inCorp Portal – digital understøttelse af Voksenudredningsmetoden Skab bedre liv gennem målbar udvikling EG www.eg.dk
Fælleskommunal rammearkitektur: Understøtter fremtidens IT Frederiksberg Kommune: Målet er et sammenhængende værktøj
1
Høst fordelene ved Voksenudredningsmetoden Voksenudredningsmetoden har opnået de facto status som national standard på det specialiserede socialområde for voksne. Men implementeringen og anvendelse af Voksenudredningsmetoden kræver et godt og brugervenligt it-værktøj, der understøtter hele arbejdsgangen: inCorp Portal. Dokumentation med resultater DHUV-løsningen i inCorp Portal er en unik og komplet platform for arbejdet med myndighedsopgaven skabt til kommunernes forvaltning på det speciali serede socialområde i tæt samarbejde med alle områdets aktører. Løsningen er fundamentet for den nødvendige ledelsesinformation, der gør det muligt for kommunen at tilbyde den enkelte borger det helt rette tilbud, tilbyder sagsbehandleren et enkelt og brugervenligt it-værktøj og sikrer borgerens retssikkerhed i form af systematisk dokumentation og effektmåling på resultatet af hverdagens afgørelser og indsatser. DHUV-løsningen i inCorp Portal gør det derfor muligt at høste fordelene ved det systematiske arbejde med Voksenudredningsmetoden. Leverandør til KOMBITs udbudsnetværk EG Team Onlines IT-understøttelse af Voksenudredningsmetoden er det vindende svar på ni kommuners fælles KOMBITudbud, hvor formålet har været at sikre kommunerne det bedste system til en konkurrencedygtig pris. I denne brochure inviterer vi dig til at læse mere om vores løsning og vores tilgang til opgaven. Venlig hilsen EG Team Online A/S
2
Skab bedre liv gennem målbar udvikling I EG Team Online A/S er fokus på at understøtte myndigheder og udøvere indenfor det specialiserede socialområde. Virksomheden leverer derfor i dag Danmarks mest udbredte IT værktøjer til såvel myndighed som udfører på området, henholdsvis inCorp Portal og Bosted System. – Vores mål er at skabe bedre liv for den udsatte borger gennem målbar udvikling. Det gør vi ved at udvikle agile løsninger, hvor myndigheder og udfører opnår størst mulig værdi for de investerede resurser, hvad enten det handler om mennesker, maskiner eller software, siger administrerende direktør Martin Holmgaard, med henvis ning til EG Team Onlines værditilbud til kommunerne: – Mere tid til omsorg – fordi arbejdet med planlægning og opfølgning er blevet så meget enklere – Mere kvalitet i omsorgen – gennem en øget kvalitet i de væsent lige arbejdsprocesser, fordi løsningen hjælper med at håndtere, dokumentere og videndele – Overblik til handling – med værktøjer til udredning, beslutning og opfølgning på de meget omkostningstunge sociale indsatser. Processer optimeres, og der sikres det rigtige beslutningsgrundlag – Teknologi til mere omsorg – med adgang til IT som en sikker. SaaSløsning, som altid er opdateret, overholder gældende krav og som sikrer at fokus er på arbejdsprocesserne i stedet for på teknik.
EG www.eg.dk
– Vi ser det specialiserede socialområde som et komplekst, sammen hængende og vigtigt indsatsområde, hvor det hele tiden gælder om at få de enkelte aktører til at arbejde sammen om det fælles mål at skabe bedre liv for den enkelte borger gennem målbar udvikling. Hvis ikke myndighed, udfører, pårørende, samarbejdspartnere og den enkelte borger arbejder sammen, når vi ikke de fælles mål, siger administrerende direktør, Martin Holmgaard, EG Team Online A/S.
3
”I forhold til at komm e i gang m Voksenud ed at brug redningsm e etoden, så vurdering v ar det vore , at vi hve s rken kunn bruge år p e eller ville å at komm e i gang p området m å voksen ed DHUV. EG Team O med en lø nline var k sning, og lar derfor tra beslutning f v i en hurtig .” Budget- o g analyse medarbe Roslind, M jder Lass iddelfart e Kommun e
”Jeg oplever, at der er sket en kvalificering af de indsatsmål, som vi får fra myndigheden. De enkelte bestillinger er blevet meget mere tydelige og derfor lettere at operere med i praksis.” Viceforstander Jette Stork, Lindevang, Helsingør Kommun e
j ”Vi ønskede at få digitaliseret myndighedsarbe nVokse af tte udby fulde det få det, både for at de udredningsmetoden, lette rådgivernes arbej tik Statis arks Danm til ger og fordi indberetnin snart skulle ske digitalt.
