Tjänstekatalog
SBF Staben 2017
Innehåll HEJ FRÅN OSS PÅ STABEN!
3
STABENS ORGANISATION
4
VÅRA ARBETSOMRÅDEN
6
Koordinatorer
6
Kommunikatörer
12
Personal och ekonomi
15
Utskottssekreterare
16
Nämndsekreterare
17
Systemförvaltning
18
Studentmedarbetare
19
Sida | 2
Hej från oss på Staben! Staben är stadsbyggnadsförvaltningens administrativa hjärta. Vi har förvaltningsövergripande kompetens och arbetar mot nämndmålen för både miljö- och samhällsbyggnadsutskottet och för byggnadsnämnden. Vårt huvudsakliga uppdrag är att ge service till stadsbyggnadsförvaltningens andra avdelningar i det dagliga arbetet. Syftet är att förvaltningens arbete ska kunna fungera på ett effektivt och smidigt sätt i enlighet med PBL. Vi arbetar bland annat med kommunikation, systemförvaltning, projektsamordning och registrering av inkomna handlingar till stadsbyggnadsförvaltningen. Staben har funnits sedan januari 2016 och kom att ersatta den enhet som tidigare gick under namnet Förvaltningsstöd. I hopp om att göra det enklare för dig att veta vilka tjänster vi erbjuder och vilken service du kan förvänta dig av oss har vi tagit fram denna tjänstekatalog. I katalogen finner du information om vem som är ansvarig för vilket område och hur du kontaktar oss. Hoppas att du finner tjänstekatalogen givande och tveka inte att höra av dig till någon av oss om det är något vi kan hjälpa dig med!
Sida | 3
Stabens organisation Stabens mål är att ge bästa möjliga service till förvaltningens medarbetare och Tyresö kommuns invånare. Vi arbetar för att göra administration, kommunikation och digitala system enkla och lättförståeliga genom att utveckla korta processer och rutiner som håller en hög kvalitet. Inom förvaltningen finns det många saker som ”någon löser” och allt som oftast är denna ”någon” en person inom staben. Staben tar hand om mycket som inte syns, exempelvis: posthantering, födelsedagar/avtackningar, julbord, uppdateringar på intranätet och mycket annat. Läs mer om vårt arbete på följande sidor. Andréa Ström T.f. Stabschef e-post: andrea.strom@tyreso.se tel: 08-578 298 58
Förvaltningschef Sara Kopparberg
Staben Andréa Ström Tf. Stabschef
Kart- och Bygglovsavdelningen Martin Fahlman Avdelningschef
Sida | 4
Mark- och exploateringsavdelningen Jenny Linné Avdelningschef
Planavdelningen Heléne Hjerdin Avdelningschef
Andrea Ström Tf. Stabschef
Utskottssekreterare och projektsamordningsansvarig Jennifer Peel
Koordinator (föräldrarledig) Annette Nordenstein
Systemförvaltare Johanna Nyrén-Andersson
Bygglovskoordinator Sea Kallin
Bygglovskoordinator Nathalie Zotterman
Bygglovskoordinator Martin Nilsson
Bygglovskoordinator och nämndsekreterare Julia Uhrdin
MEX-koordinator (föräldrarledig) Gabriella Engström
Kommunikatör Karl Schriver-Abeln
Kommunikatör Maria Harvig
Koordinator (50%) Anette Jansson
Personal- och ekonomikoordinator Katja Wellman Puekker
Bygglovskoordinator (40%) Agnes Norlin
Koordinator (vikariat) William Alkén
Praktikant Anders Johansson
Studentmedarbetare Daniel Brandt
MEX-koordinator (vikariat) Jessika Heen
Sida | 5
Våra arbetsområden Koordinatorer Koordinatorerna arbetar huvudsakligen med extern och intern kommunikation mot förvaltningens olika avdelningar, kart- och bygglovsavdelningen, mark- och exploateringsavdelningen samt planavdelningen. Mer information hittar du under respektive avdelning nedan.
Bygglov Vår målsättning att tillhandahålla gedigen och skyndsam service till bygglovshandläggarna såväl som till kommuninvånarna. Bygglovkoordinatorerna ansvarar för det administrativa arbetet som rör kart- och bygglovsavdelningen. Några tjänster som bygglovkoordinatorerna erbjuder är, registrering och digital diarieföring av inkomna bygglovshandlingar. Därutöver sköter bygglovkoordinatorerna även utlämning av offentliga bygglovshandlingar, expediering av beslut, bevakningar av ärenden, arkivvård samt tillhandahåller statistikunderlag till SCB. Bygglovkoordinatorerna sköter även systemförvaltningen av Mittbygge och gör uppdateringar på hemsidan. Bygglovkoordinatorerna når du enklast via att ringa till växeln. Koordinatorerna har telefontid varje dag och du kan även skicka ett mail om att du vill bli uppringd.
