16 minute read
6 Jaarverslag 2021 van de Raad van Commissarissen
6.1 Bericht van de voorzitter van de Raad van Commissarissen
Voor iedereen, ook voor Stek, was 2021 een veelbewogen jaar. Het stond in het teken van Covid-19, het virus dat de hele wereld in zijn greep hield. Op de dagelijkse gang van zaken van de RvC hebben de coronamaatregelen en het virus zelf grote impact gehad.
Normaal gesproken vindt iedere vergadering van de RvC op het kantoor van Stek in Lisse plaats. Mede ingegeven door de coronamaatregelen vergaderen we, indien voorgeschreven, digitaal. De RvC heeft in 2021 negen vergaderingen gehouden.
Het was een jaar van aanpassen en doorzetten voor iedereen: de huurders van Stek, de huurdersorganisaties, de gemeenten, de medewerkers en de samenwerkingspartners met wie we projecten deden of die onderhoudswerkzaamheden aan woningen van Stek verrichtten.
Na de fusies met Woonstichting Vooruitgang en de Noordwijkse Woningstichting en Stek (eind 2019 en medio 2020) is er in de organisatie in 2021 nog veel gedaan om de basis verder in te richten en om tegelijkertijd met volle kracht vooruit te gaan en te laten zien dat wij ons maatschappelijke presteren daadwerkelijk aan het vergroten zijn.
Stek wil werken aan de binding met wijken en buurten en het versterken van het sociale gezicht. Het bestuur heeft opdracht gekregen van de RvC om deze ambitie uit te werken. In het kader van een stage voor de VTW-opleiding “De aankomende commissaris” heeft een stagiaire onderzocht wie de belanghouders van Stek zijn en welke informatie de RvC nodig heeft van en over deze belanghouders.
In een digitale bijeenkomst op 1 juli 2021 hebben we samen met ongeveer 30 belanghouders van Stek (gemeentebestuurders, ambtenaren, bestuursleden van huurdersorganisaties, mensen van zorg- en welzijnsinstellingen) gesproken over het toen in de maak zijnde ondernemingsplan 2022 tot en met 2025. Op 14 oktober 2021 hebben wij dat ondernemingsplan goedgekeurd in de RvC. Het plan geeft de koers van Stek aan voor de komende vier jaar. Hoe recent het plan ook is, het nieuwe regeerakkoord dat op 15 december 2021 is gepresenteerd laat zien dat externe ontwikkelingen steeds tot aanpassingen zullen leiden. Onder andere de gefaseerde afschaffing van de verhuurderheffing biedt kansen en verplichtingen op de gebieden van woningbouw en verduurzaming.
Een onderwerp van gesprek in de RvC is het uitvoeren van projecten en de rendementen die Stek daarop behaalt. Stek heeft betaalbaarheid en beschikbaarheid hoog in het vaandel staan. In het ondernemingsplan voor de komende vier jaar is opgenomen dat Stek een woningaanbod wil hebben dat past bij de inkomens van de actief woningzoekenden. Dat uitgangspunt strookt vaak maar net met de rendementen voor de midden- en lange termijn die Stek moét behalen. Bij elk project maken we de afweging tussen een financieel rendement en een sociaal-volkshuisvestelijk rendement. De RvC ziet er strikt op toe dat de financiële continuïteit van Stek niet in gevaar komt.
De positie van ICT in de bedrijfsvoering neemt een steeds bepalendere rol in. Het heeft de bijzondere aandacht van de RvC, waarbij zij toeziet op de voortgang van de verbetering.
De RvC ziet toe op het verbeteren van de prestaties van de planning en realisatie bij nieuwbouw, onderhoud en verkoop.
Er is ook gesproken over de verwachte kostenbesparing als gevolg van de fusies. Geconstateerd is dat die niet gerealiseerd wordt zoals verwacht. De RvC heeft er begrip voor dat dit het gevolg is van omstandigheden als corona en automatisering.
De RvC en het Bestuur hebben in enkele gesprekken aandacht besteed aan de Visie op Toezicht en Bestuur. In goede samenspraak is hier een notitie over uitgewerkt en op 26 januari 2022 vastgesteld.
