human resource solutions
Update umantis Bewerbermanagement Dezember 2010 Neue Funktionen Update der Stable-Version am Montag, dem 13. Dezember 2010
Christian Bless | St. Gallen | 2010
Inhaltsverzeichnis
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Neuerungen für Bewerber (S.4) Neuerungen für Personalbetreuer (S.9) Neuerungen für Linienvorgesetzte (S.18) Neuerungen für Administratoren (S.21) Vielseitige neue Möglichkeiten des Anpassungsmodus (S.28) Individuelle Gestaltungsoptionen (S.34)
Erklärung der Icons
In jeder Update-Kommunikation werden die beiden Icons bei gewissen Funktionen verwendet. Sie haben folgende Bedeutung: Einige der Neuerungen müssen zuerst aktiviert oder eingeblendet werden, um zur Anwendung zu gelangen. Diese sind mit dem Zahnrad für Anpassungen markiert. Bei wenigen Neuerungen ist es wichtig und notwendig, dass ein Administrator Anpassungen vornimmt. Diese sind zusätzlich mit dem Blitz markiert. Der überwiegende Teil der Neuerungen ist mit dem Update für alle Benutzer direkt wirksam ohne dass etwas aktiviert oder eingeblendet werden muss. Diese Veränderungen sind nicht speziell markiert. (Die Screenshots sind nur Entwürfe) Folie 3
Neuerungen f端r Bewerber
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Beantworten der Qualifizierungsfragen nachträglich ermöglichen
Über die Aktion «Beantwortung der Fragen ermöglichen und EMail senden»(1) kann der Bewerber aufgefordert werden, seine Antworten auf die Qualifizierungsfragen einer Stelle zu vervollständigen. Bitte passen Sie hierzu eine Ihrer E-Mail-Vorlagen entsprechend an. Noch bearbeitbare Antworten sind speziell markiert und die Bearbeitbarkeit durch den Bewerber kann vom Personalbetreuer jederzeit entzogen(2)werden. Durch das definitive Absenden der Antworten wird die Bearbeitbarkeit automatisch wieder aufgehoben. Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25243-2548
(2) (1)
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Benachrichtigung über Änderungen im Bewerberprofil
Zur besseren Übersicht über die Aktivität aller Bewerber Ihrer Stellen können Sie diese beobachten (z.B. wenn Unterlagen nachgefordert wurden). Sobald eine beobachtete Person im Bewerberbereich eine Änderung an Daten oder Dokumenten vornimmt und diese quittiert, werden Sie als Personalberater mit einer Meldung auf der Hauptseite und der Bewerberübersicht informiert. Erst muss diese Funktion in Ihrem Benutzerprofil in den Einstellungen aktiviert werden. Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/12137-2548
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Erweiterung der Initiativbewerbungen
An Ihrem Unternehmen interessierte Personen können neu jeder Initiativbewerbung auch ein Motivationsschreiben anhängen. Dies ist je nach Wunsch ein optionales oder Pflichtfeld auf dem Bewerbungsformular. Zudem haben auch Personen, die bereits im Besitz eines Profils sind, die Möglichkeit, sich initiativ zu bewerben. Top-Ideen aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25052-2548 http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/20761-2548
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Initiativbewerbung bei Jobabos und weiteren Bewerbungen
Ein Bewerber kann sich neu bei einer Bewerbung auf eine Stelle zusätzlich initiativ bewerben. Ebenfalls ist eine Initiativbewerbung möglich, wenn eine Person ein Jobabo besitzt und sich über diesen Weg bewirbt. Mit diesen beiden Funktionen werden potenzielle Hürden für Bewerber abgebaut. Weil es dazu zwei neue Bewerbungsformulare gibt, ist es nötig, gemachte Anpassungen auf folgenden URL‘s ebenfalls vorzunehmen: (Neue Links in Ihrer Lösung hinten an ...umantis.com kopieren) Initiativbewerbung (Intranet) für Personen mit Jobabo: /VacanciesIntraxData/InitiativeApplication/ApplyFromJobAbo/1 Initiativbewerbung (Internet) für Personen mit Jobabo: /Vacancies/InitiativeApplication/ApplyFromJobAbo/1 Initiativbewerbung (Intranet) für Personen mit Bewerberprofil: /VacanciesIntraxData/InitiativeApplication/OnlyApplication/1 Initiativbewerbung (Internet) für Personen mit Bewerberprofil: /Vacancies/InitiativeApplication/OnlyApplication/1 Folie 8
Neuerungen f端r Personalbetreuer
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Bewerbungsstatussuche neu als Mehrfachauswahl
Diese oft benรถtigte Suche bietet umantis Bewerbermanagement neu in der erweiterten Suche als Mehrfachauswahl an. Somit kann nicht nur nach einem, sondern gleich nach mehreren Status gemeinsam gesucht werden.
