REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIÓN GUAYANA Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas
AUTOR: José Gregorio Guerra Tovar TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc)
CIUDAD BOLÍVAR, 2008 i
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por el ciudadano: José Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas, cuyo título es: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana; considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe. En Ciudad Bolívar, a los catorce días del mes de Marzo de 2008.
______________________ Lic. Yurma Maya C.I. Nº 10.040.091
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AGRADECIMIENTOS Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la culminación de una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que agradecer. Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. José Gregorio Hernández (por quien llevo mi nombre), por protegerme y darme vida y salud, para llegar a ver este sueño hecho una hermosa realidad. A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus sedes Puerto Ordaz y Ciudad Bolívar, materializada en todos sus docentes, por ser la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente. A mi Tutora, Lic. Yurma Maya,
a quien le estoy inmensamente
agradecido, por su ayuda y colaboración en el desarrollo y culminación de este Trabajo de Grado. A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolívar, Lic. Indira Rodríguez; al Coordinador del Programa de Investigación y Desarrollo (PID), Prof. Luis Díaz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de Relaciones Interinstitucionales de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco, Jefe del Dpto de Control de Estudios (Puerto Ordaz); y a todos los profesores con quienes compartí e intercambié experiencias a lo largo de estos cinco años. A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y colaboración cuando hice mi pasantía de tecnólogo en esa institución y para la culminación de ella a través de este Trabajo de Grado. A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de mis estudios y de incentivarme a culminar mi carrera.
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DEDICATORIA Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas que con sus sabios consejos supieron guiarme a través de un camino no siempre fácil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ahí durante toda mi carrera: En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar Lizardi y Lic. Jesús Guerra Garrido, por su constante asesoría, presencia tanto emocional como económica;
ya que jamás me han faltado en ningún
aspecto y han sabido educarme bajo los principios
de la cultura y la
constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del ímpetu de la edad y canalizando, con mucha sabiduría, todo mi energía hacia el estudio y el aprendizaje. A mi mejor amiga Daniela Martínez, quien ha estado a mi lado desde siempre, siendo la comprensión
y entendimiento que me han hecho no
perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los tropiezos. A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades siempre aparezca un rayo de luz al final del camino. A mi hermano, Ing. Jesús David Guerra Tovar, porque juntos somos los primeros profesionales de la nueva generación, para que sirva de ejemplo al resto de los primos. Y en especial a Adrián Garrido (+), que en paz descanse, por ser mi mejor amigo y una de las personas que más contribuyó en mi crecimiento como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo necesité ya que sin ella me hubiera sido muy difícil comprender muchas de las materias en la Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicación que me sirvió para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final los frutos de nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a él.
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ÍNDICE GENERAL pp APROBACIÓN DEL TUTOR...................................................................... AGRADECIMIENTOS................................................................................ DEDICATORIA........................................................................................... LISTA DE CUADROS………………………………………………………. LISTA DE GRÁFICOS……......................................................................... LISTA DE FIGURAS………………………………………………………… RESUMEN..................................................................................................
ii iii iv vii x xii xiii
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………….
01
CAPÍTULOS I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema……………..……………………........ Objetivos de la Investigación………………………………………… Objetivo General……………………………………………………... Objetivos Específicos………………………….……………………. Justificación…………………………….……………………………….
04 06 06 06 07
II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación……………………………………. Reseña Histórica y Descripción de INGEOMIN…….……………… Reseña Histórica de INGEOMIN…………...……………………... Descripción de INGEOMIN…………………………….……………. Bases Teóricas…………………………………………….…………… Aspectos Generales relacionados con el Control…......………... El Control Interno en las Organizaciones……………..………..... Sistema de Control Interno………………………………………... Sistema de Control y Registro de Materiales………….………... Bases Legales…………………………………………………………..
09 11 11 13 20 20 25 32 39 48
III. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación……………....……………………….……….. Diseño de Investigación………………….………………….………. Identificación de Variables…………………….…………….……… Operacionalización de Variables……………………...…….……… Población y Muestra………………………………………….………
v
54 55 55 57 58
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos……….…….. Procesamiento y Análisis de los Datos…………………...…..……
58 59
IV. ANÁLISIS DE RESULTADOS Nivel de Análisis………………………………………………………. Forma de Presentación de los Resultados……………………..…. Presentación e Interpretación de los Resultados………………....
60 60 60
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones…………………………………………………………. Recomendaciones…………………………………………………....
85 85
VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DE INGEOMIN, REGIÓN GUAYANA Presentación………………………………………………………….. Fundamentación……………………………………………………… Objetivos de la Propuesta…………………………………………… Objetivo General……………………………………………………. Objetivos Específicos………………………………………………. Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro Componente Planificación………………………………………… Componente Despliegue del Sistema………….………………..
90 90 91 91 91 91 92 94
REFERENCIAS………………………….……………………………………
106
ANEXOS……………………………………………………….……………… Anexo A. Instrumento…………………………………….……………… Anexo B. Validación del Instrumento………………….….…………… Anexo C. Revisión de Bienes……………………………..…………….
108 109 119 121
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vi
LISTA DE CUADROS
pp.
Cuadro Nº 1. Identificación y Definición de las Variables………………………
56
2. Operacionalización de Variables…………………………………..
57
3. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito………………………………………...
61
4. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos realizados sobre almacenamiento y depósito…...
62
5. Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución……
63
6. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios…………………………………………………………
64
7. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realización del proceso de inventario en la institución……………………………………………………………....
65
8. Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos…………………………………………
66
9. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito……………………………………………………………
67
10. Distribución absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito……………………………………………………………….
68
11. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada………………………………………………
69
vii
12. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia……………………………………
70
13. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito…………….
71
14. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada……………………...
72
15. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico……………………………………
73
16. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico……………………….
74
17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento……………………………………………………...
75
18. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos……………………
76
19. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales…………...
77
20. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes………………………...
78
21. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos…………...
79
22. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales…………...
80
23. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales………………………………………
81
24. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales……………………
82
viii
25. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio………………………………….
83
26. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales…………………………….
84
ix
LISTA DE GRÁFICOS pp.
Gráfico Nº
1. Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito………………………………………...
61
2. Distribución absoluta y porcentual sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos sobre almacenamiento……
62
3. Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos del inventario de la institución………………………………………………………………
63
4. Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios…………………………………………………………
64
5. Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para realizar proceso de inventario en la institución…...
65
6. Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos…………………………………………
66
7. Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito……………………………………………………………
67
8. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para el etiquetado de los materiales del depósito……
68
9. Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada………………………………………………
69
10. Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia……………………………………
70
11. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito…………….
71
x
12. Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada……………………...
72
13. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico……………………………………
73
14. Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico……………………….
74
15. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento……………………………………………………...
75
16. Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos……………………
76
17. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales…………...
77
18. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes………………………...
78
19. Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos…………...
79
20. Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales…………...
80
21. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales………………………………………
81
22. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales……………………
82
23. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio………………………………….
83
24. Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales……………………………. xi
84 LISTA DE FIGURAS
pp.
Figura Nº 1. Organigrama de INGEOMIN………………………………………...
18
2. Componente Planificación………………………………………….
93
3. Fase de Almacenamiento…………………………………………..
95
4. Traslado Temporal de Bienes………………….…………………..
98
5. Cambio de estado de Bienes por Desuso….…………………….
100
6. Autorización de salida de Bienes………………………………….
102
7. Desincorporación de Bienes por Desuso…….…………………..
104
8. Supervisión del Proceso…………………………………………….
106
xii
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGÍA Y MINERÍA DE VENEZUELA (INGEOMIN), REGIÓN GUAYANA Autor: José Gregorio Guerra Tovar Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc) Año: 2008
RESUMEN La investigación realizada se planteó como objetivo general proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana. El diseño fue de campo, porque se desarrolló y aplicó en el propio ámbito donde se presentó la realidad objeto de estudio; el tipo de investigación en modalidad proyecto factible, ya que no sólo se hizo un diagnóstico acerca del control y registro de los bienes en el marco de la institución, sino que también se propusieron alternativas de solución que se expresaron a través de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales. La población del estudio estuvo representada por catorce (14) funcionarios que laboran en las áreas administrativas de control interno de la institución. Para la recolección de los datos se utilizó un cuestionario conformado por veinticuatro (24) ítems. De los resultados obtenidos, se infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solución que comprenda un proceso de planificación ajustado a las necesidades del control de inventario y la implementación de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisión para verificar el cumplimiento de cada una de estas actividades.
xiii
Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y materiales, sistema de control y registro de bienes y materiales.
xiv
INTRODUCCIÓN
Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las áreas de las organizaciones de la administración pública o privada deben estar en permanente proceso de revisión y renovación, pues de su eficacia depende en buena medida la estabilidad financiera y económica de estas instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en su permanencia o extinción. Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones exitosas, se encuentra en el manejo óptimo de los mecanismos de control de sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y materiales con que se cuenta para el proceso de producción o generación de servicios, así como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de garantizar su equilibrio financiero. Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso específico de
las
instituciones
de
la
administración
pública,
que
tienen
la
responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los ingresos, movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el punto de vista de lo que corresponde a la administración de sus recursos materiales y financieros como lo que tiene que ver con su responsabilidad ante la ley en cuanto a la administración de estos recursos de acuerdo con los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia,
rendición
de
cuentas
y
responsabilidad
establecidos
constitucionalmente. Lo que se ha señalado constituye el punto de partida para la realización de una investigación relacionada con el manejo de los procesos
1
de control interno de bienes y materiales en un ente de la administración pública. El estudio realizado se llevó a cabo en el área administrativa de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias Básicas (MIBAN), y se orientó hacia la propuesta de un sistema de control y registro de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia, a los fines de realizar una de las tareas básicas en el proceso de ingreso, movimiento y salida de los bienes y materiales de esta dependencia. La investigación se enmarca dentro de los procesos relacionados con la administración de los recursos materiales de toda organización y específicamente con los procedimientos de control y registro de los bienes nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar las medidas de desincorporación en los casos que competa, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Cabe señalar que el departamento donde se ejecutaron las actividades de investigación antes referidas tiene como una de sus atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestión administrativa de las actividades pautadas por INGEOMIN para esta región. En ese sentido, su implementación se cuenta entre las tareas requeridas para dar cumplimiento a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestión administrativa de este organismo. El trabajo se desarrolló de acuerdo con un esquema metodológico que comprende un total de seis capítulos, que se describen a continuación: Capítulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tópicos donde se contextualiza el problema del control de bienes y materiales dentro de las organizaciones; los objetivos del estudio y su justificación. Capítulo II. Marco Teórico: Abarca los aspectos referenciales teóricos representados por los antecedentes de la investigación; reseña histórica y
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descripción de INGEOMIN, objetivo de la institución, atribuciones y tareas, estructura organizativa y ubicación de la dependencia regional. Así mismo se plantean las bases teóricas y legales en las cuales se sustenta el estudio. Capítulo
III.
Marco
Metodológico:
Comprende
los
aspectos
relacionados con la metodología, concretamente los puntos relativos a tipo y diseño del estudio, identificación y operacionalización de variables, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos y el procesamiento de los mismos. Capítulo IV. Análisis de Resultados: En este capítulo se desarrolla el análisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de análisis, la forma de presentación de los resultados y su interpretación a través de cuadros de frecuencia simple. Capítulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan las conclusiones que se derivan del trabajo realizado, así como las recomendaciones correspondientes. Capítulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta la propuesta del sistema de control y registro de los bienes nacionales de la Coordinación Regional de INGEOMIN, Región Guayana. En ese sentido, se abordan los puntos relativos a su presentación, fundamentación, objetivos y proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a través del sistema de control.
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CAPÍTULO I EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la necesidad de profundizar en los sistemas de información y control como la mejor alternativa para que éstas perfeccionen los mecanismos a través de los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en las áreas de gestión, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de que a través de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicación interna y externa en forma dinámica, permitiéndole a cada organización ejecutar con mayor eficacia las actividades que realiza. Lo señalado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones públicas, por el hecho de que éstas deben responder no solamente a los parámetros previstos en los principios fundamentales de la gestión y el control administrativo, sino también a lo que se encuentra establecido en las leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos de la administración pública. A nivel nacional, la gestión de los recursos materiales y financieros en el marco de la administración pública venezolana presenta connotaciones preocupantes y delicadas, destacándose el relativo a los procesos de control interno como uno de los de mayores niveles críticos, dadas las consecuencias que se generan del mismo. Por esta razón, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la Contraloría General de la República (2004), cuando dice que en las
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entidades regionales que conforman la estructura político-administrativa del país, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en sus sistemas internos, lo que dificulta asegurar el
acatamiento de las normas legales
dictadas para garantizar una administración eficiente y eficaz de los recursos materiales y financieros. Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro de los bienes, que deben llevarse a cabo en el ámbito de los diferentes entes regionales de la administración pública de Venezuela, no se aprecia un manejo eficiente, situación que permite verificar la existencia de un problema de alta significación en materia de gestión de los recursos materiales y financieros; así como de manejo y control de bienes en concreto. Los planteamientos realizados permiten abordar la situación que se hace presente en el marco de una dependencia pública de importancia estratégica en el estado Bolívar, como lo es la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); en la cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos de control y registro de los bienes nacionales. Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en cuanto al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se destacan los siguientes: -
Dificultades para la identificación, ubicación, control y registro de los bienes nacionales.
-
No existe una precisión realista de los materiales, recursos y equipos con los cuales cuenta la administración regional.
-
Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes nacionales que se encuentran dentro de la institución presentan limitaciones en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente.
5
En atención a esta situación, se ha considerado pertinente ejecutar una investigación dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes: -
¿Cómo se lleva a cabo el proceso de planificación de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN, región Guayana?
-
¿Cuáles son los procedimientos utilizados para el almacenamiento de los bienes nacionales en esta institución?
-
¿Cuáles son las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales?
-
¿Cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales?
-
¿Qué componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a cabo el diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana.
Objetivos Específicos -
Describir el proceso de planificación de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN,
-
Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institución. 6
-
Examinar las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales.
-
Verificar cuáles son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales.
-
Establecer cuáles deben ser los componentes a considerar para el diseño de un Sistema de Control y Registro de los Bienes.
Justificación Una de las acciones planteadas por toda organización radica en la introducción de estrategias que estén dirigidas a optimizar los procedimientos de control interno con el propósito de que cada área operativa, específicamente en lo que tiene que ver con el registro y control de bienes y materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y seguimiento en el almacenamiento, movimiento y ejecución de las gestiones de supervisión de los procedimientos realizados. Partiendo de allí, a través de esta investigación se aportaría la aplicación de los enfoques teóricos que se manejan actualmente en cuanto al desarrollo de las funciones relacionadas con la gestión administrativa dentro de toda institución, el control de materiales y la
aplicación del enfoque
sistémico y los sistemas de información al control de inventarios. Cabe señalar que en la concepción moderna de las gestiones de control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los
ejes
centrales para garantizar el éxito de la gerencia, puesto que a través de los procedimientos, registros e informaciones que este manejo aporte,
se le
facilita a los niveles gerenciales llevar a la práctica la planificación financiera,
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bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atención a indicadores confiables y debidamente sustentados. En ese sentido, la ejecución de la investigación va permitir expresar en la práctica los elementos teóricos propios del control de materiales y la aplicación de los sistemas de información en el desarrollo de este control, mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que pretende generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del control interno de la institución objeto de estudio. Desde el punto de vista metodológico, se estarían estableciendo un conjunto de directrices que permitirían orientar el desarrollo de cualquier proceso dirigido a formular sistemas de control y registro considerando el tipo y diseño de investigación, instrumentos de recolección de datos y los procesos de análisis de resultados. A nivel práctico, esta investigación viene a representar una oportunidad importante para la institución objeto de estudio, de abordar con precisión cuáles son los problemas que actualmente se presentan en la aplicación de los procesos de control de los bienes y los factores que han facilitado su permanencia en el tiempo. Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a través de su ejecución, se abren las posibilidades de mejoramiento de los procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por la institución y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la atención de clientes y proveedores. Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto que servirá para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la universidad, en relación a los procesos de manejo y control de inventarios, así como también organizar la información sobre esta área, adquirida a través de su pasantía en la institución en estudio.
