Kinderdorpen is lid van het Keeping Children Safe netwerk en wordt om die reden jaarlijks intern ge-audit. Uitgebreide informatie over onze beleid wat betreft integriteit en het beschermen van kinderen in hoofdstuk 4, pagina 51. Veiligheid van medewerkers ‒ Voor (lokale) medewerkers die naar risicovolle gebieden reizen, moet de veiligheid gegarandeerd zijn. In 2019 is het veiligheidsbeleid herzien en aangescherpt. • Alle medewerkers die voor hun werk SOS projecten moeten bezoeken, moeten verplicht een veiligheidstraining volgen en een proof of life formulier invullen, die in de kantoorkluis wordt bewaard. • Het crisismanagementteam heeft een simulatietraining gevolgd. • Een externe partij is ingeschakeld die ons in een veiligheidssituatie met hun expertise ondersteunt. Financieel ‒ SOS Kinderdorpen hanteert verschillende manieren om het risico van fluctuerende inkomsten en de gevolgen daarvan voor de continuïteit van de programma’s te ondervangen. • We monitoren voortdurend de inkomsten en uitgaven en spelen direct in op veranderingen • We maken financiële risico’s beheersbaar door een beleid van inkomstenspreiding te hanteren. Inkomsten worden via meerdere bronnen verkregen: particuliere donateurs, zakelijke partners, vermogensfondsen, de Nationale Postcode Loterij, private institutionele donoren en overheden. • Met ons reservebeleid zorgen we dat we een eventuele tijdelijke teruggang in inkomsten kunnen opvangen. • We controleren bij al onze toezeggingen en betalingen op de juiste bevoegdheden en tekenlimieten, waarbij altijd sprake is van een goede functiescheiding; het zogenoemde vier-ogen-principe. Operationeel ‒ Op operationeel vlak zijn er risico’s zowel in de landen waar we programma’s (mede) financieren en uitvoeren als op het Nederlandse kantoor. • Bij elk nieuw project brengen we de risico’s in kaart in een risicomatrix en treffen we maatregelen om deze te beperken. • Om kwaliteit en de uitvoering van de projecten volgens beleid te borgen, kijken we continu naar de processen, de tools en monitoring. We nemen een actieve rol richting de nationale associaties – gaan strategische partnerschappen aan, geven trainingen op locatie en hebben richtlijnen voor rapportage. • Voor ons Nederlandse programma Simba Familiezorg hebben we een separate risico analyse en mitigatie. We zijn bovendien samenwerkingen aangegaan met erkende partners in de jeugdzorg. • Om kennis binnen de Nederlandse organisatie te borgen, zijn richtlijnen, procesbeschrijvingen en overdrachtsdocumenten opgesteld. • Om de executiekracht te borgen, sturen we op KPI’s. Met het nieuwe Management Informatie Systeem en verdere automatisering binnen de organisatie breiden we op korte
82
termijn de beheersmaatregelen verder uit,. • Op het vlak van compliance en de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben we bewerkersovereenkomsten opgesteld en is het IT-beheer bij een professionele organisatie belegd. Personeel en partners ‒ Wij zijn zorgvuldig in het aannemen van personeel. Ook zijn we selectief in samenwerkingsverbanden met partners en sluiten we met al onze partners duidelijke contracten af. Ons integriteitsbeleid is hierin leidend. Zie pagina 52. • Om verloop en verzuim van medewerkers terug te dringen, maken we een analyse van de redenen, richten we heldere werkprocessen in voor kennisborging en komt er een procedure voor interne communicatie. Dit wordt in 2020 afgerond. Groei van onze inkomsten ‒ Om de continuïteit en spreiding van onze programma’s te kunnen waarborgen, zijn we continu op zoek naar nieuwe innovatieve manieren en bronnen van fondsenwerving. • Het opstellen van digitale roadmap: stappen om in je hele primaire proces beter gebruik te kunnen maken van digitale ondersteuning. • Innovatie Coördinator die zich sec bezighoudt met innovatie om andere acquisitiekanalen te ontwikkelen. • Oog op marktontwikkeling en testen waar potentiële business cases zitten. • Continue doorontwikkeling van de website en optimale inzet van de (sociale) online kanalen. Communicatie ‒ Wij geloven dat transparantie een belangrijk instrument is om risico’s te beheersen. Daarom communiceren we op een open en eerlijke manier over ons werk. • Om eenduidig over ons werk te communiceren, hebben we een corporate story en een communicatiestrategie. Laatstgenoemde wordt in 2020 aangescherpt. • In het geval van negatieve publiciteit of een crisissituatie staat een crisiscommunicatieplan gereed. Een aantal mensen binnen de organisatie is aangewezen voor het Crisiscommunicatieteam en werkt volgens vastgesteld protocol. Daarnaast hebben we een externe partij die ons kan ondersteunen.
7.4 TOEZICHT Samenwerking en taken Raad van Toezicht
Onze organisatie hecht groot belang aan een open en betrokken samenwerking tussen de algemeen directeur en de Raad van Toezicht (RvT). Onze directeur bereidt de vergaderingen van de RvT voor. Tijdens de vergaderingen informeert zij de leden over alle belangrijke ontwikkelingen in de organisatie en houdt hen op de hoogte van de uitvoering van het jaarplan, zodat de RvT de activiteiten en resultaten kan toetsen aan het beleid en de voortgang kan bewaken. Dit gebeurt door middel van inhoudelijke en financiële