9789147144662 by Smakprov Media AB

Johanna Olsson

NÄRHET TROTS AVSTÅND

et finns stora vinster med att bli bra på att leda och samarbeta på distans. Idag står många arbetsplatser i startgroparna för att utforska hur distanssamarbete kan se ut när vi själva sätter ramarna. Vi är på många sätt i början av resan, och det finns inget facit att tillgå. Något som kan vara frustrerande, men även befriande. När medarbetare befinner sig på olika platser är det lätt att förlora varandra ur sikte. Men oavsett om man är verksam på ett kontor på andra sidan jorden, arbetar hemifrån på tisdagar eller frilansar utan fast kontorsplats, är hemligheten bakom ett framgångsrikt distansarbete inte tekniken, utan själva kulturen. Den här boken handlar om vad som händer efter det att kameran är på plats och ljudet fungerar. När det riktiga samarbetet ska börja. Närhet trots avstånd är en praktisk handbok som vänder sig till alla, oavsett roll, arbetsuppgifter eller arbetsplats – till ledare, medarbetare, fastanställda, frilansare, projektanställda och studenter. Med fast hand leder oss Johanna Olsson genom en mängd konkreta vardagssituationer som möten, rutiner, strategier och teamformationer. I verktygslådan finns teorier, reflektioner, modeller, övningar, tips, råd, intervjuer, egen gedigen erfarenhet samt kunskap från organisationer världen över.

NÖ ST

B ER G

Johanna Olsson driver konsultbolaget The Hows tillsammans med kollegor. Hon har en bakgrund som Kaospilot samt på utbildningsföretaget Hyper Island, där hon stöttat såväl organisationer som individer i nya arbetssätt.

Best.nr 47-14466-2 Tryck.nr 47-14466-2

Johanna Olsson

NÄRHET TROTS AVSTÅND – att leda och samarbeta på distans

ISBN 978-91-47-14466-2 © 2022 Johanna Olsson och Liber AB Förläggare: Kajsa Lindroth Redaktör: Ann Pålsson Formgivning inlaga och omslag: Nette Lövgren Illustrationer omslag: PureSolution/Shutterstock Illustrationer inlaga: Nette Lövgren Författarfoto: Josefin Östberg Projektledare: Magnus Winkler Första upplagan 1 Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: People Printing, Kina 2022

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se. Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 kundservice.liber@liber.se www.liber.se

Innehåll

Inledning

Begrepp som används i boken

Del 1 Hur hamnade vi här, och vart vill vi härnäst? KAPITEL 1 Resan så här långt 17 Distansarbetets framväxt 17 De stora experimentens tid 19 KAPITEL 2 Varför samarbeta på distans? 21 Individen 21 Organisationen 22 Världen 23 KAPITEL 3 Vad är det som är så svårt? 24 Vad vi bär med oss i våra ryggsäckar 24 Att förstå avståndets inverkan 26

Del 2 Det relationella avståndet

DEN NYA ORGANISATIONEN KAPITEL 4 Att arbeta i förändring 35 Förändringens fyra rum 36 KAPITEL 5 Att förflytta en kultur online 40 Vad skiljer den digitala arbetskulturen från den vi ser i rummet? 41 Vanor – vägen till en stark distanskultur 42 Att arbeta med vanor i tre steg 43

KAPITEL 6 Små steg mot en stor förändring 52 Att kontinuerligt bli bättre 52 Misslyckanden 54 Reflektion för lärande 54 Intervju:

Fokusera på lärandet för att nå resultatet

Psykologisk trygghet – den viktigaste nyckeln 60 Hur skapar vi psykologisk trygghet och vem äger uppgiften? 61 Vanor som bygger psykologisk trygghet 63

MÄNNISKAN OCH TEAMET PÅ DEN DIGITALA ARBETSPLATSEN KAPITEL 7 Välmåendet på den nya arbetsplatsen 66 Hur mår vi egentligen på den digitala arbetsplatsen? 67 Vems är ansvaret? 67 Intervju:

Psykologisk träning för välmående

KAPITEL 8 En stenåldershjärna på en digital arbetsplats 74 Ny förståelse för ett uråldrigt verktyg 74 Hot- och belöningsläge 75 SCARF-modellen 77 KAPITEL 9 Att bygga ett team på distans 90 Vanliga fällor 90 Hur börjar vi teamutveckla? 92 Teamets olika faser och behov 97 IMGD – Integrated Model of Group Development 98 KAPITEL 10 Att ta vara på mångfalden 111 Mångfald och inkludering 111 Intervju:

