80/20 Hemligheten med att uppn책 mer med mindre
-regeln
Richard Koch
Hemligheten med att uppnå mer med mindre
Richard Koch Översättning Karin Ashing
80/20-Regeln Hemligheten med att uppnå mer med mindre ISBN 978-91-47-11696-6 Originaltitel: THE 80/20 PRINCIPLE: The Secret of Achieving More with Less © Richard Koch, 1997, 1998, 2007. This Second Edition of ”THE 80/20 PRINCIPLE : The Secret of Achieving More with Less” first published by Nicholas Brealey Publishing, London and Boston, in 2007. This Translation is published by arrangement with Nicholas Brealey Publishing group. © 2015 Richard Koch och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Översättning: Karin Ashing Omslag: Nette Lövgren Ombrytning och typografi: Catharina Grahn/ProduGrafia Illustrationer: Jonny Hallberg Projektledare: Maria Emtell Produktion: Lars Wallin Första upplagan 1 Repro: Exaktaprinting Tryck: People Printing, Kina, 2015
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/ förstöring av olovligt framställt material. Liber AB, 113 98 Stockholm tfn 08-690 90 00 www.liber.se kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se
Paretos lag [80/20-regeln] har under mycket lång tid belamrat den ekonomiska arenan likt ett flyttblock i naturen: en empirisk lag som ingen kan förklara. Josef Steindl
Gud spelar tärning med universum. Men tärningarna är falska och vårt främsta mål är att ta reda på vilka regler de följer och hur vi kan använda dem för våra egna syften. Joseph Ford
Vi vet inte hur högt mänskligheten kan sträva … Därför kan vi lugnt acceptera den tilltalande slutsatsen att mänsklighetens rikedom, lycka, kunskap och kanske förtjänster har ökat för varje tidsålder och fortsätter att öka. Edward Gibbon
Innehåll
Förord till andra utgåvan...............................................................7 80/20-raplåten............................................................................ 10
Del ett Inledning.................................................................................. 13 1. Välkommen till 80/20-regeln................................................ 15 2. Hur man tänker 80/20 .......................................................... 32
Del två Företagets framgångar behöver inte vara ett mysterium................................................................ 51 nderground-kulten............................................................... 52 3. U 4. Varför din strategi är felaktig................................................ 66 5. Det enkla är det goda............................................................. 92 6. Fånga rätt kunder................................................................. 109 7. De 10 bästa sätten att använda 80/20-regeln i affärslivet.................................................... 124 8. De viktiga få ger dig framgång............................................ 135
5
I n n e h å l l
Del tre Arbeta mindre, tjäna och njut mer................................. 145 9. Att vara fri............................................................................. 146 10. Tidsrevolution..................................................................... 155 11. Du kan alltid få vad du vill ha........................................... 174 12. Med lite hjälp från våra vänner......................................... 185 13. Intelligent och lat............................................................... 196 14. Pengar, pengar, pengar .................................................... 214 15. De sju lyckostrategierna.................................................... 226
Del fyra Nya insikter: tillbaka till regeln..................................... 241 16. Regelns två dimensioner................................................... 242 Fotnoter och referenser............................................................ 259
6
Förord till andra utgåvan
Jag skrev den här boken i Sydafrika 1996 och kom till London under den så kallade sommaren 1997 för att lansera den. Jag minns att jag traskade från radiostation till tv-station, oftast för att upptäcka att mitt programinslag hade dragits tillbaka i sista minuten. När jag till slut var i sändning verkade ingen vara särskilt intresserad av vad en okänd italiensk ekonom upptäckt under artonhundratalets sista skälvande år. ”Men”, kvittrade dagens kändis i ett intervjuprogram, ”vad gör du här om du inte kommit på den här idén själv?” Jag önskar att jag, utan att blinka, hade svarat att Jesus från Nasarets tankar inte hade varit kända idag om det inte hade varit för aposteln Paulus och evangelisternas idoga arbete för att föra fram dem. Jag önskar att jag hade sagt det, men i själva verket blev jag mållös. Jag återvände till Cape Town, fullständigt modlös. Men då inträffade ett litet under. Den brittiska utgivaren som hade beställt arbetet, en man som var känd för att vara pessimist, skickade mig ett fax (minns ni fax?) som sa att boken trots PR-fiaskot ”sålde mycket bra”. Boken har faktiskt sålts i mer än 700 000 exemplar över hela världen och översatts till 24 språk. Mer än ett århundrade efter att Vilfredo Pareto uppmärksammade det genomgående osymmetriska förhållandet mellan input och output, och tio år efter att boken gav Paretos princip en ny tolkning, anser jag att vi nu kan säga att regeln har stått sig väl under årens lopp. Den har fått enormt mycket återkoppling, till största delen positiv, från läsare och recensenter. Över hela världen har ett stort antal människor, kanske hundratusentals, haft glädje av regeln i sina arbeten och yrkeskarriärer och i allt högre grad i sina övriga liv. 80/20-regeln har två nästan motsatta fördelar. Å ena sidan är den en statistisk observation, ett beprövat mönster – stabilt, kvantitativt, tillförlitligt, fast. Den tilltalar dem som vill ha mer ut av livet, vill sticka ut från mängden, öka förtjänsten, minska ansträngningarna eller kostnaderna i jakten på vinst, kraftigt öka effektiviteten, definierat som output delat med
