ISBN 978-91-47-12277-6 © 2018 Anna-Lena Sundlin, Paul Sundlin och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Projektledare: Kajsa Lindroth Redaktör: Lena Öhrström Grafisk form och omslag: Anna Hild Design Omslagsbild: Anna Hild Produktion: Lars Wallin Andra upplagan 1 Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: People Printing, Kina 2018
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se. Liber AB, 113 98 Stockholm tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 E-post kundservice.liber@liber.se
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 2
12/16/17 11:31 AM
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 3
12/16/17 11:31 AM
Innehåll Förord 7 Inledning 11 1. Vardagslivets olika sammanhang och roller
13
Person och situation 13 Rollbegreppet 15 Invanda roller 16 Yrken i förändring 17 Ta en funktionell roll 18 Sammanhang – mål – roll 19
2. Skilj på roll och person
21
När jaget blir jobbet 21 Gränsdragningar 22 När det flyter ihop 23 Värdet av mentala gränser 24 Inga vattentäta skott 24 Vad innehåller en yrkesroll? 25 Konsekvenser av otydliga roller 27
3. Bygga katedral eller flytta sten Betydelsen av synliga och begripliga mål Vikten av ett tydligt uppdrag En känsla av sammanhang
4. Levande mänskliga system
29 29 31 32
35
Grundprinciper för systemtänkande 36 Tydliga avgränsningar 37 Genomsläpplighet – kikhål mot omgivningen 39 Individen och gruppen 39 Organisationen och omvärlden 40 Målinriktning 41 Organisationen – en rysk docka 42 Utifrån och in 43
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 4
12/16/17 11:31 AM
5. Betydelsen av ett fungerande filter
47
Yttre påminnelser Tydliga yttre miljöer hjälper rollskiftet Distansarbete – en utmaning Det inre arbetet En sammanfattande bild Förutsättningar för ett fungerande filter Det egna ansvaret När man slirar av vägen
47 48 48 49 49 51 52 53
6. Vad ska man ha chefen till?
57
Ledarskap och chefsroll Chefen som gränsryttare Funktionell hierarki Chefens funktion i hierarkin Att tänka på i medarbetarrollen Relationen medarbetare–chef
57 59 60 61 62 63
7. Möten, möten och åter möten
65
Därför behöver vi möten Att säga rätt saker i fel sammanhang Kommunikation och rörmokeri Mötet: funktion-struktur-person Liten åtgärd – stor effekt
66 67 69 71 73
8. Att sätta på sig grupp-glasögonen
75
En integrerad modell för grupputveckling Fas 1: Trygghet och tillhörighet Fas 2: Konflikt och opposition Fas 3: Tillit och struktur Fas 4: Arbete och produktivitet Faserna varierar Medarbetarens roll som gruppmedlem En fluga på väggen
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 5
75 77 78 79 79 80 81 81
12/16/17 11:31 AM
9. Tanken som verktyg Dåtid, nutid och framtid Fakta och tolkning Här och nu En modell för att förstå våra tankemönster Tolkning av det förflutna: krigshistorier och idyller Tolkning av framtiden: farhågor och dagdrömmar Tolkning av nuet: tankeläsning Lärdomar från det förflutna På tröskeln till det okända – att planera för framtiden Att vara närvarande i nuet
10. Ut ur bruset!
83 84 85 86 86 87 88 89 90 91 92
95
Grunderna för funktionell kommunikation 96 Från spontan till rollmedveten kommunikation 96 Ställt på sin spets 97 Visa respekt 98 Brus 100 Två vägledande bilder 101 Tre typer av brus 103 Är brus alltid dåligt? 106 Vad kan du göra själv? Strategier för ”avbrusning” 107
11. Håll i och håll ut Sammanhangsfaktorer som hjälper oss att ta vår roll Vad kan vi själva göra? Uppfinn inte hjulet
111 111 112 112
Litteratur och webbplatser 115
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 6
12/16/17 11:31 AM
Förord
Du håller en instruktionsbok i din hand, en instruktionsbok till ett verktyg som heter roll. Som alla bra verktyg gör det arbetet lättare, mer effektivt och inte minst roligare. Med många verktyg följer ofta krångliga och svårlästa instruktionsböcker. Den här boken skiljer sig på den punkten. Den är lättläst och logiskt uppbyggd. När du tagit till dig tankegångarna kommer det att kännas ganska självklart. Då kan du lägga instruktionsboken åt sidan och ta din roll i arbetet, kanske på ett nytt och mer övertygande sätt. Hur kan ett ord, ett begrepp, vara ett verktyg? Vi kan jämföra med när man bygger ett hus. Då arbetar vi med komplicerade uträkningar som har med hållfasthet och fysikaliska krafter att göra. Om vi inte har tillgång till sådana abstrakta begrepp, blir det svårt att bygga hus som man kan bo i. På samma sätt är det med arbets relationer och sociala sammanhang. Vi behöver förstå vad vi gör och varför det ena sättet att vara på leder framåt och ett annat skapar frustration och förvirring. Roll är ett ganska vardagligt ord, som man kan få många olika associationer till. Det första man kommer att tänka på har kanske med skådespeleri att göra. Att ta en roll skulle kunna uppfattas som att man ska göra sig till och spela teater. Det står i bjärt kontrast till ett ideal som vi nog är många som delar, nämligen att man ska vara sig själv och inte försöka låtsas vara någon annan än den man är.
