9789147127986

DEN NYA AFFÄRS REDOVISNINGEN Per Arvidson

Thomas Carrington

Gustav Johed

Upplaga 21

DEN NYA AFFÄRS REDOVISNINGEN PER A R V IDSON

THOMAS CARRINGTO N

GUSTAV JOHED

UPPLAGA 21

Innehållsförteckning Förlagets förord 6 Några principer för bokens uppläggning 8 1. EKONOMISK INFORMATION – GRUND FÖR BESLUTSFATTANDE 10 Ekonomisk information – centrala frågeställningar 11 Varför ställs frågor av ekonomisk karaktär? 12 Vilka frågor ställs, och av vem? 12 Intressentmodellen 13 Vilken typ av ekonomisk information ska — löpande bokföras? 15 Hur ska den ekonomiska informationen presenteras? 16 Vad ska analyseras? 17 Företagets ekonomi 19 2. REDOVISNINGENS GRUNDER I 22 Hur gick det för Hjulman första året? 22 Kassaflödet: skillnaden mellan inbetalningar och utbetalningar 23 Resultaträkning 25 Balansräkning 27 Ekonomiska grundbegrepp – en sammanfattning 29 Löpande bokföring 33 Dubbel bokföring 34 Löpande bokföring på konton 36 Löpande bokföring för Hjulmans Budfirma 38 Bokslut 43 Avslutning av konton 44 Framräkning av resultat utan bokslut 48 3. REDOVISNINGENS GRUNDER II 52 Företagets miljö- och verksamhetsinriktning 52 Löpande bokföring 53 Löpande bokföring i Hjulmans Budfirma år 20x2 55 Bokslut 58 Periodisering av anläggningstillgångar 59 Periodisering av varuutgifter 59 Interimsfordringar och interimsskulder 60

Intäkter och kostnader till resultaträkningen 64 Tillgångar, eget kapital och skulder till balansräkningen 66 Bokslut på bokslutstablå 67 4. REDOVISNINGENS TEORETISKA UTGÅNGSPUNKTER, NORMER, REGLER OCH PRAXIS 74 Teoretiska utgångspunkter 75 Gränser i tiden 75 Gränser i rummet 76 Redovisningens syfte 77 En ”politisk” process 79 Hållbarhetsredovisning 79 Normer 80 Redovisningens normbildare 80 Internationaliseringen av redovisningen 81 Grundläggande antaganden 83 Redovisningens kvalitativa egenskaper 88 Lagar och regler 90 Bokföringslagen 90 Allmänt om bokföringsskyldighet 90 Löpande bokföring 93 Hur den löpande bokföringen avslutas 95 K-regelverken 97 Årsredovisningslagen 98 Resultaträkningen 98 Balansräkningen 100 Praxis 101 God redovisningssed 102 Rättvisande bild 103 BAS-planen 104 Grundprinciper för BAS-kontoplanen 105 Kontoplanens uppbyggnad 106 Avläsningsmetoden – vid bokslut med dator 110 5. VARUTRANSAKTIONER 118 Varutransaktioner ur olika aspekter 118 Köpeavtalet – den juridiska aspekten 119 Leveransen – den materiella aspekten 119 Betalningen – den finansiella aspekten 120 Hemtagningsutgifter och utlägg 120

4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Mervärdesskatt (moms) 124 Beräkning av moms 124 Redovisning av moms 127 Redovisning av varutransaktioner 133 Fakturan – information om transaktionen 133 Köparens redovisning av inköpsfakturor 135 Säljarens redovisning av försäljningsfakturor 135 Returer och gottgörelser – kreditnota 136 Dröjsmålsränta 137 Beräkning av betalningsbelopp 138 Sammanfattning 140 Bruttoresultat 140 Kundfordringar och leverantörsskulder 146 Huvudbokföringens konton 146 Reskontra 147 Redovisning av förskott 147 Utländsk valuta 150 Redovisning av fordringar och skulder i utländsk valuta 150 Redovisning av kursdifferens 153 6. NÅGRA ANDRA AFFÄRSHÄNDELSER 156 Personalkostnader 157 Lön och preliminär skatt 157 Lagstadgade arbetsgivaravgifter 159 Arbetsgivardeklaration på individnivå 159 Redovisning av löner, personalskatter och arbetsgivaravgifter 160 Semesterlöner 160 Redovisning av löner, personalskatter och arbetsgivaravgifter (hela året) 161 BAS-planens uppdelning av personalkostnader 162 Fastigheter 164 Köp av fastighet 164 Redovisning av fastighet i rörelsen 165 Redovisning av fastighetsköp 166 Redovisning av fastighetsförsäljning 168 Värdepapper 172 Aktier och andra andelar 172 Köp och försäljning av aktier – kortfristig placering 174 Obligationer och andra värdepapper 175

Factoring och leasing 176 Factoring 176 Redovisning av factoring 179 Leasing 180 Aktiebolagets inkomstskatt 181 Företagets skattetransaktioner för beskattningsåret (inkomståret) 2 183 Redovisning av aktiebolagets inkomstskatt år 1 184 Redovisning av aktiebolagets inkomstskatt år 2 185 Årets beskattningsbara resultat 189 Skattekonto hos Skatteverket 190 Utan skattekonto 190 Med skattekonto 190 7. ÅRSBOKSLUT – TILLGÅNGAR 192 Lagens regler för redovisning och beskattning 193 Årsbokslutet – två funktioner 194 Kapitlets disposition 196 Tillgångar – ett teoretiskt perspektiv 196 Värdering av anläggningstillgångar 199 Grundläggande begrepp och regler 200 Fördelning av avskrivningar över tiden 201 Immateriella anläggningstillgångar 205 Materiella anläggningstillgångar 208 Finansiella anläggningstillgångar 214 Värdering av omsättningstillgångar 220 Grundläggande begrepp och regler 221 Varulager 222 Kortfristiga fordringar 229 Kortfristiga fordringar (och skulder) i utländsk valuta 234 Kortfristiga placeringar 236 Kassa och bank 238 8. ÅRSBOKSLUT – SKULDER OCH EGET KAPITAL 240 Skulder 241 Skulder – ett teoretiskt perspektiv 241 Avsättningar 244 Obeskattade reserver och bokslutspolitik 245 Avskrivningar över plan 245

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Bokfört värde enligt räkenskapsenlig avskrivning 249 Redovisning av överavskrivningar 250 Kollektiv överavskrivning på maskiner och inventarier 257 Periodiseringsfonder 262 Övriga möjligheter till resultatreglerande åtgärder i bokslutet 265 Eget kapital i olika företagsformer 267 Eget kapital – ett teoretiskt perspektiv 267 Företagsformer 267 Enskild firma 268 Handelsbolag 268 Kommanditbolag 271 Ekonomisk förening 271 Aktiebolag 271 Aktiebolagets organ enligt ABL 274 9. EXTERNA RAPPORTER 280 Årsredovisning i aktiebolag 281 Förvaltningsberättelse 282 Balansräkning och resultaträkning 282 Noter 286 Koncernredovisning 290 Utvidgad informationsskyldighet 291 Hållbarhetsredovisning 293 Revision i aktiebolag 295

10. RÄKENSKAPSANALYS 300 Lönsamhet 301 Lönsamhetsanalys för Game Invention AB 307 Soliditet 309 Soliditetsanalys för Game Invention AB 310 Samband mellan räntabilitet och soliditet 311 Likviditet 312 Likviditetsanalys för Game Invention AB 313 Andra nyckeltal 314 BAS-nyckeltal 316 11. KASSAFLÖDESANALYS 322 Att upprätta en kassaflödesanalys 324 Kassaflödesanalys av Game Invention 326 Kassaflöde från löpande verksamhet 326 Kassaflöde från investeringsverksamhet 333 Kassaflöde från finansieringsverksamhet 336 Analys av Game Inventions kassaflöde 338 Facit 343 Sakregister 379 Bilaga 384

6

Förlagets förord Första upplagan av Den nya affärsredovisningen (DNA) utkom 1975 och 1986 övertog Liber utgivningen. Det huvudsakliga syftet med denna bok är nu – liksom tidigare – att tjäna som kurslitteratur. Få läroböcker har lyckats behålla sin plats på kurslistor under så lång tid som DNA. Detta tror vi har sin förklaring i engagerade författare.

Den första upplagan av Den nya affärsredovisningen skrevs av Olov Larson och Lennart Rohlin, båda verksamma vid Företagekonomiska institutionen vid Lunds universitet. Dessa två byggde ett framstående innehåll med hjälp av stor ämneskunskap och klargörande exempel. Tillsammans lade de grunden till det som kom att bli en av de mest framgångsrika läroböckerna på universitetsnivå inom ämnet företagsekonomi. År 1986 tog Jan Thomasson över boken och uppdaterade nu ensam bokens innehåll. Även Thomasson var knuten till Företagsekonomiska institutionen vid Lunds universitet. Nu gjordes en genomgripande revidering av innehållet.

Inriktningen renodlades mot affärsredovisning, och redovisningens betydelse både för styrningen av företaget och för informationsgivningen till externa intressenter betonades. Framställningen skedde genomgående med utgångspunkt i BAS-kontoplanen. Övergivandet av den tidigare tillämpade kontoplanen med fem kontoklasser medförde en betydande förändring i pedagogiskt upplägg.

Sommaren 1988 avled Thomasson oväntat. Per Arvidson och Hans Lindqvist, som båda arbetat tillsammans med Thomasson och som såg honom som både läromästare och vän, tog nu över författarskapet. Nu började en tid med flera förändringar både vad gäller den pedagogiska strukturen och uppdateringar inom redovisningsområdet. Arvidson och Lindqvist säkerställde tillsammans under 20 års tid att Den nya affärsredovisningen fortsatte att utvecklas i takt med lärares och studenters behov av uppdaterad och relevant information, förankrad i den senaste forskningen och pedagogiskt utformad. Deras förmåga att förklara många gånger komplexa sammanhang i redovisningen torde ha varit unik.

Efter Hans Lindqvists bortgång tillkom år 2008 två nya författare – Thomas Carrington, då Uppsala universitet, och Gustav Johed då Stockholms universitet.

Trion Arvidson, Carrington och Johed har sedan dess stått för författarskapet och bl.a. utvecklat boken mot ett fördjupat teoretiskt innehåll.

Vi på Liber vill rikta ett särskilt tack till alla författare som deltagit under åren.

Vi vill också tacka de lärare och studenter som genom synpunkter, kommentarer och önskemål bidragit till bokens framgång.

Stockholm, i maj 2018 Liber AB

7 FÖRLAGETS FÖRORD

Förord till tjugoförsta upplagan I upplaga 21 har såväl faktabok som övnings- och lösningsbok omarbetats för att göra Den nya affärsredovisningen dels ännu mer pedagogisk, dels komplettera och uppdatera böckerna med områden som är väsentliga inom affärsredovisningen.

Områden som vi särskilt fokuserat i den nya upplagan är hållbarhetsredovisning, revision och därtill en väsentlig fördjupning inom kassaflödesanalys.

Inom räkenskapsanalys har vi uppdaterat definitioner av nyckeltal så att dessa ligger i linje med hur de beräknas av marknadens aktörer, analytiker och andra.

