David Stiernholm
Klart! – Bli superstrukturerad på 31 dagar är ett träningsprogram för dig som vill skapa en smidigare vardag på jobbet. Användbara tips och råd blandas med konkreta övningar där struktören David Stiernholm lär ut hur du kan bli mer strukturerad genom att Organisera, Fokusera och Automatisera. Boken ger dig verktyg, tankesätt, metoder och rutiner som gör dig effektivare, flexiblare och – faktiskt – lyckligare!
David Stiernholm David Stiernholm är Sveriges ende struktör. Han hjälper människor och företag att bli mer effektiva genom att skapa bättre ordning och struktur. Hans motto är: allting kan göras enklare! David är flitigt anlitad av allt från väletablerade storföretag till entreprenörsföretag i uppstartsfasen. Han utmärker sig genom sina superkonkreta verktyg och metoder som du direkt kan använda på jobbet och hemma.
www.roostegner.se
Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar!
”Det är bara för mycket nu”, ”övertid”, ”högar som växer”… Ja, det finns många sätt att beskriva den stundtals kaotiska tillvaro många av oss lever i på våra arbeten. Men: det går att göra någonting åt det. Genom en bättre struktur går arbetet lättare och vi får mer tid över till det som är viktigt, för oss själva och för våra verksamheter.
d a r e r u t k u r t s r e p u Bli s 31 daga r! på
Klart!
Bli superstrukturerad p책 31 dagar
Vad är struktur? Struktur är ett vitt begrepp. När jag talar om struktur menar jag verktyg, knep och metoder som hjälper individen att skapa en smidigare vardag i arbetet. Jag arbetar inte med sätt att förbättra dynamiken i grupper, även om mina tips ibland rör hur vi konkret kan göra för att samarbeta enklare med andra.
14
Jag har valt att begränsa mig till att hjälpa andra få bättre struktur i vardagen på jobbet. Många upplever dock att de goda vanorna de etablerar i arbetet också smittar av sig på privatlivet. Också dessa goda ting är tre De superstrukturerade bemästrar strukturens tre områden:
Organisera Fokusera Automatisera De har koll, eftersom de i området Organisera har en genomtänkt ordning på information, aktiviteter, projekt och papper. Inget faller mellan stolarna och de lägger så lite tid som möjligt på att leta efter det de behöver. De kan Fokusera på det de arbetar med just nu, eftersom de prioriterar på ett medvetet sätt och arbetar när och där de gör jobbet som bäst. De kan ägna tid åt det som är viktigast för dem, eftersom de hittat sätt att mer eller mindre Automatisera alla uppgifter som mest ”bara måste funka”.
Mot strukturens förlovade land Tänk dig en vardag på jobbet då du ostörd arbetar ömsom med de uppgifter som du lovat ska vara klara idag, ömsom med de långsiktiga frågor som inte brådskar än. Föreställ dig känslan av att det är du som styr din tid, i dialog med de som du utför saker för och med de som utför saker för dig. När du emellanåt inrapporterar, registrerar, bokar, sätter upp, sammanställer och sammankallar, njuter du av hur mycket nytta du har av dina mallar, checklistor och manus. 15
Resan till vad jag ibland skämtsamt kallar ”strukturens Shangri-La” går genom dessa tre områden, men inte prompt i tur och ordning. Det är fullt möjligt att automatisera ett moment i en rutin även innan man är helt klar med att organisera. Men, för många är det naturligt att först få ordning, sedan prioritera och fokusera bättre och därefter hitta så många sätt som möjligt för att behöva arbeta mindre och ändå få lika mycket gjort. Därför har jag lagt upp den här boken i den ordningen.
De 31 stegen
16
Boken är upplagd som ett träningsprogram på 31 dagar. Om du inte klarar att genomföra allt under 31 dagar i sträck, gör det ingenting. Gör du en sak en enda dag, har du gjort mer än om du inte gjort något alls. Kör det ihop sig och du inte hinner göra något på en vecka, fortsätt där du slutade. Upplever du att det gått för lång tid sedan du slutade, börja om från början igen. Att börja är gratis, det kan du göra hur många gånger som helst. Själv börjar jag ofta på nytt när det gäller fysisk träning. Jag kanske har en plan om att jag ska springa tre gånger i veckan, men så blir jag förkyld. Istället för att känna mig nedslagen över att planen sprack, börjar jag igen. Jag menar, om jag börjar igen och igen, håller jag ju ändå på, vilket ger mer än om jag bara hade slutat. Några av de 31 dagarna är buffertdagar då du inte får någon uppgift från träningsprogrammet. De är till för att du ska kunna komma ikapp utan att de ogjorda uppgifterna hopar sig. Alla jag arbetar med (och även jag själv) råkar ideligen ut för oförutsedda händelser, vilka lätt spolierar schemat (fast man kan fråga sig hur oförutsedda de är egentligen, när de inträffar så ofta).
