Visuell styrning
Amer Catic Daniel Stenholm Dag Bergsjรถ
© 2016 Amer Catic, Daniel Stenholm, Dag Bergsjö Förlag och tryck: BoD Omslag: Kollage: Amer Catic Ikoner: Alejandro Cordara och Mister Pixel på www.thenounproject.com ISBN: 9789176990711
Förord Att styra sin verksamhet är något som de flesta organisationer behöver förbättra. En framgångsrik väg här är att etablera visuell styrning och planering. Det engagerar oss människor genom att alla får samma bild i realtid, det gör verksamheten mer transparent och det driver lärande och förbättring. Inom tillverkning har visuell styrning varit självklart sedan länge. I de flesta fabriker idag finns det visuell styrning, allt ifrån taktade linor till visuella tavlor som visar realtidsstatus. Visuella tavlor används också som stöd för systematiskt förbättringsarbete. Visuell styrning har självklart lika stort värde utanför tillverkning men är inte lika utvecklat eller vanligt förekommande. Denna bok tar sin utgångspunkt i kunskapsarbete så som produktutveckling, verksamhetsutveckling och förvaltning och beskriver på ett utmärkt sätt systematiken för att utveckla detta arbetssätt. Fallgroparna är många men potentialen är stor. Visuell styrning handlar inte om tavlor, inte om möten, inte om digitala lösningar etc. Visuell styrning handlar om nya beteenden och ett förändrat ledarskap. Boken innehåller allt från grundtankar och principer till praktiska tips vid implementering. Vi har under många år stöttat organisationer i deras verksamhetsutveckling, och just visuell styrning har varit en röd tråd för oss. Läs, lär och börja experimentera!
Pia Anhede och Joakim Hillberg, Revere AB
Innehållsförteckning 1
2
3
4
Varför Visuell Styrning? .....................................................................................3 1.1
Organisationell effektivitet och Parkinsons lag.......................................................5
1.2
Individuell effektivitet ...................................................................................................6
1.3
Värde, slöseri och det osynliga kunskapsarbetet ...................................................7
1.4
Visuell styrning i det digitala kunskapssamhället...................................................9
1.5
Vem den här boken riktar sig till ............................................................................. 11
Vad är Visuell Styrning? ...................................................................................13 2.1
Ser vi samma mål?.................................................................................................... 13
2.2
Ser vi samma start? .................................................................................................. 15
2.3
Ser vi samma väg mot målet? ................................................................................ 15
2.4
Ser vi samma status på framfarten? ..................................................................... 16
2.5
Avviker vi?.................................................................................................................... 17
2.6
Ska vi ta oss tillbaka eller hitta en alternativ väg till målet?............................... 18
2.7
Kunskapsgap.............................................................................................................. 19
2.8
Sammanfattning........................................................................................................ 22
Visuella styrningens syfte och redskap............................................................23 3.1
Synkronisering............................................................................................................ 24
3.2
Nedbrytning ................................................................................................................ 26
3.3
Statusuppföljning ...................................................................................................... 28
3.4
Engagemang och åtagande .................................................................................... 29
3.5
Kunskapsdelning ....................................................................................................... 30
Visuell målnedbrytning ....................................................................................32 4.1
Visuell strategisk målnedbrytning .......................................................................... 33
4.2
Visuell målnedbrytning i projekt.............................................................................. 38
1
5
6
7
8
9
Visuell Planering..............................................................................................45 5.1
Planering av aktiviteter ..............................................................................................47
5.2
Visuell uppföljning ......................................................................................................49
5.3
Mötet för visuell planering och uppföljning ...........................................................52
Visuell planering i linjeorganisationer ..............................................................56 6.1
Visuell planering och beläggning.............................................................................57
6.2
Hur fungerar visuell planering i linjeorganisationen?...........................................60
Visuell avvikelsehantering ...............................................................................66 7.1
Vad är en ”avvikelse”? ................................................................................................66