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Bewerbung direkt nach Publikation auf Jobplattformen möglich
Bei einer Publikation ausschliesslich über externe Publikationsanbieter (prospective, publiconnect, unio) braucht die Bedingung «Bewerbung ohne Ausschreibung möglich» nicht mehr separat gesetzt werden. Diese wird im Hintergrund gesetzt, wenn die Publikation über umantis angestossen und wieder deaktiviert, wenn das Löschen des Inserats über umantis gestartet wird.
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Suche nach Poolzuordnung
Die Herausforderung, gleichzeitig Ihre besten Bewerber im Auge zu behalten, die Datenschutzrichtlinien allerdings nicht zu verletzen, haben wir mit einer zusätzlichen Suche nach der Zuordnung zu einem Bewerberpool gelöst. Mit den selbst definierbaren Pools, der neuen Suche sowie den Löschfunktionen für Dokumente, Bewerbungen und Bewerber kann dieser wichtige Prozessschritt elegant gelöst werden. Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25419-2548
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Mehr Flexibilität in der Datenhandhabung
Neue Filter ermöglichen es Ihnen, archivierte Bewerbungen flexibel und einfach aus umantis zu löschen. Somit können Sie die von Ihnen bestimmte Datenschutzrichtlinie vollständig abbilden. Ab dem Zeitpunkt des Updates wird das Archivierungsdatum abgespeichert, womit Sie über die beiden Suchen «Archivierte Bewerbungen zwischen» und «Status letztmals geändert» die relevanten Datensätze ausfiltern können. Achten Sie darauf, dass sämtliche älteren Datensätze nicht mit einem Archivierungsdatum abgespeichert wurden.
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Einfacheres Auffinden von Stellen
Neue Links auf der Startseite sowie entsprechende Checkboxen in der Suche erleichtern das Auffinden von Stellen. Es kann nach «Alle meine Stellen», «Alle meine aktiven Stellen», «Alle meine Stellen in direkter Verantwortung» und «Alle meine Stellen als Stellvertreter» gefiltert werden.
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Signatur in Freitext-E-Mails
Sofern Sie in Ihrem Benutzerprofil eine Signatur hinterlegt haben, wird diese auch in E-Mails ab Freitext verwendet. Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.pb.ideascale.com/a/dtd/19275-2549
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Variable f端r stellvertretenden Personalbetreuer
F端r Exporte oder Kommunikations-Vorlagen kann der/die stellvertretende/n Personalbetreuer mittels einer Variable verwendet werden. Die Variable lautet [Stellen.StvPB]. Bitte achten Sie darauf, dass auch mehrere Personen Stellvertreter sein k旦nnen und somit ebenfalls eingef端gt werden, wenn diese Variable verwendet wird.
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Viersprachige Online-Hilfe
Die aktuellste Version der Online-Hilfe ist nun in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch verfügbar und wird jedem Benutzer in der gewählten Sprache angezeigt. Die Hilfe ist stets über das Fragezeichen am oberen rechten Bildschirmrand erreichbar und beantwortet ihre Fragen. Benutzen Sie zudem die integrierte Suche in der Online-Hilfe, um schneller zur gewünschten Antwort zu gelangen.