Särskild fördjupning har gjorts av Du Pont-sambandet samt det s.k. hävstångssambandet vid finansiell styrning av företag och organisationer. Vi har också valt att i övningsboken tydligare fokusera på mindre företag när vi övar på räkenskapsanalys: dels för att underlätta förståelsen för användaren av boken, dels för att använda exempelföretag som användaren kan känna igen ifrån vardagen (som ICA-handlaren och kafékedjan).

Därutöver har sedvanliga uppdateringar gjorts avseende ändrade regler för skatter, arbetsgivaravgifter, lagstiftning inom redovisningsområdet etc. En direkt konsekvens är att vårt Samlingshäfte alltid innehåller den helt aktuella och gällande rätten inom redovisnings- och skattelagstiftningen i Sverige.

Vi vill särskilt tacka alla de lärare och kursansvariga runt om i landet som konstruktivt har bidragit med synpunkter på vår bok – ingen nämnd, ingen glömd.

Denna återkoppling är helt nödvändig som hjälp för oss så att Den nya affärsredovisningen kan bibehålla sin ställning som Sveriges mest använda bok i affärsredovisning.

Avslutningsvis vill vi också tacka Anneli Carlsson (institutionen för handelsrätt vid Lunds universitet) för hennes bidrag att se till att vi alltid håller oss till gällande rätt om den lagstiftning som vi diskuterar i vår bok och Isabella Nordlund (företagsekonomiska institutionen vid Stockholms universitet) för noggrann genomläsning med därtill följande synpunkter på vår bok. Ovärderlig hjälp för oss!

Lund och Stockholm augusti 2018 Per Arvidson

Thomas Carrington

Gustav Johed

Modernt bokföringsprogram I ett samarbete med Visma Spcs får du som läsare av Den nya affärsredovisningen tillgång till bokföringsprogrammet Visma eEkonomi.

Hämta programmet (student) här: http://www.vismaspcs.se/elevlicens Ange utbildningskod: hc5q2 På http://vismaspcs.se/support hittar du filmer och skriven hjälp.

Vanliga frågor och svar: http://vismaspcs.se/skola-faq.

8

Några principer för bokens uppläggning En pedagogisk tanke med den senaste omarbetningen av denna lärobok i affärsredovisning är att den ska erbjuda två olika sätt att genomföra en grundkurs i externredovisning.

Alternativ 1 innebär att man följer kapitelordningen 1–11, och i så fall kan de nio första kapitlen sägas höra nära samman tre och tre. De tre första kapitlen handlar om redovisningens grunder. Här introduceras grundläggande begrepp och den dubbla bokföringens principer samt årsredovisningens betydelse som beslutsunderlag. I kapitel l till 3 följer man ett nystartat företag under dess två första verksamhetsår.

De tre följande kapitlen behandlar mer ingående redovisningen av olika typer av affärshändelser. Kapitel 4 behandlar grundläggande regler och principer av betydelse för redovisningsarbetet samt BAS-planen, en kontoplan som har fått stor spridning bland svenska företag. I kapitel 5 behandlas transaktioner med anknytning till inköp och försäljning av varor, medan personalkostnader och diverse andra affärshändelser behandlas i kapitel 6.

I de fem nästkommande kapitlen behandlas årsbokslut och årsredovisning samt annan extern rapportering samt finansiell analys av företagets årsredovisning.

Uppdelningen har gjorts så att kapitel 7 och 8 behandlar årsbokslutet: i kapitel 7 diskuteras värderingen av tillgångar och i kapitel 8 värderingen av skulder, obeskattade reserver och eget kapital. Kapitel 9 ägnas åt årsredovisningens och övrig extern rapportering medan analysen av årsredovisningen (s.k. räkenskapsanalys) behandlas i kapitel 10. Avslutningsvis, i kapitel 11, behandlas hur kassaflödesanalyser upprättas.

Alternativ 1 innebär att man utgår från konkreta händelser (fallföretaget Hjulman) och följer processerna bokföring och bokslut. Efter årsbokslut/årsredovisning och annan extern rapportering följer analys av räkenskaperna och kassaflödesanalys.

Alternativ 2 innebär att man efter kapitel 1 fortsätter med kapitel 9, 10 och 11, dvs. efter att ha diskuterat årsredovisningen betydelse som beslutsunderlag för olika intressenter fortsätter man med att diskutera hur man kan analysera en årsredovisning (dvs. genomföra en räkenskaps- och kassaflödesanalys). Poängen med detta pedagogiska grepp är att utveckla studenternas förståelse för den helhet som balans- och resultaträkning utgör. Genom att tidigt visa studenterna en referensram kan man underlätta inlärningen av bokföring av olika affärshändelser.

Alternativ 2 innebär ■

ett initialt fokus på helheten (kapitel 1, 9, 10 och 11)

■

därefter grundläggande bokföring och redovisning (kapitel 2–8)

■

återkoppling till helheten (repetition av kapitel 9 samt inläsning av kapitel 10 och 11). *

* *

9 NÅGRA PRINCIPER FÖR BOKENS UPPLÄGGNING

Vi introducerar BAS-kontoplanen och avläsningsmetoden i kapitel 4, för att därefter helt basera framställning och tillämpningar på dem. Bokens illustrationer och exempel baseras på BAS-planen, som i sin tur utgår från årsredovisningslagen och bokföringslagen. BAS-planen är synnerligen flexibel i olika avseenden och man bör ägna ett betydande utrymme åt att diskutera alternativa möjligheter till lösningar av olika slag av problem inom BAS-planens ram.

Många av bokens uppgifter kan följaktligen lösas på olika sätt. Lösningarna bak i boken ger av bl.a. utrymmesskäl i allmänhet bara en möjlig lösning.

Andra lösningar kan vara minst lika bra och det är viktigt att man diskuterar olika alternativ.

För att inte principiella och viktiga drag ska skymmas av detaljer är exempel och siffror mycket enkla. Detta innebär att vi i vissa fall gjort en avvägning mellan, å ena sidan, pedagogisk tydlighet och, å andra sidan, bokföring i praktiken. Exempelvis har vi valt att bokföra avskrivningar endast en gång per år, även om man i många företag gör detta oftare för att erhålla så aktuella rapporter som möjligt.

Till denna bok hör ett samlingshäfte med lagtext och en kontoförteckning enligt BAS-kontoplanen. Man bör gå igenom samlingshäftet översiktligt när man börjar studera boken. Därefter bör man använda det flitigt under studiernas gång. Det är viktigt att man inte bara läser om t.ex. lagregler, utan att man någon gång ser originaltexten.

Boken är upplagd så att den ska ge goda möjligheter till självstudier. Den studerande ska själv kunna läsa in stoffet och arbeta med bokens uppgifter och repetitionsfrågor. Den lärarledda undervisningen kan koncentreras kring allmänna översikter, tillämpningsuppgifter samt diskussioner kring bokens frågor och uppgifter.

KAPITEL 1

Ek o no m i s k inf or ma ti o n – c e n tr a l a fr å g e s tä l l n i n g a r 1 1 Fö r e ta g e ts e k o n o mi 1 9

Ekonomisk information – grund för beslutsfattande H

DEFINITION AV REDOVISNING (ENLIGT REDOVISNINGSPLAN HANDBOK) ”Registrering och rapportering av värdet av företagets resurser och deras finansiering samt de händelser som förändrar dessa bl.a. så att utbytet av erhållna prestationer i relation till insatta resurser framkommer.”

ur vet vi att det går bra för en organisation? I alla verksamheter, oberoende av inriktning, ställs en mängd frågor av ekonomisk karaktär från olika perspektiv och intressenter. Man vill veta hur den ekonomiska utvecklingen har varit under den senaste tiden, om företaget klarar av att betala sina räkningar under nästa år, hur den framtida ekonomiska utvecklingen ser ut för företaget etc. För att kunna besvara alla dessa frågor behöver man någon form av ekonomiskt underlag som beskriver de gjorda ekonomiska transaktionerna i den berörda organisationen. Denna bok handlar om hur företag och organisationer på ett systematiskt och enhetligt sätt ställer samman och rapporterar de händelser av ekonomisk karaktär som ägt rum, s.k. affärshändelser. Den metod som används och som beskrivs i denna bok kallas för affärsredovisning, vilket är en lära för att besvara frågan om det går bra eller dåligt för en verksamhet. Nedan följer några exempel på frågor som kan ställas, besvaras och fördjupas med hjälp av kunskaper i affärsredovisning. ”Tjänar företaget några pengar?”

Grundläggande för det stora flertalet företag är givetvis frågan om verksamheten genererar något överskott, dvs. går företaget med vinst? Svaret på denna fråga har en mängd implikationer som berör företaget och dess intressenter. I de allra flesta fall är det absolut nödvändigt att företag genererar ett överskott, åtmin-

11 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

stone över en längre tidsperiod. I annat fall måste företaget få ekonomiska tillskott från annat håll, exempelvis från ägare, banker eller stat. ”Har företaget några pengar?”

En för företag lika viktig förutsättning som att gå med vinst är att de har tillräckligt med kontanta medel för att betala sina löpande räkningar, så som att varje månad betala lön till sina anställda. Normalt sköter företag som genererar en vinst sina betalningar så att det alltid finns likvida medel i företagets kassa. Dock är det ingen självklarhet – det finns exempel på företag som genererar vinst men som saknar tillräckligt med kontanta medel p.g.a. av stora investeringar, för stora skulder etc.

Alltså är vinst sällan tillräckligt för att kunna besvara frågan om det går bra för en verksamhet utan vi behöver utvärdera fler aspekter av en verksamhet. ”Är företaget skyldigt några pengar?”

När ett företag startas eller ska växa i storlek finns det ofta behov av extra kapital för att klara långsiktiga investeringar, etableringar etc. Anledningen till detta är dels att det ofta finns en tidsförskjutning från det att varorna/tjänsterna produceras och levereras till dess att kunden betalar för dessa, dels att större investeringar många gånger kräver en längre tidsperiod innan de är återbetalda. När nytt kapital ska anskaffas för sådana ändamål är det därför av största vikt att känna till hur mycket som redan är upplånat, liksom hur företaget har skött tidigare återbetalningar av lån eller motsvarande. I analyssammanhang fokuseras främst företagets betalningsförmåga på lång sikt, något som ibland benämns soliditet.

För att kunna besvara frågor om företag och för att kunna t.ex. jämföra olika företag med varandra är affärsredovisning uppbyggd efter en viss logik. Vidare, för att underlätta förståelsen för hur affärsredovisningen är uppbyggd inleder vi nedan med att diskutera redovisningens syfte och hur olika intressenter kan använda redovisningen i sitt beslutsfattande samt introducera redovisningens två kanske mest betydelsefulla dokument – resultaträkningen och balansräkningen.

(Den årsredovisning som används som illustration i detta kapitel är samma årsredovisning som senare analyseras i kapitel 9.) Därefter introducerar och beskriver vi det fallföretag som genomgående används i kapitel 2 och 3 för att illustrera affärsredovisningens grundläggande begrepp, definitioner och tekniker.

