Privacyverklaring werknemers en inhuurkrachten

AVG

Snijder B.V.

Privacyverklaring werknemers en inhuurkrachten De Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: de AVG) is sinds 25 mei 2018 van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens.

Wat is de AVG? De AVG is een uitwerking van de Europese GDPR (General Data Protection Regulation) Deze AVG beschrijft de regels waar iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich aan moet houden. Naast goede bescherming van die gegevens moet ook iedereen expliciet toestemming geven om zijn/haar gegevens voor een bepaald doel te mogen gebruiken.

Wat houdt dit in voor de werkgever?

Als jouw werkgever verwerken wij – Snijder B.V. en Snijder Project Support B.V., hierna te noemen Snijder als verwerkingsverantwoordelijke je persoonsgegevens.

Snijder respecteert jullie privacy en draagt er zorg voor dat je persoonsgegevens in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verwerkt. In deze verklaring informeren wij je over de diverse onderwerpen met betrekking tot de verwerking van deze persoonsgegevens.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke Naam: Snijder B.V. en Snijder Project Support B.V. Bezoekadres: Kernweg 41, 1627 LH Hoorn, Postadres: Postbus 527, 1620 AM Hoorn,

1/3

Algemeen telefoonnummer: +31 (0)229 210617 Algemeen e-mailadres: snijder@snijder.nl Website: www.snijder.nl Als je vragen hebt, neem dan contact op met: Gegevens functionaris voor de gegevensbescherming Functionaris voor gegevensbescherming: Stephan Koppes Emailadres: s.koppes@snijder.nl Gegevens privacy contactpersoon (Geen functionaris voor gegevensbescherming) Contactpersoon: Iet Jongbloed Emailadres: i.jongbloed@snijder.nl Verwerkte persoonsgegevens Ten behoeve van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en alle administratieve handelingen rond het dienstverband verwerkt Snijder diverse persoonsgegevens. Deze handelingen zijn opgenomen in het verwerkingsregister.

Doeleinden verwerking Snijder verzamelt je persoonsgegevens primair om – in brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst.

Verwerking geschiedt met name in de personeelsadministratie, verzuimregistratie, ICT-systemen, de salarisadministratie en de financiële administratie.

De doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens door Snijder zijn als volgt : • een juiste personeelsadministratie, loonadministratie en intern beheer te voeren; • contact met je te leggen en onderhouden (per post, telefonisch, per e-mail); • INSITE te gebruiken, de persoonlijke omgeving van Profit van Afas; • als werkgever te voldoen aan de verplichtingen op grond van de arbeidsrelatie, zoals het betalen van het salaris, het verstrekken van loonstroken en jaaropgaven, het bewerkstelligen van deelname aan een pensioenregeling en/of het afsluiten van de benodigde verzekeringen; • als werkgever te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals verplichtingen rondom verzuim en re-integratie, belastingbetaling, betaling van het juiste salaris, deelname aan een verplicht gestelde bedrijfstakpensioenfonds of pensioenverzekering of met het oog op het kunnen aanvragen en verkrijgen van eventuele uitkeringen; • je toegang te kunnen verstrekken tot terreinen, gebouwen en lokalen van Snijder; • je te informeren over ontwikkelingen binnen Snijder; • voor de internationale reizigers het verzorgen van visa formali-

EARTH MOVING EQUIPMENT ANY PLACE, ANY TIME

AVG

teiten, het boeken van vluchten, zorgen voor toegang tot de werkterreinen van de opdrachtgevers; versturen van paspoort en/ of gegevens hiervoor; aanvraag A1 verklaringen • organiseren van trainingen/ opleidingen ; vastleggen van diploma’s en certificaten • maken van afspraken voor keuringen en het vastleggen van het rapport; • Opgave van NAW en loon gegevens aan verzekeringen; Snijder verwerkt de verkregen persoonsgegevens alleen voor bovenstaande doeleinden. Als Snijder voornemens is je persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zal Snijder contact met je opnemen om je de kans te bieden bezwaar te maken tegen verdere verwerking. Dit zal gebeuren vóór of tijdens een eventuele verwerking, waarbij de informatie over dat andere doel met jou zullen worden gedeeld.

Rechtsgronden verwerking De verwerkingen in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden hebben elk minimaal één rechtsgrond. Hieronder worden deze rechtsgronden toegelicht.

Uitvoering (arbeids-)overeenkomst In een groot deel van de gevallen verwerkt Snijder je persoonsgegevens om uitvoering te geven aan je arbeidsovereenkomst en alle administratieve handelingen omtrent het dienstverband.

Voldoen aan wettelijke plicht In een groot deel van de gevallen verwerkt Snijder je persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke plicht die op Snijder rust.

Het recht op vergetelheid In het AVG staat het recht op vergetelheid. Dat is het recht dat gegevens gewist worden uit de bestanden. Voor werknemers geldt dat bepaalde gegevens niet gewist mogen/kunnen worden, dit is in de wet zo geregeld.

Toestemming In principe zal Snijder als werkgever

2/3

Snijder B.V.

de verwerking van je persoonsgegevens niet (enkel) op je toestemming baseren. Voor een verwerking op grond van je toestemming is namelijk vereist dat je vrije, expliciete, ondubbelzinnige toestemming geeft.