FÖRORD
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 7
7
12/16/17 11:31 AM
Ordet roll lär ha sitt ursprung i den text, den rulle, som utgjordes av rollistan och själva handlingen i ett teaterstycke som nedtecknades då man inte kunde trycka manus i bokform. Det kan också kännas igen i det gamla uttrycket att någon fanns i rullorna, det vill säga att man fanns bland namnen i militära rang- och befordringsrullor. Ordets rötter verkar ha med teater och med hierarkier att göra. Skådespelaren är sitt eget instrument. Kan man spela någon annan på scenen utan att samtidigt vara sig själv? Om du tänker på några stora skådespelare så brukar det vara typiskt att man genast då man hör dem, känner igen dem på deras karakteristiska tonfall eller andra personliga egenheter. De är sig själva samtidigt som de spelar en roll. De har, skulle man kunna säga, hittat en resonansbotten inom sig själva för den rollfigur de ska framställa. Det rollbegrepp som beskrivs i den här boken har just den utgångspunkten, att man måste hitta en del i sig själv som svarar mot uppdraget i organisationen. På så vis kan man vara sig själv samtidigt som man tar sin roll. Ofta beskrivs en roll i jobbsammanhang som position eller arbetsuppgifter. Det handlar om vilka förväntningar vi har på olika roller, som till exempel på vad en lärare, sjuksköterska, musiker eller chef ska göra och inte sällan också hur den personen ska bete sig. Inom socialpsykologin har man beskrivit roll som summan av de förväntningar som riktas mot en. En sådan definition har kritiserats för att rollen alltid innehåller ett moment av förhandling och eget beslutsfattande. Hur skulle det gå till i praktiken att ta en roll utifrån andras förväntningar? Vems förväntningar är det som styr? När vi till exempel retar oss på personer som strikt följer regelverk, är det just för att de, enligt vår uppfattning, inte använder sitt omdöme. Samtidigt som någon annan skulle kunna konstatera att det är just det som de gör, men utan att ta hänsyn till våra förväntningar. I den här boken reder författarna ut begreppen och beskriver på ett lättillgängligt sätt den dynamiska process det är att ta en roll. Samtidigt handlar roll uppenbarligen också om positioner och ar8
FÖRORD
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 8
12/16/17 11:31 AM
betsuppgifter. På så vis kan man säga att rollerna ger en struktur till arbetet. Den strukturen innebär alltid ett visst mått av hierarki. Vi får acceptera att hierarkier är ofrånkomliga i sociala system. De bidrar till ordning och begriplighet. Under förutsättning att hierarkin baseras på sunda värderingar, som till exempel rättvisa, respekt och förutsägbarhet, så bidrar de till tillit och trygghet. Men i en levande och dynamisk organisation får inte hierarkierna leda till byråkrati eller ”stuprör” utan kontakt med varandra. De processer som bidrar till att tjäna ändamålet organiseras genom projekt eller i en matris som går på tvären genom hierarkin. Det kan se olika ut i olika faser och olika typer av organisationer. Levande system förändras och utvecklas ständigt. Det är inte alltid lätt att orientera sig i nutida organisationer. Under förutsättning att man har mål och syfte klart för sig, och känner att de är meningsfulla, samtidigt som organisationen vilar på en sund värderingsbas, då kan man ta sin roll på ett konstruktivt sätt. Det är vad den här boken handlar om. Den gavs ut första gången 2012 och föreligger nu i en uppdaterad och delvis omarbetad upplaga. Genom sin lättillgänglighet och tydlighet kom boken snabbt att bli uppskattad bland anställda i olika typer av organisationer, i såväl offentlig som privat verksamhet. Den kom till nytta i olika sammanhang, inte minst då man kände ett behov att öka kvalitén i det inre arbetet för att nå bättre resultat. Boken har också blivit översatt till engelska och används i utbildnings- och utvecklingssammanhang inte bara i England och USA, utan också i flera svenska organisationer där engelska är det huvudsakliga språk som används i vardagen. Jag har själv erfarenhet av att använda boken i ett sådant sammanhang, nämligen i samband med ledningsgruppsutveckling på ett antal institutioner vid Karolinska Institutet. Arbetet som ledde fram till mätbara förändringar i samarbetsklimat finns redovisat i en vetenskaplig artikel (Söderhjelm
