Microsoft OneNote Fรถr Office 365 och OneNote 2016 samt tidigare versioner Anna-Karin Petrusson
© Författaren och SAFARO Förlag, 2016 Författare: Anna-Karin Petrusson ISBN: 978-91-983213-4-0 Layout/sättning: Torsten Larsson Omslag: Torsten Larsson Tryck: Tryck: Bloms tryckeri, Lund Webb: www.safaro.se www.facebook.com/safaro Kontakt: forlag@safaro.se
3 1
2
3
4
5
6
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4.1 4.2 4.3 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6.1 6.2 6.3
Introduktion .............................................................................. 6
Vad är OneNote? ........................................................................ 6 Ordna ditt liv i flikar – Avsnitt ................................................. 7 Öppna OneNote ......................................................................... 8 Anteckningssidor ......................................................................... 8 Avsnitt – pärmregister ............................................................... 9
Skapa anteckningsbok .......................................................... 10
Spara i OneNote .......................................................................12 Stänga OneNote ........................................................................14 Stänga anteckningsbok..............................................................14 Byt inloggning..............................................................................17
Skapa anteckningar ............................................................... 18
Namnge en sida ..........................................................................18 Skriva text ...................................................................................18 Sammanfoga textrutor .............................................................19 Formatera text ...........................................................................20 Punktlistor och numrerade listor ..........................................20 Rättstavning och översättning ................................................21 Skapa beräkningar ......................................................................23 Ändra standardteckensnitt och storlek ...............................23
Sidor ........................................................................................ 24
Skapa sidor ..................................................................................24 Olika typer av linjering och färger.........................................25 Skriv ut .........................................................................................26
Avsnitt ..................................................................................... 28
Skapa avsnittsflik ........................................................................28 Lås avsnitt ....................................................................................29 Lägga till avsnittsgrupp .............................................................30 OneNote i Utforskaren ...........................................................32 Skriva ut avsnitt ..........................................................................33
Rita ........................................................................................... 35
Låst ritläge och fäst mot rutnät .............................................35 Konvertera text .........................................................................36 Infoga tomutrymme ..................................................................37
4 7
8
9
10
11
7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 8.1 8.2 8.3 8.4 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
Infoga ....................................................................................... 38
Infoga en tabell........................................................................... 38 Bifoga dokument ....................................................................... 39 Utskriftsbild ................................................................................ 40 Kalkylblad .................................................................................... 42 Lägga till bilder och media ...................................................... 43 Spela in ljud och video ............................................................. 48 Tidsstämpel................................................................................. 49 Symboler ..................................................................................... 50 Snabbanteckning ........................................................................ 52
Sök ........................................................................................... 54
Välj var du vill söka ................................................................... 54 Söka i bilder ................................................................................ 55 Sök författare ............................................................................. 56 Mer information om anteckningar ........................................ 57
Taggar - Flaggor .................................................................... 58
"Tagga" anteckningar ................................................................ 58 Söka efter Taggar (flaggor) ..................................................... 59 Kryssrutor .................................................................................. 60 Kortkommandon för flaggor .................................................. 61 Skapa egna flaggor ..................................................................... 61
Länkar...................................................................................... 62
10.1 10.2 10.3 10.4
Infoga Länk .................................................................................. 62 Wiki-länkar ................................................................................. 63 Länk mellan textrutor .............................................................. 63 Länkade anteckningar............................................................... 64
Mallar ....................................................................................... 69
11.1 11.2 11.3
Infoga mallsida ............................................................................ 69 Avsnittsmall och Anteckningsboksmall................................ 71 OneNote i skolan ..................................................................... 73
5
12
13
14
15
Dela .......................................................................................... 74
12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10
Dela i OneDrive ........................................................................75 Skapa en ny delad anteckningsbok ........................................76 Dela med Skype-möte ..............................................................79 OneNote Online .......................................................................80 Öppna delad anteckningsbok..................................................81 Synkronisera och arbeta Off-line ..........................................83 Synkronisera manuellt ..............................................................84 Sluta dela ......................................................................................85 Flytta anteckningsbok ...............................................................87 Egenskaper för anteckningsbok ........................................88
Historik ................................................................................... 89
13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7
Markera som läst .......................................................................89 Senaste redigeringar..................................................................90 Dölj författare ............................................................................91 Sidversioner ................................................................................91 Papperskorgen ............................................................................92 Öppna säkerhetskopior ...........................................................93 Alternativ för säkerhetskopiering .........................................94
OneNote och andra program ........................................... 95
14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6
OneNote som skrivare ............................................................95 Från OneNote till Outlook.....................................................97 Från Outlook till OneNote.................................................. 100 Skicka till OneNote................................................................ 104 OneNote och Skype .............................................................. 105 Nyheter i OneNote 2016 .................................................... 107
Appendix............................................................................... 111
15.1
Systemkrav för Microsoft Office 2016 .............................. 111
16
Kortkommandon i OneNote........................................... 113
17
Sakregister ............................................................................ 116
6
Introduktion - Vad är OneNote?
