Het (digitale) kantoor van de toekomst

Een ware digitale revolutie lijkt in het ondernemerslandschap momenteel onvermijdelijk. Ondernemers moeten risico’s nemen en durven springen in een nieuwe, digitalere wereld. We vroegen Peter De Keyzer en Eline De Munck naar hun verwachtingen van de toekomst, de periode na de huidige coronacrisis.

“A ls je zoals mij een winkel hebt en producten verkoopt, dan is permanent telewerken niet realistisch”, klinkt het alvast bij De Munck. “Wij moeten een service kunnen bieden en de mensen helpen. Daarnaast zijn veel productiebedrijven belangrijk voor onze producten, ook zij kunnen niet telewerken. Voor mijn sector is dat geen optie, al merk ik wel dat er heel veel zaken ook vlotter verlopen nu, tijdens deze crisis. Agendapunten moeten op voorhand worden vastgelegd om efciënter tot constructieve beslissingen te komen. Knopen worden sneller doorgehakt, net omdat het onlinemeetings zijn.” Iets wat ook De Keyzer ervaart, al kruipt er in die onlinemeetings wel extra veel management. “Je moet ervoor zorgen dat iedereen beschikbaar is voor een videocall. Op de werkvloer kun je gewoon naar die persoon toegaan wanneer nodig. Het thuiswerken gaat, maar permanent telewerken, lijkt me niet haalbaar. Je kunt fysiek perfect werken op afstand als je een kantoorjob hebt, maar in de praktijk gaat dan de cultuur van je bedrijf gewoon verdwijnen. Het team- en samenhorigheidsgevoel ontstaat op de werkvloer, dat kun je digitaal niet vervangen. Samen dingen beleven en af en toe aan de kofemachine iemand tegenkomen voor een tofe babbel, dat heb je nodig. Wel denk ik dat videocalls populair zullen blijven als vervanging voor telefonische gesprekken en meetings op afstand. “

Telewerken zal ongetwijfeld meer onderdeel uitmaken van het toekomstige ondernemerslandschap. Welke werkapps en -tools kunnen helpen om dat efciënt te doen verlopen? “Zelf maak ik erg veel gebruik van WhatsApp”, licht De Keyzer toe. “Dat kun je ook gebruiken op je laptop en zo meer informatie in één keer doorsturen. Je maakt er aparte groepen aan per project, waardoor het makkelijk is om het overzicht van bepaalde opdrachten te bewaren. Google Drive is handig om documenten te delen waar iedereen aan kan en Google Hangouts is dan weer bruikbaar voor onlinemeetings.” De Munck zet eveneens in op die laatste. “Wij maakten er al gretig gebruik van, maar nu natuurlijk nog meer. Zelf werken we aan een chatbot als digitale tool, om de consument online meer bij te staan. Dat helpt zeker om je bedrijf digitaal te doen functioneren.”

En wat met netwerken, de motor van het ondernemerschap? Kan op zo’n ongedwongen manier - hapje, drankje, babbeltje - nieuwe (zaken)relaties ontmoeten eveneens uitsluitend digitaal verlopen in de nabije toekomst? “Je kunt webinars organiseren voor veel mensen simultaan, maar een echte connectie maken, dat is al heel wat moeilijker. Het sociale aspect, dat hoort nu eenmaal bij netwerken. Dat lukt niet digitaal”, klinkt het bij De Keyzer. “Tijdens netwerken wil je jouw persoonlijkheid laten zien en tonen waarvoor je merk staat”, vult De Munck aan. “Dat gevoel kun je erg moeilijk online creëren, zeker wanneer je iemand nog niet kent.” Alleen nog e-peritieven lijkt dus voorlopig geen afsluiter van de (digitale) werkdag.

