Grunnleggende regnskap

1.1 Innledning

Vi har lagt stor vekt på å skrive en lærebok som både skal gi grundig innføring i grunnleggende regnskap og hvor selve føringen av og avslutningen av regnskapet utgjør en vesentlig del. Boken er derfor laget som en kombinasjon mellom en vanlig lærebok og en arbeidsbok, hvor du som student løpende kan teste kunnskapene dine gjennom oppgaveløsning etter hvert som ulike temaer drøftes.

Bokens struktur

Læringsmål

Hvert kapittel har læringsmål, også dette (se motsatt side).

Dersom du ved repetisjon og eksamensforberedelse kan forklare eller beskrive de enkelte læringsmålene, har du fått med deg de vesentlige momenter eller poenger som kapitlet tar opp, og vil være godt forberedt til å gjennomføre eksamen. Bruk derfor læringsmålene aktivt ved forberedelse til eksamen. Læringsmålene er plassert ved inngangen til hvert kapittel. Her vil det også være et bilde med en beskrivelse. Bildene er fra ulike bransjer og illustrerer den store bredden i norsk næringsliv.

Symboler, casebeskrivelser, o.l.:

Definisjoner og de viktigste uttrykkene og begrepene som drøftes i hvert kapittel, er skrevet innenfor ovale, rastrerte felt, enten integrert i eller i tilknytning til teksten som omhandler temaet som defineres:

Definisjoner og de viktigste uttrykkene og begrepene er vist på denne måten.

Beskrivelser av caser, aktuelle problemstillinger eller forhold er for en stor del samlet i faktabokser, som vist nedenfor.

Enkelte temaer illustreres med eksempler eller casebeskrivelser. Disse faktaboksene vil normalt identifiseres med virksomhetens logo plassert øverst til venstre hvis det er en bedrift, alternativt med det symbolet som er vist øverst til venstre.

Et grunnleggende fag byr på mange nye ord og begreper. For lettere å få disse på plass er det på slutten av kapitlene laget en samleoversikt med definisjoner over viktige ord og begreper som er omtalt.

En oversikt over ulike uttrykk og begreper som er drøftet i kapitlet

Test deg selv-oppgaver

Men ingen ting kommer av seg selv. Grunnleggende regnskap er et kurs som mer enn andre læres gjennom oppgavetrening. I tillegg til mange egentreningsoppgaver etter hvert som nye temaer drøftes, er det, som en liten sjekk på at du har fått med deg poengene, lagt inn små egentreningsoppgaver i teksten. Disse er identifisert på følgende måte:

Stopp opp og løs oppgavene etter hvert som du gjennomgår teksten.

Løsningene finner du bakerst i kapitlet.

Det er også lagt inn øvingsoppgaver ved slutten av hvert kapittel. Disse består av riktige og gale påstander, flervalgsspørsmål og vanlige oppgaver. De vil i stor grad ha tilknytning til læringsmålene.

I tillegg inneholder kapittel 14 en rekke større oppgaver. Dette er oppgaver som integrerer temaene som er drøftet foran, og er oppgaver du bør arbeide med mot slutten av kurset. Løsningene er lagt ut på bokens nettside (se under).

Årstallene: for eksempel 20x1

I den grad årstall benyttes, brukes en «x» som tredje siffer, som f.eks. 20x1. Det er i hovedsak praktiske årsaker til at «x» erstatter et siffer. Tiden løper, og nye utgaver av bøkene blir trykket. De fleste oppgaver og eksempler er tidsnøytrale, og endring av årstallene representerer en feilkilde som vi helst vil unngå.

Internett-støtte www.nettressurser.no/regnskap

Boken har også egne nettsider med ovennevnte adresse. Faglæreren vil opplyse deg om brukernavn og passord (skiftes normalt en gang i året). Herfra kan løsningene til de integrerte oppgavene lastes ned, i tillegg til at det fra tid til annen blir lagt ut tilleggsoppgaver og annen informasjon.

