Registro de la propiedad by Sofía Sánchez

ÍNDICE DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo de aplicación daremos a conocer cómo está dada la Estructura Organizacional del Registro de la Propiedad del GADM del Cantón Riobamba, en el cual se realiza el análisis de los siguientes temas: la División del trabajo, el Grado de Diferenciación, Descripción de las principales tareas y responsabilidades de los colaboradores de la institución, así como también se determinan y explican los Mecanismos de Integración necesarios para la coordinación de labores, la Centralización, Descentralización y los Valores informales que influyen en la manera de comportarse en la Organización; los mismos que han sido abordados en el presente semestre en la Cátedra de Organización y Sistemas II.

JUSTIFICACIÓN

Como estudiantes universitarios, uno de los objetivos primordiales es contribuir a la sociedad con soluciones que aporten al desarrollo socio-económico-empresarial, es por ello que la realización del presente estudio tiene el objetivo proporcionar una herramienta administrativa de utilidad para el Registro de la Propiedad del GADM del cantón Riobamba como respuesta a su colaboración y con lo cual hemos conseguido aplicar los conocimientos teóricos adquiridos previamente en clases. La importancia de su estudio radica en la consecución de los objetivos organizacionales por medio de

la adecuada asignación del Talento Humano que cumpla con los

requerimientos establecidos por las actividades necesarias dentro de los diferentes puestos de trabajo.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EL Registro de la Propiedad es una dependencia pública, desconcentrada, con autonomía registral y administrativa, se sujeta al control, auditoría y vigilancia de la Dirección Nacional de Registros de Datos Públicos en lo relativo al cumplimiento de políticas, resoluciones y disposiciones. Nace en la Época de la Colonia como el “Anotador de Hipoteca” un ente jurídico privado, años más tarde cambia de nombre a “Registrador” ya que pasa a pertenecer a la Función Jurídica. La Constitución del 2008, en su Art. 265, establece que el sistema público de Registro de la Propiedad será administrado de manera concurrente entre la Función Ejecutiva y las Municipalidades; por lo cual el Registro sufre una transición como entidad privada a pública, desde entonces la demanda de atención ha incrementado en un orden del 315,45% en lo que es registro de propiedades y del 67,61% en registros mercantiles. Sumados ambos rubros, se tiene un crecimiento del 383,06% de usuarios. Por resolución de la DINARDAP, la división del Registro Mercantil fue separada de la institución para formarse como dependencia del Organismo antes mencionado. En la institución descansan principalmente los libros denominados Registro de Propiedades, Registro de Gravámenes, Registro de Interdicciones y prohibiciones de enajenar. Cada uno contiene los registros principales de certificados como:  Certificados de gravámenes.- Documento en el cual se puede verificarse si hay algún embargo, hipoteca u otro gravamen ya inscrito que recaiga sobre un inmueble.  Certificados de bienes raíces.- Es la certificación en la que constan los bienes que se encuentran inscritos a nombre de determinada persona dentro del cantón.  Certificado posesión efectiva.- Resolución e Identificación que declara herederos de bienes, derechos y obligaciones a quienes acreditan el vínculo de parentesco o de matrimonio con una persona fallecida.  Constatación en el libro 25.- Es la razón de la inscripción.  Certificados de gravámenes menor 76  Certificado búsqueda 5

MISIÓN El REGISTRO DE LA PROPIEDAD Y MERCANTIL DEL CANTON RIOBAMBA, es una institución creada para servir de medio de tradición de todos los actos y contratos relacionados a los bienes inmuebles, así como dar publicidad a los actos y hechos jurídicos que la requieran para surtir efectos ante terceros, garantizando y autenticando la seguridad jurídica de la información.

VISIÓN Consolidarse como una Unidad adscrita desconcentrada de la municipalidad del Cantón Riobamba, con sistemas modernos y de calidad que garantice la custodia y seguridad jurídica de la información en todas las transacciones de bienes inmuebles así como los demás actos jurídicos que se relacionan con ella, gravámenes y anotaciones diversas que afecten dicha propiedad, y la constitución de sociedades y asociaciones civiles y en materia de comercio, a fin de mantener la seguridad jurídica.

