Por lo general se convoca una reunión entre el gerente de marca, gerente de mercadeo, agencia ATL y la agencia BTL, se estiman los tiempos para ejecutar la campaña, primero se establece la entrada de los medios masivos, luego se habla del lanzamiento de la campaña, depende del producto se hablará de un evento o activación de marca. Se menciona el plan de free press para acompañar el trabajo de la agencia y la marca se vea en los medios, adicionalmente al plan de ATL.
Luego la agencia BTL, empieza a realizar artes, diseños, uniformes, disfraces, cuadrar permisos, afiliar a los modelos, auxiliares y coordinadores del evento a los servicios pensiónales y de salud, ya que es un requerimiento del estado, algunas agencias por ahorrar costos, le dicen al cliente que las personas cuentan con todos los servicios obligatorios para la contratación, pero esto no es cierto, esto se convierte en perjudicial para el cliente y aun más para la agencia, ya que cualquier accidente que sufra el personal del evento será responsabilidad de la agencia, esta labor deberá ser adelantada por el ejecutivo de cuenta.
Es básico lo mencionado anteriormente pero en la práctica no es aplicado, de esta forma varias agencias han sido demandas por parte del personal de las activaciones afirma José Rodríguez director de cuenta de 1x1 Colombia. A su vez el ejecutivo de cuenta debe tener informado al cliente del día a día, ya qué este de seguro se preocupará por lo que suceda con su marca y de la efectividad del evento.
4.1 PLANEACIÓN OPERATIVA: Realizar un checklist es importante para la ejecución de cualquier actividad, ya que la idea es que no existan contratiempos, no hay que dar por hecho nada, cada concepto debe ser tenido en cuenta.
Capacitación. Capacitación.
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