iniziato la nostra collaborazione con InfoCert, che proponeva l’offerta migliore nel campo della gestione e della conservazione nel lungo periodo della documentazione digitale.” L’ULSS8 di Asolo ha dunque iniziato a integrare nell’infrastruttura esistente tutti gli strumenti e le soluzioni necessarie a gestire l’intero ciclo di vita delle informazioni digitali attraverso un sistema in grado di seguire e tracciare il percorso specifico di ogni singolo documento prodotto, lavorato e archiviato. Con la garanzia della centralizzazione del patrimonio informativo e di una più semplice, sicura e veloce condivisione dello stesso. “Oggi siamo in grado di evitare praticamente qualsiasi passaggio cartaceo nella gestione della documentazione clinica e stiamo lavorando per rendere completamente digitale anche quella amministrativa – continua il Dr. Po’ – Abbiamo scelto di iniziare dalla documentazione clinica perché questo tipo di documento è di fatto la prima forma di comunicazione che abbiamo con i cittadini, beneficiari dei nostri servizi.”
ULSS8 di Asolo
52 iged.it 02.2012
Gestione completamente dematerializzata dei documenti clinico sanitari e, più recentemente, anche della documentazione afferente ai servizi diagnostici, ossia: RIS e PACS. “Un cittadino che abbia necessità di ritirare un referto per un esame effettuato presso un nostro laboratorio può scegliere di accedere a un’area riservata del sito dell’ULSS8, digitare una password personalizzata e visualizzare il proprio fascicolo sanitario elettronico. Questo senza “card” o supporti vari – aggiunge Po’ – Per avere un fascicolo elettronico effettivamente disponibile occorre lavorare in modo sistematico e integrato, a partire dalla produzione documentale direttamente in formato digitale. Bisogna convincere le varie professionalità sanitarie a passare a questa modalità, abbandonando la carta. E questo si ottiene con standard operativi costanti e un continuo impegno nella formazione”. Dematerializzare non significa solo provvedere alla scansione della documentazione pregressa e l’ULSS8 di Asolo si è dotata di tutti gli strumenti utili alla formazione della documentazione direttamente in elettronico:
conservazione sostitutiva, firma digitale, marcatura temporale e posta elettronica certificata. I flussi documentali dell’ULSS8 di Asolo oggi sono gestiti secondo standard che ne consentono l’interoperabilità con più sistemi. I documenti sono conservati in modalità sostitutiva presso datacenter di InfoCert, che si fa carico, in qualità di Responsabile della Conservazione, di tutti gli oneri e le procedure di sicurezza, salvataggio, verifica periodica dei supporti, apposizione di firme digitali e marche temporali previsti dalla normativa di riferimento per potere conservare i documenti in formato elettronico. “L’informatica non fa risparmiare, ma fa lavorare meglio e dà servizi più elevati più sofisticati, maturi e completi. E questo è moltissimo – conclude il Dr. Po’ - Noi apprezziamo sensibilmente questa differenza: quello che è avvenuto negli ultimi anni nella nostra azienda ci ha segnato positivamente. Oggi abbiamo a disposizione una quantità e una qualità di informazioni che prima non avevamo: sicure, tracciate e conservate a norma di legge”. E dunque: “paperless” conviene? La dematerializzazione dei processi documentali, attraverso una gestione completamente digitale dei documenti e dei flussi ad essi associati, riesce a garantire nel mondo sanitario dei vantaggi indiscussi in termini di efficienza ed efficacia interna, di riduzione di costi e, riduzione del rischio clinico e soprattutto, di qualità dei servizi erogati al cittadino. L’impiego diffuso di materiale cartaceo, inoltre, richiede dei costi di gestione che comprendono oneri aggiuntivi e non immediatamente percepibili come, ad esempio, il mantenimento degli spazi impiegati per l’archiviazione della documentazione e le misure che necessariamente devono essere adottate per la tutela e la conservazione dei supporti deperibili, l’inoltro e smistamento dell’informazione con oneri di postalizzazione/corrieri. Per l’operatività questo si traduce in: lentezza e complessità dei processi,