9789147100712 by Smakprov Media AB

ENTREPRENÖRSKAP FAKTABOK ENTREPRENÖRSKAP

E2000 Entreprenörskap svetsar samman tre kunskapsområden: entreprenörskap, projektarbete och företagande. Kunskap om dessa områden krävs när man arbetar i företag med moderna arbetssätt eller funderar på att starta ett företag. Din inlärning får stöd och stärks av de erfarenheter du gör när du arbetar praktiskt. Som en röd tråd genom läromedlet löper därför kunskapsintegrerande projekt, som ger dig en helhetssyn på kunskapsområdet entreprenörskap. I projekten stöter du på samma frågeställningar och problem som entreprenörer och projektgrupper dagligen brottas med. Läromedlet innehåller en grunddel på tolv kapitel och – för dig som vill gå vidare – fem fördjupningskapitel. E2000 Entreprenörskap är främst avsett för alla som läser den nya gymnasiekursen Entreprenörskap och särskilt för programmen Handel och administration, Hotell och turism, Hantverk samt Naturbruk. Läromedlet passar även för eftergymnasiala och företagsinterna utbildningar samt för distans- och självstudier.

FAKTABOK

Till läromedlet hör programanpassade övningsböcker, lösningshäfte och lärarhandledning med varianter av projekten, pedagogiska tips, planeringsförslag, Powerpoint-presentationer, provuppgifter m.m.

FAKTA B OK

Jan-Olof Andersson och Anders Pihlsgård är två erfarna läromedelsförfattare. De medverkar bl.a. i de populära E2000-, M2000- och H2000-serierna. Både Jan-Olof och Anders är gymnasielärare och verksamma som konsulter. De har stor erfarenhet av företagande, entreprenörskap och projektledningsmetodik inom såväl undervisning som näringsliv.

ENTREPRENÖRSKAP ingår i läromedelsfamiljen E2000 – ett spektrum av läromedel i entreprenörskap, företagande och ekonomi. Best.nr 47-10071-2

Tryck.nr 47-10071-2-00

ENTREPRENÖRSKAP

FAKTABOK

E2000 Entreprenörskap Faktabok ISBN 978-91-47-10071-2 © 2011 Författarna och Liber AB Redaktion: Per-Olof Bergsten, Carin Soussi-Engman Bildredaktör: Ewa Hansson-Rosdahl Omslag: Fredrik Elvander Grafisk formgivning, layout och sättning: Daniel Sjöfors, Blå Huset

Upplaga 1:1 Tryck: Dimograf, Polen 2011

Produktstöd, uppdateringar, rättelser och komplement Information om produktstöd, viktiga förändringar, korrigeringar av eventuella fel i materialet m m hittar du på vår hemsida: www.liber.se [titel komplettering]. Om du inte har tillgång till Internet: ring 040-25 86 00 och begär vår Kundservice, så skickar vi aktuell utskrift till dig.

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Förord En entreprenör hittar ständigt nya möjligheter, och för denna kreativa person är det naturligt att arbeta i projekt och nätverk. För att klara detta sätt att arbeta krävs dock kunskaper om såväl projektarbete som företagande. svetsar samman dessa kunskapsområden. Läromedlet är anpassat främst för gymnasiekursen Entreprenörskap. Det passar även för eftergymnasiala och för företagsinterna utbildningar samt för distans- och självstudier med inriktning mot att arbeta i projekt.

Boken i stort … innehåller en grunddel på tolv kapitel och – för dig som vill veta mer – fem fördjupningskapitel. Till boken finns programanpassade övningsböcker för Handels- och administrationsprogrammet, Hotell- och turismprogrammet, Hantverksprogrammet och för Naturbruksprogrammet. Dessutom finns planer på en programoberoende övningsbok. Tanken med är att du arbetar med ett kunskapsintegrerande projekt som löper som en röd tråd genom övningsboken. Projektet finns i ett antal varianter, vilket ger studierna stor flexibilitet till både utformning och inriktning.

Kapitel för kapitel … Varje kapitel i börjar med en engagerande ingress. Sedan följer en text som förklarar de viktigaste begreppen, sambanden och metoderna med hjälp av praktiska exempel. Kapitlen avslutas med en sammanfattning av kapitlet i punktform.

