Thema:
Leitfaden zur Erstellung einer Projektdokumentation zur Wissenskonservierung
Datum
16.05.2011
Ort:
Dresden
Autor:
Karsten Ulferts (Teamlead Consulting Services)
Anmerkungen: Problem: In Systemhäusern mit hoher Projektaffinität wird in jedem Jahr eine hohe Anzahl an Projekten bearbeitet bzw. abgeschlossen, ohne dass daraus ein nachhaltiger Nutzen im Sinne einer Wissenskonservierung entsteht. Lösungskonzept: Das Erstellen einer Projektdokumentation mit Hilfe der Lessons Learned Methode soll den Mitarbeitern von ProTechnology ein Tool in die Hände geben, um ihr Erfahrungswissen, dass im Laufe von Projektarbeit entsteht, zu explizieren (i.S.v. detailliertem Niederschreiben von Erfahrungswissen). Diese Projektdokumentationen sollen im Sharepoint-Wiki verfügbar gemacht werden und so eine Wissensdatenbank für alle Projektarbeiter von ProTechnology bilden. Nutzenszenario: Ein Projektarbeiter sieht nach dem Kick-Off zu einem neuen Projekt routiniert in die Wissensdatenbank und kann Projektdokumentationen bzgl. vormaliger (vielleicht ähnlicher) Projekte einsehen. Auf diese Weise erhält der Projektarbeiter einen ersten Überblick, wie sein Projekt gelöst werden kann und wie der Projektverlauf durch vormalige Projektentscheidungen und Vorgehensweisen (positiv oder negativ) beeinflusst wurde. Auf diese können unnötige Doppelarbeit und ineffizientes Vorgehen bei der Projektarbeit in Zukunft auf ein Minimum reduziert und das Projektmanagement bei ProTechnology weiter optimiert werden.
Leitfaden zur Erstellung einer Projektdokumentation zur Wissenskonservierung | Seite 1 ProTechnology Gesellschaft für lösungsorientierte Informationstechnologien mbH
Themenübersicht: 0. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Regeln zur korrekten Methodenanwendung Abstract Anforderungsbeschreibung des Projektes Projekthistorie / Vorgehensbeschreibung Abweichungen zwischen Projektanforderung und Projektergebnis Gründe für Abweichungen zwischen Projektanforderung und Projektergebnis Konkrete Lernerfahrung
0. Regeln zur korrekten Methodenanwendung -
Sorgen Sie für eine Unternehmenskultur des freien Wissensaustausches mit der Möglichkeit, Probleme offen ansprechen zu können.
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Die Erstellung einer Lessons Learned-Dokumentation ist ein kollaborativer Vorgang und muss daher unbedingt im Team unter Einbezug aller relevant am Projekt Beteiligten erfolgen, um so interne Projekterfahrungen zu explizieren.
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Diskutieren Sie Projekterfahrungen im Team in objektiver und ehrlicher Art und Weise und schreiben Sie die relevanten Resultate nieder.
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Bewahren Sie Vertraulichkeit und anonymisieren Sie die Dokumentation.
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Beachten Sie bei der Diskussion die Grundregeln guten Benehmens.
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Die Mitglieder des Projektteams sollen nur für sich selbst sprechen.
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Planen Sie ausreichend Zeit ein!
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Motivieren Sie die Teilnehmer, sich noch einmal intensiv mit der geleisteten Arbeit auseinanderzusetzen.
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Ziehen Sie einen neutralen Moderator und einen Protokollführer zur Diskussion hinzu, so dass das Projektteam sich ganz der Diskussion widmen kann.
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Legen Sie keinen Mantel des Schweigens über negative Erkenntnisse!
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Dokumentieren Sie Ihre Vorgehensweisen, Entscheidungen und Ergebnisse ausführlich und für Dritte nachvollziehbar.
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Nutzen Sie auch Methoden der Visualisierung, um die fertige Projektdokumentation für Dritte zu verständlichen.
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Suchen Sie nicht nach Sündenböcken, sondern reflektieren Sie begangene Fehler sachlich.
zugewiesen an:
Name
Termin:
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1. Abstract -
Der Abstract umfasst eine Kurzbeschreibung des Projektes, die zusätzlich zu verschlagworten ist.
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Es empfiehlt sich, den Abstract zum Abschluss im Rahmen der Fertigstellung zu verfassen.
zugewiesen an:
Name
Termin:
2. Anforderungsbeschreibung des Projektes -
Komprimieren Sie die Anforderungen des Lastenheftes
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Welche Ressourcen sollen dem Projektarbeiter zur Verfügung stehen?