7
Förord till andra utgåvan
input. Om vi lyckas upptäcka de få fall då resultatet i förhållande till ansträngningen är mycket större än vanligt kan vi bli betydligt effektivare oavsett vilken uppgift vi vill utföra. Regeln gör att vi kan öka våra prestationer och samtidigt slippa övertidsarbetets tyranni. Å andra sidan har regeln en helt annan sida – mjuk, mystisk, kuslig, nästan magisk på det sätt som samma mönster av siffror dyker upp överallt, inte alls i samband med effektivitet utan allt som gör livet meningsfullt. Känslan att vi är sammankopplade med varandra och med universum genom en mystisk lag som vi kan dra kraft ur och som kan ändra våra liv skapar en känsla av förundran och vördnad. När jag ser tillbaka tror jag att det som var annorlunda med min bok var att den vidgade regelns räckvidd. Det hade tidigare varit välkänt inom affärslivet att den ökade effektiviteten. Men så vitt jag vet hade den aldrig tidigare använts för att ge hela våra liv bättre kvalitet och större djup. Det är inte förrän i efterhand som jag fullt ut har insett regelns dubbla natur, den märkliga men perfekta spänningen mellan dess båda sidor, hård effektivitet och mjuk livsförbättring. Som jag försöker reda ut i det nya kapitlet i den här boken, representerar denna spänning regelns ”yin och yang”, dialektiken där dess tillämpning för ökad effektivitet respektive livsförbättring är ”kompletterande motsatser”. Effektivitet ger utrymme för ett bättre liv samtidigt som livsförbättringen kräver att vi är tydliga med de få saker som verkligen är viktiga i vårt arbete, våra relationer och allt annat vi gör i livet. Alla accepterade förstås inte min nya tolkning av Paretos princip. Jag blev förvånad över hur kontroversiell boken blev. Även om den fick ivriga förespråkare och ett enormt antal mer tystlåtna människor skrev till mig att boken hade förändrat både deras yrkesliv och deras liv i stort, var det många människor som ogillade att jag utökade regeln till att gälla även livets mjukare sidor, vilket de uttryckte med stor tydlighet och vältalighet! Motståndet gjorde mig först förbluffad men sedan började jag välkomna de avvikande rösterna. De har fått mig att tänka djupare på regeln och, som jag hoppas framgår i sista kapitlet, nå större förståelse för dess dubbla karaktär.
8
Förord till andra utgåvan
Vad är det som är nytt med denna utgåva? Till att börja med att mindre är mer. Jag har tagit bort det ursprungliga sista kapitlet ”Tillbaka till framstegen”. Det var ärligt talat ett misslyckat försök att tillämpa 80/20-regeln på samhället och politiken1. Samtidigt som alla andra delar av boken gav upphov till både positiva och negativa kommentarer verkar detta kapitel ha fallit helt och hållet på stenig mark. Det enda jag har bevarat är avslutningen, som är en uppmaning till människor att agera. Jag har bytt ut kapitlet mot ett helt nytt kapitel, ”Regelns två dimensioner”. Det omfattar de viktigaste punkter som tio års recensioner, samtal, brev och mejl har lett till samt förstärker och kategoriserar de bästa kritiska synpunkterna på regeln, vilka jag därefter bemöter. Jag anser att detta för oss till en högre nivå av medvetenhet och förståelse av regelns kraft. Nu återstår det bara för mig att tacka alla som har bidragit till den fantastiska diskussionen om 80/20-regeln. Jag hoppas verkligen att den fortsätter länge! Ett stort tack till er alla! Jag vet inte om jag har rört vid era liv, men ni har verkligen rört vid mitt, och det är jag djupt tacksam för. Richard Koch richardkoch@btinternet.com, Estepona, Spanien
9
80/20-raplåten
Visste du att den oförliknelige Wyatt Mo ’Gee Jackson har skrivit en utmärkt 80/20-raplåt? Den finns på webben om du vill lyssna, på www. the8020principle.com och är tre minuter lång, som en popsång ska vara. Här följer sångtexten, där jag flikat in en sammanfattning av bokens budskap (i kursiv stil) mellan verserna: Richard Koch is a businessman, He discovered a truth, yes a master plan. Write a book about it, became a hit, It’s not only cool, it’s also legit. The 80/20 Principle is the title, The lessons it teaches you are vital, Sit back and listen to this soundbite, By the time that you’re finished you’ll see the light. The 80/20 principle, the key to success, The 80/20 principle, achieve more or less, The 80/20 principle, the key to success, The 80/20 principle, achieve more. Vad är då 80/20-regeln? 80/20-regeln hävdar att en liten del av orsaker, input eller ansträngningar i regel leder till en större del av resultat, output eller belöningar, vilket innebär att merparten av output är resultatet av en mycket liten del av orsakerna eller input. The 80/20 principle, the key to success, The 80/20 principle, achieve more with less. The 80/20 principle, the key to success. The 80/20 principle, achieve more.