De 31 stegen i strukturhandlingsplanen behöver heller inte tas i tempo av ett steg per dag, även om de är uttryckta så. Kanske passar det dig bättre att sprida ut dem över 31 veckor? Välj ett tempo som är görbart för dig. Först då kommer du att lyckas skapa en bättre vardagsstruktur och kunna skörda de söta frukterna av den. Lycka till! 17
Gör övningarna i din
iPhone-app!
Klart! Bli superstrukturerad på 31 dagar finns även som kostnadsfri iPhone-app, där du kan du göra de olika övningarna på ett enkelt och smidigt sätt.
1 Struktur 채r befriande och lustfyllt.
Organisera:
Dag 1
Igår träffade jag en av mina adepter för tredje gången av fem. Han är en av de mest driftiga människor jag känner och när han berättar vad han satt igång för projekt sedan sist, häpnar jag över hur snillrika och utmanande koncept han utvecklar. Vid uppföljningen igår sa han att han kände dåligt samvete för att han sedan sist inte gjort så mycket av de strukturförbättringar han bestämt sig för. Det är något jag väldigt ofta möter hos de jag arbetar med. De är synnerligen motiverade att ta tag i sin arbetssituation för att få den mer hållbar på sikt, men av någon anledning gör de inte precis det de hade tänkt sig i den takt de hade som ambition. Ju mer de drar på det, desto sämre samvete får de och desto mindre är chansen att de kommer igång med det de föresatt sig att göra. Men, när min adept och jag ställde oss framför whiteboarden, ritade upp en tidslinje från idag två månader framåt i tiden och betraktade strukturförbättringarna som ett projekt bland de andra projekten, tog det fart. Vi definierade allt som skulle göras som konkreta uppgifter och bokade till och med in tid i hans hårt tecknade kalender för att utföra uppgifterna. Den konkreta planen skapade godare förutsättningar för att genomföra förbättringarna. Välkommen till dag ett i träningsprogrammet för bättre struktur. Framför dig har du 31 uppgifter att göra, under 31 dagar (eller veckor). Det kommer att ta tid, inte mycket tid men likväl tid.
21
Uppgift Att förbättra sina vanor på jobbet är ett projekt, precis som vilket annat som helst. Själv är jag tämligen restriktiv med att i förväg boka in vilken att göra-uppgift jag ska genomföra vid ett visst tillfälle (eftersom jag vid inbokningstillfället inte kan förutse vilka uppgifter som har högsta prioritet just den dagen). Men, om du vill fullfölja ditt strukturförbättringsinitiativ är det bäst att se sanningen i vitögat och redan nu reservera den tid som krävs. Så din första uppgift är att bestämma dig för 31 halvtimmar då du ska arbeta med ditt strukturprojekt. Gör det lätt för dig genom att skapa en återkommande mötesbokning med dig själv, så att halvtimmen infaller vid samma tid varje dag. Om du har en tätt bokad kalender, pytsa ut halvtimmarna där de får plats. För att kunna göra vissa uppgifter behöver du vara fysiskt på ditt kontor, för andra räcker det att du har din dator med dig. 22
Visar det sig att en inbokad halvtimme krockar med något som har högre prioritet, flytta den då hellre än att bara ta bort den eller låta den brinna inne. Vi är alla olika och har olika behov. Beroende på vad du vill förbättra i din vardag kan det hända att du behöver lägga extra krut på vissa av programmets uppgifter.
Så, hur har du det? Upplever du att: ✱✱ du ofta kommer på i sista minuten att något måste vara klart innan du går hem, så du får jobba över fast du inte tänkt det? Markera i din kalender halvtimmen dag 25 som extra viktig, eftersom den verkligen kan hjälpa dig med just detta. ✱✱ du har ett skrivbord som ser ut som ett bombnedslag och att du lätt blir distraherad av allt du råkar se (som du inte arbetar med för tillfället) när du sitter och arbetar? Markera halvtimmen dag 8 som extra viktig. ✱✱ du har svårt att få överblick över dina åtaganden, eftersom du skriver vad du har att göra på många olika ställen? Markera halvtimmen dag 2 som extra viktig. ✱✱ du har svårt att koncentrera dig på den uppgift som är rätt just nu, eftersom du blir störd och avbruten hela tiden? Markera halvtimmen dag 16 som extra viktig. ✱✱ du har för mycket att göra och vill bli bättre på att prioritera? Markera halvtimmen dag 11 som extra viktig. ✱✱ småuppgifter tar för mycket av din tid så du inte hinner arbeta med de stora, långsiktiga frågorna förrän sent på kvällen dagen före deadline? Markera halvtimmen dag 17 som extra viktig.