Ekonomisk information – centrala frågeställningar Som antytts ovan utgör affärsredovisningen viktig information för företagen och dess intressenter. Nedan formuleras och besvaras ett antal centrala frågor kring syftet med den ekonomiska informationen och hur denna används.

AFFÄRS REDOVISNING Affärsredovisningens syfte är bl.a. att minst en gång om året förse externa intressenter med information om resultat och ekonomisk ställning.

Den tillgodoser också företagsledningens informationsbehov bl.a. för kontroll av kostnader, intäkter och resultat.

Den är obligatorisk enligt bokföringslagen, vars regler gäller för alla bokföringsskyldiga.

12 KAPITEL 1

Varför ställs frågor av ekonomisk karaktär?

REDOVISNINGENS TVÅ UPPGIFTER • Ge en del av den information som ligger till grund för verksamhetens styrning.

• Ge ekonomisk information till olika externa intressenter (= andra intressenter än beslutsfattare i företaget).

Den ekonomiska information som produceras i redovisningen har som främsta syfte att utgöra ett underlag för beslutsfattande. Tillsammans med företagets övriga informationssystem (statistik, prognoser, budget etc.) fattar företagsledningen interna beslut om t.ex. produktion, prissättning, nedläggning av verksamheter eller investeringar i nya verksamheter. Sådana beslut ger ofta uttryck för företagens behov av att med hjälp av redovisningen planera och kontrollera sin verksamhet, vilket ibland också kallas ekonomistyrning. Internt i företagen kan man bryta ned den ekonomiska informationen utifrån vilket informationsbehov som föreligger i den enskilda situationen. Man kan exempelvis undersöka företagets ekonomi utifrån olika nivåer såsom hela företaget, delar av företaget, enstaka produkter och marknader. Dessa nivåer kan i sin tur analyseras med olika ekonomiska mått och för olika tidsperioder (helår, halvår, kvartal etc.).

Redovisningen utgör också, tillsammans med annan information (kreditupplysningar, marknadsbedömningar, konjunkturanalyser etc.), underlag för beslut utanför företaget såsom beviljande av krediter, skatteberäkningar och aktievärdering. Om vi jämför den ekonomiska information som är tillgänglig vid en extern analys i förhållande till en intern analys, så är den förstnämnda relativt begränsad.

Konkurrensvillkor och företagshemligheter anges ofta som skäl för att begränsa mängden och detaljrikedomen av lämnad information. Som utomstående får man därför ofta hålla till godo med offentlig information i form av årsredovisningar/årsbokslut, vilka emellertid är betydelsefulla informationskällor för den som har kunskap att läsa och analysera dem. Med andra ord, om vi är investerare eller kreditgivare och vill veta om det går bra för ett företag är det företagets affärsredovisning som till stor del kommer att användas för att besvara den frågan.

Vilka frågor ställs, och av vem?

Beslutssituationerna skiljer sig åt beroende på vem som ska fatta besluten eller, annorlunda uttryckt, utifrån vilket perspektiv besluten fattas. Det finns ett antal s.k. intressenter (se faktaruta ”Intressentmodellen”) till den verksamhet som företagen bedriver, och därmed också till den ekonomiska information som beskriver företagets utveckling. En av affärsredovisningens viktigaste uppgifter är att tillgodose alla dessa intressenters behov av relevant ekonomisk information.

Exempel på olika intressenter och beslutssituationer ges nedan.

Företagsledning Ledningen använder årsredovisningen för en rad olika ändamål, t.ex. för att fatta beslut om utrymmet för investeringar i nya maskiner, men också för att få en övergripande bild av företagets ekonomi. I större företag har ledningen normalt tillgång till mer detaljerad information än den som lämnas i årsredovisningen, men i många mindre företag är årsredovisningen alternativt årsbokslutet den

13 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

Intressentmodellen Företagets intressenter Företaget är för sin existens beroende av omvärlden på samma sätt som många individer – inte bara de anställda inom företaget – är beroende av företaget.

De individer eller grupper av individer för vilka detta

ömsesidiga beroendeförhållande är speciellt starkt kan med ett gemensamt namn kallas intressenter i företagets verksamhet.

Kunder och leverantörer Utbetalningar

FÖRETAG Varor

Inbetalningar

Varor

LEVERAN– TÖRER

KUNDER

LÅNGIVARE

STAT OCH KOMMUN

Enligt resursmodellen omvandlas produktionsresurserna från leverantörerna inom företaget till varor och tjänster som säljs till kunderna. Betalningsströmmarna går i motsatt riktning.

Långivare och samhälle

Lån Amorteringar Räntor

Skatter FÖRETAG

Samhällsservice

Intressentmodellen

ÄGARE STAT OCH KOMMUN

LÅNGIVARE

FÖRETAGSLEDNING

LEVERANTÖRER

Företaget stöds finansiellt med tillskott från långivare och andra finansiärer. I motsatt riktning betalas amorteringar och räntor.

Företaget utnyttjar tjänster från det allmänna i fråga om rättskipning, undervisning, arbetsförmedling m.m. Det allmänna uppbär skatter och får hjälp från företagen med inbetalning av skatter för anställda m.m.

Anställda KUNDER

Företagets interna intressenter, företagsledning och anställda, utgör det man vanligen kallar företag och ersätter därför i denna figur rutan ”företag”. Även ägarna har skisserats mer centralt än de externa intressenterna för att markera att de intar en särställning i denna modell. Aktieägarnas intresse i företaget skiljer sig från många av de andra intressenterna genom att deras belöning – utdelning eller ökning i aktiepriset – inte är reglerad i lag.

Exempelvis har banker och anställda ingått ett avtal på förhand med företaget om hur de ska kompenseras, t.ex. med vilken ränta som ska gälla för ett lån och vilken lön en anställd ska ha.

För aktieägare saknas ett sådant avtal och i den meningen är aktieägarnas intresse i företaget förknippat med större risk. De anställda har grupperats runt företagsledningen för att antyda att det i princip är genom de anställda som kontakterna med de externa intressentgrupperna upprätthålls.

Företagsledningen har en central roll. Den avgör inom vissa gränser bl.a. med vilka intressenter man ska hålla respektive ta kontakt och i vilken omfattning olika intressenters resurser ska engageras.

14 KAPITEL 1

enda mer systematiskt sammanställda ekonomiska information som existerar.

Exempel på områden som analyseras av företagsledningen är: ■

Vilken lönsamhet har företaget?

■

Hur ser företagets soliditet ut?

■

Hur god likviditet har företaget?

Aktieägare Ägare, som ofta inte är direkt involverade i verksamheten, såsom aktieägare i börsnoterade företag, kan använda årsredovisningen för att bedöma följande områden: ■

Ska jag köpa eller sälja aktier i företaget?

■

Finns det utrymme för aktieutdelning i företaget?

■

Krävs det tillskott av ägarkapital i företaget?

Långivare Banker och andra kreditinstitut kan använda årsredovisningen som underlag för att fatta beslut om de ska bevilja företag ett lån eller inte, om storleken på lånet och om villkoren för lånet enligt följande: ■

Ska företaget beviljas kredit?

■

Hur mycket ränta klarar företaget av att betala?

■

Vilka ekonomiska säkerheter finns det i företaget?

Leverantörer Leverantörer kan använda årsredovisningen som underlag för beslut om de ska kräva kontant betalning eller lämna en kredit på de varor som ska levereras respektive de tjänster som ska utföras. Exempel på frågor är därför: ■

Ska man bevilja sina kunder kredit?

■

Hur är kundens likviditet, dvs. betalningsförmåga på kort sikt?

■

Är kunden så betydelsefull att man ska hjälpa denne med mer långfristig finansiering?

Kunder Kundföretag, som överväger att anlita andra företag som leverantörer (av exempelvis IT-tjänster), kan vara intresserade av att leverantören finns kvar på marknaden i framtiden. Årsredovisningen kan då användas för att bedöma leverantörens förmåga att klara sämre tider, t.ex. en lågkonjunktur. Exempel på frågeställningar är: ■

Hur är leverantörens soliditet, dvs. kapitalstyrkan på längre sikt?

■

Ska förskott lämnas till leverantören?

■

Kommer leverantören att kunna fullfölja sina åtaganden?

15 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

Anställda Anställda och fackföreningar använder årsredovisningen för att uppskatta utrymmet för exempelvis löneökningar, medan de som överväger att ta anställning kan använda årsredovisningen för att bedöma om företaget kommer att finnas kvar framöver eller riskerar att få problem inom kort. Exempel på frågor är: ■

Finns det utrymme för löneökningar?

■

Hur stor del av företagets kostnader utgörs av personalkostnader?

■

Hur mycket pengar sätts av till pensionsmedel?

Stat och kommun Eftersom företagen utgör en viktig del i samhällsekonomin har staten ett stort intresse av att följa den ekonomiska utvecklingen för dessa. Företagens samlade ekonomi har många gånger en stor betydelse för den näringspolitik som fastställs av riksdag och regering. Därutöver har företagens förmåga att betala skatt, något som kan utläsas i årsredovisningen, betydelse för hur olika samhällstjänster ska finansieras, vilket leder till frågor av nedanstående karaktär: ■

Hur mycket skatt ska företaget betala?

■

Hur stora skatteskulder har företaget?

■

Tar företaget emot bidrag från stat och kommun?

Trots att intressenternas beslutssituationer är mycket olikartade så finns det vissa likheter i de analyser av årsredovisningar som intressenterna gör. Vanligtvis analyserar de företagets lönsamhet (”tjänar företaget tillräckligt med pengar?”), företagets likviditet och betalningsförmåga på kort sikt (”har företaget några pengar?”) samt företagets soliditet och kapitalstyrka på lång sikt (bl.a. ”är företaget skyldigt några pengar?”).

Vilken typ av ekonomisk information ska löpande bokföras?

För att säkerställa att företagens intressenter får tillgång till åtminstone viss mängd ekonomisk information som beslutsunderlag, finns det lagar som reglerar vad företagen löpande ska bokföra (bokföringslagen) liksom hur denna information ska ställas samman och redovisas (årsredovisningslagen). Beträffande vad som noteras och bearbetas i företags redovisningssystem kan man skilja mellan två typer av information: ■

En typ av information rör företagets transaktioner med omvärlden, dvs. när företaget säljer till kunder, köper från leverantörer, betalar lön till anställda, tar ut pengar från plusgirot och sätter in på ett företagskonto etc.

Enligt lag är näringsidkare skyldiga att bokföra sådana transaktioner med omvärlden, vilka i bokföringslagen benämns affärshändelser.

■

En annan typ av information rör interna förhållanden, t.ex. för vilket ändamål en viss resurs anskaffats och internleveranser mellan avdelningar. Det

16 KAPITEL 1

är helt och hållet upp till företagen om de vill bokföra detta. Framför allt är det något större och mer komplexa företag som gör detta, bl.a. för att göra bättre produktkalkyler och för att kontrollera intäkter och kostnader i verksamhetens olika delar.