Inkludering för bättre effektivitet

KAPITEL 11 Konflikt på distans 118 Ett förändrat konfliktmönster 118 Att hantera konflikter utan att ses 120 Intervju:

Samtal som skapar närhet

126

116

Att ge och få feedback på distans 128 Från feedback till samtal 129 Viktiga samtal utan att ses 132 Samtal kring samarbete i olika konstellationer 134

ATT LEDA PÅ AVSTÅND KAPITEL 12 Det viktiga självledarskapet 140 Vad är självledarskap och varför behöver vi det? 140 Att stötta andras självledarskap 142 Chefen och det egna självledarskapet 144 Intervju:

Självledarskap i en komplex vardag

KAPITEL 13

Ledarens nya vardag

148

150

Del 3 Det operationella avståndet

161

DET DAGLIGA ARBETET KAPITEL 14 Ett nytt sätt att arbeta 163 Att bygga om det vi känner och älskar 163 Vad vi gör, och hur vi gör det 164 Vägen framåt 166 En kultur av autonomi 166 De sex principerna 167 De vanligaste friktionspunkterna 169

DIGITALA MÖTEN, WORKSHOPPAR OCH FACILITERING KAPITEL 15 Den digitala facilitatorn och dennas deltagare 186 Rollen som digital mötesledare och facilitator 187 Ett faciliterande förhållningssätt 187 Du som digital facilitator 188 Den digitala stretchzonen 190 Halkat ut i farozonen? 193 Att acceptera det nya 194

Deltagarna 195 Olika typer av gruppformationer 197 KAPITEL 16 Att designa en digital session 201 Den digitala sessionens komponenter 201 SMARRT 202 SMARRT ur ett digitalt perspektiv 204 Börja designa din session 211 Intervju:

Se på möten och workshoppar med nya ögon

SCARF – den ultimata checklistan 228

Avslutande ord Tack

231

233

Referenslista och lästips

235

226

Inledning

Det var februari 2020. Jag stod på en scen i centrala Stockholm med snöslaskiga skor och pratade för en vinterblek publik om hur vi kan samarbeta på distans. Och det var då jag sa det: ”Jag önskar att något kunde hända som gör att alla förstår vikten av att verkligen kunna samarbeta på distans.” Två veckor senare skickades en hel värld hem, med munskydd och handsprit från kontoren. En global pandemi bredde ut sig. Inget var bra med den där pandemin, men det kom goda saker ur den. Vi vet nu att vi är kapabla till att få bra saker att hända på distans. Vi vet att distansarbete kan skapa flexiblare liv och att effektiva, välmående organisationer och djupa arbetsrelationer är möjliga. Och jag tror att det är därför du öppnat denna bok. För att du också vet att det finns stora vinster med att bli bra på att leda och samarbeta på distans. För mig hade det börjat ett par år tidigare. Jag hade arbetat globalt med grupputveckling, ledarskap och innovation i över tio år, men trots att jag älskade mitt arbete var det inte utan skav. Två skav för att vara exakt. Dels började allt fler undra om vi inte kunde hålla i våra processer och utbildningar digitalt istället – något jag vid den tidpunkten tyckte var ren galenskap. För att bygga relationer och trygghet behövde vi vara i samma rum. Punkt. Jag vill minnas att jag var ganska högljudd och tjurig i frågan. Det andra skavet handlade om en återkommande kommentar: ”Det var så bra teamdagar vi hade med er, men det har runnit ut i sanden eftersom vi inte kunnat ses sedan dess.”