Klart! Finns även som
iPhone-app
23
Belöning Det andra du ska göra idag är att hitta på ett sätt att belöna dig allteftersom du lyckas genomföra uppgifterna i programmet. Tycker du om godis, köp en påse av något du gillar och ta en godbit för varje uppgift du slutför. Har du suktat efter någon pryl som du egentligen inte behöver eller har råd med, men som skulle vara så fint att ha, dela priset med 31 och ge dig en 1/31-polett varje gång du slutför en uppgift. Köp en påse flirtkulor i en pysselaffär (i min stad heter den ”Terapiboden” och är fylld till bredden av garner, piprensare, utstansade plywoodfigurer och hobbyfärger), rada upp kulorna en och en i fönstersmygen allteftersom du genomför uppgifterna. Eller, sätt en ”pinne” på whiteboarden på ditt kontor för varje dag du klarar, som vore du en cellfånge som räknar ner till utsläpp. En av mina adepter skaffade en ask braständstickor och skrev ett delmål på varje tändsticka. För varje mål hon nådde, brände hon tändstickan och njöt av segern hela brinntiden. 24
Eller, hitta på något helt annat sätt. Och maila mig gärna på david@stiernholm.com och berätta. Jag är nyfiken. Gör du klart allt det här, belöna dig för den slutförda uppgiften på det sätt du nyss valt.
11 För att kunna prioritera och veta att du gör rätt saker i rätt tid, behöver du veta dina mål.
Fokusera:
Dag 11
”In the absence of clearly-defined goals, we become strangely loyal to performing daily trivia until ultimately we become enslaved by it.” Robert Heinlein (1907–1988)
För ett par år sedan hjälpte jag en avdelning i en verksamhet som var resultatet av en sammanslagning av två organisationer. Det var inte så länge sedan omorganisationen hade trätt i kraft och genom allt tumult den fört med sig hade de mer att göra än de hann med. De behövde prioritera och avgöra vilka uppgifter som var viktigare än andra, så de kunde jobba med dem först. Eftersom det inte finns något objektivt svar på vad som är viktigt här i världen ville de luta sig mot sina mål och låta dem vara vägledande. Målet i en verksamhet lever emellertid inte ett eget liv, utan är ofta en detaljering och konkretisering av verksamhetens vision i det korta perspektivet. Problemet var bara att ledningen för den nya organisationen ännu inte hade beslutat varken långsiktig vision eller de nedbrutna målen för året. Så, avdelningen jag arbetade med hade svårt att definiera sina mål eftersom de inte kunde avgöra vad som var målen för verksamheten som helhet. Därför var det stört omöjligt för var och en av medarbetarna att finna vilka mål just de hade att uppfylla den närmaste tiden. Det gjorde att de inte kunde avgöra vilka uppgifter som var viktigare än andra, vilka förfrågningar de skulle svara på först och vad de skulle prioritera i vardagen. De hade för mycket att göra och de var utan hjälpmedel för att
71
kunna välja bort och få mindre att göra. För att kunna prioritera och veta att du gör rätt saker i rätt tid, behöver du veta dina mål.
Uppgift Tydliggör för dig själv vilka mål du har att uppfylla det här året i din roll på din arbetsplats. Det vill säga:
72
1. Ta en lapp och en penna och skriv ned målen. Det kan vara i form av kvantifierade mål, nyckeltal eller milstolpar (att något ska bli klart till ett visst datum, till exempel). Om målet är kvantifierat eller ett nyckeltal, var noga med att du skriver vad det är du ska mäta och vilket mätvärde som ska nås för att målet ska vara uppnått. Ju mer konkret, detaljerat och nära det du gör om dagarna målet är definierat, desto lättare kommer det att vara för dig att avgöra vilka uppgifter som är viktiga och vilka som är mindre viktiga. 2. Hitta på ett sätt att se dina mål i vardagen så du ofta blir påmind om dem. Det kan till exempel vara: * en pappersbeslutsstödportal (ladda ner en mall här: www.strukturboken.se/beslutsstod) * en tidslinje med milstolparna inritade * en bild på målen, som du lägger som datorskrivbordsbakgrund * utskrivna diagram upphängda på väggen * en ”progress bar” som anger hur nära milstolpen ni nu är * runda mätare där du anger vilket värde ni ligger på, ungefär som hastighetsmätare * eller något helt annat sätt att åskådliggöra målen, som du blir glad av att se. (Kommer du på något briljant, maila mig och berätta på: david@stiernholm.com)
Vinst Om du gör det tydligare för dig vilka mål du har, kommer du lättare att kunna avgöra om du gör rätt saker. När du har att välja mellan flera möjliga uppgifter att hugga tag i just nu, står det klarare för dig vilka som mest bidrar till att du uppfyller målen framför dig och som du därför bör prioritera. Det blir också mer uppenbart för dig vad alla dina ansträngningar ska leda till i långa loppet och det kan hända att du även på en regnig dag då du fått nej på en offert känner att allt arbete är värt besväret i större utsträckning än tidigare. Om du är som jag, arbetar du mer fokuserat då målet är rakt framför dig istället för några klick borta, djupt ner i ett intranät.