All information bokförs och bearbetas normalt i ett och samma integrerade redovisningssystem, ur vilket man sedan (beroende på mottagare) hämtar information och utformar rapporter. Indelningen av redovisningen i extern redovisning (eller affärsredovisning) och intern redovisning handlar då om vilken information som bokförs och redovisas, inte redovisningssystemet som sådant. I denna bok begränsar vi oss till att behandla redovisning av företagets transaktioner med omvärlden (affärshändelser).

Hur ska den ekonomiska informationen presenteras?

Normalt en gång per år ska företag göra en offentlig sammanställning av sin affärsredovisning, vilken benämns ”årsredovisning” eller (om den är mindre omfattande och detaljerad) ”årsbokslut”. Omfattningen och detaljrikedomen beror främst på företagets storlek. Generellt sett gäller att ju större företaget är, uttryckt i omsättning eller antal anställda, desto mer detaljrik ekonomisk information är företaget skyldigt att redovisa. Störst är kraven på börsnoterade företag.

Men även om omfattningen av och detaljrikedomen på den ekonomiska informationen varierar så är kärnan i alla årsredovisningar och årsbokslut resultaträkningen och balansräkningen. För ett exempel på hur dessa vanligtvis ser ut, se resultaträkning och balansräkning på nästa sida för datorspelsutvecklingsföretaget Game Invention AB. I resultaträkningen kan man utläsa hur det under den senaste redovisningsperioden (normalt 12 månader) har gått för företaget eller, annorlunda uttryckt, om företaget har gjort en vinst eller förlust. Därutöver kan man också utläsa vad det beror på om företaget har gått med vinst eller förlust. Exempel på frågor som kan besvaras utifrån resultaträkningen är: Har företaget ökat sin försäljning? Har lönekostnaderna minskat under året? Har räntekostnader ökat under året? Vanligtvis är man ju inte bara intresserad av hur det gått för företaget, utan också varför det gått som det gjort.

I balansräkningen kan man utläsa den ekonomiska ställningen för företaget vid en viss given tidpunkt, normalt dagen för bokslutet som inträffar den 31 december om företaget har kalenderår som redovisningsperiod. I balansräkningen finner man dels en uppställning över alla ekonomiska tillgångar som finns i företaget (inventarier, varulager, kundfordringar,

17 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

likvida medel etc.), dels hur alla dessa tillgångar är finansierade (banklån, leverantörsskulder, skatteskulder etc.).

Utöver ovanstående innehåller en årsredovisning också förklaringar och förtydliganden till hur olika poster uppstått i resultat- och balansräkningen, vilka vanligtvis benämns noter (tilläggsupplysningar). Djupet i och omfattningen av dessa noter varierar med företagets storlek. Börsnoterade företag har vanligtvis flera sidor förklarande text, exempelvis om hur ett resultat har uppstått.

I de allra största företagen ska man även presentera hur det s.k. kassaflödet förändrats under redovisningsperioden. Frågor som ”Hur har företaget genererat likvida medel under året?” och ”Till vad har företaget använt likvida medel under året?” besvaras i en kassaflödesanalys.

Vad ska analyseras?

Som framgått av tidigare avsnitt finns det en mängd områden som kan analyseras utifrån den information som finns i årsredovisningen. En mer systematiserad form av analys benämns nyckeltalsanalys alt. räkenskapsanalys. I dessa analyser beräknas, utifrån framför allt resultat- och balansräkningar (ibland också utifrån kassaflödesanalysen), en mängd nyckeltal. Dessa nyckeltal används för att bedöma hur framgångsrikt företaget varit, både historiskt och i förhållande till andra företag. Slutsatserna från dessa analyser används i sin tur för att göra uppskattningar och bedömningar av företagets framtida utveckling. För börsnoterade företag blir därför denna form av analys en viktig del i värderingen av företaget, och därmed också i värderingen av exempelvis företagets aktier på börsen.

Rörelsens intäkter Årsredovisning 2017

550000-2238

Game Invention AB

Resultaträkning (tkr) Nettoomsättning

Not 1

Rörelsens kostnader Handelsvaror Övriga externa kostnader Personalkostnader Not 3 Valutakursförluster Avskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar Not 2, 8, 9 Rörelseresultat Ränteintäkter Räntekostnader

Not 4 Not 5

Resultat efter finansiella poster

2017

2016

59 038

51 577

–11 264 –30 675 –10 669 –150

–8 318 –30 320 –7 995 –601

–2 273

–2 328

4 007

2 015

101 –189

176 –356

3 919

1 835

Bokslutsdispositioner

Not 6

–571

–537

Skatt på årets resultat

Not 7

–1 006

–503

2 342

795

ÅRETS RESULTAT

18 KAPITEL 1

Game Invention AB

Årsredovisning 2017

550000-2238

Balansräkning TILLGÅNGAR (tkr)

2017-12-31

2016-12-31

4 945 4 945

6 859 6 859

543 543

785 785

5 488

7 644

Varulager Färdiga varor och handelsvaror Summa varulager

5 361 5 361

5 444 5 444

Kortfristiga fordringar Kundfordringar Räntefordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter

6 628 44 1 337

5 551 311 385

8 009

6 247

Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Varumärke och försäljningsrätter Not 8 Summa immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Inventarier Summa materiella anläggningstillgångar

Not 9

Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar

Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank

11 859

7 713

SUMMA OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR

25 229

19 404

SUMMA TILLGÅNGAR

30 717

27 048

Årsredovisning 2017

550000-2238

Game Invention AB

Balansräkning EGET KAPITAL OCH SKULDER (tkr)

2017-12-31

2016-12-31

Bundet eget kapital Aktiekapital (l00 000 aktier, kvotvärde SEK 50) Reservfond Summa bundet eget kapital

5 000 1 000 6 000

5 000 100 5 100

Fritt eget kapital Balanserad vinst Årets resultat Summa fritt eget kapital

1 634 2 342 3 976

1 738 796 2 534

Eget kapital

Not 10

Summa eget kapital

9 976

7 634

4 785

4 214

3 100 3 100

5 080 5 080

8 468 285 2 448

6 904 9 1 646

1 655 12 856

1 561 10 120

30 717

27 048

Ställda säkerheter

Inga

Inga

Ansvarsförbindelser

Inga

Inga

Obeskattade reserver

Not 11

Långfristiga skulder Banklån Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

Not 12

Ställda säkerheter och ansvarsförbindelser

19 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

Den analys som grundar sig på resultat- och balansräkningen fokuserar i huvudsak de tre områden som vi nämnt tidigare, nämligen: ■

lönsamhet

■

likviditet, dvs. betalningsförmåga på kort sikt

■

soliditet, dvs. betalningsförmåga på lång sikt (kapitalstyrka).

De nyckeltal som beräknas för ovan nämnda områden är vanligtvis relationstal.

För exempelvis lönsamhetsmått är det vanligt att man definierar någon form av vinstmått utifrån resultaträkningen och relaterar detta till någon del av balansräkningen. Ett exempel på detta är nyckeltalet ”Avkastning på sysselsatt kapital”, där vinstmåttet från resultaträkningen relateras till det kapital som kräver förräntning som företaget enligt balansräkningen förfogar över. Genom att sådana beräkningar uttrycks i procent blir det fullt möjligt att jämföra lönsamheten för olika typer av företag, oavsett storlek och bransch. Ju högre procenttal, desto bättre avkastning/lönsamhet.

Detta, och övriga mått, återkommer vi till i kapitel 10. Där presenteras de viktigaste nyckeltalsmått som används vid räkenskapsanalys i olika sammanhang. Där görs också beräkningar och tolkningar av nyckeltal utifrån datorspelsutvecklingsföretaget Game Invention AB:s årsredovisning.

Företagets ekonomi För att öka konkretiseringsgraden och reducera komplexiteten avseende redovisning av affärshändelse utgår vi i återstoden av detta kapitel, liksom i kapitel 2 och 3, från ett litet nystartat företag.

I Astad, en stad i en medelstor kommun, arbetar Jan Hjulman som chaufför i ett större transportföretag. Hjulman kan sitt jobb och trivs med det, men han känner att han vill ”prova på något nytt” och funderar på att starta ett eget budbilsföretag. Det är naturligtvis ett stort steg att säga upp sin anställning och starta en egen verksamhet, men efter 29 år i branschen kan han den. Hjulman är säker på att det finns en tillräckligt stor efterfrågan för att han ska kunna bedriva denna verksamhet i egen regi. Hans första fundering kring firman blir: Hur stort måste mitt startkapital vara och hur ska jag finansiera mitt företag?

Kapitalbehov och finansiering ”Hur stort måste startkapitalet vara, och har jag möjlighet att skaffa fram detta?” samt ”Vilka tillgångar behövs för att bedriva min verksamhet?” är viktiga frågor för Hjulman. Med ”tillgång” menar vi här en resurs som företaget kan använda för att bedriva sin verksamhet. Vid den tidpunkt då en rörelse startar består företagets tillgångar vanligtvis endast av kontanter, men ganska snart kanske dess sammansättning förändras genom att en del av kontanterna används för att köpa in en annan tillgång, t.ex. en bil.

20 KAPITEL 1

FINANSIERING & TILLGÅNGAR Kapital kan anskaffas (finansieras) genom bl.a.

• upptagande av lån från utomstående (främmande kapital) • kredit från leverantörer (främmande kapital) • ägarens egen insats (eget kapital).

Tillgångar är resurser som företaget använder för att generera ekonomiska värden.

Hjulman beräknar att kapitalbehovet vid starten är 600 tkr. För verksamheten krävs tillgång till budbil och han har förvissat sig om att kunna köpa en sådan för 500 tkr mot kontant betalning. Dessutom räknar han med att behöva ytterligare 100 tkr i kontanter för att kunna köpa in och betala för drivmedel under den första tiden då ännu inga pengar börjat flyta in från kunderna.

En annan fråga är finansieringen, dvs. från vilka finansieringskällor kapitalet (i form av pengar) ska anskaffas. Utifrån intressentmodellen på sidan 13 ser vi att ett företag har två källor till finansiering: från aktieägare, vilket benämns eget kapital, och från banker (banklån). I Hjulmans fall använder han sig av båda källorna och han klarar finansieringen genom en egen kontant insats på 120 tkr, som han har innestående på bank, och ett lån på 480 tkr av banken. Av kontanterna används 500 tkr första dagen för att finansiera bilköpet. I affärsredovisning samlas information om hur företaget finansierar sina tillgångar i en balansräkning. En balansräkning visar företagets ekonomiska ställning, dvs. finansiering (varifrån kommer kapitalet?) och hur kapitalet har använts (vilka tillgångar har anskaffats?). Se bild 1:1.

BILD 1:1

Beräkning av ekonomisk ställning vid rörelsens start (tkr).

Tänkt balansräkning startdagens morgon Kassa

600

Tänkt balansräkning startdagens kväll

Eget kapital

120

Bil

500

Eget kapital

120

Banklån

480

Kassa

100

Banklån

480

600

600

600

600

Nu när vi konstaterat att de nödvändiga förutsättningarna för Hjulman att starta sitt företag finns och att Hjulman dessutom har anskaffat en bil att använda i sin verksamhet, kommer vi i kapitel 2 och 3 att följa företagets utveckling under de två första åren. För att systematiskt kunna besvara frågor om Hjulmans verksamhet genererar ett överskott behövs en sammanställning över företagets intäkter och kostnader.

