AR B ETSPLATS
Nya regler för offentlig upphandling Lagen om offentlig upphandling har ändrats. Bötesbeloppen har höjts och hela köpet kan gå tillbaka om upphandlingen inte gått korrekt till. varje år köper universitetet varor och tjäns-
ter för cirka en miljard kronor, merparten genom offentliga upphandlingar. Upphandlingar är ofta tidskrävande, de uppfattas som svåra att göra och många frestas att kringgå dem. Men det kan kosta. Från och med den 15 juli kan universitetet bli bötesfällt med mellan 10 000 kronor och 10 miljoner kronor om fel uppdagas av tillsynsmyndigheten Konkurrensverket. Tidigare kunde myndigheterna i högre grad själva bestämma gränser när upphandling behövdes. Det kunde röra sig om belopp som översteg fem eller åtta prisbasbelopp (212 000 respektive 339 200 kronor). Nu lägger man istället gränsen vid 15 procent av det så kallade tröskelvärdet. För närvarande blir gränsen 287 000 kronor för varje enskild produktgrupp. Allt därutöver måste upphandlas. 287 000 kan låta som en hög summa, men den gäller hela universitetets inköp, förklarar Thomas Torpfeldt, vid Tekniska avdelningens kansli. Grunden för upphandlingsreglerna är EU:s regler om fri konkurrens. Alla uppdrag och beställningar ska vara öppna för samtliga leverantörer i unionen att konkurrera om. Hur ska då institutionerna gå tillväga om de exempelvis behöver köpa en ny skrivare? Det första är att kolla om det finns ett lokalt ramavtal, alltså ett principavtal som universitetet har träffat med en eller flera leverantörer. Finns inte det ska man se efter om det finns ett statligt ramavtal. Om det finns ramavtal ska ett avrop gå ut till de leverantörer som är knutna till ramavtalet, dessa får sedan kriga inbördes om att få leverera skrivaren. Saknas ramavtal måste det arrangeras en upphandling, även om det bara handlar om en enskild skrivare. Det finns undantag. Om institutionen till exempel köpt en produkt från en leverantör och den behöver uppdateras, då går det under vissa förutsättningar att göra det utan att upphandla. Enheterna ska också i vissa fall använda sig av varandras upphandlingar. Om exempelvis biblioteket gjort ett ramavtal om litteraturinköp ska samtliga institutioner och enheter anlita dessa leverantörer. Enligt ett beslut ska samtliga institutioner ha upphandlingssamordnare, vilket också är
fallet. Ann Nielsen vid Institutionen för biokemi och biofysik köper ofta in dyr utrustning. Hon tycker att reglerna är krångliga. – Hur ska den enskilda institutionen veta om gränsen för 287 000 är uppnådd? Det går inte. Om vi till exempel ska köpa kemikalier för tio tusen kronor, vilket händer rätt ofta. Ska vi då gå ut och annonsera, ta in anbud, värdera dem och så vidare, det tar flera månader. Så länge kan man sällan vänta.
Vänd dig till SU-butiken Thomas Torpfeldt menar att det just därför är viktigt att kontrollera om det finns ramavtal för den produkt man vill köpa. Om det finns ett ramavtal behöver man inte bry sig om gränsen på 287 000 kronor. – Tyvärr finns ingen möjlighet att kringgå lagen om upphandling, antingen avropar man från ett ramavtal eller så upphandlar man, säger Thomas Torpfeldt. För att inte institutionerna själva ska behöva hålla reda på om leverantörer är upphandlade och behöva genomföra egna upphandlingar så går det att vända sig till SU-butiken vid inköp av förbrukningsvaror. De produkter som finns att köpa i SU-butiken kommer från upphandlade leverantörer. På www.su.se/medarbetare/service/ upphandling finns mer information kring upphandling och upphandlade leverantörer.
Grundpremissen är att upphandla från första kronan, säger Thomas Torpfeldt som tillsammans med Birgitta Månsson kan ge stöd vid upphandlingsfrågor. Text: Thomas Heldmark Foto: Björn Dalin
Lagändringar i korthet • När myndigheten har handlat för 287 000 kronor av en enskild produktgrupp ska varje upphandling omgärdas av en offentlig upphandling. • Det är möjligt för domstol att riva upp avtalet om reglerna inte följts och någon överklagar. • Man måste vänta i tio till femton dagar med att skriva avtal efter avslutad upphandling och tilldelningsbeslut meddelats. Följs inte den punkten är det tillräckligt för att avtalet ska kunna hävas. • Den som inte följer reglerna för upphandling kan bli bötesbelagd med mellan 10 000 kronor och 10 miljoner kronor. Dock högst tio procent av avtalsbeloppet. Till detta kan skadestånd komma att utkrävas. • Det finns undantag: Den som vill köpa något från en speciell leverantör, direktupphandling, kan annonsera sitt behov i exempelvis Anbudsjournalen om att så ska ske. Om ingen begär överprövning inom tio dagar kan köpet gå igenom.
Universitetsnytt November 5/2010
23