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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Rodríguez, Elías y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado Control de Inventarios del Almacén de Mantenimiento y Limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana, el cual consistió en un estudio de campo desarrollado a través de la aplicación de un conjunto de cuestionarios al personal directivo, administrativo y obrero que se desempeña en esa institución hospitalaria. Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que el establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en el control del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacén. Igualmente se detecta, que no existe una debida clasificación y localización de los materiales. Estos autores sugieren la aplicación de un sistema de inventario, que permita optimizar la situación. Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los procesos de control de materiales e inventario son necesarios para el desarrollo de una gestión de calidad, incluso en los organismos públicos. La sugerencia final de los autores es otra evidencia de la necesidad de la sistematización de los controles de inventario, como una alternativa para disminuir los niveles de desorganización en el manejo de los materiales. Crespo (2003), llevó a cabo una investigación que tiene por título: Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Público Propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso Específico: Delegación Agraria del Estado Lara. La ejecución de este trabajo se realizó a través de un diseño de campo en cuyo desarrollo fueron 9
utilizados los siguientes instrumentos de recolección de datos: la observación directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no estructurada, permitiendo evaluar el sistema de control interno actual. De la investigación realizada se concluye que existen serias debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere en la Custodia de los Bienes Nacionales y los controles mínimos necesarios para la: Asignación de Bienes, Realización de la Toma Física de Inventario de Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacén, Registro de las transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y Transferencias por parte del Departamento de Bienes Nacionales. Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar que en el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario optimizar los procedimientos, mecanismos y sistema de control interno, concretamente los que se relacionan con la gestión de inventario y materiales. Ello a los fines de garantizar
una
mayor
eficacia
en
la
ejecución
de
las
funciones
administrativas y el manejo financiero por parte de dichas instituciones. Finalmente, cabe mencionar la investigación realizada por Argüin (2006), titulada: Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificación del Sector Universitario, oficina técnica del Consejo Nacional de Universidades; ejecutada a través de un estudio de campo. En este trabajo se concluye que la Coordinación de Bienes de esta dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios y adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a cabo los controles y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien, área en el que está asignado, depreciación, fecha de adquisición y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificación, clasificación; así como el control de su uso y disposición.
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Las conclusiones de esta investigación evidencian la importancia que tiene el uso permanente y sistematizado de los mecanismos y recursos de control y registro, a través de los cuales se puedan mantener identificados y clasificados los bienes de una determinada institución, a los fines de garantizar una gestión eficaz, eficiente y transparente de dichos bienes que coadyuve en un manejo financiero con las mismas características.
Reseña Histórica y Descripción de INGEOMIN
Reseña Histórica de INGEOMIN
Los antecedentes históricos del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN) se remontan al año 1945, concretamente a la Ley de Minas de esa época, cuyo Artículo 101 contemplaba el funcionamiento en la capital de la República de un Servicio Técnico de Geología y Minería con la organización y atribuciones que el Ejecutivo Federal determinara. Dicho servicio, jamás llegó a materializarse; sin embargo, se puede considerar que el germen de tal institución lo constituyó la Oficina Coordinadora de la Prestación de Servicios Geológicos y Mineros (SERVIGEOMIN), creada mediante Decreto Número 2.246 de fecha 25 de septiembre de 1983, con carácter de servicio. Posteriormente, con fundamento en el Decreto Número 1.921 de fecha 07 de noviembre de 1991, mediante Resolución Número 11 de fecha 07 de enero de 1992, se le confiere el rango de Dirección General Sectorial, dependiente del Despacho del Ministro. A partir del 15 de Agosto de 1997, por reestructuración de este Ministerio, pasan a formar parte de SERVIGEOMIN, la Dirección de Geología y el Centro de Análisis de Información Geológica y Minera (CAIGEOMIN) de este Ministerio, con la finalidad, de que esta conjunción, sirviera para la creación del Instituto
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Nacional de Geología y Minería, a los fines de dar respuestas a los requerimientos del sector Geológico y Minero Nacional e Internacional, por el grado de especialización y reconocida trayectoria de la antigua Dirección de Geología. El 05 de Septiembre de 1999 se crea INGEOMIN, mediante Decreto Número 295 con Rango y Fuerza de Ley de Minas, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario Número 5.382 de fecha 28-09-99. En la actualidad es un organismo con personalidad jurídica, autonomía funcional y patrimonio independiente del fisco nacional, adscrito al Ministerio de Energía y Minas y constituye una institución necesaria para el país, por cuanto representa un Centro de Información Básica nacional e internacional similar a los Institutos Geológicos y Mineros de los demás países de América, tales como: Colombia, Brasil, Ecuador, Argentina, Chile entre otros. El Instituto está en capacidad de diseñar y ejecutar programas exploratorios geoquímicos, geofísicos y geológicos para lo cual cuenta con equipos propios que le permiten emprender cualquier programa de perforaciones en la evaluación de reservas minerales, así como para la prospección de aguas subterráneas. Cuenta con laboratorios especializados para análisis petrográficos, mineralógicos, de suelo, gemológicos y químicos con aplicación de técnicas analíticas tales como Absorción Atómica y Fluorescencia de Rayos X, entre otros ensayos, teniendo una experiencia de más de 50 años al servicio del sector geológico-minero. Igualmente,
se
debe
añadir
que
dispone
de
profesionales
especializados y personal técnico de amplia experiencia en el campo de las geociencias, así como equipos de Instrumentación Topográfica, un Centro de Procesamiento Digital, Sala de Dibujo, Planoteca y una Biblioteca Especializada, a cargo de la Gerencia de Información Geológico-Minera.
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INGEOMIN, a través de la Gerencia de Proyectos de Desarrollo Minero ofrece sus Servicios Profesionales, basados en la experiencia de trabajo desarrollada en el campo de las Ciencias de la Tierra en diferentes regiones del territorio nacional. Descripción de INGEOMIN A los fines tener una mayor información acerca la institución donde se llevó a cabo esta investigación, se considera pertinente conocer los siguientes aspectos: Filosofía de Gestión, Objetivos, Tareas y Atribuciones, así como su Estructura Organizativa, Ubicación y Atribuciones específicas de la Coordinación Regional de INGEOMIN, Guayana.
Filosofía de Gestión La filosofía de gestión de INGEOMIN se encuentra expresada a través de su misión, visión y valores organizacionales. A continuación se presentan cada uno de estos aspectos:
Misión. INGEOMIN es considerado como el organismo rector de las geociencias a nivel del país, motor de las investigaciones interdisciplinarias y del desarrollo sostenible de los recursos minerales y energéticos no convencionales. Visión. En su proyección hacia el futuro, INGEOMIN se visualiza como líder nacional en geociencias aplicadas a recursos minerales y energéticos no convencionales.
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Valores Organizacionales. Los valores organizacionales de INGEOMIN responden a una filosofía de gestión orientada hacia la consecución de sus metas dentro de estándares de calidad, desde una perspectiva sustentada en la concepción de desarrollo sostenible. En ese sentido, se pueden destacar como valores fundamentales de esta institución, los siguientes: -
Responsabilidad: Se asumirá el compromiso de realizar un trabajo de alta calidad para alcanzar los objetivos preestablecidos y el nivel de desempeño adecuado.
-
Sensibilidad: Se actuará con ética y mística ante los clientes que atiende el instituto.
-
Excelencia:
Se
mantendrá
una
actitud
permanente
de
mejoramiento de la productividad y de la calidad de personal. -
Trabajo
en
equipo:
Se
conformarán
grupos
de
trabajo
interdisciplinario para incentivar la cooperación, enriquecer el trabajo y alcanzar los objetivos de manera compartida. -
Honestidad: El personal del instituto actuará con integridad y mística, en cuanto a su comportamiento en general y en especial en la administración de los recursos asignados a su cargo y en el manejo adecuado de la información.
-
Lealtad: Compromiso del personal con la gestión del instituto e identificación de su misión y objetivos.
-
Mística: El personal mantendrá una actitud hacia el trabajo que demuestre su vocación de servicio hacia el logro de la misión del instituto.
-
Disciplina: Se respetarán las normas establecidas para garantizar el desarrollo del instituto.
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-
Proactividad: Anticiparse a los problemas y situaciones que involucren al instituto y proponer líneas de acción acordes.
-
Interdisciplinariedad: En INGEOMIN se asume que la investigación y el desarrollo de los recursos naturales debe hacerse desde una perspectiva en la cual se integren diferentes especialidades y disciplinas científicas, a los fines de generar una visión integral de la
realidad
de
los
recursos
minerales
y
energéticos
no
convencionales del país. -
Desarrollo Sostenible: INGEOMIN promueve una explotación de los recursos minerales y energéticos desde una perspectiva de conservación y renovación de los recursos naturales, de tal manera que dicha explotación no genere impactos en los ecosistemas.
-
Capital Humano: En INGEOMIN se enfatiza la acumulación, crecimiento y desarrollo del capital humano como recurso y activo de primer orden para la consecución de las metas trazadas por la institución en atención a las políticas de desarrollo del Estado Venezolano.
Objetivos de INGEOMIN En la gestión institucional que lleva a cabo INGEOMIN, se plantean los siguientes objetivos: •
Formar y mantener el inventario de los recursos minerales existentes en el territorio nacional;
•
Elaborar estudios geológicos y de investigación, evaluaciones de los recursos mineros, prestar asistencia técnica, servicios de laboratorio y de consultoría en las diferentes áreas de su actividad a personas naturales o jurídicas, públicas o privadas;
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•
Coordinar y gestionar con instituciones de educación superior o con personas públicas o privadas, nacionales o extranjeras, programas de investigación y de cooperación técnica que se requieran para el desarrollo de sus objetivos;
•
Atender la solicitud del Ministerio de Industrias Básicas y Minería, en lo relativo a estudios de croquis, planos y demás recaudos técnicos presentados por los solicitantes de concesiones mineras, y emitir su pronunciamiento, o cualquier otra materia técnica de su competencia;
•
Elaborar, recopilar, sistematizar y divulgar los informes y estudios realizados;
•
Impartir y desarrollar capacitación y entrenamiento en las áreas que tengan relación con las funciones del Instituto;
•
Preparar la cartografía geológica del país a diferentes escalas;
•
Realizar investigaciones sobre tecnologías aplicables a la actividad minera en sus distintas escalas y a la recuperación ambiental;
•
Las demás materias que señalen los reglamentos de la Ley de Minas.
Todo lo anterior viene a constituir la información básica, técnica y profesional, requerida para el desarrollo integral-económico-industrial del país. Información que deberá suministrarse a todos los organismos públicos y privados garantes de la ejecución de los planes de desarrollo del país.
Atribuciones y Tareas de INGEOMIN
Las tareas y atribuciones de INGEOMIN se encuentran orientadas hacia la consolidación de las metas y objetivos que se le han establecido a este instituto. En ese sentido, se destacan las siguientes:
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•
La determinación y evaluación de la cantidad, calidad y distribución de los recursos minerales, de rocas y suelos.
•
La cartografía topográfica, geológica, geotécnica y de toda índole afín que suministre la cobertura del país a las escalas adecuadas.
•
La clasificación de los terrenos en escala nacional con relación a sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no renovables.
•
La prestación de los servicios de: Información, geología, minería, prospección
geofísica,
estudios
geotécnicos,
geología
marina,
topografía y perforación, análisis mineralógicos y prospección geoquímica y ambiente. •
La formación y capacitación de profesionales aptos para el desempeño profesional en el área geológica y minera.
Estructura Organizativa
INGEOMIN presenta una estructura organizativa vertical que tiene como nivel de mayor jerarquía al Consejo Directivo y como ente asesor al Consejo Consultivo. En línea descendente, dependientes de las decisiones del Consejo Directivo se encuentra la Presidencia del Instituto, que tiene como niveles
subordinados
inmediatos:
Consultoría
Jurídica,
Gerencia
de
Administración, Gerencia de Recursos Humanos y Auditoría Interna. Estos cuatro niveles presentan la misma jerarquía, trabajan en relación de coordinación
y responden a las directrices emanadas directamente de
Presidencia. Las demás gerencias son las de: Proyectos de Desarrollo Minero, Investigaciones Geológicas e Información Geológica Minera. Estas tres gerencias se distinguen de las anteriores, en que tienen una orientación de 17
carรกcter operativo. Como niveles subordinados a Presidencia se encuentran las Direcciones Administrativas de las regiones de: Guayana, Centro Occidental y Los Andes (Ver Figura 1).
Figura 1 Organigrama de INGEOMIN
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Ubicación Geográfica de INGEOMIN
INGEOMIN tiene su sede principal en la ciudad de Caracas, en Parque Central, Torre Oeste, Piso 8 y 5. Las sedes regionales son las siguientes: -
San Felipe, estado Yaracuy: Laboratorio de Minerales no Metálicos. Zona Industrial, detrás del CIEPE.
-
Mérida, estado Mérida: Av. Lora, Qta Esperanza Nº 14-36.
-
Coro, estado Falcón: Edif. Curiel, calle Garcés con Ampíes frente a la Gobernación del estado Falcón.
-
Ciudad Bolívar, estado Bolívar: Laboratorio Tecnológico.
Av.
Libertador Edif. INGEOMIN. En
esta
última
sede
regional
fue
donde
se
realizaron
las
investigaciones correspondientes a los procedimientos administrativos del área de bienes y materiales en la Administración Regional, estado Bolívar. Atribuciones
Específicas
de
la
Coordinación
Regional
de
INGEOMIN, Región Guayana Las atribuciones específicas que se encuentran establecidas para la Coordinación Regional de INGEOMIN son las siguientes: •
Realizar los procesos gerenciales relacionados con la investigación en el área minera en la región.
•
Realizar la evaluación y levantamiento de informes sobre la cantidad, calidad y distribución de los recursos minerales, de rocas y suelos en la Región Guayana.
•
La cartografía topográfica, geológica, geotécnica y de toda índole afín que suministre la cobertura de la región a las escalas adecuadas.
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•
La clasificación de los terrenos en escala regional con relación a sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no renovables.
•
La prestación de los servicios de: Información, geología, minería, prospección geofísica, estudios geotécnicos, topografía y perforación, análisis mineralógicos y prospección geoquímica y ambiente.
•
Gestión y control administrativo de los recursos humanos, materiales y financieros con los cuales se da la ejecución de las actividades del instituto.
Este último aspecto se desarrolla en el área administrativa y contable de INGEOMIN, Región Guayana que fue el lugar donde se realizaron las pasantías relacionadas con este informe.
Bases Teóricas En relación a las bases teóricas de esta investigación, éstas se expresan en los planteamientos relacionados con los aspectos inherentes al control en las organizaciones en términos generales, el control interno, el control de inventarios y los sistemas de información. A continuación se hace un análisis de cada uno de estos tópicos.
Aspectos Generales relacionados con el Control Dentro de todas las organizaciones, bien sean públicas o privadas, se recurren a procedimientos destinados a asegurar el avance, corrección y ejecución en términos de eficiencia y eficacia de los planes diseñados en la institución, organismo o empresa. Estos procedimientos se ubican dentro del concepto de control.
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Este concepto es definido por
Gurusteaga (1999), como: "...el
conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el período, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarios" (p. 89). Siguiendo esta definición, la implementación del control dentro de las organizaciones, específicamente las de carácter público, viene a ser un procedimiento en el cual se integran una diversidad de acciones dirigidas a verificar los logros alcanzados en una determinada gestión, así como establecer los registros pertinentes de esos logros. Todo ello con el propósito de incrementar los aspectos positivos y tomar las medidas correctivas de los resultados contrarios a los esperados. Estos planteamientos indican que el control interno representa uno de los ejes fundamentales y de mayor relevancia para la buena marcha de la organización. Esa importancia se sustenta en el hecho de que a través del control, se protegen los valores de la misma. Este planteamiento se basa en lo que señalan Hodge y Johnson (2004) cuando afirman que:
La decisión administrativa en las áreas de definición, planeamiento y adquisición de la misión, está dirigida hacia la creación de valor; las decisiones de control se adoptan como una suerte de seguro destinado a minimizar las consecuencias (destrucción de valor) de las decisiones impropias o el desempeño inadecuado (p. 250).
Lo expuesto indica control
que la implementación de los mecanismos de
en las diferentes áreas de la organización, por parte de quienes
tienen las responsabilidades de gestión, es una garantía para la consecución de las metas y para verificar el manejo eficaz de los recursos materiales y financieros de dicha organización.
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En ese mismo orden de ideas, Pichardo (1999), afirma que el control representa: “.....la fase del proceso administrativo que efectúa la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea todo o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes” (p. 85). Partiendo de esta definición, se puede afirmar que el control tiene como finalidad señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. En ese sentido, para hacer un buen control, es conveniente que cada uno de los integrantes de la organización haga su esfuerzo propio analizando su actuación. En las ocasiones que sea posible, se solicitará esta opinión por escrito, pero deberá ser el interesado quien explique las causas de desviación de la actividad que se le encomendó. La importancia que tiene el control y los aspectos presentes en su ejecución dentro de los procesos administrativos de la organización, permiten calificarlo, a su vez, como un sub-proceso de ellos. James (2004), afirma que el control viene a constituir el “....proceso que se utiliza para asegurar que se satisfacen los objetivos, por medio de la información obtenida de la ejecución real del mismo” (p. 192). Esto implica que la información obtenida
es
comparada con los estándares esperados y, a continuación, se toman decisiones de acuerdo con el resultado de dicha comparación. Estas decisiones vienen a ser las respuestas a las necesidades de control, como eje para asegurar una gestión administrativa de calidad, que beneficie el rendimiento de la empresa y la generación de productos y servicios que satisfagan los requerimientos y usuarios. De acuerdo con este autor, el control implica el cumplimiento de los siguientes requerimientos:
-
Elegir que controlar – el sujeto. Desarrollar un objetivo para una característica de control.
