FÖRETAGSEKONOMI FÖR
ICKE-EKONOMER UPPLAGA 4
WOLFRAM TROSTEK
SANOMA UTBILDNING Postadress: Box 38013, 100 64 Stockholm Besöksadress: Rosenlundsgatan 54, Stockholm www.sanomautbildning.se info@sanomautbildning.se Order/Läromedelsinformation Telefon: 08-587 642 10 Redaktör: Helén Park Grafisk form: Gyllene Snittet bokformgivning AB Omslag: Gyllene Snittet bokformgivning AB Företagsekonomi för icke-ekonomer ISBN 978-91-523-6383-6 © 2022 Wolfram Trostek och Sanoma Utbildning AB, Stockholm Fjärde upplagan Första tryckningen
Kopieringsförbud
Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Copyright Access, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnares huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/ rättsinnehavare. Tryck Livonia Print 2022
FÖRORD
Företagsekonomi genomsyrar praktiskt taget all verksamhet i ett företag och dagligen fattas beslut som innebär ekonomiska konsekvenser. Oavsett var i företagets organisation du arbetar har du nytta av att kunna företagsekonomins grunder. Det blir mycket lättare och roligare att fatta förnuftiga beslut och göra ekonomiska bedömningar med kunskap om de olika företagsekonomiska begreppen. I Företagsekonomi för icke-ekonomer beskrivs företagsekonomi från början. Boken behandlar allt från företagets affärsidé, marknadsföring, inköp och försäljning till skatter, bokföring, kalkyler och budgetering. Sist i boken återfinns även ett avsnitt om avveckling, konkurs och rekonstruktion. Till faktaboken finns en uppgiftsbok med ett stort antal övningar med utförliga lösningar. I denna, fjärde upplaga har exempel förnyats och statistiska uppgifter och texter uppdaterats. Företagsekonomi för icke-ekonomer vänder sig till dig som vill lära dig företagsekonomins grunder och kräver inga förkunskaper i ämnet. Boken är avsedd för kurser i grundläggande företagsekonomi, men kan också användas vid självstudier. Min förhoppning är att den också ska kunna fungera som ett stöd för yrkesverksamma som vill få fördjupade kunskaper i ämnet. Stockholm i maj 2022 Wolfram Trostek
FÖRORD
3
5. KUNSKAP OM MARKNADEN 67 Marknadsplanen – en konkret handlingsplan 68
1. EGET FÖRETAGANDE – ATT
Att göra marknadsundersökningar 74
STARTA OCH DRIVA FÖRETAG 6
Att arbeta med prognoser 77
Starta eget – ett sätt att leva 7 Driva företag 10
6. OLIKA FÖRETAGSFORMER 80
Engagemang – men också planering 12
Aktiebolag 81 Enskild firma 88
2. FÖRETAGANDE – EN DEL
Handelsbolag 89
AV SAMHÄLLSEKONOMIN 14
Kommanditbolag 90
Från jordbruk till informationssamhälle 15
Ekonomisk förening 90
Det ekonomiska kretsloppet 16
Joint venture – samarbete över gränser 91
Cirkulär ekonomi 17 Marknadsekonomi – utbud och efterfrågan
18
Fri konkurrens en förutsättning 19
7. FÖRETAGETS INTÄKTER OCH KOSTNADER
Ägande ger inflytande och makt 22
– VÄGEN TILL LÖNSAMHET 94
Arbete åt alla 23
Företagets resultat 95
Ekonomisk tillväxt 28
Fasta och rörliga kostnader 96
Tillväxt på människornas och
Företagets intäkter 98
naturens villkor 29
Resultatdiagram – en enkel analysmodell 100
Konjunktursvängningar 31
Storskalighet ger stordriftsfördelar 100
Den svenska modellen 32
Företagsekonomins grundbegrepp 101
3. FÖRETAGETS AFFÄRSIDÉ
8. FÖRETAGETS SKATTER
ÄR GRUNDEN 35
OCH AVGIFTER 104
Produktutveckling – resultat av ett
A-skatt 105
målmedvetet arbete 36
F-skatt 109
Affärsidén – företagets ansikte utåt 37
Sociala avgifter 112
Vad kännetecknar en bra affärsidé? 38
Mervärdesskatt – moms 115
Den nya tekniken ger nya affärsidéer 39
Punktskatter – för att styra konsumtionen 123
Affärsidé – lösning på kundens ”problem” 41 Källor till affärsidéer
42
9. FÖRETAGETS BALANS OCH RESULTAT
Olika slags produkter 45 Eget företagande – risker och möjligheter 46 Ditt eget kunnande – vägen till framgång 48 4. ATT SKYDDA FÖRETAGETS VARUMÄRKE OCH AFFÄRSIDÉ Kampen om kunderna 51 Varumärket är viktigt 51 Varumärkesvärdering 52 Tre utvecklingstendenser 55 Varumärken förändras
56
Positionering 56 Att arbeta med varumärken 58 Även om viljan är god… 60 Att registrera varumärket 60 Patent 63 Designskydd 65 Upphovsrätt 65
50
124
Balans- och resultaträkningarna 125 Inkomster och utgifter måste periodiseras 130 Andra periodiseringsproblem 131 10. FÖR ATT DRIVA FÖRETAG KRÄVS KAPITAL
134
Behov av anläggningstillgångar 135 Behov av omsättningstillgångar 136 11. KAPITALANSKAFFNING – FINANSIERING Företagets soliditet 147 Företagets betalningsförmåga
148
Främmande kapital 150 Företagets eget kapital 152 Företagets likviditet – betalningsförmåga på kort sikt 153
146
12. KALKYLERA MED RÄTT PRIS 156 Utbud och efterfrågan 157
Likviditetsbudgeten 272 Budgeterad balansräkning – Balansbudgeten
Företagens prisstrategi 159 Prissättning på kort och på lång sikt 160 Täckningsbidrag – steg för steg 163 Räkna nollpunkt med täckningsbidrag 164 Pålägg och marginal i varuhandelsföretag 165 Självkostnadskalkylering 168
19. ORGANISERA FÖR ATT MÖTA FRAMTIDEN
279
Att motivera medarbetarna
280
Utvecklingssamtal – ett sätt att leda och förebygga problem
282
Företagets formella organisation 13. FÖRETAGETS INKÖP 177
282
Att vara arbetsgivare 287
Olika typer av varor 178
Arbetstider 288
Företagets lager och beställningspunkt 178
Semesterlagen 290
Investeringar 180
Arbetsmiljölagen 291
Att sluta avtal 188
Lagen om anställningsskydd (LAS) 292
Köplagen 190
Medbestämmandelagen (MBL) 292 Försäkringar 294
14. BOKFÖRING – EN NÖDVÄNDIGHET 193 20. MÖTE MED KUNDEN 295
Företagets redovisning 194 Räkenskapsår 195
Att bearbeta kunden 296
Bokföringsskyldighetens innebörd – God redovisningssed
196
Att utforma reklambudskap 300 Kunden tillhör alltid målgruppen 303
Löpande bokföring och verifikationer 198
Personlig försäljning 304
Verifikationer
Från direktreklam— till kunddata 305
203
Bokföringsorder 204
Marknadsföring i sociala medier 306
Årsbokslut eller årsredovisning 207
Reklam
Arkivering 208
Marknadsföringsstrategins förändring 308
306
Reklam ska se ut som reklam 309 Tillbaka till de fyra P:na 311
15. DUBBEL BOKFÖRING 210 Dubbel bokföring på konton 211
21. HANDEL MED ANDRA LÄNDER
Kontoplanen 213
313
Att bokföra kontantaffärer 215
Sverige – en del av Europa 314
Att bokföra kreditaffärer 217
EU:s program för små och medelstora
Bokföra moms och skatt 224
företag
315
Kolumndagbok 234
Att våga sig ut i världen 315
Redovisa rätt 236
EU – gemensamma tullar gentemot omvärlden 316
16. BOKSLUT – FÖRETAGETS EKONOMISKA STÄLLNING OCH RESULTAT 237
Affärskultur 317 Att göra affärer i andra valutor 322
Bokslut 238 22. AVVECKLING, KONKURS ELLER
Balansräkningen 239 Värdering av tillgångar 243
REKONSTRUKTION
Resultaträkningen 249
Företagskonkurser 326
325
Att avveckla bolag 327 17. ATT ANALYSERA BOKSLUT
254
Företagets lönsamhet 255 Företagets betalningsförmåga 259
Företagsrekonstruktion 330 Betalningsföreläggande 330 Tillbaka på ruta ett 332
Att arbeta med nyckeltal 266 NYCKELTAL 333 18. BUDGETERING
267
Resultatbudgeten – fokus på resultatet 268 Företagets likviditetsplanering
268
REGISTER 335
274
1
EGET FÖRETAGANDE – ATT STARTA OCH DRIVA FÖRETAG ”Idag vet jag att jag valde rätt. I början var det svårt. Många i min omgivning var skeptiska. Bankerna tvivlade i det längsta på min affärsidé. Jag gjorde allt själv, städade, besökte kunder och skrev offerter. Det var så mycket jag inte kunde. Och många kvällar och nätter satt jag uppe framför skärmen. Sökte kontakt med andra som just startat företag. Räknade och planerade. Det är lättare nu. Nu kan jag mer. Men en sak vet jag. Jag gjorde rätt. Och jag skulle göra det igen …” Den som berättar det här heter Johan. Men det kunde nästan vara vem som helst av alla Sveriges entreprenörer. Det är många som känner igen sig i Johans beskrivning. För andra blev det aldrig något eget företag. Men drömmen att starta eget tycks ändå leva kvar hos många.