Det var ett alldeles för tydligt samband mellan de två för att kunna ignoreras. Det är sant att vi idag inte träffas och arbetar på ett gemensamt fysiskt kontor i samma utsträckning. Det är också sant att det finns en vilja och möjlighet att göra arbetet digitalt istället, på en plats där man faktiskt interagerar dagligen. Så jag testade. Och testade. Och testade. Efter ett tag funkade det. Och sedan funkade det ännu bättre. Efter att under ett år ha experimenterat med en rad grupper, allt från universitetsstuderande i Rio de Janeiro till bankmän i Schweiz, kulminerade arbetet i en digital konferens för utbildningsföretaget jag själv arbetade för, Hyper Island. Fem kontor utspridda över hela världen och tre dagar av relationsbyggande, reflektionsstafetter över tidszoner, innovation och konflikthantering. Efter dessa tre dagar korkade jag upp skumpan för att fira att jag hade haft fel. Vi var inte alls tvungna att vara i samma rum för att skapa närhet. Och så inleddes min nya passion: distanssamarbete. Mycket har hänt sedan dess. När jag och mina kollegor startade vårt företag The Hows, var det framförallt tech-företagen som investerade i att få distansarbetet att bli smidigare. Men snart fick de sällskap. Välgörenhetsorganisationer, storföretag, småföretag, fackförbund, myndigheter, kommuner, statlig verksamhet, banker. Idag har vi arbetat med de flesta typer av organisationer i de flesta branscher och i världens alla hörn. Och trots, eller kanske på grund av, att arbetet för några skyndades på av en pandemi så har det varit de mest energiska läroresorna jag har varit med om. Aldrig har viljan att experimentera varit större, eller behovet att skratta längs vägen viktigare. Idag står världen i startgroparna för att utforska hur distanssamarbete kan se ut när vi själva sätter ramarna. Vi är på många sätt i början av resan, och det finns inget facit på hur man gör det rätt. Bristen på färdiga svar kan upplevas som både befriande och frustrerande. Kanske söker även du efter ett facit, och kanske har du öppnat denna bok i hopp om att hitta ett. Jag måste dessvärre göra dig besviken. Men den här boken kommer ur en innerlig vilja att dela med mig av allt det

jag lärt mig så här långt, och på det viset bidra till vår gemensamma expedition framåt. Detta är inte en bok om hemarbete, eller om hur vi arbetar på distans i en kris. Denna bok är för dig som ibland, eller alltid, samarbetar med kollegor och samarbetspartners på distans. Oavsett om dina kollegor arbetar på ett kontor på andra sidan jorden, om de arbetar hemifrån på tisdagar, eller om du frilansar och aldrig har någon bredvid dig på en fast kontorsplats. Det är en bok som ska hjälpa dig att skapa ett samarbete som stöttar hur de flestas arbetssituation faktiskt ser ut idag. Och den är till för just dig, oavsett vilken roll eller vilket arbete du har. I boken talar jag om organisation, chef och anställd, men det kan till exempel bytas ut mot skola, lärare och student. Samarbete är samarbete, oavsett var vi arbetar eller med vad. Boken är uppdelad i tre delar, där vi börjar med en översikt över hur distansarbetet har växt fram, varför det är viktigt och vad det är som egentligen gör det svårt ibland. I del två kommer vi titta på hur vi kan arbeta med relationella frågor utan att vi ses – hur vi skapar närhet trots avstånd. Och i del tre ska vi titta på hur det faktiska samarbetet kan se ut i vardagen och hur vi gör våra digitala möten värdefulla och engagerande. Detta är med andra ord inte en bok om tekniska lösningar eller vilka inställningar du ska göra i Zoom. För även om jag inte har ett facit till er så är det en sak jag med säkerhet vet: distanssamarbete är inte en digital eller teknisk utmaning utan i högsta grad en mänsklig sådan. Det handlar inte i första hand om vilken mikrofon som är bäst eller vilken teknik vi behöver. Det handlar om hur vi trots mikrofoner och skärmar når varandra som människor, för att kunna samarbeta med tillit och trygghet. Tekniken är bara hjälpmedel i det mänskliga arbete vi har framför oss. Denna bok handlar om vad som kommer efter det att kameran är på plats och ljudet fungerar. När det riktiga samarbetet ska börja.

Inledning

Begrepp som används i boken

När vi talar om att arbeta på distans använder vi en mängd olika uttryck och benämningar. Många är på engelska, några är direktöversättningar och vad gäller en hel del av dem är det inte helt klart vad de betyder. För att reda ut begreppsförvirringen börjar vi därför med att fastställa några uttryck.