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-
Determinar una unidad de medida. Desarrollar un medio o sensor para medir la característica del control. Medir la característica durante el proceso o al final de éste. Evaluar las diferencias entre el desarrollo real y el esperado. Tomar las acciones necesarias (p. 193).
El primer requerimiento implica la consideración del sujeto como eje fundamental para indicar los problemas relacionados con la calidad de los productos. De acuerdo con el autor señalado, los sujetos: “incluyen cualquier entrada (materia), proceso (equipo, condiciones y producto) y salida (clientes, autoridades de estándares, etc) (Ibidem). En ese sentido, cada uno de los aspectos de un sistema de control viene a representar la base para la elección del sujeto. El desarrollo de un objetivo para una característica de control parte del sujeto de control, quien proporciona la base para desarrollar los mecanismos pertinentes. De acuerdo a Juran y Gryna (2000), es necesario considerar un cierto número de factores, cuando se está desarrollando un objetivo para una característica de control. Estos incluyen: -
Todos los objetivos necesitan tener parámetros orientados al cliente; esto incluye los clientes inmediatos y finales. El objetivo debería ser esclarecedor por sí mismo, en la totalidad de su aplicación asegurará que el objetivo es representativo de las medidas que ayuda a proporcionar (p. 121).
Lo anterior implica que los objetivos para una característica de control deben ser vistos por aquellos que serán medidos como válidos, apropiados y fáciles de comprender cuando se trasladan a expresiones numéricas. En ese sentido, debe haber una clara comprensión de los objetivos que se traza el
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control, tanto desde el punto de vista de su expresión cualitativa como de su registro en términos cuantitativos. En relación al tercer requerimiento de control planteado por James (2004), referido a determinar una unidad de medida, el mismo refiere que “puede ser expresada en términos numéricos que estén orientados a los requerimientos internos y a los que establece la demanda” (p. 195). En ese sentido, en el caso de las organizaciones del sector público, el control de los procesos relacionados con el registro de bienes y materiales, debe tomar en cuenta no sólo las necesidades internas que tiene la organización con relación
a la demanda de un determinado recurso o
material y la salida del mismo, sino también a las exigencias que le plantean los usuarios en relación a ese recurso o material. El cuarto requerimiento, relativo al desarrollo de un medio para medir la característica de control, James (2004), señala que la ejecución de este medio debe poseer el carácter de ser tanto “preciso como oportuno para poder tomar decisiones sobre la calidad del producto o servicio ofrecido” (p. 196). En este caso, los instrumentos de medición y control deben ser lo más apropiados posibles para precisar una determinada ejecución o acción y, por lo tanto, facilitar los análisis y elecciones que habrán de hacer las personas encargadas de ejercer el control. El quinto requerimiento del proceso de control, que se refiere a medir las características durante el proceso de producción o al final de éste, de acuerdo con el autor tratado, implica “el seguimiento de cada una de las estaciones en las cuales se gesta un producto o servicio” (p. 196). De esa manera representa la ejecución de una evaluación de procesos, a través de la cual se hagan, sobre la marcha, los correctivos necesarios y orientar el logro efectivo de lo que se quiere alcanzar.
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El sexto requerimiento de la evaluación de las diferencias entre la ejecución real y la esperada, representa para el autor una “evaluación final, para verificar la diferencia de un estándar con respecto a la aplicación de un proceso” (p. 196).
En ese orden de ideas, se debe acotar que es la
interpretación de los resultados y no los resultados en sí, lo que debe proporcionar las bases para la toma de decisiones. El séptimo requerimiento señala que “cualquier acción puede ser llevada a cabo solamente después de establece si el problema destacado se puede crear aleatoriamente o puede ser asignado” (p. 198). Esto plantea el desarrollo de habilidades en la resolución de problemas y al uso de herramientas que faciliten la ejecución de las acciones que permitan superar los problemas detectados. Los requerimientos del control analizados comprenden los sujetos que participan en cada una de las fases de la gestión del sistema administrativo, quienes son los que proporcionan los elementos para fijar los objetivos e indicadores de control. Igualmente, en estos requerimientos de control se enfatizan los indicadores y atributos de los materiales y bienes objeto de control, a los fines de establecer con precisión su importancia para la propia organización como para los usuarios que los demandan. Igualmente, los requerimientos de control implican la utilización de instrumentos de mediación para su ejecución efectiva y garantizar una evaluación que establezca con precisión las discrepancias entre el desarrollo real y esperado, a los fines de que se tomen las decisiones pertinentes.
El Control Interno en las Organizaciones Abordados y analizados los aspectos relacionados con los procesos de control dentro de la organización, es pertinente precisar lo que corresponde específicamente al control interno. En primer lugar, cabe destacar que este
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concepto ha sido objeto de diferentes definiciones que han evolucionado en el tiempo. A ese respecto, Aular (2002), hace referencia a que la American Institute for Certified Accountants (AICC) o Instituto Americano de Contadores Autorizados (titulados/colegiados) en el año 1949, a través de su Comité de Procedimientos, luego de un estudio sobre el control interno y público iniciado en 1948, estableció, a través de un boletín especial, una definición de control interno y público que señalaba lo siguiente:
El control interno comprende el plan de organización de todos los métodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas por la empresa (p. 421). En atención a esta definición inicial, el control interno puede calificarse como un plan de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa o institución pública con el propósito de resguardar sus bienes, comprobar la veracidad de sus datos contables, suscitar dentro de la organización una tendencia permanente hacia la eficiencia de sus operaciones e incitar a todos sus integrantes a vincularse estrechamente a las prácticas que se ordenen en dicha organización. Esta definición evolucionó en el tiempo y, al respecto, es conveniente hacer referencia a la definición que elaboró el Comitte of Sponsorings Organizations of Treadway Comission (COSO) Comité de Organizaciones Patrocinantes de la Comisión de Seguimiento; un conjunto de organismos profesionales integrados por: American Accounter Asociation (AAA) o Asociación Americana de Contadores (AAC); American Institute of Certified Public Accounter (AICPA) o Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (IACP); Financials Executives Instituto (FEI) o
Instituto de
Ejecutivos Financieros (IEF); Institute of Internals Auditors (IIA) o Instituto de
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Auditores Internos (IAI) y el Institute of Managers Accounters (IMA) o Instituto de Contadores Gerenciales (ICG). La definición planteada por COSO, según la publicación de Cooper & Librands (1992), indica que el control interno se define en los siguientes términos:
Es un proceso efectuado por el directorio, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías: Eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las normas y las leyes aplicables ( p. 2). En relación a esta definición y a la anterior, se puede inferir que el control interno presenta una serie de elementos caracterizadores que permiten precisar en qué medida dentro de una determinada organización se estaría llevando a cabo este tipo de control y si el mismo responde al deber ser que se estipula en sus definiciones. En primer lugar, se puede afirmar que el control interno es un plan lógico de organización que responde a los objetivos de la empresa o de la institución. En ese sentido, su estructuración debe responder a una planificación que surge de las mismas características y necesidades de la organización. A partir de esa planificación, se establecerían los descriptores que formarían parte del plan de control interno. En segundo lugar, el control interno comprende una adecuada estructura de control en el área contable, área de presupuesto y costos. Ello se explica por el hecho de que a través del control interno se busca garantizar que las informaciones financieras sean altamente confiables y para ello su
aplicación
implica la estructuración de procedimientos de
control eficientes y eficaces en lo que tiene que ver con las áreas claves de
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las finanzas, que son el área contable, la de planificación financiera (presupuesto) y costos. En tercer lugar, el control interno implica la existencia o desarrollo de una unidad de contraloría o auditoría interna ubicada al máximo nivel organizativo, cuya responsabilidad será de la continua revisión, evaluación y mejora de los controles internos. Si se quiere garantizar controles internos efectivos, es necesario que se establezcan los mecanismos de evaluación y auditoría de dichos controles. En cuarto lugar, la aplicación de los procedimientos debe implicar el establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma individual y claramente definidas por escrito. Ello, significa que la efectividad del control se hace real en la medida que se formalizan las responsabilidades de cada quien dentro de la organización, a los fines de que éstas se establezcan de manera precisa y se puedan hacer las correcciones que sean pertinentes. En quinto lugar, el control interno dentro de la organización debe establecer una separación de funciones de carácter incompatibles las cuales deben estar separadas a nivel departamental y de empleados. Para la correcta ejecución de los procedimientos de control debe haber una organización con un nivel de división de trabajo altamente precisado, de tal manera que se evite el cruce de funciones y, por lo tanto se puedan establecer las responsabilidades con claridad en el cumplimiento de las responsabilidades a dichas funciones. Finalmente, el control interno requiere de un personal cuya preparación profesional, experiencias e idoneidad responda a las exigencias técnicas modernas. En ese sentido, en la captación y selección de este personal se deben establecer los perfiles requeridos por la institución o la empresa para la ejecución de los diferentes cargos que integran la estructura organizativa.
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Para complementar las características descriptivas del control interno en las organizaciones, cabe destacar también lo referente a los elementos de control. A ese respecto, el informe COSO señala los siguientes:
-
-
-
-
-
Entorno de Control: Influye en la concienciación de los empleados debido a que es la base de todos los componentes del control interno, ya que aporta disciplina y estructura. Incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de la dirección; y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados. Evaluación de Riesgos: Consiste en la evaluación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Actividad de Control: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Información y Comunicación: Permite identificar, recopilar y comunicar información que ayude a cada empleado a cumplir sus responsabilidades. Supervisión: Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema en el tiempo.
El ambiente o entorno de control integra en forma combinada los diferentes factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad y que pueden fortalecer o debilitar sus controles. Entre esos factores puede estar la actitud de la administración hacia los controles internos establecidos; la misma estructura de la organización de la entidad; el funcionamiento de los órganos colegiados de administración y sus comités; los métodos utilizados para asignar autoridad y responsabilidad; los métodos para asignar autoridad y responsabilidad; los de de control administrativo para supervisar y dar seguimiento a cumplimento de políticas y procedimientos incluyendo la función de auditoría interna, políticas y prácticas de personal y
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las influencias externas que afecten las operaciones y prácticas de la entidad. En relación a la evaluación de riesgos, es necesario acotar que este elemento parte de la premisa de la existencia de riesgos internos y externos en toda organización, por lo que la aplicación de procedimientos de evaluación de los mismos, debe ser uno de los componentes a formar parte del control interno de las entidades de gestión pública o privada. Mediante los mecanismos de evaluación de riesgos se logra la identificación, análisis, calificación y categorización de los mismos, estableciendo los niveles de relevancia de riesgos en función de la consecución de los objetivos y sirven de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. En el caso concreto de instituciones como INGEOMIN, debido a que las condiciones económicas, industriales, jurídicas y operativas deben estar cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio, de tal manera que se logre su control efectivo; así como garantizar el cumplimiento de sus objetivos. En cuanto a las actividades de control, éstas remiten a las operaciones y tareas concretas a desarrollar para lleva a cabo las directrices establecidas desde los niveles de decisión de la entidad. Estas actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa y deben estar presente en todos los ámbitos de las organizaciones, en los diferentes niveles y en la ejecución de todas las funciones. En relación a la información y comunicación, tal como lo dice su designación, este elemento del control interno, se centra en recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. A través de los sistemas informáticos de los cuales pueda disponer la entidad, se pueden emitir 30
informes de informaciones tanto operativas como financieras, así como los datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también
información
sobre
acontecimientos
internos,
actividades
y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la presentación de información a terceros. En este elemento se prescribe también que debe haber una comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia abajo y a la inversa. En ese orden de ideas, en el contexto de las instituciones y empresas modernas, es de fundamental importancia la presencia efectiva de las Tecnologías de la Información y la Comunicación para asegurar el flujo de estos dos elementos (información y comunicación) en el interior de la organización y de ésta hacia el exterior. En cuanto a la supervisión, este elemento constituye un componente clave de todo sistema de control interno, puesto que permite verificar si se logra mantener el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. En el contexto actual de la administración moderna, la supervisión del control interno se debe producir de manera continua para asegurarse que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a los niveles de dirección la razonable seguridad que ofrecían antes. También se debe destacar que el alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos de las entidades y mediante evaluaciones 31
separadas por parte de la dirección, de la función de auditoria interna o de personas
independientes.
Las
actividades
de
supervisión
continua
destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades
periódicas
de
dirección
y
supervisión,
comparaciones,
conciliaciones y otras acciones de rutina. Luego del análisis de cada uno de los componentes que forman parte del control interno, se puede resumir que estos elementos relacionados entre sí pueden generar una concentración de esfuerzos y formar un sistema integrado que responda de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno. Por otro lado, se debe acotar que estos componentes pueden incidir o ser, a su vez, influidos por los estilos gerenciales propios de cada organización. Igualmente, inciden directamente en el sistema de gestión, teniendo como premisa que el hombre es el activo más importante de toda organización y necesita tener una participación más directa en el proceso de dirección y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique. Estos componentes se encuentran también entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas, permitiendo con ello mantener el control de todas las actividades. En ese sentido, su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o más de las categorías de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes también son criterios para determinar si el control interno es eficaz. El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso, pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la economía de las entidades. Los cinco componentes analizados, se pueden considerar nuevos elementos que se aportan al sistema, se integran entre sí y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de 32
dirección. Sirven para determinar si el sistema es eficaz y se enmarcan en el sistema de gestión, permitiendo prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Sistema de Control Interno En el planteamiento de los enfoques actuales inherentes al ejercicio y la práctica de la administración, se expone la noción de Sistemas como la expresión más acabada de las herramientas para el desarrollo de los aspectos claves relacionados con el procesamiento de información, control y registro dentro de toda entidad. Para Gómez (1989), en términos generales, un sistema se define de la siguiente manera: “… es aquel todo ordenado, en el cual las partes están en relación y dependencia recíproca, como lo estaría el encadenamiento de una serie de teoremas, que conformen una teoría (p. 1-1). La aplicación de esta definición al ámbito administrativo, permite afirmar que un sistema representa la integración y funcionamiento de la estructura de la organización, el desarrollo de los procesos administrativos, la eficacia en el desempeño del factor humano, la aplicación efectiva de los controles administrativos; así como el manejo y flujo permanente y ordenado de la información en las diferentes áreas que conforman una determinada institución. Una definición más concreta en relación a la conceptualización expresada, señala que un sistema es “un conjunto de reglas, funciones, principios y cosas, lógicamente organizadas e interrelacionadas; las cuales, mediante la acción coordinada, conllevan al logro de determinado objetivo, sirviendo, a la vez, de marco de referencia y de patrón de comportamiento” (Ibídem). 33
En relación a lo que señala esta definición, se puede afirmar que todo sistema se asume como una estructura integrada de elementos que funcionan de acuerdo a normas y reglas generales, por lo que su acepción debe considerarse partiendo de su carácter como una totalidad, es decir, que la conceptualización, análisis o ejecución del mismo debe siempre estudiarse y asumirse como un todo, considerado en su conjunto total. Catacora (2001), por su parte, define un sistema como “un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común” (p. 25). Esta definición implica que un sistema representa una agrupación de diversos elementos que se relacionan entre sí con miras al cumplimiento de determinados objetivos y metas comunes. De estas conceptualizaciones se desprende que todo sistema representa en primer lugar una unidad estructural, en la cual se integran diversos elementos con miras al logro de un determinado fin o para el alcance de un propósito definido.
Así mismo, su comprensión y
funcionamiento sólo se asume como una totalidad, por lo que el análisis de cualquiera de las partes que lo integran debe realizarse siempre desde la perspectiva de consulta. En todo sistema se dan acciones coordinadas, las cuales garantizan que el mismo funcione de manera coherente, lo que implica que los elementos de todo sistema se sustraen al todo o, lo que es lo mismo, que los elementos constitutivos de un sistema funcionan en atención a la totalidad del sistema y no a su propia condición de parte del mismo. En este sentido, los conceptos planteados permiten deducir que todo sistema contiene otros sistemas a los cuales se les puede denominar subsistemas y, a la vez, ese sistema se encuentra contenido en otro superior. Tomando en consideración lo que señala Gómez. (1989) “la alteración o variación de una de las partes o de sus relaciones incide en las demás y en el conjunto” (p. 1-9).
