9789152632550

Anders Granberg

GOD STYRELSESED

i Svenska kyrkan

Bästa möjliga beslutsfattande • Rätt fokus • Organisationen • Ledamoten och helheten Arbetsformer • Delegation • Intern kontroll • Riskanalys • Styrdokument • Utvärdering

God styrelsesed i Svenska kyrkan

God styrelsesed i Svenska kyrkan Anders Granberg

VERBUM

God styrelsesed i Svenska kyrkan © 2009 Anders Granberg och Verbum Förlag ISBN 978-91-526-3255-0 Omslag: Lena Karlsson Grafisk form: Christel Schröder Nilsson Tryckeri: Elanders Sverige AB, Mölnlycke 2009 Verbum Förlag AB Box 22543, 104 22 Stockholm Tel 08 743 65 00 www.verbum.se Verbum Förlag AB ger ut böcker och musik under namnen Verbum och Cordia.

Innehåll

Inledning ................................................................................................................................. 7 God styrelsesed - rätt fokus och bästa möjliga beslutsfattande ............... 7 Bokens disposition och användningsområde ................................................ 10 1. Kyrkorådets och kyrkonämndens plats i organisationen ..........................12 Församlingen..................................................................................................................12 Den kyrkliga samfälligheten ................................................................................... 13 Särskilt om reglementen...........................................................................................14 Frivilliga nämnder ....................................................................................................... 15 Utskott ..............................................................................................................................16 2. Vilka uppgifter har fullmäktige, kyrkoråd och kyrkonämnder? ........... 18 Församling som inte ingår i en kyrklig samfällighet .................................. 18 Kyrkofullmäktige .................................................................................................... 18 Kyrkorådet ..................................................................................................................21 Den kyrkliga samfälligheten .................................................................................. 22 Samfällda kyrkofullmäktige .............................................................................. 22 Kyrkonämnden.........................................................................................................23 Församling som ingår i en kyrklig samfällighet ........................................... 24 Kyrkofullmäktige och direktvalt kyrkoråd ................................................ 24 Kyrkoråd ......................................................................................................................25 3. Ledamoten och helheten ......................................................................................... 27 Helheten .......................................................................................................................... 27 Styrelsens sammansättning ............................................................................... 27 Kyrkorådets och kyrkonämndens storlek ................................................... 29

Den förtroendevalda - en särskild typ av styrelseledamot? ....................30 4. Arbetsformer i kyrkoråd och kyrkonämnd ....................................................34 Exempel på arbetsordning med tillhörande kommentarer .................... 35 5. Delegation ...................................................................................................................... 51 Varför delegera? ........................................................................................................... 51 Vad kan delegeras? ..................................................................................................... 51 Vem kan bli delegat? .................................................................................................52 Anmälningsplikt vid utnyttjad delegation och vidaredelegation.........52 Kyrkorådets och kyrkonämndens arbete med delegationsordningen .... 53

6. Intern kontroll, riskanalys, styrande dokument och utvärdering av styrelsens arbete...........................................................................................................54 Intern kontroll - vad är det? ..................................................................................54 Utvärdering av styrelsens arbete ......................................................................... 55 Har kyrkorådet/kyrkonämnden arbetat med rätt frågor?.................. 55 Har kyrkorådet/kyrkonämnden arbetat effektivt och haft förutsättningar att fatta bra och välgrundade beslut? ........................................... 56 Arbetsklimatet i kyrkorådet eller kyrkonämnden................................. 56 Bilaga 1 Förslag till instruktion för ekonomisk rapportering..................... 58

Inledning God styrelsesed - rätt fokus och bästa möjliga beslutsfattande Välkommen till denna ”resa” genom det jag har valt att kalla ”God styrelsesed i Svenska kyrkan”. Inledningsvis kan det vara på sin plats att klarlägga min definition av denna sed. Med god styrelsesed menar jag de arbetsformer som de mest kompetenta styrelserna tillämpar för att säkerställa rätt fokus och bästa möjliga förutsättningar för beslutsfattandet. Arbetsformen kännetecknas av ett strukturerat och metodiskt arbete med syfte att garantera att församlingens verksamhet bedrivs i enlighet med församlingens grundläggande uppgift samt med de kyrkotillhörigas intressen och förväntningar.