10
80/20-raplåten
Bokstavligt talat betyder detta till exempel att 80 procent av det vi uppnår i vårt arbete kommer från 20 procent av den tid vi använder. Sålunda är fyra femtedelar av våra ansträngningar, faktiskt det mesta av dem, i stort sett bortkastade, vilket naturligtvis inte är det vi normalt väntar oss. The 80/20 principle, the key to success, The 80/20 principle, achieve more with less, The 80/20 principle, the key to success. The 80/20 principle, achieve more. Enligt 80/20-regeln finns det alltså en inbyggd obalans mellan orsaker och resultat, input och output, ansträngning och belöning. Ett bra riktmärke för denna obalans är förhållandet 80/20. Ett typiskt mönster visar att 80 procents output är resultatet av 20 procents input, 80 procent av konsekvenserna kommer av 20 procent av orsakerna eller att 80 procent av resultaten är en följd av 20 procent av ansträngningarna. I affärslivet finns många exempel som bekräftar 80/20-regeln: 20 procent av produkterna står vanligtvis för omkring 80 procent av försäljningsvärdet, vilket också 20 procent av kunderna gör. Likaså svarar 20 procent av produkterna eller kunderna vanligtvis för 80 procent av företagets vinst. The 80/20 principle, the key to success, The 80/20 principle, achieve more with less. The 80/20 principle, the key to success. The 80/20 principle, achieve more.
11
Del ett Inledning
Universum är instabilt! Vad är 80/20-regeln? Enligt 80/20-regeln är vissa saker sannolikt mycket viktigare än andra i alla populationer. En bra referenspunkt eller hypotes är att 80 procent av resultaten eller output kommer av 20 procent av orsakerna och ibland från en mycket mindre andel av de betydelsefulla krafterna. Ett bra exempel är vardagsspråket. Sir Isaac Pitman, som uppfann stenografin, upptäckte att bara 700 vanliga ord utgör två tredjedelar av våra samtal. Pitman fann att dessa ord, inklusive deras härledningar, står för 80 procent av det vardagliga talet. I det här fallet används mindre än 1 procent av orden under 80 procent av tiden (Oxford English nya förkortade ordlista innehåller mer än en halv miljon ord). Vi kan kalla detta en 80/1-regel. Likaså använder över 99 procent av de talande färre än 20 procent av orden: det skulle vi kunna kalla 99/20-regeln. 80/20-regeln illustreras även i filmvärlden. En aktuell studie visar att 1,3 procent av alla biofilmer drar in 80 procent av intäkterna och faktiskt skapar en 80/1-regel (se sidan 28). 80/20-regeln är ingen magisk formel. Ibland ligger förhållandet mellan resultat och orsaker närmare 70/30 än 80/20 eller 80/1. Men det är mycket sällan som 50 procent av orsakerna leder till 50 procent av resultaten. Universum är förutsägbart obalanserat. Det är få saker som verkligen är viktiga. Verkligt effektiva människor och organisationer utnyttjar de få starka krafter som är aktiva i deras liv och vänder dem till sin fördel. Fortsätt läsa om du vill veta hur du kan göra samma sak …
14
1. Välkommen till 80/20-regeln
Paretos lag [80/20-regeln] har under mycket lång tid belamrat den ekonomiska arenan likt ett flyttblock i naturen: en empirisk lag som ingen kan förklara. Josef Steindl1
80/20-regeln kan och bör användas i vårt dagliga liv av varje intelligent människa, varje organisation, social gruppering och typ av samhälle. Den kan hjälpa enskilda och grupper att uppnå mycket mer, med betydligt mindre ansträngning. 80/20-regeln kan öka vår personliga effektivitet och lycka. Den kan mångdubbla bolagens lönsamhet och effektiviteten i alla organisationer. Den är till och med nyckeln till kvalitets- och kvantitetshöjning i den offentliga sektorn samtidigt som den minskar kostnaderna. Denna bok, den första någonsin om 80/20-regeln2, har skrivits till följd av en brinnande övertygelse, som bekräftats av både personliga och professionella erfarenheter, om att denna princip är en av de bästa metoderna för att hantera och övervinna det moderna livets påfrestningar.