2
FÖRETAGANDE – EN DEL AV SAMHÄLLSEKONOMIN Sverige förvandlades under 1900-talet, från ett jordbrukssamhälle till ett högteknologiskt industrisamhälle. I slutet av förra seklet, men framför allt efter millennieskiftet 2000, tog vi på allvar steget in i informationssamhället. I informationssamhället är informationsteknologin en nyckelfaktor i all produktion av varor och tjänster. Mänsklig arbetskraft har i allt större utsträckning ersättas av robotar och AI (artificiell intelligens). Jobb har försvunnit nya har skapats. Internet har gjort att vi inte längre är bundna till tid och rum. Information kan sökas och delas alla tider på dygnet. En farmor kan dela barnbarnenets glädje även om de befinner sig långt från varandra. Studier behöver nödvändigtvis inte ske i slutna rum. Möten och arbete kan i många fall ske hemifrån. På samma sätt som industrisamhället sågs som hotfullt finns det många som oroas över informationssamhällets möjlighet till övervakning och kontroll. Cyberattacker från främmande makt eller kriminella nätverk gör samhället sårbart. Många känner oro när den personliga integriteten hotas. Men historien lär oss att problem också skapar möjligheter. Förändring är alltid drivkraft för lärande och utveckling.
Från jordbruk till informationssamhälle Det tog drygt hundra år att omvandla Sverige från ett jordbrukssamhälle till ett högteknologiskt informationssamhälle. Idag är det bara cirka två procent av Sveriges befolkning som arbetar med jordbruk, skogsbruk, jakt eller fiske. För 150 år sedan var den siffran 80 procent och för 100 år sedan drygt 50 procent. Sysselsättningsminskningen inom naturbrukssektorn fångades upp av den snabba industrialiseringen. Industrisamhället nådde sin topp på 1960-talet. Därefter har antalet sysselsatta inom industrisektorn stadigt minskat. I stället är det den offentliga och den privata tjänstesektorn som tagit över taktpinnen. Numera beskrivs samhället ofta som ett informationssamhälle. Men även informationssamhället kommer att utvecklas steg för steg. Ibland mer språngartat. Det började med internet, sedan sociala medier och nu metaverse eller, mer svenskklingande, metaversum där användaren i 3D kan integrera med den virtuella miljön och kommunicera med andra. Ett annat område som utvecklas snabbt är AI, artificiell intelligens. Redan idag kan datorer granska röntgenplåtar snabbare än läkare, granska ansökningar eller dela ut medicin till vårdbehövande. Uppgifter som tidigare krävde mänsklig närvaro. I andra fall har personer ersatt genom att lägga över arbetet på exempelvis konsumenterna själva. Idag löser vi de flesta bankärenden hemifrån. Resor och biobiljetter beställs digitalt. Vill vi ha en hamburgare knappar vi själva in beställningen hemma eller när vi kommit fram till restaurangen. Ökad e-handel är ett annat exempel som visar på hur samhället steg för steg förändras. Men även om samhället ständigt förändras försvinner inte behovet av jordbruksprodukter eller industriprodukter. Snarare tvärt om. Konsumtionen ökar hela tiden. Skillnaden är att allt färre sysselsatta behövs för att klara behovet. På samma sätt kommer allt färre att behövas i tjänstesektorn i framtiden. Och sannolikt, med tiden, också i informationssektorn, IT.
2 FÖRETAGANDE – EN DEL AV SAMHÄLLSEKONOMIN
15
STRUKTURFÖRÄNDRINGAR I SYSSELSÄTTNINGEN PROCENTUELL ANDEL AV TOTAL SYSSELSÄTTNING, ÅR 1980–2019 100
80
60
40
2018 2019
2014
2016
2012
2010
2008
2004
2006
2002
2000
1998
1996
1992
1994
1990
1988
1986
1984
1982
0
1980
20
Källa: SCB
Industri och gruvdrift Jordbruk, skog och fiske Bygg och energi Transporter
Handel Privata tjänster Finans- och fastighetssektorn Offentliga myndigheter
Antalet sysselsatta i den offentliga sektorn och inom den privata tjänstesektorn har ökat sedan 1960-talet. Under samma period minskade industrijobben med cirka 10 procent enheter, från 30 procent till 20 procent. Antalet sysselsatta i jordbruk, skogsbruk och fiske är idag bara blygsamma 2 procent. Adam Smith, 1723–1789, var en skotsk filosof och nationalekonom. Han brukar anses som den moderna nationalekonomins fader. Hans verk The wealth of nations från 1776 har haft stor betydelse för ekonomisk politik. Hans första verk The theory of moral sentiments, 1759. ansåg han själv dock vara det överordnande verket.
16
Det ekonomiska kretsloppet På den tiden människor fortfarande levde i samhällen som byggde på självhushållning var kontakterna med andra människor få. Större delen av den vakna tiden gick åt till att skaffa föda. Idag är situationen en annan. Likt ett jättelikt kretslopp har människor liksom företag blivit kuggar i ett gigantiskt maskineri. Pengar, varor och tjänster byter i allt snabbare takt sin plats i kretsloppet – dygnet runt. Arbetet är specialiserat. När vi behöver mat köper vi den. När bilen ska lagas lämnar vi in den på verkstan och så vidare. Detta specialiserade kretslopp är grunden i vårt ekonomiska system. Graden av inblandning från samhällets eller statens sida avgör graden av marknadsekonomi. Liberalismens och marknadsekonomins förgrundsgestalt framför andra, Adam
2 FÖRETAGANDE – EN DEL AV SAMHÄLLSEKONOMIN
4
ATT SKYDDA FÖRETAGETS VARUMÄRKE OCH AFFÄRSIDÉ Marknadsekonomi kännetecknas av att de bästa företagen alltid vinner kundernas gillande. Nya idéer vinner över gamla. Nya företag startar – gamla läggs ner. Rationellare produktionsmetoder sänker priserna och ökar kvaliteten. En ädel kamp som alltid leder till att de bästa företagen växer, utvecklar allt bättre produkter och för utvecklingen framåt. Så vill vi gärna de som förespråkar marknadsekonomi se kampen om kunderna.