FÖRORD
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 9
9
12/16/17 11:31 AM
et al., 2016). Hela insatsen byggde på den struktur och det innehåll som finns redovisat i den bok som du just nu håller i din hand. Då jag skrev förordet för sex år sedan förstod jag på ett allmänt plan och utifrån andra erfarenheter hur användbar den skulle kunna vara i praktiken. Nu vet jag från egen självupplevd erfarenhet vilken nytta den kan göra för chefer som vill förbättra sitt arbete och öka effektivitet och arbetstillfredsställelse på sin arbetsplats. Lika användbar är den för medarbetare som vill öka sitt inflytande och bidra till förbättring som gör jobbet roligare och livet mer meningsfullt. En av förgrundsgestalterna inom den tradition som den här boken representerar, Kurt Lewin, sa att det finns inget så praktiskt som en god teori. Det kommer du att märka när du läser vidare. Mycket nöje!
Vitemölla i oktober 2017 Christer Sandahl Senior professor, Karolinska Institutet
10
FÖRORD
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 10
12/16/17 11:31 AM
Inledning
Vi människor har en inre kompass som vi använder för att hitta en meningsfull riktning i livet. Vi hyser en sund omsorg om oss själva som även innefattar viljan att samspela och utvecklas tillsammans med andra. Samtidigt har vi en grundläggande tendens till självcentrering. Vi skapar lätt svårigheter i livet genom att bli alltför upptagna av oss själva och tappar perspektiv på den större helhet vi ingår i, med frustration, sårade känslor och konflikter som följd. Detta är något som kan ställa till det för oss även på jobbet. Vi tappar sikte på syfte och mål med verksamheten och navigerar utifrån vår personliga agenda. Vi tar åt oss förändringsförslag som personlig kritik och får svårt att bidra konstruktivt när det inte blir precis som vi hade önskat. I vårt arbete som psykologer och organisationskonsulter har det blivit allt tydligare för oss att åtskilliga svårigheter på arbetsplatsen kan elimineras eller drastiskt minska om både chefer och medarbetare blir mindre självcentrerade. Det handlar om att förstå och konkret arbeta med detta tillsammans med sina närmaste kollegor; att förändra förhållningssätten på arbetsplatsen och strukturera verksamheten på ett sådant sätt att människorna som befolkar den kommer till sin fulla rätt i sin yrkesroll. Enligt vår värdering är en arbetsplats inte en arena för ett allmänt självförverkligande utan snarare ett avgränsat livsområde där INLEDNING
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 11
11
12/16/17 4:00 PM
de delar av oss själva som är användbara för verksamhetens helhetsidé får växa och utvecklas. Vår erfarenhet visar att när chefer och medarbetare får metoder och verktyg för att hitta fram till sin roll och den funktion man har, då blir ansvar och gränser, rättigheter och skyldigheter så mycket tydligare samtidigt som personligt färgade konflikter, stress och osäkerhetskänslor förlorar sitt inflytande. Samtidigt finns det naturligtvis faktorer i omvärlden som påverkar en arbetsplats möjligheter att förändras och överleva. Men det som ofta ligger bortom medarbetarnas och chefernas inflytande kan inte heller användas som ursäkt för att inte åstadkomma någonting i den närmaste arbetsmiljön. Det finns alltid saker som kan förbättras, och det är inom detta område vi ska röra oss på de följande sidorna. När vi skrev denna bok ville vi förklara rollbegreppet på ett lätttillgängligt och lättläst sätt. Vi ville översätta komplexa idéer från akademiska och teoretiska sammanhang till ett vardagligt språk. Sedan boken gavs ut första gången 2012 har vi använt den i våra uppdrag som organisationskonsulter på en mängd olika arbetsplatser och på skilda nivåer i organisationen. Många personalgrupper har också på egen hand läst boken i studiecirkelform eller plockat avsnitt och övningar som de upplevt som särskilt angelägna för dem. Den har fungerat som hjälp för att jobba långsiktigt och hålla utvecklingsfrågorna levande. Den har också bidragit till en bättre dialog mellan chefer och medarbetare. När boken nu kommer ut i ny upplaga har vi utvecklat innehållet och lagt till ett kapitel om kommunikation – ett resultat av de erfarenheter vi gjort när vi själva använt boken och i kontakten med många läsare. Boken vänder sig till dig som är intresserad av att utvecklas i din yrkesroll och som tycker det är spännande att arbeta tillsammans med andra mot ett gemensamt mål. Du kan använda den som inspiration för egna reflektioner och som konkret vägledning på arbetsplatsen. 12