Kyrkorådet är enligt kyrkoordningen namnet på styrelsen i en församling. Styrelsen i en kyrklig samfällighet kallas kyrkonämnd. Inom Svenska kyrkan finns idag cirka 2 000 styrelser i form av kyrkoråd och kyrkonämnder med över 30 000 ledamöter och ersättare.

Om vi ser på samhället i övrigt kan vi konstatera att det finns mer än 300 000 svenska aktiebolag. Till detta kommer tusentals föreningar och organisationer. Alla dessa företräds av en styrelse. Nu kanske du frågar dig varför jag tar upp andra typer av organisationer i en bok om god styrelsesed i Svenska kyrkan? Svaret är enkelt: jag tror att det är värdefullt att Svenska kyrkan arbetar lika professionellt som de bästa styrelserna, oavsett i vilken organisationsform de verkar. Vi kan helt enkelt inte bortse från att det varje år hålls hundratusentals styrelsesammanträden utanför Svenska kyrkan och att det finns inspiration och lärdomar att hämta från dessa styrelsers sätt att arbeta.

Under de senaste åren har frågan om vad som är god bolagsstyrning varit föremål för en intensiv debatt. Frågor som diskuterats är exempelvis könsfördelningen inom styrelserna och styrelsens roll vid lönesättning av

Inledning 7

ledande tjänstemän. Även styrelsens ansvar vid förskingringar som varit möjliga på grund av bristande riskanalyser eller rutiner har diskuterats.

Ofta har frågorna väckts i samband med olika ”skandaler”. Inte sällan har dessa skandaler och de diskussioner som uppstått i deras kölvatten lett till ändrad lagstiftning. Exempelvis måste en styrelse i ett aktiebolag numera upprätta en särskild arbetsordning som beskriver styrelsens arbete och eventuell rollfördelning inom styrelsen. Även årsredovisningens innehåll har påverkats, så att den numera bland annat ska innehålla uppgift om ersättning och bonus till ledande tjänstemän.

Diskussionen om hur bolag ska styras och styrelsearbete bedrivas har även inneburit att det har inrättats en organisation, Kollegiet för svensk bolagsstyrning, med uppgift att främja en god utveckling av bolagsstyrning inom primärt börsnoterade bolag. Kollegiet utfärdar regler för exempelvis gott styrelsearbete genom att fastställa ”Svensk kod för bolagsstyrning”. Även i offentlig verksamhet har olika kriser väckt frågan om styrelsens ansvar. Regeringen fick t.ex. kritik för sin hantering av tsunamikatastrofen.

Den handlade bland annat om bristande eller icke existerande handlingsplaner vid katastrofer i utlandet som berör svenskar.

Hur har då Svenska kyrkan påverkats av diskussionen i övriga samhället om god styrelsesed? Jag påstår att den inte har påverkats alls. Vi har efter den ändrade relationen med staten för snart tio år sedan diskuterat några enstaka frågor med koppling till styrningsproblematik, exempelvis vem som ska bevilja kyrkoherden semester. Avsaknaden av debatt om de övergripande principerna för vad som menas med ett gott arbete för att styra en församling i rätt riktning i allmänhet och med ett gott styrelsearbete i synnerhet, är beklaglig. Jag är förvissad om att ett stort antal av de problem som finns i kyrkan idag helt kan elimineras om vi förbättrar arbetsprocessen inom kyrkoråd och kyrkonämnder.

Ett problemområde som är väl lämpat att hantera i kyrkoråds- eller

8

Inledning

kyrkonämndsarbete är de otydligheter som finns i rollfördelning inom Svenska kyrkan. Dessa leder inte sällan till konflikter. Det kan t.ex. gälla kyrkoherdens roll i förhållande till kyrkorådet. Många konflikter beror sannolikt på att det finns outtalade förväntningar på både kyrkoherden och kyrkorådet. Genom att i kyrkorådet eller kyrkonämnden diskutera och klarlägga förväntningar kan konflikter och otydligheter förebyggas.