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Estas características permiten asociar al enfoque de sistemas con el funcionamiento de toda institución o de toda empresa, en el sentido de que toda organización desarrolla sus acciones en función de una integración de los elementos que la conforman y la orientación de los mismos hacia el logro de determinados fines comunes. Una de las áreas de la estructura administrativa donde se perfila con mayor pertinencia la implementación del enfoque de sistema, es la correspondiente al control interno. La aplicación de los sistemas al control interno dentro de las organizaciones viene a representar formas de garantizar el logro de los objetivos trazados. En ese sentido, se justifica el planteamiento de Timms (2001), cuando señala lo siguiente:
La forma idónea de alcanzar la eficacia de la gestión empresarial es la instalación de buenos sistemas de control; lo cual permita a la organización retroalimentarse con los resultados de sus propias actividades, de modo que pueda reorientarse en la instrumentación de sus estrategias y en la propuesta del logro de sus objetivos (p. 52) Un sistema de control representa un generador de insumos informativos, que facilitarán la toma de decisiones hacia el logro eficaz de las metas que se ha trazado una determinada entidad, sea ésta de carácter público o privado y, en consecuencia, responder de manera efectiva a las exigencias que le establece el medio ambiente. En todo caso, sea cual fuere el sistema de control adoptado dentro de la organización, la técnica utilizada y la función que se pretenda controlar, la estructura del sistema de control obedecerá a un mecanismo que funciona en forma cíclica operativa, que siempre ha de conducir a una toma de decisiones, cuando se detecten desviaciones y fallas. En relación con lo señalado, Gómez (1989) afirma que el mecanismo para la puesta en práctica de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes fases:
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A) Definición previa de las características o variables, que se desean controlar por el sistema. B) Escogencia de los puntos del proceso, en que se establecerán los controles, o sea los homoestatos. C) Adopción de un método confiable, capaz de evaluar las características o variables que se medirán como punto de comparación. D) Establecimientos de criterios definidos de comparación de los resultados, con las metas propuestas, que resultaren viables, según las condiciones del entorno y los recursos disponibles. E) Diseño y adopción de una política de decisión uniforme. F) Asignación de responsabilidades y del poder de decisión, que fuera menester (p. 5-3).
La primera fase viene a constituir el diagnóstico inicial de lo que se quiere chequear. A través de un proceso de evaluación diagnóstica, se determinan las áreas de la estructura organizacional que presentan debilidades y, en función de ello, se categorizan en términos de variables a controlar. La segunda fase representa, en términos sistémicos, los puntos de equilibrio donde se habrá de aplicar el control y que van a poder hacer los registros pertinentes para tomar las decisiones que sean necesarias. La tercera fase constituye la estructuración de un diseño de evaluación que comprenda el estándar, técnicas e instrumentos que se aplicarán para realizar la evaluación pertinente en la que se habrá de comparar la variable ideal con la real. La cuarta fase se ubica en la definición de los criterios de evaluación, a través de los cuales se podrá definir en qué medida se han alcanzado los niveles óptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeño de las funciones a controlar. En la quinta fase se estructura una política de toma de decisiones orientada a definir las disposiciones que se habrán de tomar en función de los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las fases 36
anteriores. A esta fase les sigue la asignación de responsabilidades a las personas encargadas de operativizar las soluciones o decisiones planteadas. Cada una de estas fases forma parte de una estructura sistémica, que se desarrolla en forma continua a través de procesos y tareas que permiten determinar el comportamiento de las variables que se quieren controlar, tanto en lo que se refiere a los aspectos de entrada, como de proceso y salida. Lo anterior indica que la estructuración de un sistema de control interno dentro de una organización implica el desarrollo de un proceso de identificación y operacionalización de las variables de la organización que deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformación del sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se realizará el control, los métodos adecuados para la evaluación y los criterios correspondientes, así como establecer los procedimientos para la toma de decisiones en función de los resultados obtenidos. También se puede afirmar que el sistema de control interno es un proceso llevado a cabo por las autoridades de una entidad y su diseño está orientado a proveer la seguridad razonable de que se están cumpliendo de manera eficiente los objetivos trazados por la institución. Considerando la definición analizada acerca del control interno, cabe mencionar que en el sistema de control interno se integran en forma organizada, secuencial y lógica el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de ella con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. En este punto, Gómez (1989), refiere que un sistema de control interno debe presentar las siguientes características: a) Oportuno: Es decir, que debe detectar las fallas al momento de modo que los responsables involucrados puedan tomar las medidas correctivas con premura, a fin de que los daños se reduzcan al mínimo posible. 37
b) Claro, Sencillo, Ágil: El sistema de control debe ostentar claridad, para que todos puedan entenderlo y aplicarlo correcta y uniformemente, que todos lo entiendan de una misma manera sin lugar a dudas. c) Flexible y Adaptable: Debe ser flexible, que tenga capacidad de adaptación a las circunstancias imperantes. De lo contrario estaría condenado al fracaso, puesto que, si permaneciera inflexible y estático y la situación cambiara notablemente, llegaría un momento en que resultaría inoperante e inútil. d) Económico y Eficaz: El sistema de control resultará económico, si las pérdidas que lograra evitar fueran cuantiosas, en comparación con el costo de mantenimiento de control. e) Objetivo y Realista: El sistema de control debe ir encaminado a controlar el comportamiento de personas y máquinas concretamente. Debe definir a qué actividad y de que personas y máquinas debe controlar. f) Adecuado y Apropiado: El control debe estar dotado de los mecanismos e implementos apropiados a cada caso. g) Continuo: El control debe ejercerse en forma continua y no esporádica, por las mismas razones señaladas en el literal A. (p. 5-5). Las características expuestas por el autor reflejan lo que se podría denominar la estructura adecuada de un sistema de control. Ese carácter viene dado por el hecho de que: El sistema pueda ser manejado en forma unitaria y organizada por los usuarios del mismo; adaptable a los cambios que se den dentro de la organización; presente una relación costo/beneficio favorable a la institución; se exprese en términos de mediciones, ponderaciones y evaluaciones precisas y con criterio definido, claro e imparcial; con adopción de dispositivos altamente funcionales, de tal forma que conjugue velocidad con precisión. Al trasladar las características señaladas al ámbito de las instituciones de la administración pública, se puede afirmar que las mismas tienen pertinencia en dicho ámbito, sólo que su aplicación, aparte de garantizar el cumplimiento de cada una de las funciones y tareas de la organización, se
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encuentra dirigida también a asegurar de manera fidedigna el acatamiento de las normas legales vigentes establecidas, bien sea en el nivel institucional o gubernamental; salvaguardar los bienes y recursos que integran el patrimonio de la institución; promover la máxima eficacia, eficiencia y economía en la realización de las operaciones llevadas a cabo y verificar la veracidad de la información administrativa y financiera con el fin de lograr una eficiente toma de decisiones y que se cumplan los planes y programas propuestos.
Sistema de Control y Registro de Materiales
En la realización de los procesos de control interno de las empresas, instituciones y entidades en general, el control y registro de materiales deben estar sustentados en un sistema de información, que, tal como lo afirman Bruce y Pederson (2003), se oriente por los siguientes propósitos:
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-
Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y otros, de las transacciones. Proporcionar información a los administradores, en apoyo de las actividades de planeación, control y toma de decisiones. Producir gran variedad de informes sobre las distintas áreas de su incumbencia (p. 74)
Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los sistemas de información, se pretende lograr el máximo de control de los procesos, a través de un tratamiento integral de todos los datos que se encuentran implicados, a los fines de garantizar que las entradas, procesos y salidas de recursos y materiales sean debidamente registrados para determinar dónde se encuentran los aciertos y las anomalías y, en función de ello, tomar las decisiones pertinentes.
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Es posible afirmar que un sistema de registro y control de bienes dentro de toda institución debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este aspecto fundamental de la gestión de los diferentes movimientos de dichos bienes, a los fines de que las decisiones a tomar se ajusten a criterios que abarquen los aspectos técnicos, legales y éticos relacionados con lo que debe ser la gestión de los recursos pertenecientes a los entes de la administración pública tanto centralizada como descentralizada. En el caso concreto de las instituciones de la administración pública, la inserción de un sistema de control de los bienes y materiales tiene como propósito fundamental asegurar que los bienes adquiridos por la entidad o que se encuentren bajo su responsabilidad, cumplan con las especificaciones de calidad y cantidad requeridas, así como mantener actualizado el inventario global de bienes muebles instrumentales de la dependencia. Tanto para las organizaciones en general, como para las entidades del sector público en específico, es de vital importancia considerar la planificación, el almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la supervisión, como áreas claves en la ejecución del control y registro de materiales. A continuación se analiza cada uno de estos componentes del sistema de control de materiales.
Planificación. La planificación en un sistema de control de bienes y materiales debe estar orientada en términos de un actividad continua, en el sentido de que los planes sean permanentemente revisados y ajustados a la dinámica de la demanda y el movimiento de los materiales. En relación a ello, Foulke (2000), afirma que la planificación del inventario debe realizarse de acuerdo con los siguientes objetivos:
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Satisfacción de la demanda (o consumo) esperada(o) de cada renglón. 40
-
-
-
Equilibrar cada partida de inventarios con su demanda (o consumo) estimada (o) de manera de evitar el agotamiento de algunas y la sobrinversión en otras de poca salida. Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de inventario mínimo, que garantice las entregas y dote a la empresa de flexibilidad suficiente para planificar sus actividades generales. En última instancia, conjugar los costos de aprovisionamiento y mantenimiento de los inventarios, con la cuantía de los beneficios que aporta la empresa (p. 132).
Los
aspectos mencionados se encaminan al desarrollo de un
equilibrio en el flujo de los bienes y materiales del inventario, de tal manera que se logre mantener una perfecta relación entre demanda y dotación de mercancía, monto de inventario y demanda real, costos de mantenimiento con beneficios de la entidad. Indudablemente que el desarrollo de estos equilibrios implica la construcción de una estructura racional de control, que garantice el manejo adecuado
de
los
registros
y
la
aplicación
de
procedimientos
de
procesamiento de datos, que garanticen un manejo correcto del inventario de la entidad. Igualmente, debe orientarse por la necesidad de garantizar el uso efectivo del espacio, de los equipos, de la mano de obra, accesibilidad a todos los bienes y materiales y protección de los mismos. Lo anterior permite afirmar que la planificación del control de los bienes debe sustentarse en primer lugar en diagnósticos que abarquen, tanto las condiciones físicas para el almacenamiento como los requerimientos en cada área de la entidad, a los fines de establecer objetivos que se ajusten a la realidad del manejo de los materiales dentro de ella. Igualmente, la planificación debe establecer los planes de inventario para cada ejercicio, a los fines de prever las estrategias de almacenamiento y control de movimiento de materiales que sean aplicables.
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Almacenamiento. Esta parte del proceso de control de materiales tiene que ver concretamente con la aplicación de los mecanismos a través de los cuales se puedan ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a los efectos de determinar con qué se cuenta y cuáles son los requerimientos de los mismos. Tompkins y Smith (2004), afirman que la función del almacenamiento es “proveer el espacio adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes” (p. 135). En ese sentido, los objetivos del almacenamiento son los de maximizar el uso efectivo del espacio, la adecuada utilización de la mano de obra y equipo, acceso directo y rápido a todos los productos y materiales, movimiento efectivo de los bienes, máxima protección de todos los productos y buen mantenimiento. En ese sentido, tiene pertinencia la definición que realiza Calimeri (2001), cuando afirma que el almacén representa el área de la entidad “que tiene por objeto realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artículos en condiciones óptimas de uso y con oportunidad” (p. 55). El almacén como espacio físico y como representación de uno de los procedimientos claves en el control de bienes y materiales, cumple diversas funciones, entre las que se pueden destacar la de recepción de los bienes desde una determinada fuente, acopiar y recolectar los bienes para el momento en que sean requeridos y preparar el producto hacia el usuario apropiado. El propósito señalado y las funciones planteadas indican que en la realización de las operaciones de almacenamiento dentro del proceso de control y registro de materiales, se deben establecer los procedimientos adecuados para asegurar la existencia de los bienes y materiales en las condiciones que sean requeridas dentro de la organización. A ese respecto,
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cabe mencionar lo que señala Sunico (2001), cuando afirma que en la operación de almacenamiento, se hacen presentes dos niveles de control: “control físico del material y el mantenimiento de registros relativos al material" (p. 45). El control físico del material implica el acondicionamiento de espacios físicos adecuados para un almacenamiento efectivo, seguridad en el almacenaje adecuado y un procedimiento eficiente de pedidos internos. El primer aspecto remite a la vigilancia e inspección de las condiciones físicas donde va a estar almacenada la mercancía. El segundo aspecto, se centra en garantizar que los materiales almacenados se encuentran en un ambiente seguro, donde se evitará su sustracción y uso inadecuado para las metas de la empresa. Mientras que el tercero se centra en desarrollar un proceso de información que efectivamente favorezca el flujo de los pedidos y, por lo tanto, el desarrollo de respuestas rápidas y efectivas a los proveedores y clientes. En cuanto al segundo nivel de control, estaría dirigido a verificar las existencias reflejadas en los registros (formularios, tarjetas y/o sistemas informáticos), donde se encuentran los datos relativos a identificación y clasificación de los pedidos recibidos, salida de materiales y la determinación de los datos. Todo ello se cumple con el objeto de verificar si la cantidad y la ubicación de los registros se expresa físicamente en la realidad y si la existencia está en condiciones adecuadas y disponibles para su utilización. En la ejecución de los procedimientos de control interno y auditorías, el inventario físico de los almacenes permite comprobar el material faltante o la existencia de materiales deteriorados o inútiles, bien sea por daño, por antigüedad, que ameriten descargarlos del inventario o por lo menos, ajustar su valuación en el mismo. El manejo de técnicas adecuadas de almacenamiento, donde se controlen las condiciones físicas en las cuales van a permanecer los bienes y 43
materiales; y se registren de manera permanente sus movimientos, constituye un factor coadyuvante en la ejecución fluida de las auditorías de inventarios que deben hacerse dentro de las entidades públicas. Finalmente, es conveniente destacar lo que señalan Tompkins y Smith (2004), cuando plantean que en el proceso de almacenamiento se deben considerar los siguientes aspectos:
- Identificación y localización de los materiales y/o mercancías: Remite esta dimensión a las condiciones de identificación de los materiales, la utilización de procedimientos estandarizados de rotulación, tipo de identificación y facilidad de localización. - Clasificación de los materiales y mercancías: Comprende clasificación estandarizada de los materiales y mercancías, el tipo de clasificación y la correlación entre el registro de la ubicación de los materiales y su ubicación física. - Ejecución de Inventario Físico: Esta ejecución comprende aspectos tales como: Revisión de las condiciones físicas de los almacenes, revisión de la localización de la mercancía y materiales y la revisión de la correspondencia entre los registros y la existencia real. - Cálculo de los costos incurridos en almacenamiento: La determinación de los costos concepto de almacenamiento debe hacerse con la mayor frecuencia posible, a los fines de establecer con precisión cuáles son los costos reales por concepto de almacenamiento. Lo importante de este aspecto es que los cálculos se realicen de manera exacta y precisa (p. 145).
Cada uno de los aspectos mencionados expresan la importancia fundamental que tienen los procedimientos para el almacenamiento de bienes y materiales para garantizar su disponibilidad en el momento que se requieran, para asegurar las condiciones adecuadas de los mismos y controlar de manera precisa los aspectos contables que se encuentran implicados en su ejecución. En ese sentido, la concurrencia y coherencia de cada uno de ellos es garantía para asegurar que la entidad cuenta con la cantidad y calidad de
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bienes y materiales necesarios para las operaciones o actividades generales que deban llevarse a cabo en el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas. Control de Movimiento de Materiales. De acuerdo con Magad y Amos (2001), el control del movimiento de materiales “es un concepto organizacional donde se persigue la optimización de todos los recursos de la entidad y proveer a los usuarios de una atención que se ajuste a sus políticas” (p. 59). Este elemento del control de bienes y materiales abarca las actividades que van desde el momento que éstos son recibidos, su flujo a través de las operaciones de la entidad hasta su uso en las áreas correspondientes. En ese sentido, se encarga de los
movimientos relativos a las
solicitudes, distribución y devoluciones, ajustes y traslados entre los establecimientos de almacenaje; y para su ejecución deben existir los mecanismos de registro, mediante tarjetas de control de inventario, donde se reflejan los movimientos señalados. En términos más específicos, el control de movimiento de materiales abarca los siguientes aspectos: - Registro de las solicitudes y las devoluciones: Este primer aspecto remite a la aplicación de los mecanismos de control, seguimiento y registro de los movimientos de los materiales por concepto de requisición de los mismos a los almacenes o por concepto de devolución. Cualquiera de estos eventos debe estar plenamente registrado y actualizado de manera permanente para que los cálculos a realizar se sustenten en datos reales. - Registro de los movimientos de
las existencias: Este tópico del
control del movimiento de los materiales, permite establecer las entradas y salidas de los materiales del almacén. La realización en forma permanente
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de estos registros también coadyuva en la consolidación de procedimientos de cálculos que generen resultados ciertos y permitan establecer predicciones con altos niveles de certeza. - Cálculo de consumos/usos promedios: En la realización de los cálculos promedios es fundamental que existan controles y registros rigurosos de solicitudes, devoluciones y existencias. Igualmente, en la realización de estos cálculos se deben tomar en cuenta todas las variables que participan en los consumos.