Belöning När du skrivit ner dina mål konkret och du hittat på åtminstone ett alternativt sätt att se dina mål i vardagen utöver så som ni har det idag, belöna dig på önskat sätt och njut av att ytterligare ett steg är avklarat.
73
114
21 Lätta på bördan ytterligare.
Automatisera:
Dag 21
Du har nu kommit så långt som till tredje avsnittet på vägen till att bli superstrukturerad. Du har fått ordning och du har ökat dina möjligheter till att fokusera. Nu är det dags att lätta på bördan ytterligare. Ju mer vi kan få att fungera automatiskt, desto mindre behöver vi anstränga oss för att det ska bli gjort. Det gäller i synnerhet när vi behöver komma ihåg sådant vi ska göra. Mången uppgift gör vi regelbundet, men kanske inte så regelbundet att vi gjort den till en vana som vi inte behöver tänka på att komma ihåg. Alla har vi också uppgifter att utföra varje måndag, var tredje vecka, sista arbetsdagen varje månad, till exempel. Just nu har jag en adept som samma datum varje månad reser till sin chef i andra änden av landet för att avrapportera hur det går. Någon vecka innan varje månatligt möte behöver han boka biljetter och när det bara är några dagar kvar är det dags att sammanställa resultaten i en enkel rapport och förbereda presentationsbilderna. Tills för inte så länge sedan var det mer regel än undantag att han kom på att han skulle skriva rapporten kvällen innan och eftersom han glömt boka flygbiljett fick han slänga sig i bilen praktiskt taget mitt i natten och köra långt för att komma i tid till mötet. Kan vi med automatik bli påminda om uppgifter som är lätta att förutspå kan vi helt släppa dem, i trygg förvissning om att ”någon” säger till oss när det är dags. Min adept låter nu att göra-verktyget påminna honom när det är dags att boka biljetter och sammanställa rapporten, varje månad.
115
Uppgift 1. Lista i ett dokument eller på ett papper alla återkommande uppgifter du kan komma på. Om det hjälper dig, skriv dem under rubriker som ”Varje dag”, ”Varje vecka”, ”Varje månad”, ”Varje kvartal”, ”Varje år” etcetera. Formulera dem lika utförligt, konkret och detaljerat som dina att göra-uppgifter. 2. Har du svårt att komma på några uppgifter, fråga dig om du regelbundet gör något som handlar om:
116
* Ekonomi * Statistik * Personal * Rapportering * Avstämning * Registrering * Anmälan * Priser * Avtal * Arbetsmiljö * 5S * Marknadsaktiviteter * Kunder 3. Lägg in uppgifterna som återkommande i ditt verktyg för att göra-uppgifter. Har du flera uppgifter av den här typen, rekommenderar jag dig att välja ett digitalt verktyg. Då behöver du inte göra något extra för att hålla koll på uppgifterna, det sköter verktyget åt dig. Du ställer helt enkelt in med vilken periodicitet du vill bli påmind och kan sedan lita på att verktyget säger till när det är dags. Om du ändå föredrar att arbeta med papper, skapa en lista för varje periodicitet och gör det till en vana att varje dag stämma av om någon av listornas ”period” infallit. 4. Klart!
Vinst Om du låter ditt att göra-verktyg hålla koll på alla återkommande uppgifter, behöver du inte om och om igen komma ihåg att skriva upp de saker du har att göra. Dels slipper du själva arbetet (och sparar viss tid av det), dels kan du lugnt vila i att du inte kommer att glömma bort att lägga till uppgifterna för nästa månad, eftersom det sker automatiskt.
Belöning Om du skrivit upp alla återkommande uppgifter du kan komma på och lagt in dem i ditt verktyg, belöna dig på det sätt du bestämt dig för tidigare. Njut dessutom av att du automatiserat en del av att göra-uppgifterna på ett mycket enkelt sätt.
117