Om förväntningsgapet inte hanteras, eller om det hanteras felaktigt, brukar steget inte vara långt till en artikel i Kyrkans Tidning med rubriken ”Kyrkoherden fick 1,2 mkr i avgångsersättning - konflikten med kyrkorådet ligger bakom”. Kyrkoordningen beskylls ofta för att ligga bakom otydligheter avseende t.ex. rollfördelning och organisation inom kyrkan.

Jag menar dock att ett gott arbete i kyrkans styrelser kan eliminera i princip alla upplevda brister i kyrkoordningen.

Andra exempel på problem som kan härledas till styrelsearbete är när verksamheten inte bedrivs i enlighet med de kyrkotillhörigas förväntningar. Här har vi under 2008 fått ett mycket klart exempel på detta genom ”kistkrossningsskandalen i Vännäs”. Reportaget i ”Uppdrag granskning” i SVT visade med all önskvärd tydlighet att förväntningarna på kyrkan inte var förenliga med det som skedde i Vännäs. Ingen väntar sig att kyrkogårdsarbetarna medvetet krossar kistor för att de ska slippa fylla på jord senare när kistan naturligt ger vika. Reportaget visar brister som kunde ha åtgärdats genom ett strukturerat arbete i kyrkorådet eller kyrkonämnden. Vilka var då bristerna? Enligt min uppfattning fanns två primära brister: Den första var att kyrkorådet inte hade kunskap om hur en gravsättning genomförs i församlingen. Den andra var att det inte fanns ett system eller en rutin som fångade upp de signaler som framkommit om att något inte stod rätt till i begravningsverksamheten.

När kyrkoråd och nämnder aktivt arbetar på bästa tänkbara sätt skapas goda förutsättningar att få en väl fungerande församlingsverksamhet som motsvarar de kyrkotillhörigas förväntningar. Det krävs ett strukturerat

Inledning 9

och bitvis hårt arbete för att fatta alla de beslut som behövs för att klarlägga roller, mål och risker och ha en god kontroll av verksamheten i varje församling eller kyrklig samfällighet.

Genom denna bok vill jag beskriva grunderna för ett gott styrelsearbete inom Svenska kyrkan. Boken är en idéskrift och avsedd som ett stöd till kyrkoråd och kyrkonämnder. Genom att beskriva och ge exempel på hur en god styrelsesed kan vara utformad vill jag både utmana och stödja råd och nämnder i deras arbete.

Bokens disposition och användningsområde Boken består av sex kapitel. Varje kapitel avslutas med ett antal diskussionsfrågor. Kapitelindelning och frågor är anpassade för att möjliggöra för ledamöter i råd och nämnder att använda den som studiebok.

Avsikten är att boken ska inbjuda till att exempelvis studera ett kapitel vid varje sammanträde.

Nedan beskrivs innehållet:

Kapitel 1: Kyrkorådets och kyrkonämndens plats i organisationen I detta kapitel beskrivs översiktligt rollfördelningen mellan fullmäktige och kyrkoråd, alternativt kyrkonämnd. Av särskild vikt är beskrivningen av vad ett reglemente är, samt vad som kännetecknar en så kallad frivillig nämnd.

Kapitel 2: Vilka uppgifter har fullmäktige, kyrkoråd och kyrkonämnder?

Här beskrivs de uppgifter som olika organ inom församlingar och kyrkliga samfälligheter har. Det är av stor vikt att ledamöter i råd och nämnder känner till såväl sina som övriga organs uppgifter.

10

Inledning

Kapitel 3: Ledamoten och helheten I detta kapitel beskrivs hur Svenska kyrkan kan arbeta för att säkerställa att kyrkoråd och kyrkonämnder är rätt sammansatta för att klara sina uppdrag. I kapitlet uppmärksammas även att rekryteringsbasen för ledamöter förändras. Ledamöter till kyrkoråd och kyrkonämnder har tidigare regelmässigt rekryterats från den kommunala sfären medan trenden idag, enligt min uppfattning, är att en växande andel av dem kommer från näringslivet eller helt saknar koppling till styrelsevärlden.