Supervisión. La supervisión del sistema de control de bienes y materiales permite realizar la evaluación pertinente de la eficacia del sistema. En ese sentido, se encarga de llevar a cabo el proceso de fiscalización de las condiciones de almacenamiento y de la aplicación adecuada de los métodos de clasificación y localización de las mercancías. Lloyd (1990) señala que la realización del proceso de supervisión del sistema, debe sustentarse en los siguientes procedimientos y mecanismos de información:
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• • • •
Verificar las Tarjetas de Control de Inventario, a efectos de corroborar si están los suministros apropiadamente registrados y actualizados o si se han agotado las existencias en el pasado reciente. Realizar una inspección del área de almacenamiento, para determinar si cumple el depósito con todas las normas vigentes. Confirmar si las existencias están organizadas de acuerdo con un sistema determinado. Verificar el consumo mensual promedio para cada producto para chequear si ha habido cambios significativos en el CMP. Confirmar si las existencias disponibles están cercanas a los niveles establecidos máximo y mínimo (p. 191).
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Las funciones descritas evidencian que los procesos de supervisión se encuentran englobados en una labor donde se controlan, miden y dirigen las acciones orientadas a alcanzar los mejores niveles en el manejo de los procesos de inventario dentro de la entidad. Se puede afirmar que la ejecución de las actividades de supervisión en el sistema de control de bienes y materiales, al igual que en todas las funciones de supervisión, implica el manejo de información sistematizada y organizada para poder establecer las mediciones y comparaciones pertinentes; hacer las interpretaciones de estas informaciones y, en función de ello, llevar a cabo la toma de decisiones sobre esta área. Gómez (1990), sostiene que otros de los elementos informativos a tomar en cuenta en el nivel de supervisión del manejo de inventario se encuentran representados por los informes y gráficos. De acuerdo al autor, mediante estos elementos informativos “los niveles de dirección y supervisión pueden tomar decisiones pertinentes en materia de producción, ventas e inventarios” (p. 45) El uso de cada uno de estos recursos informativos, permite la ejecución efectiva de los mecanismos de supervisión del inventario, de tal manera que puedan reflejar tanto en forma escrita y esquemática como gráfica, la manera como se han desarrollado las tendencias en la administración de los materiales de la empresa. Por ello es fundamental mantener al día todos y cada uno de los instrumentos de registro y control, así como el uso de tablas, informes y gráficos, a los efectos de garantizar una supervisión realmente eficiente. En resumen, la ejecución de los procesos de supervisión en el sistema de control de bienes y materiales debe llevarse a cabo de acuerdo a la siguiente secuencia de actividades: - Inspección y revisión del área de almacenamiento: A través de esta tarea se trata de verificar si las condiciones del área donde se almacenan los materiales son las más adecuadas. Las situaciones irregulares que se
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detallen en ese registro deben ser notificadas a los niveles de decisión, con la intención de establecer los cambios necesarios y pertinentes.
Para la
ejecución de esta supervisión, se deben aplicar técnicas e instrumentos como la observación directa, entrevistas a las personas encargadas de los almacenes y, en los casos que se requiere, la aplicación de las auditorías correspondientes. - Revisión de los registros: Se trata de verificar si los datos expresados en ellos se ajustan a la realidad. En ese sentido, la ejecución de esta revisión debe comprender evaluaciones a la forma como se han manejado los registros o realizar una muestra de registro para analizar si lo que los mismos indican se corresponde con los elementos físicos. - Inspección
del uso mensual promedio de bienes: Mediante este
procedimiento se trata de verificar si los cálculos de los consumos mensual promedio son correctos. Para ello se debe abordar al personal involucrado, desarrollar la revisión de los cálculos, verificar los datos con una muestra de consumo real. - Verificación de niveles de existencias: Esta verificación puede desarrollarse a través de la aplicación de registros correspondientes, análisis de las variables involucradas en la determinación de los niveles mínimos y máximos y la contrastación de los niveles calculados con los reales. En atención a las dimensiones señaladas, se puede establecer la eficacia de los procesos de supervisión realizados y garantizar hasta qué punto la gestión de control se ha podido cumplir en atención a las exigencias mínimas relacionadas con el manejo de los bienes y materiales en la entidad.
Bases Legales Las bases legales de esta investigación se encuentran representadas, en primer lugar, en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000), de donde se destaca el Artículo 141, cuando establece que:
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La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho (p. 95).
Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artículo, es de fundamental importancia la existencia y aplicación de sistemas de control interno, a través de los cuales se desarrollen las tareas de control y registro en todas y cada una de las áreas, niveles y funciones de la organización. El sistema de control de registro de bienes y materiales constituye una de las formas a través de las cuales se lleva a la práctica el sistema de control interno de una determinada entidad de la administración pública. Otro de los fundamentos legales de la investigación, lo representa la Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional (1974), de donde se extraen los siguientes Artículos:
Artículo 1. La Hacienda Pública Nacional comprende los bienes, rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nación, y todos los demás bienes y rentas cuya administración corresponde al Poder Nacional. La Hacienda, considerada como persona jurídica, se denomina Fisco Nacional. Artículo 19. Son bienes nacionales: 1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier título entraron a formar el patrimonio de la Nación al constituirse ésta en Estado soberano, y los que por cualquier título haya adquirido o adquiera la Nación o se hayan destinados o se destinaren en algún establecimiento público nacional a algún ramo de la Administración Nacional. 2.- Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la República y que no tengan dueño.
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Los artículos mencionados permiten establecer con precisión lo que son los bienes nacionales y como éstos se encuentran comprendidos dentro de la Hacienda Pública Nacional. En ese sentido, lo establecido en estos artículos lleva a afirmar que los bienes nacionales, son aquellos poseídos por el Estado Venezolano bajo el estilo de Administración Pública Nacional. La Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2003), es otro sustento legal importante y de donde se selecciona el Artículo 131, el cual establece que: El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio público, asegurar la obtención de información administrativa, financiera y operativa útil, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las políticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, así como garantizar razonablemente la rendición de cuentas. En ese orden de ideas, la estructuración de un sistema de control de bienes y materiales en las entidades públicas se encuentra ubicada dentro de los planteamientos expresados en el artículo precedente, porque aporta elementos de relevancia para que se cumplan los propósitos de control, concretamente en lo que atañe a los recursos y bienes que forman parte del patrimonio público. De igual manera, el Artículo 134 de la referida ley señala que: “Corresponde a la máxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organización”. En ese orden de ideas, las autoridades de entes públicos como INGEOMIN, tienen la responsabilidad de realizar las acciones para la implantación de un sistema
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de control de bienes y materiales en todas y cada una de las sedes de este organismo en Venezuela. En cuanto a la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), se destaca, en primer lugar, el Artículo 35 en el cual se define el Sistema de Control Interno:
El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y calidad en sus operaciones, estimular la aplicación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas. Esta definición establece los parámetros que definen lo que representa el sistema de control interno y, como a partir de dichos parámetros, se pueden diseñar los sistemas de control de bienes y materiales dentro de toda entidad pública. A ese respecto, el Artículo 36 plantea que: “Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente”. Para complementar lo dicho anteriormente, el Artículo 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece lo siguiente:
Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno. 51
Lo anterior confirma la responsabilidad de los entes de la administración pública en la elaboración de las normas, manuales de procedimientos y demás elementos de control y evaluación que le den operatividad y aplicabilidad al sistema de control que debe aplicarse dentro de sus diferentes dependencias. Finalmente, se encuentra el Artículo 39, donde se señala lo siguiente en relación a la responsabilidad de las autoridades de cada dependencia: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, sección o cuadro organizativo específico deberán ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y políticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere el artículo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisión.
Es responsabilidad de los gerentes o autoridades administrativas de cada departamento, velar por el cumplimiento de la normativa legal, planes y políticas en materia de control interno dirigida a salvaguardar los bienes y recursos, comprobar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa; así como promover la eficiencia, economía y calidad en las operaciones que se realizan en estas dependencias. Otro de los basamentos legales está representado en la Ley contra la Corrupción (2003), concretamente en su Artículo 6, donde reza que: En la administración de los bienes y recursos públicos, los funcionarios y empleados públicos se regirán por los principios de honestidad, transparencia, participación, eficiencia, eficacia, legalidad, rendición de cuentas y responsabilidad. Lo establecido en este artículo tiene vinculación con lo que señala la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981), en el Artículo 30 acerca de la actividad administrativa: 52
La actividad administrativa se desarrollará con arreglo a principios de economía, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo velarán por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones relativas a las normas de procedimiento (p. 9).
En atención a lo establecido en ambos artículos, la implantación y aplicación de sistemas de control de bienes y materiales dentro de las entidades del sector público, estarán orientadas a garantizar y prever el cumplimiento de los principios expuestos en ellos. La Ley del Estatuto de la Función Pública (2002), Artículo 33, numeral 7, establece que, además de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias públicos estarán obligados a: “Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la Administración Pública confiados a su guarda, uso o administración”. La estructuración de los mecanismos y sistemas de control pertinentes serán las herramientas a través de los cales se cumplirían estas obligaciones. Finalmente, el Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (2001) constituye otro de los sustentos legales de esta investigación, concretamente en su artículo 23, donde textualmente se lee lo siguiente: “Las dependencias de la administración pública están obligadas a formar y actualizar sus inventarios de bienes, de acuerdo con las instrucciones de la Contraloría y en las oportunidades que ésta señale”. Instituciones como INGEOMIN, tienen la obligación de mantener actualizados sus inventarios de bienes, en atención a las instrucciones emanadas por el órgano contralor y, en ese sentido, el planteamiento de un sistema de control de bienes y materiales de este organismo se inscribiría en los procesos dirigidos al cumplimiento de esta obligación.
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CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO
Tipo de Investigación El estudio realizado fue de tipo descriptivo, puesto que se detallaron los aspectos correspondientes a la situación relacionada con la gestión, control y registro de los bienes nacionales en la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN), Región Guayana. En relación a los estudios descriptivos, Hernández, Fernández y Baptista (2000), señalan lo siguiente: “este tipo de estudio se aboca a medir y expresar la forma como se comportan determinadas variables en un contexto específico" (p. 89). La investigación también se ubica dentro de los esquemas de los estudios de tipo proyectivo o proyectos factibles, los cuales, de acuerdo con Sierra Bravo (2004), tienen como propósito “plantear alternativas concretas de solución ante una problemática detectada en la investigación, a través de planes, proyectos, líneas de acción, manuales de trabajo, procedimientos y sistemas operativos” (p. 54). En el caso de la presente investigación, se trata no sólo de ofrecer un diagnóstico acerca de los aspectos del control y registro de bienes nacionales en el marco de la Coordinación Regional de INGEOMIN, estado Bolívar, sino también de generar alternativas de solución que se expresarán a través de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales para esta institución. 54
Diseño de la Investigación El diseño de esta investigación es de campo. El mismo se caracteriza porque se desarrolla y aplica en el propio ámbito donde se presenta la realidad objeto de este estudio; en este caso, en la Coordinación Regional de INGEOMIN en el estado Bolívar. De acuerdo con Chazel, Boudon, y Lazarsfeld, (2001), este diseño de investigación se caracteriza por "......obtener la información y datos sobre las variables en el propio ámbito donde las mismas se hacen presentes" (p. 112). En ese sentido, es importante señalar que el diseño de campo se ejecutó sin crear condiciones especiales para la recolección de los datos, tampoco se planteó la manipulación de variables independientes para verificar su influencia en determinadas situaciones. Sólo se limitó a obtener la información sobre la variable o variables objeto de estudio en el propio sitio donde éstas hicieron su aparición.
Identificación de Variables
Dentro de una investigación, las variables vienen a representar los elementos de medición, a través de los cuales se hace posible realizar los diagnósticos correspondientes a la realidad objeto de estudio. A continuación se presenta la identificación de las variables de la investigación en atención a los objetivos planteados en el primer capítulo y considerando los aspectos teóricos desarrollados acerca de las mismas.
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Identificación y Definición de las Variables Cuadro 1 Identificación y Definición de las Variables Objetivos Específicos Describir el proceso planificación de procedimientos registro y control de bienes nacionales INGEOMIN,
Variables
de Planificación de los procedimientos de registro y control. los en
Caracterizar los Almacenamiento procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institución.
Definición los Se representa en los de aspectos que corresponden a los diagnósticos previos sobre el inventario, definición de objetivos, la formulación de los pronósticos de inventario y la proyección de los costos posibles de inventario. Comprende los mecanismos de registro, técnicas de clasificación, evaluación del inventario físico y el cálculo de los costos.
Examinar las estrategias Control de Movimiento empleadas por la de Materiales institución para el control del movimiento de materiales. Verificar cuáles son los Proceso de Supervisión dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los bienes nacionales.
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Abarca los aspectos referidos a revisión de solicitudes y devolución de materiales, así como el cálculo de usos promedios de bienes. Representa los aspectos de: Inspección del área de almacenamiento, de los registros, uso mensual promedio de bienes y verificación de niveles de existencias
Operacionalización de Variables Cuadro 2 Operacionalización de Variables
Variables
Dimensiones
Planificación de los Proceso procedimientos de planificación registro y control.
Indicadores de - Diagnósticos. - Definición de objetivos. - Formulación de planes - Proyecciones de costos
Almacenamiento
Métodos almacenamiento
de - Mecanismos de Registro. - Técnicas de Clasificación. - Evaluación de Inventario Físico. - Cálculo de Costos Almacenamiento.
Control Movimiento Materiales
de
de Estrategias de control - Revisión de solicitudes de y devoluciones. - Procesamiento de datos
Proceso Supervisión
de Ejecución Revisiones.
de - Revisión de depósitos. - Evaluación de registros. - Revisión de consumo - Verificación de cálculos
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Población y Muestra Población En el desarrollo de toda investigación, la determinación de la población es fundamental para la localización de las variables relacionadas con el estudio. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (2001), la población se concibe como: “el conjunto de elementos que posee características comunes que lo definen” (p. 114). En este caso, la población estuvo conformada por los funcionarios que laboran en las diferentes áreas administrativas de la Coordinación Regional de INGEOMIN, estado Bolívar. De acuerdo a las informaciones obtenidas a través del Departamento de Administración de esta Coordinación, esta población comprende un total de catorce (14) funcionarios.
Muestra En atención al número de la población, el cual es relativamente pequeño, no se consideró pertinente realizar proceso de muestreo, puesto que la cantidad poblacional es ubicable y menor de 100 unidades. Esto sustentado en el criterio de Naghi (2001), quien señala que “una población menor a 100 unidades no requiere de proceso de muestreo” (p. 91)
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos La técnica para la recolección de los datos fue la encuesta. De acuerdo con Münch y Ángeles (2001), esta técnica se define de la siguiente manera: “...es una técnica que consiste en obtener información acerca de una población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista” (p. 55).
58
El instrumento que se utilizó para la ejecución de la técnica referida fue el cuestionario. De acuerdo con los autores citados, este instrumento se define como: “.....un formato redactado en forma de interrogatorio en donde se obtiene información acerca de las variables a investigar” (p. 55). El cuestionario se aplicó a la población de funcionarios que labora en la Coordinación Regional de INGEOMIN, estado Bolívar y constaba de veinticuatro (24) ítems. Fue validado a través del Juicio de Experto, para lo cual fue sometido a la revisión por parte de dos personas especializadas en el área Administrativa y de las Finanzas; quienes dieron su aprobación para ser aplicado a la población seleccionada para tal fin.
Procesamiento y Análisis de los Datos De acuerdo con Elizondo (2003), el procesamiento de los datos en una investigación con diseño de campo se define como “....la organización de los elementos obtenidos durante el trabajo realizado” (p. 276). En ese sentido, el procesamiento de análisis de los datos comprende un proceso a través del cual se organizan las informaciones obtenidas de la aplicación del o de los instrumentos de recolección de datos. En esta investigación, el procesamiento de los datos comprendió: por un lado, la codificación y vertido de los resultados, mediante la asignación de una numeración a cada una de las categorías o alternativas del instrumento el vaciado de los datos en una matriz de datos de doble entrada; además, la medición de los mismos, por medio de la distribución de frecuencia y porcentualización, con el propósito de determinar las tendencias relacionadas con la gestión del control y registro de los bienes nacionales en la institución en estudio.
59
CAPÍTULO IV ANÁLISIS DE RESULTADOS
Nivel de Análisis
El nivel del análisis de los datos se ubica dentro de la escala descriptiva, que consiste en reflejar los aspectos cualitativos y cuantitativos de los resultados obtenidos y, en virtud de ello, hacer las inferencias pertinentes, tomando en cuenta los planteamientos realizados en las bases teóricas.