Vad är 80/20-regeln? 80/20-regeln hävdar att en mindre del av orsaker, input eller ansträngningar i regel leder till en större del av resultat, output eller belöningar. Bokstavligt talat betyder detta till exempel att 80 procent av det du presterar på ditt arbete kommer från 20 procent av den tid du använder. I praktiken är således fyra femtedelar av ansträngningen – det vill säga den
15
Del ett • Inledning
övervägande delen – till största delen bortkastad. Det är inte vad människor normalt väntar sig. Enligt 80/20-regeln finns det alltså en inbyggd obalans mellan orsaker och resultat, input och output, ansträngning och belöning. Ett bra riktmärke för denna obalans är 80/20-förhållandet. Ett vanligt mönster visar att 80 procents output är resultatet av 20 procents input, att 80 procent av konsekvenserna härrör från 20 procent av orsakerna eller att 80 procent av resultaten kommer av 20 procent av ansträngningarna. I figur 1 visas dessa typiska mönster. I affärslivet finns många exempel som bekräftar 80/20-regeln: 20 pro-
16
Input
Output
Orsaker
Konsekvenser
Ansträngning
Resultat
Figur 1. 80/20-regeln
1 . V ä l k o mm e n t i l l 8 0 / 2 0 - r e g e l n
cent av produkterna står vanligtvis för ungefär 80 procent av försäljningsvärdet, vilket också 20 procent av kunderna gör. Likaså svarar 20 procent av produkterna eller kunderna oftast för 80 procent av ett företags vinst. I samhället står 20 procent av de kriminella för 80 procent av kostnaderna för alla brott. 20 procent av bilisterna orsakar 80 procent av olyckorna. 20 procent av dem som gifter sig utgör 80 procent av skilsmässostatistiken (de som ständigt gifter om sig och skiljer sig på nytt förvränger statistiken och ger en alltför pessimistisk bild av omfattningen av äktenskaplig trohet). 20 procent av barnen uppnår 80 procent av de utbildningskvalifikationer som är tillgängliga. I hemmen utsätts sannolikt 20 procent av mattorna för 80 procent av slitaget och du använder 20 procent av dina kläder 80 procent av tiden. Om du har ett inbrottslarm utlöses 80 procent av de falska larmen av 20 procent av de möjliga orsakerna. Förbränningsmotorn är ett utmärkt bevis på 80/20-regeln. 80 procent av energin går förlorad vid förbränningen och endast 20 procent når hjulen. Dessa 20 procent av input genererar 100 procent av dess output!3
Paretos upptäckt: systematisk och förutsägbar obalans Det bakomliggande mönstret till 80/20-regeln upptäcktes 1897 av den italienske ekonomen Vilfredo Pareto (1848-1923). Sedan dess har hans upptäckt fått många namn, som Paretoprincipen, Paretos lag, 80/20-regeln och principen om minsta möjliga ansträngning. I den här boken kallar vi den för 80/20-regeln. Genom en dold process som påverkat många betydelsefulla framgångsrika människor, framför allt företagare, datorentusiaster och kvalitetsingenjörer, har 80/20-regeln bidragit till att forma den moderna världen. Ändå har den förblivit en av vår tids stora hemligheter – och till och med den utvalda grupp som känner till och tillämpar 80/20-regeln utnyttjar bara en bråkdel av dess kraft. Vad var det då som Vilfredo Pareto upptäckte? Av en händelse tittade han på mönster över rikedomar och inkomster i artonhundratalets England. Han såg att de största inkomsterna och rikedomarna gick till en minoritet av människorna i hans urval. Det var kanske inget förvånande med det. Men han upptäckte också två andra omständigheter som han tyckte var mycket betydelsefulla. Den ena var att det fanns ett genomgående
17
Del ett • Inledning
matematiskt samband mellan andelen människor (i procent av hela den relevanta populationen) och storleken på den inkomst eller förmögenhet som denna grupp hade.4 För att förenkla, om 20 procent av populationen hade 80 procent av rikedomarna5 kunde man tillförlitligt förutsäga att 10 procent hade kanske 65 procent av rikedomarna och 5 procent hade 50 procent. Det viktiga är inte procenttalen utan det faktum att fördelningen av rikedomarna i populationen var i förutsägbar obalans. Paretos andra upptäckt, som verkligen gjorde honom entusiastisk, var att detta mönster med obalans hela tiden upprepades när han studerade uppgifter från olika tidsperioder och olika länder. Oavsett om han tittade på England under tidigare perioder, uppgifter som hämtats från andra länder i hans egen samtid eller tidigare så konstaterade han att samma mönster upprepade sig om och om igen, med matematisk precision. Var detta en märklig slump, eller något som hade stor betydelse för ekonomin och samhället? Skulle det fungera om det tillämpades på data som avsåg andra saker än rikedomar eller inkomster? Pareto var en fantastisk innovatör, ingen före honom hade undersökt två relaterade uppsättningar data (i det här fallet fördelningen av inkomster eller rikedomar jämfört med antalet inkomsttagare eller fastighetsägare) och jämfört procentsatser mellan de två datauppsättningarna. (Numera är denna metod vanlig, och har lett till viktiga genombrott inom affärsliv och ekonomi.) Tyvärr var Pareto mycket dålig på att förklara sin upptäckt, trots att han insåg hur viktig och omfattande den var. Han gick vidare till en rad fascinerande men förvirrade sociologiska teorier som fokuserade på eliters roll, vilka Mussolinis fascister tog över mot slutet av hans liv. Betydelsen av 80/20-regeln låg och slumrade under en generation. Även om ett fåtal ekonomer, framför allt i USA6, insåg dess betydelse, var det inte förrän efter andra världskriget som två helt olika pionjärer parallellt började få saker och ting att hända med 80/20-regeln.
1949: Zipfs princip om minsta möjliga ansträngning En av dessa pionjärer var Harvardprofessorn i språkvetenskap George K Zipf. Zipf upptäckte 1949 ”principen om minsta möjliga ansträngning”, som i själva verket var en återupptäckt och vidareutveckling av Paretos princip. Zipfs princip gick ut på att resurser (människor, varor, tid, färdigheter eller annat som är produktivt) brukade organisera sig på ett sätt som
18
1 . V ä l k o mm e n t i l l 8 0 / 2 0 - r e g e l n
minimerade arbetsinsatsen, så att ungefär 20-30 procent av en resurs svarade för 70-80 procent av den aktivitet som förknippades med resursen.7 Professor Zipf använde befolkningsstatistik, böcker, språkvetenskap och industriellt beteende för att visa hur detta mönster av obalans genomgående upprepas. Han analyserade till exempel alla äktenskapslicenser som beviljats i Philadelphia år 1931 inom ett 20 kvarter stort område och visade att 70 procent av äktenskapen ingicks av människor som bodde inom 30 procent av området. Zipf tog för övrigt också fram ett vetenskapligt försvar för röriga skrivbord genom att rättfärdiga oordningen med en annan lag: användningsfrekvensen gör att vi vill ha saker som vi använder ofta nära oss. Intelligenta sekreterare har länge vetat att dokumentmappar som används ofta inte bör arkiveras!