Projektarbetet … Genom egna praktiska erfarenheter lär man sig mest! I läromedlets övningsbok finns ett projekt som du startar tillsammans med några kurskamrater. Under kursens gång stöter du på den typ av problem och frågeställningar som entreprenörer och projektgrupper dagligen brottas med. Genom att använda checklistor benar du upp vad som är viktigt i varje projektfas. Information söker du ur ett flertal källor, t.ex. hemsidor på Internet, kommunens näringslivssekretariat och banker. Faktatexten kan också användas som en uppslagsbok.

Fler alternativ … I lärarhandledningen finns både övningsbokens projekt och andra programanpassade projekt. Där finns också ytterligare förslag, men då av mer allmän karaktär: att utveckla en ny produkt, att planera en utställning, att planera en musikfest, att planera en skolresa att planera produktion av en skolkatalog.

Om E2000-serien ingår i E2000-serien, ett spektrum av läromedel i ekonomi, företagande och entreprenörskap. Materialen är väl genomarbetade, pedagogiskt upplagda, problemorienterade och aktiverande.

Till sist! Vi tar gärna emot synpunkter på . Kontakta oss på Liber, 205 10 Malmö, tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50. Du kan också nå oss via vår hemsida på Internet, www.liber.se. Lycka till med studierna! Författarna & redaktionen

Förord

Innehåll Förord 3 Att vilja och våga – en inledning 9

Grunddel 1 Entreprenörer och företagande 13 Entreprenören 14 Från idé till företag 15 Vad är ett företag? 17 Praktikfall 20 Sammanfattning 21 2 Projektarbete – en arbetsmodell 23 Vad är projektarbete? 24 Varför arbeta i projekt? 24 Ett framgångsrikt projekt 26 En arbetsmodell för projektarbete 26 Praktikfall 34 Sammanfattning 35 3 Utveckla en idé och skydda den 37 Vad är en idé? 38 Utveckla en idé till färdig produkt 39 Skydda en idé 40 Upphovsrätt 42 Praktikfall 44 Sammanfattning 45 4 Hur ska projektet organiseras? 47 Projektgruppen 48 Leda arbetet 48 Kommunicera med varandra 49 Skriftlig kommunikation 50 Planera arbetet 52 Löpande uppföljning av arbetet 53 Praktikfall 54 Sammanfattning 55 5

5 Undersöka förutsättningarna 57 Håller affärsidén? 58 Olika sätt att få information 59 Egen undersökning 61 Praktikfall 64 Sammanfattning 65 6 Samarbete och problemlösning 67 Fungera tillsammans – en process 68 Projektruppens faser 69 Om det blir konflikt 70 Mötesteknik 72 Arbeta i nätverk 73 Praktikfall 74 Sammanfattning 75 7 Vilka resurser behövs? 77 Resursbehovet vid starten 78 Finna leverantörer 80 Hur mycket pengar behövs? 81 Det kostar pengar att låna 81 Praktikfall 82 Sammanfattning 83 8 Ekonomi 85 Att räkna ut resultatet 86 Investeringarna minskar i värde 87 Vinst eller förlust? 88 Praktikfall 92 Sammanfattning 93

Innehåll

9 Planera ekonomin 95 Planera resultatet 96 Hur gick det sen? – Uppföljning 97 Planera likviditeten 98 Praktikfall 100 Sammanfattning 101 10 Marknadsföring 103 Hur får man kunder? 104 Verktygen i marknadsföringen 104 Produkt – vad ska vi erbjuda? 105 Pris – vad ska vi ta betalt? 106 Plats – var ska verksamheten bedrivas? 107 Påverkan – hur ska vi locka kunder? 108 Marknadsföring – mer konkret 109 Marknadsföra ett projekt 111 Praktikfall 112 Sammanfattning 113 11 Redovisa projekt 115 Presentera arbetet 116 Skriftlig rapportering 117 Presentera muntligt 118 Praktikfall 124 Sammanfattning 125 12 Utvärdera projekt 127 Projektavslutet börjar med en utvärdering 128 Avsluta projektet 131 Praktikfall 131 Sammanfattning 133