Kampen om kunderna
R
Kampen om kunderna är inte alltid så ädel som vi vill att den ska vara. På samma sätt som det fuskas inom idrotten fuskas det inom näringslivet. Orsaken är densamma – att vinna fördelar gentemot konkurrenter. Ett sätt är att kopiera eller stjäla andras affärsidéer. Det är därför viktigt att redan från början fundera igenom vilken information eller vilka uppgifter som är känsliga för företaget och därför bör skyddas extra noggrant. Företagets varumärken och uppfinningar m.m., kan skyddas med hjälp av registrering.
Varumärket är viktigt Inom de flesta produktområden förekommer varumärken. Ett varumärke är det individuella kännetecknet för att identifiera och särskilja varor och tjänster från varandra. Varumärken kan vara så kallade ordmärken eller figurmärken. Någon absolut gräns för vad som är ordmärke respektive figurmärke går inte att dra. Ett märkesnamn och typograferingen av detta kan med tiden bli inarbetat och därmed också får karaktär av figurmärke.
RLS FÄLTS KA
NÖ
Na tur, djur
OR BIRG RM
RA P
T K ÖT T
s. bio och människor i sym
FA
RLS FÄLTS KA
OR BIRG RM
IT
LAMB
E M PSHIR T NÖ T K ÖT
Ti 6. ll k 97 ons umen an 1 tens förtjusning sed Na os. tur, mbi djur o ch människor i sy
RLS FÄLT KA ARLS FÄSLTS K
Varumärket är inte bara viktigt för stora företag. Även för småAföretag NLK A AMB som arbetar på en mindre marknad har varumärket stor betydelse. S FÄLT L R A
FA FA PA
RRK N AH P SOHNOUN U
Med . smak av parkens mystik Soc kersö t honung utan ti
V
KL
Ö VER H O
Ex tra slun gad, m juk och blom
Not shea p but good.
S
FA
M PSHIR
OR BIR RM
IT
Sun dd. d ank a uppfödd på ströbä
HA
Ö VER H O N U
OR BIRG RM MOR BIR R
FA
RLS FÄLT KA ARLS FÄSLT S K
K
RLS FÄLTS KA
OR BIR RM
PA
E
Ti 6. ll k 97 ons umen an 1 tens förtjusning sed
4 ATT SKYDDA FÖRETAGETS VARUMÄRKE OCH AFFÄRSIDÉ
KL
Ex tra nu slun gad, m g ho juk och blommi
Not shea p but good.
HA
S HONU N
Soc ser. kersö t honung utan tillsat
V
Karlsfälts gård, en större gård, på Österlen i Skåne vill med sitt varumärke förmedla sin gedigna historia om stor omtanke om djur och natur i harmoni. Förutom varumärket Karlsfälts Gård finns flera varumärken för de olika produkter som tas fram på gården. Det är till exempel Karlsfälts Hampshire (fläskkött), Karlsfälts Lamb och Karlsfälts nötkött. Tillsammans bidrar de olika varumärkena till att kommunicera konsumentens uppfattning om kvalitet, hållbarhet och varierad produktion. Bakom varje varumärke finns för varje produkt ett hårt arbete med produktutveckling, hög kvalitet med tillförlitliga leveranser. De olika produkternas varumärken stödjer varandra och därigenom blir helheten större än summan av de olika delarna.
FA
Varumärken finns inte bara bland varuproducerande företag utan även bland tjänsteföretag. De finns med andra ord överallt i samhället. Vi möter namn och bilder i alla möjliga sorters sammanhang – på bio, på tv, i radion, i tidningar, i butiker, på bussar, på reklamskyltar, på kläder och inte minst på internet. Arla, Volvo, Estrella, Folksam, ICA, Crescent, Levis, SJ, Telia, Sanoma, Ticket, Liberalerna m.m. Varumärkena har blivit ett naturligt inslag och en del av vår kultur. De flesta av våra
RKH
ON
Med smak av parkens m
51
Vårt produktso
ANKA
Våra produkter använder en oval etikett enligt mall i Sun dd. d ank tryck, (aldrig a uppfödd på ströbä färg) för identitetens skull.
6
OLIKA FÖRETAGSFORMER Att starta eget innebär i praktiken att affärsidén omsätts i bolagsform. Vilken företagsform man ska välja beror därför ytterst på företagets affärsidé. Avgörande är också hur många som ska starta företaget, kapitalbehov, vilken typ av näringsverksamhet som ska drivas och vilken risk man är villig att ta. En avgörande fråga är också hur viktigt det är att skilja verksamhetens ekonomi från den privata ekonomin. De flesta företag i Sverige är små och drivs som enskilda firmor. Det finns i huvudsak fem juridiska företagsformer:
• Aktiebolag • Enskild firma • Handelsbolag • Kommanditbolag • Ekonomisk förening
Aktiebolag Ett aktiebolag (AB) är en juridisk person, vilket innebär att företaget självt kan teckna avtal och ha egna tillgångar och skulder. Krav på återbetalning av företagets skulder kan bara utkrävas ur bolagets egna tillgångar. Det betyder att ägarna till bolaget, det vill säga aktieägarna, inte kan krävas på skulder som bolaget ansvarar för. Aktieägarna riskerar därför, exempelvis vid konkurs, att endast förlora det kapital som de satsat i bolaget. Denna ekonomiska struktur är ett viktigt skäl till varför många väljer aktiebolag som bolagsform. I verkligheten är det dock inte så enkelt att ägaren eller ägarna aldrig kan krävas på företagets skulder – åtminstone gäller det inte alltid för små aktiebolag. Orsaken är att bankerna ofta kräver någon form av säkerhet för att låna ut pengar till aktiebolaget. Aktieägaren eller aktieägarna tvingas då skriva på en borgensförbindelse som gör dem personligt betalningsansvariga för företagets lån hos banken. Det finns två former av aktiebolag: • Publika aktiebolag är bolagsformen för de allra största företagen.
Minsta aktiekapital är 500 000 kronor. På börsen handlas det endast med aktier i publika aktiebolag. • Privata aktiebolag är den bolagsform som ska fånga upp de något
mindre aktiebolagen. Minsta aktiekapital är 25 000 kronor.
AKTIEBOLAGSLAG (2005:551) 1 kap. Inledande bestämmelser 2 § Ett aktiebolag är ett privat aktiebolag eller ett publikt aktiebolag.
3 § I ett aktiebolag har aktieägarna inte något personligt betalningsansvar för bolagets förpliktelser. --4 § Ett aktiebolag skall ha ett aktiekapital. Aktiekapitalet skall vara bestämt i bolagets redovisningsvaluta. Av 4 kap. 6 § bokföringslagen (1999:1078) framgår att redovisningsvalutan får vara antingen svenska kronor eller euro. 5 § Om aktiekapitalet är bestämt i kronor, skall det uppgå till minst 50 000 kr. [---]
14 § Om aktiekapitalet i ett publikt aktiebolag är bestämt i kronor, skall det uppgå till minst 500 000 kr. ---
6 OLIKA FÖRETAGSFORMER
81
7
FÖRETAGETS INTÄKTER OCH KOSTNADER – VÄGEN TILL LÖNSAMHET För de flesta som startar eller driver företag spelar företagets vinst en avgörande roll. Vinsten är skillnaden mellan företagets intäkter och företagets kostnader. Hög vinst skapar möjlighet till tillväxt och stabilitet. Motsatsen innebär kris och dålig motivation. Det finns förstås också företag som startas av andra skäl. Målet kan vara att tillfredsställa sina egna drömmar. Det kan vara att tillfredsställa kundernas eller medlemmarnas behov, att ge medborgarna i en kommun god barnomsorg, ett rikt kulturliv, bra skolor, bra sjukvård eller en god äldreomsorg. Även om skälen är andra än ekonomiska måste alla företag ha fokus på resultatet.