1951: Jurans regel om de viktiga få och Japans uppgång Den andre pionjären när det gäller 80/20-regeln var den store kvalitetsgurun Joseph Moses Juran, amerikansk rumänskfödd (1904) ingenjör och mannen bakom kvalitetsrevolutionen mellan 1950 och 1990. Han gjorde det som han omväxlande kallade ”Paretoprincipen” och ”Regeln om de viktiga få” praktiskt taget liktydigt med strävan efter hög produktkvalitet. Juran anställdes 1924 av Bell Telephone Systems tillverkningsavdelning Western Electric. Han började som industriingenjör och blev senare en av världens första kvalitetskonsulter. Hans lysande idé var att använda 80/20-regeln tillsammans med andra statistiska metoder för att eliminera kvalitetsfel och förbättra tillförlitligheten och värdet på industri- och konsumentvaror. Jurans banbrytande bok Quality Control Handbook gavs ut första gången 1951 och lovordade 80/20-regeln i mycket allmänna ordalag: Ekonomen Pareto fann att rikedomar var ojämnt fördelade på samma sätt [som Jurans iakttagelser om kvalitetsförluster]. Det finns många andra exempel – fördelningen av brott bland kriminella, fördelningen av olyckor i riskfyllda processer osv. Paretos princip om ojämn fördelning gällde både fördelningen av rikedomar och fördelningen av kvalitetsförluster.8
19
Del ett • Inledning
Ingen av de stora industrimännen i USA var intresserad av Jurans teorier. År 1953 inbjöds han till Japan som föreläsare och mötte där en mottaglig publik. Han stannade kvar och arbetade tillsammans med flera japanska företag och förvandlade värdet och kvaliteten hos deras konsumentvaror. Det var inte förrän efter 1970, då det japanska hotet mot amerikansk industri hade blivit uppenbart, som man tog Juran på allvar i väst. Han flyttade tillbaka för att göra samma sak för den amerikanska industrin som han gjort för den japanska. 80/20-regeln var central för denna globala kvalitetsrevolution.
Från 1960-talet till 1990-talet: framsteg tack vare att man använde 80/20-regeln IBM var ett av de första och mest framgångsrika företag som upptäckte och använde 80/20-regeln, vilket förklarar varför de flesta specialister på datorsystem som utbildades på 1960- och 1970-talen känner till idén. År 1963 upptäckte IBM att omkring 80 procent av den tid som en dator använder går åt till att utföra ungefär 20 procent av operationskoden. Företaget skrev genast om sitt operativsystem för att göra de mest använda 20 procenten lättillgängliga och användarvänliga och gjorde på så sätt IBM-datorer effektivare och snabbare än konkurrenternas maskiner för de flesta tillämpningar. Nästa generation som utvecklade persondatorn och dess program, som Apple, Lotus och Microsoft, tillämpade 80/20-regeln ännu ivrigare för att göra maskinerna billigare och lättare att använda för en ny kundgrupp, inklusive de nu så berömda ”dummies” som tidigare hade gjort allt för att undvika datorer.
Vinnaren tar allt Hundra år efter Pareto har konsekvenserna av 80/20-regeln aktualiserats i debatten om de astronomiska och ständigt högre inkomster som går till superstjärnor och det fåtal människor som befinner i toppen på ett växande antal yrken. År 1994 tjänade filmregissören Steven Spielberg 165 miljoner dollar. Den högst avlönade advokaten Joseph Jamial tjänade 90 miljoner dollar. Andra kompetenta filmregissörer eller advokater har naturligtvis bara en bråkdel av dessa summor i lön.
20
1 . V ä l k o mm e n t i l l 8 0 / 2 0 - r e g e l n
Under nittonhundratalet gjordes stora ansatser för att utjämna inkomsterna, men även om ojämlikheter försvinner på ett område dyker de hela tiden upp någon annanstans. I USA steg den genomsnittliga realinkomsten från 1973 till 1995 med 36 procent, men den jämförbara siffran för arbetare i icke-ledande positioner sjönk med 14 procent. Under 1980-talet gick alla vinster till de 20 procent som hade högst inkoms ter och ofattbara 64 procent av den totala ökningen gick till 1 procent i toppen! Aktieägandet i USA är också starkt koncentrerat till en liten minoritet av hushållen, 5 procent av dem äger omkring 75 procent av hushållssektorns aktier. En liknande effekt kan konstateras när det gäller dollarns roll, närmare 50 procent av världshandeln faktureras i dollar, långt över USA:s 13-procentiga andel av världsexporten. Och även om dollarns andel av valutareserverna utgör 64 procent är förhållandet mellan amerikansk BNP och den globala produktionen endast strax över 20 procent. 80/20-regeln gör sig hela tiden gällande om inte medvetna, genomgående och kraftfulla ansträngningar görs och vidmakthålls för att lägga band på den.