Sida | 6
Kontakt Bygglovskoordinatorerna e-post: bygglov@tyreso.se Sea Kallin e-post: sea.kallin@tyreso.se Martin Nilsson e-post: martin.nilsson3@tyreso.se Natalie Zotterman e-post: nathalie.zotterman@tyreso.se Julia Uhrdin e-post: julia.uhrdin@tyreso.se Agnes Norlin e-post: agnes.norlin@tyreso.se
Sida | 7
Planarbete Tyresö kommun arbetar utifrån ett medborgarperspektiv. Det innefattar hög servicekänsla, god nåbarhet, gott bemötande och stor lyhördhet gentemot medborgarna både som myndighet och serviceorganisation. Plankoordinatorerna ansvarar för de administrativa uppgifterna kopplade till detaljplaneprocessens olika skeden. Koordinatorernas primära uppgift är att ge stöd till våra plan- och landskapsarkitekter, vår ekolog och vår översiktsplanerare i deras olika projekt. Koordinatorerna kan hjälpa till med registrering och diarieföring, ta fram avtal, uppdatering av hemsidan och arkivering. Koordinatorerna tar också emot planbesked, yttranden och överklaganden, sköter kontakten med andra myndigheter samt svarar på frågor från medborgare via mail, samtal och besök. Koordinatorerna ansvarar även för frågor i vårt synpunktshanteringssystem Artvise. Koordinatorerna är behjälpliga i samband med utskick av planhandlingar i de olika skedena av planprocessen, beställer annonser, expedierar beslut, tar hand om utställningsväggen vid kommunhusets entré och arkivererar detaljplaner som vunnit laga kraft.
Sida | 8
Kontakt William AlkĂŠn (vikarie) e-post: william.alken@tyreso.se tel: 08-578 291 68 Annette Nordenstein (interna projekt) e-post: annette.nordenstein@tyreso.se tel: 08-578 291 68 Anette Jansson (deltid) e-post: anette.jansson@tyreso.se
Sida | 9
Projektsamordning En del av våra detaljplaner tas fram med stöd av externa konsulter som projektleder hela- eller delar av ett projekt. Alla konsulter erbjuds ett särskilt stöd från staben för att projekten ska kunna skötas lika effektivt och hålla en hög kvalitet, samtidigt som alla medborgare kan få svar på sina frågor även om konsulten inte är på plats. Vår projektsamordnare ansvarar för registrering, att skapa nya konton i SharePoint, uppdatera hemsidan och arkivering. Projektsamordnaren och också ansvarig för ekonomiuppföljningen av våra konsultprojekt. Projektsamordnaren tar även fram uppdragsavtal med plankonsult och avtal om detaljplaneprövning med byggherren samt är behjälplig i samband med utskick av planhandlingar i de olika skedena av planprocessen, beställer annonser, hjälper till med sändlistor och bokar styrgruppsmöten och lokaler inom kommunens fastigheter. Kontakt Jennifer Peel (projektsamordning externa projekt) e-post: jennifer.peel@tyreso.se tel: 08-578 294 73
Sida | 10
Mark- och exploatering MEX-koordinatorn arbetar som ett stöd för mark- och exploateringsavdelningen (MEX) med planerings- och genomförandefrågor. Det inkluderar registrering, diarieföring och arkivering av MEX-handlingar. MEX-koordinatorn ansvarar även för att uppdatera den tekniska handboken, skicka ut informationsbrev, uppdatera hemsidan, anordna informationsmöten och skriva protokoll. Koordinatorn svarar också på frågor från medborgare via mail, samtal och besök, samt hanterar inkommande frågor i vårt synpunktshanteringssystem Artvise. Under MEX-koordinatorns ansvar ligger även att vara stadsbyggnadsförvaltningens representant för Ehandelsprojektet. Kontakt Jessika Heen e-post: jessika.heen@tyreso.se tel: 08-578 296 15 Gabriella Engström e-post: gabriella.engstrom@tyreso.se tel: 08-578 296 15
Sida | 11
Kommunikatörer Kommunikatörerna ansvarar för att skapa en integrerad kommunikation som samstämmigt förmedlar Tyresös identitet, attraktivitet och medborgarfokus i olika kanaler. De arbetar brett mot olika målgrupper – Tyresöbor, byggherrar, företagare, media, intresseorganisationer, högskolor och kommunens övriga förvaltningar. Kommunikatörerna har delat upp ansvaret mellan sig så att den ena kommunikatöreren har huvudansvaret för de strategiska frågorna och den andra kommunikatören har huvudansvaret för den grafiska utformningen.