De RvC en het Bestuur hebben eind 2021 opdracht gegeven aan een onderzoeks- en adviesbureau om met onze belangrijkste relaties te spreken en, geheel onafhankelijk, een zogeheten visitatie uit te voeren. Het eindrapport van de visitatiecommissie zal er vlak voor de zomer 2022 zijn.
In mijn bericht in het jaarverslag 2020 gaf ik aan dat na de fusies de bestuurders van de Noordwijkse Woningstichting en Stek samen het Bestuur vormen. In december 2020 is een overeenkomst gesloten met Willem van Duijn. Op 1 juli 2021 heeft hij zijn rol als bestuurder neergelegd. De RvC heeft zichzelf de vraag gesteld welke gevolgen dit heeft voor het Bestuur van Stek en heeft besloten verder te gaan met Hans Al als enige bestuurder.
Hans Al gaat medio 2022 met pensioen. De RvC heeft in overleg met de huurdersorganisaties, het Managementteam en de Ondernemingsraad van Stek het profiel samengesteld voor de nieuw te benoemen bestuurder. Wij verwachten dat de nieuwe bestuurder medio 2022 bij Stek zal beginnen.
Sinds lange tijd heeft de RvC een excursie gehouden. Deze heeft plaatsgevonden op 7 en 8 oktober 2021. In Nijmegen is een bezoek gebracht aan een vorm van huisvesting voor mensen met een grote zorgvraag (voornamelijk dementie) en is een toelichting gegeven op de nauwe samenwerking tussen woningcorporaties en sociaal-maatschappelijke organisaties bij het aanpakken en oplossen van leefbaarheids- en woonvraagstukken. In het tweede deel van de excursie is een filosofische denktraining gevolgd om meerdere visies te ontwikkelen op begrippen zoals rechtvaardigheid. Dit ondersteunt de gesprekken over onderwerpen als “Leveren we wel genoeg volkshuisvestelijke prestaties?” of “Wat is eerlijk bij woonruimteverdeling? Wie mag voor wie?”.
Vlak voor het einde van het jaar hebben gemeenten, Huurdersbelangenvereniging Bollenstreek (HBVB) en Stichting Huurdersbelangen Noordwijk (SHN) en Stek overeenstemming bereikt over nieuwe prestatieafspraken voor het komende jaar. De RvC is er tevreden over dat er prestatieafspraken gemaakt zijn en dat SHN deze ook weer heeft ondertekend. De twee jaren hieraan voorafgaand heeft de SHN de prestatieafspraken niet ondertekend. De RvC heeft de afspraken geaccordeerd.
Tweemaal heeft een afvaardiging van de RvC een overleg gehad met de huurdersorganisaties HBVB en SHN.
Een delegatie van de RvC heeft tweemaal met de Ondernemingsraad van Stek gesproken.
De RvC legt met dit verslag verantwoording af over het verslagjaar 2021.
6.2 Over toezicht en besturen
De RvC houdt toezicht op het beleid en de algemene gang van zaken van Stek. Ook vervult de RvC de rol van werkgever en houdt toezicht op het functioneren van de statutaire bestuurder van Stek. De RvC adviseert daarnaast de bestuurder gevraagd en ongevraagd. De vastgestelde Visie op Toezicht en Bestuur is hiervoor de basis. De RvC past de principes van de Governancecode toe. Er zijn geen afwijkingen geconstateerd bij de toepassing van deze code in 2021.
6.3 Invulling toezicht
De Auditcommissie, de Selectie- en remuneratiecommissie en de Projectencommissie van de RvC bereiden de te nemen besluiten in de RvC voor. De verslagen van deze commissies komen in de RvC, ter informatie, aan de orde. Het is in 2021 niet voorgekomen dat de RvC een advies van een commissie niet heeft overgenomen.
In 2021 zijn de KPI’s van de tertiaalrapportage in lijn gebracht met de doelstellingen van het Ondernemingsplan 2022 - 2025. Vanaf 2022 werken we met de aangepaste KPI ’s; elk tertiaal wordt over de voortgang van de doelstellingen en ambities uit het ondernemingsplan gerapporteerd, inclusief de beheersing van de risico’s.
