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A N T O L O G Í A DE LA MATERIA
DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO
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EL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos. Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crísis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro. Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento. Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar. Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente. El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos: - De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control. - De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma. - De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. - De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones. - De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas. Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar.
Las etapas que integran el Diagnóstico Administrativos pueden resumirse en: 2
______________________________________________Universidad Siglo XXI - RECOPILACION DE INFORMACION - ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO - OBTENCION DE CONCLUSIONES - PROPUESTA Y PLAN DE ACCION RECOPILACION DE INFORMACION: La información que se recoge debe ser lo más exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos; la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final. En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada, para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible. También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas, pues indicará las características, las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio. El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios, anula la demanda, surge la competencia imperfecta, dependencia económica y tecnológica, implican desequilibrio orgánico y funcional y alientan a la expanción, restricción o desaparición de las empresas. Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función permanente, para que con sus productos y/o servicios se adecue a lo que el medio ambiente requiere. La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su análisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio. En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar, un listado de problemas para iniciar un autodiagnóstico preliminar, tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, así como información externa al departamento o 3
______________________________________________Universidad Siglo XXI área afectada para comprobar su existencia a fin de sustituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones. ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO: Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada. Dentro de sus principales objetivos están: - Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa. - Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los operativos. - Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.
Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales: ANALISIS DE LA ESTRUCTURA: Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión, visión y objetivos de la misma y de la empresa en general. Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes: - Organigrama estructural - Niveles jerárquicos - Tipo y líneas de autoridad - Tramos de control - Recursos existentes - Dependencia y relación con otras áreas
ANALISIS DE LAS FUNCIONES: Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio, así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo. La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar: 4
______________________________________________Universidad Siglo XXI - Funciones principales del área objeto de estudio. - Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los objetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica. - Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma. - Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones. - Descripción y perfiles de los puestos de trabajo ANALISIS DE LOS PROCESOS: Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio, así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organización en los cuales se ve involucrada. La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio. - Procesos principales - Sub-procesos - Procesos contingentes - Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas.
Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.
ANALISIS DE RELACIONES: Comprende el estudio de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio. Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes: - Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio. - Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas. - Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área. - Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes.
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______________________________________________Universidad Siglo XXI OBTENCION DE CONCLUSIONES: Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, aún antes de finalizar la recolección de los datos, y por simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la información obtenida. Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares, ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situación. Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados, en que manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos. Es necesario también el análisis de la información, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtención y registro, así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos, si existe un sistema integrado de información o un simple sistema general; con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio. Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de acción. Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes:
- Inexistencia de misión, visión y objetivos definidos claramente. - Inexistencia de estrategias, metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización, para no confundir autonomía con independencia. - Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio - Dualidad de mando y abuso de autoridad - Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. - Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos.
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______________________________________________Universidad Siglo XXI - Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica). - Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones. - Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. - Obsolescencia de procedimientos, método y técnicas de trabajo. - Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo. - Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades. - Duplicidad de funciones - Cuellos de botella. - Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan. - Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles. - Exceso de papelería y formularios en general. - Inadecuada distribución del trabajo, que no permite delimitar responsabilidades. - Falta de delegación de autoridad y responsabilidad. - Excesivo tramo de control - Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal - Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal. - Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias. - Exceso de mandos medios o puestos innecesarios - Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos, humanos y organizacionales. - Crecimiento no programado, cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organización estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa. - Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos) - Falta de líderes o líderes inadecuados.
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______________________________________________Universidad Siglo XXI El listado de conclusiones se representa a través del FODA ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, así como la interrelación entre los cuatro factores.
PROPUESTA Y PLAN DE ACCION: Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en orden la investigación, el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real, que áreas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cuáles recursos son necesarios para el análisis, obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio. La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir: - Cómo aprovechar las fortalezas de la organización, para hacer frente a las oportunidades detectadas. - Cómo minimizar las debilidades de la organización, para contrarrestar a las amenazas detectadas. Procedimiento para el diagnóstico estratégico en la micro, pequeña y mediana empresa turística: experiencias de aplicación.