Nettsidene vil dessuten inneholde eventuelle rettelister for bok og oppgavesamling, skjemaer til oppgaveløsning og Internett-lenker til enkelte av de virksomheter eller etater som presenteres i de ulike kapitlene.

Lover og forskrifter

Føringen av finansregnskapet er regelstyrt. Nedenfor finner du internettlenkene til to viktige lovsamlinger og en forskrift som det ofte referes til i teksten:

Lovene og forskriftene finner du på https://lovdata.no

Lov om årsregnskap m.v. (regnskapsloven): https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1998-07-17-56

Lov om bokføring (bokføringsloven): https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2004-11-19-73?q=lov%20om%20 bokføring

Forskrift om bokføring: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558

1.2 Hva er et regnskap?

Mange har ført en eller annen form for regnskap. Det kan være en oppstilling over hva årsjubileet for din klasse fra videregående kostet, og hvor mye den enkelte deltager må betale som sin andel av festen. Eller det kan være et foreningsregnskap som viser hvor mye og hvem som betalte inn medlemskontingent sist år, og hvordan medlemskontingenten ble brukt til å dekke møtekostnader og foredragsholdere. Det som er felles for disse eksemplene, er at vi

1 registrerer en rekke handlinger som har pengemessige konsekvenser og

2 summerer dem, slik at vi kan sette opp økonomiske oversikter over hvordan vi har disponert pengene og hvor de har kommet fra, for så å

3 formidle disse økonomiske oversiktene til dem som har interesser i den bedriften eller foreningen som regnskapet er ført for.

Norsk Standard (NS) 4101 har definert regnskap slik:

«Regnskap er et system for registrering, vurdering, bearbeiding og analyse av økonomiske data for informasjon, styring og kontroll.»

1 GrunnleGGende reGnskap

Formålet med regnskapsføringen vil i hovedtrekk være å vise:

• den økonomiske stillingen på et bestemt tidspunkt

• det økonomiske resultatet av virksomheten for en bestemt periode

Det er i prinsippet liten forskjell mellom måten en forening og en bedrift fører sitt regnskap på, utover at bedriftsregnskapet er mer omfattende. En viktig forskjell er at regnskapsføringen for bedriften reguleres av til dels omfattende lover og regler. Formålet for både foreningen og bedriften er imidlertid det samme. Regnskapet er et hjelpemiddel for å holde oversikten over inntekter, kostnader og formuen, representert ved eiendeler og gjeld.

Vi skal i fortsettelsen kalle de økonomiske handlingene som er omtalt i pkt. 1 ovenfor, for økonomiske transaksjoner

Med økonomisk transaksjon menes utførelse av forretninger eller økonomiske hendelser.

Transaksjon er et felles ord i mange språk innen økonomisk terminologi. I et regnskap vil de økonomiske transaksjoner som registreres, både omfatte interne forhold, som for eksempel lønn til egne ansatte, og forhold til omverdenen, som for eksempel registreringen av en salgsinntekt. Registreringen av de økonomiske transaksjonene må dokumenteres gjennom det vi kaller bilag. Eksempler på slike bilag er dokumenter bedriften mottar i forbindelse med varer og tjenester bedriften har kjøpt (inngående fakturaer), og de dokumenter som bedriften sender i forbindelse med varer den selv selger (utgående fakturaer). Begge disse eksemplene viser bedriftens samhandling med omverdenen. Lønnsutbetalingen vil dokumenteres gjennom for eksempel ansattes timelister. En timeliste er et eksempel på et internt bilag som bedrifter også kan ha mange av.

Fra kapittel 5 og utover kommer vi tilbake til ulike former for økonomiske transaksjoner og hvordan disse behandles i regnskapsføringen. Det er imidlertid verdt å merke seg allerede nå at alle de ulike typer av transaksjoner vi skal behandle etter hvert, er dokumentert med ett eller flere bilag. Dokumentasjonen må beskrive hva som har hendt på en slik måte at man i etterhånd kan forstå transaksjonen og kontrollere at den er riktig behandlet i regnskapet. Eiere, revisor og offentlige myndigheter skal ha mulighet til å vurdere hva som har skjedd på grunnlag av dokumentene.