”Vi får et reds kab, der kan hj ælpe sagsbeha lerne i det dagl nd ige arbejde, bl andt andet ve gøre udrednin d at gsarbejdet mer e smidigt.” Fagspecialis t Cecilie Røs chmann, Gladsaxe Kom mune
sen,
Voksen- og Handicapchef Iris Otte Thom Roskilde Kommune
4
t den er e gsmeto in n ende d g n re d æ u menh m a ”Voksen s re r il en me dsats fo bidrag t nteret in e udsatri g o o s d e ndicap a og helh h n å p borgere borgere t sætte a voksne r ik e t t a le m ste et. Må mere sy m teområd e n le n ia e c g o af s m bl.a. tillingen s i centru e m b e i ll e d ion m rtethe munikat og ensa m o k re g lette tilbud o fører.” ed og ud myndigh holm, ve Kors n Jan Gro tyrelse ls Socia , e d o t Me
Kommune
Indbyggertal
Region
Allerød Kommune
24.250
Region Hovedstaden
Assens Kommune
41.076
Region Syddanmark
Esbjerg Kommune
115.272
Region Syddanmark
Haderslev Kommune
55.971
Region Syddanmark
Helsingør Kommune
61.658
Region Hovedstaden
Herlev Kommune
27.972
Region Hovedstaden
Hvidovre Kommune
52.047
Region Hovedstaden
Høje-Taastrup Kommune
48.982
Region Hovedstaden
Lyngby-Taarbæk Kommune
54.401
Region Hovedstaden
Middelfart Kommune
37.874
Region Syddanmark
Nyborg Kommune
31.396
Region Syddanmark
Roskilde Kommune
84.471
Region Sjælland
Rudersdal Kommune
55.228
Region Hovedstaden
Slagelse Kommune
77.187
Region Sjælland
Struer Kommune
21.594
Region Midtjylland
Svendborg Kommune
57.978
Region Syddanmark
Skive Kommune
46.949
Region Midtjylland
Frederiksberg Kommune
102.658
Region Hovedstaden
Gladsaxe
66.925
Region Hovedstaden
Gentofte
74.644
Region Hovedstaden
Greve
48.540
Region Sjælland
Albertslund
27.721
Region Hovedstaden
Frederikssund
44.555
Region Hovedstaden
Halsnæs
30.750
Region Hovedstaden
Kolding
90.279
Region Syddanmark
Hillerød
48.796
Region Hovedstaden
Viborg
94.788
Region Midtjylland
I alt 2014
1.523.962
5 ud af 5 regioner
Befolkningstal
5 639 719
Skal din kommune være den næste? I 2014 har 27 kommuner nu valgt inCorp Portal fra EG Team Online til understøttelse af Voksenudredningsmetoden. Det betyder at knap hver tredje kommune i Danmark med tilsammen over halvanden million borgere anvender eller vil anvende vores løsning, der gør det muligt at skabe bedre liv for samfundets svageste borgere gennem målbar udvikling. Kilde: www.statistikbanken.dk
inCorp Portal: Få det bedste ud af indsatsen Med inCorp Portal får såvel den enkelte sagsbehandler som ledelsen den mest enkle tilgang til voksenudredningsmetoden og det bedste værktøj til at skabe det fornødne overblik over indsatser, der virker.
Fordele for sagsbehandlerne
Fordele for lederne
Den enkelte sagsbehandler får en brugervenlig løsning, konfigureret til at understøtte præcis de arbejdsprocesser og handlinger, som kommunen har valgt indenfor rammerne af Voksenudredningsmetoden. Løsningen er et enkelt og målrettet værktøj som støtter udredning, beslutning, bestilling og opfølgning i forhold til den enkelte borger, og dermed sikrer en effektiv styring af sagerne. Sagsbehandleren bliver fx præsenteret for et visuelt over blik over sager, borgere og frister, hvor det med ét klik er hurtigt at komme i gang med at løse de aktuelle opgaver. Løsningens regelmotor sikrer, at sagsbehandleren altid har overblik over næste skridt på sagen. VUM metoden, overblik over leverandører og systematisk resultatdokumentation er medvirkende til at sagsbehandleren matcher borgerens behov med den rette støtte.