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Welcher Zeitplan war für das Projekt vorgesehen?
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Was war das konkrete Projektziel?
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Wer waren die einflussreichen Stakeholder des Projekts?
zugewiesen an:
Name
Termin:
3. Projekthistorie / Vorgehensbeschreibung -
Beschreiben Sie fachliche Zusammensetzung des Projektteams
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Wie haben die Projektarbeiter kommuniziert?
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Komprimieren Sie die Anforderungen des Pflichtenheftes
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Welche Ressourcen standen dem Projektarbeiter tatsächlich zur Verfügung?
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Wie ist das Projekteam konkret vorgegangen? (phasenorientierte Projektbeschreibung)
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Welche Informationen standen Ihnen seitens des Kunden zur Verfügung?
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Wie bewerten Sie die Kommunikation zwischen dem Projektteam und dem Auftraggeber?
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Wie bewerten Sie die Qualität der Informationen, die Ihnen vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt wurden?
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Wie bewerten Sie den Aufwand für die Einarbeitung in das Projekt?
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Warum hat sich das Projektteam für einen gewählten Lösungsweg entschieden?
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Welche Lösungsalternativen standen dem Projektarbeiter zur Verfügung und warum wurden diese verworfen? Leitfaden zur Erstellung einer Projektdokumentation zur Wissenskonservierung | Seite 3 ProTechnology Gesellschaft für lösungsorientierte Informationstechnologien mbH
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Wie bewerteten Sie das Verhältnis zwischen Chancen und Risiken bezüglich des gewählten Lösungswegs, kurz nach der Entscheidungsfindung?
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Wie bewerten Sie die Chancen und Risiken des gewählten Lösungswegs heute?
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Welche Vorgänge im Projekt waren kritisch, bzw. verfügten über eine Pufferzeit?
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Welches Spezialwissen war zum Erreichen des Projektziels erforderlich?
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Welche Probleme sind während der Projektarbeit aufgetreten?
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Wie wurden Probleme entdeckt, bzw. vermieden, bzw. gelöst?
zugewiesen an:
Name
Termin:
4. Abweichungen zwischen Projektanforderung und Projektergebnis -
In welchen Projektphasen kam es zu Zeitüberschreitungen?
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In welchen Projektphasen kam es zu Budgetüberschreitungen?
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Wie oft musste der Endtermin des Projekts verschoben werden?
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Hat sich die Zusammensetzung des Teams im Laufe der Projektarbeit verändert?
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Welche Stakeholder konnten nicht angemessen zufriedengestellt werden?
zugewiesen an:
Name
Termin:
5. Gründe für Abweichungen zwischen Projektanforderung und Projektergebnis -
Warum kam es in bestimmten Projektphasen zu Zeitüberschreitungen?
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Warum kam es in bestimmten Projektphasen zu Budgetüberschreitungen?
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Aus welchen Gründen war eine Verschiebung des Endtermins erforderlich?
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Aus welchen Gründen hat sich die Zusammensetzung des Projektteams verändert?
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Aus welchen Gründen waren die genannten Stakeholder mit dem Projektergebnis unzufrieden?
zugewiesen an:
Name
Termin:
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6. Konkrete Lernerfahrung -
Welche Ratschläge würden Sie einem Projektteam des eigenen Hauses geben, das ein ähnliches Projekt beginnt?
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Für welche Kollegen könnten die Lernerfahrungen des Projektteams nützlich sein?
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Welche Verbesserungspotentiale blieben bei dem Projekt ungenutzt?
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Wie zufrieden sind die Projektarbeiter fachlich und persönlich mit dem Projektergebnis?
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Wie bewerten Sie den Abstimmungsbedarf innerhalb des Projektteams
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In welcher Zeit könnte das Projektteam das gleiche Projekt mit dem heutigen Erfahrungswissen bearbeiten?
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Was sollte beim nächsten Projekt anders gemacht werden?
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Welche Fragen sind dem Projektteam bis zuletzt unbeantwortet geblieben?
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Welche fachlichen und sozialen Fähigkeiten haben Sie durch das Projekt hinzugewonnen oder verbessert?
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Welche Art von Nachfolgeprojekt kann sich das Projektteam vorstellen?
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Was ist die größte absehbare Gefährdung für den Erfolg des nächsten Projektes?
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Welche Projektergebnisse sind für die Linienorganisation des Unternehmens relevant?
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Was hat das Projektteam gut gemacht, was vergessen werden würde, wenn man es nicht diskutiert?
zugewiesen an:
Name
Termin:
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