“Het ondernemerschap gaat volgens mij revolteren tegen alles wat er nu aan de gang is”, meent De Munck. “Hoe de klap van de coronacrisis wordt opgevangen, dat valt nog te bekijken. Eén ding staat vast: de digitale revolutie zal zich sterker doorzetten. Als ondernemer moet je nu durven risico’s nemen en prognoses maken. Je moet dingen vanuit een ander perspectief bekijken en dat is enorm spannend.” De Keyzer denkt dat ondernemers meer op langere termijn durven denken en toch ook voorzichtiger zullen worden. “Nu heerst er het besef dat je op langere termijn moet kunnen voorzien dat je bedrijf een sluiting van vijf à zes weken overleeft. Dat zal voor velen een onderdeel van een standaardplanning worden, een bufer creëren om dergelijke crisis te overleven. Daarnaast valt het te bekijken hoe bedrijven uit de crisis zullen komen. Misschien dat er meer fexibelere en halftijdse jobs zullen verschijnen, om bedrijven terug te helpen groeien. Al is overleven momenteel de belangrijkste bezigheid voor iedere onderneming.”

Wie toch meer zal thuiswerken, kan ongetwijfeld heel wat tips gebruiken: hoe maak je van een thuiswerkdag een succes? “Voor veel mensen is thuiswerken niet evident. Als tip zou ik meegeven om je vrije tijd ergens anders proberen door te brengen dan thuis, anders vind je geen rust”, raadt De Munck aan. “Wanneer je werkplek ook je ontspanplek is, heb je geen ruimte om je hoofd leeg te maken. Ga voor of na je werk sporten of wandelen, zodat je jouw lichaam en geest ft en actief houdt. Dan kun je jezelf daarnaast beter focussen.” De Keyzer vult aan: “Leg jezelf voldoende discipline op. Maak realistische to-dolijstjes aan het begin van de werkdag en werk die ook af, zodat je niet gefrustreerd je werkdag eindigt. Doe alsof je gewoon een dag naar kantoor gaat. Sta op tijd op, kies fatsoenlijke kleren en blijf niet in je pyjama zitten, en probeer dat kantoorgevoel en dat ritme te behouden. Het is heel vermoeiend om voortdurend vanop afstand te werken, en op die manier maak je het jezelf makkelijker om er een succes van te maken.”

PETER DE KEYZER GROWTH INC.

Ondernemer Peter De Keyzer is cofounder en managing partner van Growth Inc., een bedrijf dat anderen helpt met strategische communicatie en advies. Eerder was hij hoofdeconoom bij onder andere BNP Paribas Fortis en KBC. Hij schrijft als opiniemaker voor Belgische kranten zoals De Tijd en publiceerde zijn eigen boek ‘Groei maakt gelukkig’. Growth Inc. werkt momenteel verder van thuis uit.

ELINE DE MUNCK ODETTE LUNETTES

Ondernemer en infuencer Eline De Munck is co-founder en manager van Odette Lunettes. Een tijdloos high end eyewear brand met een uitgebreide collectie brillen en zonnebrillen. Eline is daarnaast ook bekend als televisiegezicht van programma’s zoals onder andere ‘Thuis’ en ‘Steracteur Sterartiest’. Odette Lunettes moest de winkel sluiten, maar blijft operationeel achter de schermen via de webshop. Ze doen nu onlineconsultaties met behulp van Facetime.

Flexibel werken wordt de norm

De Vlaamse arbeidsmarkt was vrijwel nog nooit zo krap, zo bleek onlangs nog uit een studie van Manpower. Meer dan ooit moeten bedrijven tot het uiterste gaan om bestaande werknemers aan zich te binden en nieuwe talenten aan te trekken. Maar hoe doe je dat als onderneming?

Naast een goede verloning, is investeren in het welzijn en de work-lifebalans van werknemers een absolute must. Dit levert niet alleen een belangrijk voordeel op in de ‘war for talent’, maar zorgt tegelijk voor minder ziekteverzuim, een hogere productviteit en meer betrokkenheid bij de medewerkers. Zeker bij de nieuwe generate werknemers is de juiste werk-privébalans van groot belang. Steeds meer Belgen willen niet langer dagelijks kostbare tjd verliezen in de fle, met alle frustrate die daarbij komt kijken. Waarom zouden ze nog van 9 tot 17u aan de slag gaan in het hoofdkantoor, terwijl de huidige situate duidelijk bewijst dat ze dankzij de moderne technologie vrijwel overal en op elk moment kunnen werken?