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Neuerungen f端r Linienvorgesetzte
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Dashboard mit Bewerberstatus fürs Liniencockpit
Vorgesetzte können neu ebenfalls von einem Dashboard auf der Startseite profitieren. Auf einen Blick wird eine Übersicht mit sämtlichen Bewerbern pro Status angezeigt. Mittels eines Klicks auf einen Balken werden alle Bewerber mit dem jeweiligen Status, für welche der Vorgesetzte zuständig ist, angezeigt.
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Verbesserungen und Erweiterungen des Liniencockpits
Damit Vorgesetzte im Cockpit besser und effizienter mit Stellen und Bewerbungen arbeiten können, wurden die Übersichten ergänzt sowie diverse Suchen und Tabellenspalten hinzugefügt. Neu werden stets alle freigegebenen Bewerbungen angezeigt, also auch bereits bewertete. Bitte überprüfen Sie den Bereich /SelfServiceLine und blenden die gewünschten Informationen ein. Top-Ideen aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/25257-2548 http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/22032-2548 http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/20727-2548 http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/10589-2548 http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/22454-2548
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Neuerungen f端r Administratoren
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Absenderadresse von System-E-Mails
F端r eine individuelle Kommunikation mit Bewerbern hat umantis das Niederlassungskonzept um die Absenderadresse erweitert. Neu kann also auf jeder Niederlassung ebenfalls eine globale EMail-Adresse hinterlegt werden, welche bei System-E-Mails als Absender angegeben wird. Ist jedoch nichts eingetragen, wird weiterhin die E-Mail-Adresse im Organisationsprofil verwendet.
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Erhöhte Passwortsicherheit
Unter dem Reiter Sicherheitseinstellungen können neu die Einstellungen für Passwörter von HR, Admin und Linie angepasst werden. Dazu gehören die Anzahl Anmeldeversuche, die Anzahl Zeichen, die Komplexität des Passwortes (Klein-/Grossbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen), der Zeitraum, nach welchem ein neues Passwort gesetzt werden muss sowie die Anzahl neuer Passwörter, bevor wieder dasselbe verwendet werden kann. Die Minutenzahl des automatische Abmeldens bei Inaktivität legen ebenfalls Sie fest.
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Neue Schnittstelle zu Publiconnect
Mit Publicitas hat umantis einen neuen Partner für die Ausschreibung von Stellen in sämtlichen online und Printmedien gefunden. Über eine Soap-Schnittstelle ist eine medienbruchfreie Übergabe von Daten von umantis zu Publiconnect möglich. Diese Dienstleistung wird ergänzend zu den bestehenden Stellenausschreibungs-Partnern Prospective Media Services und unio angeboten.
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Abrundungen f端r den SingleSignOn
Erste Erfahrungen aus der SingleSignOn Funktion haben die Implementierung einiger Suchen, Aktionen und weiteren Abrundungen mit sich gebracht.
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Erweiterung der Profildaten von umantis Benutzern
FĂźr alle erfassten Benutzer wie Administratoren, Personalverantwortliche oder Linienvorgesetzte kĂśnnen neu auf den Profildaten Informationen zu Abteilung, Funktion und Kostenstelle eingegeben, Ăźber Variablen in der Kommunikation verwendet und exportiert werden.
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Benutzerimport
Als Administrator kann die Benutzererfassung und Aktualisierung bequem über eine Import-Vorlage vorgenommen werden. Nebst den Benutzerdaten können auch Niederlassungsbeschränkungen, Logindaten von Fremdsystemen, PKI-Daten sowie Rollen mit importiert werden. Die Vorlage finden Sie in der Online-Hilfe, importiert werden können die Daten über das Import-Icon .
