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Abastecimiento de combustible para vehículos según Manual de Combustibles vigente
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No. DE PROCEDIMIENTO 6 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Abastecimiento de combustible para vehículos según Manual de Combustibles vigente A. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Manera correcta para el abastecimiento de combustibles para vehículos propiedad de la UNAERC.
B. OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
• Llevar un correcto control del consumo de combustible por parte de los vehículos de la UNAERC.
C. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO
• Verifica el nivel de combustible del vehículo, no debe ser menos de la mitad de la capacidad del tanque del vehículo. • La entrega de los cupones debe ser autorizada por el Jede del Departamento de Operaciones.
D. RESPONSABLE
Monitor, recolector y controlador de insumos de DPCA
E. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. de paso Responsable
1.
2.
3.
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Revisa el nivel de combustible en el vehículo asignado para su uso (el vehículo por razones de seguridad debe tener en el tanque por lo menos la mitad de su capacidad). 5 minutos
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Llena la forma específica para la solicitud de cupones para combustible, sin enmienda ni tachones, la forma debe ser llenada con toda la información que se solicita para poder continuar con el trámite. 5 minutos
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Entrega la Forma de solicitud de cupones para combustible y la programación de recorridos que hará con los cupones solicitados, lo anterior al Departamento de Operaciones. 5 minutos
4.
Jefe del Departamento de Operaciones Recibe la solicitud y la programación de recorridos del vehículo al que se le dispensará combustible y evalúa la cantidad de cupones a proporcionar al Monitor, recolector y controlador de insumos de DPCA. 5 minutos
Descripción Tiempo Estimado
(minutos, horas, días)
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Administración General
Autorizó
5.
6.
7.
8.
Jefe del Departamento de Operaciones Entrega al piloto los cupones para combustible con fotocopia simple para que se la sellen en la gasolinera. 5 minutos
Jefe del Departamento de Operaciones Consigna en el Libro de Control de cupones para combustibles autorizado por la Contraloría General de Cuentas la siguiente información: • Datos del piloto, • Datos del vehículo y • Datos de los cupones para combustible 5 minutos
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Firma fotocopia de cupones y Libro de Control de cupones para combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación y entrega al Jefe de Departamento de Operaciones. 2 minutos
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Entrega a la Jefatura de Departamento de Operaciones fotocopia de cupones sellada por la gasolinera donde se dispensó el combustible al vehículo consignando el kilometraje y cantidad de galones dispensados al vehículo así como el comprobante proporcionado en la gasolinera. Tiempo indefinido
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Administración General
Autorizó
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FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO No. 6: ABASTECIMIENTO DE
COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS SEGÚN MANUAL DE COMBUSTIBLES VIGENTE
Monitor de Recolección y Control de Insumos de DPCA Jefe del Departamento de Operaciones
INICIO
Revisa el nivel de combustible en el vehículo asignado para su uso (el vehículo por razones de seguridad debe tener en el tanque por lo menos la mitad de su capacidad).
Llena la forma específica para la solicitud de cupones para combustible, sin enmienda ni tachones, la forma debe ser llenada con toda la información que se solicita para poder continuar con el trámite. Recibe la solicitud y la programación de recorridos del vehículo al que se le dispensará combustible y evalúa la cantidad de cupones a proporcionar al Monitor, recolector y controlador de insumos de DPCA.
Entrega al piloto los cupones para combustible con fotocopia simple para que se la sellen en la gasolinera.
Entrega la Forma de solicitud de cupones para combustible y la programación de recorridos que hará con los cupones solicitados, lo anterior al Departamento de Operaciones. Consigna en el Libro de Control de cupones para combustibles autorizado por la Contraloría General de Cuentas la siguiente información: •Datos del piloto, • Datos del vehículo y •Datos de los cupones para combustible
Firma fotocopia de cupones y Libro de Control de cupones para combustible autorizado por la Contraloría General de Cuentas de la Nación y entrega al Jefe de Departamento de Operaciones.
Entrega a la Jefatura de Departamento de Operaciones fotocopia de cupones sellada por la gasolinera donde se dispensó el combustible al vehículo consignando el kilometraje y cantidad de galones dispensados al vehículo así como el comprobante proporcionado en la gasolinera.
FIN
Asesora
Elaboró
Administración General
Revisó
Administración General