MARCO JURÍDICO  Constitución de la República del Ecuador  Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos  Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización  Código Tributario  Ley Notarial  Ley del Registro  Tabla de Aranceles del Registro de la Propiedad y Mercantil  Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento  Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento  Norma Técnica del Subsistema de Evaluación del Desempeño, expedida mediante Resolución SENRES – 2008  Norma técnica de control interno 200-04  Sistema de Gestión de Calidad – Directrices para la aplicación de la Norma ISO 9001:2000, Gobierno Local, Guía IWA 4 6

 Ordenanzas  Leyes Conexas

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL GADM RIOBAMBA DISEÑO ORGANIZACIONAL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

GRADO DE ESPECIALIZACIÓN Comprendamos primero que la Diferenciación en una Empresa es un proceso mediante el cual se asignan recursos y talento humano que se requieren en las diferentes tareas organizacionales. El resultado de este proceso se ve reflejado en el Diseño Organizacional, ya que mientras más grande es la organización mayor diferenciación tendrá y por el contrario mientras más pequeña sea, el grado de diferenciación será simple. El Registro de la Propiedad del GADMR presenta un alto grado de Diferenciación debido a que en cada área existen varias personas que realizan actividades diferentes para la elaboración de los trámites solicitados por los ciudadanos.

DIVISIÓN DEL TRABAJO La división del trabajo está dada por el conjunto de funciones necesarias para el cumplimiento de la misión de la Institución. Cada cargo tiene una dimensión horizontal y vertical y la cantidad de funciones bajo su responsabilidad está dada por la cantidad de autoridad que este posea. En el Registro de la Propiedad podemos identificar la distribución de la autoridad y división de labores de la siguiente manera: GAD Municipal del Cantón Riobamba, quien interviene en las decisiones administrativas y financieras. Registrador de la Propiedad, quien posee la máxima autoridad dentro de la institución. Secretaria General Asesor Técnico Legal

En el Área de Certificados intervienen:

Revisor Certificante Encargado De La Razón Marginador

En el Área de Inscripciones intervienen: Revisor, Ingresor de datos, 5 Inscriptores.- (El de Propiedades (Bienes inmuebles), de Hipotecas y Usufructos, de Embargos, prohibiciones y demandas, y de Prenda Agrícola Banco de Fomento) Marginador

En el Área De Entrega/ Recepción De Documentos intervienen: Preparador de documentos 4 Cajeros de recaudación (inscripciones y certificados) Responsable de la entrega/recepción de trámites

En el Área De Archivo interviene: Responsable del Archivo. A continuación detallamos las principales tareas de los colaboradores: GAD Municipal del Cantón Riobamba.- Interviene en las decisiones administrativas y financieras, también interviene en el reclutamiento de nuevo personal y adquisiciones (equipos y material de oficina) a través de partida presupuestaria respectivamente. Registrador De La Propiedad.- Inscribe en el registro correspondiente los documentos cuya inscripción exige o permite la ley, debiendo negarse a hacerlo en los casos que la ley del registro lo determina. Lleva un inventario de los registros, libros y demás documentos pertinentes a la oficina, debiendo enviar una copia de dicho inventario a la DINARDAP. 9

Lleva con sujeción a las disposiciones de la ley del registro, los libros denominados registro de Propiedades, Registro de Gravámenes, Registro de Interdicciones y prohibiciones de enajenar y las demás que determine el precitado cuerpo legal y las demás normas y regulaciones legales aplicables. Anota en el libro denominado repertorio los títulos o documentos que se lo presentan para su inscripción y lo cierra diariamente haciendo constar el número de inscripciones efectuadas en el día y firmando la diligencia. Conferir certificados y copias con arreglo a la Ley del registro. Dar los informes oficiales que sean solicitados por los funcionarios públicos acerca de lo que conste en los libros de oficina y los demás que la ley imponga. Secretaria General.- Recepta y organiza la documentación interna y externa / registro para control interno, maneja el sistema QUIPUX, realiza una revisión diaria para elaboración de oficios, recepción, organización de documentación elaborada por certificantes, inscriptores, elaboración de oficios y envío a las instituciones solicitantes, elabora oficios internos y externos, prepara documentación según lo requerido ( pago sueldos, arriendo, adquisiciones , etc) . Hace y recepta llamadas relacionadas con el desempeño diario de las funciones del registro de la propiedad, obedece y realiza instrucciones asignadas por el registrador de la propiedad. Apoya al personal del registro de la propiedad, atención al público, mantiene en orden el archivo administrativo del registro de la propiedad, colabora en la elaboración del POA PAC, realiza seguimiento de trámites en el GADM, revisa, imprime y distribuye diariamente el sistema SINE para las tareas designadas por la DINARDAP (IESS, SRI, Juzgados, Banco De Fomento, Contraloría, etc.) Asesor Técnico Legal y Revisor de Inscripciones.- Facilita el asesoramiento técnico legal que requiere el Registrador brindando información oral o escrita de un suceso o asunto. Verifica que cada trámite cumpla con los requisitos de ley y coloca el visto bueno. Revisa la parte legal y los documentos habilitantes de la escritura, ingresa al sistema el visto bueno, realiza el rechazo del documento y asienta la negativa cuando no se pueda inscribirla. Mantiene en un archivo magnético y físico la documentación generada durante el proceso, debidamente colocada en orden cronológico en folders, los cuales permanecerán en la unidad de Asesoría Jurídica. 10