Teamformationer (Remote team) Ett distansteam är ett team där samtliga medlemmar arbetar från olika platser. Teammedlemmarna kan arbeta från olika kontor, hemifrån, från kontorshotell, café eller annan önskad plats. Det kan till exempel vara en ledningsgrupp vars medlemmar sitter på kontor i olika städer. DISTANSTEAM

DISTRIBUERAT TEAM (Distributed team) Ett distribuerat team är ett team som är uppdelat på flera kontor. Det kan till exempel vara två avdelningar inom samma organisation som arbetar i olika byggnader, städer eller länder. Det innebär att vi har grupperingar som arbetar från samma geografiska plats, men som i sin tur arbetar på distans från varandra, som satelliter.

(Hybrid team) Ett hybridteam är ett team där ett antal medarbetare på samma geografiska plats samarbetar med en eller flera medarbetare utspridda på andra platser. Det kan vara ett fast hybridteam där det är samma personer som sitter på kontoret och samma personer som arbetar från andra platser, eller ett roterande där det skiftar vilka som är på kontoret respektive annan plats. HYBRIDTEAM

Arbetssätt (Synchronous work) Synkront arbete är när vi tillsammans arbetar med en uppgift samtidigt, till exempel under ett möte. SYNKRONT ARBETE

(Asynchronous work) Asynkront arbete är när vi arbetar på gemensamma uppgifter, men vid olika tidpunkter och utan samverkan i realtid. ASYNKRONT ARBETE

DIGITAL FIRST

Digital first är ett arbetssätt där digitalt samarbete är utgångsläget och inte en efterkonstruktion. Till exempel så designas möten och arbetsprocesser med utgångspunkt i att alla inte är på samma plats och ska kunna delta och ha tillgång till material på samma villkor som de som befinner sig på kontoret.

Begrepp som används i boken

Del 1 Hur hamnade vi här, och vart vill vi härnäst?

LÅT OSS BÖRJA MED att konstatera att arbete på distans inte är något nytt. Det kan lätt kännas så i en tid då distansarbete, hemarbete och flexibla arbetsplatser med alla dess nya utmaningar står högt på allas agendor. I själva verket befinner vi oss bara i ännu ett steg i en lång utveckling. Med en lång historia kommer även lång erfarenhet. Så för att undvika att återuppfinna ännu ett hjul, ska vi inleda denna bok med en snabb tillbakablick på det som varit och vad vi lärt oss så här långt. Vi kommer i denna första del titta på distansarbetets historia, var vi befinner oss just nu och varför det är viktigt att vi tar oss an det arbete vi har framför oss. Vidare ska vi undersöka vad som egentligen är så svårt med att arbeta på distans och vilka våra första steg blir.

KAPITEL 1

Resan så här långt

Avstånd har alltid varit en utmaning. Det var en utmaning när vi befann oss i ett jordbrukssamhälle och behövde samarbeta mellan gårdar och byar, och det var en utmaning under industrialiseringen då varor skeppades mellan städer, länder och kontinenter och huvudkontoren växte fram som stora arbetsplatser. Men för vårt eget nöjes skull, låt oss hoppa direkt till den mest innehållsrika perioden där störst utveckling skett.

Distansarbetets framväxt När informationsåldern med persondatorer och internet gjorde sitt intåg på 1970- och 80-talen var möjligheterna som kom med den teknologiska utvecklingen så enorma att de nästan var ogripbara. Datorn skulle med sin möjlighet till snabb delning av information visa sig vara nyckeln till ett nytt sätt att både arbeta och samarbeta. Den skulle i längden komma att påverka inte bara vad vi arbetade med och hur, utan även riktningen och resultatet på det arbete vi utförde, och i slutändan hur vi skulle leva våra liv. Distansarbete i olika former smög sig på oss i större utsträckning under 1960- och 70-talen. Yttre faktorer som ökat bensinpris, vilket påverkade möjligheten att pendla långt, samt få barnomsorgstimmar både tillät och tvingade oss att lämna kontoret tidigt och ibland arbeta närmare hemmet. Den första riktigt stora trenden av hemarbete drogs igång av IBM på 1980-talet i USA, då företaget stolt introducerade 17