Merkur Regnskap SA

Sentrumsveien 62

3647 Hvittingfoss

Foretaksregisteret: 985836949 MVA

Vines Forretningsutvikling AS

Neptuns vei 3 A

3150 TOLVSRØD

Deres ref: Kjell Gunnar Hoff

Organisasjonsnummer

Telefon: 31005000

E-post: randi@merkur-regnskap.no

Web: www.merkur-regnskap.no

FAKTURA

Fakturanr: 100684

Fakturadato: 05.05.2023

Vår ref: Linda Sogn

Kundenr: 31008

Side: 1

BETALINGSINFORMASJON

Forfallsdato: 19.05.2023

Kontonr: 2291 05 80837

KID: 31008006848

Som det fremgår av faksimilen av fakturaen, er det øverst til høyre påtrykket et nisifret nummer. Dette kalles organisasjonsnummer og er et registreringsnummer som tildeles av Enhetsregisteret i Brønnøysund når et foretak eller annen enhet (bedrift, ideell organisasjon, idrettslag etc.) registrerer seg i registeret. Nummeret brukes for å gi organisasjonen en unik og entydig identifikator overfor offentlige myndigheter og andre organisasjoner. Alle land innenfor EU-systemet har denne type registreringsnummer, og norske virksomheter kan identifiseres med NO foran nummeret. Mange norske virksomheter setter da også NO foran organisasjonsnummeret, men dette er frivillig

Vi ser også at det står MVA etter sifrene. Det viser at virksomheten er registrert i Merverdiavgiftsmanntallet som momspliktig.

For registrerte aksjeselskaper og norske filialer av utenlandske foretak skal det på forretningsdokumenter alltid stå Foretaksregisteret foran eller over organisasjonsnummeret. Denne identifikasjonen er frivillig for andre i Foretaksregisteret.

Organisasjonsnummeret følger foretaket og skal oppgis ved opprettelse av bankkonto, på salgsfakturaer, ved henvendelser til offentlige myndigheter og på oppgaver av økonomisk art som skal leveres på vegne av organisasjonen. Det niende sifferet i organisasjonsnummeret er et kontrollsiffer. Det vil si at sifferet er tildelt etter en formel slik at det maskinelt kan beregnes at det er i samsvar med første åtte siffer, for å unngå feilskriving.

1.3 Finansregnskapet

Det tradisjonelle regnskapet som vi skal studere i denne boken, kaller vi finansregnskapet. Når finansregnskapet er utarbeidet på årsbasis, kaller vi det årsregnskapet for å markere at finansregnskapet dekker hele året. Ofte blir finansregnskap utarbeidet for kortere perioder, for eksempel måneder eller kvartal. De selskaper som er notert på Oslo Børs, plikter for eksempel å utarbeide offisielle finansregnskaper for hvert kvartal. Finansregnskapet kalles også eksternregnskapet, siden dette regnskapet blir kommunisert til omverdenen.

Finansregnskapet består i prinsippet av to hovedrapporter. Det ene kaller vi resultatregnskapet. Dette viser en oppstilling over bedriftens inntekter og kostnader i en gitt periode, for eksempel et år. Differansen utgjør bedriftens overskudd eller underskudd i perioden. Det vi kaller resultat. Det andre hovedregnskapet kalles balansen. I motsetning til resultatregnskapet som viser inntekter, kostnader og resultat i en bestemt regnskapsperiode, utarbeides balansen på regnskapsperiodens siste dag, i dette eksemplet den 31.12. Balansen viser bedriftens finansielle stilling – formuen – på dette tidspunktet; hva den eier, det vi kaller eiendelene, og hvor mye av eiendelen som er finansiert av egenkapital og gjeld. Figur 1.1 viser finansregnskapets to hovedrapporter.

Finansregnskapet

Balansen

Viser hva bedriften eier og skylder på regnskapsperiodens siste dag, for eksempel den 31.12.

Resultatregnskapet for en gitt periode (fra–til)

Viser resultatet av driften i en bestemt forutgående regnskapsperiode, for eksempel perioden 01.01.–31.12.