Lederne på det sociale område i kommunen får overblik, adgang til ledelsesinformation og et stærkt beslutningsgrundlag for ledelsesmæssig styring og strategisk udvikling. Løsningen er med til at standardisere sagsbehandlingen og sikrer at lederen kan danne sig et overblik over medarbejdere, sager og frister. Løsningen indeholder derudover et fleksibelt rapportværktøj, som giver adgang til ledelses information for alle de relevante niveauer i organisationen.
• Stærk og velafprøvet understøttelse af VUM og mulighed for konfigurerbare arbejdsgange målrettet den enkelte kommune • Planlægning og overblik over sager, borgere og frister med visuelt overblik • Adgang til sager eller næste skridt på sagen med 1 klik fra startsiden • Hurtigt overblik over næste skridt i sagen gennem løsningens regelmotor som håndterer arbejdsflow og støtter sagsbehandling
Styr på økonomien Dispositionsarket understøtter dels den overordnede økonomistyring for det omkostningstunge socialområde og giver dels en økonomisk dimension på opfølgningen af de enkelte indsatser. Endelig giver det konfigurerbare værktøj adgang til også at understøtte andre sagstyper og tilgrænsende sagstyper – det kunne være råd og vejledningssager eller sager, som er med til at sikre overblikket over kommende borgere fra børn og familieområdet. • Overblik over medarbejdere, sager, frister, økonomi • Ledelsesinformation gennem fleksibelt rapportværk tøj med mulighed for eksport til f.eks. Excel • Overblik over indsatser og opnåede effekter sikrer beslutningsgrundlag til - Ledelsesmæssig styring - Strategisk udvikling - Faglige kvalitet og udvikling
• Match af borgens behov med den rette indsats og støtte • Sags og dokumenthåndtering målrettet til den social faglige indsats er en naturligt integreret del af sags behandlingen • Tydelighed i samarbejde med udfører gennem Faglige Kvalitets Oplysninger (FKO) og opfølgning på indsatser • Enkelt og sikker håndtering af klager, aktindsigt og magtindberetninger hvor løsningens regelmotor støtter flow og frister • Mulighed for at den enkelte medarbejder kan person alisere f.eks. startside, lister og visninger
• Styrket forvaltningsmæssig understøttelse af f.eks. klager, aktindsigt og magtanvendelsessager • Økonomistyring - Fremskrivning - Disponering - Fleksibilitet omkring takster - Overblik over særligt dyre enkeltsager, målgrupper m.m. - Økonomisk overblik over kommende sager via simuleret fremskrivning af til- og afgang af borgere samt justering af gennemsnitspriser • Mulighed for understøttelse af flere andre parallelle sagstyper – f.eks. til råd og vejledningssager, klagesager, agtindsigtssager • Tværgående indblik i sager ved hjælp af SAPA og beskedfordeleren
5
New Social Management mål Del › gning nlæ Pla
Ind
in g
D
Mot iva
›
›
Pårørende m.m.
e
en
de
ag
m
g
›
Eng
Kvalificerer & styrker indsatsen
g
kl
Ud
t
›
›
›
g
›
else ag dr
li n
› rin
vi
og ial
e
›
g re
nin
Inddragelse af pårørendes ressourcer
n › pe ul
Borger
Matcher behov med rette støtte
O p føl g
r
Selv hj
n › tio
st
te
›
Ag
ning red Ud
k
R e s ult a
M
Myndighed
ion at nt
Udvikler faglighed & kvalitet
›
›
lling sti Be
tning slu Be
eter tivit Ak
Udfører
Tydelighed i samarbejdet
Finder indsatser med effekt
›
tlta su re
Overblik til handling
Sys tem at is do ku m e
Vi d
en
ge
Tværsektorielt samarbejde
re
t
re
su
lta
Bedre liv gennem målbar udvikling
t
0 0 0 0 1 01 0 1 0 1 0 1 00 10 0 0 1 1 1 10 0 1 0 0 1 1 1 01 0 1 0 0 0 11 11 0 1 0 1 1 1 01 1 01 1 01 01 1 0 01 0 0 01 0 01 1 0 1 1 00 110 11 10 1
En sammenhængende indsats med borgeren i centrum giver den enkelte kommune mulighed for at opnå: • • • • • •
6