Företagets resultat Företagets resultat är skillnaden mellan intäkter och kostnader. Intäkter – Kostnader = Resultat Intäkter > Kostnader = Vinst Intäkter < Kostnader = Förlust Resultatet kan vara positivt (vinst) eller negativt (förlust). Vinsten eller förlusten tillfaller alltid ägaren eller ägarna. Det är också ägaren eller ägarna som bestämmer vad som ska ske med resultatet. En vinst kan gå tillbaka till ägaren eller ägarna i form av utdelning eller användas till nyinvesteringar i företaget. Vinstens storlek i förhållande till det satsade kapitalet kallas för räntabilitet. Genom att sätta vinsten i relation till det satsade kapitalet blir räntabilitet ett mått på företagets lönsamhet. Vi kan mäta den på två sätt: Räntabilitet på eget kapital (RE) =
Resultat Eget kapital
Räntabilitet på totalt kapital (RT) =
Resultat Totalt kapital
Med uttrycket ”eget kapital” menar vi allt kapital i företaget som tillhör ägaren eller ägarna. Det kan vara det kapital som satsades när man startade företaget, men det kan också vara vinstmedel från tidigare år som man valt att behålla i företaget. ”Totalt kapital” är både det egna kapitalet och så kallat främmande kapital. Främmande kapital är det kapital som företaget lånat från andra än ägaren eller ägarna, till exempel banklån. Om vi studerar företagets räntabilitet kan vi bilda oss en uppfattning om hur bra företagets resultat är. Är exempelvis en vinst på en miljon kronor bra? Svaret blir att det beror på de bakomliggande omständigheterna. Om ägaren satsat 5 miljoner i eget kapital är resultatet fantastiskt. Räntabiliteten är då 20 procent (1 000 000/5 000 000 = 20 %). Om företaget istället är ett stort företag med många hundra miljoner i eget kapital blir resultatet inte lika imponerande. Räntabilitetsmåttet är därför ett bra nyckeltal då man vill bedöma företagets prestation, i det här fallet dess lönsamhet. Genom att studera företagets räntabilitetsutveckling kan vi följa hur lönsamheten utvecklats över tiden och på så vis se om utvecklingen är positiv eller negativ. Vi kan också jämföra räntabiliteten eller räntabili-
7 FÖRETAGETS INTÄKTER OCH KOSTNADER – VÄGEN TILL LÖNSAMHET
95
9
FÖRETAGETS BALANS OCH RESULTAT En viktig del av företagets ekonomiska planering och uppföljning kretsar kring företagets balans- och resultaträkningar. Balansräkningen visar företagets ekonomiska ställning, det vill säga vilka tillgångar som finns och hur dessa har finansierats. Resultaträkningen visar företagets resultat och hur detta har uppkommit. Om företaget visar vinst stärks företagets ekonomiska ställning. Före tagets så kallade eget kapital ökar. Samma sak händer för oss privatpersoner. Om vi kan spara, det vill säga om inkomsterna är större än utgifterna, då ökar vår förmögenhet. På motsvarande sätt försämras företagets ekonomiska ställning om företaget visar förlust – eget kapital minskar.
Balans- och resultaträkningarna När ett räkenskapsår är slut, normalt den 31 december, ska företag göra en sammanställning som visar företagets ekonomiska ställning och resultat. I de flesta företag sammanfaller räkenskapsår med kalenderår. I många fall har inte ens företagen något alternativ. Så är till exempel fallet för alla enskilda firmor samt alla handelsbolag där en av ägarna är fysisk person. För andra företagsformer är det dock tillåtet att använda annan tidperiod än kalenderår, så kallat brutet räkenskapsår. Alla företag ska enligt bokföringslagen upprätta bokslut. Men formerna för detta är olika, bland annat beroende på företagsform. Aktiebolag, ekonomiska föreningar och handelsbolag där någon av delägarna är juridisk person ska upprätta årsredovisning. För övriga gäller i de flesta fall att de ska upprätta årsbokslut. För mindre företag, enskild firma och handelsbolag, som omsätter mindre än tre miljoner finns lättnader. Dessa företag har rätt att upprätta ett bokslut i förenklad form, så kallat förenklat årsbokslut. Även om det finns skillnader är ändå principen densamma. Bokslutets viktigaste delar är balansräkningen och resultaträkningen. Balansräkningen visar företagets ekonomiska ställning och resultaträkningen visar hur företagets resultat har uppkommit. De formella kraven på hur balans- och resultaträkningen ska upprättas och utformas återfinns i årsredovisningslagen.
ÅRSREDOVISNINGSLAG (1995:1554) 2 kap. Allmänna bestämmelser om årsredovisning Årsredovisningens delar 1 § En årsredovisning skall bestå av 1. en balansräkning, 2. en resultaträkning, --Överskådlighet och god redovisningssed 2 § Årsredovisningen skall upprättas på ett överskådligt sätt och i enlighet med god redovisningssed. 3 kap. Balans- och resultaträkning Balansräkningens innehåll 1 § Balansräkningen skall i sammandrag redovisa företagets samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på balansdagen. --Resultaträkningens innehåll 2 § Resultaträkningen skall i sammandrag redovisa företagets samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret.
9 FÖRETAGETS BALANS OCH RESULTAT
125
Balansräkningen I balansräkningen redovisas företagets tillgångar (T) och företagets eget kapital (Ek) och skulder (S). Företagets tillgångar är alla mätbara resurser som finns i företaget – till exempel kassa, bankmedel, kundfordringar, inventarier och fastigheter. Att bara mätbara resurser får tas upp som tillgångar i företaget kan ibland tyckas konstigt. Särskilt märkligt blir detta i kunskapsföretag där personerna som arbetar i företaget i praktiken kan vara den enda tillgång som företaget har. Deras kompetens och färdigheter blir en dold resurs i bolaget som inte syns i företagets balansräkning. På företagets skuldsida finns exempelvis lån som företaget har i banken och leverantörsskulder, alltså fakturor som man fått men ännu inte betalat. På skuldsidan finns även företagets eget kapital. Eget kapital är bland annat det startkapital som ägaren eller ägarna satsade när företaget startade, men också senare insättningar i företaget eller vinstmedel som inte betalats ut till ägaren eller ägarna. Företagets eget kapital är med andra ord den skuld som företaget har till ägaren, eller om de är fler, till ägarna. Företagets tillgångar är alltid lika med företagets skulder + eget kapital. Årets resultat ingår i eget kapital men brukar redovisas som en post för sig i balansräkningen. T = Ek + S Denna så kallad balansekvation kan också skrivas (T – S = Ek) alternativt (T – Ek = S)
BALANSRÄKNING Tillgångar Inventarier
850 000 kr
Kundfordringar
120 000 kr
Bank
215 000 kr
Kassa
28 000 kr
Summa tillgångar
1 213 000 kr
Eget kapital och skulder Eget kapital Årets resultat Banklån Leverantörsskulder Summa eget kapital och skulder
126
400 000 kr 97 000 kr 680 000 kr 36 000 kr 1 213 000 kr
9 FÖRETAGETS BALANS OCH RESULTAT
14
BOKFÖRING – EN NÖDVÄNDIGHET Som företagare har man skyldighet att känna till bokföringslagen och övriga lagar som styr och reglerar det egna företagandet. Lagarnas främsta syfte är att bidra till att den information som lämnar företaget är korrekt. Banken som står i begrepp att låna ut pengar till företaget måste veta att den information som företaget lämnat är riktig. Samma sak gäller då ett företag ska motivera nya aktieägare eller tidigare ägare att satsa nya pengar i bolaget. Även staten har ett intresse av att redovisningen sköts på ett riktigt sätt då företaget bland annat ska betala skatt och sköta momsredovisningen. Det finns kort sagt många som har intresse av att det finns lagar som reglerar hur redovisningen i företagen ska ske.
