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Digitalisierung ja – aber wo soll man ansetzen? Vor dieser Frage stehen laut Bitkom aktuell immer noch nahezu zwei Drittel der KMU, häufig aus Angst vor kostspieligen und aufwendigen IT-Projekten. Der Einstieg gelingt hier durch gezielte Automatisierung von Routineabläufen – u. a. bei der Bearbeitung von Dokumenten mithilfe einer geeigneten ECM/DMS-Lösung.

Manfred Terzer. Regelmässig wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten können zeitraubend und aufwendig sein, insbesondere wenn dafür mehrere unterschiedliche Datenquellen und Softwareprogramme benutzt und koordiniert werden müssen. Hilfe bieten hierbei geeignete Dokumentenmanagement-Systeme, die vorgefertigte Bausteine und bewährte Lösungen bereitstellen.

Mit intelligentem Workflow-Management für besonders dokumentenlastige Prozesse, wie z. B. bei der Rechnungsverarbeitung, im Beschaffungswesen oder in der Personalabteilung, lässt sich die Digitalisierung ins Rollen bringen. Dank der Kombination der Dokumentenmanagement-Systeme mit neuen «Power Tools» lässt sich brachliegendes Automatisierungspotenzial in den Unternehmen effizient nutzen.

Bislang war das Automatisieren von Geschäftsprozessen oft nur durch Programmieren oder aufwendiges Customizing im Rahmen von IT-Projekten zu lösen. Für Abhilfe sorgen jetzt intuitive Software-Tools, mit denen selbst Anwender ohne Programmierkenntnisse in die Lage versetzt werden, individuelle Routinen und Workflows selbst zu erstellen – sogenannte Low-Code Plattformen. Eines dieser Werkzeuge ist die «Power Platform» von Microsoft.

Auch wenn einige Anwender diesen Begriff noch nicht kennen, so kennen viele inzwischen «Teams», die Kommunikations- und Zusammenarbeitslösung von Microsoft, die insbesondere seit Beginn der Pandemie massiv steigende Anwenderzahlen aufweisen kann.

Das technische Fundament von Teams, aber auch von SharePoint und Anwendungen wie Office 365, ist die oben erwähnte «Power Platform». Damit kann man Anwendungen von Microsoft und anderen Anbietern miteinander verbinden. Möglich wird dies über spezielle Konnektoren für Microsoft Power Automate. Sie erlauben beispielsweise die Verknüpfung einer spezialisierten Dokumentenmanagement-Lösung mit Office 365 und anderen Geschäftsanwendungen.

Mit nur wenigen Klicks können Anwender automatische Workflows für dokumentenbasierte Aufgaben erstellen. Damit lassen sich nicht nur klassische Szenarien, wie beispielsweise für die Rechnungseingangsbearbeitung oder für das Vertragsmanagement, einfach und schnell automatisieren. Auch andere Routineabläufe können damit effizienter erledigt und in digitale, automatisierte Prozesse überführt werden. Der Vorteil: Zahlreiche Fehlerquellen beim manuellen Bearbeiten, Zuordnen und Archivieren von Dokumenten und Dateianhängen lassen sich wirksam verringern.

Die Einsatzmöglichkeiten von Tools wie Power Automate sind vielfältig. Voraussetzung ist, dass Apps, Daten und Dienste mithilfe von Konnektoren angebunden werden können, um damit wirksame «Cloud-Flows» in Power Automate abzubilden. Eine Liste verfügbarer Konnektoren stellt Microsoft unter powerautomate.microsoft.com/de-de/ connectors/ zur Verfügung.

In diesem Bereich werden wir künftig noch zahlreiche Entwicklungen sehen. Für Anbieter wie uns ist es deshalb wichtig, dass auch die Kunden nachhaltig von Power Automate profitieren und ihre bestehenden Lösungen integrieren können. Deshalb haben wir zum Beispiel unsere DMS-Lösung vollständig in die Power-Platform integriert und von Microsoft zertifizieren lassen.

Auf diese Art und Weise können Anwender nun von Lösungen profitieren, die eben beides haben – die Möglichkeiten der MicrosoftAnwendungen und die Funktionen eines DMS-Systems. Zusammen mit der Integration in Microsoft Teams stellt dies einen essenziellen Baustein für die Fortschritte der Digitalisierung und Modernisierung von Arbeitsabläufen dar.

Manfred Terzer ist Gründer und CEO des Schweizer ECM- und DMS-Spezialisten Kendox AG. Mit Leidenschaft für Cloud und Digitalisierung hat er eine der ersten Cloud-DMS-Lösungen geschaffen und diese bewusst für einfache Integrationen mit Drittlösungen ausgestattet. www.kendox.com