1.4 Formålet med regnskapsføringen illustrert

Vi nevnte i avsnitt 1.2 ovenfor at formålet med regnskapsføringen er å vise bedriftens økonomiske stilling på et bestemt tidspunkt, og det økonomiske resultatet for en bestemt forutgående periode. Tar vi utgangspunkt i figur 1.1 ovenfor viser balansen bedriftens økonomiske stilling per 31.12., mens resultatregnskapet viser resulatet av driften for en periode som avsluttes den 31.12., som i figuren er året 01.01.–31.12. Gjennom regnskapsføringen registrerer og summerer vi de økonomiske handlingene, det vi kalte transaksjoner, dokumentert av både eksterne og interne bilag. Transaksjonene kan være salgsinntekter, ulike driftskostnader, investeringer og opptak av lån, som i sum for perioden skal vise hva bedriftens resultat ble og hva bedriften eide og skyldte på periodens siste dag.

I figureren nedenfor har vi illustrert dette og også introdusert et nytt begrep, saldobalanse

Saldobalansen er en opplisting av alle de transaksjonene som har blitt utført i perioden.

Sagt på en annen måte, saldobalansen er en samlet oppstilling av bedriftens eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og utgifter i perioden.

Bokføre transaksjoner i en periode

Bokføre i en periode

RESULTAT Perioden

– salgsinntekter

– salgsinntekter

– kjøp

– lønn

– lønn

– husleie

– reklame

– reklame –

Foreløpig saldobalanse

Korrigeringer

Disposisjoner

Endelig saldobalanse

BALANSE Per periodens siste dag

Kostnader Resultat +/–Sum Eiendeler

Gjeld E

Inntekter Sum Egenkapital (opptjent EK)

Gjeld EK + G

Etter at vi har etablert en kontoplan for bedriften, kan bokføringen starte. Kontoer og kontoplan drøfter vi i neste avsnitt.

1.5 Kontoer og kontoplanen

Den grunnleggende rammen i et finansregnskap er kontoplanen

En kontoplan er en systematisk ordnet oppstilling av samtlige kontoer i et regnskap.

Begrepet konto1 kjenner vi fra vår egen hverdag gjennom den eller de bankkontoer vi måtte disponere. Her registreres alt av penger som går inn på kontoen, og her registreres, dessverre vil nok mange hevde, de mange pengene som går ut av kontoen. Hver måned mottar vi en kontoutskrift som viser bevegelsene på kontoen i perioden.

For det første viser kontoutskriften saldoen ved kontoperiodens begynnelse, med andre ord hvor mye som sto på kontoen ved periodens begynnelse. Dette er det vi i regnskapssammenheng skal kalle inngående balanse (IB). Begrepet inngående saldo blir også brukt. For det andre viser kontoutskriften alle inn- og uttransaksjonene som har skjedd i perioden. Til slutt vises summen av saldoen ved periodens start og de inn- og utbetalingene som har blitt foretatt, gjennom en saldo ved periodens slutt. Denne saldoen blir det vi i regnskapssammenheng skal kalle periodens utgående balanse (UB), eventuelt utgående saldo.

De fleste av oss har nok opplevd en eller annen gang at kontoutskriften har vist negativ saldo. Vi har overtrukket kontoen, og saldoen har vært i bankens favør. I et regnskap kan følgelig en inn- eller utgående balanse både være positiv og negativ.

Nedenfor har vi illustrert bankens kontoutskrift for lønnskontoen til Lise Larsen for januar. Tallene viser hvordan Lise har brukt lønnskontoen sin i denne måneden. Kontoutskriften viser også rentedato og bokføringsdato, som vi ser bort fra her og viser kun én dato for transaksjonen:

Dato Tekst Ut av konto Inn på konto

01.01. Saldo fra kontoutskrift

31.12.20x1 kr 5 000

04.01. Minibank kr 1 500

12.01. Kolonialvarer « 1 600

21.01. Lønnsinnbetaling « 30 000

23.01. Bilverksted « 6 500

31.01. Saldo i deres favør « 10 400

1