En forbedret sagsbehandlingsmetode med standardiseret understøttelse af udredning, beslutning og opfølgning af sociale indsatser baseret på VUM metoden Finde sociale indsatser med effekt for borgeren Tydelighed i samarbejdet mellem myndighed, udfører og borgeren – bl.a. gennem lettere kommunikation mellem de relevante interessenter Kontinuerligt at kunne matche borgerens behov med den rette støtte Skabe overblik til handling og måling af effekt for at sikre bedre faglig og økonomisk styring Dokumentation af effekter gennem systematisk resultatdokumentation såvel for den enkelte borger/indsats samt tværgående
1 1 1 1 0 0 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 01 0 0 1 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 1 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 0 0 1 1 1 1 0 01 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 0 1 1 1 11 110 10 1 0 0 000 1 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 1 1 1 1 0 1 1 0 0 Frederiksberg Kommune: 1 1 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 0 000 1 0 0 1 1 1 1 0 1 1 0et sammenhængende 0 1 0 0 0 0 0 0 0 Målet er værktøj 1 1 0 0 0 0 1 1 1 1 0 0 0 0 1 10 0 0 1 0 01 1 1 0 1 1 0 01 0 0 01 0 0 0 10 0 0 1 0 0 0 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 0 1 1 10 10 0 1 0 1 1 0 0 1 0 1 000 0 1 0 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 1 1 0 1 1 0 0 0 1 0 1 1 0 1 0 1 01 0 0 01 01 0 0 01 0 0 01 01 0 0 0 0 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 1 0 1 0 1 01 1 0 1 1 0 0 01 01 1 1 1 0 0 1 10 0 0 0 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 1 0 0 0 1 0 1 01 0 0 0 01 01 1 1 0 01 1 1 1 0 01 0 0 0 01 01 0 0 01 0 0 0 0 0 0 1 1 10 1 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 1 1 1 0 10 0 0 1 1 1 1 1 0 0 0 1 0 1 10 0 0 0 1 1 1 1 1 0 0 1 0 1 0 1 1 0 0 1 0 1 0 1 0 0 1 1 0 0 01 0 1 0 1 1 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 1 0 1 1 0 1 0 1 1 1 0 1 1 1 0 0 0 1 1 1 0 0 0 0 01 0 1 0 0 1 1 0 1 10 10 1 1 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 0 1 0 1 0 0 0 0 01 0 01 01 1 1 0 01 0 1 0 0 01 01 01 0 0 01 01 0 0 01 1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 1 1 0 1 1 0 1 0 10 1 1 0 0 1 0 0 1 0 1 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 0 0 1 0 0 1 1 1 1 0 1 0 10 1 0 0 1 01 1 01 1 01 01 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 0 1 1 0 0 1 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 0 0 1 0 0 1 0 0 1 1 1 01 0 1 1 1 0 0 0 1 1 0 1 0 0 0 1 0 1 0 0 0 1 1 1 1 0 0 0 1 01 01 0 1 01 0 0 01 0 0 0 11 1 0 1 0 0 0 1 0 01 0 01 01 1 01 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 10 0 1 0 1 1 0 0 1 1 0 10 Når socialchef Flemming Nielsen har kastet sig selv og hele voksenhandicap-området ind i arbejdet med at implementere inCorp Portal og Bosted System, er det ikke en spareøvelse. – Målet er at få et sammenhængende socialfagligt værktøj, som styrker den enkelte borgers retssikkerhed gør os i stand til at yde borgeren en bedre service. I dag dokumenterer vi vores afgørelser mindst tre forskellige steder, på papir, i KMD Sag og i FRIIS. Alt det skal vi have samlet, så vi får et bedre overblik over hvad vi egentlig foretager os.
En forudsætning På den lange bane ser socialchefen dog de valgte metoder og sammenhængende it- systemer som en forudsætning for at kunne styre økonomien og effektivisere indsatsen i kommunen med 102.000 indbyggere: – Hvis vi skal kunne sikre ordentlige afgørelser, hvor borgerne kan se logikken i, hvorfor de har fået tilsagn eller afslag på en ydelse, og medarbejderne kan se meningen i indsatsen, ja, så er vi bare nødt til at have systemer, der virker. Den rigtige måde er at lave ordentlige afgørelser, der sikrer, at borgerne får præcis, hvad de har brug for.