Diskutera 1:1 En modell är en förenklad bild av en del av verkligheten. Den anger vissa väsentliga faktorer och samband (men inte alla) för det problem- eller tillämpningsområde som modellen gäller. Varför använder vi modeller som t.ex. intressentmodellen?

1:2 Anta att Hjulman i stället överväger att starta en reparationsverkstad.

Beskriv verksamheten och bedöm Hjulmans förutsättningar mot bakgrund av verksamhetens krav.

21 E K O N O M I S K I N F O R M AT I O N – G R U N D F Ö R B E S L U T S FAT TA N D E

1:3 För vilka typer av beslut kan följande intressenter tänkas vilja få information genom företagets externa rapporter, och vilket slags information vill man ha i respektive fall? a Bank som ska behandla en låneansökan från företaget. b Person som överväger att söka anställning i företaget. c Person som överväger att köpa aktier i företaget (eller sälja dem hen redan har). d Leverantör som överväger att bevilja företaget en relativt stor, kortfristig kredit.

1:4 Om ett företags tillgångar anskaffats för 100 tkr och det främmande kapitalet är 40 tkr, hur stort är då det egna kapitalet?

1:5 Ange en generell ekvation, som kan ställas upp för posterna på balansräkningen.

1:6 Varför slutar balansräkningens två sidor alltid på lika stort belopp?

1:7 En resultaträkning blir även en uppställning av nästan alla transaktioner som ett företag har med sina intressenter. Utgå ifrån resultaräkningen nedan och fyll i respektive intressent för varje enskild post.

Resultaträkning (tkr)

2018

Intressent

Försäljning

13 000

_______________________________

Handelsvaror

–2 600

_______________________________

Övriga externa kostnader

–4 300

Personalkostnader

–1 500

Avskrivningar

–1 500

Rörelseresultat

3 100

Ränteintäkter

_______________________________

20

_______________________________

Räntekostnader

–300

_______________________________

Resultat efter finansiella poster

2 820

Skatt på årets resultat

–705

_______________________________

ÅRETS RESULTAT

2 115

_______________________________

KAPITEL 2

H u r g i c k d e t fö r H j u l ma n fö r s ta å r e t? 2 2 L ö p a n d e b o k fö r i n g 3 3 Bokslut 43

Redovisningens grunder I I

detta kapitel introducerar vi två delar av affärsredovisningen: löpande bokföring, registreringen av information om företagets affärshändelser under året, och bokslutet, sammanställningen av denna information i form av en resultaträkning och en balansräkning. Resultaträkningen visar om företaget genererat en vinst eller förlust, medan balansräkningen visar företagets ekonomiska ställning vid årets slut.

Ett av redovisningens huvudsyften är att periodvis förse externa mottagare (främst ägare, långivare och skattemyndigheter) med ekonomisk information om företaget genererar ett överskott i form av vinst eller ett underskott i form av förlust. Ett centralt tema i detta kapitel är hur vi fastställer resultat för en verksamhet. Men i och med att bokföringen görs löpande vill vi visa på hur redovisningen även tillgodoser en del av företagsledningens informationsbehov.

Hur gick det för Hjulman första året?

Jan Hjulman har – som framgått av kapitel 1 – beslutat sig för att starta ett eget budbilsföretag: han bedömer konkurrens- och marknadssituationen som god, han anser att han har den nödvändiga kompetensen, och i början av första året startade Hjulman företaget med hjälp av två finansieringskällor: ■

en egen kontantinsats på 120 tkr

■

ett banklån på 480 tkr.

23 REDOVISNINGENS GRUNDER I

Hjulmans mål för det första verksamhetsåret är att etablera företaget på marknaden och bygga upp en kundkrets som i framtiden mer eller mindre regelbundet köper företagets transporttjänster.

Under det första verksamhetsåret har företaget följande inkomster från försäljning av transporttjänster samt följande utgifter för de resurser som han köper in: ■

Han köper in en bil för 500 tkr och han betalar bilen kontant.

■

Tack vare att han utför transporttjänster åt kunder som han känt länge lyckas han få inkomster om 60 tkr varje månad, samt 50 tkr ytterligare under december, och alla kunder går med på att betala kontant. Totalt uppgår Hjulmans inkomster det första året till 770 tkr.

■

För att utföra transporttjänster som ger inkomster krävs utgifter för diesel, olja, reparationer etc. Utgifterna uppgår till 20 tkr per månad samt ytterligare 30 tkr för de extra körningarna under december, och Hjulman betalar kontant för dessa. Vid årets slut summerar han utgifterna för att kunna utföra transporttjänster till 270 tkr.

■

INKOMSTER är vad företaget får för de varor eller tjänster det säljer, och de uppstår vid försäljningstillfället.

UTGIFTER är vad företaget ger för de resurser det anskaffar, och de uppstår vid anskaffningstillfället.

Den 31 december 20x1 betalar Hjulman kontant 60 tkr i ränta på banklånet. Första året är amorteringsfritt.

Med detta underlag över affärshändelser kommer vi nu att se hur Hjulman upprättar tre olika rapporter för att fastställa vilka de olika ekonomiska konsekvenserna blev.

Det första sättet är att summera inbetalningarna till företaget och dra bort utbetalningarna från företaget. Nettot av in- och utbetalningarna är företagets kassaflöde och med det beräknar Hjulman de likvida medlen vid årets slut.

Det andra sättet på vilket Hjulman mäter hur det gick för företaget är att han upprättar en resultaträkning. En resultaräkning visar först företagets intäkter och därefter dras samtliga kostnader bort och det som då återstår är företagets resultat.

Den tredje förteckningen som Hjulman upprättar vid årets slut är en balansräkning som visar företagets ekonomiska ställning vid årets slut: tillgångar, eget kapital och skulder.

Kassaflödet: skillnaden mellan inbetalningar och utbetalningar Hjulman börjar med att beräkna flödet av in- och utbetalningar under året.

Skillnaden mellan in- och utbetalningar kallar vi periodens kassaflöde. Se bild 2:1.

Inbetalningar är inflödet av pengar från kunder för sålda varor och tjänster, från ägare som satsar pengar i företaget, från kreditinstitut som ger lån osv. Hjulmans inbetalningar är kontantinsatsen på 120 tkr, banklånet på 480 tkr och betalningar från kunder för transporter på 770 tkr, sammanlagt 1 370 tkr.

INBETALNINGAR är inflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten.

24 KAPITEL 2

UTBETALNINGAR är utflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten.

Utbetalningar är utflödet av pengar till leverantörer för resurser företaget köpt, till långivare i form av ränta och eventuella amorteringar på lån, till personal i form av löner m.m. Hjulmans utbetalningar är 500 tkr för bilen, 270 tkr för driftsutgifterna och 60 tkr i ränta på banklånet, sammanlagt 830 tkr. Hjulman planerar inte att ta ut några pengar för egen del under det första året.

Likvida medel är de pengar företaget har tillgängliga, oavsett om de finns som kontanter i kassan eller är insatta på ett plusgirokonto, bankkonto etc. De likvida medlen vid årets slut uppgår till 540 tkr, vilket Hjulman räknat fram som inbetalningar minus utbetalningar (1 370 tkr – 830 tkr).

BILD 2:1

Kassaflöde för 20x1.

In- och utbetalningar för perioden 20x1-01-01–20x1-12-31 (tkr) Inbetalningar Hjulmans kontantinsats

120

Banklån

480

Betalning för transporter

770

1 370

Utbetalningar Inköp av bil

500

Betalning för drift (diesel m.m.)

270

Ränta Likvida medel vid årets slut

60

830 +540

Hur mycket likvida medel ett företag har vid en viss tidpunkt är naturligtvis beroende på när i tiden inbetalningarna och utbetalningarna infaller. Även om Hjulman har 540 tkr i likvida medel vid årets slut, så är det inte självklart att han därigenom klarade av de löpande utbetalningarna under året, t.ex. vet vi ju inte från denna uppställning om Hjulman hade tillräckligt med likvida medel i juni. För egen del kunde Hjulman upprätta en uppställning av in- och utbetalningar för varje månad. Han kunde också vid början av året ha upprättat en budget, en tänkt uppställning över in- och utbetalningar, för att på så sätt bedöma om det någon gång under året skulle uppstå brist på likvida medel.

För Hjulmans del blev det så att den stora utbetalningen för transportbilen i början av året täcktes av den egna kontantinsatsen plus banklånet. De löpande utbetalningarna för driften (diesel, olja, reparationer m.m.) klarade han genom att kunderna betalade kontant för transporttjänsterna. Inbetalningarna erhöll han således strax efter utbetalningarna och på så sätt hade han alltid likvida medel till att betala sina löpande driftsutgifter. När vi nu har sammanställt in- och utbetalningarna för första verksamhetsåret kan vi besvara frågan hur det gick för Hjulman det första året på ett sätt. Om vi utgår ifrån att det fanns 600 tkr i kassan den första dagen (vilket motsvarades av 120 tkr i eget kapital

25 REDOVISNINGENS GRUNDER I

och 480 tkr från ett banklån) har företagets likvida medel minskat eftersom det vid årets slut fanns 540 tkr i kassan. Kassaflödet för året var –60 tkr, och till en stor del förklaras det av att Hjulman köpte in (betalade) en bil för 500 tkr. Men även om kassaflödet var negativt verkar det ändå som att det första året varit bra eftersom Hjulman t.ex. bevisat att hans tjänster är efterfrågade då kunder betalar för tjänsterna. Även om kassflödet var –60 tkr är det inte detsamma som resultatet för Hjulmans verksamhet. Resultatet fastställs genom en uppställning av intäkter och kostnader, vilket resulterar i en resultaträkning.

Resultaträkning För att se om företaget genererat en vinst under det första verksamhetsåret fortsätter Hjulman med att göra en sammanställning av intäkter och kostnader.

Se bild 2:2.

Intäkter är försäljningsvärdet av de prestationer (varor och tjänster) som levereras eller utförs under en viss period, t.ex. ett år. Av de transporttjänster som Hjulmans kunder beställde under det första verksamhetsåret utförde han samtliga innan året var slut. Totalt var intäkterna 770 tkr.

Kostnader är anskaffningsvärdet för de resurser företaget förbrukar under en viss period. I summeringen av in- och utbetalningar såg vi att utbetalningen för bilen var 500 tkr. I vardagligt tal skulle vi förmodligen säga att bilen kostade 500 tkr eller att vår kostnad för bilen var 500 tkr. Men då Hjulman räknar med att bilen håller i fem år, tar han inte upp hela utgiften för bilinköpet som en kostnad i år.

I stället fördelar han utgiften 500 tkr på fem år, så att kostnaden för bilen blir 100 tkr per år. Hjulman antar då, som man ofta gör i företag, att en lika stor del av förbrukningen – värdeminskning p.g.a. åldrande och förslitning – sker varje år.

(Det är i och för sig inte självklart att man ska göra lika stora avskrivningar varje år under den ekonomiska livslängden. Denna typ av problem behandlas i kapitel 7 och 8.)