Innehåll

Ta reda på mer A Vilken företagsform? 137 Ett viktigt ställningstagande 138 En, två eller fler ägare? 139 Namnet är ansiktet utåt 139 Hur stor risk vågar jag ta? 140 Välja rätt företagsform 141 Sammanfattning 145 B Finansieringen 147 Vad är det för speciellt med Gnosjö? 148 Hjälp med finansieringen 150 Sammanfattning 153 C Vad kostar en anställd? 155 Personal – en dyr resurs 156 Vad är arbetsgivaravgifter? 158 Personalresursen måste planeras 160 Sammanfattning 161 D Investeringar för framtida lönsamhet 163 Alla företag behöver göra investeringar 164 Hur länge kommer investeringen att vara användbar 167 Sammanfattning 169 E Marknadsföra på rätt sätt 171 Marknadsföringslagen 173 Fler marknadsföringsregler 175 Sammanfattning 177 Bra adresser 178 Sakregister 180

Innehåll

Att vilja och våga – en inledning Karin är nio år och har klivit högst upp på badplatsens hopptorn – fem meter. Det är inte första gången hon är där uppe, tvärtom, det är säkert tionde gången. Hon har bestämt sig för att hoppa – precis som de andra gångerna. Men fem meter känns för högt även denna gång. Hon hisnar när hon tittar ner på havets avlägsna yta. Nej, hon vågar helt enkelt inte. På stranden sitter Karins kamrat Cecilia och tittar på. Hon kan inte alls tänka sig att hoppa. Hon tycker bara att det verkar obehagligt och känner inte alls någon längtan. Cecilia tänker på hur mycket hon skulle slå sig om hon föll snett. Och det är det inte värt. Inte ens för tusen kr. Karin kan inte släppa tanken på att hoppa utan är nu uppe för elfte gången. Hon får stöd av sin pappas förväntansfulla tillrop: ”Du klarar det, titta inte ner.” Hon står högst upp, längst ut på hopptornet och ropar högt: ”Jag vill, jag ska!” Sedan tar hon ett jättesprång ut i tomma intet och lämnar tryggheten! Hur hoppet blir beror enbart på henne själv – ingen annan. Att ta ett språng ut i det okända kan jämföras med att starta ett eget företag. Det finns vissa människor som känner en större lust och en vilja att pröva det okända än andra. Människor som bär på en dröm om att själva kunna skapa, planera och driva en verksamhet. Någon gång slår de till och startar verkligen sitt företag och, precis som Karin, behöver de oftast lite stöd – åtminstone i början.

GRUNDDEL

Entreprenรถrer och fรถretagande

K A P I T E L

1 Entreprenörer och företagande Arvid, Cecilia, Kim och Nils, fyra goda vänner sedan skoltiden, sitter på Classic Coffeehouse i Alingsås och fikar. De brukar träffas varje tisdag kväll efter jobbet. Cecilia har med sig dagens nummer av Göteborgs-Posten. – Har ni sett, Runeborgs Herrgård utanför Sigtuna är till salu! – Vad är det med det? – Det är ett kanonställe! Det ligger på en udde i en sjö, har 35 rum fördelade på tre hus, och naturen runt omkring är fantastiskt vacker. Perfekt att bygga om till pensionat för stressade storstadsbor.

– Endast en dåre köper ett sådant ställe! Det är ju hur mycket jobb som helst med ett sådant hus! – Jovisst, men tänk på möjligheterna! Vi fyra skulle kunna göra om det till världens grej. Cecilia utvecklar sina funderingar och de diskuterar vilka aktiviteter som skulle passa bäst. I herrgårdens omgivningar kan man fiska, vandra i skogen och paddla kanot. Kanske skulle man till och med kunna arrangera jakter. Tillsammans formulerar de en affärsidé: ”Runeborgs Herrgård ska vara en plats för avkoppling och kreativa möten för företag och grupper av privatpersoner. En vilsam och bekväm tillvaro i klassisk miljö parad med spännande friluftsaktiviteter i och runt vår herrgård, skapar nöjda kunder.” De känner alla att affärsidén är helt rätt. Men, 1. Idé

har de förutsättningar att lyckas? De bestäm-

2. Förstudie

mer sig för att kontakta mäklaren och ta reda på

3. Start 4. Genomförande

mer om herrgården och dess omgivningar.