1 Introduktion 1.1 Vad är OneNote? OneNote fungerar som en anteckningsbok. Men även som flera anteckningsböcker.
Microsoft OneNote 2016 är en digital anteckningsbok. Programmet gör att du kan samla anteckningar och information på en enda plats. Det går att söka snabbt för att hitta det du letar efter och att dela anteckningsböcker, för att samarbeta med andra både online och off-line. Använd OneNote • • • •
som anteckningsblock under ett möte för att sedan direkt skapa ett e-postmeddelande av dina noteringar för att samla information inför ett projekt eller en planerad resa för att scanna in dokument för att göra informationen sökbar som Att-Göra listor för inköp eller projekt
Introduktion - Ordna ditt liv i flikar – Avsnitt
7
Med OneNote kan du skriva text, upprätta tabeller, göra uträkningar, rita, infoga bilder, skapa dokument, göra ljud- och videoinspelningar, infoga länkar med mera.
1.2 Ordna ditt liv i flikar – Avsnitt
Med Microsoft OneNote kan du samla in och ordna allt du behöver – anteckningar, foton, PDF-dokument, video och webblänkar – för alla slags projekt som du arbetar med. Med OneNote har du direkt åtkomst till informationen, och med de kraftfulla sökfunktionerna kan du enkelt hitta exakt vad du letar efter, från flera enheter. Lämna dina pappersbaserade anteckningsböcker till återvinning – nu har du en digital anteckningsbok! Använd OneNote som ett arkivskåp, fast bättre. OneNote är integrerad med övriga Microsoft Office program.
8
Introduktion - Öppna OneNote
1.3 Öppna OneNote
Första gången du startar OneNote, på en nyinstallerad dator, visas en dialogruta som uppmanar dig att logga på med din e-postadress och ditt lösenord. Har du ett privat Microsoft Live, Hotmail eller Outlook.com konto kan du logga in med det, för att kunna spara dina anteckningsböcker i OneDrive för privatpersoner Använder du OneNote tillsammans med en prenumeration på Office 365 loggar du in med din Office 365-inloggning. Det går också att klicka uppe i högra hörnet på dialogrutan, för att hoppa över detta steg. Du kan alltid logga in i efterhand när du vill börja använda OneDrive för att lagra dina anteckningsböcker i ”molnet”.
1.4 Anteckningssidor En vanlig anteckningsbok av papper har sidor och det har OneNote också. För att du skall kunna bläddra i din elektroniska anteckningsbok sticker det ut en ”flik” på varje sida, till
Introduktion - Avsnitt – pärmregister
9
höger i fönstret. För att gå till en annan sida i anteckningsboken klickar du på en sidflik. Klicka på Lägg till sida för att skapa fler sidor i din anteckningsbok.
1.5 Avsnitt – pärmregister
I OneNote går det att dela in sidorna i Avsnitt på samma sätt som det går att sätta in ett pärmregister i en pärm. Skillnaden är att du själv skapar ditt eget pärmregister, precis som du vill ha det. Klicka på Plustecknet efter sista avsnittsfliken för att lägga till fler avsnitt. Tips! Dubbelklicka på avsnittsfliken för att byta namn på avsnittet
10
Skapa anteckningsbok - Avsnitt – pärmregister
2 Skapa anteckningsbok Du kan behöva ha mer än en anteckningsbok. Skapa ny anteckningsbok genom att: 1. Klicka på menyn Arkiv och klicka sedan på Nytt.
