JOB Bedrijfsblad 2015
meer controle door DE Kamer van koophandel Documenten bij inschrijving
Iedere (nieuwe) onderneming, rechtspersoon of nevenvestiging dient het adres van inschrijving bij de KvK te voorzien van een bewijs dat het ook daadwerkelijk het juiste adres is. Met andere woorden als onderneming A zich inschrijft op de Kaya Grandi 67, dan dient onderneming A deze inschrijving te voorzien van bewijs. Dit kan een een huur- of koopovereenkomst of een uittreksel uit het bevolkingsregister als het woonadres hetzelfde is als het adres van de onderneming of een ander document zijn waaruit blijkt dat de onderneming ook daadwerkelijk gevestigd is op het opgegeven adres en dat adres mag opvoeren. Tekst: Dick ter Burg
De Kamer van Koophandel (KvK) is per 1 juli dit jaar begonnen met een strengere controle van adressen van ondernemingen en hun bestuurders in het handelsregister. Aangezien onafhankelijke derden de gegevens van bedrijven in het handelsregister moeten kunnen inzien, zouden zij er ook vanuit moeten kunnen gaan dat de informatie in het register correct is. Daarom is het van groot belang dat de gegevens goed worden gecontroleerd. Uit de praktijk blijkt namelijk dat de adressen van veel ondernemingen en bestuurders niet kloppen. En dus heeft de Kamer besloten nog strenger te controleren.
Nut van controle
De Kamer voert deze controle niet alleen uit om er zeker van te zijn dat het vestigingsadres van de onderneming klopt. De KvK wil zo ook voorkomen dat een malafide onderneming zomaar een adres invult en daar vervolgens schulden maakt. Als de deurwaarder dan bijvoorbeeld langskomt om beslag te leggen dan kan het in het geval van een foutief adres om een bewoner of huurder gaan die helemaal niets te maken heeft met de onderneming die de schulden heeft gemaakt. Maar de betreffende onwetende getroffen bewoner(s) raken daardoor wel ernstig in de problemen. Omdat ondernemingen verhuizen en deze wijzigingen niet doorgeven, kloppen veel adressen niet met de werkelijkheid. Wanneer de KvK merkt dat het adres niet correct is, zet de Kamer de onderneming op non-actief. Dit heeft gevolgen voor het bedrijf. Een non-actiefstelling kan, gezien het 22
feit dat de onderneming officieel niet meer bestaat in het handelsregister, er namelijk voor zorgen dat vergunningen niet meer gelden. Het is dus belangrijk dat men zorgt dat het adres van de onderneming juist is genoteerd in het handelsregister.
Adressen en gegevens in het handelsregister Gegevens bestuurders De wet stelt dat ook alle persoonlijke gegevens van de bestuurders in het handelsregister dienen te worden opgenomen. Dat betekent dus dat deze mensen hun adres eveneens vergezeld van een bewijs dienen op te geven. Een geĂŤigend document daarvoor is een uittreksel uit het bevolkingsarchief. Die mag echter ten hoogste drie maanden oud zijn. Notarissen Ook als de notaris op Bonaire formulieren indient van bijvoorbeeld een nieuwe rechtspersoon heeft de KvK een bewijs nodig dat de betrokken firma of het bedrijf daadwerkelijk ter plekke gevestigd is en betreffend adres mag voeren. Men moet de notaris dus ook een bewijs van het adres overhandigen. Bij de inschrijving van de rechtspersoon geeft de notaris vervolgens alle informatie aan de KvK. Als dat niet meteen gebeurt bij de inschrijving, loopt de verwerking van de inschrijving vertraging op. De Kamer schrijft namelijk zonder adresbewijzen niet langer in. Mochten er naar aanleiding van het gemelde vragen zijn, kan men contact opnemen met de Kamer van Koophandel en Nijverheid Bonaire.