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En la pasada cartilla volumen 3, aprendimos del proceso de Gestión Documental que: ¿Recordemos que?
La foliación es el acto de enumerar cada folio que conforma un expediente. Los documentos que se deben foliar son los inscritos en listados guías de series, aquellos que por los resultados de su valoración interna o por requisito de Ley requieren ser conservados en Archivo Central o Archivo Histórico, aquellos que se someterán a procesos de reproducción (digitalización, por ejemplo). La radicación es el procedimiento por medio del cual la Universidad asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos, empiezan a regir a partir del día siguiente de radicado el documento.
Los beneficios que la organización de Archivos nos brinda son: Facilita el acceso a la información para la toma de decisiones. Propicia la centralización y control de los documentos producidos y recibidos. Brinda evidencia de la actuación administrativa según función.