Varför 80/20-regeln är så viktig Skälet till att 80/20-regeln är så värdefull är att den strider mot intuitionen. Vi har en tendens att förvänta oss att alla orsaker är ungefär lika betydelsefulla. Att alla kunder är lika värdefulla. Att varje del av verksamheten, varje produkt och varje krona av försäljningsintäkterna är lika bra som alla andra. Att alla anställda inom en viss kategori är ungefär lika värdefulla. Att varje dag eller vecka eller år som går är lika betydelsefulla. Att alla våra vänner är lika värdefulla för oss. Att alla förfrågningar eller telefonsamtal ska behandlas på samma sätt. Att ett universitet är lika bra som ett annat. Att alla problem har ett stort antal orsaker, så att det är meningslöst att försöka urskilja några få huvudorsaker. Att alla möjligheter har ungefär samma värde, så att vi behandlar dem alla lika. Vi har en tendens att anta att 50 procent av orsakerna eller input står för 50 procent av resultaten eller output. Det verkar finnas en naturlig, nästan demokratisk, förväntan att orsaker och resultat i allmänhet är väl avvägda. Och naturligtvis är det så ibland. Men denna villfarelse om en 50/50-fördelning är en av våra mest felaktiga, skadliga och djupast rotade
21
Del ett • Inledning
mentala föreställningar. Enligt 80/20-regeln är det mest sannolika resultatet när två uppsättningar data som avser orsaker och resultat kan undersökas och analyseras att vi ser ett mönster av obalans. Obalansen kan vara 65/35, 70/30, 75/25, 80/20, 95/5 eller 99,9/0,1 eller några andra siffror däremellan. De två siffrorna i jämförelsen behöver dock inte tillsammans bli 100 (se sidan 34). 80/20-regeln hävdar också att vi sannolikt blir förvånade över hur stor obalansen är när vi får reda på det verkliga förhållandet. Oavsett obalansens faktiska nivå är det troligt att den överträffar det vi tidigare trott. Företagsledare kanske misstänker att vissa kunder och vissa produkter är mer lönsamma än andra, men när det visar sig hur stor skillnaden är blir de troligen förvånade och ibland helt förstummade. Lärare vet kanske att en minoritet av eleverna står för majoriteten av disciplinproblemen och merparten av skolket, men om uppgifterna analyseras visar sig obalansen sannolikt vara större än väntat. Vi tycker kanske att en del av vår tid är mer värdefull än annan tid, men om vi mäter input och output kan vi ändå bli förbluffade över skillnaden. Varför ska du bry dig om 80/20-regeln? Vare sig du inser det eller inte gäller regeln ditt liv, din sociala värld och din arbetsplats. Om du förstår 80/20-regeln får du stor insikt i det som faktiskt händer i världen runt omkring dig. Det absolut viktigaste budskapet i den här boken är att våra dagliga liv kan förbättras avsevärt om vi använder 80/20-regeln. Varje människa kan bli effektivare och lyckligare. Varje vinstdrivande företag kan bli mycket mer lönsamt. Varje ideell organisation kan också nå mycket bättre resultat. Varje regering kan se till att dess medborgare får mycket större nytta av dess existens. Alla människor och organisationer kan uppnå mycket mer som har värde och undvika det som inte har värde, med mycket mindre ansträngningar, utgifter eller investeringar. Centralt i denna utveckling är en ersättningsprocess. Resurser som har svag effekt inom ett visst område används inte, eller endast sparsamt. Resurser som har kraftfull effekt används så mycket som möjligt. Varje resurs används i bästa fall där den har störst värde. När det är möjligt utvecklas svaga resurser så att de kan ta efter de starkare resursernas beteende. Företag och marknader har använt detta förfaringssätt med stor framgång i hundratals år. Den franske ekonomen J-B Say myntade ter-
22
1 . V ä l k o mm e n t i l l 8 0 / 2 0 - r e g e l n
men ”entreprenör” omkring år 1800 och sa att ”en entreprenör flyttar ekonomiska resurser från ett område med lägre produktivitet till ett område med högre produktivitet och avkastning”. Men en fascinerande konsekvens av 80/20-regeln är att företag och marknader fortfarande är så långt ifrån att skapa optimala lösningar. Enligt 80/20-regeln svarar till exempel 20 procent av produkterna, kunderna eller de anställda faktiskt för omkring 80 procent av vinsterna. Om detta är sant – och noggranna undersökningar bekräftar vanligtvis att det finns vissa sådana mycket obalanserade mönster – så är sakernas tillstånd långt ifrån effektivt eller optimalt. Slutsatsen blir att 80 procent av produkterna, kunderna eller de anställda bara bidrar med 20 procent av vinsten. Att det är ett stort slöseri. Att de kraftfullaste resurserna i företaget hålls tillbaka av en majoritet mycket mindre effektiva resurser. Att vinsten skulle kunna mångfaldigas om mer av den bästa sortens produkter kunde säljas, medarbetare anställas eller kunder lockas (eller övertygas att köpa mer från företaget). I en sådan situation kan man mycket väl fråga sig varför man ska fortsätta att skapa de 80 procent produkter som endast genererar 20 procent av vinsten. Företag ställer sig sällan sådana frågor, kanske för att svaren skulle innebära mycket radikala åtgärder: att upphöra med fyra femtedelar av en verksamhet är ingen obetydlig förändring. Det som J-B Say kallade för entreprenörsarbete kallar dagens finansiärer för arbitrage. Internationella finansmarknader är mycket snabba på att korrigera avvikelser i värderingar, till exempel mellan valutakurser. Men affärsorganisationer och enskilda är i allmänhet mycket dåliga på denna typ av entreprenörskap eller arbitrage, på att flytta resurser från placeringar med dåliga resultat till sådana som skapar starka resultat eller att göra sig av med lågt värderade resurser och köpa resurser av högt värde. För det mesta inser vi inte i vilken omfattning vissa resurser, bara en liten minoritet, är superproduktiva – de Joseph Juran kallade för ”de viktiga få” – medan majoriteten – ”den stora massan” – visar begränsad produktivitet eller har lågt värde på annat sätt. Om vi verkligen insåg skillnaden mellan de viktiga få och den stora massan i livets alla aspekter och gjorde något åt det skulle vi kunna mångfaldiga vad som helst som vi värdesätter.
