Na podlagi 24. in 25. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07; ZVOP-1/UPB1) ter 13. člena Statuta Društva Univerza za tretje življenjsko obdobje Sevnica je Upravni Odbor Društva Univerza za tretje življenjsko obdobje Sevnica na seji dne 8.3.2019 sprejel naslednji PRAVI LN I K o varovanju osebnih podatkov I. Splošne določbe 1. člen S tem pravilnikom se določajo osebni podatki, ki jih Društvo Univerza za tretje življenjsko obdobje Sevnica (v nadaljnjem besedilu U3 Sevnica) zbira in obdeluje, namen uporabe, način uporabe in hrambe osebnih podatkov ter odgovorne osebe za varstvo osebnih podatkov. II. Osebni podatki članov društva 2. člen U3 Sevnica zbira in obdeluje naslednje osebne podatke o svojih članih: ← - ime in priimek, ← - spol, ← - rojstni datum, ← - naslov bivanja, ← - izobrazba, ← - telefonska številka, ← - elektronski naslov, ← - evidenca udeležbe članov na predavanjih in krožkih. 3. člen Namen zbiranja in obdelave osebnih podatkov članov U3 Sevnica: -
evidenca članov: ime in priimek, naslov;
-
obveščanje, kontakt in izdaja računov: naslov bivališča, telefonska številka in elektronski naslov;
-
statistični (številčni) pregled delovanja članov po starostnih, spolnih in izobrazbenih kategorijah za prikaz v internem letnem biltenu in za poročanje izven: rojstni podatki, spol, izobrazba, evidenca prisotnosti na predavanjih in krožkih.
III. Osebni podatki predavateljev in mentorjev krožkov 4. člen U3 Sevnica obdeluje osebne podatke predavateljev in mentorjev krožkov, ki so nujni za izvedbo plačila za njihove storitve: -
ime in priimek, EMŠO, davčna številka, naslov bivanja, številka transakcijskega računa.
U3 Sevnica podatke posreduje računovodskemu servisu, ki je odgovoren za varstvo teh podatkov. IV. Odgovorne osebe za obdelavo in uporabo osebnih podatkov 5. člen V U3 Sevnica obdelujejo osebne podatke: -
predsednik: izdelava poročil, obveščanje, nakazila;
-
podpredsednik v času nadomeščanja predsednika;
-
tajnik: obveščanje, izdelava poročil, sestava evidenc;
-
vodja predavanj: podatki o predavateljih,
-
organizator krožkov: podatki o mentorjih, udeležba članov na krožkih;
-
animatorji krožkov: evidenca udeležbe in kontaktni podatki (telefon, elektronska pošta);
-
mentorji krožkov: evidenca udeležbe in kontaktni podatki (telefon, elektronska pošta).
V. Posredovanje osebnih podatkov drugim 6. člen Osebnih podatkov članov ni dovoljeno posredovati osebam ali institucijam izven U3 Sevnica. Obveščanje članov se izvaja tako, da naslovnikom nimajo vpogleda v evidence članov. Do evidenc in osebnih podatkov lahko dostopajo le odgovorne osebe U3 Sevnica. Elektronsko obveščanje se izvaja preko skrite kopije. Osebne podatke predavateljev in mentorjev krožkov odgovorne osebe posredujejo pooblaščenemu računovodskemu servisu za obračun in evidenco plačil.
VI. Hramba osebnih podatkov 7. člen Za varovanje in hrambo osebnih podatkov sta odgovorna predsednik in tajnik U3 Sevnica. 8. člen Osebne podatke in evidence hranita predsednik in tajnik U3 Sevnica. Podatki in evidence se hranijo v papirni obliki in na elektronskih medijih na domu odgovornih oseb ali v prostorih v uporabi U3 Sevnica, če so za to dani pogoji. Po prenehanju funkcije sta odgovorni osebi dolžni vse podatke predati novoizvoljenim funkcionarjem U3 Sevnica in iz svojih elektronskih naprav izbrisati vse evidence U3 Sevnica, ki vsebujejo osebne podatke. VII. Zloraba osebnih podatkov 9. člen Za zlorabo osebnih podatkov šteje vsaka uporaba osebnih podatkov v namene, ki niso v skladu z nameni zbiranja, določenimi v zakonu, na podlagi katerega se zbirajo ali nameni delovanja U3 Sevnica. Za poskus zlorabe šteje poskus uporabe osebnih podatkov v nedovoljene namene. O sumu zlorabe osebnih podatkov je potrebno takoj seznaniti Upravni in Nadzorni odbor U3 Sevnica. VIII. Ažuriranje evidence članstva društva 10. člen Zbirke osebnih podatkov članov U3 Sevnica se vzpostavijo in ažurirajo ob vpisu ob pričetku vsakega novega študijskega leta. IX. Prehodne in končne določbe 11. člen Nadzor nad izvajanjem pravilnika izvaja Nadzorni odbor U3 Sevnica. 12. člen Vsak član ob vpisu v novo študijsko leto podpiše izjavo, da se strinja z obdelavo svojih osebnih podatkov za potrebe U3 Sevnica in da soglaša z javno objavo fotografij in video posnetkov o dejavnostih U3 Sevnica, na katerih je udeležen.
13. člen V pravilniku uporabljeni izrazi, zapisani v slovnični obliki moškega spola, so uporabljeni kot nevtralni in veljajo enakovredno za oba spola. 14. člen Ta pravilnik začne veljati in se uporablja naslednji dan po dnevu objave na spletni strani U3 Sevnica. V Sevnici, 8.3.2019 Predsednik: Sašo Jejčič