I motsats till bilen så är driftsutgifterna (diesel m.m.) något som kommer att vara förbrukat vid årets slut. Då drivmedlet inte finns kvar för att användas nästa år redovisar Hjulman hela beloppet 270 tkr som en kostnad i resultaträkningen.

Räntan på 60 tkr är en kostnad detta år och tas därför upp i resultaträkningen detta år. Det är en ersättning till banken för de pengar företaget lånar under året.

(Eventuell amortering på lånet är däremot ingen kostnad! Jämför med upptagandet av lånet, som inte var någon intäkt.)

Om vi summerar företagets intäkter 770 tkr och drar bort företagets kostnader under året 430 tkr (100 tkr + 270 tkr + 60 tkr) blir resultatet 340 tkr.

INTÄKTER är försäljningsvärdet av de prestationer (varor och tjänster) som levereras eller utförs under en viss period.

KOSTNADER är anskaffningsvärdet för de resurser företaget förbrukar under en viss period.

26 KAPITEL 2

BILD 2:2

Resultaträkning för 20x1.

Resultaträkning för perioden 20x1-01-01–20x1-12-31 (tkr) Intäkter Transportintäkter

770

770

Kostnader Avskrivning, bil (500 / 5 år)

100

Driftskostnader (diesel m.m.)

270

Räntekostnader

60

Resultat

RESULTAT beräknas som intäkter (försäljningsvärdet för utförda prestationer) minus kostnader (anskaffningsvärdet för förbrukade resurser) under en viss period.

430 +340

Resultatet beräknas som intäkter (försäljningsvärdet för utförda prestationer) minus kostnader (anskaffningsvärdet för förbrukade resurser) för den aktuella perioden. För Hjulmans företag blir resultatet för det första verksamhetsåret 770 tkr – 430 tkr = 340 tkr. Med hjälp av en uppställning av in- och utbetalningar vet Hjulman nu var de kontanta medlen kom in från (inbetalningar) och vart de tog vägen (utbetalningarna). Med hjälp av reslutaträkningen kunde han fastställa resultatet för det första verksamhetsåret. Slutligen upprättar han en sammanställning över företagets tillgångar och skulder vid årets slut, balansräkningen.

Periodiseringsproblem och matchningsprincipen

MATCHNINGSPRINCIPEN att utifrån en verksamhets intäkter fastställa vilka kostnader man haft för att erhålla dessa intäkter.

När man beräknar resultatet för en period försöker man fastställa vilka prestationer som är utförda inom denna period och vilka resurser som är förbrukade inom denna period. Svårigheten att fastställa vad som hänt under en viss period benämns periodiseringsproblem. En svårighet är att fastställa när utgiften för en anskaffad resurs ska tas upp som en kostnad respektive som en tillgång.

Ett sätt att hantera periodiseringsproblem på är att använda matchningsprincipen, vilken innebär att man i tur och ordning försöker besvara följande två frågor: 1 Vilka är intäkterna under perioden?

2 Vilka har kostnaderna varit för att erhålla dessa intäkter?

Matchningen innebär att man söker samband mellan intäkter och kostnader.

I företag där man under flera år har stora utgifter för att utveckla en ny produkt, men inga intäkter, ska man enligt matchningsprincipen betrakta utgifterna för produktutvecklingen som kostnader först när företaget får intäkter från försäljningen. Enligt matchningsprincipen betraktar man då produktutvecklingen som en investering (en tillgång) som man gör avskrivningar på när intäkterna från försäljningen uppstår. På motsvarande sätt kan man då behandla t.ex. utbildning som höjer personalens kompetens som en tillgång i stället för en kostnad.

För Hjulmans första verksamhetsår fanns ett tydligt problem om företagets

27 REDOVISNINGENS GRUNDER I

intäkter skulle matchas med de kostnader som krävdes för att generera intäkterna.

Företaget hade intäkter om 770 tkr, och då dessa uppkom genom att Hjulman transporterade varor med sin bil krävdes diesel. Utbetalningen för dieseln blev lika stor som kostnaden för diesel då all diesel förbrukades under året. Så kostnaderna för driftsutgifterna var inget matchningsproblem. Däremot gav utbetalningen för bilen (500 tkr) upphov till ett matchningsproblem. Då Hjulman antar att han även nästa år kan använda bilen så är inte hela bilen förbrukad. Om Hjulman på basis av sin erfarenhet bedömer att bilen kommer att kunna användas för att utföra transporttjänster i totalt fem år antar Hjulman att bilens nyttjandeperiod är fem år. Hjulmans sätt att spegla att han planerar att använda bilen i fem år, och att bilens värde förbrukas lika mycket varje år, betyder att kostnaden för bilen blir 100 tkr varje år. Denna kostnad matchas då mot de intäkter som bilen genererar för Hjulman. Årsredovisningslagen (4 kap. 2 §) öppnar upp för att utgifter för företagets eget utvecklingsarbete redovisas som tillgångar i balansräkningen och sedan skrivs av vartefter tillgången genererar intäkter för företaget. På så sätt matchas kostnaden för utvecklingsarbetet eller t.ex. personalutbildning med intäkten. I praktiken behandlas emellertid utgifter för produktutveckling, personalutbildning osv. vanligtvis som kostnader för den period då de uppstår. Skälet till att man kostnadsbokför direkt är bl.a. osäkerheten beträffande framtida intäkter och svårigheten att fastställa samband mellan intäkter och kostnader. (Försiktighets- och realisationsprinciperna har en stark tradition i Sverige, något vi återkommer till i kapitel 4.)

Balansräkning Utifrån sammanställningen av in- och utbetalningar och resultaträkningen kan Hjulman ställa upp en balansräkning som visar tillgångarna vid årets slut och hur de är finansierade (med eget kapital och med skulder).

Kassan kommer, enligt uppställningen av in- och utbetalningar, att uppgå till 540 tkr. Bilen finns kvar i företaget vid årets slut och har då, efter avskrivningen med 100 tkr, ett värde i bokföringen på 400 tkr. Tillgångarna vid årets slut är sammanlagt 940 tkr (540 + 400).

Tillgångarna är finansierade genom dels ett eget kapital på 460 tkr, dels ett banklån på 480 tkr. Det egna kapitalet är ägarens (Hjulmans) andel av företagets tillgångar och utgörs av kontantinsatsen på 120 tkr plus årets vinst på 340 tkr. Att resultatet, dvs. 340 tkr, läggs till det egna kapitalet är synonymt med att säga att 340 tkr är en residualpost, dvs. det som finns kvar av intäkterna efter att alla andra intressenter har fått betalt.

28 KAPITEL 2

BILD 2:3

Balansräkning för 20x1.

Balansräkning per 20x1-12-31 (tkr) Tillgångar

Eget kapital och skulder

Bil (500 – 100)

400

Eget kapital (120 + 340)

460

Kassa

540

Banklån

480

940

940

Eftersom summan av det egna kapitalet som det redovisas i balansräkningen per den 31 december 20x1 beror av hur mycket eget kapital Hjulman hade vid årets början (120) samt av det resultat Hjulman redovisade för år 20x1 i resultaträkningen (340), finns det ett formellt samband mellan balansräkningen och resultaträkningen. Ett sätt åskådliggöra detta samband är enligt följande: BILD 2:4

Balansräkning per 20x1-12-31 (tkr)

Tänkt balansräkning startdagens kväll Bil

500

Eget kapital

120

Tillgångar

Kassa

100

Banklån

480

Bil (500 – 100)

400

Eget kapital (120 + 340)

460

600

Kassa

540

Banklån

480

600

Eget kapital och skulder

940

940

Resultaträkning för perioden 20x1-01-01–20x1-12-31 (tkr) Intäkter Transportintäkter

770

770

Kostnader Avskrivning, bil (500 / 5 år)

100

Driftskostnader (diesel m.m.)

270

Räntekostnader Resultat

60

430 +340

Resultaträkningen som summerar intäkter och kostnader för perioden 1/1 20x1 till 31/12 20x1 är det som då förklarar ökningen i det egna kapitalet (från 120 till 460 totalt) och på så sätt blir resultaträkningen en summering av hur väl Hjulman har använt kapitalet som finns i företaget och hur det kapitalet – vid årets slut – har ökat eller minskat.

BALANSIDENTITET Tillgångar = Eget kapital + Skulder

Balansidentiteten I balansräkningen (bild 2:3) kan vi se att tillgångarna är lika stora som eget kapital och skulder tillsammans, dvs. tillgångar = eget kapital + skulder. Detta samband brukar benämnas balansidentiteten eller balansekvationen. Definitionsmässigt gäller: Tillgångar = Eget kapital + Skulder

29 REDOVISNINGENS GRUNDER I

På den ena sidan om likhetstecknet finns företagets resurser, tillgångarna, på den andra finns de legala anspråk som kan ställas på dessa resurser. Anspråken kan i första hand ställas från fordringsägarna. Vid en likvidation får ägarna det som blir över av tillgångarna efter det att skulderna har blivit betalda. Definitionen av det egna kapitalet kan således skrivas: Tillgångar – Skulder = Eget kapital

Om tillgångarna ökar mer än skulderna, så ökar det egna kapitalet – vilket betyder att företaget har gjort en vinst. Resultatet för en period kan således också beräknas utifrån balansräkningarna vid periodens början och slut: Periodens resultat (vinst eller förlust) = Eget kapital vid periodens slut – Eget kapital vid periodens början

I Hjulmans företag kan vi räkna fram resultatet genom att jämföra det egna kapitalet i balansräkningen per den 1/1 med det egna kapitalet i balansräkningen per den 31/12. Förändringen (i Hjulmans fall 340 tkr) motsvarar då periodens resultat. Resultatet räknas fram som 460 tkr – 120 tkr = 340 tkr.

(Ovan påpekade vi att en amortering på ett lån inte är en kostnad. Detta framgår tydligt av balansidentiteten då både tillgångar och skulder minskar vid en amortering, medan eget kapital inte påverkas av amorteringen. Däremot medför en ränteutgift att tillgångarna minskar medan skulderna förblir oförändrade, varför eget kapital minskar p.g.a. att räntan är en kostnad.)

Ovanstående samband förutsätter att ägaren inte satt in något kapital i företaget under perioden och inte tagit ut något. Har ägaren satt in eller tagit ut kapital får man justera för detta: Periodens resultat = Eget kapital vid periodens slut – Eget kapital vid periodens början + Ägarens uttag – Ägarens insättningar

Man kan alltså säga att vinsten för perioden är det belopp som ägaren kan ta ut under perioden och ändå ha kvar lika mycket eget kapital i företaget vid periodens slut som vid dess början.

Ekonomiska grundbegrepp – en sammanfattning Under Hjulmans arbete med de olika rapporterna kom vi i kontakt med ekonomiska begrepp som är grundläggande för redovisningen. Grunden för redovisning är således en förståelse för dessa begrepp och sambanden dem emellan.

30 KAPITEL 2

■

Inkomster är vad företaget får för de varor eller tjänster det säljer, och de uppstår vid försäljningstillfället. I redovisningen registreras inkomster normalt då företaget skriver ut en faktura, ett kvitto e.d. som bekräftar (verifierar) att försäljningen har ägt rum.