EG www.eg.dk
Effektmåling med FKO Flemming Nielsens har mange års erfaring fra socialområdet, de fleste tilbragt i praksis. – At få myndighed og udfører til at hænge sammen systemmæssigt og effektmåling med Faglige Kvalitets Oplysninger bliver helt afgørende for os. For vi ved reelt i dag ikke meget om, hvad vi gør på socialområdet for voksne udsatte, og hvilken effekt ind satsen har. Det gælder i hele landet. Derfor satser vi stort på at implementere FKO som en del af hele dette projekt. Vi har det meget ambitiøse mål at få koblet FKO med budgetter for de enkelte tilbud, så vi i sidste ende kan se hvilke tilbud, der leverer hvilke resultater og styre pengene derhen, hvor vi kan se, at tilbuddet leverer en indsats. Vi er simpelthen nødt til at komme længere ned i, hvad der virker i forhold til de enkelte målgrupper og borgere.
Fælles ønske Socialchefen står heldigvis ikke alene med ønsket sin ambition om at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen og skabe større sammenhæng og overblik: – I Frederiksberg Kommune har vi arbejdet med voksenudrednings metoden og FKO i en årerække og været med som pilotkommuner i arbejdet med at udvikle begge metoder. Derfor er der kæmpe opbakning til projektet. Alle støtter, at vi nu får det helt rigtige sammenhængende socialfaglige værktøj, der understøtter, den logik og den form for sagsbehandling, som vi arbejder med på voksenområdet. Det her er ikke et ESDH system, det er ikke et økonomisystem, det er ikke et omsorgssystem, det er et socialfagligt system, og det har alle taget vel imod, siger socialchef Flemming Nielsen, Frederiksberg Kommune.
7
Fælleskommunal rammearkitektur: Understøtter fremtidens IT I december 2013 indgik KOMBIT – på vegne af ni kommuner – en rammeaftale med EG Team Online A/S om levering af et nyt DHUV-system. Aftalen indebærer, at inCorp Portal bliver det første fagsystem, der understøtter Den fælleskommunale Rammearkitektur.
Konceptuelt En måde at •
tænke sin forretning
•
strukturere sin forretning med hensyn til informationsansvar, regler og processer
•
opsætte spilleregler og principper for dem, der vil levere til det kommunale marked
•
analysere forretningsbehov metodisk for at sikre alignment i den samlede forretning
•
kommunikere med omverdenen i et ensartet, forståeligt sprog
•
kunne fokusere på en mindre del af helheden, uden at miste helheden
Fysisk En måde at •
strukturere den it, som skal understøtte forretningen
•
strukturere den byggetegning, som leverandørerne skal bygge systemer efter
•
sikre at de udviklede it-systemer kan kommunikere på tværs af leverandører
•
sikre en styret migration fra gammelt til nyt
”KOMBIT har haft et godt og nært samarbejde med både de ni kommuner, der arbejder med den kommende DHUV-løsning, samt med leverandøren. Leverandøren har udvist et godt kendskab til de fremtidige krav, som Rammearkitekturen stiller, og som den kommende DHUV-løsning skal overholde. Vi forventer at det gode samarbejde fortsætter og glæder os til at se rammearkitekturen integreret i løsningen, når de fælleskommunale støttesystemer går i drift i 2016.” Forretningsudviklingschef Poul Ditlev Christiansen, KOMBIT
8
Undgå siloløsninger Et særligt krav fra kommunerne har nemlig været, at det nye sagsbehandlingssystem til forvaltningerne på det specialiserede socialområde skal indtænke rammearkItekturen, så kommunerne slipper for at indkøbe en fremtidig silo-løsning. I det nye DHUV-systems kravspecifikation er anvendelsen af rammearkitekturen derfor indskrevet som en option, der kan løses i 2016. – For KOMBIT er det vigtigt, at vi – for første gang – får et fagsystem, der bliver understøttet af den kommende Rammearkitektur, og dermed får en nem integration til andre, store fagsystemer i den kommunale sektor, siger markedsdirektør Thomas Rysgaard Christiansen, KOMBIT. De indgåede leveranceaftaler sikrer, at alle ni kommuner får et sagsbehandlingssystem, der understøtter den fælleskommunale Rammearkitektur, samt væsentlige snitflader til andre it-systemer fx de kommende støtte systemer og Serviceplatformen. Det betyder, at kommunerne får en sammenhængende it-understøttelse af området. Om rammearkitekturen Den fælleskommunale Rammearkitektur er en beskrivelse af, hvordan fremtidens digitale, kommunale landskab skal se ud og hænge sammen. Rammearkitekturen er de fælles rammer for alle, der skal arbejde med kommunale processer og kommunal it. Rammearkitekturen er dermed både en måde at analysere og strukturere den forretning, som den kommunale forvaltning udgør. I praksis giver den mening at opdele rammearkitekturen i et konceptuelt niveau, og et fysisk niveau. Rammearkitekturen er derfor også et hjælpemiddel til at opnå bedre, billigere, sammenhængende og forandrings robuste it-systemer, leveret af et bredt udsnit af leverandører. Formålet med arkitekturen er blandt andet at skabe et grundlag for at gennemføre konkurrenceudsættelse af it-systemer på de områder, hvor KMD i dag er eneste leverandør. Herudover skal arkitekturen også bruges til at løfte den kommunale digitalisering som helhed. Rammearkitekturen vil blandt andet gavne udbyderne af digitaliseringsprojekter, fx et projekt i en kommune, fælleskommunalt i KOMBIT - eller i samarbejde med andre sektorer som Udbetaling Danmark, stat eller regioner.
