Procuratieregeling Woonstichting Stek 2024

Reglement bevoegdheden en procuratie Woonstichting Stek

Vastgesteld door het bestuur: Datum: 21 - 5 - 2024

J. van den Berg

Woonstichting Stek verder te noemen: Stek

Reglement bevoegdheden en procuratieregeling Woonstichting Stek verder te noemen: procuratieregeling

1 Inleiding en uitgangspunten

Het bestuur is volgens artikel 7 van de statuten bevoegd Stek te besturen en heeft daartoe alle bevoegdheden, al dan niet na (voorafgaande) goedkeuring door de raad van commissarissen, die niet door de wet of de statuten aan andere organen zijn opgedragen.

De procuratieregeling geeft inzicht in de personen/functionarissen die volmacht hebben tot het aangaan van externe contractuele verplichtingen namens Stek.

Vanaf hoofdstuk 4 van dit document zijn enkele aanvullende bevoegdheden opgenomen. Deze hebben met name betrekking op interne aangelegenheden, zoals bijvoorbeeld bevoegdheden ten aanzien van het afboeken van oninbare vorderingen.

Hoofdstuk 8 gaat in op de tijdelijke bevoegdheden wanneer de bestuurder afwezig is door verlof of kort verzuim.

Uitsluitend functionarissen vermeld in deze procuratieregeling hebben volmacht om externe contractuele verplichtingen aan te gaan voor het betreffende aandachtsgebied. De procuratieregeling ligt ter inzage op het hoofdkantoor van Stek en staat ook vermeld op de website van Stek; www.stek-wonen.nl

Aanhangsel 1 is niet opgenomen op onze website.

In Aanhangsel 1 van dit document is een overzicht opgenomen van personen die bevoegd zijn tot het doen van betalingen en het overmaken van gelden namen Stek.

Uitganspunten

• Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW

• Voor alle procuratiehouders geldt dat de verleende procuratie geldt binnen de kaders van de vastgestelde jaarbegroting/bedrijfsbegroting

• Voor de procuratiehouders in nieuwbouw-, renovatie- of verduurzamingsprojecten geldt de verleende procuratie binnen de kaders van de jaarbegroting/bedrijfsbegroting of de goedgekeurde investeringsbesluiten, dan wel goedgekeurde fase(n) in het projectfasemodel van Stek.

• Opdrachtverstrekking buiten de goedgekeurde bedrijf- en onderhouds-jaarbegroting wordt ondertekend door de bestuurder.

• Opdrachtverstrekking voor planmatige onderhoudswerkzaamheden, vastgoedontwikkeling en verduurzaming dienen altijd schriftelijk te worden bevestigd. Ook mondelinge opdrachten in geval van spoed dienen altijd voor het betaalbaar stellen schriftelijk te worden bevestigd. Dit geldt ook voor opdrachten voor meerwerk.

• Transacties met financiële instellingen, anders dan lening contracten, vallen buiten deze procuratieregeling. Deze bevoegdheid blijft dus volledig bij de bestuurder. Enige uitzondering is de rol van de Manager Financiën & Bedrijfsvoering zoals opgenomen in deze regeling.

• Opdrachtverstrekking vindt schriftelijk plaats.

• Opdrachten worden verstrekt met inachtneming van de wettelijke richtlijnen en het goedgekeurde beleid van Stek.

• De bestuurder zal bij externe opdrachtverstrekking er naar streven altijd het “vier-ogen-principe” toe te passen.

• Bij kort verlof of verzuim van de bestuurder is in deze regeling (Hoofdstuk 8) opgenomen hoe wordt omgegaan met de bevoegdheden van de bestuurder. Wanneer deze niet toereikend zijn worden aparte afspraken gemaakt.

2 Procuratiehouders

De bestuurder verleent volmacht uitsluitend aan de volgende functionarissen, te weten: Procuratiehouder / Functie

Manager

Teamleider Klant Contact Centrum en Onderhoudsdienst

Overige medewerkers Zie toelichting

* Het betreft het mandaat binnen het eigen vakgebied. In de nu volgende pagina’s wordt dit per functie nader toegelicht.

3 Toelichting op de procuratiehouders en het mandaat

Manager Wonen

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot dertigduizend euro (€ 30.000) ten behoeve van reparatieonderhoud, mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toilet-renovatie en leefbaarheid.

▪ Is bevoegd Stek te binden ten behoeve van het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot dertigduizend euro (€ 30.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. *1

▪ Is bevoegd om tijdelijke huurverlaging toe te kennen tot een bedrag van maximaal € 5.000 (maandhuur X aantal maanden. Daarboven is goedkeuring van de Bestuurder vereist.

▪ Voor VvE beheer is de Manager Wonen bevoegd om met VVE besluiten met een financiële impact tot € 30.000 zelfstandig in te stemmen. Boven de € 30.000 ligt deze bevoegdheid bij de Bestuurder.

▪ Voor VVE beheer is de Manager Wonen tevens bevoegd een verhoging van de maandelijkse VVE-bijdrage groter dan € 20 en tot € 50 per woning per maand goed te keuren.