Forma de Presentación de los Resultados Los resultados se expresan en cuadros de frecuencia simple y gráficos, en los cuales se reflejan los datos relativos a alternativas, frecuencias y porcentajes respectivos.
Presentación e Interpretación de los Resultados
A continuación se procede a la presentación e interpretación de los resultados obtenidos a través de la aplicación del instrumento de recolección de datos a la población objeto de estudio.
60
Proceso de Planificación Cuadro 3 Distribución absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institución diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Cada seis meses
00
--
- Anualmente
00
--
- Cada dos años
00
--
- Cada tres años
03
21%
- Con frecuencia mayor a tres años
11
79%
- No se realiza diagnósticos
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 1 En el cuadro 3 se reflejan las tendencias referidas a las respuestas emitidas en relación a la frecuencia con la cual en INGEOMIN se llevan a cabo diagnósticos para los procesos de almacenamiento y depósito, observándose que el 79% seleccionó la alternativa con frecuencia mayor a tres años, mientras que el 21% estableció que los diagnósticos se realizaban cada tres años. De estos resultados se infiere que existe un manejo deficiente de los diagnósticos sobre el inventario de la institución.
61
Cuadro 4 Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnósticos realizados sobre almacenamiento y depósito Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Análisis de objetivos de inventario
00
--
- Análisis de recursos y necesidades
14
100%
- Detección de factores ambientales
00
--
- Todos los anteriores
00
--
- No se realiza diagnósticos
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 2 En relación al cuadro 4, referido a los diagnósticos realizados en el área de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas manifestó que se realizaban análisis de recursos y necesidades. De estos resultados se deduce que la poca frecuencia con la cual se efectúan los diagnósticos sobre el manejo de los inventarios, apreciada en el cuadro anterior, se encuentra limitada al área de recursos y necesidades, situación que permite tener una visión sesgada de lo que debe ser la estructuración del proceso de planificación de este importante aspecto del control de los materiales que se manejan dentro de esta dependencia regional 62
Cuadro 5 Distribución absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Siempre
00
--
- Algunas veces
05
36%
- Nunca
09
64%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 3 En lo que se refiere al cuadro 5, donde se exponen los resultados sobre la pregunta acerca de la existencia de una fijación y determinación de objetivos en los cuales se defina la orientación y ejecución del inventario, se puede observar que el 64% de las personas encuestadas manifestó que no se hacía nunca, mientras que 36% expresó que se hacía algunas veces. De ello se deduce que no se establecen en forma permanente y continua los objetivos de ejecución, mediante los cuales se puedan precisar las directrices de las actividades que se deben realizar en el ámbito del control de bienes y materiales de la entidad objeto de estudio, situación que pudiera traducir una deficiente planificación de este aspecto.
63
Cuadro 6 Distribución absoluta y porcentual acerca de la extensión en el tiempo de los objetivos formulados en relación a las actividades de inventarios
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- A largo plazo (de uno a cinco años)
00
--
- A mediano plazo (de uno a tres años)
00
--
- A corto plazo (de tres a seis meses)
00
--
- No se formula objetivos
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 4 En relación a la naturaleza de los objetivos formulados, en el cuadro 6 se confirma que el 100% de las personas encuestadas no se formula objetivos para guiar el desarrollo de los procesos de administración del inventario de la institución objeto de estudio, aunque sea desde la perspectiva de un largo, mediano o corto plazo, a través del cual se establezcan las metas concretas que se deben lograr para consolidar un efectivo sistema de inventario dentro de esta importante dependencia regional.
64
Cuadro 7 Distribución absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realización del proceso de inventario en la institución
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Siempre
00
--
- Algunas veces
00
--
- Nunca
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 5 En el cuadro 7 donde se encuentran los resultados de la indagación realizada acerca del establecimiento de los planes para la realización del proceso de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas optó por la alternativa nunca. Esto evidencia las deficiencias presentes en el proceso de planificación del inventario que se encuentran en la institución, situación que termina de verificarse en la ausencia de planes en los cuales se definan los objetivos, metas, estrategias y procedimientos de evaluación de las actividades que se habrán de realizar para la ejecución de un proceso de inventario que controle eficazmente las existencias de la institución.
65
Cuadro 8 Distribución absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnósticos estratégicos Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Siempre
00
--
- Algunas veces
00
--
- Nunca
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 6 Los resultados del cuadro 8, en cuanto a que si los planes responden a los diagnósticos realizados por la institución en el área de inventario, reflejan que el 100% de las personas confirma con su selección de la alternativa nunca, que la realización del proceso de planificación de los inventarios se centra únicamente en diagnósticos realizados con poca frecuencia y de manera aislada de una estructura que termine de consolidarse con planes estratégicos, tácticos y operativos, donde se perfilen las metas, estrategias y actividades a desarrollar en materia de control y registro de bienes y materiales. Esta situación puede llegar a constituir un factor que podría afectar un adecuado manejo de inventario, pues el mismo se estaría realizando de acuerdo a determinados ejes de dirección. 66
Almacenamiento Cuadro 9 Distribución absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Totalmente identificado
00
--
- Parcialmente identificado
14
100%
- Deficientemente identificado
00
--
- Sin identificación en su totalidad
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 7 Los datos del cuadro 9, referidos a la forma como se encuentra identificado el material que está en existencia dentro del depósito de INGEOMIN, Región Guayana, permiten observar que el 100% de las personas encuestadas manifestó que el mismo se encuentra parcialmente identificado. Esta situación refleja que la aplicación de la identificación de los materiales, paso fundamental en la realización de los procedimientos de almacenamiento, no se implementa de manera satisfactoria, aspecto que debe ser considerado, pues es un punto de entrada, a partir del cual se garantiza la eficiencia de todo sistema de inventario. 67
Cuadro 10 Distribución absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Alfa-numéricos
14
100%
- Literal
00
--
- No está definido
14
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 8 En relación al cuadro 10, donde se evidencian los resultados de la consulta realizada a las personas del estudio acerca del tipo de procedimiento utilizado para realizar el etiquetado de los materiales en depósito, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas respondió que se utilizaba el etiquetado alfa-numérico. Esta tendencia en las respuestas refleja que dentro de la organización objeto de estudio, no se utiliza un procedimiento de identificación estandarizado, a través del cual se asegure la realización de una adecuada identificación de los bienes y materiales que están en existencia en los depósitos, de tal manera que no haya la necesidad de adquirirlos nuevamente.
68
Cuadro 11 Distribución absoluta y porcentual sobre el registro de la identificación utilizada Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Informático/manuales
00
--
- Informáticos
00
--
- Manuales
14
100%
- No se encuentra registrada
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 9
Se puede observar que en el cuadro 11, donde se encuentran los resultados de la consulta acerca del registro de la identificación realizada a los bienes y materiales, el 100% de las personas encuestadas manifestó que el registro se lleva a cabo en forma manual. Estos resultados expresan que en la institución no se ha actualizado aún la utilización de los sistemas informáticos, como componentes necesarios para la ejecución de los procesos de inventarios, concretamente en la fase de identificación de los materiales. Al utilizar sólo un registro manual, INGEOMIN se ve limitada al manejo de un procedimiento lento y confuso, que retarda y dificulta la realización efectiva de la identificación de los bienes en existencia. 69
Cuadro 12 Distribución absoluta y porcentual sobre la clasificación del material que está en existencia Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Totalmente clasificado
00
--
- Parcialmente clasificado
14
100%
- Deficientemente clasificado
00
--
- Sin clasificación en su totalidad
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 10
En el cuadro 12, donde se aprecian reflejadas las respuestas emitidas por las personas encuestadas acerca de la forma como se encuentra clasificado el material que está en existencia en los almacenes de la institución, se puede observar que el 100% de las personas eligió la alternativa parcialmente clasificado, lo que evidencia, al igual que en la identificación de los materiales, la falta de procedimientos consolidados y estandarizados
de clasificación, que garanticen un control idóneo de los
bienes en existencia, condición fundamental para la realización de un inventario efectivo dentro de este organismo de la administración pública, que garantice la distribución de sus materiales en términos óptimos.
70
Cuadro 13 Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Localización
00
--
- Utilización
00
--
- Tiempo de permanencia
00
--
- No existe un procedimiento definido
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 11
En relación al procedimiento utilizado para clasificar los materiales en depósito, se puede observar en el cuadro 13 que el 100% de las personas consultadas para este estudio manifestó que no existe un procedimiento definido. Estas respuestas confirman la deficiencia en la realización de la clasificación que se debe llevar a cabo en la institución objeto de estudio, a los efectos de lograr un manejo y control eficiente de los materiales en existencia y desarrollar un sistema de inventarios, que se adecue a las exigencias que actualmente se le plantean a la organización desde el punto de vista administrativo y financiero; para responder a ellas con un control adecuado de sus materiales y un manejo racional de los costos implicados en los mismos. 71
Cuadro 14 Distribución absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de información de la clasificación utilizada Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Informático/manual
00
--
- Informático
00
--
- Manual
14
100%
- No se encuentra registrada
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 12 Se observa en el cuadro 14, que el 100% de las personas encuestadas respondió, en relación al sustento de la clasificación que se realiza, que el mismo se ubicaba en un registro manual. Esta situación indica que en la ejecución de los procesos de clasificación de los materiales dentro de la institución, se recurre a la utilización de procedimientos manuales, que no garantizan del todo el registro adecuado de la clasificación de los bienes y materiales dadas las exigencias que en la actualidad se le plantea a la organización en cuanto a la dinámica de trabajo que le compete
72
Cuadro 15 Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realización del inventario físico Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Cada tres meses
00
--
- Cada seis meses
00
--
- Anualmente
14
100%
- Cada dos años
00
--
- Más allá de dos años
00
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 13 En el cuadro 15, donde se refleja lo relativo a la frecuencia con la cual se lleva a cabo el inventario físico de INGEOMIN, el 100% coincidió en la alternativa anualmente. De ello se deduce que la institución realiza el inventario físico, dentro de la frecuencia mínima aceptada para su ejecución. Cabe, sin embargo, destacar que la naturaleza de la respuesta misma refleja que no existe un conocimiento de la secuencia intranual, con la cual se lleva a cabo dicho inventario, situación que, indudablemente, puede ser factor de descontrol y bajo seguimiento de este aspecto fundamental de la administración de los bienes y materiales de la entidad.
73
Cuadro 16 Distribución absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario físico Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Revisión de las condiciones físicas de almacenes
07
50%
- Revisión de la localización e identificación de los bienes y materiales
07
50%-
- Revisión de correspondencia registro-existencia
00
--
- Todos los anteriores
--
--
- No existe una secuencia definida
00
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 14
De acuerdo al cuadro 16, donde se reflejan los resultados de la pregunta formulada a las personas sobre los aspectos que son revisados al realizar el control del inventario físico de la institución, el 50% manifestó que se llevaba a cabo la revisión de las condiciones físicas de los almacenes, mientras que el otro 50% dijo que se revisaba la localización e identificación de los bienes y materiales. De estos resultados se puede deducir que el proceso de realización del control del inventario físico se lleva a cabo en forma deficiente, pues se consideran algunas variables, cuando en realidad se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los aspectos que componen el inventario.
74
Cuadro 17 Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Mucha frecuencia
00
--
- Poca frecuencia
08
57%
- Muy poca frecuencia
06
43%
- Ninguna frecuencia
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 15 Los datos presentes en el cuadro 17, referidos a la frecuencia con la cual se realiza el control de los costos incurridos por almacenamiento, indican que el 57% de las personas encuestadas seleccionó la alternativa poca frecuencia, mientras que el 43% consideró la alternativa muy poca frecuencia. Esto permite afirmar que existe un proceso de control de costos inadecuado, lo que puede incidir en el manejo adecuado de los cálculos de los niveles de ganancias a obtener por la
institución y el desarrollo de
ventajas comparativas, que se pueden alcanzar, en virtud del valor agregado ocasionado por el manejo adecuado de estos costos y su aplicación efectiva en el control de los bienes y materiales en existencia. 75
Cuadro 18 Distribución absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinación de los costos ALTERNATIVAS
FRECUENCIA
PORCENTAJE
- Centros de costo
00
--
- Demandas de tareas
00
--
- Actividades incurridas
00
--
- No se tiene un método de costeo
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 16
De acuerdo a lo que se observa en el cuadro 18, donde se reflejan los datos de la interrogante acerca de los procedimientos utilizados para la determinación de los costos de almacenamiento, se puede precisar que dentro de la institución objeto de estudio no se maneja un criterio definido, a través del cual se establezca una definición y un cálculo de los costos incurridos por almacenaje, situación que evidencia el desconocimiento respecto de los niveles de costos generados por la existencia en almacén y el posible manejo inadecuado de los bienes en existencia. Ello constituye un factor de desequilibrio financiero, que afecta la estructura económica de la organización.
76
Estrategias de Control de Movimiento de Materiales
Cuadro 19 Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Mucha frecuencia
14
100%
- Poca frecuencia
00
--
- Muy poca frecuencia
00
--
- Ninguna frecuencia
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 17
Lo referido en el cuadro 19 sobre la frecuencia con la cual se lleva un registro de las solicitudes de materiales de los almacenes, expresa que el 100% de las personas consultadas manifestó que se llevaba con mucha frecuencia. Estos resultados indican que en la realización de las solicitudes y devoluciones se hace un registro del material en movimiento. Esto constituye un acierto a considerar en la ejecución del proceso de inventario, pues se estaría asegurando el control del movimiento de los bienes y materiales en INGEOMIN, por lo menos en lo que tiene que ver con la entrada y salida. 77
Cuadro 20 Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca del nivel de actualización de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes.
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Muy actualizados
00
--
- Poco actualizados
03
21%
- Desactualizados
11
79%
- Muy desactualizados
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 18 En relación a la información
presente en el cuadro 20, donde se
evidencia lo relativo al nivel de actualización de los registros de solicitudes y devoluciones de materiales, se observa que el 79% manifestó que dichos registros se encuentran desactualizados, mientras que el 21% manifestó que están poco actualizados. Esta circunstancia permite inferir que, si bien se llevan los registros de estos movimientos, no se están realizando los procedimientos adecuados para implementar una actualización permanente de ellos, que permita tener un control eficiente del movimiento de los materiales y un manejo efectivo de los inventarios, que favorezca una visión real de las necesidades de recursos. 78
Cuadro 21 Distribución absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Cada día
00
--
- Cada dos días
00
--
- Más de dos días
14
100%
- No se actualizan
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 19 En cuanto a la frecuencia con la cual se realiza la actualización de los registros del movimiento de materiales, aspecto presente en el cuadro 21, se observa que el 100% de las personas consultadas manifestó que ello se realizaba con una secuencia de más de dos días. Estas tendencias, verifican las fallas presentes en la realización de la actualización de los registros como parte fundamental del registro de los movimientos de las existencias. Esto viene a ser un hecho contraproducente respecto a la ejecución de un efectivo control de este elemento fundamental de la administración del inventario y, por lo tanto, la consolidación de un manejo de inventario, que podría estar afectando la obtención de mejores niveles de eficacia de la institución en lo relativo a las funciones que le corresponden.