RESUMEN. El Diagnóstico Estratégico constituye una técnica que abarca toda la empresa y el entorno, por lo que al aplicarlo a la micro, pequeña y mediana empresa (MPYMES) turística logra que esta tenga una proyección de futuro en el negocio, desarrollando capacidad competitiva. En el presente trabajo se exponen las experiencias de los autores en la aplicación de un Procedimiento para el diagnóstico estratégico de la micro, pequeña y mediana empresa turística, aplicado en MPYMES turísticas de las provincias de Villa Clara en Cuba, Pastaza en Ecuador y el Estado de Jalisco en México, durante los años 2004, 2005 y 2006 lo que permitió determinar las necesidades existentes en las empresas y la puesta en práctica de medidas para aprovechar los puntos fuertes y disminuir las debilidades mejorando la gestión empresarial. Palabras claves: Turismo, MPYMES Turísticas, Diagnostico, Estrategia.
1. INTRODUCCIÓN: La literatura actual acerca de estrategia empresarial es rica en ilustrar procedimientos para diseñar planes estratégicos en los cuales se enfatiza en la necesidad de la determinación de objetivos para el éxito de las empresas y en todos está presente la realización de un Diagnóstico Estratégico (Martínez y Vejar, 2006; Montaño, 2004; Martínez, 2003; Martínez y col, 2002; Koontz y Weihrich, 2001) La técnica de diagnóstico estratégico puede abarcar toda la empresa o una parte de ella, en este caso específico se abarca todas las áreas de las MPYMES Turísticas analizadas. Esta técnica tiende a centrarse en los puntos fuertes y débiles conductuales de los miembros de la empresa, 8
______________________________________________Universidad Siglo XXI analizando la demanda de los servicios, ofertas, adecuación de la misión y los objetivos, la estructura organizacional, las políticas y procedimientos tales como la comunicación y la toma de decisiones. El diagnóstico estratégico aplicado a las MPYMES Turísticas pone de manifiesto las posibilidades de mejorar las estrategias de gestión y comercialización y las medidas a implantar para dar un servicio de calidad en la atención al cliente. Este trabajo tiene como objetivo presentar, de forma resumida, las principales experiencias en la realización del Diagnóstico Estratégico en Micro, Pequeñas y Medianas Empresas Turísticas de Cuba; Ecuador y México, teniendo en cuenta todos los factores internos y externos que influyen en su funcionamiento y desarrollo, así como su proyección. Aplicando el Procedimiento para el diagnóstico estratégico en MPYMES Turísticas, elaborado por especialistas del Centro de Estudios Turísticos de la Universidad Central de Las Villas. Cuba. 2. DESARROLLO: 2.1. Diagnóstico Estratégico de las MPYMES Turísticas: Características y procedimiento para su aplicación. Para que el Diagnóstico Estratégico sea efectivo es necesario recopilar y analizar toda la información y los datos relativos al medio natural, a los procesos, a la estructura y a otros elementos esenciales de la organización objeto de estudio (Montaño, 2004) dado que su objetivo es descubrir sectores susceptibles de perfeccionamiento. Se trata de un intento para vincular una diversidad bastante extensa de factores variables, con los resultados futuros de la organización y el bienestar de sus miembros. El Diagnóstico Estratégico, sienta las bases para determinar y asignar prioridades a los problemas, a las cuestiones debatibles decisivas y a las oportunidades que se ofrezcan. Es un importante paso para elaborar el Plan Estratégico de la empresa turística (Montaño, 2004 a; Martínez y col, 2002) Realizando el análisis objetivo de los problemas internos y externos, que permite conocer sus fortalezas y debilidades, así como las amenazas y oportunidades, como base para utilizar los medios y vías adecuados para seleccionar la estrategia, y de esta forma dando los pasos para transitar desde el control operativo, presupuestario anual y enfoque funcional, hacia la planificación y la dirección estratégica donde se integran todos los recursos de la empresa (Martínez y col, 2002) En el análisis de las variables internas (fortalezas y debilidades) se utilizan encuestas, entrevistas, tormentas de ideas y trabajo en grupo. Este análisis abarca toda la empresa evaluando cada situación, organizado a través de los subsistemas establecidos. En el análisis de las variables externas (amenazas y oportunidades) se tiene en cuenta principalmente el entorno a través de sus diferentes dimensiones, son evaluadas por los directivos de la empresa las variables de cada dimensión, tomando una escala de valores de 0 a 10, se incluyen aquellas variables de mayor incidencia dentro de cada dimensión analizada, utilizando información internacional, nacional y territorial (Martínez y col, 2002) 2.1.1 Principales características del proceso de diagnóstico estratégico: 1. El diagnóstico estratégico se desarrolla en todas las áreas de la empresa turística, empezando siempre de abajo hacia arriba. 