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Vielseitige neue Mรถglichkeiten des Anpassungsmodus
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Direktes Ein- und Ausblenden von Elementen
Neu muss im Modus «Ansicht anpassen» nicht mehr ein neuer Screen geöffnet und die Checkbox für «Ausblenden» angehakt werden. Mit nur einem Klick auf das Symbol neben dem Schreibenzieher wird das ausgewählte Element direkt ein- oder ausgeblendet. Um die Wartezeit zu verringern wird die Änderung erst bei einem Neuladen der Seite angezeigt oder wenn Sie den Anpassungsmodus verlassen.
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Mehrfach-Ein-/Ausblenden von gleichen Elementen
Eine sehr zeitersparende und effiziente Funktion zum Ein- und Ausblenden von gleichen Elementen kann neu unter den Einstellungen bei den Ansichtstexten bestaunt werden. Wollen Sie beispielsweise die «BenutzerdefinierteListe1» lösungsübergreifend nicht verwenden, suchen Sie danach und klicken ganz einfach auf «Ausblenden».
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Tabellenspalten zusammenfügen
Bei Tabellenspalten kann definiert werden, ob sie mit den Inhalten der Folgespalte verschmelzen soll und über welches Trennzeichen die in einer Spalte zusammengeführten Inhalte getrennt werden sollen. Somit können mehr Inhalte einer Tabelle auf gleichem Raum dargestellt werden und macht Ihre Lösung zusätzlich individueller im Look&Feel.
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Definition von Feldern
Für jedes Formularfeld besteht neu die Möglichkeit, den Charakter des Feldes mit folgenden Optionen zu bestimmen: - Eingabe- oder Anzeigefeld (unveränderbar) - Grösse des Feldes (zwischen einer und 25 Zeilen) - Pflichtfeld oder normales Eingabefeld (empfohlen) -
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Verlinkung anpassen
Für jeden verlinkten Text kann angegeben werden, auf welche Seite verlinkt werden soll und ob diese Seite in einem neuen Fenster geöffnet wird oder nicht. Bitte kontrollieren Sie stets das gewünschte Ergebnis.
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Individuelle Gestaltungsoptionen
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Bewerberfoto in der Bewerbungsübersicht
Für eine bessere Übersicht und Erkennbarkeit von Bewerberinnen und Bewerbern werden neu die Fotos in Kleinformat in den Übersichten angezeigt.
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Grafische Aufwertung des Stellenmarktes durch Logos/Icons
Zur Individualisierung der Stellenmärkte können neu pro Niederlassung, Stelle und Ausschreibung Logos oder Bilder hochgeladen werden. Unternehmen mit Niederlassungen können somit die ausgeschriebene Stelle mit dem entsprechenden Logo versehen. Eine weitere Möglichkeit dieser Funktion ist das Hinterlegen eines Icons pro Stelle auf dem Stellenmarkt.
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Suchen auf- und zuklappbar
Die Suchen oberhalb von Tabellen werden immer umfangreicher und kĂśnnen daher auf- und zugeklappt werden. Somit rĂźckt die Tabelle mit ihren Inhalten wieder in den Fokus und Sie sehen die wesentlichen Informationen direkt beim Seitenaufruf ohne zu scrollen.
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Formatierung der Datenschutzerkl채rung
Die Datenschutzerkl채rung ist nun auch 체ber HTML formatierbar. Somit kann dieses ebenfalls wichtige Kommunikationsmittel individuell angepasst werden. Top-Idee aus umantis-Labs: http://umantis-labs.bm.ideascale.com/a/dtd/23266-2548
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Neue Variable für den Footer des Personalberaters
Für das Arbeiten mit Absendervariablen des zuständigen Personalberaters einer Stelle steht neu auch die Variable für das Feld Signatur zur Verfügung. Bitte verwenden Sie hierfür: [Stellen.PBFooter]
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Wir wünschen Ihnen viel Freude mit den neuen Funktionalitäten von umantis!
Wir möchten uns stets verbessern und bitten Sie um ein kurzes Feedback zur Update Kommunikation: http://bm-stable-dez10.questionpro.com
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