”hemterminaler” som installerades i utvalda anställdas hem. De anställda fick privilegiet att arbeta från hemmets trygga och bekväma vrå, medan företaget sparade miljarder på kontorsutrymme. Samtidigt gjorde teknologin det enklare att samarbeta från olika platser av landet och världen, vilket ökade möjligheterna för en trygg expansion med flera kontor. Trenden kring distansarbete har sedan dess rört sig likt en pendel fram och tillbaka. Experimenterandet med distansarbete gav inte alltid de resultat man hoppats på, och när man inte kunde konstatera tydliga positiva effekter försvann hemterminalens magi. Istället vann teorierna kring vikten av fysisk närhet mark. Man antog att ett teams effektivitet grundades på geografisk närhet som tillät snabba, informella möten i korridoren under vilka man kunde utbyta idéer. Hemterminalerna monterades ner och de storföretag som varit förebilder i hemarbetstrenden valde nu att förbjuda denna arbetsform. Med USA som frontlöpare började kontor nu byggas om för att öka chansen att springa på så många som möjligt under en dag. Steve Jobs designade till och med animationsstudion Pixars kontor så att alla toaletter var placerade i en och samma del av byggnaden för att säkerställa att alla anställda dagligen skulle utsättas för slumpmässiga möten. Företag som Facebook erbjöd extra bonus ju närmare högkvarteret man bodde, och tjänster som tvätt och gym byggdes inne i kontorskomplexen för att förlänga tiden människor tillbringade på sin arbetsplats. Allt i jakten på ett bättre samarbete. Men effekterna uteblev. Det visade sig att det geografiska avståndet i sig inte var orsaken till låg effektivitet på arbetsplatsen, lika lite som tekniken varit det under hemterminalens dagar. I frågan om distansarbetets vara eller icke vara började pendeln nu gravitera mot ett ”vara”. Globalt såg allt fler företag det digitala samarbetet som ett viktigt strategiskt steg i sin fortsatta överlevnad i en värld där vi kan samarbeta med vem som helst, var som helst, när som helst.

Del 1 Hur hamnade vi här, och vart vill vi härnäst?

De stora experimentens tid För de företag som inte redan förstått vikten av att samarbeta på distans blev insikten påtaglig och smärtsam under år 2020. Ett utbrott av covid-19 skedde i Wuhan, Kina, sent under 2019, och när den globala pandemin några månader senare var ett faktum inleddes det största experimentet inom distansarbete i historien. En hel värld isolerade sig i sina hem och satte upp kontor i köket, i vardagsrummet och i sovrummet. De som hade arbeten där man kunde arbeta hemifrån ombads att göra det, vilket fick arbetsplatser att omvärdera både riktlinjer och sanningar. Vilka måste verkligen arbeta från kontoret? Långt färre än man först trott. Många organisationer gjorde något de tidigare trott var omöjligt och började inte bara arbeta på distans, utan flyttade hela sin verksamhet online. Även om den initiala chocken för många organisationer och individer var stor, insåg många redan efter några månader att det faktiskt gick ganska bra att arbeta på distans. Mängden digitala verktyg som verkat oöverstiglig till en början blev vardag. Det var en något oväntad konsekvens av en pandemi, att stora delar av världen tillsammans gick igenom ett bootcamp i den digitalisering som många skjutit på. Oavsett om utmaningen var tekniken i sig, samarbetet mellan människor eller att få det operativa arbetet att rulla, förvandlades vi som global arbetsstyrka till en form av version 2.0. Visserligen fortfarande i utveckling och med fler frågor än svar, men med nya kunskaper som kunde leda till ökad frihet och flexibilitet. Klarnade gjorde också de lärdomar vi samlat på oss under de senaste femtio åren av distansarbete. Det var inte bristande teknik som var boven i dramat, inte heller det geografiska avståndet i sig – när det kom till kritan klarade vi av dessa utmaningar med bravur. Den bristande effektiviteten visade sig snarare bero på vår egen vacklande förmåga att skapa starka relationer, och samarbeten som klarar de nya utmaningar en digital arbetsplats innebär. Trots att vi blivit bra på att distansarbeta, kämpar vi fortfarande med att distanssamarbeta. Kapitel 1 Resan så här långt

Johanna Olsson

NÄRHET TROTS AVSTÅND

NÖ ST

B ER G

Best.nr 47-14466-2 Tryck.nr 47-14466-2

Johanna Olsson

NÄRHET TROTS AVSTÅND – att leda och samarbeta på distans