Evaluatie externe accountant Met de controle van de jaarrekening 2020 is de opdracht aan Deloitte afgelopen. De RvC heeft het functioneren van de accountant in de afgelopen vier jaar beoordeeld. Hierbij is gekeken naar dezelfde criteria als bij de aanbesteding destijds. Uit de beoordeling is gebleken dat de samenwerking met Deloitte als prettig en deskundig werd ervaren.
Na de offerteaanvraag is een overeenkomst voor vier jaar aangegaan met BDO.
De belangrijkste onderwerpen van gesprek in de vergaderingen van de RvC in 2021 waren: - investeringsstatuut; - accountantskeuze; - tertiaalrapportages, incl. risicobeheersingsoverzicht; - visie op Toezicht en Bestuur; - jaarstukken; - (meerjaren-) begroting; - managementletter; - treasuryjaarplan 2022; - bestuursreglement; - besluitdocumenten sloop, nieuwbouw, groot onderhoud, renovatie; - bod gemeenten 2022; - prestatieafspraken gemeenten2022; - Ondernemingsplan 2022 - 2025; - Portefeuilleplan.
Governance Stek werkt conform de Governancecode voor woningcorporaties. Naast de Woningwet, het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting en de Wet Normering Topinkomens beschikte Stek in 2021 over de volgende eigen governance documenten: - statuten; - bestuursreglement; - reglement van de RvC; - reglementen van de commissies van de RvC; - reglement financieel beleid en beheer; - treasury- en beleggingsstatuut; - integriteitscode en klokkenluidersregeling; - investeringsstatuut en verbindingenstatuut.
Besturingskader - ondernemingsplan; - jaarplan; - prestatieafspraken met de gemeenten Hillegom, Lisse, Noordwijk en Teylingen; - portefeuilleplan.
Beheersingskader - begroting en meerjarenbegroting; - jaarverslag en jaarrekening; - tertiaalrapportages.
6.4 Invulling van de werkgeversrol
Goed werkgeverschap voor de bestuurder is een taak van de RvC. De RvC dient deze taak zodanig uit te voeren, dat de corporatie over een goed functionerende bestuurder beschikt, de bestuurder zijn competenties volledig ten dienste van de corporatie kan inzetten en de RvC haar toezichtrol volledig kan vervullen.
Er is regelmatig bilateraal overleg tussen de bestuurder en de voorzitter van de RvC over actuele zaken en mogelijke aandachtspunten. Verder bereiden zij samen de vergaderingen van de RvC voor.
De Selectie- en remuneratiecommissie geeft verdere invulling aan de werkgeversrol, waaronder het jaarlijkse evaluatiegesprek met de bestuurder.
De geldende wet- en regelgeving over de bezoldiging van de bestuurder is leidend bij het bezoldigingsbeleid. Het totale vaste jaarinkomen van de bestuurder is bepaald binnen het regime van de Wet Normering Topinkomens (WNT). Van overschrijding, afbouw of terugbetalingsverplichtingen is geen sprake. De bezoldiging van de bestuurder van Stek bestond in 2021 uit de volgende bestanddelen: een vast salaris, een auto (eigendom van Stek) en pensioenafspraken (niet afwijkend). In de jaarrekening zijn de concrete bedragen opgenomen, afgezet tegen de WNT-normering.
De bestuurder heeft geen betaalde nevenfuncties. Vanuit zijn functie verrichte Hans Al de volgende onbezoldigde nevenfuncties: voorzitter Holland Rijnland Wonen (regionaal samenwerkingsverband corporaties Holland Rijnland) en secretaris-penningmeester Stichting Fuma 56 (netwerkgroep voor bestuurders).
Een andere rol van de RvC is die van adviseur en klankbord voor de bestuurder. Ieder jaar wordt dit onderwerp besproken in onder andere het evaluatiegesprek en tijdens de zelfevaluatie.