2. Välj en plats där anteckningsboken ska sparas. Välj mellan: • • • • • •
OneDrive – Företag för att lagra i ”molnet” i ditt företags/skolas molntjänst. OneDrive – Privat för att lagra i ”molnet” hos Microsoft, som privat person. Webbplatser – Företag för att lagra i ditt företags/skolas SharePoint portal. Den här datorn – lagra lokalt i din dator eller på en plats i förtagets/skolans nätverk. Lägg till en plats – för att t.ex. lagra direkt i andra anslutna molntjänster. Bläddra – för att öppna Utforskaren, i din dator för att välja plats.
Skapa anteckningsbok - Avsnitt – pärmregister
11
3. I rutan Namn på anteckningsbok anger du ett namn för den nya anteckningsboken. 4. Under Skapa i en annan mapp väljer du eventuellt en annan plats där anteckningsboken ska sparas. 5. Klicka på Skapa anteckningsbok.
Lägger du din anteckningsbok lokalt i din dator är standardsökvägen. C:\Users\Användarkonto\Documents\OneNoteanteckningsböcker
Varje anteckningsbok har en egen mapp. Tips!
I OneNote version 2010 finns inte lika många platser att välja emellan när du skall spara din arbetsbok.
12
Skapa anteckningsbok - Spara i OneNote
2.1 Spara i OneNote OneNote sparar hela tiden automatiskt. Alla dina anteckningar sparas hela tiden, automatiskt när du gör ändringar, oavsett om du byter till en annan sida eller avsnitt, samt när du byter mellan anteckningsböcker. Du behöver inte spara dina anteckningar manuellt, inte ens när du avslutar OneNote.
2.1.1
Spara som – Exportera
Vill du spara en anteckningsbok med ett annat namn så får du välja Exportera under Arkiv menyn. Så här sparar du en hel eller en del av en anteckningsbok på en annan plats: 1. Klicka på menyn Arkiv och sedan på Exportera. 2. Under Exportera aktuell gör du något av följande: a) Om du endast vill spara den aktuella, öppna sidan i anteckningsboken klickar du på Sida. b) Om du vill spara det aktuella, öppna avsnittet i anteckningsboken klickar du på Avsnitt.
Skapa anteckningsbok - Spara i OneNote
13
c) Om du vill spara den aktuella, öppna anteckningsboken klickar du på Anteckningsbok. 3. Under Välj format klickar du på OneNote-paket som filformat. 4. Klicka på Exportera. 5. Navigera till den plats där du vill spara filen i dialogrutan Spara som. 6. Ange ett namn för anteckningsboken i rutan Filnamn. 7. Klicka på Spara.
2.1.2
Spara i annat filformat
Sidor och avsnitt i OneNote kan sparas i andra filformat, t.ex. Word, PDF eller HTML. Tips! Hela din anteckningsbok kan sparas som en PDF-fil. Tips! I OneNote version 2010 heter menyvalet Exportera Spara som.
14
Skapa anteckningsbok - Stänga OneNote
2.2 Stänga OneNote
Klicka på krysset uppe i högra hörnet för att stänga OneNote, du behöver inte spara först, det gör OneNote i bakgrunden.
2.3 Stänga anteckningsbok
Vill du inte längre se en anteckningsbok som du har jobbat med kan du: 1. Klicka på pilen efter anteckningsbokensnamn för att fälla ner listan över senast öppnade anteckningsböcker. 2. Högerklicka på anteckningsbokens namn. 3. Välj Stäng den här anteckningsboken från menyn. Anteckningsboken raderas inte, utan den tas bara bort från listan över senast använda anteckningsböcker.