Kapitel 4. Arbetsformer i kyrkoråd och kyrkonämnder Detta kapitel ger nyckeln till goda arbetsformer inom kyrkoråd och kyrkonämnder. Genom att tillsammans upprätta en arbetsordning i kyrkorådet respektive kyrkonämnden får ledamöterna möjlighet att bättre förstå sitt uppdrag, skapa tydliga roller och även göra en rad outtalade principer uttalade. Kapitlet innehåller ett exempel på en arbetsordning för ett kyrkoråd.

Kapitel 5. Delegation Här beskrivs vad som menas med delegation och hur den kan gå till.

Grunden för goda beslut är att besluten fattas av rätt organ eller personer. Därför är det av stor vikt att kyrkorådet respektive kyrkonämnden fördjupar sig i frågor som rör delegationsordningen.

Kapitel 6. Intern kontroll, riskanalys, styrande dokument och utvärdering av styrelsens arbete I detta kapitel beskrivs vikten av god riskkontroll. Genom att analysera riskområden och upprätta de styrande dokument (policy eller riktlinjer) som behövs, kan råd och nämnder säkerställa att verksamheten överensstämmer med församlingens grundläggande uppgift och de förväntningar som de kyrkotillhöriga har på kyrkan.

Inledning 11

1. Kyrkorådets och kyrkonämndens plats i organisationen Församlingen Svenska kyrkans kärna är församlingen. Kyrkoordningen (KO) beskriver församlingens uppgift på följande sätt: Församlingens grundläggande uppgift är att fira gudstjänst, bedriva undervisning samt utöva diakoni och mission. Församlingen har ansvaret för den kyrkliga verksamheten för alla som vistas i församlingen. Församlingen får även lämna bidrag till internationell diakoni och mission. (KO 2 kap. 1 §) Vid sidan av den kyrkliga verksamheten har en församling (som inte ingår i en kyrklig samfällighet) även ansvaret för begravningsverksamheten inom sitt geografiska område. (I Stockholm och Tranås är det dock kommunen som ansvarar för begravningsverksamheten.)

Organisation Församlingens organisation framgår av figur 1. Kyrkofullmäktige är det högsta beslutande organet i en församling som inte ingår i en kyrklig samfällighet.

Församlingens styrelse är kyrkorådet. Kyrkorådet utses av kyrkofullmäktige. Kyrkofullmäktige väljer även revisorer. Revisorernas uppgift är att granska församlingens verksamhet och ekonomi. Granskningen resulterar bland annat i en rekommendation till kyrkofullmäktige huruvida kyrkorådets ledamöter bör beviljas ansvarsfrihet eller ej.

Kyrkofullmäktige kan även välja att inrätta nämnder vid sidan av kyrkorådet (mer om dessa i avsnittet ”Frivilliga nämnder”).

12

Kyrkorådets och kyrkonämndens plats i organisationen

REVISORER

KYRKO RÅD ET

I figuren ovan är valnämnden, som är obligatorisk, utelämnad. Valnämnden, som utses av kyrkofullmäktige, ansvarar för att de kyrkliga valen genomförs. Eftersom denna nämnd hanterar andra typer av frågor än de som ett kyrkoråd ställs inför har jag valt att inte närmare belysa valnämndens verksamhet.

Den kyrkliga samfälligheten Två eller fler församlingar kan välja att bilda en kyrklig samfällighet. Den övertar då ansvaret från församlingarna inom vissa områden. Samfälligheten har ansvaret för ekonomi och begravningsverksamhet för alla församlingar som ingår i samfälligheten. Den är även arbetsgivare för alla anställda och har det grundläggande ansvaret för kyrkor och andra byggnader samt för kyrkogårdar och annan mark. Ansvaret för övriga frågor ligger kvar hos kyrkoråden i de ingående församlingarna.

Samfällighetens organisation framgår av figur 2 .

Det högsta beslutande organet i en samfällighet är samfällda kyrkofullmäktige. Förutom att välja samfällighetens styrelse i form av en kyrkonämnd utser de även revisorer.

I en kyrklig samfällighet där två församlingar ingår i ett pastorat, som i sin tur ingår i en flerpastoratssamfällighet, finns en pastoratsnämnd.

Kyrkorådets och kyrkonämndens plats i organisationen 13