5. Avslut 6. Nyttjande Mer om projektmodellens sex faser på s. 26.

Entreprenören Mikael har konstruerat en snigelfälla. Det låter kanske som ett barn som roat sig och låtit sin skapande fantasi få fritt spelutrymme. Men Mikael räknar med att sälja en miljon fällor om året. Och tjäna 20 kr per fälla. Minst! Sniglar är nämligen ett problem för trädgårdsodlare och professionella odlare i större delen av världen, och han har hittat en lika enkel som genial lösning. Hur kan man överhuvudtaget komma på att konstruera en snigelfälla? Det är just det som är ett av de drag som kännetecknar en entreprenör. En entreprenör har skapande förmåga, upptäcker problem och finner lösningar på dem. Men det är fler egenskaper som kännetecknar entreprenören. Mikael tänker sälja sin snigelfälla och tjäna pengar. Han ser alltså affärsmässiga möjligheter, är beredd att ta risker, har initiativförmåga, gillar utmaningar och tror på sig själv.

Entreprenörer och företagande

Lars Magnus Ericsson öppnade 1876, tillsammans med en kompanjon, en liten mekanisk verkstad. På ett 13 m2 stort utrymme arbetade de bägge ägarna och en tolvårig springpojke. Då LM Ericsson 27 år senare lämnade företaget hade det vuxit till en världsindustri. Här ses LM Ericsson och hans hustru Hilda vid en tidig telegrafutrustning.

fakta Viktiga egenskaper hos entreprenörer • Skapande förmåga • Ser affärsmöjligheter • Gillar utmaningar • Tar risker • Har självförtroende

Anders Halvarsson är startade näthandelsföretaget NetOnNet som säljer hemelektronik år 1999.

Bakom många företag finns en driftig entreprenör; en energirik idéspruta med förmåga att skapa nytt. En person som inte är rädd att kliva ut i affärsvärldens okända marker. Det är också entreprenörer som skapat många av våra svenska storföretag. Personer som Lars Magnus Ericsson (Ericsson), Sven Wingqvist (SKF) och Assar Gabrielsson (Volvo) har skapat stora företag och många arbetstillfällen för generationer av människor. Några sentida exempel på entreprenörer som vågat testa nya idéer är Anders Halvarsson (NetOnNet) och Monika Lindstedt (hemtjänstföretaget Hemfrid och delaktig i starten av tidningen Metro).

Från idé till företag Ett företags produkter tillfredsställer alltid ett visst behov hos kunderna. Ofta löser de något som kunden har problem med. Det kan gälla allt från sniglar som äter upp växter, till datorprogram som fungerar dåligt. Om ett företag ska kunna leva vidare år efter år måste kundens behov ständigt tillgodoses. Ändras behoven måste företagets produkter hänga med. Eftersom det alltid kommer att dyka upp nya företag som konkurrerar om kunderna måste företagaren ständigt förbättra och förnya sina produkter. Något som tydligt märks i t.ex. modebranschen.

Entreprenörer och företagande

Det sätt på vilket kundens behov tillgodoses är företagets grundpelare och bör därför uttryckas i företagets affärsidé. Ett företag ska, utifrån sin affärsidé kunna svara på följande frågor: • Vilket behov tillgodoser man hos kunden? • Med vilka produkter tillgodoser företaget kundens behov? • Vilken är kundgruppen, de tänkbara kunderna? • Vilka resurser är särskilt viktiga för företaget?

The Filippa K Business idea Filippa K’s business idea is to design, manufacture, communicate and sell commercial fashion garments and accessories with its own, timeless style. By offering well-designed products with a clear concept and of high quality at an attractive price, Filippa K shall be one of the most attractive brands for both women and men who appreciate fashion and quality.