Företagets redovisning Företagets redovisning är förstås också en angelägenhet för företaget. Ur företagets bokföring kan information hämtas för exempelvis budgetuppföljning och prissättning. Det är viktigt att skilja på det som kallas extern redovisning och det som kallas intern redovisning. Det är bara den externa redovisningen, det vill säga den redovisning som riktar sig mot externa intressenter som till exempel stat, kommun, banker, leverantörer, anställda med flera, som är reglerad i lag. Den interna redovisningen, som är frivillig, är företagets egen angelägenhet och får skötas och se ut på vilket sätt som helst. I det kommande avsnittet ska vi reda ut vilka krav som bokföringslagen ställer på en ordnad bokföring. Låt oss dock börja med att reda ut skillnaden mellan begreppen bokföring och redovisning. Någon har kanske redan märkt att vi ibland talat om redovisning och bokföring som om det vore samma sak. Så är det – ibland används orden synonymt, de står alltså för samma sak. Riktigare är dock att tala om bok föring när man avser den del av redovisningen som visar de löpande noteringarna kring företagets olika affärshändelser. Redovisning är ett ord som innefattar begreppet bokföring, men som också står för bokslut, budgetjämförelser, resultatanalys med mera.
BOKFÖRINGSLAG (1999:1078) 2 kap. Kretsen av bokföringsskyldiga 1 § En juridisk person är bokföringsskyldig, om inte annat anges i 2–5 §§. [---] 6 § En fysisk person som bedriver näringsverksamhet är bokföringsskyldig för denna.
Som vi kan se i dessa inledande paragrafer i bokföringslagen är i princip alla som yrkesmässigt bedriver en verksamhet av ekonomisk art bokföringsskyldiga. Staten, kommunerna och landstingen omfattas inte av bokförings lagen. Däremot omfattas ideella föreningar, samfällighetsföreningar och trossamfund av bokföringslagen om värdet av deras tillgångar överstiger en och en halv miljon kronor, eller om de bedriver näringsverksamhet. Reglerna rörande bokföring har internationaliserats på senare år. De nya reglerna innebär bland annat en ny kategorisering av företag och
194
14 BOKFÖRING – EN NÖDVÄNDIGHET
vissa förenklingar för de minsta företagen. Dessa påverkar den löpande bokföringen och hur räkenskapsåret ska avslutas. Begreppet bokslutsföretag som innebar att alla företag skulle avsluta sina räkenskaper med ett årsbokslut eller en årsredovisning har tagits bort. Istället för årsbokslut räcker det numera att de minsta k1-företagen upprättar så kallat förenklat årsbokslut. Bokföringslagen behandlar i princip tre områden: registrering, arkivering och rapportering. De två första områdena, registrering och arkivering, behandlas relativt utförligt medan det tredje området, rapportering, behandlas mer övergripande. Detaljerade anvisningar för hur företagets årsbokslut ska se ut regleras av årsredovisningslagen. Mer om det i kapitel 16 Bokslut – företagets ställning och resultat.
Räkenskapsår I de flesta företag, även i många aktiebolag, sträcker sig räkenskapsåret från den första januari till och med den sista december. Förutom att detta kan vara praktiskt av en mängd skäl är det något som även regleras i bokföringslagen. Men som vi kan se i lagtexten nedan så är det bara enskilda firmor (fysiska personer) och handelsbolag som har skyldighet att ha räkenskapsår lika med kalenderår. Övriga företagsformer kan tillämpa någon av de i första paragrafen angivna perioderna för så kallat brutet räkenskapsår. Däremot krävs synnerliga skäl för att perioden, räkenskapsåret, ska vara annat än tolv månader.
BOKFÖRINGSLAG (1999:1078) 3 kap. Räkenskapsår 1 § Ett räkenskapsår ska omfatta tolv kalendermånader. Fysiska personer, handels bolag där en fysisk person ska beskattas för hela eller en del av bolagets inkomst och sådana samfällighetsförvaltande juridiska personer som avses i 6 kap. 6 § andra stycket inkomstskattelagen (1999:1229) ska ha kalenderåret som räkenskapsår. Andra företag får tillämpa annat räkenskapsår än kalenderår (brutet räkenskapsår). 2 § Om det med hänsyn till det allmännas ekonomiska intresse eller andra omständigheter finns synnerliga skäl, kan Skatteverket medge att annan period av tolv hela månader än som följer av 1 § får utgöra räkenskapsår. 3 § När bokföringsskyldigheten inträder eller räkenskapsåret läggs om, får räkenskapsåret omfatta kortare tid än tolv månader eller utsträckas att omfatta högst arton månader. Räkenskapsåret får också kortas av om bokföringsskyldigheten upphör.
14 BOKFÖRING – EN NÖDVÄNDIGHET
195
Bokföringsskyldighetens innebörd – God redovisningssed Det är i framför allt bokföringslagen som reglerar hur bokföringen ska ske. Där finns detaljerade anvisningar om att bokföringen ska ske löpande och kronologiskt. Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). För att det ska vara möjligt måste det finnas verifikationer som styrker och visar vad som skett. En verifikation kan vara ett kvitto, en faktura eller annat underlag som talar om vad affärshändelsen avser, när den skedde och vem som är motpart. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras i registreringsordning, det vill säga kronologiskt, senast påföljande arbetsdag och andra affärshändelser så snart det kan ske. Företagets huvudbok växer fram parallellt, samtidigt, med företagets grundbokföring då affärshändelser som är av likartat slag ska bokföras på samma konto. Exempelvis bokförs alla hyror på kontot Hyresutgifter och alla inköp av inventarier på kontot Inventarier. På detta sätt kan vi när som helst under året stämma av hur stora de samlade hyresutgifterna varit etc.
BOKFÖRINGSLAG (1999:1078) 5 kap. Löpande bokföring och verifikationer 1 § Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. En affärshändelse som avser mottagandet av en gåva behöver inte bokföras, under förutsättning att 1. gåvans marknadsvärde är svårbestämbart men kan antas vara lågt, och 2. det är förenligt med god redovisningssed.
I Bokföringslagens 4 kap. 6 § kan vi läsa att huvudprincipen är att redovisningen ska ske i svenska kronor. Aktiebolag och ekonomiska föreningar får dock om de vill använda sig av euro.
196
14 BOKFÖRING – EN NÖDVÄNDIGHET
15
DUBBEL BOKFÖRING Den dubbla bokföringen utvecklades för mer än 500 år sedan av köpmännen kring staden Venedig i Italien. Dit kom en dag den unge munken Luca Paciolo. Nyfiket studerade han det system som köpmännen använde sig av för att hålla reda på sina inkomster och utgifter. Senare kom han att nedteckna dessa principer i en bok som han kallade för ”Summa”. Boken utkom år 1494. Fortfarande, mer än 500 år senare och trots moderna datorer, använder vi oss av samma grundläggande principer som köpmännen då använde sig av.
Dubbel bokföring på konton Principen med den dubbla bokföringen bygger på att alla affärshändelser bokförs minst två gånger – dels på ett kontos debetsida, dels på ett annat kontos kreditsida. Beloppet eller beloppen som bokförs på debetsidan är alltid lika stort som det eller de som bokförs på kreditsidan. Därigenom kan man alltid genom så kallad tvärkontroll kontrollera bokföringen – summan av alla debetposter ska vara lika stor som summan av alla kreditposter. Ett konto kan liknas vid ett T (T-konto). Kontots vänstra sida kallas debet och dess högra sida kredit. När ett belopp skrivs på kontots debetsida, säger vi att vi debiterar kontot. På motsvarande sätt säger vi att kontot krediteras om vi skriver ett belopp på kontots kreditsida. Genom att summera alla debetposter respektive kreditposter på ett enskilt konto och därefter räkna fram mellanskillnaden får man fram kontots saldo.
Debet
Kredit 1 000 500 100
700
Debet
Kredit 900
Ett bokföringsprogram är konstruerat efter principen med debet och kredit på T-konton. Så för att lära sig att bokföra kan man inte hoppa över avsnittet dubbel bokföring.