Skapa anteckningsbok - Stänga anteckningsbok
2.3.1
15
Ta bort anteckningsbok på datorn
Ta bort anteckningsböcker genom att radera anteckningsbokens mapp i Utforskaren. Standardsökvägen är: C:\Users\Användarkonto\Documents\OneNoteanteckningsböcker
2.3.2
Ta bort anteckningsbok i OneDrive
När du har loggat in på www.onedrive.com kan du klicka på ikonen med tre (…) punkter efter anteckningsbokensnamn och väja Ta bort för att radera en anteckningsbok.
16
Skapa anteckningsbok - Stänga anteckningsbok
Har du installerat OneDrive appen för Windows från https://onedrive.live.com/about/sv-se/download/ så att OneDrive visas i Utforskaren på din dator är sökvägen: C:\Users\ Användarkonto\OneDrive för företag\Anteckningsböcker\Onenote kurs dokumentation
Skapa anteckningsbok - Byt inloggning
17
2.4 Byt inloggning
Under menyn Arkiv, Konto kan du logga in med både ett privat och ett företagskonto för Office 365. Tips! Du kan vara inloggad med två konton samtidigt.
Det kostar inget att ha ett privat Microsoft konto. Med ett Microsoft konto får du tillgång mejl, lagring i OneDrive och möjligheten ladda ner och installera OneNote, på upp till fem enheter. Tips! Skaffa och ladda ner OneNote från www.onenote.com.
18
Skapa anteckningar - Namnge en sida
3 Skapa anteckningar Som standard finns det redan en anteckningsbok ”Min anteckningsbok” som du kan börja anteckna i, direkt i OneNote. Fösta gången du startar OneNote får du en fråga var du vill spara framtida OneNote anteckningsböcker som standard. Välj att lagra dem på din dator om du är osäker. Du kan alltid flytta dem i efterhand.
3.1 Namnge en sida
Klicka på Lägg till sida för att skapa fler sidor i din anteckningsbok. Innan du börjar skriva på en sida vill OneNote att du ger sidan ett namn. Det du skriver längt upp till vänster på sidan, blir namnet på sidan. När en sida har ett namn visas namnet på sidfliken till höger i fönstret.
3.2 Skriva text
Gör din första anteckning var som helst. Det är bara att klicka på sidan där du vill börja skriva.
Skapa anteckningar - Sammanfoga textrutor
19
OneNote skapar en textruta för varje notering. Tips! Läs mer om att lägga till nya sidor i avsnittet 4.1 Skapa sidor på sidan 24.
3.3 Sammanfoga textrutor
Har du skrivit text i två olika textrutor så går det att sammanfoga dem till en textruta. Gör så här: 1. Håll nere Skift-tangenten och dra en textruta in över en annan textruta.
2. Släpp Skift-tangenten när texterna sitter ihop.
20
Skapa anteckningar - Formatera text
3.4 Formatera text
I OneNote går det att använda rubrikformat och andra formateringsalternativ, precis som i Word. Du hittar menyvalen på menyfliken Start. Tips! Kortkommando CTRL+ALT+1 CTRL+ALT+2 CTRL+ALT+6 CTRL+SKIFT+N
Rubrik 1 Rubrik 2 o.s.v. till Rubrik 6 Normal (återställer till standard)
3.5 Punktlistor och numrerade listor
Skriv och markera en text och lägg sedan på punkter eller skapa en numrerad lista, via valen på menyfliken Start. • • •
Punkt 1 Punkt 2 Punkt 3
1. Nummerlista 2. Nummerlista 3. Nummerlista
Skapa anteckningar - Rättstavning och översättning
21
Markera igen och klicka på samma menyval en gång till för att stänga av punkt- eller numrerad lista. Tips! Kortkommandon CTRL+PUNKT markerat stycket CTRL+SNEDSTRECK lista (av/på)
Ange eller ta bort punktlistan från Gör om markeringen till en numrerad
3.6 Rättstavning och översättning
OneNote har samma rättstavnings- och översättningsfunktioner som de övriga Office programmen på menyfliken Granska. Tips! Nytt ifrån version 2013 i OneNote är att det går att söka på synonymer.