2. Podrán aplicarse soluciones a problemas detectados en el diagnóstico, siempre y cuando las decisiones estén en correspondencia con las facultades que tiene el directivo. 3. Al elaborar de modo gradual, el cuadro completo de la situación de la MPYME turística, el Diagnóstico Estratégico promueve el conocimiento de la necesidad de cambios, e indica, de manera más concreta, los tipos de modificaciones que se necesitaran. 4. En el proceso de Diagnóstico Estratégico debe organizarse bien el acopio y análisis de los datos, logrando una activa participación de los miembros de la empresa turística, de forma que se logre promover en ellos, la sensación de ser las personas a quienes atañe el problema, lo que prepara mejor a los dirigentes y empleados para los cambios necesarios. 9
______________________________________________Universidad Siglo XXI 5. El propio hecho de que exista interacción con el personal, desarrollando encuestas y formulando preguntas, pone en marcha el proceso de cambio. En ocasiones, no es necesario decir lo que hay que hacer, solo basta con que alguien haga una pregunta que entrañe la posibilidad de realizar el trabajo de otro modo, para que comience a generarse el proceso de cambio. Es por eso que, con frecuencia, se oye decir a un empleado no sabia que querían que hiciera el trabajo de esta manera, si me lo hubieran dicho, lo habría hecho. 6. En principio, el diagnóstico estratégico no incluye la actividad destinada a resolver los problemas encontrados, pues esta actividad corresponde a otra fase de la investigación. 7. Se hace imprescindible, en el proceso de diagnóstico estratégico, poner en práctica el principio de la evidencia, lo que impone al equipo que diagnostica, la necesidad de investirse en la práctica de creer en lo que se dice, pero también comprobar lo que se dice. 8. En el proceso de elaboración del diagnóstico estratégico, también es necesario que el equipo que desarrolla este trabajo, logre cuantificar los resultados de los temas que se estudian, de manera que pueda servir de patrón de comparación. 9. Es también importante, que los resultados del diagnóstico estratégico elaborado, marquen la tendencia de los temas estudiados, así como la tendencia económica de la empresa turística. 10. La capacidad potencial de los miembros de la empresa turística, para resolver los problemas, se incrementa en el proceso de elaboración del diagnóstico estratégico, con su activa participación, ya que sienten que están descubriendo la verdad y están aprendiendo a identificar los problemas. 11. Es importante que durante el proceso de diagnóstico estratégico, se preparen bien, no solo el equipo que va a desempeñar esta tarea, sino todos los integrantes de la empresa, en las técnicas existentes para diagnosticar y en las características de la misma. Esta preparación de todos los participantes, en el proceso de diagnóstico estratégico, permite que los resultados sean exitosos y se cumpla el objetivo.
12. El grupo que realiza el diagnóstico estratégico, deberá estar a disposición del personal de la empresa que desee entrevistarse con ellos, sobre cualquier duda que tenga del proceso, siendo cuidadoso y aplicar la cultura de la escucha, sin cuestionamiento y enjuiciamiento sobre lo planteado, generando en los diálogos un ambiente de comodidad y de discreción, trasladando en todo momento, confianza en que el objetivo es, generar un cambio que favorezca a toda la empresa y que por lo tanto es importante conocer las principales deficiencias y como resolverlas. 13. Durante el proceso de diagnóstico estratégico, es posible que se descubran problemas, de los cuales, la empresa turística no se sienta orgullosa y hubiese preferido que nunca se supiera esa dificultad, es por ello que se necesita mucho tacto, por parte del grupo que desarrolla el diagnóstico, para evitar que se pueda producir una tendencia a ocultar deficiencias existentes. 14. El diagnóstico estratégico debe ser capaz de detectar, no sólo todo lo que limita una actuación diferente y superior, sino además, en qué grado la limita. Esto debe permitir, a su vez, el establecimiento de prioridades, en la solución de los problemas detectados. 15. En la realización del diagnóstico estratégico, no se debe limitar la aplicación de instrumentos y métodos complementarios y de ayuda. 