EN EL ÁREA DE INSCRIPCIONES: Revisor.- Revisa la documentación (las escrituras, datos del vendedor, comprador, año, parroquia y copias de cédulas, etc.) cumpla con los requerimientos legales de acuerdo al certificado que haya solicitado el cliente. Coloca e ingresa el visto bueno. Identifica su tipo y valor a cobrar, ingresa los datos del cliente y del documento en el sistema para imprimir la factura y anota el número de repertorio si el caso lo amerita. Ingresor de datos.- Ingresa los datos al índice del sistema dependiendo de su tipo con el número de partida correspondiente, imprime las razones, reparte y asigna el trabajo entre el personal de inscripciones y registra dicha asignación en el sistema. Inscriptores(5 colaboradores).- (el de Propiedades (Bienes inmuebles), de Hipotecas y Usufructos, de Embargos, prohibiciones y demandas, y de Prenda Agrícola Banco de Fomento).- Con el visto bueno del trámite, inscribe la parte pertinente a cada registro con el número de partida correspondiente, almacena en la base de datos del sistema, imprime las razones, realizan los reportes respectivos a la UAF, SRI, MAGAP y/o CATASTROS Genera un respaldo en los archivos físicos y digitales de la oficina y sienta la razón al margen si el trámite lo amerita. Marginador.- Buscar la inscripción principal en el sistema y también manualmente en los archivos para localizar el libro requerido, registra la razón al margen de la inscripción principal como una aclaratoria y margina las cancelaciones.

ÁREA DE CERTIFICADOS: Revisor.- Encargado de revisar que exista la documentación necesaria (las escrituras, datos del vendedor, comprador, año, parroquia y copias de cédulas, etc.) de acuerdo al certificado que haya solicitado el cliente. Revisa que los documentos habilitantes cumplan con los requerimientos legales, coloca e ingresa el visto bueno y además controla y supervisa el área de certificados.

De acuerdo al certificado, revisa en el sistema desde el año 1976 hasta el 2012, los gravámenes (hipotecas, prohibiciones, embargos; ventas, transferencias, posesiones efectivas), reservas de dominio. Posteriormente, también revisa manualmente en los índices manuales que se los tiene desde el año 1976 hasta 1894 (hacia abajo) y 1976 hacia abajo, para encontrar la fecha de inscripción en el Registro. Estas revisiones las hace por cada uno de los propietarios de inmueble ejemplo si son cinco los propietarios se revisa de los cinco; si en uno solo pero existe posesión efectiva y son diez o más herederos la revisión se los hace de todos los herederos. Certificante.- Edita el certificado especificando fecha de celebración, inscripción, compradores, vendedores, especificación del inmueble, se detalla los gravámenes, ventas, etc., previo el análisis y el discernimiento de los gravámenes, las ventas o los actos que se encuentren. Se compara la escritura presentada o el acta de posesión efectiva con la inscripción del Registro. Una vez revisado y editado, lo imprime y se envía al Registrador para que lo firme. Finalmente los ubica en los casilleros en orden alfabético, para poder proceder a la entrega del documento al usuario, a través de ventanilla. Encargado De La Razón.- Ingresa los datos de la escritura, fecha de celebración, pone el número de partida e imprime la razón. Marginador.- Buscar la inscripción principal en el sistema y también manualmente en los archivos para localizar el libro requerido, registra la razón al margen de la inscripción principal como una aclaratoria y margina las cancelaciones.

ÁREA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Preparador de documentos.- Revisa la documentación, identifica su tipo y valor a cobrar, ingresa los datos del cliente y del documento en el sistema para imprimir la factura y anota el número de repertorio si el caso lo amerita. Cajeros.- Cobrar los rubros correspondientes al tipo de tramite (inscripcionescertificados) que hayan solicitado los ciudadanos. 12

Responsable de la entrega/recepción de trámites.- Recibe la factura que presenta el cliente y entrega el documento requerido por el mismo. Entrega los trámites suspendidos y se encarga también del reingreso de documentos.

ÁREA DE ARCHIVO: Archivador.- Imprime las inscripciones finalizadas por libro y por fecha, Imprime las razones de inscripción, sella físicamente los certificados de inscripción, empasta los libros y elabora los informes finales; estos libros permanecerá en las instalaciones del Registro de la Propiedad.

ÁREA DE APOYO: Técnico de Sistemas.- Recepta los requerimientos institucionales, planifica un cronograma de trabajo y designa responsables, instala y mantiene la red de cableado estructural institucional, genera y actualiza la base de datos de forma periódica, reportar y consolida estadísticas, generar respaldos de la información institucional, administra los sistemas informáticos existentes, fiscaliza contratos de bienes y servicios tecnológicos, capacita a los usuarios y elabora informes técnicos finales.