23
Del ett • Inledning
80/20-regeln och kaosteorin Sannolikhetsteorin säger att det är praktiskt taget omöjligt för alla til�lämpningar av 80/20-regeln att inträffa av en slump, som en udda tillfällighet. Vi kan bara förklara regeln genom att anta att det ligger någon djupare mening eller orsak bakom den. Pareto brottades själv med denna fråga och försökte tillämpa en konsekvent metod då han studerade samhället. Han sökte efter ”teorier som beskriver fakta baserade på erfarenhet och iakttagelse”, efter regelbundna mönster, sociala lagar eller ”överensstämmelser” som förklarar beteendet hos enskilda och samhället. Paretos sociologi lyckades inte hitta en övertygande förklaring. Han dog långt innan kaosteorin presenterades som har tydliga paralleller med 80/20-regeln och bidrar till att förklara den. Under nittonhundratalets sista tredjedel upplevde vi en revolution när det gäller hur vetenskapsmän ser på universum, och den visdom som varit förhärskande i 350 år ställdes på ända. Den visdom som gällt tidigare var en maskinbaserad och rationell inställning, vilket i sig var ett stort framsteg jämfört med det mystiska och slumpartade synsätt som präglade världen under medeltiden. Det maskinbaserade synsättet förvandlade Gud från att vara en irrationell och oförutsägbar kraft till en mer användarvänlig urmakare och ingenjör. Det synsätt som dominerat världen sedan sextonhundratalet och fortfarande finns idag, utom i avancerade vetenskapliga kretsar, var enormt betryggande och användbart. Alla fenomen reducerades till regelbundna, förutsägbara linjära förhållanden. Man sa till exempel att a förorsakar b, b förorsakar c och att a+c förorsakar d. Denna världsåskådning gjorde att varje enskild del av universum – till exempel hur det mänskliga hjärtat eller valfria enskilda marknader fungerar – kunde analyseras separat, eftersom helheten var summan av delarna och omvänt. Men under det tjugonde århundradet förefaller det betydligt mer korrekt att betrakta världen som en organism under utveckling, där hela systemet är mer än summan av dess delar, och där förhållandena mellan delarna inte är linjära. Det är svårt att fastställa orsaker, det finns komplexa ömsesidiga beroenden mellan orsaker och gränsen mellan orsak och verkan är suddig. Problemet med linjärt tänkande är att det inte alltid
24
1 . V ä l k o mm e n t i l l 8 0 / 2 0 - r e g e l n
fungerar, det är en alltför förenklad bild av verkligheten. Jämvikten är illusorisk eller flytande. Universum är instabilt. Men trots sitt namn hävdar kaosteorin inte att allt är en hopplös och obegriplig röra. Snarare finns det en självorganiserande logik bakom oordningen, en förutsägbar icke-linjär funktion – något som ekonomen Paul Krugman har kallat ”kusligt”, ”spöklikt” och ”skrämmande exakt”.9 Logiken är svårare att beskriva än att upptäcka och är inte helt olik upprepningen av ett tema i ett musikstycke. Vissa karakteristiska mönster återkommer, men med oändlig och oförutsägbar variation.
Kaosteorin och 80/20-regeln belyser varandra Vad har kaosteorin och närbesläktade vetenskapliga begrepp att göra med 80/20-regeln? Även om ingen annan tycks ha gjort kopplingen anser jag att svaret är: en hel del.
Principen om obalans Den röda tråden mellan kaosteorin och 80/20-regeln är frågan om balans – eller mer exakt obalans. Både kaosteorin och 80/20-regeln hävdar (med en hel del empiriskt stöd) att universum är obalanserat. Båda påstår att världen inte är linjär, att orsak och verkan sällan har ett jämlikt förhållande till varandra. Båda lägger också stor vikt vid självorganisering, vissa krafter är alltid starkare än andra och försöker lägga beslag på mer än sin rättmätiga del av resurserna. Kaosteorin hjälper till att förklara varför och hur denna obalans uppstår genom att följa olika utvecklingar över tiden.