2.1.2 Procedimiento para desarrollar el Diagnóstico Estratégico en las MPYMES Turísticas. Como resultado del análisis de varios procedimientos para realizar el diagnostico estratégico, se ha considerado aplicar el procedimiento elaborado por profesores del Centro de Estudios Turísticos (CETUR) de la Universidad Central de Las Villas (Martínez, y Col, 2002). Para esta selección se tomó en consideración, entre otros factores, la aplicación práctica que ya ha tenido este procedimiento en otras organizaciones turísticas cubanas y extranjeras y lo novedoso, de este trabajo está en que constituye la primera vez que se emplea el procedimiento en MPYMES de Ecuador y México, que se desempeñan en un entorno diferente al cubano, por lo que se amplía la validación a un nuevo tipo de organización empresarial turística básicamente familiar. El procedimiento consta de los pasos siguientes: 10
______________________________________________Universidad Siglo XXI Paso I: Formación del grupo de diagnóstico. Paso II Elaboración del cronograma. Paso III Ejecución del diagnóstico. III.1 Caracterización general del Objeto de estudio. III.2 Análisis Externo. Análisis del entorno general o macroentorno. Análisis del entorno competitivo o microentorno. III.3 Análisis Interno. 2.2. Aplicación del Procedimiento para el Diagnóstico Estratégico: Los resultados del diagnóstico se obtienen mediante la aplicación de técnicas como entrevistas, observaciones, tormentas de ideas, trabajo en grupo, encuestas estructuradas y no estructuradas adecuadas a las características de las micro, pequeña y mediana empresa turística y otras elaboradas a partir de las necesidades del proceso investigativo. Paso I: Formación del Grupo de Diagnóstico Estratégico: Para desarrollar el proceso de diagnóstico en cada una de las MPYMES analizadas se conformó un grupo de trabajo según el procedimiento expuesto. El equipo estuvo integrado por propietarios, gerentes, directivos, especialistas, técnicos y representantes de los trabajadores, según el caso, así como los consultores externos (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004) Paso II: Cronograma para el Diagnóstico Estratégico. Las actividades llevadas a cabo para la realización del diagnóstico en cada empresa fueron organizadas previamente, elaborándose un cronograma como lo establece el segundo paso del procedimiento aplicado con el objetivo de definir el número de encuentros y sesiones de trabajo (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004) Paso III.1: Caracterización General de la MPYME Turística analizada. En correspondencia con el procedimiento aplicado se realiza la caracterización del objeto de estudio como parte de la ejecución del diagnóstico. Describiendo la estructura organizativa, el objeto social de la empresa, el producto turístico que comercializa y principales mercados. Los problemas identificados se acompañan de planes de acción con vistas a encauzar el trabajo en la línea correcta y lograr que las insatisfacciones que muestran los clientes sean erradicadas definitivamente. El concepto de mejora continua, el interés por motivar cada día más a los trabajadores, el proporcionarles capacitación adecuada con vistas a alcanzar elevados niveles técnico profesional, la aplicación de técnicas modernas de administración y de métodos de trabajo creativo en grupo, donde la inteligencia colectiva es el principal protagonista del acto de que se trate, caracterizan el movimiento que alrededor de este proceso se han logrado. En cada empresa se determina su cartera de productos y/o servicios. Los principales suministradores, los principales clientes (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004) Paso III.2 Análisis Externo En correspondencia con el paso III del procedimiento utilizado en este trabajo, se realiza el análisis externo. Se efectúo un análisis de las características del entorno general y del entorno competitivo de cada MPYME turística, determinando los elementos cambiantes que pueden influir negativa o positivamente en el logro de sus objetivos (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004) Análisis del entorno general o macroentorno de la MPYME Turística. Para efectuar este análisis, se procedió en primer lugar a determinar cuáles factores del entorno ejercen una influencia significativa sobre la estrategia de la empresa turística considerando sus características propias y la del territorio donde está ubicada, así como los servicios que presta, y el mercado al que se dirige, entre otros aspectos. Se