Gladsaxe Kommune: Klar til inCorp Portal Efter flere år med Word-skemaer og klippe-klistre glæder sagsbehandlerne i Gladsaxe Kommune sig til, at de skal i gang med at arbejde med Voksenudredningsmetoden i inCorp Portal. – Vi har en meget dygtig sagsbehandlergruppe, som i flere år har arbejdet med Voksenudredningsmetoden. De er glade for metoden, fordi de oplever, at den understøtter deres socialfaglighed. Så de glæder sig til at få en reel it-understøttelse af metoden. Det var jo aldrig meningen, at vi skulle arbejde i Word-skabeloner i så mange år, siger socialrådgiver og fagspecialist Cecilie Røschmann, Gladsaxe Kommune. Erfaren VUM-bruger Gladsaxe Kommune er én af de ni kommuner i KOMBITs udbudsnetværk, der har valgt EG Team Onlines DHUV-løsning og planen er, at systemet skal være færdigimplementeret i starten af 2015. Kommunen har stor erfaring med VUM-metoden, for den har været med lige fra starten af pilotarbejdet med at udvikle selve metoden, herunder også udviklingen af den første DHUV-kravspecifikation i samarbejde med Social styrelsen og KL. – Fordi vi har siddet med i udviklingsarbejdet, har vi en løbende taget alle de nye redskaber og værktøjer i brug for at teste mulighederne af i vores egen organisation. Så vi har et stort ejerskab til metoden. Det betyder blandt andet, at Voksenudredningsmetoden er skrevet ind i vores kvalitetsstandarder som den officielle udredningsmetoden på Psykiatri- og Handicapområdet, forklarer Cecilie Røschmann, der som co-projektleder med ansvar for den faglige del af implementeringsprojektet har store forventninger: – Vi får et redskab, der kan hjælpe sagsbehandlerne i det daglige arbejde, blandt andet ved at gøre udredningsarbejdet mere smidigt. Mere for pengene Cecilie Røschmann fremhæver også, at it-understøttelse af DHUV-metoden vil være mere til at skabe bedre overblik og
mulighed for opfølgning på effekt og økonomi af de sociale indsatser i kommunen. – I Gladsaxe Kommune har vi altid haft fokus på økonomi. For sagsbehandlerne er økonomi slet ikke et fyord. De er vant til at forhandle økonomi med leverandørerne, og de ser derfor frem til at få et værktøj, der er med til at understøtte den måde de arbejder og tænker på, forklarer Cecilie Røschmann: – Logikken er jo også, at når vi laver en grundig socialfaglig udredning, så er det mere enkelt at forklare leverandørerne, hvad det er vi egentlig bestiller, og hvilke mål vi forventer, at de arbejder med. Det har stor betydning for opfølgning på indsatsen. Fx kan vi holde øje med de meget dyre indsatser for at sikre, at vi rent faktisk får, hvad vi betaler for. Selvfølge er det ikke sådan, at et tilbud altid i praksis kan leve op til de mål, der er sat for en indsats. Men så er det vigtigt, de kan dokumentere, hvad man har gjort for at nå målet, siger Cecilie Røschmann. Opfølgningen betyder også, at kommunen har lettere ved at gå i dialog med leverandøren og opnå en langt større effekt ved at justere på indsatsen. – Et godt eksempel er en af vores borgere, der ikke har noget sprog og derfor har svært ved at kommunikere med medarbejderne på tilbuddet. Borgeren var meget udadreage rende, og der skete ikke rigtig fremskridt. Det gav os anledning til at tage en dialog med tilbuddet om, hvad man kunne gøre. Sammen blev vi enige om, at borgeren skulle have en tablet med en slagfast og trykfølsom skærm for at afprøve, om han kunne bruge den. Det kunne han, og pludselig var det med til at øge livskvaliteten for borgere, så hans adfærd blev mere hensigtsmæssig og sygefravær blandt personale faldt. På længere sigt betyder det selvfølgelig, at vi kan afsætte færre resurser til arbejdet med den konkrete borger, så det er i sidste ende en win-win situation for alle, mener Cecilie Røschmann, Gladsaxe Kommune.