Inlevingsvermogen, het bewaren van de juiste afstand en overzicht over de grote lijnen zonder hierbij de relevante details uit het oog te verliezen zijn hierbij van belang. Beide partijen zijn tevreden over de manier waarop deze rol vormgegeven wordt. De RvC ziet haar adviesrol in de vorm van het inbrengen van haar eigen ervaring ter ondersteuning van de bestuurder en de werkorganisatie bij verschillende onderwerpen.
6.6 Zelfevaluatie RvC
Op 2 maart 2021 heeft de jaarlijkse zelfevaluatie van de RvC plaatsgevonden. Naast de evaluatie van de interne samenwerking is stilgestaan bij de impact van de diverse gebeurtenissen, het geven van invulling aan de toezichtrol en de verbeterpunten uit de vorige evaluatie. Er is een verslag gemaakt van de zelfevaluatie.
Als RvC kijken we met een positieve blik terug op 2021. De organisatie en de RvC zijn goed blijven functioneren en we zijn elkaar op de noodzakelijke momenten blijven opzoeken. Er was voldoende vertrouwen en de RvC kon de eigen taken uitvoeren.
6.7 Samenstelling RvC per 31 december 2021, personalia en relevante (neven)functies
De Woningwet bepaalt dat minstens een derde van de RvC moet bestaan uit commissarissen die rechtstreeks zijn voorgedragen door de huurders. Bij Stek zijn de commissarissen T. Kuné en mw. S.E. van Tol benoemd op voordracht van de huurders.
Voorafgaand aan een RvC vergadering, houdt de RvC een vooroverleg. De aandachtspunten die tijdens het vooroverleg naar voren komen worden besproken met de bestuurder.
De RvC is van oordeel dat zij goed functioneert en dat er toereikende informatie beschikbaar is om goed toezicht te kunnen uitoefenen.
In de statuten van Stek is vastgelegd dat een lid van de RvC wordt benoemd voor een periode vier jaar, met een mogelijkheid tot herbenoeming voor vier jaar. Alle commissarissen zijn onafhankelijk volgens de criteria van artikel III.2.2 van de Governancecode. Er zijn geen belangenverstrengelingen geconstateerd. Op één dossier zou belangenverstrengeling hebben kunnen optreden, namelijk de leningenruil met Vestia. De voorzitter van de RvC van Stek was ook voorzitter van de RvC van Vestia. De voorzitter van Stek heeft, ter voorkoming van belangenverstrengeling, niet deelgenomen aan de beraadslagingen en de besluitvorming over de leningenruil met Vestia.
Ieder lid van de RvC heeft zijn/haar eigen expertise; de commissarissen vullen elkaar goed aan en vormen een goed team. In 2021 hebben twee herbenoemingen plaatsgevonden op 1 mei 2021, namelijk de heer L.W. Bartelse en mevrouw S.E. van Tol. Als gevolg van persoonlijke omstandigheden en het rooster van aftreden moeten in 2022 drie nieuwe commissarissen worden geworven.
Naam, geboortejaar, functie Functie/nevenfuncties Inhoudelijke portefeuilles Datum benoeming/ aftreden
De heer drs. L.J. Wijngaarden, 1947
voorzitter RvC lid Selectie- en remuneratiecommissie
De heer L.W. Bartelse BA, 1952
vicevoorzitter RvC lid Selectie- en remuneratiecommissie
De heer drs. T. Kuné, 1950
lid RvC (op voordracht huurdersorganisaties) voorzitter Selectie- en remuneratiecommissie lid Projectencommissie
De heer drs. C. Smilde, 1954
lid RvC lid Auditcommissie voorzitter Projectencommissie Tot 1 oktober 2021
Voorzitter RvC Vestia Voorzitter HRM
Bedrijfsvoering ICT Governance Eerste benoeming: 1 oktober 2016
Herbenoemd: 1 oktober 2020
Beoogde einddatum: 1 oktober 2023 Eerste benoeming: 15 februari 2020
Herbenoemd: 1 mei 2021
Beoogde einddatum: 1 mei 2024
Voorzitter Stichting vrienden van Podium voor Architectuur
Haarlemmermeer en
Schiphol Voorzitter Zang- en
Oratoriumvereniging
Cantarella Delft
Eigenaar
Keessmilde/Case
Begeleiding, Coaching en Begeleiding Volkshuis- vesting Eerste benoeming: 1 januari 2017
Herbenoemd: 1 januari 2021
Beoogde einddatum: 1 januari 2023
Vastgoedontwikkeling en -beheer Eerste benoeming: 9 september 2014
Herbenoemd: 9 september 2018
Beoogde einddatum: 9 september 2022
Mevrouw drs. S.E. van Tol RA, 1966
lid RvC (op voordracht huurdersorganisaties) voorzitter Auditcommissie Financiën en control Eerste benoeming: 15 februari 2020
Herbenoemd: 1 mei 2021
Beoogde einddatum: 1 mei 2025
6.8 Nascholingsverplichting
De leden van de RvC hebben voldaan aan de nascholingsverplichting van vijf permanente educatiepunten in 2021, naar rato van de benoemingsperiode. Als er meer punten zijn behaald dan nodig in een jaar, kan het overschot, met een maximum van vijf punten, worden meegenomen naar het volgende jaar.