tomó como referencia las dimensiones del entorno, para ello se utilizó básicamente información nacional y territorial. De esta forma se caracterizaron, para cada MPYME analizada: 11
______________________________________________Universidad Siglo XXI • El Entorno Económico • El Entorno Político • El Entorno Social • El Entorno Tecnológico. • El Entorno Internacional Análisis del Entorno Competitivo o microentorno de la MPYME Turística: En lo que respecta al análisis del entorno específico de cada empresa se trabajó sobre el modelo de las cinco fuerzas de la competencia de Michael Porter, teniendo en cuenta la utilidad y adaptabilidad del mismo en las condiciones concretas del objeto de estudio. • Clientes. • Principales proveedores. • Competidores reales. • Competidores potenciales. • Productos sustitutivos. Paso III.3 Análisis Interno En el caso de las MPYMES analizadas, se aplicó el procedimiento de diagnóstico estratégico en el análisis interno, recopilando y analizando la información por cada subsistema establecido, aprovechando la información disponible (Martínez, 2003) • Subsistema de Dirección. • Subsistema de Marketing y Comercialización. • Subsistema de Gestión de la Calidad. • Subsistema de Gestión de Recursos Humanos: • Subsistema Económico Financiero. Completándose con el análisis de la Cadena de Valor. 2.3. Resultados del Diagnóstico. El objetivo del análisis interno, en el que se precisan fortalezas y debilidades, es evaluar los recursos de la empresa considerando los resultados de la Matriz TOWS para contribuir de manera efectiva a la elaboración de un diagnóstico estratégico con calidad (Koontz y Weihrich, 2001) A partir de la aplicación de las técnicas de tormenta de ideas y reducción de listado, con la participación activa de técnicos, especialistas y dirigentes de cada MPYME turística analizada se identificaron las cinco (5) principales debilidades y las seis (5) principales fortalezas, estas son (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004): Debilidades: Insuficiente profesionalidad de trabajadores y directivos. No se satisfacen plenamente las expectativas del turismo nacional e internacional. No existe una estrategia para la comercialización turística. Insuficientes disponibilidad de capacidades para el servicio en temporada alta. Deterioro del equipamiento tecnológico y no tecnológico. Fortalezas: 1. Vinculación del turismo nacional con el internacional. 2. Esquema financiero utilizado. 3. Fuerza laboral motivada. 4. Diversidad del producto turístico. 5. Valores añadidos al producto turístico. El análisis externo se realizó a partir de sesiones de trabajo en grupo con los propietarios, gerentes y empleados, lo que permitió determinar las principales amenazas y oportunidades que el entorno ejerce sobre las MPYMES Turísticas analizadas. La identificación de las amenazas se logró como resultado de la aplicación de la técnica 6-3-5, identificando un total de seis (6) principales amenazas, las que fueron ordenadas de la forma siguiente (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004): 12
______________________________________________Universidad Siglo XXI Amenazas. 1. Incorporación de nuevos productos y servicios. 2. Poca flexibilidad en la política de precios. 3. Fuerte competencia en la comercialización internacional y la fuerza de trabajo. 4. Restricciones para el alojamiento. 5. Insuficiente disponibilidad de productos específicos para el turismo. 6. Restricciones de las posibilidades negociadoras. Con la utilización de la técnica de Tormenta de Ideas en la que participaron técnicos, especialistas y directivos de cada MPYME analizada se identificaron cinco (5) principales oportunidades que aparecen a continuación (Martínez y Vejar, 2006; Martínez, Romero y Pérez, 2004) Oportunidades: 1. Existencia de mercado potencial para todas las modalidades turísticas. 2. Política de desarrollo turístico en el territorio. 3. Naturaleza, historia y cultura regional. 4. Posibilidades de formación y desarrollo de fuerza laboral calificada en el territorio. 5. Cercanía a destinos turísticos. A partir de este análisis se elaboró el problema estratégico y la solución estratégica de cada MPYME Turística analizada. 3. CONCLUSIONES: 1. La aplicación del procedimiento propuesto, para el Diagnóstico Estratégico en las condiciones de las MPYME analizadas, demostró que es posible su utilización en este tipo de organización turística tanto en Cuba como en las condiciones de Ecuador y México. 