22
3.6.1
Skapa anteckningar - Rättstavning och översättning
Miniöversättare
Om du aktiverar Miniöversättaren på menyfliken Granska kan du stanna med muspekaren ovanför ett ord och se en översättning av texten. Översättningsfunktionerna är gratis och kräver inga tillägg, bara Internetanslutning.
3.6.2
Stor bokstav?
Blir det irriterande att OneNote sätter in stor bokstav i början av varje ruta, i t.ex. tabeller, går det att stänga av detta under menyn Arkiv, Alternativ, Språkkontroll, Alternativ för autokorrigering och avmarkera bocken för Inled varje mening med versal.
Skapa anteckningar - Skapa beräkningar
23
3.7 Skapa beräkningar
OneNote kan även räkna. Du behöver inte öppna Excel. Skriv in en formel och OneNote räknar själv. Gör så här: 1. Skriv beräkningen och avsluta med ett Likhetstecken (=) 2. Tryck sedan på Mellanslag eller Enter så räknas svaret ut. Även mer avancerade funktioner som sin(), cos(), kvadratrot sqrt() och upphöjt till ^ kan användas. 3*7=21
58*97=5 626
2^9=512
45*2+(18,5*7)=219,5
3.8 Ändra standardteckensnitt och storlek
Ändra standardinställningar för typsnitt i OneNote, så sparar du tid. Öppna menyn Arkiv, Alternativ här du ändra teckensnitt och storlek, om du vill du följa ditt företags grafiska profil.
24
Sidor - Skapa sidor
4 Sidor Nya sidor visas längst till höger i OneNote.
4.1 Skapa sidor Skapa nya sidor genom att: 1. Stå i anteckningsboken eller avsnittet där du vill infoga en sida. 2. Klicka på Lägg till sida överst i listan över sidflikar, på högersidan av fönstret. Tips! Kortkommandon CTRL+N CTRL+ALT+N
4.1.1
Lägga till en ny sida i slutet av det markerade avsnittet. Skapa en ny sida på samma nivå nedanför den aktuella sidfliken.
Lägga till underordnande sidor
Du kan strukturera upp dina sidor genom att skapa underordnade sidor i tre nivåer. Lägg till underordnande sidor genom att: 1. Högerklicka på sidfliken. 2. Välja Skapa underordnad sida. Tips! Kortkommando CTRL+SKIFT+ALT+N aktuella sidan
Skapa en ny undersida nedanför den
Sidor - Olika typer av linjering och färger
4.1.2
25
Dölj underordnade sidor
Underordnade sidor kan visas eller döljas genom att klicka på pilen, till höger om sidfliken.
4.1.3
Flytta sida
Du kan flytta sidor genom att dra sidan till önskad plats eller högerklicka på sidfliken och välja Flytta eller kopiera från snabbmenyn.
4.2 Olika typer av linjering och färger
På menyfliken Visa kan sidor linjeras och färgas. Tips! Kortkommando CTRL+SKIFT+R
Visa eller dölja linjering på sidan.
26
4.2.1
Sidor - Skriv ut
Pappersformat
Som standard är pappret i OneNote är i princip oändligt. Vill du begränsa sidornas storlek för att underlätta utskrift går det att ställa in pappersformatet på menyfliken Visa, Pappersformat
4.3 Skriv ut
Gör så här för att skriva ut en sida: 1. Klicka på menyn Arkiv och välj sedan Skriv ut.
Sidor - Skriv ut
27
2. Gör något av följande: a) Om du vill förhandsgranska filen klickar du på Förhandsgranska. b) Om du vill skriva ut filen och kontrollera eller ändra egenskaperna för skrivaren klickar du på Skriv ut. Tips! Kortkommando CTRL+P
4.3.1
Skriva ut den aktuella sidan.
Skicka sida som
Alla använder kanske inte OneNote så du kan dela med dig av dina anteckningar på flera sätt. Du kan dela med dig av en sida i OneNotes som: • • • • •
E-post Bifogad fil PDF Till Word Blogginlägg
Öppna menyn Arkiv, Skicka och välj hur du vill skicka sidan och OneNote öppnar Outlook (eller Word) och bifogar/infogar sidan.