The Filippa K Business idea

Filippa K’s business idea is to design, manufacture, communicate and sell commercial fashion garments and accessories with its own, timeless style. By offering well-designed products with a clear concept and of high quality at an attractive price, Filippa K shall be one of the most attractive brands for both women and men who appreciate fashion and quality.

Filippa K:s hemsida. Hennes affärsidé är baserad på stil, enkelhet och kvalitet. Varför tror du hon har valt att skriva den på engelska?

Med hjälp av affärsidén stakas företagets färdriktning ut. Allt som företaget sysslar med ska stämma med det som uttrycks i affärsidén. Enmansföretagaren har oftast sin affärsidé i huvudet. Först när företaget växer och börjar anställa personal brukar affärsidén skrivas ner. De anställda kan då läsa om hur företaget är tänkt att drivas.

Entreprenörer och företagande

Vad är ett företag? De flesta är små, mycket små … På ekonominyheterna talas det nästan alltid om stora företag. Det är kanske självklart eftersom det är företag som de flesta känner till. Men risken är att vi vilseleds och tror att de flesta företag är stora. Det är faktiskt tvärtom – de flesta är små, till och med mycket små. Ett företag med färre än 10 anställda kallas enligt EU-standard för mikro företag. Av Sveriges ca 976 000 företag är ca 936 000 mikroföretag. Ca 720 000 av företagen i Sverige har inga anställda alls utan räknas som enmansföretag. Det är bara ett sjuttiotal företag som har mer än 2 000 anställda och kan räknas som riktigt stora företag.

Entreprenörer och företagande

Småföretagare.

Entreprenörens betydelse för samhället Ständigt startar det nya företag i Sverige. Och så har det gjort i hundratals år. Men företag startar inte av sig själva utan det är människor som startar dem. Det är dessa människor vi kallar entreprenörer. De har förmåga att se möjligheter att tjäna pengar genom att hitta på lösningar som löser andras behov.

Företagsamheten i Sverige bygger på de många små företagen. Och därmed på en enskild människa – entreprenören.

En enskild entreprenör kanske inte ser den betydelse som det företag som han/hon startat har för ett lands utveckling. Men genom sin förmåga och sina initiativ driver entreprenörerna utvecklingen framåt hela tiden. För hundra år sedan arbetade fortfarande de flesta inom jordbruket. Nu arbetar de flesta inom tjänstesektorn. Denna förändring har skett genom att entreprenörer ständigt hittar nya affärsmöjligheter. För hundra år sedan såg de till att nya jordbruksmaskiner kom ut på marknaden. Dessa effektiviserade jordbruket och gjorde att många jordbrukare började arbeta inom industrin. När denna effektiviserades genom nya maskiner blev arbetstillfällena färre, men nya uppstod inom tjänstesektorn. Nya entreprenörer såg möjligheterna inom tjänstesektorn och startade verksamheter inom denna. Det är på detta sätt som Sverige har blivit ett utvecklat land, där vi har goda löner och en god levnadsstandard.

Entreprenörer och företagande

När räknas fiskaren som företagare?

I Sverige är det en hel del människor som fiskar. Flera av dem säljer sin fisk. En del säljer så mycket att de kan leva på det. Men vad skiljer hobbyfiskaren som fiskar kräftor någon gång per år, från fiskaren som driver affärsverksamhet? För att räknas som ett affärsdrivande företag måste tre krav vara uppfyllda. Syftet med verksamheten är att vara • vinstgivande, skapa lönsamhet • varaktig, ingen tillfällig verksamhet • självständig, drivas under eget namn

Bildtext..

Den professionelle fiskaren driver sin rörelse med målet att tjäna pengar. Företaget drivs år efter år och under ett eget namn, t.ex. Gårviksfiskaren AB.