15 DUBBEL BOKFÖRING
211
”BOKFÖRINGENS FADER” Luca Pacioli (f. 1445) kommer för alltid att kallas ”bokföringens fader” trots att det inte var han som uppfann den dubbla bokföringen. Luca Pacioli levde under renässansens guldålder. Det var en period då konst, vetenskap och handel hyllades och tillhörde livets stora njutningar. Luca Pacioli var djupt religös och mycket lärd. Han undervisade på fem universitet och behärskade skilda ämnen såsom matematik, teologi, arkitektur, militär strategi, sport och senare – får vi förmoda – också bokföring. Han kände personligen både Leonardo da Vinci och Michelangelo. Den moderna civilisationen kommer alltid att stå i skuld till dessa ”renässansens mästare”. Inte minst bör alla som arbetar med bok föring sända Luca Pacioli en tanke då de debiterar respektive krediterar sina konton. För tack vare denna man och hans verk ”Summa”, som kom ut 1494, kunde världen ta del av hur köpmännen i Venedig höll reda på sina inkomster och utgifter respektive tillgångar och Luca Pacioli skulder. Och visst är det minst sagt märkligt att vi än idag använder oss av bokföringsmetoder som togs fram för mer än fem hundra år sedan – långt innan några tekniker hade hunnit ha synpunkter på hur siffermaterialet skulle matas in i moderna datorer.
”Den som gör affärer utan att ha full insikt ser snart sina pengar försvinna.”
Luca Pacioli skrev i sitt testamente att han ville bli begravd i Borgo San Sepolcro och att en sten skulle resas till hans minne. Önskningen uppfylldes aldrig. Orsaken var att det inte fanns någon sådan tradition i staden eller i det franciskanerkloster där Luca Pacioli bodde och verkade. Långt senare, år 1878, reste folket i Borgo San Sepolcro en minnestavla till minne av Luca Pacioli. På tavlan skrev de: ”Till Luca Pacioli som var vän och rådgivare åt Leonardo da Vinci och Leon Battista Alberti, och gav vetenskaplig röst och struktur åt algebran. Han var den stora grundaren av dess tillämpning i geometrin. Han uppfann dubbel bokföring och skrev matematiska arbeten som blev fundament i framtida tänkande. På uppmaning av Företagarnas sällskap, efter 370 år av skamlig glömska, har folket i San Sepolcro rest denna tavla till minne av dess stora medborgare.” Fortfarande idag kan minnestavlan och Luca Paciolis verk ”Summa” beskådas i staden Borgo San Sepolcro i norra Italien.
Den italienska renässansmatematikern Luca Pacioli var avbildad på det gamla italienska 500 lires-myntet och kommer för alltid att kallas för ”bokföringens fader”.
212
15 DUBBEL BOKFÖRING
Kontoplanen För att skapa ordning behövs flera olika typer av konton. Företaget behöver tillgångskonton för att hålla reda på sina olika tillgångar, olika typer av skuldkonton för att hålla reda på företagets skulder, olika utgiftskonton för att skilja utgifterna åt och slutligen något eller några inkomstkonton. Förteckningen över företagets samtliga konton kallas för kontoplan. De flesta företag använder sig idag av någon av de standardkontoplaner som finns framtagna för de flesta branscher. De i sin tur bygger på en ramkontoplan, den så kallade Bas-kontoplanen. Bas-kontoplanen uppdateras årligen och kan hämtas hem från Baskontogruppens hemsida: www.bas.se. Bas-kontoplanen har en nära koppling till både bokföringslagen och årsredovisningslagen. Strukturen, ordningen på kontona, är sådan att det ska vara lätt att ta fram företagets balans- och resultaträkningar samt uppgifter till Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Förutom dessa fördelar ger kontoplanen också utrymme för företag att växa i kontoplanen. Det nystartade företaget kan nöja sig med ett fåtal konton. När sedan verksamheten växer kan nya konton läggas till. Varje konto i kontoplanen tilldelas ett nummer. Den första siffran i kontonumret är viktig, den anger alltid vilken kontoklass som kontot tillhör. Börjar kontot med siffran 1 vet vi att det är klass 1 och ett tillgångskonto, Börjar kontot med siffran 2 är det kontona för eget kapital och skulder, kontoklass 3 innehåller inkomster/intäkter, kontoklass 4–7 Utgifter/Kostnader och slutligen klass 8 som visar finansiella intäkter och kostnader. Första och andra siffran bildar kontogrupp. Bygger vi sedan vidare får vi slutligen en sifferkod på fyra siffror. Dessa bildar kontot. Låt oss se hur detta kan se ut i bas-kontoplanen.
6
Övriga externa rörelseutgifter/kostnader
6 2
9
6 2 0 0 6 2 1 0 6 2 1 1
15 DUBBEL BOKFÖRING
Tele och porto
9
Tele och porto
9
Telekommunikation
9
Telefon
Kontoklass Kontogrupp Gruppkonto Huvudkonto Underkonto
213
Det finns inget i vare sig bokföringslagen eller årsredovisningslagen som säger att företag måste använda sig av bas-kontoplanen. Det står varje företag fritt att snickra ihop sin egen kontoplan inom ramen för sitt eget redovisningssystem och inom ramen för bokföringslagen och årsredovisningslagens krav. De flesta företag har dock inte sett någon anledning att utforma egna kontoplaner. I stället utgår man från baskontoplanen, eller om det finns, från en branschkontoplan och anpassar den sedan till den egna verksamheten. Exempelvis kan kontot 3010 Försäljning/Arvoden i bas-kontoplanen verka något anonymt för vissa företag. I ett fastighetsbolag är kanske Hyresintäkter ett mer precist och lämpligt namn och i ett transportföretag kanske Transporter med egna fordon säger mer om vilken typ av intäkt som det är frågan om. På detta sätt kan bas-kontoplanen genom små justeringar lätt anpassas till det enskilda företagets verksamhet.
Klass
Kontoslag
1. Tillgångar
BALANSKONTON
Avslutas mot
2. Eget kapital och skulder
3. Rörelsens inkomster/intäkter
4. Utgifter/kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster
RESULTATKONTON
RESULTATRÄKNING Nettoomsättning – Rörelsens kostnader
5. Övriga externa rörelseutgifter/ kostnader (utgifter för kontors material, tele, post, försäkringar) 6. Övriga externa rörelseutgifter/ kostnader (utgifter för kontorsmaterial, tele, post, försäkringar) 7. Utgifter/kostnader för personal/ avskrivningar m.m (löner, sociala avgifter, kostnadsersättningar, avskrivningar) 8. Finansiella och andra inkomster/ intäkter och utgifter/kostnader (räntor, utdelningar, extraordinära poster, bokslutsdispositioner, skatter, årets resultat)
214
– Rörelseresultat = Resultat från finansiella poster = Resultat efter finansiella poster +/– Extraordinära poster +/– Bokslutsdispositioner – Skatt = Årets resultat
15 DUBBEL BOKFÖRING
Att bokföra kontantaffärer Som vi redan konstaterat talar inte bokföringslagen eller årsredovisningslagen om vilka kontonummer eller vilka namn på konton som ska användas. Lagstiftningen styr heller inte hur konteringen ska gå till. Därför förekommer en rad olika konteringsmetoder. Ett sätt är att man förser verifikationen med en konteringsstämpel och i den anger vilka konton som används. Verifikationerna kan sedan på ett snabbt och enkelt sätt knappas in i ett bokföringsprogram. Bokföringslagen tillåter även elektroniska verifikationer och det blir allt vanligare att företag konterar, attesterar och godkänner en verifikation direkt i datorn.