MECANISMOS DE INTEGRACIÓN La Integración es un proceso que nos permite coordinar tareas y funciones para que puedan trabajar juntas y no con propósitos diferentes. Para la mejor marcha del Registro de la Propiedad, consideramos necesario aplicar los siguientes mecanismos de integración: REGISTRO DE LA PROPIEDAD DEL GADM RIOBAMBA DISEÑO ORGANIZACIONAL 2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL-MECANISMOS DE INTEGRACIÓN

Fuerza de tarea: Se crea un comité temporal formado por la unión de las unidades, donde tratan temas específicos para resolver un problema como por ejemplo: minimizar los tiempos de entrega de los certificados e inscripciones y mejorar la calidad de atención al cliente. Función de vinculación: Las unidades vinculadas reciben la responsabilidad de trabajar juntos para coordinar actividades como optimizar el manejo y disponibilidad de los Archivos. Jerarquía de Autoridad.- Cada una de las unidades emite comunicaciones a través de Memos para informar o hacer solicitudes al registrador, por ejemplo el suministro de materiales y otras de carácter complejo.

CENTRALIZACIÓN O DESCENTRALIZACIÓN EMPRESARIAL El registro de la propiedad presenta funciones Centralizadas y Descentralizadas: Centraliza sus funciones financieras y administrativas en el GAD Municipal, ya que este toma decisiones respecto a la administración del personal, la adquisición de equipos y suministros y los recursos financieros que requieren; e internamente también centraliza la toma de decisiones complejas ya que son ejecutadas únicamente por el Registrador. Sin embargo, cuando se trata de contingencias más simples y que estén dentro de las atribuciones de los colaboradores, estos pueden tomar las decisiones necesarias sin necesidad de reportarla a su superior. Es necesario señalar que se descentraliza el proceso de inscripciones pues en esta área se trabaja en equipo donde cada uno de los inscriptores conoce el debido proceso y al faltar uno de ellos no incide en el tiempo de entrega del trámite requerido.

VALORES INFORMALES 14

Las normas o valores informales son formas de relación e integración entre los trabajadores de la organización, si estos son positivos, influyen en su comportamiento como herramienta motivacional dentro del puesto de trabajo; pero si son negativos también

afectará perjudicialmente a su

desempeño laboral. Actualmente se mantienen las siguientes normas informales entre los funcionarios, y cabe señalar que los eventos se realizan fuera de la institución y siempre que uno de ellos tome la iniciativa:  Realizar una cena de Navidad e intercambian regalos.  Celebrar los cumpleaños.  Celebrar cualquier otro evento especial para todos los trabajadores como el día del padre o el día de la madre.  Tener una mentalidad positiva y de mejora. Las normas que nosotros recomendamos son las siguientes:  Reconocer las fechas especiales de acuerdo a las profesiones de sus compañeros (día de la secretaria, del informático, del contador, etc.)  Presentar

a un nuevo trabajador a todos sus nuevos compañeros, así como

despedirlo de todos en caso de que se vaya algúno.  Controlar su temperamento y ser lo más cordial posible con sus compañeros aún en ciertos días en que el ajetreo y el estrés son muy elevados.  Avisar de las posibles incidencias que impidan ir a trabajar para evitar que otros compañeros carguen con su trabajo.  Compartir toda la información disponible para lograr un mejor flujo de trabajo en la oficina y garantizar una buena relación entre compañeros.  Respetar las normas y costumbres de los demás trabajadores, ya que cada persona tiene una forma de ser concreta, pero se debe evitar imponer las propias, burlarse o no respetar las de los otros compañeros. 15

 Realizar críticas constructivas y en forma de sugerencia, sabiéndolas aceptar en caso de recibir una.  Tratar de compartir con el resto de los compañeros la consecución de logros, evitando en todo caso atribuirse méritos que no les corresponden.

ESTRUCTURA ORGÁNICA O MECANIZADA El registro de la propiedad presenta las dos tipos de estructuras: Estructura mecanizada y orgánica. La estructura mecanizada esta dada debido a los estrictos estándares legales que requiere el procesamiento de certificados e inscripciones; así también, se da por la jerarquía puesto que la máxima autoridad para administrar

Registro es el Municipio lo cual da paso a la burocracia en los procedimientos. Sin embargo, también presenta la estructura orgánica ya que internamente los funcionarios tienen la potestad de tomar decisiones para dar solución a las contingencias rápidamente. Estos argumentos se ven reflejados en el organigrama estructural pues la división de labores está dada tanto horizontal como verticalmente.

FUENTE  Ing. Javier Cevallos Registrador de la Propiedad  Ing. Paola Cedeño Secretaria General (Registro de la Propiedad)  Manual de Procesos y Procedimientos v.2 del Registro de la Propiedad del GADM RIOBAMBA