De flesta arbetar mycket och tar risker ”Öppet vardagar kl 11.00–23.00 och söndag kl 11.00–22.00” står det på dörren till Pizzeria Roma. Andrea och Gina driver pizzerian utan några andra anställda. Deras arbetstid är öppettiden plus ytterligare några timmar. Det blir lite över 80 timmar i veckan – var! Dubbelt så mycket som en anställd normalt arbetar. Andrea och Gina har ingen möjlighet att välja; med kortare öppettider skulle de förlora kunder och därmed försäljning. När Andrea och Gina startade pizzerian satsade de sitt sparkapital på 60 000 kr. De lånade dessutom 430 000 kr av banken för att kunna köpa lokal och inredning. Skulle pizzerian inte löna sig skulle de inte bara förlora sina sparpengar, utan även bli skyldiga banken de lånade pengarna. Så för Andrea och Gina måste verksamheten gå ihop.

Entreprenörer och företagande

Gina brukar skämtsamt säga: ”Vi är inte bara gifta med varandra utan även med pizzerian.” Hon menar att pizzerian är en del av deras liv. Sällskapslivet blir naturligtvis lidande av allt arbetande. Deras vänner får komma till pizzerian om de vill prata en stund. Men de trivs – de har roligt på dagarna och känner att de skapar något tillsammans. De har funnit sin livsstil.

praktikfall Liten app med stor betydelse Dr David Albert är ingenjör och läkare och arbetar som chef för GE Medical Systems hjärtavdelning. I sitt arbete arbetar han med stora, dyra maskiner inom hjärtmedicinen. Nu har han tagit fram en billig lösning för att läsa av personers hjärtrytm med ett så kallat elektrokardiogram (EKG). Uppfinningen kallas iPhonECG. Genom att sätta på ett nytt skal på sin iPhone och ladda ner ett program från App Store förvandlas iPhone till en EKG-apparat. Eftersom tillverkningskostnaden för skalet är låg och programmet billigt kommer hjärtpatienter världen över att kunna ha tillgång till en billig lösning för att läsa av sin hjärtrytm med ett elektrokardiogram (EKG). iPhonECG har två huvudsakliga målgrupper: hjärtpatienter i västvärlden som på egen hand kan kontrollera hjärtflimmer och därmed slippa åka till sjukhus och ta upp läkar- och sjukskötersketid, samt läkare i utvecklingsländer som tidigare helt enkelt inte har haft tillgång till EKG eftersom maskinerna kostar för mycket. Dr David Alberts uppfinning kommer till stor nytta i samhället, samtidigt som den ger uppfinnaren en rejäl slant. Se produkten på YouTube (www.youtube.com/watch?v=dY7ZQM5eah8).

Frågor • Vilka kunder bör produkten rikta sig till? • I vilken typ av butik bör skalen säljas? • Finns det risker med produkten?

Entreprenörer och företagande

Måste man registrera företag?

De flesta företag registreras hos en statlig myndighet, Bolagsverket. Vid registreringen bestämmer man vilken företagsform företaget ska ha. (Läs vidare i fördjupningskapitel A ”Vilken företagsform?”.) För många företag är registreringen ett sätt att skydda sitt namn. Man får nämligen inte ta namn som redan är registrerade, t.ex. Ikea eller Skärhamns Färg. Om Mikael, i vårt inledande exempel med snigelfällan, vill ”känna sig för” om produkten går att sälja behöver han inte registrera sitt företag på Bolagsverket. Det räcker att han vänder sig till Skatteverket och ansöker om ett F-skattebe vis. Med hjälp av detta kan företagaren visa att han/hon ansvarar för sina egna skatter. Skatteverket kan också kontrollera att skatten betalas in.

sammanfattning Affärsidén beskriver hur kundens behov ska tillgodoses. Den ska ge svar på följande frågor: ➤ Vilket behov tillgodoser vi hos kunden? ➤ Med vilka produkter tillgodoser företaget kundens behov? ➤ Vilken är kundgruppen, de tänkbara kunderna? ➤ Vilka resurser är särskilt viktiga för företaget? För att räknas som företag som driver affärsverksamhet måste tre krav vara uppfyllda. Verksamheten ska vara: ➤ vinstgivande ➤ varaktig ➤ självständig De flesta företag är registrerade hos Bolagsverket. När företaget registreras tar man också ställning till i vilken företagsform företaget ska bedrivas.