KONTERING Konto
Debet
Konto
Kredit
Bilden visar hur en konteringsstämpel kan se ut. kont:
bokf:
att:
Varuförsäljning I de följande exemplen använder vi oss av bas-kontoplanen för att kontera. Anta att ett företag säljer varor för 1 000 kronor inklusive moms. Kunden betalar varorna kontant. I beloppet ingår moms med 200 kronor (0,2 · 1 000 kronor). Eftersom dessa 200 kronor ska inbetalas till staten måste företaget betrakta dem som en skuld. Företaget har fått en momsskuld. Företaget betalar, beroende på storleken, in den samlade momsskulden vid olika redovisningstillfällen till Skatteverket. Sammanfattningsvis kan vi konstatera att: • Kunden betalt 1 000 kronor som nu finns i företagets kassa • Av beloppet, 1 000 kronor, utgör 200 kronor moms • Företaget har sålt varor till ett värde av 800 kronor exklusive moms.
När vi bokför denna affärshändelse kommer det att se ut på följande sätt i konteringsstämplen och på motsvarande sätt i bokföringen. KONTERING
Ver: 1 Konto
Debet
Konto
1910 Kassa
Kredit
1 000 2610 Utgående moms 3010 Varuförsäljning
kont:
15 DUBBEL BOKFÖRING
bokf:
200 800
att:
215
16
BOKSLUT – FÖRETAGETS EKONOMISKA STÄLLNING OCH RESULTAT Av årsredovisningslagen framgår att aktiebolag, ekonomiska föreningar och alla större företag ska avsluta sin löpande bokföring med en årsredovisning. Årsredovisningen är en sammanställning över det gångna årets verksamhet och ska innehålla en förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning samt eventuella noter till dessa. Större företag ska dessutom till årsredovisningen foga en kassaflödesanalys. Förvaltningsberättelsen är en beskrivning i ord av företagets verksamhet. I noterna finns kommentarer och detaljerade uträkningar till posterna i balans- respektive resultaträkningen och kassaflödesanalysen är en detaljerad redovisning av hur likviditeten i företaget förändrats under året. Även mindre företag ska varje år avsluta sin bokföring. Detta ska enligt bokföringslagen och årsredovisningslagen göras i ett årsbokslut. Årsbokslutet besår av en resultaträkning och en balansräkning. För de allra minsta företagen som har en omsättning av högst 3 miljoner kronor gäller att även de ska upprätta årsbokslut men i förenklad form.
Bokslut Det är främst årsredovisningslagen (årl), som reglerar hur företagets bokslut ska se ut för de flesta företag. Av lagtexten nedan framgår att årsredovisningen ska bestå av bland annat en balans- respektive resultaträkning och av en förvaltningsberättelse. Den ska dessutom ge en ”rättvisande bild” av företagets ställning och resultat. Därför innehåller också årsredovisningslagen detaljerade anvisningar för hur exempelvis tillgångar och skulder ska värderas.
ÅRSREDOVISNINGSLAG (1995:1554) 2 kap. Allmänna bestämmelser om årsredovisning 1 § En årsredovisning skall bestå av 1. en balansräkning, 2. en resultaträkning, 3. noter, och 4. en förvaltningsberättelse. I årsredovisningen för ett större företag skall det även ingå en finansieringsanalys. 2 § Årsredovisningen skall upprättas på ett överskådligt sätt och i enlighet med god redovisningssed. 3 § Balansräkningen, resultaträkningen och noterna skall upprättas som en helhet och ge en rättvisande bild av företagets ställning och resultat. Om det behövs för att en rättvisande bild skall ges, skall det lämnas tilläggsupplysningar. Om avvikelse görs från vad som följer av allmänna råd eller rekommendationer från normgivande organ, skall upplysning om detta och om skälen för avvikelsen lämnas i en not.
Förvaltningsberättelsen ska bland annat innehålla upplysning om sådant som inte ska eller kan redovisas i företagets balans- eller resultaträkningar men som har betydelse för värderingen av företaget. Vidare ska förvaltningsberättelsen innehålla en beskrivning av ”sådana händelser av väsentlig betydelse för företaget som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut”. I förvaltningsberättelsen ska också styrelsen lämna förslag på hur företagets vinst eller förlust ska fördelas.
238
16 BOKSLUT – FÖRETAGETS EKONOMISKA STÄLLNING OCH RESULTAT
Vissa större aktiebolag och ekonomiska föreningar ska också upprätta en kassaflödesanalys. Kassa flödesanalysen ska visa varifrån bolagets likvida medel kommer och hur detta har använts. Ett bokslut ska omfatta ett räkenskapsår. Enligt bokföringslagen ska räkenskapsåret normalt omfatta tolv månader. Normalt ska också räkenskapsår vara lika med kalenderår, det vill säga omfatta perioden januari–december.
Balansräkningen I företagets balansräkning redovisas företagets tillgångar, eget kapital och skulder. Balansräkningen sammanställs genom att man läser av alla saldon på företagets ställningskonton – i baskontoplanen alla konton i klass 1 och klass 2. På det sättet får vi en detaljerad bild av vilka tillgångar som finns i företaget och hur de har finansierats, det vill säga var pengarna kommit ifrån. I en bilaga till lagen visas hur balansräkningen ska se ut.
ÅRSREDOVISNINGSLAG (1995:1554) 3 kap. Balansräkning och resultaträkning 1 § Balansräkningen skall i sammandrag redovisa företagets samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på balansdagen. Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen.
16 BOKSLUT – FÖRETAGETS EKONOMISKA STÄLLNING OCH RESULTAT
239
ÅRSREDOVISNINGSLAG (1995:1554) Uppställningsform för balansräkningen (kontoform)
TILLGÅNGAR A. Tecknat men ej inbetalt kapital B. Anläggningstillgångar I. Immateriella anläggningstillgångar 1. Balanserade utgifter för forsknings- och utvecklingsarbeten och liknande arbeten 2. Koncessioner, patent, licenser, varumärken samt liknande rättigheter 3. H yresrätter och liknande rättigheter 4. G oodwill 5. Förskott avseende immateriella anläggningstillgångar
II. Fordringar 1. Kundfordringar 2. Fordringar hos koncernföretag 3. Fordringar hos intresseföretag 4. Övriga fordringar 5. Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter III. Kortfristiga placeringar 1. Andelar i koncernföretag 2. Övriga kortfristiga placeringar IV. Kassa och bank
EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER II. Materiella anläggningstillgångar 1. Byggnader och mark 2. Maskiner och andra tekniska anläggningar 3. I nventarier, verktyg och installationer 4. P ågående nyanläggningar och förskott avseende materiella anläggningstillgångar III. Finansiella anläggningstillgångar 1. Andelar i koncernföretag 2. Fordringar hos koncernföretag 3. Andelar i intresseföretag 4. Fordringar hos intresseföretag 5. Andra långfristiga värdepappersinnehav 6. Lån till delägare och andra, till vilka delägare står i sådant förhållande som sägs i 21 kap. 1 § 3, 4 eller 5 aktiebolagslagen (2005:551) 7. Andra långfristiga fordringar C. Omsättningstillgångar I. Varulager m.m. 1. Råvaror och förnödenheter 2. Varor under tillverkning 3. Färdiga varor och handelsvaror 4. Pågående arbete för annans räkning 5. Förskott till leverantörer
240
A. E get kapital, med uppgift om vad som utgör fritt eget kapital och bundet eget kapital Aktiebolag: I. Aktiekapital II. Överkursfond III. Uppskrivningsfond IV Andra fonder 1. Reservfond 2. Kapitalandelsfond 3. Fond för verkligt värde 4. Övrigt V. Balanserad vinst eller förlust VI. Årets resultat Övriga företag: I. Eget kapital vid räkenskapsårets början II. Insättningar eller uttag under året III. Förändringar i kapitalandelsfonden IV. Förändringar i fonden för verkligt värde V. Årets resultat VI. Eget kapital vid räkenskapsårets slut
16 BOKSLUT – FÖRETAGETS EKONOMISKA STÄLLNING OCH RESULTAT
19
ORGANISERA FÖR ATT MÖTA FRAMTIDEN Utbildning, utbildning och åter utbildning. Så beskriver många situationen i framtidens företag. Det handlar om utveckling och kompetens. Det räcker inte med en affärsidé, grundläggande yrkesutbildning och en grundkurs i pappersexercis. Det krävs också en handlingsberedskap och en vilja att ständigt förändra och utveckla affärsidén och att organisera verksamheten på bästa sätt. För detta krävs självkännedom, utbildning, förmåga att se trenderna och en medveten träning att alltid se möjligheterna – hur stora problem som företaget än står inför.