Overzicht PE-punten RvC in 2020 en 2021
Naam PE-punten 2020
PE-punten 2021 (incl. overschot uit 2020)
Dhr. L.J. Wijngaarden 6 10 Dhr. L.W. Bartelse 3 5 Dhr. T. Kuné 11 25 Dhr. C. Smilde 9,5 10,5 Mw. S.E. van Tol 7 7
6.9 Bezoldiging RvC
Bezoldiging RvC
De regeling Bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting regelt de bezoldigingsklassen van de corporatie. De bezoldigingsklasse voor Stek is G (uitgangspunt na de fusies). Dit is gebaseerd op een aantal verhuureenheden dat ligt tussen de 10.001 en 25.000. Daarnaast is het inwoneraantal van de grootste gemeente waarin Stek actief is van belang.
De Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) adviseert de vergoedingen te maximaliseren op 7,5% (leden) en 11,5% (voorzitter) van het toepasselijke bezoldigingsmaximum voor de bestuurders. De WNT-norm gaat uit van 10% voor leden en 15% voor de voorzitter van het toepasselijke bezoldigingsmaximum. De honorering van de RvC is gebaseerd op het VTW-advies.
In 2021 was de honorering als volgt:
Naam 2021 Dhr. L.J. Wijngaarden € 22.750 Dhr. L.W. Bartelse € 15.200 Dhr. T. Kuné € 15.200 Dhr. C. Smilde € 15.200 Mw. S.E. van Tol € 15.200
Eventuele mogelijkheden van terugvorderen worden niet benut. De vergoedingen blijven daarmee onder de maximaal toegestane bedragen van de VTW-norm. In de jaarrekening is de verantwoording ten aanzien van de WNT opgenomen.
6.10 Auditcommissie
De voorzitter is mevrouw S.E. van Tol en de heer C. Smilde is commissielid. De besluitdocumenten die in de RvC aan de orde komen, worden in de Auditcommissie besproken en van een advies aan de RvC voorzien.
De Auditcommissie vergaderde in 2021 zeven keer. In de regel ongeveer veertien dagen voorafgaand aan een RvC-vergadering. Tweemaal was de accountant bij (een deel van) de vergadering aanwezig. De interne controller woont de vergaderingen van deze commissie op uitnodiging bij.
Belangrijkste onderwerpen in 2021: - auditplan 2021; - jaarplan 2021; - tertiaalrapportages; - jaarverslag en jaarrekening 2020; - (meerjaren) begroting; - werkzaamheden en bevindingen accountant (o.a. managementletter en controle verslag); - governance-agenda; - investeringsstatuut; - (voortgang) auditresultaten; - controleplan 2021; - risicomanagement, governance en compliance; - leningenruil Vestia.
In 2021 is een zelfevaluatie van de Auditcommissie uitgevoerd.
6.11 Selectie- en remuneratiecommissie
De voorzitter is de heer T. Kuné, de heren L.W Bartelse en L.J. Wijngaarden zijn de leden. Voor de herbenoeming van de heer L.W. Bartelse en mevrouw S.E. van Tol is een positieve zienswijze van de Autoriteit woningcorporaties ontvangen. De huurdersorganisaties hebben positief gereageerd op de herbenoeming van mevrouw Van Tol; zij heeft zitting in de RvC op huurdersvoordracht.