INLEDNING
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 12
12/16/17 4:00 PM
KA PIT E L 1
Vardagslivets olika sammanhang och roller
För att utforska vad en yrkesroll är och hur den behöver utformas är det till hjälp att placera den i ett större socialt och psykologiskt sammanhang. Vardagslivet är fyllt av olika roller som vi växlar mellan under loppet av en dag, beroende på vilken situation vi befinner oss i och vad det större sammanhanget kräver. Oavsett om vi arbetar som sekreterare, läkare eller bilmekaniker så är vi också kanske bussresenärer eller bilförare, föräldrar, körsångare, fotbollstränare – listan kan bli riktigt lång. Utmaningen för oss alla är att hitta en sådan balans mellan rollerna i vår totala livssituation att viktiga sidor av oss själva får utrymme på ett tillfredsställande sätt.
Person och situation Vår totala person innehåller karaktärsdrag, tankar, känslor och beteendemönster som är typiska för just oss och som gör att vi skiljer oss från andra individer. Dessutom bär vi alla på minnen och föreställningar om det förflutna som färgar upplevelsen av nuet, och var och en av oss har särskilda kunskaper, erfarenheter och värderingar som formar vårt sätt att vara.
VA R D A G S L I V E T S O L I K A S A M M A N H A N G O C H R O L L E R
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 13
13
12/16/17 4:00 PM
Tillvaron är dock sådan att hela vår person, med alla de resurser och begränsningar den innehåller, aldrig kommer till uttryck samtidigt. Vi visar upp olika versioner av oss själva beroende på hur vi tolkar olika sammanhang: vad som krävs, vad som förväntas, vad som är det vanligaste beteendet. Vissa karaktärsdrag och förmågor tas i anspråk samtidigt som vi nära nog automatiskt utelämnar and ra aspekter av oss själva, sådant som vi intuitivt eller på rationella grunder förstår inte passar in: För en pappa på en lekplats tar kanske lusten till lekfullhet ganska stort utrymme. Han skrattar och busar med ungen som vill gunga högre och högre och kastas hit och dit. Är han på banken senare samma dag plockar han dock knappast fram leklynnet och försöker dansa jenka med de andra kunderna. Envishet är ett annat exempel. När vi behöver felsöka i en dator har vi stor nytta av en individ som aldrig ger upp (och som dessutom kan en hel del om datorer) – men om det råder delade meningar om reglerna för en krocketturnering en vacker försommarkväll, så kan nog samma persons envishet sabotera den goda stämningen. De flesta av oss har förmågan att förstå vilka aspekter av oss själva som behöver lyftas fram beroende på situation och sammanhang. Oftast behöver vi inte tänka efter eller planera i förväg hur vi ska bete oss. Under uppväxtåren lär vi oss mycket om vad olika situationer kräver i form av förhållningssätt och handlingsmönster. Därför är det praktiskt taget ingen som skriver påminnelselistor över förväntade beteenden när vi ska storhandla, gå på konsert eller besöka en vårdcentral. Men behovet av att tänka efter hur vi ska bete oss kan bli väldigt påtagligt när vi befinner oss på en ny arbetsplats eller behöver klara oss själva i ett annat land med en främmande kultur; våra invanda handlingsmönster fungerar inte alltid i det nya sammanhanget. När vi i olika situationer faktiskt inte vet eller förstår hur vi ska agera eller vilken aspekt av oss som behöver komma till uttryck – då blir det komplicerat: 14
VA R D A G S L I V E T S O L I K A S A M M A N H A N G O C H R O L L E R
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 14
12/16/17 4:00 PM
Ett par är på ett första besök hos familjeterapeuten för att lösa sina relationsproblem. Kvinnan berättar gråtande om hur kontaktlöst det har blivit emellan dem. Mannen sitter tyst. Vad som ännu inte framgått är att han är oerhört litteraturintresserad, men när terapeuten undrar om han har något att säga frågar han om terapeuten läst alla böckerna som fyller några bokhyllor i samtalsrummet. Hustrun tar sig för pannan.