79
Cuadro 22 Distribución absoluta y porcentual de la opinión de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el cálculo del consumo/uso promedio de materiales
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Usos planificados
00
--
- Movimientos de existencia
00
--
- Rotación de inventario
00
--
- Inventario promedio
14
100%
- Ninguna/ no se realiza
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 20 En relación al cuadro 22, donde se expresan los datos sobre las variables consideradas para la realización de los cálculos del consumo/uso mensual promedio, se observa que la totalidad de las personas encuestadas manifestó y confirmó que tales procedimientos se centran en los inventarios promedios, que no constituyen garantía para establecer un manejo cualitativa y cuantitativamente idóneo de los consumos y utilización promedios de materiales y que le permitirían a los niveles de gerencia de INGEOMIN, Región Guayana tomar las decisiones oportunas y adecuadas en materia de administración y gestión de los inventarios. 80
Supervisión Cuadro 23 Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos donde están los bienes y materiales Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Observación directa
14
100%
- Entrevista con el personal
00
--
- Auditoría en profundidad
00
--
- Todos los anteriores
00
--
- No se realiza
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 21 En cuanto a los datos del cuadro 23, referidos a los procedimientos utilizados para la revisión y fiscalización de los depósitos de los materiales, el 100% de los encuestados manifestó que sólo se aplicaba la observación directa. Esto permite inferir que el único procedimiento usado para llevar a cabo la revisión para supervisar los depósitos donde se almacenan los materiales, es el de la observación, evidenciándose un procedimiento limitado, que no garantiza la detección de todas las variables que afectan el proceso de almacenamiento. 81
Cuadro 24 Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluación de los registros de materiales
Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Peritaje del manejo de registros
14
100%
- Entrevista al personal
00
--
00
--
- Todos los anteriores
00
--
- No se realiza procedimiento alguno
00
--
Totales
14
100%
- Análisis de Registros
muestra de
veracidad de
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 22 Los resultados del cuadro 24, referidos a los datos relativos a las respuestas sobre los procedimientos para la evaluación de los registros de inventario, reflejan que el 100% de las personas consultadas manifestó que sólo se limitaba al peritaje de esos registros, sin consideración de otros procedimientos de supervisión complementarios y que permitan ampliar la información, tales como la entrevista del personal y el análisis de la veracidad de los registros. Esto refleja la ejecución de una supervisión del manejo de los registros con fallas en eficacia y acuciosidad, para garantizar una adecuada supervisión de este aspecto del inventario en la institución. 82
Cuadro 25 Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo/uso mensual promedio Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Revisión de promedios calculados
00
--
- Entrevista con el personal encargado
00
--
- Contrastación de promedio con muestra de consumo real
00
--
- Todos los anteriores
00
--
- No existe procedimiento alguno
14
100%
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 23 De acuerdo a lo reflejado en el cuadro 25, referido al
tipo de
procedimiento de supervisión utilizado para revisar los cálculos del consumo mensual promedio, se pudo observar, que el 100% de las personas coincidió en que no existe procedimiento alguno, situación que refleja una deficiente actuación en esta parte de la supervisión del inventario y, por lo tanto, la dificultad futura para introducir los correctivos en los procedimientos que hasta ahora se han utilizado para llevar a cabo los cálculos del consumo mensual promedio y el poder controlar el movimiento de los materiales. 83
Cuadro 26 Distribución absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificación de los cálculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales Alternativas
Frecuencia
Porcentaje
- Aplicación de registros
14
100%
- Análisis de variables para determinar Niveles
00
--
- Contrastación de niveles calculados con niveles reales
00
--
- Todos los anteriores
00
--
- No se realiza procedimiento alguno
00
--
Totales
14
100%
Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el área administrativa de INGEOMIN, Región Guayana.
Gráfico 24 Se observa en el cuadro 26, que el 100% de las personas consultada respecto al procedimiento para verificar los cálculos realizados para determinar los niveles de existencia de materiales, manifestó que sólo se utiliza la aplicación de los registros para determinar los niveles mínimos y máximos de inventario. Con esta respuesta se observa que no se toman en cuenta la variedad de factores a considerar en este proceso de verificación, ni tampoco la contrastación entre los niveles registrados y los niveles reales, lo que refleja una supervisión deficiente en esta área que afecta de manera significativa el control interno de la institución.
84
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Los resultados obtenidos en esta investigación permitieron establecer las siguientes conclusiones: - El proceso de planificación de los procedimientos de inventario en INGEOMIN Región Guayana, se lleva a cabo en forma deficiente, pues aún cuando se realizan diagnósticos acerca de la situación del manejo de los inventarios; éstos no son aplicados en la estructuración de objetivos ni planes que permitan orientar y definir las metas y acciones a desarrollar para la realización de los controles pertinentes de los materiales en existencia. Los datos obtenidos en este estudio permitieron evidenciar que el proceso de planificación no responde a los elementos y principios fundamentales que deben regir en la estructuración de los planes y programas en toda gestión; los cuales destacan la importancia de considerar las necesidades del área a gestionar y diseñar los objetivos y metas en atención a las características y niveles de prioridades de dichas necesidades, de tal manera que los planes diseñados se encuentren en sintonía con dichos requerimientos. - La forma como se estructura la organización del inventario en INGEOMIN Región Guayana, no atiende a un orden donde se encuentren debidamente definidas las líneas de mando y autoridad de la gestión que se debe llevar a cabo para la administración de los inventarios, así como cada una de las funciones a desempeñar para la consecución de las actividades relacionadas con dicha administración. 85
Los resultados obtenidos a través de esta investigación, pudieron determinar que la organización del inventario no responde a una definición de las funciones correspondiente a todas y cada una de las actividades de esta administración, el establecimiento de las jerarquías y autoridades que deben dirigir y tomar decisiones respecto a esta gestión, la conformación de un sistema organizativo lineal y/o funcional, un proceso de comunicación definido y el establecimiento de normas de funcionamiento. - Los procedimientos que se deben aplicar para el almacenamiento de los materiales utilizados en la institución objeto de estudio, presentan fallas de ejecución que no permiten tener un control efectivo y permanente de los materiales en existencia dentro de los almacenes. Es importante señalar que estos resultados permitieron determinar que los mecanismos de identificación y clasificación de los materiales manejados dentro de la institución no se aplican en forma permanente y organizada. Así mismo, se determinó que la realización de la evaluación del inventario físico y el cálculo de los costos de almacenamiento, no se desarrolla de acuerdo a un sistema de trabajo organizado y coherente. - Los mecanismos de información que implementa la gerencia de la institución para la verificación de los niveles de pérdidas o ganancias derivados del manejo actual de sus inventarios no se aplican de manera recurrente y sostenida, situación que dificulta a la Gerencia tomar las decisiones pertinentes para prevenir situaciones de pérdidas. Se pudo determinar a través de la investigación realizada, que la determinación de los niveles de inventario mínimo y máximo que se deben llevar a cabo para realizar los controles pertinentes, a través de los cuales se definan los niveles de pérdidas y ganancias, se ejecutan de manera deficiente. - Las estrategias empleadas por la institución para movimiento de materiales en
el control del
existencia no se implementan en forma
adecuada, afectando el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los
86
materiales, a través de la revisión de los pedidos y reintegro de la mercancía y el procesamiento de los datos relativos a los consumos promedios. - Los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los inventarios no se aplican de forma eficiente dentro de la organización en estudio. De acuerdo a los resultados evidenciados, se detectó que los mecanismos de revisión de depósitos, la evaluación de registros, la revisión del consumo mensual promedio y la verificación de los cálculos realizados para determinar los niveles de existencia, no se aplican en forma sistemática de tal manera que garanticen la rectificación de los procedimientos realizados. - Los aspectos desarrollados anteriormente permitieron establecer que los componentes a considerar para el diseño de un Sistema de Control y Registro de Bienes Nacionales para INGEOMIN, Región Guayana, se encuentran representados en el desarrollo de un proceso de planificación ajustado a las necesidades del control de inventario, la conformación de una organización altamente operativa y el desarrollo de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisión para verificar el cumplimiento efectivo de cada una de estas actividades y el mejoramiento permanente de la gestión administrativa de los inventarios de la institución.
Recomendaciones En atención a las conclusiones de esta investigación se plantean las siguientes recomendaciones: - Informar a los niveles directivos de la Coordinación Regional sobre las necesidades de planificación y organización del proceso de control de bienes y materiales, a los efectos de que tomen las decisiones, que conduzcan al desarrollo de un proceso de intervención en la institución, 87
dirigido a darle una mayor y mejor utilización a la planificación del control de materiales. - Implementar un proceso de actualización y sinceración de la dotación
de los bienes nacionales de la institución, con la finalidad de poder determinar cuáles son en realidad los materiales, recursos y equipos con los cuales cuenta la administración regional. A tal efecto, es pertinente que los resultados obtenidos sean considerados como una de las fuentes de información, en función de la cual las personas a quienes competen las decisiones en materia gerencial-administrativa en INGEOMIN, Región Guayana, propongan las acciones pertinentes que coadyuvar en promover una renovación (por reparación o adquisición) de los materiales, recursos y equipos de la institución. - Diseñar e implantar dentro de la institución un sistema automatizado de inventario, a los fines de que se optimicen en cuanto a velocidad, precisión y actualización permanente, los procedimientos de seguimientos, control y registro de los bienes nacionales. En ese sentido, se sugiere la inserción de la institución a los beneficios del software libre, a través de los cuales se haría, a un menor costo, la incorporación de los programas de control de inventario que requiera esta dependencia. - Hacer llegar los resultados de esta investigación a las personas que tienen decisiones en materia gerencial y administrativa dentro de la institución, a los fines de que tengan una información sobre la situación tratada. Para ello se hará llegar copia de este trabajo a la persona que se encarga de coordinar y dirigir los procesos de gestión y control administrativo en INGEOMIN, Región Guayana, a los fines de que tenga conocimiento de lo aquí expuesto. -
Establecer
los
contactos
necesarios
con
las
instituciones
universitarias y de capacitación de recursos humanos, con la finalidad de preparar al personal del área de control de materiales para que se 88
desempeñen en forma idónea en el desarrollo de un nuevo sistema de administración de los inventarios y el manejo de los procedimientos técnicoinformáticos dirigidos a elevar los niveles de eficacia en el control de los inventarios de esta institución. En ese sentido, se deben contactar especialistas en el área de informática, administración, contaduría y redes, con la intención de que se constituya un equipo de profesionales que faciliten la inducción del personal que labora en las diferentes áreas de la institución, especialmente del Área de Almacén, para que se adapten actitudinal y aptitudinalmente al manejo de los procedimientos administrativos, contables, técnicos e informáticos relacionados con la sistematización de la administración y control de inventario en INGEOMIN, Región Guayana.
89
CAPÍTULO VI SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIÓN REGIONAL DE INGEOMIN REGIÓN GUAYANA.
Presentación
Los resultados del diagnóstico permiten visualizar la existencia de una serie de limitaciones y deficiencias en la realización de los procedimientos de control y registro de los bienes nacionales adscritos a la Coordinación Regional de INGEOMIN, Región Guayana. En atención a ello, se consideró pertinente plantear una propuesta para la estructuración de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de esta dependencia regional.
Fundamentación
Desde el punto de vista legal, esta propuesta se fundamenta en los siguientes instrumentos jurídicos: -
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela: Artículo 141.
-
Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional: Artículos 1 y 19.
-
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público: Artículos 131 y 134.
-
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal: Artículos 35, 36 y 37.
-
Ley contra la Corrupción: Artículo 6.
-
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos: Artículo 30.
-
Ley del Estatuto de la Función Pública: Artículo 33, numeral 7,
-
Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República: Artículo 23 90
Objetivos de la Propuesta
Objetivo General
Optimizar los procedimientos relacionados con el control y registro de los bienes nacionales en la Coordinación de INGEOMIN, Región Guayana.
Objetivos Específicos - Prescribir los procesos a desarrollar para la planificación del control y registro de los bienes nacionales. - Reorientar los procedimientos para el almacenamiento de los materiales utilizados en la institución objeto de estudio. - Mejorar los procesos de información gerencial de la institución para un control óptimo de los niveles de pérdidas o ganancias. - Perfeccionar las estrategias en el control del movimiento de materiales en existencia. Elevar los niveles de eficacia de los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisión de la administración de los inventarios.
Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro
A objeto de consolidar la ejecución de un sistema propuesto en esta parte de la investigación, se ha considerado pertinente desarrollar una estructura operativa, que facilite su consecución en términos realmente viables y factibles. A tal efecto, se consideraron tres partes-componentes como ejes fundamentales para la consecución de los objetivos del modelo: la primera, representa el Componente Planificación; la segunda se encuentra
91
expresada en el Componente Despliegue del Sistema de Control; la tercera abarca las normas generales que deben estar presente para la correcta aplicaciรณn del sistema.
Componente Planificaciรณn El desarrollo de este componente comprende: metas, situaciรณn actual del proceso y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes matrices para la consolidaciรณn de planes futuros relativos al inventario de bienes de la instituciรณn (Ver figura 2).
92
Figura 2 Componente Planificaciรณn
Metas a alcanzar: -
Registrar, clasificar y cuantificar el 100% de los materiales en existencia. Generar el 100% de informaciรณn sobre niveles de inventario. Inspeccionar el 100% de los pedidos y reintegros de materiales y procesar el 100% de los datos correspondientes a los mismos. Mejorar el 100% de los niveles de eficiencia de los dispositivos de supervisiรณn de los inventarios.
Situaciรณn actual: -
Ausencia de planes de procedimientos de inventario. Falta de organizaciรณn del proceso de inventario. Manejo deficiente de los procedimientos de almacenamiento. Insuficientes y deficientes mecanismos de control. Control errado del movimiento de materiales. Supervisiรณn deficiente del proceso.
Actividades: -
Estructurar esquema bรกsico de planificaciรณn del proceso de inventario. Definir una estructura organizacional para efectivizar este proceso. Facilitar el mejoramiento de sistema de almacรฉn Optimizaciรณn de los mecanismos utilizados para determinar los niveles de inventario Lograr la consolidaciรณn de los procesos de control de materiales y supervisiรณn de gestiรณn
93
Componente despliegue de Sistema
Este componente representa el aspecto propiamente operativo del Sistema de Control y Registro de Bienes de Inventarios propuesto y se desarrolla a través de las siguientes fases fundamentales:
-
Fase de Almacenamiento.
-
Fase de Control de Movimiento de Materiales.
-
Fase de Supervisión del Proceso.
Fase de Almacenamiento. Para el desarrollo de la fase de almacenamiento, se plantean los siguientes procedimientos (Ver Figura 3):
1. Consulta a los bienes pendientes por asignar identificación a través del Sistema (Ver Anexo C). 2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes. 3. Incorpora los datos necesarios para la identificación del bien. 4. Actualiza otros datos referenciales del bien. 5. Genera a través del sistema el código del bien. 6. Imprime etiqueta. 7. Envía a través de lo que sería el Sistema Integrado de Administración a la unidad correspondiente la información del bien mueble incorporado. 8. Notifica la incorporación del bien a la unidad administradora, a través del sistema.
94
Figura 3 Fase de Almacenamiento
Recepción de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios
1. Consulta los bienes pendientes por asignar identificación. 2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes.
3. Incorpora los datos necesarios para la identificación del bien (uso, función y naturaleza). 4. Actualiza otros datos referenciales del bien (contrato de mantenimiento, garantía, entre otros).
5. Genera el código del bien. 6. Imprime etiqueta
7. Envía a través del sistema información del bien adquirido
8. Notifica la incorporación del bien a la unidad administradora, a través del sistema.
95
Fase de Control de Movimiento de los Bienes.
En esta fase es necesario desglosar diferentes situaciones de movimientos de bienes.
Estas son las siguientes: Traslado temporal de
bienes, cambio de estado de bienes por desuso, autorización de salida de bienes, desincorporación de bienes por deterioro
Traslado Temporal de Bienes (Ver Figura 4):
La dependencia solicitante: 1. Previo acuerdo con la Unidad de Administración, genera formulario Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorización del traslado temporal al responsable. 2. Envía a la Unidad de Administración el formulario de Traslado Temporal de Bienes Unidad de Administración: 3. Recibe la información generada por la Unidad Solicitante. 4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble. 5. Imprime 2 ejemplares del formulario. 6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar Traslado Temporal de Bienes Muebles. Dependencia solicitante: 7. Recibe el bien. 8. Una vez finalizado el período de préstamo genera el formulario Devolución de bienes. 9. Devuelve el bien a la unidad administradora.
96
Unidad Administradora 10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en se帽al de conformidad. 12. Imprime 2 ejemplares del formulario Devoluci贸n de Bienes muebles. 13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devoluci贸n de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante para su uso. 14. Archiva el formulario de Devoluci贸n de Bienes Muebles para su control.
97
Figura 4 Traslado Temporal de Bienes UNIDAD SOLICITANTE
UNIDAD ADMINISTRADORA
.
1. La unidad solicitante, previo acuerdo con Unidad de Administración, genera formulario de Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorización del traslado temporal al responsable. 2. Envía a la Unidad de Administración el formulario de Traslado Temporal de Bienes.
7. Recibe el bien. 8. Una vez finalizado el préstamo genera el formulario Devolución de Bienes. 9. Devuelve el bien a la unidad
3. Recibe la información generada por la Unidad Solicitante. 4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble.
5. Imprime 2 ejemplares del formulario. 6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar Traslado Temporal de Bienes Muebles. Bie n Traslado temporal de bienes
Traslado temporal de bienes
Bie n
98
10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en señal de conformidad. 12. Imprime 2 ejemplares del formulario. 13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolución de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante. 14. Archiva el formulario de Devolución de Bienes Muebles para su control 10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en señal de conformidad.
Cambio de estado de Bienes por Desuso (Ver Figura 5).
Unidad responsable por el uso del bien: 1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del bien mueble por desuso. 2. Solicita conformación al responsable de la Coordinación como responsable primario del bien. Coordinación Regional: 3. Verifica la información en el sistema para el cambio de estado del bien por desuso. 4. Conforma la información en el sistema colocando su firma electrónica y
solicita a la unidad administradora la autorización
para el cambio de estado.
Unidad Administradora:
5. Verifica la información para el cambio por desuso. 6. Si no está conforme informa a coordinación y rechaza la solicitud. 7. Si está conforme autoriza el cambio colocando su firma electrónica y se actualiza el cambio de estado del bien.
99
Figura 5 Cambio de estado de Bienes por Desuso
Unidad responsable de uso
Coordinación Regional
1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del bien mueble por desuso. 2. Solicita conformación al responsable a la Coordinación como responsable primario del bien.