De Selectie- en remuneratiecommissie heeft in 2021 vijf vergaderingen gehouden.
Enkele belangrijke gespreksonderwerpen waren: - herbenoeming in de RvC van de heer L.W. Bartelse en mevrouw S.E. van Tol per 21 mei 2021; - beoordeling bestuurder 2020 en maken prestatieafspraken met bestuurder 2021; - opstarten wervings- en selectie nieuwe bestuurder per medio 2022; - tussentijdse beoordeling bestuurder 2021; - voorbereiding zelfevaluatie RvC 2021; - voorbereiding werving commissaris per september 2022, in verband met het aftreden van de heer
C. Smilde wegens bereiken einde termijn.
6.12 Projectencommissie
Voorzitter is de heer C. Smilde, commissielid is de heer T. Kuné. In de vergaderingen van de Projectencommissie is ruimte om uitgebreid stil te staan bij voorgelegde investeringsbesluiten. Per besluit wordt een advies gegeven aan de RvC.
In drie bijeenkomsten heeft de Projectencommissie van de RvC geadviseerd over vier BD besluiten: - BD4 Hooghkamer fase 3, Voorhout, - BD2 Offem Zuid Campri, Noordwijk, - BD4 Woontoren Waterkanten, Lisse en - BD4 Klein Sassembourg, Teylingen.
6.13 Beoordeling bestuurder
Op 4 maart 2021 heeft het jaarlijkse evaluatiegesprek met bestuurder Hans Al plaatsgevonden. In dit gesprek vond de beoordeling over 2020 plaats en zijn er prestatieafspraken gemaakt voor 2021. Namens de RvC waren de heren Kuné en Wijngaarden aanwezig.
De samenwerking met de RvC is goed en transparant. De RvC is tevreden over de prestaties en de organisatieontwikkeling van Stek. Aandacht wordt gevraagd voor de beheersing van de onderhoudsuitgaven en de bedrijfskosten. De bestuurder vult zijn voortrekkersrol goed in, zowel in- als extern, waardoor binnen het werkgebied van Stek betekenisvolle resultaten worden geboekt. Ook heeft hij daadwerkelijk grip op de organisatie. 2021 is al met al een moeilijk, maar goed jaar voor Stek geweest en de bestuurder heeft daaraan passend bijgedragen.
6.14 Slotverklaring
Het Bestuur heeft het jaarverslag over 2021 opgesteld met daarin opgenomen de jaarrekening. De accountant heeft de jaarrekening gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende verklaring. De RvC kan zich verenigen met het jaarverslag van het Bestuur en keurt het jaarverslag goed en stelt de jaarrekening vast.
De middelen van Stek zijn uitsluitend ingezet in het belang van de volkshuisvesting. Activiteiten hebben uitsluitend plaatsgevonden ten behoeve van de volkshuisvesting, duurzaamheid en leefbaarheid, in overeenstemming met de statuten van Stek. De wooneenheden liggen binnen het statutaire werkgebied.
Op het gebied van beleggen en verbintenissen zijn geen risicovolle posities ingenomen. De RvC en zijn individuele leden verklaren integer en onafhankelijk te hebben gehandeld.
Vooruitkijkend naar het jaar 2022 ziet de RvC de volgende uitdagingen voor Stek: - het uitwerken van de consequenties van het nieuwe regeerakkoord; - het toevoegen van woningen: projecten in uitvoering brengen, opleveren en nieuwe acquisitie tot stand brengen; - de verhuizing naar het gezamenlijke kantoorpand in Hillegom en - de benoeming van de nieuwe bestuurder.
6.15 Verklaring van de RvC
Op 19 mei 2022 besprak de RvC het jaarverslag en de bijbehorende jaarrekening met de accountant. Ook stemde de RvC in met de uitgebrachte verklaring over de jaarrekening van accountant BDO. De RvC keurde het jaarverslag van de bestuurder goed en stelde de jaarrekening over 2021 op 19 mei 2022 vast.
Ludo Wijngaarden voorzitter RvC
72