Manager Financiën & Bedrijfsvoering

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot dertigduizend euro (€ 30.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten waaronder financiële-, fiscale- , ICT- en facilitaire zaken. *1

▪ Is bevoegd, na het doorlopen van de interne procedure en in het bijzonder de verleende volmacht van de bestuurder, om de gesprekken met bankinstellingen te voeren voor het afsluiten van een financiering binnen de op dat moment geldende kaders.

Manager Vastgoed

▪ Is bevoegd om externe verplichtingen aan te gaan ten behoeve van vastgoedontwikkeling, verduurzaming (renovatieprojecten en woningverbetering) en planmatig onderhoudswerkzaamheden tot tweehonderdduizend euro (€ 200.000)

▪ Is bevoegd Stek te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot dertigduizend euro (€ 30.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. *1

Manager Beleid en Strategie

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot dertigduizend euro (€ 30.000) toegespitst op de eigen verantwoordelijkheid en activiteiten. *1

Teamleider Rayonteams

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftienduizend euro (€ 15.000) ten behoeve van mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toilet-renovatie.

▪ Een teamleider van de rayonteams heeft géén mandaat voor het aangaan van verplichtingen rondom reparatieonderhoud.

▪ Is bevoegd om tijdelijke huurverlaging toe te kennen tot een bedrag van maximaal € 2 500 (maandhuur X aantal maanden Daarboven is goedkeuring van de Manager Wonen vereist.

1 Opdrachten/verplichtingen die niet via Tobias Ax worden aangegaan.

Teamleider Klant Contact Centrum en Onderhoudsdienst

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftienduizend euro (€ 15.000) ten behoeve van reparatieonderhoud.

Verhuurmakelaar

▪ Is bevoegd namens Stek een huurovereenkomst te sluiten voor de verhuureenheden, niet zijnde bedrijfsonroerendgoed, van Stek.

▪ Is bevoegd namens Stek een eindafrekening op te stellen bij beëindiging van de huurovereenkomst.

▪ Is bevoegd intern opdracht te geven voor het uit te voeren mutatieonderhoud in samenspraak met de Opzichter Mutatie en Dagelijks Onderhoud.

▪ Is bevoegd namens Stek de eindafrekening op te stellen bij de beëindiging van een huurovereenkomst.

Opzichter Mutatie en Dagelijks Onderhoud

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot zesduizend vijfhonderd euro (€ 6.500) ten behoeve van mutatieonderhoud en badkamer, keuken en toilet-renovatie en reparatieonderhoud.

▪ Eventueel meerwerk binnen het resultaatgebied Dagelijks onderhoud kan tot een maximum van € 1.000 zelfstandig worden goedgekeurd.

▪ Eventueel meerwerk binnen het resultaatgebied Mutatieonderhoud kan tot een maximum van € 2.500 zelfstandig worden goedgekeurd.

Teamleider Nieuwbouw

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftigduizend euro (€ 50.000) ten behoeve van vastgoedontwikkeling en renovatieprojecten.

Projectontwikkelaar nieuwbouw

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van vastgoedontwikkeling en renovatieprojecten.

▪ Eventueel meerwerk kan tot een maximum van € 2.000 zelfstandig worden goedgekeurd.

Projectleider Nieuwbouw

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van vastgoedontwikkeling en renovatieprojecten.

▪ Eventueel meerwerk kan tot een maximum van € 2.000 zelfstandig worden goedgekeurd.

Teamleider Verduurzaming

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftigduizend euro (€ 50.000) ten behoeve van (projectmatige) verduurzaming en woningverbetering.

Projectleider Verduurzaming

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van projectmatige verduurzaming en woningverbetering.

▪ Eventueel meerwerk kan tot een maximum van € 2.000 zelfstandig worden goedgekeurd.

Teamleider Planmatig Onderhoud & Contracten

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftigduizend euro (€ 50.000) ten behoeve van planmatig- en contractonderhoud.

Sr. Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud en Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van planmatig onderhoud.

▪ Eventueel meerwerk kan tot een maximum van € 2.000 zelfstandig worden goedgekeurd.

Medewerker Inkoop & Contracten

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van contractonderhoud.

Medewerker Kwaliteit en Innovatie

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van onderzoek op het gebied van innovatie, kwaliteit en vastgoed(beleid).

Medewerker Informatie

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van het actualiseren van o.a. energie labels en tekenwerk.

Communicatieadviseur

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van de communicatie en publicitaire uitingen.

P&O adviseur

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tweeduizend euro (€ 2.000) in het kader van de P&O werkzaamheden.

Medewerker Zakelijke Markt

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vierduizend euro (€ 4.000) voor verkoopactiviteiten om woningen uit de verkoopvijver (vastgesteld in de jaarbegroting) te verkopen

▪ Is bevoegd om namens Stek eindafrekeningen op te stellen voor bedrijfsonroerend goed bij de beëindiging van een huurovereenkomst.

▪ Is bevoegd om tijdelijke huurverlagingen toe te kennen tot een bedrag van maximaal € 500. Bijvoorbeeld 5 maanden x € 100 huurkorting. Boven € 500 is goedkeuring nodig van manager wonen.

