NUCON: administração documental

O NUCON é o setor responsável pela gestão de ativos de conhecimento da FEC, promovendo a gestão documental e de processos, administrando seus fluxos e documentação estratégica. Neste momento, em que a Fundação realiza uma importante mudança estrutural, a administração dos documentos vem sendo realizada junto aos diversos setores, através dos seguintes procedimentos:

◆ Caixas que não precisam de digitalização para irem à Guarda Externa.

Ações do NUCON: ◇Etiquetar todas as caixas com as etiquetas fornecidas pela guarda externa; ◇Registrar as informações das etiquetas fornecidas pelo setor (coladas nas caixas); ◇Associar as informações das etiquetas em uma planilha de controle interno; ◇Acessar o site da guarda externa para indexar a caixa; ◇Analisar se as informações registradas são correspondentes; ◇Solicitar o recolhimento das caixas no sistema da guarda externa. ◆ Caixas que precisam de digitalização para irem à Guarda Externa.

Ações do NUCON: ◇Receber a Comunicação Interna (CI)¹ junto aos documentos; ◇Realizar a digitalização; ◇Indexar os documentos em seus sistemas correspondentes (M-Files e Sistema FEC); ◇Organizar os documentos por projeto; ◇Montar as caixas; ◇Preencher completamente o espaço da caixa evitando a deformação dos documentos; ◇Produzir uma etiqueta descrevendo todo o conteúdo da caixa; ◇Etiquetar todas as caixas com as etiquetas fornecidas pela guarda externa; ◇Registrar as informações das etiquetas produzidas pelo NUCON; ◇Associar as informações das etiquetas em uma planilha de controle interno; ◇Acessar o site da guarda externa para indexar a caixa; ◇Analisar se as informações registradas são correspondentes; ◇Solicitar o recolhimento das caixas no sistema da guarda externa.

¹ Comunicação Interna (CI) onde se detalha todas as informações e documentos contidos em uma caixa que está sendo encaminhada para digitalização.