9
s
KOMBIT projekt følger tidsplanen Siden EG Team Online i december vandt KOMBITs rammeudbud på DHUV-understøttelse har der fra såvel de ni kommuner som EG Team Online arbejdet intensivt med projektet. I hele forløbet har EG Team Online holdt projektplanen, og nu skal de ni kommuner, en efter en i gang med det nye system. Baggrunden I december 2013 indgik KOMBIT – på vegne af ni kommuner – en rammeaftale med Team Online A/S om levering af et nyt DHUV-system til de ni kommuner. Forinden lå et års arbejde, hvor kommunerne arbejdede sammen om udbuddet med henblik på at indkøbe en fælles DHUV-løsning, der bl.a. understøtter voksenudredningsmetoden (VUM). De ni kommuner har alle deltaget i et af KOMBIT nedsat udbudsnetværk og har således været med til at præge kravene til det endelige system. Det fælles udbudsnetværk byggede videre på et krav specifikationsnetværk, der i 2012 arbejdede med tilpasningen af den kravspecifikation for området, som Socialministeriet og Socialstyrelsen oprindeligt har udarbejdet. Netværket har således, i samarbejde med KOMBIT, gjort kravspecifikationen kommunenær med ekstra kundekrav, så den endelige løsning understøtter kommunernes reelle behov. De første kommuner går i pilotdrift med det nye system i tredje kvartal 2014. Godkendt udviklingsprøve
Afklaringsfase
3. marts 2014
30. maj 2014
Udviklingsfase
Afslutning af pilotfase
Pilotfase
2. okt. 2014
17. nov 2014
Godkendt overtagelsesprøve kunde 3-5
Implementeringsbølge
Godkendt overtagelsesprøve kunde 6-9
Implementeringsbølge 2
5. jan 2015
11 dec 2014
5. feb 2015
29. maj 2015
Det nye system bliver en webbaseret løsning, der skal understøtte kommunernes sagsbehandling på det specialiserede socialområde for handicappede og udsatte voksne. Kommunerne har underskrevet særskilte 4-årige leveranceaftaler med EG Team Online, som har speciale i løsninger, der understøtter den samlede indsats i den offentlige social- og sundhedssektor.
De ni KOMBIT-kommuner • Gladsaxe • Gentofte • Greve
10
Levering af integration til støttesystemer
• Albertslund • Frederikssund • Halsnæs
• Kolding • Hillerød • Viborg
1. januar 2016
Sådan implementerer vi DHUV-løsningen EG Team Onlines implementeringsforløb er baseret på best practice og erfaringer med de mange kommuner, som allerede har fået implementeret en DHUV-løsning i inCorp Portal. Implementeringsforløbet består af fire faser: •
Afklaring
•
Idriftsættelse
•
Etablering
•
Opfølgning
Afklaringsfasen I afklaringsfasen afklarer konsulenten i samarbejde med kommunen, hvilke behov der er til systemet, herunder hvilke DHUV-skemaer ønsker man at bruge, hvordan dokumenthåndteringen understøttes, integrationer til andre systemer, sammenhæng med Bosted System på udførerniveau, osv. Etableringsfasen I etableringsfasen konfigureres og tilpasses systemet til de aftalte arbejdsgange og behov i kommunen. Der vil blive oprettet sagsmodeller, journaltyper, mv. og de relevante integrationer til andre systemer etableres. Idriftssættelsesfasen I idriftsættelsesfasen undervises de relevante brugere, herunder sagsbehandlere, og økonomimedarbejdere. Brugerne får hands-on undervisning i systemet, hvorefter de er klar til
at tage systemet i brug og arbejde med DHUV-metoden og de tilknyttede sagsmodeller og skemaer. Opfølgningsfasen I opfølgningsfasen er fokus sat på at sikre, at kommunens medarbejdere kommer godt i gang med systemet og redskaberne i DHUV, samt får svar på de spørgsmål, som der opstår, efter opstart. Bygger på erfaring – Måden, vi implementerer kommuner på i dag, ligger faktisk ikke så langt fra den måde vi implementerede de første kommuner på, forklarer projektleder Dennis Vestergaard Larsen, EG Team Online: – Vi har dog lavet nogle enkelte justeringer undervejs, for at sikre det optimale forløb for kunden. Ved at have fire faser i forløbet kommer vi rundt om de mange aspekter, der er, i forbindelse med projekter af denne type. Det sikrer, at kunden er afklaret, når vi går i gang med opsætning af systemerne, og opfølgningen sikrer, at brugerne af systemet har mulighed for at stille spørgsmål direkte til os, når de har taget systemet i brug. Det har vi meget positiv respons på fra de kommuner, som har taget systemet i brug, siger Dennis Vestergaard Larsen.