▪ Voor VvE beheer is de medewerker Zakelijk Markt bevoegd om met VVE besluiten met een financiële impact tot € 10.000 zelfstandig in te stemmen. Boven de € 10.000 en tot € 30.000 ligt deze bevoegdheid bij de Manager Wonen.

▪ Voor VVE beheer is de medewerker Zakelijk Markt tevens bevoegd geld een verhoging van de maandelijkse VVE-bijdrage tot € 20 per woning per maand goed te keuren. Daarboven moet deze worden voorgelegd aan de Manager Wonen.

Senior Medewerker Dagelijks Onderhoud en Kwaliteit

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijftienhonderd euro (€ 1.500) ten behoeve van reparatieonderhoud.

Teamleider Informatisering & Automatisering

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van Informatisering en Automatisering

Teamleider Verslaglegging

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot tienduizend euro (€ 10.000) ten behoeve van Verslaglegging.

Coördinator Facilitaire Zaken

▪ Is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijfduizend euro (€ 5.000) ten behoeve van facilitaire zaken, zoals bij het beheer van het kantoor, gebouwen en wagenpark

Overige medewerkers

Zijn niet bevoegd om namens Stek opdrachten te verstrekken.

Uitzondering hierop zijn enkele mandaten van € 1.000 en kleiner:

▪ De Opzichter Planmatig Onderhoud is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking met de (Senior) Werkvoorbereider Planmatig Onderhoud

▪ De Technisch adviseur Verduurzaming is om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het op eigen initiatief toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking met de Projectleider Verduurzaming of de Teamleider Verduurzaming.

▪ De Medewerker kwaliteitsborging & nazorg is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking met de projectleiders Nieuwbouw/Verduurzaming of de betreffende teamleider.

▪ De Opzichter Mutatie en Dagelijks onderhoud is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van het toekennen van meerwerk tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hierbij moet sprake zijn van een passende wisselwerking met de teamleider van Rayonteams

▪ De Wijkbeheerder is bevoegd, passende bij de eigen taken en verantwoordelijkheden, om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijfhonderd euro (€ 500) ten behoeve van veiligheid en leefbaarheid.

▪ De Facilitair Medewerker is bevoegd om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot zevenhonderdvijftig euro (€ 750) in het kader van de aanschaf van kantoorartikelen en -benodigdheden en onderhoudsuitgaven voor het wagenpark van Stek.

▪ De Woonconsulent is bevoegd, passende bij de eigen taken en verantwoordelijkheden om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijfhonderd euro (€ 500) ten behoeve van leefbaarheid.

▪ De Woonconsulent is bevoegd om tijdelijke huurverlaging toe te kennen tot een bedrag van maximaal € 500. Bijvoorbeeld 5 maanden x € 100 huurkorting. Boven € 500 is goedkeuring nodig van de Teamleider Rayonteams.

▪ De Woonconsulent is bevoegd om huurverlaging te fiatteren tot maximaal € 300 per maand bij de afwikkeling van wettelijke regelingen zoals eenmalige huurverlaging wegens laag inkomen of het afhandelen van bezwaren op de huurverhoging. Boven € 300 is toestemming nodig van de Teamleider Rayonteams.

▪ De Projectconsulent is bevoegd, passende bij de eigen taken en verantwoordelijkheden om enkelvoudige externe verplichtingen aan te gaan tot vijfhonderd euro (€ 500) ten behoeve van leefbaarheid.

▪ De Medewerker huurincasso is bevoegd namens Stek betalingsregelingen met huurders te treffen en om, na het afwikkelen van de interne procedure, een juridische procedure te starten ten behoeve van het uitzetten van huurders wegens achterstand in huurbetaling of wegens andere reden.

▪ De KCC-medewerker kan via de beslisboom verplichtingen met derden aangaan tot duizend euro (€ 1.000) in het kader van reparatieonderhoud na een reparatiemelding van één van onze huurders.

▪ De KCC-medewerker kan namens Stek betalingsregelingen met huurders treffen, met dien verstande dat het de eerste keer is in het afgelopen jaar met een huurachterstand van maximaal een maand.

Het doen van betalingen en het overmaken van gelden namens Stek

Naast de bestuurder zijn dit de personen zoals vermeld in aanhangsel 1 behorende bij deze regeling. Hierbij geld dat betalingsopdrachten altijd door twee van de in aanhangsel 1 genoemde personen ondertekend moeten worden.

Ondertekening van overeenkomsten niet zijnde huurovereenkomsten

Alle overeenkomsten, die niet zijn ondervangen met bovenstaande procuraties, waarin door Stek verplichtingen worden aangegaan, worden ondertekend door de bestuurder.

Ondertekening van brieven en algemene correspondentie

Alle overige brieven, niet zijnde standaardbrieven in het kader van de dagelijkse werkzaamheden, waarin afspraken worden bevestigd en/of verplichtingen worden aangegaan worden uitsluitend ondertekend door de betreffende manager en de bestuurder.