■

Inbetalningar är inflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten, vilken är en annan tidpunkt än försäljningstidpunkten om företaget säljer på kredit.

■

Intäkter är försäljningsvärdet av de prestationer (varor och tjänster) som levereras eller utförs under en viss period, exempelvis ett år.

■

Utgifter är vad företaget ger för de resurser det anskaffar, och de uppstår vid anskaffningstillfället. I redovisningen registreras utgifter normalt då företaget mottar en faktura, ett kvitto e.d. som bekräftar (verifierar) att anskaffningen har ägt rum.

■

Utbetalningar är utflödet av pengar och är kopplade till betalningstidpunkten, vilken är en annan än inköpstidpunkten om företaget köper på kredit.

■

Kostnader är anskaffningsvärdet för de resurser företaget förbrukar under en viss period, exempelvis ett år.

Ett sätt att illustrera sambanden är genom följande exempel. Om en företagare (inte Hjulman) köper en dator för 12 tkr och datorns ekonomiska livslängd är 3 år blir kostnaden för datorn 4 tkr per år. Om företagaren väljer att avbetala datorn med 1 tkr varje månad kan sambanden illustreras så här: BILD 2:5

Sambandet utgift, kostnad och utbetalning.

Utgift:

12 tkr

Kostnad:

20x1

4 tkr

4 tkr

20x2

20x3

4 tkr

20x4

Utbetalning: 1 tkr/månad år 1

Uppgifter 2:1 På vägen hem från en föreläsning stannar du vid en restaurang för att köpa hämtmat. Du betalar kontant och cyklar sedan hem för att äta. När uppstod restaurangens kostnad för maten?

2:2 Du bestämmer dig för att prenumerera på en större dagstidning och beställer en ettårsprenumeration från den 1 maj 20x1 t.o.m. den 30 april 20x2. Den 27 april 20x1 får du i brevlådan en faktura (daterad den 25

31 REDOVISNINGENS GRUNDER I

april) på 1 200 kr avseende en ettårsprenumeration. Som premieprenumerant betalar du halva beloppet den 1 maj och den andra halvan av beloppet den 1 november. Räkna med 360 dagar på ett år. a Hur stor är din utgift, och när uppstår den? b Hur stora är dina utbetalningar och när uppstår de? c Hur stor är din prenumerationskostnad per år, per månad, per dag? d Hur stor är din prenumerationskostnad för 20x1? Vad innebär differensen mellan utgift och kostnad för 20x1 för dig?

Besvara motsvarande frågor ur tidningsföretagets perspektiv: e Hur stor är företagets inkomst, och när uppstår den? f Hur stora är företagets inbetalningar, och när uppstår de? g Hur stor är företagets prenumerationsintäkt per år, per månad, per dag? h Hur stor är företagets prenumerationsintäkt för 20x1? Vad innebär skillnaden mellan inkomst och intäkt för 20x1 för företaget?

2:3 Beatrice Bengtsson driver en bilskola med hjälp av två anställda bilskollärare. Under företagets första verksamhetsår har hennes företag följande in- och utbetalningar. Alla in- och utbetalningar beräknas ske kontant.

1 Beatrice satsar 200 tkr.

2 Hon tar ett lån i banken om 400 tkr.

3 Elevavgifterna för kör- och teorilektioner uppgår till 1 030 tkr.

4 Företaget köper in tre skolbilar för totalt 480 tkr, vilka beräknas ha en nyttjandeperiod (ekonomisk livslängd) av fyra år, varefter de antas vara helt värdelösa.

5 Driftsutgifter för skolbilar uppgår till 150 tkr.

6 Löner till två bilskollärare uppgår till 400 tkr.

7 Hyra för kontors- och undervisningslokaler samt garage, 60 tkr.

8 På banklånet betalades (a) ränta med 40 tkr och samtidigt (b) en amortering på 80 tkr.

Gör en uppställning över in- och utbetalningar, en resultaträkning samt en balansräkning för affärshändelser under 20x1.

2:4 Ganymedes Matsalar är en mindre matservering. Under året sker följande: 1 Ägaren satsar kontant 100 tkr.

2 Hon tar ett banklån på 750 tkr och lyfter det direkt.

Beträffande inkomsterna och utgifterna under året (vilka betalas kontant) har ägaren noterat följande affärshändelser: 3 Serveringsinkomster 2 000 tkr.

4 Inköp av livsmedel för 800 tkr.

5 Lön till personal 650 tkr.

6 Lokalhyra 200 tkr.

7 Ränta på lån, 90 tkr.

Dessutom räknar ägaren med att följande sker i slutet av året: 8 Företaget betalar av 250 tkr på banklånet (en amortering).

9 Ägaren unnar sig en utdelning på 230 tkr.

32 KAPITEL 2

10 Lagret av osålda livsmedel vid årets slut uppgår till 50 tkr.

Gör följande: a Gör en uppställning över in- och utbetalningar, en resultaträkning och en balansräkning. b Beräkna årets resultat via balansräkningen.

2:5 Firma Snabbshoppen, K Quick, har vid början respektive slutet av ett år nedanstående balansräkningar: Tillgångar Varulager Kundfordringar Kassa och bank Eget kapital och skulder Eget kapital Banklån Leverantörsskulder

20x6-01-01

20x6-12-31

262 000 100 000 72 000 434 000

300 000 112 000 76 000 488 000

264 000 110 000 60 000 434 000

312 000 80 000 96 000 488 000

a Ägaren har varken satt in eller tagit ut något kapital under året. Beräkna företagets resultat för året. b Ägaren har tagit ut 20 000 kr/månad. Vilket är företagets resultat för året? c Ägaren har tagit ut 18 000 kr/månad kontant samt varor för totalt 24 000 kr under året. I mars satte hon in 100 000 kr kontant. Beräkna företagets resultat.

2:6 Under ett år sker följande: Företagets tillgångar var den 1/1 10 500 Under året har företagets skulder ökat med 200 Utdelningen (ägaruttag) under året var 140 Årets intäkter var 12 400 Årets kostnader var 11 800 Till vilket belopp uppgick företagets tillgångar den 31/12?

2:7 Under en tidsperiod ökar det egna kapitalet med 10 000 kr, efter att utdelning betalats ut. Om företaget under året lämnat en utdelning (ett ägaruttag) om 10 000 kr, till vilket belopp uppgick då resultatet för tidsperioden?

(Företaget har inte gjort någon nyemission, dvs. ägarinsättning, under tidsperioden.)

33 REDOVISNINGENS GRUNDER I

2:8

Balansräkning per 20x1-12-31 Tillgångar Maskin

Skulder 150 000

Eget kapital

Varulager

35 000

Banklån

Kassa/Bank

30 000

Leverantörsskulder

45 000 100 000 70 000

Balansräkning per 20x2-12-31 Tillgångar Maskin Varulager Kassa/Bank

Skulder 160 000 40 000 100 000

Eget kapital

100 000

Banklån

130 000

Leverantörsskulder

70 000

a Hur stort var företagets resultat 20x2 om företaget lämnade en utdelning (ägaruttag) under 20x2 om 15 000 kr? b Hur stort var företagets resultat om ägarna gjort en ägarinsättning (nyemission) om 70 000 kr (bortse alltså från utdelningen som nämns i uppgift a)? c Företaget tillämpar en femårig avskrivningstid på sina maskiner. De två maskiner som finns i företaget köptes in 20x0 respektive 20x2. Vad uppgår 20x2 års totala avskrivningar till?

Löpande bokföring Grundläggande för praktiskt taget all redovisning är fortfarande den teknik som kallas för dubbel bokföring och som tillämpades redan på 1300-talet av de italienska handelshusen.1 Efter hand som samhället och näringslivet förändrats har det skett en utveckling i tillämpningarna av tekniken, men själva grunderna har varit desamma genom århundradena.

På senare tid har datorutvecklingen medfört stora förändringar i redovisningsarbetets karaktär. För inte så länge sedan skrev man för hand i bokföringsböcker, adderade siffrorna på en räknemaskin, flyttade summorna manuellt till en annan bokföringsbok osv. Man kunde lätt följa steg för steg vad som hände från det att en affärshändelse inträffade till dess att företaget gjorde bokslut och rapporterade ett resultat som innefattade bl.a. effekterna av den händelsen.

I dag gör man i princip samma saker, även om tekniken i allmänhet ser helt annorlunda ut. Datorer utför flera arbetsmoment i följd, utan mellanliggande utskrift i klartext, data lagras elektroniskt, rapporterna ser annorlunda ut och är ofta inte uppställda i kontoform.

Den grundläggande metodiken är emellertid oförändrad, och det är alldeles nödvändigt att man förstår den om man ska arbeta med redovisning. Vi ska därför ägna detta och nästa kapitel åt grunderna för dubbel bokföring.

1 Den första boken om dubbel bokföring, Luca Paciolis Summa de Arithmetica Geometria Proportioni et Proportionalità, utkom 1494.

34 KAPITEL 2

Bokföring eller redovisning?

Bokföring och redovisning är ord vars betydelser ligger nära varandra utan att de är identiska. Ibland används de som synonymer, ibland för att beteckna olika saker.

Bokföring används framför allt som beteckning på arbetet med att notera affärshändelser på olika konton. Ordet har sitt ursprung i att man förr gjorde detta manuellt, genom att göra noteringar för hand i bundna böcker. (Jämför engelskans ”bookkeeping”.)

Redovisning används ofta som beteckning på arbetet med att ställa samman, värdera och rapportera information om företagets resultat och ekonomiska ställning.

(Jämför engelskans ”accounting”, som betyder både att räkna och att förklara.)

Redovisning används emellertid också som en övergripande benämning, både för arbetet med noteringar och för bokslutet. Bokföringen blir då en del av redovisningen. När orden används i praktiken, i ett specifikt sammanhang, uppstår det dock mycket sällan någon tveksamhet om ordens innebörd.

DUBBEL BOKFÖRING innebär bl.a. att affärstransaktioner av samma typ bokförs på samma plats (på samma konto) samt att alla noteringar görs på två ställen, på två konton.

Dubbel bokföring Den dubbla bokföringen innebär bl.a. att alla noteringar av samma typ bokförs på samma plats. Alla maskinanskaffningar noteras på en särskild plats, noteringar om inköp av varor på en annan avdelad plats, inkommande kontantbelopp på en tredje osv. Alla leverantörsskulder noteras på samma sätt samlade för sig, likaså lån från banker. Varje sådan plats för noteringar av visst slag kallas för konto (italienska conto = räkning). Uppdelningen på konton gör det möjligt att systematiskt notera, bearbeta och rapportera information om företagets resultat och ekonomiska ställning som efterfrågas.

En innebörd av dubbel bokföring är att alla noteringar alltid görs på två konton, alltså ”dubbelt”. Som vi ska se ger detta en möjlighet att snabbt kontrollera att bokföringen är rätt utförd. Den dubbla bokföringen ger dessutom svar på två viktiga frågor: 1 Var kom resurserna ifrån?