Nyborg Kommune: Aldrig i tvivl om metode Nyborg Kommune, var én af de officielle pilotkommuner, da Voksenudredningsmetoden skulle udvikles, og medarbejderne fik en tre-dages uddannelse i metoden helt tilbage i foråret 2011: – Efterfølgende kom kravspecifikationerne til IT-delen, og vi skulle beslutte, hvilken løsning vi ville bruge i Nyborg Kommune, forklarer socialrådgiver Anne Lykke Mollerup fra kommunens socialafdeling: – Men vi var på intet tidspunkt i tvivl om, hvorvidt vi ville bruge metoden eller ej, for vi oplever metoden som et godt arbejdsredskab, som kan være med til at sikre en endnu bedre og mere ensrettet sagsbehandling, siger Anne Lykke Mollerup. Da IT-delen skulle på plads, stod valget for Nyborg Kommune mellem forskellige løsninger, herunder løsningen fra EG Team Online. – Det var vores digitaliseringskonsulent, der stod for at udvælge, hvilke firmaer vi skulle invitere til en præsentation af deres løsning. EG Team Onlines præsentation var klart den bedste og blev fremlagt nemt og forståeligt for både os fodfolk, der skal arbejde med metoden i det daglige og diverse chefer. En anden grund til at vi valgte EG Team Online var, at InCorp Portal kunne være en medspiller i forhold til Bosted System, som vi på daværende tidspunkt havde på et af vores bosteder. Siden er Bosted System blevet implementeret i alle vores bosteder og i vores pædagogkorps, siger Anne Lykke Mollerup.
11
EG Team Online – en del af noget større EG Team Online er en del af den danske IT-virksomhed EG A/S med 1.450 medarbej dere fordelt på 14 lokationer i Danmark samt flere andre lande, fortrinsvis i Skandinavien. Derfor vil EG-navnet da også være velkendt i alle kommuner, der allerede samarbejder med EG om en række andre offentlige løsninger, som fx EG Kommune informations lovinformation. Men samarbejdet kan blive endnu større: – Med valget af EG Team Online som leverandør af it-løsningen til DHUV-netværket, har KOMBIT vist vejen for fremtidens offentlige it-systemer. 27 kommuner har allerede valgt inCorp-løsningen til at drive DHUV, og erfaringerne er særdeles positive. Det kommunale marked har brug for flere stærke aktører, og EG er en seriøs spiller, siger administrerende direktør, Leif Vestergaard, EG A/S. Mere end 28.000 fagpersoner benytter hver dag EG Team Onlines it-løsninger i det socialfaglige arbejde. Brugerdreven innovation Markedspositionen opbygget gennem partnerskaber med kunder og brugere, en gennemskuelig prismodel, og ved i fællesskab at sikre værdi af løsningerne. – Den socialfaglige knowhow er central og den omsættes til løsninger gennem en stærk og fleksibel softwareplatform, siger salgs- og marketingchef John Holck, EG Team Online A/S . Om EG A/S EG er en af Skandinaviens førende it-servicevirksomheder med fokus på en tæt relation til kunder, stor brancheviden og solide it-kompetencer. Igennem mere end 35 år har EG oparbejdet erfaringer og forfinet løsninger, der skaber værdi for virksomheder i en række brancher som produktion, det offentlige og forsyningsvirksomheder. Læs mere om EG Team Online på www.TeamOnline.dk og om EG A/S på www.eg.dk
12