Enkel de output telt

Het lijkt erop dat de bedrijfswereld de boodschap stlaan begrepen heef. Zo blijkt uit het Global Talent Trends 2019 Report dat het aantal LinkedIn-vacatures waarin ‘fexibiliteit’ vermeld werd, het afgelopen jaar toenam met maar liefst 78 procent. Flexibel werken is niet langer enkel een modewoord, maar wordt steeds vaker omarmd door de ondernemingen.

Er verschijnen ook meer en meer berichten over ondernemingen die hun werknemers zoveel vakante laten nemen als ze zelf willen. De onderliggende redenering is telkens dezelfde: ondernemers hebben begrepen dat enkel de output telt, en niet de uren die we doorbrengen op kantoor. Wie zijn werknemers de vrijheid laat om zelf hun werktjd en -plaats in te vullen, zal ongetwijfeld een hoop sollicitanten aantrekken en vermijden dat talenten het bedrijf verlaten.

Technologie én vertrouwen

Deze ‘werkrevolute’ werd voor een groot deel mogelijk gemaakt door moderne technologie. Maar dat is niet alles; ook een open bedrijfscultuur en vertrouwen in de werknemer zijn noodzakelijk om van tjds- en plaatsonafankelijk werken een succesverhaal te maken.

Online tools voor tjd- en aanwezigheidsregistrate helpen al 2 op de 3 Belgische ondernemingen om hun werknemers fexibel te laten werken.

Het gaat hier zeker niet alleen om systemen die bijhouden wanneer iemand aan het werk is, maar ook om moderne tools die tjdsregistrate aan productviteit koppelen. Daarbij wordt geregistreerd wat een werknemer doet, waardoor die meer autonomie heef om zijn werk zelf in te plannen én bijgevolg meer controle krijgt over zijn tjdsinvulling.

Met de opmars van fexibele werkvormen zal de moderne prikklok daarom in de toekomst nog meer aan belang winnen. Zo kan bijvoorbeeld de personeelsplanning tjdig bijgestuurd worden bij een te hoge werkdruk. Want als niemand meer bijhoudt hoeveel je werkt, loert een burn-out om de hoek.

Wapen tegen bore- en burnouts

We leven momenteel in een ‘always on’ samenleving. Mensen zijn vaak veel meer uren professioneel beschikbaar dan ze zelf besefen. Door te analyseren hoeveel uren iemand werkt om zijn taken gedaan te krijgen, kun je gepast ingrijpen en eventueel bijsturen.

Heef iemand structureel meer uren nodig? Dan zijn bijvoorbeeld extra opleiding of heroriëntering aan de orde. Omgekeerd kan iemand die zijn taken op kortere tjd vervult misschien een andere collega bijstaan of meer worden uitgedaagd. Door de tjd accuraat te monitoren, kun je hierover in gesprek gaan.

Het gaat niet over ‘te veel’ of ‘te weinig’, maar over een juiste verdeling van de workload op basis van een open dialoog.

Het is meteen ook een sterk wapen tegen het groeiend aantal bore- en burnouts. Dat besef verklaart ongetwijfeld waarom Protme als aanbieder van tjdregistratesystemen zo’n sterke groei doormaakt: tjdregistrate is relevanter dan ooit.

Tijdregistratie; de gevreesde tikklok, heeft soms een onterecht negatieve bijklank. Terwijl dit juist een zeer waardevolle rol kan spelen in een actueel HRbeleid. We kunnen er namelijk niet omheen dat tijd een belangrijke parameter is bij het inzetten op een goede work-lifebalans.

Peter s’Jongers, CEO van Protme, over de nieuwe rol van tjdregistrate als bedrijfsthermometer.

Peter s’Jongers bundelde zijn 25 jaar ervaring in een boek, ‘Trots!’ Waarom bedrijfscultuur een strategisch doel is’. Dit boek is bedoeld voor elk bedrijf dat wil groeien, niet ten koste van zijn mensen, maar net dankzij zijn mensen. Voor elke organisate die vooruit wil.

Om de ondernemers, bedrijfsleiders en HR professionals in deze tjden een hart onder de riem steken delen we enkele GRATIS EXEMPLAREN uit.