Sida | 12
Strategisk kommunikation Så fort vi står inför en förändring bör vi tänka: vad kommer människor att tänka, känna och hur ska vi bemöta det? Där kommer planeringen in. Den strategiska kommunikatören erbjuder rådgivning och ansvarar för att ta fram strategiska koncept och kommunikationsplaner. Kommunikatören bidrar även med att arrangera olika former av medborgardialoger, projektleder event och utställningar samt informerar om pågående projekt och stadsbyggnadsprocessens olika faser. Kontakt
Maria Harvig e-post: maria.harvig@tyreso.se tel: 08-5782 9795
Sida | 13
Visuell- och digital kommunikation Vår kommunikationspolicy slår fast att vår kommunikation ska vara öppen, planerad och målgruppsanpassad. Den visuella- och digitala kommunikatören ansvarar för att samordna, formge och formulera nya budskap, samt visualisera stadsbyggnadsförvaltningens olika projekt med illustrationer, animeringar, foto och video. Kontakt
Karl Schriver-Abeln e-post: karl.schriver-abeln@tyreso.se tel: 08-5782 9833
Sida | 14
Personal och ekonomi
Personal- och ekonomikoordinatorn ansvarar för introduktionen för nyanställda, att lägga upp nya koder i vårt tid- och jobbrapporteringssystem (TOJ), granska tidrapporter och skriva anställningsavtal. Koordinatorn hanterar även frågor gällande semestrar, sjukskrivningar och lönefrågor i Heroma, uppdaterar nyheter på intranätet och administrerar politikernas arvoden för miljö- och samhällsbyggnadsutskottet och byggnadsnämnden. Inom denna tjänst ligger även ansvaret för att beställa datorer och telefoner. Kontakt
Katja Wellman Puekker e-post: katja.wellmanpuekker@tyreso.se tel: 08-578 298 26
Sida | 15
Utskottssekreterare Utskottssekreteraren ansvarar för administrationen av de ärenden som miljö- och samhällsbyggnadsutskott behandlar. Sekreteraren kallar till sammanträden, skapar kallelser och protokoll samt uppdaterar Insyn. Sekreteraren skickar även bokningar till ordförandeberedningen. Miljö- och samhällsbyggnadsutskottet sorterar under kommunstyrelsen och har till uppgift att bevaka, följa och bereda frågor inom följande områden: • • •
Kontakt
Fysisk planering, översiktlig planering samt mark- och exploateringsfrågor Strategisk grönplanering inklusive inrättande av naturreservat Strategisk trafikplanering
Jennifer Peel e-post: jennifer.peel@tyreso.se tel: 08-578 294 73
Sida | 16
Nämndsekreterare Nämndsekreteraren ansvarar för administrationen av de ärenden som byggnadsnämnden behandlar. Sekreteraren kallar till sammanträden, skapar kallelser och protokoll samt uppdaterar Insyn. Sekreteraren skickar även bokningar till ordförandeberedningen. Nämndsekreteraren är PUL-ansvarig för nämnden samt tar fram statistik och nyckeltal för nämnden och Bygglovalliansen. Nämndsekreteraren ansvarar även för stadsbyggnadsförvaltningens debiteringar och ekonomifrågor, så som leverantörsfakturor, kundfakturor, bokföringsorder och utanordningar. Kontakt
Julia Uhrdin e-post: julia.uhrdin@tyreso.se
Sida | 17
Systemförvaltning
Förbättrad teknik, digitalisering och ökad tillgänglig via internet är några av nycklarna för att hitta nya effektivare arbetssätt och smartare tjänster inom kommunen. Vår systemförvaltare har ansvaret för utveckling och förvaltning av de datasystem som förvaltningen har. Systemförvaltaren arbetar även med förvaltningens olika digitaliseringsprocesser, så som digital stämpling, digital signering och inrättandet av ett e-arkiv. Våra systemadministratörer bistår med den löpande administrationen och driften av våra verksamhetssystem. Kontakt
Johanna Nyrén Andersson (Systemförvaltare EDP Byggreda och Comprima) e-post: johanna.nyrenandersson@tyreso.se
Gabriella Engström (Systemadministratör Byggreda) e-post: gabriella.engstrom@tyreso.se Sea Kallin (Systemadministratör Byggreda + Mittbygge) e-post: sea.kallin@tyreso.se
Sida | 18
Timanställda och studentmedarbetare
Genom att ta tillvara på unga akademikers kompetens kan Tyresö kommun få värdefull kunskap som höjer kvaliteten på verksamheterna. Tyresö kommuns studentmedarbetarsystem ger unga människor praktik vid sidan av studierna och underlättar därmed studenternas inträde på arbetsmarknaden. Våra studentmedarbetare är personer som studerar på universitet/högskola eller liknande eftergymnasial yrkesutbildning och samtidigt har ett för studierna relevant arbete vid sidan om studierna. I staben arbetar även deltidsanställda för att kunna stärka upp med olika typer av spetskompetenser eller som extra resurser inom exempelvis ekonomi, arkivering och registrering.
Bilderna är hämtade från Tyresö kommuns bildbank samt det fria bildarkivet på pixabay.com.
Sida | 19