Att motivera medarbetarna För de flesta företag och kanske framför allt för små företag, är de anställda den viktigaste tillgången i företaget. Många inser det. Trots detta finns inte personalen med bland tillgångsposterna i balansräkningen. De anställdas kunskaper, erfarenheter och arbetsmotivation står utanför den ekonomiska redovisningen. De flesta är överens om att det idag inte går att utveckla företag om man inte har välmotiverade medarbetare. Ett resultat av detta synsätt är bland annat de nya former av belöningssystem som idag blir allt vanligare och en allt oftare mindre reglerad arbetstid. De flesta är också överens om att det är få saker som höjer arbetsmotivationen, och därmed på sikt företagets tillväxt och lönsamhet, som medinflytande. Det har därför varit nödvändigt att förändra chefsrollen. En modern chef är lagledare, coach, och inte en person som fattar beslut på egen hand och talar om hur allt ska göras. Det handlar istället om att samordna, stödja och uppmuntra, att lyssna på medarbetarna, att uppmuntra diskussioner och att fånga upp signaler – positiva som negativa. Att se initiativ som något positivt och inte som ett hot. En ofta försummad ledarskapsfråga är rätten att leda. Om medarbetarna inte accepterar chefen som ledare förvägrar man också henne eller honom rätten att agera som chef. Den formella rätten försvinner förvisso inte, men däremot den viktiga reella rätten att leda. Problemet är lika stort i små som stora företag. Det är vanligast förekommande och framträder också tydligast i så kallade kunskapsföretag. Kunskapsföretagens viktigaste tillgång är kvalificerade medarbetare. I sådana företag brukar det vimla av personer ”Att leda företag är svårt. som tycker sig kunna sköta sina arbetsAtt göra det på egen hand, utan uppgifter utan chef. Om chefen i dessa medarbetarnas hjälp, gör det företag försöker tillgripa den formella ännu svårare. … Om det ens går.” makten blir det strid. Lösningen är istället att chefen tar hand om de övergriOkänd företagsledare pande frågorna, stämmer av företagets mål gentemot medarbetarnas och skapar handlingsutrymme för de anställda. Att leda företag och att vara chef, blir då en fråga om att få alla goda krafter att samverka åt samma håll.
280
19 ORGANISERA FÖR ATT MÖTA FRAMTIDEN
20
MÖTE MED KUNDEN All marknadsföring är påverkan. Reklam liksom personlig försäljning är medel för att nå målet ”att sälja” och därmed skapa intäkter. Företagen måste därför visa att de finns, inte bara en gång utan många gånger. Bearbetningen av marknaden kan därför liknas vid ett kretslopp. När man arbetat sig igenom ett varv är det dags att starta om. Detta gäller alla företag – stora som små, tjänste företag som industriföretag. Bearbetningen av marknaden kan också ses som en tävling om konsumenternas pengar. Det är därför naturligt att myndigheterna ser tämligen strängt på vilseledande marknadsföring och konkurrenshämmande åtgärder.
Att bearbeta kunden För att upprätthålla kontakten med marknaden krävs regelbunden bearbetning av företagets kunder. Det kräver stor kunskap och stor lyhördhet. Kommunikationen kan inte enbart ske åt ett håll. Företagets konkreta marknadsföring och affärsidé bör vara väl förankrad i kundernas behov. Företaget måste därför då och då stämma av med marknaden för att se om produkten är rätt och om budskapet uppfattas på rätt sätt. Det är dock inte enbart företagets marknadsaktiviteter som måste följas upp och stämmas av. Också företagets långsiktiga strategi måste då och då genomlysas. Marknadsbearbetningen är ibland kortsiktig, exempelvis då det handlar om att öka försäljningen av en produkt. Marknadsbearbetningen är dock också långsiktig. Genom återkommande bearbetning byggs ett varumärke upp i kundens medvetande. I båda fallen är det ett tålamodsprövande arbete som måste ske målmedvetet, steg för steg. Att då och då slänga in en annons i branschtidningen skapar inga starka varumärken. Betydelsen av starka varumärken är inte en fråga enbart för stora företag. Även mycket små företag har nytta av att bygga upp en stark image kring företaget och dess produkter. Det handlar om ett långsiktigt kvalitetsarbete för att synas och att arbeta upp ett förtroende hos kunden. Marknadsbearbetningen kan liknas vid ett ständigt kretslopp. När man arbetat sig genom ett varv är det dags att starta om. Det kan därför vara klokt att följa en enkel checklista eller modell för detta arbete.
Marknadssnurran Det finns många marknadsföringsmodeller som beskriver kontakten mellan företaget och dess kunder. En av dessa är den så kallade marknadssnurran. Modellen kan användas i det mer övergripande arbetet med företagets affärsplan men också vid enskilda kampanjer, annonser, flygblad eller mejlutskick. 1. Att studera marknaden är en av de viktigaste åtgärderna innan före taget startar sin verksamhet. Även senare då företaget finns på marknaden är det viktigt att då och då stanna upp och orientera sig. Inget varar för evigt.
296
20 MÖTE MED KUNDEN
Studera marknaden
Marknadssnurran
Förbättra kundkontakten
Välj strategi
Bearbeta kunden
Utveckla konkurrensmedlen
Sälj in idéerna internt
• Har kundgruppen förändrats? • Vilka är konkurrenterna? • Har det kommit in eller kan det komma in nya företag på marknaden? • Hur stor är marknaden? • Hur stora är våra marknadsandelar?
2. Välj strategi utifrån vad marknadsstudierna ger vid handen. Målet bör alltid vara konkret och tydligt. Detta oavsett om det handlar om företagets långsiktiga strategi eller en annonskampanj. • Vilka kunder ska prioriteras? • Vilka är våra huvudprodukter? • Vilka konkurrensmedel ska användas? • Vilka är våra mål?
3. Utveckla konkurrensmedlen för att nå målen. Vi vet vart vi vill komma. Nu handlar det mer om att välja rätt vapen. Vilka konkurrensmedel ska användas? • Högt eller lågt pris? • Brett eller smalt sortiment? • Hög eller låg kvalitet? • Service eller ej?
20 MÖTE MED KUNDEN
297
Företagsekonomi för icke-ekonomer är precis vad titeln säger. Det vill säga företagsekonomi från grunden. Med Företagsekonomi för icke-ekonomer blir företagsekonomin intressant och ger en bra grund till att lära sig ännu mer. Företagsekonomiska begrepp och samband förklaras på ett lättförståeligt sätt och den täcker upp alla relevanta delar av företagsekonomin. Boken behandlar allt från företagets affärsidé, marknadsföring, inköp och försäljning till skatter, bokföring, kalkyler, budgetering och avveckling av företag. Boken innehåller dessutom flera exempel från verkligheten. Företagsekonomi för icke-ekonomer passar utmärkt i kurser där grundläggande företagsekonomi ingår. Boken kräver inga förkunskaper. Boken kan med fördel även användas vid självstudier och fungerar bra som en introduktionsbok för den som funderar på att starta företag. Till Företagsekonomi för icke-ekonomer finns en utförlig uppgiftsbok med lösningar. Böckerna tillsammans utgör en utmärkt grundkurs i företagsekonomi. I denna, tredje upplaga har boken fått en ny layout, exempel har förnyats, statistiska uppgifter och texter har uppdaterats.
Wolfram Trostek författare till boken med tillhörande övningsbok har mångårig erfarenhet av undervisning på olika nivåer, gymnasieskola, komvux och utbildningar för yrkesverksamma bl.a. på Företagsekonomiska institutet i Stockholm.