38
ÜLEVAADE
Kuidas kõrgemale ohvitserile ettekannet teha Ole lihtne, loov ja arukas, soovitab mais NATO Euroopa liitlasvägede ülemjuhataja kohalt erru läinud admiral James Stavridis. Aprillis Eestisse lahkumisvisiidi teinud admiral jagab Sõduri lugejatele seekord oma kogemust, kuidas kõrgemale ohvitserile ette kanda nii, et sellest võimalikult palju kasu oleks.
V
aatamata sellele, et olen nüüdseks olnud kõrgem ohvitser juba mõnda aega, tuleb ka minul aegajalt ettekandeid teha inimestele, kes on kõrgemal positsioonil kui mina – näiteks kaitseministrile ja tihti ka president Obamale. Samuti tuleb mul koostada ülevaateid staabiülemate komitee esimehele kindral Martin Dempseyle ning nõustada tsiviilliidreid sõjalistes küsimustes. On mõni seik, millele ma püüan rõhku panna ja mida jälgin ka siis, kui mulle ette kantakse. Usun, et nendest tähelepanekutest võiks abi olla ka sinul.
Anna suur pilt
Sõdur NR 3 (72) 2013
Esmalt anna oma ülemale situatsioonist n-ö suur pilt. Püüa paari lausega olukorra olemusest põgus ülevaade teha. Tee ülevaade ka probleemist, mida püüad lahendada, ning seleta, kuidas sina seda teeksid. Ära unusta rääkida olukorra ajalistest piirangutest: ülemal on oluline teada, kas probleem on alles tekkimas või oleme me juba kriisis. Oma lahendust pakkudes seleta, kas tegu on täiesti uue lähenemisega või sa lihtsalt tutvustad juba väljapakutud lahenduse omapoolset visiooni. Valmista ette sissejuhatus ja ole valmis vastama esitluse põhjal tekkida võivatele küsimustele. Oluline on, et teeksid seda kõike lühidalt.
James Stavridis admiral tõlkinud veebel Roland Murof
Jaga fakte Järgmise sammuna anna ülemale ülevaade olukorda puudutavatest faktidest, mida tema otsuse tegemiseks vajab. Just siin jäävad mitmed ohvitserid kõige suuremasse hätta, jagades ohtralt fakte ja minnes liiga detailseks. Pane ennast otsustaja olukorda ja esitle ainult fakte, mida kuulaja ei tea ning mida on otsuse langetamiseks vaja. Ära kasuta slängi, lühendeid ega väljendeid, mis võivad olla tuttavad ainult asjasse pühendunutele.
Ole lihtne, loov ja arukas Iga esitluse juures on kõige olulisem selgitada oma lahendusi. Ole selle juures lihtne, loov ja arukas. Mõtle kogu stsenaarium läbi ja ära jäta arvestamata, millist mõju võiks sinu pakutud lahen-
Pane ennast otsustaja olukorda ja esitle ainult fakte, mida kuulaja ei tea ning mida on otsuse langetamiseks vaja.
dus reaalsuses kaasa tuua. Seleta, kuidas võiks sinu ülem lahendust omakorda oma ülematele selgitada. Ära unusta rääkida proovikividest, mida sinu plaani rakendamine kaasa toob, eriti neist, mis puudutab ressursse. Ole seejuures nii realistlik kui võimalik. Ole seletustes aus ja selge sihiga ning väldi oma mõtete kaitsmisel liiga kirglikuks muutumist. Püüa jääda neutraalseks, lähenedes probleemidele mitmekülgselt ja ole valmis vastuargumentideks. Tee oma lahendus endale otsast lõpuni selgeks nii, et oleksid võimeline lahenduse igat faasi detailselt seletama ja arusaadavaks tegema. Ise ettekandeid tehes kasutan ma alati kindlaid väljendeid nagu „taustainfo”, „proovikivid” ja „lahendused”, et oma ettekannet struktureerida. See teeb kuulajal ettekande jälgimise lihtsamaks ja aitab otsustajal leida sellest just temale vajaliku info.
Tee lühidalt Kust tuleb sõna „briifima” (ingl k brief – lühike)? See tuleb sellest, et sulle on antud piiratud aeg sissejuhatuseks, ülevaate andmiseks ja oma lahenduse tutvustamiseks. Aega on alati vähe, aga olles sisustihe ja selge, saad sa hakkama. Ära unusta, et sina vastutad selle eest, et ülemal oleks otsuse langetamiseks kogu vajalik info. Tihti on vestlus parim viis infot edasi anda. PowerPointi slaidid võivad kaasa aidata, aga võivad ka sinu esitluse tappa. Halvimal juhul tekitavad need lihtsalt segadust. Igasugune graafika ja slaidid peavad ettekannet toetama, mitte olema kogu ettekanne. Ise ettekandeid tehes ei kasuta ma presentatsioonides ohtralt teksti, pigem panen rõhku graafikale ja piltidele. Pildid võivad tihti anda kogu olukorrast palju põhjalikuma ülevaate kui ükskõik kui palju sõnu.