Omdat tussen Snijder en jou een gezag relatie bestaat, wordt ervan uitgegaan dat je je toestemming in de meeste gevallen niet in volledige vrijheid kunt geven. Op dit uitgangspunt bestaan uitzonderingen, indien Snijder extra waarborgen treft om te bewerkstelligen dat je in vrijheid kunt toestemmen of weigeren, zonder dat je hierdoor benadeeld zou kunnen worden, kan er alsnog sprake zijn van vrijelijke toestemming. In dat geval kan Snijder de verwerking toch baseren op je toestemming.

Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens Snijder zal je vooraf informeren over gevallen waarin je verplicht bent om persoonsgegevens te verstrekken die vervolgens door Snijder verwerkt moeten worden op grond van: • een wettelijke of contractuele verplichting en/of; • omdat dit een noodzakelijke voorwaarde is om een overeenkomst te kunnen sluiten.

Bewaartermijn Voor wat betreft je personeelsdossier geldt specifiek dat Snijder dit dossier – op advies van de Autoriteit Persoonsgegevens – tot twee jaar na het einde van je arbeidsovereenkomst bewaart. Dit kan in voorkomende gevallen korter of langer zijn, indien de betreffende gegevens niet langer of juist langer relevant zijn.

Gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, bewaart Snijder – conform de wettelijke bewaartermijn tot zeven jaar nadat je uit dienst bent getreden.

Loonbelastingverklaringen en een kopie van je identiteitsbewijs bewaart Snijder conform de Wet op de loonbelasting 1964 tot 5 jaar na het einde van uw arbeidsovereenkomst.

Voor het bewaren van uw andere persoonsgegevens gelden geen vooraf wettelijke of intern vastgestelde termijnen. Als uitgangspunt

hanteert Snijder dat je persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor je persoonsgegevens worden verzameld. Wanneer je persoonsgegevens voor de genoemde doelen niet meer relevant zijn, zal Snijder deze verwijderen.

Ontvangers van persoonsgegevens Snijder wisselt je persoonsgegevens uit met anderen. Dit betreft onder meer de volgende ontvangers (als van toepassing) • de opdrachtgever(s) • visa bureau • reisbureau • opleidingscentrum • keuringsinstanties • verzekeraars; • de pensioenverzekeraar of het pensioenfonds; • de Belastingdienst; • het UWV; • sociale verzekeringsbank; • de arbodienst; Indien een van bovengenoemde partijen de rol van ‘verwerker’ heeft, zal Snijder controleren of deze een verwerkersovereenkomst heeft en/ of met deze verwerker een verwerkersovereenkomst afsluiten om de bescherming van je gegevens te waarborgen.

Doorgifte persoonsgegevens naar een derde land buiten de Europese Unie Indien persoonsgegevens niet buiten de EU worden verwerkt: Je persoonsgegevens worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.

Indien persoonsgegevens wel buiten de EU worden verwerkt: • Je gegevens kunnen worden verstrekt aan opdrachtgevers in de landen waar we werkzaam zijn. Het doel hiervan is voor vluchten boeken, toegangspassen te verstrekken voor het project; training verzorgen enz.

• De doorgifte van je persoonsgegevens vindt veilig plaats Je rechten Op grond van de AVG komt jou diverse rechten met betrekking tot je persoonsgegevens toe:

EARTH MOVING EQUIPMENT ANY PLACE, ANY TIME

AVG

• het recht op inzage en kopie; • het recht op rectificatie; • het recht op gegevenswisseling; • het recht op beperking van de verwerking; • het recht bezwaar te maken tegen de verwerking; • het recht op overdraagbaarheid van gegevens; • het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Indien je gebruik wilt maken van je rechten, kan je een verzoek indienen via de in deze brief genoemde contactgegevens. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut.

Dat wil zeggen dat Snijder niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter uitoefening van één van voornoemde rechten.

Binnen een maand nadat Snijder een verzoek ter uitoefening van één van voorgenoemde rechten van je heeft ontvangen, zal Snijder je informeren. Daarbij zal Snijder aangeven of en hoe aan je verzoek gevolg gegeven en zo niet, waarom

3/3

Snijder B.V.

niet. Indien dit in verband met het verzoek noodzakelijk is, kan Snijder de reactietermijn van een maand verlengen. Snijder zal in dat geval binnen één maand aan je kenbaar maken binnen welke termijn alsnog gereageerd wordt. Het uitoefenen van de recht(en) door jou is in beginsel kosteloos.

Recht om de gegeven toestemming in te trekken Indien een betrokkene toestemming heeft gegeven voor het verwerken van persoonsgegevens, kan hij/ zij deze toestemming te allen tijde intrekken.

Op- aanmerkingen?

Privacy is van groot belang. Maar fouten kunnen gemaakt worden.

Als dat zo is, dan kunnen we er van leren. Als iemand het idee heeft dat er iets niet juist gaat op het gebied van privacy, stuur dan een mail naar privacy@snijder.nl De vraag of opmerking wordt behandeld en het antwoord wordt teruggekoppeld. Met deze melding

kunnen we de privacy binnen Snijder verder verbeteren.

Indienen klachten?

Het kan zijn dat je een klacht hebt over de wijze waarop Snijder je persoonsgegevens verwerkt. Je kan dan een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens de toezichthouder op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen De privacyverklaring zoals verwoord in deze brief is opgesteld in oktober 2018 en kan worden gewijzigd.

Deze wijzigingen worden tijdig aan je bekendgemaakt via Insite.

Mocht je nog vragen hebben naar aanleiding van dit schrijven, dan kan je contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

EARTH MOVING EQUIPMENT ANY PLACE, ANY TIME