Litteraturintresse i sig är knappast något destruktivt eller opassande, men i detta sammanhang, och med det mål som gällde för mötet, blir hans fråga en ren provokation. Den underförstådda eller uttalade avsikten med ett möte eller en gemensam aktivitet avgör i hög grad hur vi värderar och bedömer varandras olika beteenden och kommunikationsmönster. Vad som upplevs som alldeles rätt och riktigt i det ena sammanhanget uppfattas som ansvarslöst, plumpt eller oklokt i det andra.
Rollbegreppet Vi tar vår roll när våra tankar, känslor, kommunikationsmönster och beteenden står i samklang med det sammanhang där vi befinner oss. Då är vårt fokus och våra resurser riktade mot det mål som motiverar att sammanhanget över huvud taget existerar. Det handlar alltså inte om att vi förställer oss eller spelar falskt mot omgivningen. Inte om att ta bort allt som är personligt och angeläget, att strypa vårt känsloflöde eller mörka våra värderingar. En art director behöver ta fram och använda sin planerings- och sorteringsförmåga när hon sitter på ett projektmöte på jobbet. Hennes funderingar på om jobbet verkligen tillgodoser hennes kreativa behov eller hennes oro över att tonårsdottern har förälskat sig i klassens avgjort knepigaste kille har inte med mötets agenda att göra och bör inte
VA R D A G S L I V E T S O L I K A S A M M A N H A N G O C H R O L L E R
47-12277-6_Ta din roll pa jobbet.indd 15
15
12/16/17 4:00 PM
som grundbok roll på jobbet! n di Ta n ger t rm va derar nisation. Boke Jag rekommen h effektiv orga h oc oc ig er dl ty ur kt en av ål, stru för utveckling mt språk om m llgång i lagbygget sa en m ge t et på ett lätt sätt et. Boken är en fantastisk ti emang. jobb arbetarengag samarbete på ed hållbart med m on ti sa ni ga un av en or Hörby komm yggnadschef, h, samhällsb Åsa Ratcovic
Denna bok är ett måste för alla som vill få insikt i sina roller på jobbet och i livet i övrigt Susan Wheelan, Ph.D., Grundare av GDQ Associates, Inc., Boston
Hur kommer jag till min rätt på jobbet? Kan vi få ett bättre flyt i samarbetet? Vad krävs för att våra möten ska fungera bättre? Hur kan vi undvika onödiga missförstånd och konflikter? Ta din roll på jobbet! ger svar på dessa och andra frågor. Roller handlar om både positioner, arbetsuppgifter och förhållningssätt – och de behövs för att ge oss struktur i arbetet. När du använder just den kompetens och de sidor av din person som behövs på arbetsplatsen, när du tar din roll – då blir konflikter och förändringsprocesser enklare att hantera. Då växer utrymmet för kreativt samarbete, konstruktiv kommunikation och smidiga lösningar. Ta din roll på jobbet! guidar dig genom arbetslivets verklighet på ett vardagsnära sätt. Genom praktiska övningar och konkreta exempel får du hjälp att ringa in vilka förutsättningar som krävs och vad du själv kan göra för att få det att fungera på jobbet. Boken vänder sig till alla som vill utvecklas i sin yrkesroll. Den kan användas både som inspiration för egna reflektioner och som konkret vägledning på arbetsplatsen. Författarna hjälper dig att förstå den dynamiska process det är att ta sin roll i en modern organisation. Du får också användbara metoder och verktyg för det dagliga arbetet.
FOTOGRAF LENALARSSON
Boken har sedan den gavs ut första gången 2012 använts som verktyg för utveckling inom en mängd olika organisationer, ledningsgrupper, team och medarbetarutbildningar. De goda effekter som uppnåtts på många arbetsplatser har inspirerat till denna reviderade och utvidgade upplaga, kompletterad med nya övningar och ett nytt kapitel om kommunikation. Anna-Lena Sundlin och Paul Sundlin är leg. psykologer och organisationskonsulter. Båda författarna har lång erfarenhet av utvecklingsarbete i organisationer, med fokus på ledarutveckling, grupprocesser och medarbetarskap. Tillsammans driver de företaget Sandahl Partners Gotland AB.
Best.nr 47-12277-6 Tryck.nr 47-12277-6