Entreprenörer och företagande

Projektarbete â&#x20AC;&#x201C; en arbetsmodell

K A P I T E L

2 Projektarbete – en arbetsmodell ”Om detta ska fungera måste vi planera och organisera oss noga. Om vi inte har förberett oss i detalj kommer vi att få problem. Det är bättre att ta problemen nu än sedan”, säger Cecilia. ”OK, men vad ska vi diskutera och bestämma”, undrar Nils. ”Vi skriver ner de viktigaste punkterna?” inflikar Kim. ”Målet, dvs. vår ambition, är första punkten och vilken tidsram som gäller är punkt två”, säger Arvid. ”Vilka resurser som behövs och hur arbetet

ska planeras och organiseras är ytterligare några punkter”, fyller Kim på med. ”En budget behöver vi ta fram på sikt så vi vet vad projektet får kosta, och en uppföljning som gör att vi kan se att vi håller våra planer är ytterligare viktiga 1. Idé

punkter”, avrundar Nils.

2. Förstudie 3. Start 4. Genomförande 5. Avslut 6. Nyttjande

Vad är projektarbete? Ett projekt är en tillfällig arbetsuppgift som utförs av några personer. När uppgiften är klar upplöses projektgruppen. Ett projekt är klart målinriktat, dvs. alla vet vad man strävar efter. Ett sådant mål kan t.ex. vara att H&M ska öppna en ny butik i New York. Ett projekt bedrivs under en klart avgränsad tid. Det har en starttid och ett avslutningsdatum. Till projektet avsätts resurser. Det kan t.ex. vara ett visst antal personer som arbetar i projektet eller en viss mängd pengar som avsätts för projektets räkning. Projektgruppen svarar tillsammans för att målet nås. Man arbetar dels i grupp, dels individuellt. Grupparbetsformen brukar fungera bra när det gäller att få fram nya idéer. Den används ofta för att planera och organisera arbetet, medan själva arbetsuppgiften ofta kan lösas bättre individuellt.

Varför arbeta i projekt? Projektarbetsformen har alltid använts av företag som arbetar med stor osäkerhet på marknaden, dvs. företag

Malmöfestivalen som går av stapeln varje år i augusti är ett exempel på ett projekt med många inblandade. Här är Robyn på festivalen.

Projektarbete – en arbetsmodell

som saknar en fast kundkrets eller vars kunders krav skiljer sig från varandra. Reklambyråer och arkitektföretag är exempel på verksamheter som brukar arbeta i projektform.

Arbetsuppgifter som innehåller många oklarheter är ofta lämpliga att driva i pro jektform. Oftast krävs mycket kreativitet av deltagarna för att nå målet. Det är viktigt att projektgruppen sätts samman rätt, dvs. består av personer som är duktiga inom olika områden. Med rätt sammansättning och tillräckligt med tid brukar projektarbetsformen vara framgångsrik.

Föränderligheten i dagens samhälle innebär att projektarbetsformen ökar.

Projektarbete – en arbetsmodell

Ett framgångsrikt projekt När man ska arbeta i projekt blir det bäst om man har en arbetsgång att följa. Då slipper man göra grova missar i arbetet, glömma saker eller förutsättningar, eller kanske göra fel för att man inte tänkt efter före. Därför brukar de flesta företag använda sig av en projektmodell. Syftet med en projektmodell är att alla ska veta vad de ska göra i olika delar av projektets genomförande så att man inte missar något viktigt. På så vis kan man både klara av projektet i tid och se till att de ekonomiska ramarna inte överskrids.

En arbetsmodell för projektarbete Tanken med att ha en projektmodell är att man ska tänka först och jobba sen. Det handlar om att göra förberedelser och att sedan arbeta. Slutmålet för alla projekt är ju något slags leverans. Det kan vara allt från att ställa samman en rapport om behov av en ny väg, till en planering av en ny väg, eller rent av faktiskt bygga vägen. Det är självklart att ju större projektet är desto mer planering behövs. En projektmodell ska vara så enkel som möjligt, då är chansen att man använder och följer den störst. Konsultföretaget Wenells har en projektmodell med sex faser: 1. Idé 2. Förstudie 3. Start 4. Genomförande 5. Avslut 6. Nyttjande

Minst en gång per fas ska man stanna upp och ta ställning till hur man ska fortsätta. Det kallar man för ”grindar”. En grind är ett beslutstillfälle där man studerar det man kommit fram till hittills och gör de förändringar som behövs innan nästa fas i projektarbetet får påbörjas. Faserna har lite olika innehåll beroende på projektets slutmål, i denna bok har vi utgått ifrån ett planeringsprojekt när vi kopplar faserna till boken olika kapitel. Vi ska titta närmare på modellen.

