig å hjelpe nyansatte til å håndtere fleksibilitetens ulike sider, og gjentatt sosialisering av medarbeidere er en måte virksomheten kan håndtere endring og omstilling på.

Ny jobb.indd 21

24.08.2017 11.30

Kapittel 1 Hvorfor er det viktig med en god start i ny jobb?

Oversikt over kapitlene i boka Kapittel 1 INNLEDNING

Kapittel 2 FORVENTNINGER OG FORBEREDELSER Kapittel 3 SITUASJONEN Kapittel 4 MØTET Kapittel 5 TILRETTELEGGING Kapittel 6 GJENSIDIG AKSEPT Kapittel 8 FRAMTIDEN Kapittel 7 AVSLUTNING AV ARBEIDSFORHOLDET

Figur 1.1 Oversikt over boka

Kapitlene på venstre side i oversikten i figur 1.1 dreier seg mest om selve prosessen fra start til slutt, mens kapitlene på høyre side først og fremst omhandler bakgrunnsforståelse, betingelser og virkemidler. Boka kan gjerne leses hele veien gjennom; den er utformet slik at den følger en utvikling gjennom prosessen fra start til slutt. Den kan også brukes til å slå opp i når det er bestemte temaer man ønsker å sette seg nærmere inn i eller jobbe med i praksis. Leseren vil antagelig oppleve at enkelte ting blir gjentatt ved flere anledninger. Det skyldes ikke glemsomhet, men er et resultat av at hvert kapittel skal være en enhet. Noen temaer hører naturlig hjemme flere steder. Der et tema bare omtales kort, vises det ofte til andre kapitler hvor temaet får bredere omtale.

Ny jobb.indd 22

24.08.2017 11.30

Oversikt over kapitlene i boka

Neste kapittel skal altså handle om starten på det hele: Det skal dreie seg om gjensidig utveksling av forventninger under rekrutteringsprosessen og fram til den nye medarbeideren møter opp første dag på jobb. Kapitlet skal gi forståelse av de mulighetene som ligger i en god forberedelse – gjennom rekrutteringen og fram til den nyansatte og organisasjonen endelig skal bli ordentlig kjent med hverandre.

Ny jobb.indd 23

24.08.2017 11.30

788215 029757

hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen

I S B N 978-82-15-02975-7

ISBN: 978-82-15-02975-7

ny jobb

Ingvild Sagberg

Hvordan gi nyansatte en god start i organisasjonen Ingvild Sagberg