2. El Diagnóstico Estratégico de las MPYMES Turísticas pone de manifiesto las posibilidades de mejorar las estrategias de gestión y comercialización y las medidas a implantar para dar un servicio de calidad en la atención al cliente. 3. Utilizando técnicas de trabajo en grupo se logra que los propietarios, gerentes, y empleados identifiquen las principales fortalezas y debilidades que se presentan dando así la posibilidad de establecer acciones para mejorar el funcionamiento de cada empresa. 4. Se reconocieron adecuadamente los principales factores del entorno que afectan a cada MPYME Turística analizada describiendo, las principales oportunidades y amenazas que influyen sobre la misma. 5. El análisis matricial TOWS es una herramienta que contribuye al enriquecimiento y comprensión de los resultados del diagnóstico estratégico, y por consiguiente a una mejor utilización práctica, pues precisa la información requerida para la solución de los problemas. REFERENCIAS: • Koontz, Harold y Weihrich, Heinz (2001) La Matriz TOWS: moderna herramienta para el análisis de situaciones, en su: Administración una perspectiva global. 11na edición. Capitulo 5. Estrategias, políticas y premisas de la planeación. México: McGraw – Hill. Págs. 172 – 174. • Martínez Martínez, Carlos Cristóbal (2003) El enfoque en sistema: su aplicación en el análisis de la micro, pequeña y mediana empresa (mpymes) turísticas. Ocotlán: Centro Universitario de la Ciénega. Universidad de Guadalajara. Material de estudio para el diplomado en administración hotelera. 24p • Martínez Martínez, Carlos Cristóbal y col...(2002) Procedimiento para el diseño e implementación del plan estratégico en las empresas del sector turístico. Santa Clara: CEDE – UCLV, 30p. Informe final de investigación terminada. • Martínez Martínez, Carlos Cristóbal; Edmundo Véjar, Jorge (2006). Diagnostico estratégico de los establecimientos turísticos afiliados a la Cámara Provincial de Turismo. Universidad Estatal Amazónica. Ecuador. 92p. Informe final de consultoria 13
______________________________________________Universidad Siglo XXI • Martínez Martínez, Carlos Cristóbal; Romero Gómez, Marcos y Pérez Ledesma, Claudia (2004). Diagnostico estratégico del Hotel y las Suites Internacional. Centro Universitario de la Ciénega. Universidad de Guadalajara. México. 80p. Informe final de consultoria. • Montaño Sánchez, Francisco Arturo (2004) Auditoria administrativa, Revista Adminístrate Hoy (México) Año: X. Nro. 120. Abril Págs. 55 – 59 Disponible como revista electrónica en: http://www.administratehoy.com.mx APÉNDICE: Principales acciones realizadas en la Consultoría para el Diagnostico Estratégico en el Hotel y Las Suites Internacional (Martínez, Romero y Pérez, 2004) (Guadalajara. Jalisco. México, febrero – mayo 2004) • Visitas al Hotel y a las Suites en el rol de clientes para observar el servicio. • Encuentros con el gerente general del Hotel y las Suites para precisar actividades, fechas e intereses. • Talleres con los empleados con vistas al diagnóstico de las principales dificultades existentes. • Aplicación de un test de atención al cliente y de otro sobre orientación empresarial. • Aplicación de un diferencial semántico a los directivos del Hotel y las Suites para evaluar el desempeño de los empleados. • Taller con los directivos del Hotel y las Suites para el diagnóstico estratégico. • Encuentro con las áreas de gestión y servicios gastronómicos para análisis de resultados parciales y búsqueda de posibles soluciones. • Taller sobre Técnicas de Diagnóstico con los directivos del Hotel y las Suites. A partir de aquí, diseño del programa del diagnostico utilizando el procedimiento seleccionado. • Seminario a los empleados “Atención personalizada al cliente” • Curso de Postgrado sobre “Gestión Organizacional de las Empresas Hoteleras” a los directivos del Hotel y Las Suites. • Taller sobre Cultura y Turismo a directivos y empleados de forma diferenciada. • Diagnóstico de los Recursos Humanos del Hotel y las Suites. • Entrevista con el gerente general del Hotel y las Suites para obtener información sobre el DNA • Trabajo grupal con los empleados sobre las quejas más frecuentes que expresan los clientes en el Hotel y las Suites. Objetivo principal de la consultoría: Contribuir al perfeccionamiento de la gestión del Hotel y las Suites mediante el Diagnostico Estratégico. Método de trabajo: Se empleara el método de intervención - acción, mediante el cual los consultores participan directamente en el proceso de búsqueda, análisis y solución de los problemas, capacitando al equipo de dirección para implementar y controlar el plan de acciones correspondiente.
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