Universum är inte en rak linje 80/20-regeln, liksom kaosteorin, baseras på idén om icke-linjäritet. En stor del av det som händer är oviktigt och kan ignoreras. Men det finns alltid några krafter som har mycket större påverkan än deras antal ger vid handen. Det är dessa krafter som måste identifieras och studeras. Om de är krafter som gör gott bör vi mångfaldiga dem. Om de är krafter som vi inte gillar måste vi tänka mycket noga över hur vi ska neutralisera dem. 80/20-regeln erbjuder ett mycket kraftfullt empiriskt test av icke-linjäriteten i alla system. Vi kan ställa frågan om 20 procent av orsakerna leder
25
Del ett • Inledning
till 80 procent av resultaten. Associeras 80 procent av ett fenomen med endast 20 procent av ett närbesläktat fenomen? Det är en användbar metod för att visa fram icke-linjäritet, men den är ännu bättre för att den får oss att identifiera de ovanligt starka krafter som är verksamma.
Återkopplingsslingor snedvrider och stör balansen 80/20-regeln stämmer också med och kan förklaras genom att hänvisa till de återkopplingsslingor som identifieras av kaosteorin, där små ursprungliga effekter kan mångfaldigas flera gånger och skapa mycket oväntade resultat, vilka dock kan förklaras i efterhand. Om återkopplingsslingor saknades skulle den naturliga fördelningen av olika fenomen vara 50/50 – input av en viss frekvens skulle leda till motsvarande resultat. Det är bara på grund av positiva och negativa återkopplingsslingor som orsakerna inte får samma resultat. Ändå verkar det vara så att kraftfulla positiva återkopplingsslingor endast påverkar en liten minoritet av input. Detta bidrar till att förklara varför denna blygsamma mängd input kan utöva så stort inflytande. Vi kan se att positiva återkopplingsslingor fungerar inom flera områden, vilket förklarar hur det kan komma sig att vi vanligtvis får 80/20snarare än 50/50-förhållanden mellan populationer. De rika blir till exempel rikare, inte bara (eller huvudsakligen) på grund av bättre förmåga, utan även för att rikedom föder rikedom. Ett liknande fenomen kan vi se hos guldfiskar i en damm. Även om guldfiskarna från början är nästan exakt lika stora blir de som är något större mycket större därför att de, tack vare att de har större mun och rör sig snabbare, kan fånga och svälja oproportionerliga mängder mat (även om dessa fördelar till att börja med var mycket små).
Den kritiska punkten Idén om återkopplingsslingor är besläktad med föreställningen om den kritiska punkten. Fram till en viss punkt har en ny kraft svårt komma någon vart – oavsett om det gäller en ny produkt, en sjukdom, en ny rockgrupp eller nya sociala vanor som att jogga eller åka rollerblades. Stora ansträngningar genererar inte mycket till resultat. I det läget ger många pionjärer upp. Men om den nya kraften framhärdar och kan korsa en viss osynlig linje kan en liten extra ansträngning ge enorm utdelning. Denna osynliga linje är den kritiska punkten.
26
Hej! Vad kul att du valt just den här boken. Libers affärsböcker ger dig kunskap att jobba smartare. Som Sveriges största förlag för affärslitteratur har vi nästan 500 titlar i vårt
sortiment. Affärsböcker skrivna av svenska och internationella experter.
Affärsböcker för dig som är chef, specialist, egen företagare eller bara vill
utvecklas i din yrkesroll.
Trevlig läsning – och gå gärna ut på nätet för att utforska vad vi har att erbjuda!
www.ikarriaren.se/nyhetsbrev www.ikarriaren.se
Möt våra författare på vår blogg och ta del av exklusiva artiklar och nyheter.
Följ vår utgivning. Ha koll på det senaste inom affärslitteraturen genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.
www.libershop.se
Upptäck boken för dina behov! Du hittar hela vårt sortiment i nätbokhandeln – till exempel i vår egen webbshop.
www.facebook.com/ikarriaren
Gilla oss på Facebook och ha chans att vinna en bok – vi lottar ut 5 böcker varje månad.
Jobba smartare med
80/20-REGELN är en modern klassiker som har hjälpt hundratusentals människor att uppnå mer med mindre, i både deras privata och professionella liv. Enligt den välkända 80/20-regeln, den så kallade Paretoprincipen, står cirka 20 procent av orsakerna för cirka 80 procent av verkan. Det finns alltså en empiriskt belagd obalans mellan orsaker och resultat, input och output, ansträngning och belöning. Detta betyder exempelvis att 80 procent av det du presterar i ditt arbete kommer från 20 procent av den tid du använder, att 20 procent av ett företags produkter står för 80 procent av försäljningsvärdet, eller att du använder 20 procent av dina kläder 80 procent av tiden. I den här boken visar författaren hur vi genom att förstå och tillämpa 80/20-regeln kan åstadkomma mycket mer med mycket mindre. Varje människa kan bli effektivare och lyckligare, varje vinstdrivande företag kan bli mer lönsamt och varje typ av organisation kan nå bättre resultat – genom att omfördela resurser från improduktiv till produktiv användning och hitta sätt att göra de improduktiva resurserna mer effektiva. 80/20-regeln går emot vår intuition. Vi har en tendens att förvänta oss att alla orsaker är ungefär lika betydelsefulla. Och naturligtvis är det så ibland – men oftast inte! Det finns ett enormt utrymme för förbättringar om vi vägrar att acceptera status quo. Då kan vi minska slöseriet med våra resurser och vår tid, vi kan lära oss att se skogen och inte bara träd.
Richard Koch är affärsman, entreprenör och författare. Han har skrivit ett flertal internationellt framgångsrika böcker. Läs mer på www.richardkoch.net
Best.nr 47-11696-6 Tryck.nr 47-11696-6