7.2
Traditionell avvikelsehantering ................................................................................67
7.3
Kulturella aspekter på avvikelsehantering .............................................................69
7.4
Visuell avvikelsehantering.........................................................................................71
7.5
Mötet och tavlan för visuell avvikelsehantering....................................................75
Implementering av visuell styrning ..................................................................79 8.1
Utforma tavlan ............................................................................................................80
8.2
Komma igång med visuell styrning för projekt/initiativ ......................................83
8.3
Komma igång med visuell styrning i en löpande verksamhet ...........................87
Digital visuell styrning .....................................................................................91 9.1
Digitaliseringens drivkrafter......................................................................................91
9.2
Digitaliseringens grundkomponenter .....................................................................93
9.3
Digitalisering och visuell styrning ............................................................................98
9.4
Vanliga fallgropar vid digitalisering av visuell styrning..................................... 106
9.5
Checklista för digitalisering ................................................................................... 108
2
1 Varför Visuell Styrning? Industrialiseringens mekanisering och automatisering av manuellt arbete har inneburit en stor ökning av effektiviteten i produktionen av varor och tjänster. När manuella arbetsuppgifter mekaniseras och automatiseras ändras inte bara effektiviteten utan också naturen på det arbete som finns i organisationerna. Kraft och färdighet byts ut mot intelligens och kunskap. Manuellt arbete minskar och kunskapsarbete ökar, finansierat och efterfrågat av den ökade effektiviteten. I början av industrialiseringen fokuserades kunskapsarbetet på att identifiera och utnyttja den potential till effektivisering som låg i just mekaniseringen och automationen av manuellt arbete. Mot slutet av 1900-talet lades även outsourcing till lågkostnadsländer till listan över medel för att minska mängden manuellt arbete i högkostnadsländer. När fördelningen mellan de två arbetstyperna nu har skiftat till övervägande kunskapsarbete blir det också i styrningen av kunskapsarbete som potentialen för ökad effektivitet är som störst. I samband med detta skifte har även innebörden av begreppet ”effektivitet” skiftat. I manuellt arbete handlar effektivitet nästan uteslutande om att göra något på rätt sätt (montera ihop en lastbil, gipsa en hand, städa ett rum). I kunskapsarbete handlar effektivitet i första hand om att göra rätt sak och i andra hand om att göra det på rätt sätt. På svenska benämns dessa ibland som yttre effektivitet (att göra rätt sak) och inre effektivitet (att göra det man bestämt sig för på rätt sätt). På engelska är denna distinktion enklare eftersom orden är olika, yttre effektivitet (att göra rätt sak) kallas ”effectiveness” och inre effektivitet (att göra saken rätt) kallas ”efficiency”.
3
Inre och yttre effektivitet i kunskapsarbete och manuellt arbete Det kan ibland vara svårt att känna in skillnaden mellan inre och yttre effektivitet i kunskapsarbete och manuellt arbete. För att illustrera detta tar vi en restaurang som exempel. Vid införandet av en ny rätt på menyn behövs inledningsvis kunskapsarbete med hög yttre effektivitet i syfte att producera svaret på frågan: vilken rätt är ska in på menyn? Detta val måste vara tämligen informerat. Är syftet att komplettera existerande rätter? Följa omvärldstrender och visa på innovativt tänkande? Byta ut en annan rätt som har låga marginaler? Locka ett nytt kundsegment eller behålla ett existerande? När ett informerat beslut har tagits följer ett kunskapsarbete med inre effektivitet: att på rätt sätt föra in den nya rätten i restaurangens system. Utveckla receptet, identifiera nödvändiga redskap för tillagning och servering, besluta deras placering i köket, identifiera råvaror och leverantörer. Detta är kunskapsarbete med inre effektivitet eftersom restaurangägaren redan vet vilken rätten ifråga ska vara och redan känner till bästa sättet att föra in en ny rätt på menyn. Slutligen är det dags för manuellt arbete som handlar om att använda den process att laga och servera rätten som utvecklades i steget innan. I det manuella arbetet finns enbart inre effektivitet som handlar om att tillaga rätten på mest effektiva sätt. Att yttre effektivitet saknas beror på att man under det manuella arbetet inte behöver fundera på om det är en relevant maträtt som tillagas eftersom det redan har tagits om hand av kunskapsarbetet. Samma tankesätt kan appliceras till andra branscher. Personen som står på produktionsbanan behöver inte fundera över om det är rätt produkt som byggs utifrån kundens perspektiv, det enda den personen behöver fundera på är om det finns ett bättre sätt att bygga produkten på (det vill säga öka den inre effektiviteten).
Innan vi går in på att förklara varför visuell styrning behövs för att kunna öka både den yttre och den inre effektiviteten av kunskapsarbete behöver vi djupdyka i två andra typer av effektivitet, nämligen organisationell och individuell effektivitet. 4