3. Verifica la información en el sistema para el cambio de estado del bien por desuso. 4. Conforma la información en el sistema colocando su firma electrónica y solicita a la unidad administradora la autorización para el cambio de estado.
Unidad Administradora
5. Verifica la información para el cambio por desuso:
6. Informa a Coordinación y rechaza solicitud
No ¿Conform ? Si 7. Autoriza el cambio
100
Autorización de salida de Bienes (Ver Figura 6)
Unidad solicitante: 1. Genera formato “solicitud de autorización de salida de bienes para actividades o eventos especiales” o “solicitud de autorización de salida de bienes para reparaciones”, según corresponda. 2. Solicita autorización de la salida de bienes a Coordinación Regional. Coordinación Regional: 3. Recibe a través del sistema la solicitud de autorización de salida de bienes. 4. Autoriza la salida del bien mueble. 5. Informa a la unidad solicitante 6. Imprime formato Autorización de Salida de Bienes para su control.
Unidad solicitante: 7. Imprime el formato Autorización de Salida de bienes debidamente autorizado. 8. Solicita los datos de la persona que retira el bien. 9. Recibe el bien un a vez finalizado el periodo autorizado para la salida. 10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de Devolución de Bienes. 11. Imprime el formulario Constancia de Devolución de Bienes.
101
Figura 6 Autorización de Salida de Bienes Unidad solicitante
Coordinación Regional
1. Genera formato “solicitud de autorización de salida de bienes para actividades o eventos especiales” o “solicitud de autorización de salida de bienes para reparaciones”, 2. Solicita autorización de la salida de bienes a Coordinación Regional.
3. Recibe a través del sistema la solicitud de autorización de salida de bienes. 4. Autoriza la salida del bien mueble.
5. Informa a la unidad solicitante 6. Imprime formato Autorización de Salida de Bienes para su control.
7. Imprime el formato Autorización de Salida de bienes debidamente autorizado. 8. Solicita los datos de la persona que retira el bien.
Autoriza salida del bi
Autorización de salida del bi
9. Recibe el bien una vez finalizado el periodo autorizado para la salida. 10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de Devolución de Bienes. 11. Imprime el formulario
Traslado temporal bienes
de
102
Desincorporación de bienes por deterioro (Ver Figura 7)
Unidad responsable de Uso: 1. Al momento de requerir la desincorporación de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravió o robo de bienes muebles realiza la denuncia ante las autoridades policiales. 1.2 En caso de desincorporación por deterioro o inservibilidad solicita informe técnico. Coordinación Regional: 2. Recibe del responsable del uso del bien la Solicitud de Desincorporación y anexos que lo respaldan. 3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar. 4. Firma Solicitud de Desincorporación a través del Sistema Integrado de Administración Financiera. 5. Envía a la unidad administradora central de bienes datos de desincorporación a través del sistema. Unidad Administradora: 6. Recibe datos de desincorporación de bienes muebles. 7. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a desincorporar junto a documentación soporte 7.1 En caso de no estar conforme, informa a Coordinación para su corrección. 7.2 En caso de estar conforme, firma Solicitud de Desincorporación de Bienes. Se actualiza el registro de bienes del sistema 8. Imprime un ejemplar de la solicitud de desincorporación de bienes para su control e informa a Coordinación
103
Figura 7 Desincorporación de bienes por deterioro Unidad responsable de uso 1. Al momento de requerir la desincorporación de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporación de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravío o robo realiza denuncia ante autoridades policiales, 1.2 En caso de desincorporación por deterioro solicita informe técnico,
Anexos
Coordinación Regional Anexos
5. Recibe a través del sistema solicitud de
2. Recibe del responsable de uso la Solicitud de Desincorporación. 3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar
4. Solicita autorización para desincorporación a la Unidad Administrativa 10. Imprime documentación. Expedien
Unidad Administradora
la
6. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a
7. Informa a la Coordinación para
N
¿Conform e? Si
8 Autoriza la desincorporación. 9. Imprime solicitud de desincorporación e informa Acta
104
Fase de Supervisión
Para la supervisión del proceso, en el sistema propuesto se plantean cuatro entradas con sus respectivos procesos y salidas (Ver Figura 8): La primera entrada, se refiere a la programación de las visitas a los almacenes de INGEOMIN, a los fines de desarrollar los procesos correspondientes a su revisión, validación de su funcionamiento en atención a estándares y verificación en archivos de los registros válidos. La salida prevista es la obtención de registros válidos y la emisión de informe de validación. La segunda entrada, aborda lo referente a la recepción de fichas de existencia de bienes. El proceso seguido comprende la revisión de fichas, chequeos de los datos contrastando fichas contra las existencias y validación o invalidación de acuerdo a la inspección. La salida esperada son los registros de validación y los reportes correspondientes a dichos registros. La tercera entrada, se refiere a la solicitud de registros de la fase realizada. Los procesos a desarrollar son: La revisión de registros de salidas de materiales, análisis cuantitativos de movimiento de los bienes, validación o invalidación de acuerdo con inspección y archivo de los registros válidos. La salida se representa en la existencia de registros válidos almacenados y se informa sobre fallas en la fase de control de movimiento de los bienes y materiales. La cuarta entrada comprende la solicitud de registros de la fase realizada. A esta entrada le siguen los procesos de revisión de fase de control de niveles, cálculos de niveles promedios de movimientos, evaluación y archivo de registros válidos. La salida de este proceso son los registros correspondientes y el informe del contenido de los registros.
105
Figura 8 Supervisión del proceso
Entrada
Proceso - Revisión de los almacenes. - Validación contra normas estándar. - Archivo de los registros válidos.
-
Programación de visita a almacenes
- Recepción fichas existencias
Solicitud registros salidas materiales
de de
de de de
Salida - Registros válidos. Informe validación.
de
- Revisar fichas - Chequeo de los datos fichas contra las existencias. Validación o invalidación.
- Registros validados
- Revisar registro de salidas de materiales. Análisis cuantitativo de movimiento de los materiales. - Valida o invalida.
- Registros válidos almacenados.
- Reporte de validación
- Informe sobre fallas en la fase de control de movimiento de los materiales.
-
Almacena los registros válidos
- Solicitud de registros de la fase realizada.
- Revisión de fase de control de niveles. Cálculos de niveles promedios de movimientos - Evaluación. Archivo de registros válidos.
106
- Registros Informe sobre contenido de los registros
REFERENCIAS
Anzola, S. (2004). Administración de Pequeñas Empresas. México: McGraw-Hill Interamericana. Argüin (2006), Diseño de un Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificación del Sector Universitario, oficina técnica del Consejo Nacional de Universidades. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado. Trabajo de Grado de Especialización en Contaduría, mención Auditoría Aular, V. (2002). Material Didáctico de Apoyo sobre las Normas de Auditoría de Aceptación General y Técnicas y Procedimientos de Auditoría. Los Teques, Venezuela: Colegio de Contadores Públicos del estado Miranda. Bruce, P. y Pederson, S. (2003). Sistemas de Información y Organizaciones Empresariales. Caracas: Miro, C.A. Chazel, F.; Boudon, R. y Lazarsfeld, P. (2001). Metodología de las Ciencias Sociales. Barcelona, España: Laia. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Caracas. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 5.453, Marzo, 24, 2000. Contraloría General de la República Bolivariana de Venezuela (2004). Análisis de la Administración Estadal y Municipal. Caracas: Autor. Cooper & Librand S.A. (1992), Informe COSO. Madrid: Instituto de Auditores Internos de España. Crespo, D. (2003) Diseño de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Público Propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso Específico: Delegación Agraria del Estado Lara. Barquisimeto: Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado (UCOLA). Trabajo de Grado de Especialización sin publicar. Elizondo, A. (2003). Metodología de la Investigación Contable. México: Thompson. Hernández, R.; Fernández, C. y Baptista, P. (2000). Metodología de la Investigación. México: Mcgraw-Hill. 107
Hodge, B. y Johnson, B. (2004). Administración y Organización. Buenos Aires: El Ateneo. Ley contra la Corrupción. Gaceta Oficial N° 5.637 Extraordinaria, Abril, 07, 2003. Ley del Estatuto de la Función Pública. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela 37.522, Septiembre, 06, 2002. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 37.606, Enero, 9, 2003. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela 37.347, Diciembre, 17, 2001. Ley Orgánica de la Hacienda Pública Nacional. Gaceta Oficial de la República de Venezuela 1.660, Junio, 21, 1974. Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial Nº 2.818 Extraordinaria, Julio, 1, 1981. Magad, E. L., Amos, J. M., 1995. Gerencia Total de Almacenamiento. México: McGraw-Hill. Münch, L. y Ángeles, A. (2001). Métodos y Técnicas de Investigación. México: Trillas. Naghi, M. (2001). Metodología de la Investigación. México: Diana Reglamento General de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 37.169, Marzo, 29, 2001. Rodríguez, E. y Brito, J. (2000). Control de inventarios del almacén de mantenimiento y limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana. Ciudad Bolívar: Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez. Trabajo de Especial de Grado de Licenciatura sin publicar. Sierra Bravo, R. (2004). Métodos de Investigación. México: Interamericana. Tamayo y Tamayo, M. (2001). El Proceso de la Investigación Científica. México: Diana.
108
ANEXOS
109
ANEXO A: Instrumento
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR CUESTIONARIO PARA OBTENER INFORMACIÓN SOBRE EL CONTROL DE BIENES EN INGEOMIN
Estimado/a empleado/a:
El cuestionario que se le suministra tiene como propósito obtener una serie de datos acerca de la forma como se lleva a cabo el proceso administrativo de los inventarios en la institución donde usted labora. Los mismos servirán de sustento para un estudio que se realiza en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG). Esperando su mayor cooperación en las respuestas a los ítems de este instrumento, sin otro particular, queda de Usted
Atentamente; José Gregorio Guerra Tovar
110
INSTRUCCIONES
1.- Lea cuidadosamente el instrumento antes de responder.
2.- Marque con una equis (x) la respuesta que considere conveniente.
3.- No deje ningún ítem sin responder.
4.- El instrumento es confidencial; por lo tanto, no lleva identificación.
5.- Cualquier duda, consulte a la persona que le aplica el instrumento.
111
PARTE I: PROCESO DE PLANIFICACIÓN
1. En la institución se llevan a cabo diagnósticos sobre los procesos de almacenamiento y depósito: - Cada seis meses
_____
- Anualmente
_____
- Cada dos años
_____
- Cada tres años
_____
- Con frecuencia mayor a tres años
_____
- No se realizan diagnósticos
_____
2. Los diagnósticos realizados comprenden:
- Análisis de los objetivos del inventario
_____
- Análisis de recursos y necesidades
_____
- Detección de factores ambientales
_____
- Todos los anteriores
_____
- No se realizan diagnósticos
_____
3. Existe una fijación y determinación de objetivos, donde se defina la orientación en la ejecución del inventario de la institución:
- Siempre
_____
- Algunas veces
_____
- Nunca
_____
112
4. La extensión en el tiempo de los objetivos formulados son:
- A largo plazo (de uno a cinco años)
_____
- A mediano plazo (de uno a tres años)
_____
- A corto plazo (de tres a seis meses)
_____
- No se formulan objetivos
_____
5. Se establecen planes para la realización del proceso de inventario:
- Siempre
_____
- Algunas veces
_____
- Nunca
_____
6. Los planes de inventario responden a los diagnósticos realizados: - Siempre
_____
- Algunas veces
_____
- Nunca
_____
PARTE II. ALMACENAMIENTO 7. En cuanto a la identificación del material que está en existencia dentro del depósito, éste se encuentra:
- Totalmente identificado
_____
- Parcialmente identificado
_____
- Deficientemente identificado
_____
- Sin identificación en su totalidad
_____
113
8. El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depósito es de tipo: - Alfa-numérico
_____
- Literal
_____
- No está definido
_____
9. La identificación utilizada se encuentra registrada en sistemas:
- Informáticos/manuales
_____
- Informáticos
_____
- Manuales
_____
- No se encuentra registrada
_____
10. En cuanto a la clasificación del material que está en existencia dentro de los almacenes, éste se encuentra: - Totalmente clasificado
_____
- Parcialmente clasificado
_____
- Deficientemente clasificado
_____
- Sin clasificación en su totalidad
_____
11. El procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depósito se realiza por: - Localización
_____
- Utilización
_____
- Tiempo de permanencia
_____
- No existe un procedimiento definido
_____
114
12. La clasificación utilizada se sustenta en un sistema de información:
- Informático/manual
_____
- Informático
_____
- Manual
_____
- No se encuentra sistematizada
_____
13. La realización del inventario físico se lleva a cabo: - Cada tres meses
_____
- Cada seis meses
_____
- Anualmente
_____
- Cada dos años
_____
- Más allá de dos años
_____
14. La realización del inventario físico comprende:
- Revisión de las condiciones físicas de los almacenes
_____
- Revisión de la localización e identificación de mercancía
_____
- Revisión correspondencia registro/existencia real
_____
- Todos los anteriores
_____
- No existe una secuencia definida
_____
15. La realización de un control a los costos en los que se incurre por almacenamiento, se realiza con - Mucha frecuencia
_____
- Poca frecuencia
_____
- Muy poca frecuencia
_____
- Ninguna frecuencia
_____
115
16. El procedimiento para realizar la determinación de los costos se sustenta en: - Centros de costos
_____
- Demandas de fabricación
_____
- Actividades
_____
- No hay método de costeo
_____
PARTE III: ESTRATEGIAS DE CONTROL DE MOVIMIENTO DE MATERIALES 17. El registro de los pedidos de materiales se realiza con: - Mucha frecuencia
_____
- Poca frecuencia
_____
- Muy poca frecuencia
_____
- Ninguna frecuencia
_____
18. En cuanto a la actualización de los registros de pedidos y devoluciones, éstos se encuentran: - Muy actualizados
_____
- Poco actualizados
_____
- Desactualizados
_____
- Muy desactualizados
_____
19. Los registros de movimientos de existencias se mantienen con una frecuencia de: - Cada día
_____
- Cada dos días
_____
- Más de dos días
_____
- No se actualizan
_____
116
20. Las variables tomadas en cuenta para la realización de los cálculos de los consumos/usos promedios son: - Usos planificados
_____
- Movimientos de existencia
_____
- Rotación de inventario
_____
- Inventario promedio
_____
- Ninguna/ no se realiza
_____
PARTE IV: SUPERVISIÓN
21. El procedimiento para realizar la revisión y fiscalización de los depósitos se realiza mediante: - Observación directa
_____
- Entrevista con el personal
_____
- Auditoría en profundidad
_____
- Todos los anteriores
_____
- No se realiza procedimiento alguno
_____
22. El procedimiento utilizado para realizar la evaluación de los registros de inventario se desarrolla a través de: - Peritaje del manejo de registros
_____
- Entrevista al personal
_____
- Análisis de muestra de veracidad de registros
_____
- Todos los anteriores
_____
- No se realiza procedimiento alguno
_____
117
23. Para revisar los cálculos realizados para la determinación del consumo mensual promedio, se acude a: - Revisión de promedios calculados
_____
- Entrevista con el personal encargado
_____
- Contrastación de promedio con muestra de consumo real
_____
- Todos los anteriores
_____
- No se realiza procedimiento alguno
_____
24. La verificación de los cálculos realizados para determinar los niveles de existencia de mercancía se realiza mediante: - Aplicación de registros
_____
- Análisis de variables para determinar los niveles
_____
- Contrastación de niveles calculados con niveles reales
_____
- Todos los anteriores
_____
- No se realiza procedimiento alguno
_____
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ANEXO B: Validación del Instrumento
CERTIFICADO DE VALIDEZ
Yo
María Dervis Ruíz, en mi carácter de experto en el Área de
Administración de Recursos Materiales y Financieros, certifico que he leído y recibido el cuestionario que se aplicará para la recolección de los datos de la investigación que desarrolla el Tecnólogo José Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observación, se verificó que dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido diseñado y, por ello certifico su validez.
Nombre: Lic. María D. Ruíz Firma: ___________________________ C.I. N°: 8.878.814 Fecha: 02-11- 2007
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CERTIFICADO DE VALIDEZ
Yo,
Zulaine Caraballo, en mi carácter de experto en el Área de
Administración y Finanzas, certifico que he leído y recibido el cuestionario que se aplicará para la recolección de los datos de la investigación que desarrolla el Tecnólogo José Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinación Regional del Instituto Nacional de Geología y Minería de Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observación, se verificó que dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido diseñado y, por ello certifico su validez.
Nombre: Lic. Zulaine Caraballo Firma: ___________________________ C.I. N°: 8.877.940 Fecha: 05 -11- 2007
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ANEXO C INVENTARIO DE BIENES NACIONALES ADSCRITOS A INGEOMIN. REGIÓN GUAYANA
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