2 Vart tog resurserna vägen?

Till exempel kan man läsa ut om resurser togs från kassan och gick till inköp av kontorsmaterial, om resurser togs från kassan och gick till amortering på banklån, om resurser kom från försäljning och gick in på plusgirokontot osv.

Dubbel bokföring ger en god översikt över företagets ekonomiska verksamhet och det går snabbt att ta fram information från redovisningen när underlag för beslutsfattande behövs.

35 REDOVISNINGENS GRUNDER I

Debet och kredit Ett konto kan ritas som en vågrät linje med en lodrät linje på mitten. Ett konto liknar då ett T och kallas därför T-konto. Den vänstra sidan av ett konto kallas debetsida, den högra kreditsida.

Då man noterar en post på debetsidan av ett konto säger man att man debiterar kontot. När man bokför på högra sidan krediterar man kontot.

I praktiken förekommer kontona i allmänhet inte i exakt denna form. Man kan emellertid alltid tänka sig kontona i T-kontoform. För pedagogiska ändamål och vid de kontoanalyser som t.ex. en revisor gör, är T-kontoformen mycket praktisk och den används därför genomgående i denna bok.

Bokföring av affärshändelser Alla affärshändelser ska bokföras dels kronologiskt (i tidsföljd, efter hand som de inträffar), dels systematiskt (på konton), så att affärshändelser av samma slag noteras på samma ställe och skilda från affärshändelser av annat slag.

De som sköter bokföringen, ekonomiavdelningen eller redovisningsbyrån, bokför affärshändelser när de får information om dem – ett bokföringsunderlag i form av en faktura, ett kvitto etc. Bokföringsunderlaget är samtidigt en verifikation, ett bevis på att affärshändelsen ägt rum.

För att man ska veta vad som är en affärshändelse ger oss bokföringslagen (BFL, 1 kap. 2 §, punkt 6) följande definition: alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden, såsom in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder samt egna tillskott till och egna uttag ur verksamheten av pengar, varor eller annat.

Under perioden bokför man löpande fyra typer av affärshändelser: ■

inkomster från försäljning av varor och tjänster

■

utgifter för anskaffning av varor och tjänster

■

inbetalningar

■

utbetalningar.

För den löpande bokföringen behövs fyra klasser av konton: tillgångskonton, eget kapital- och skuldkonton, utgiftskonton samt inkomstkonton. Se bild 2:6.

Vid periodens slut, i bokslutet, ställer man samman uppgifterna i form av en balansräkning och en resultaträkning. För detta behövs motsvarande konton, s.k. bokslutskonton, se bild 2:6.

DEBET Vänstra sidan av ett konto.

KREDIT Högra sidan av ett konto.

36 KAPITEL 2

BILD 2:6

En traditionell kontoplan.

Konton för löpande bokföring Tillgångar T+

Eget kapital

T–

EK –

EK +

Utgifter U+

Inkomster

U–

I–

I+

Skulder S–

S+

Bokslutskonton Balansräkning Tillgångar

Resultaträkning

Eget kapital

Kostnader

Intäkter

Skulder

Löpande bokföring på konton Den dubbla bokföringens grundläggande princip är att varje affärshändelse alltid bokförs på två olika konton: på det ena kontot på debetsidan, på det andra på kreditsidan. Vi börjar emellertid med att visa hur bokföringen går till, kontoklass för kontoklass.

Noteringar på tillgångskonton SALDO Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto.

Debetsaldo: Beloppet på debetsidan är större än på kreditsidan.

Kreditsaldo: Beloppet på kreditsidan är större än på debetsidan.

När tillgångar ökar, t.ex. kassan ökar som följd av inbetalningar, bokförs det på kontots vänstra sida (debetsidan). Minskningar av tillgångar, t.ex. kassan minskar som följd av utbetalningar, bokförs på motsvarande sätt på kontots högra sida (kreditsidan). Ett exempel (alla belopp i tkr): Debet

Kassa

Ökning under perioden (inbetalningar)

Kredit

Minskning under perioden 118

(utbetalningar)

60

Man kan avstämma kassakontot mot företagets kontanter. Saldot på kontot, 118 – 60 = 58, är skillnaden mellan debet- och kreditsidornas totalsummor och utgör kassabehållningen vid periodens slut.

Noteringar på skuldkonton Med skuldkonton förhåller det sig på motsatt sätt. En skuldökning bokförs på kreditsidan (höger sida) av skuldkontot, medan en skuldminskning noteras på debetsidan (vänster sida). Ett exempel:

37 REDOVISNINGENS GRUNDER I

Banklån

Debet Minskning genom amortering under perioden

Kredit

Ökning genom nytt lån 10

under perioden

160

Saldot på kontot vid periodens slut är skillnaden mellan kreditsidans och debetsidans totalsummor, 160 – 10 = 150, och utgör skuldens storlek vid periodens slut.

Noteringar på kontot för eget kapital För kontot för eget kapital gäller samma som för skuldkonton. Ett exempel: Eget kapital

Debet Minskning genom privatuttag under perioden

Kredit

Ökning genom kapitalinsats 30

av ägaren under perioden

100

Saldot på kontot, 100 – 30 = 70, utgör det egna kapitalet vid periodens slut.

Dessutom tillkommer vid slutet av perioden en post på kreditsidan, nämligen periodens vinst. Skulle perioden däremot visa förlust, redovisas förlusten på debetsidan av kontot Eget kapital.

Noteringar på utgiftskonton Utgifter bokförs på utgiftskontots debetsida. Man kan, för att lättare komma ihåg detta, tänka på två sätt. Utgiften avser en resurs företaget anskaffat, och den bokförs på samma sätt som tillgångar bokförs (dvs. en ökning bokförs på debetsidan).

Man kan också betrakta utgiften som en resurs som (kommer att) förbrukas, dvs. som en framtida kostnad som minskar det egna kapitalet (en minskning av det egna kapitalet bokförs på det egna kapitalkontots debetsida).

Noteringar på inkomstkonton Inkomster bokförs på inkomstkontots kreditsida. Ett tips för att komma ihåg detta är att jämföra med det egna kapitalkontot (som ökar på kreditsidan). När företaget utför den sålda tjänsten eller levererar den sålda varan, får det en intäkt och intäkter ökar det egna kapitalet.

Då vi i detta avsnitt studerat kontoklasserna var för sig och ett konto i taget, vill vi poängtera följande: Den dubbla bokföringens grundläggande princip Varje affärshändelse bokförs alltid på två olika konton: På det ena kontot på debetsidan, på det andra på kreditsidan.

EGET KAPITALKONTO • Man kan i redovisningssammanhang se företaget som en självständig enhet. Man kan därför, ur redovisningssynpunkt, se det egna kapitalet som företagets skuld till ägaren.

• Vid privatuttag krediteras kassakontot (en utbetalning) och debiteras kontot eget kapital (företagets ”skuld” till ägaren minskar).

38 KAPITEL 2

Löpande bokföring för Hjulmans Budfirma Tidigare upprättade vi en uppställning av in- och utbetalningar, en resultaträkning och en balansräkning. Här ska vi nu följa bokföringen av affärshändelser i Hjulmans Budfirma under det första verksamhetsåret. Senare i detta kapitel ska vi behandla bokslutsarbetet. Vi har följande affärshändelser som vi bokför löpande under året: 1 Hjulman gör en kontantinsats med 120 tkr.

Kassakontot debiteras, eftersom kassan ökar. Kontot Eget kapital krediteras, då pengarna kommer från ägaren (eget kapital ökar).

2 Hjulman tar ett banklån på 480 tkr, som han lyfter direkt.

Kassakontot debiteras även här då pengarna går in i kassan, som ökar. Kontot Banklån krediteras, eftersom pengarna kommer från ett banklån (skulden till banken ökar).

3 Hjulman köper en transportbil för 500 tkr och betalar kontant.

Då betalningen sker kontant, ska kassakontot krediteras. Endast en mindre del av bilen kommer att förbrukas under 20x1. Huvuddelen av utgiften kommer vid bokslutet år 20x1 att redovisas som en tillgång. Hjulman väljer därför att bokföra utgiften på ett tillgångskonto, vilket också är det vanliga i praktiken.

En tillgång (kassan) minskar, och en annan tillgång (bilar) ökar.

4 Hjulman utför transporttjänster under året, vilka totalt ger 770 tkr i inkomster.

Samtliga kunder betalar kontant.

Då kassabehållningen ökar ska kassakontot debiteras. Eftersom det är betalningar för transporttjänster, ska beloppet noteras på transportinkomsters konto i kredit (inkomsterna ökar).

5 Hjulman betalar sammanlagt under året kontant driftsutgifter (diesel, olja, reparationer m.m.) med 270 tkr.

Kassakontot krediteras eftersom kassan minskar, och kontot driftsutgifter debiteras eftersom utgifterna ökar.

6 Hjulman betalar den 31 december ränta på banklånet med 60 tkr enligt lånevillkoren.

Kassakontot krediteras och kontot ränteutgifter debiteras. Kassan minskar och utgifterna ökar.

Den nya affärsredovisningen ISBN 978-91-47-12798-6 © 1986, 2004, 2006, 2010, 2013, 2016, 2018 Per Arvidson, Gustav Johed, Thomas Carrington och Liber AB Förläggande redaktör: Magnus Winkler Omslag: Nette Lövgren Formgivning: Fredrik Elvander Produktionsledare: Jürgen Borchert Tjugoförsta upplagan 1 Repro: Exakta Print, Malmö Tryck: Interak, Polen, 2018

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet.

Läs mer på www.bonuscopyright.se.

Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

Den nya affärsredovisningen är Sveriges äldsta och mest använda redovisningsbok med marknadens starkaste pedagogiska upplägg – både lärare och studenter uppskattar hur grunderna i redovisning successivt byggs på med nya utmanande redovisningsområden.

Boken behandlar grundläggande redovisning med en stark teoretisk förankring. Den tar upp extern redovisning, ekonomisk planering och kontroll ur ett redovisningsperspektiv samt belyser löpande redovisning, årsbokslut och räkenskapsanalys.

Boken är avsedd för grundläggande kurser inom redovisning. Med sitt pedagogiska upplägg är den också lämplig för övrig eftergymnasial och företagsintern utbildning.

Per Arvidson är lärare och forskare vid Företagsekonomiska institutionen vid Ekonomihögskolan, Lunds universitet och konsult i Blueberryhill Management Consulting.

Thomas Carrington är lärare och forskare inom redovisning och revision vid Stockholms universitet. Han är läroboksförfattare i redovisning och revision på högskolenivå.

Gustav Johed är lärare och forskare vid Handelshögskolan i Stockholm. Han undervisar främst i externredovisning och forskar om redovisningens roll i bolagsstyrning.

Den nya affärsredovisningen är ett komplett utbildningspaket som vägleder dig genom hela lärprocessen. Paketet består av faktabok, övningsbok och lösningsbok. Det pedagogiska upplägget med faktarutor, figurer, verklighetsanknutna fallstudier och övningsuppgifter underlättar inlärningen och hjälper studenten att utveckla de färdigheter som behövs i en framtida yrkesroll.

Best.nr 47-12798-6 Tryck.nr 47-12798-6