Projektarbete – en arbetsmodell

Idé

Idén är inte någon egentlig fas i projektarbetet utan snarare en utgångspunkt som startar allt arbete. Det kan vara att någon i arbetslaget retat sig på att soffan i personalrummet är trasig och sedan föreslår att de ska byta ut möblemanget. En annan situation kan vara att en grupp medarbetare på en arbetsplats får i uppdrag att göra en större uppgift tillsammans, t.ex. starta en ny butiksavdelning.

exempel Bryggprojektet – Idé Nico och Roman har blivit tillfrågade om de kan tänka sig att bygga nya bryggor åt Storfors Varv & Marina. Tanken är att bryggorna ska byggas på betongpålar och inte behöva tas in för vintern som de nuvarande flytbryggorna. Nico och Roman som länge arbetat med olika byggprojekt beslutar att göra en förstudie för att se om det alls är möjligt.

Kapitel 1 och 2 i denna bok behandlar denna fas.

Förstudie Förstudien är det första steget i arbetet med projektet. Nu handlar det om att bedöma idéns genomförbarhet. Var det en bra idé eller ska vi stoppa redan nu? Kan vi alls genomföra idén med de förutsättningar vi har? I denna fas tar projektgruppen reda på vilka förutsättningar som gäller för projektet. Några viktiga saker att ta ställning till är: • Vilka ekonomiska förutsättningar har vi? • Vilket är projektets mål? • Vilka personella resurser har vi tillgång till? • Hur lång tid tror vi att det tar att genomföra? • Hur stor är risken att det inte blir som vi tänkt? I stora projekt är det vanligt att en mindre grupp gör förstudien och sedan om projektet ska genomföras bildar man den grupp som ska göra själva arbetet. I stora projekt räknar man med att förstudien tar mellan 10 och 20 procent av tiden. När vi tänkt igenom detta kan vi ta ställning till om det är realistiskt att fortsätta. Det är en ”grind” som ska passeras innan man kan börja arbetet. Projektarbete – en arbetsmodell

exempel Bryggprojektet – Förstudie Efter första mötet med ägaren till Storfors Varv & Marina har Nico och Roman fått en beskrivning av ägaren Göran Stark. Han har satt några ramar för projektet, han vill ha ett kostnadsförslag, men säger samtidigt att det får kosta högst fem miljoner kronor, antalet båtplatser ska ökas med 50 % och arbetet ska vara klart senast 15 april nästa år. Nico och Roman gör en egen genomgång av projektet och tar kontakt med samarbetspartners i branschen som behöver vara med om projektet ska kunna genomföras. De inser att isen kan bli ett problem under själva bygget samtidigt som det är lite för kort tid för att komma igång före vintern. De gör också en grov tidsberäkning av projektet och till slut kommer de fram till att det går att genomföra. De avslutar arbetet med att skriva en offert tillsammans med sina kollegor. Roman säger att ”första grinden” är passerad.

Kapitel 3 handlar om denna fas.

Start Detta är en planeringsfas. Nu ska planeringen för själva genomförandet läggas upp. Även om man redan tagit fram en hel del information inför arbetet behöver man planera arbetet ytterligare och gå på djupet med följande: • Bilda projektgruppen, samla ihop de medlemmar som behövs • Mål för projektet, eventuella krav som ska uppfyllas • Tids- och resursramar • Organisera arbetet • Planera arbetet • Gör en budget för projektet • Bestämma hur projektet ska levereras • Bestämma hur det ska följas upp Den första punkten, bilda projektgruppen, är viktig. De som nu är med ska ansvara

Projektarbete – en arbetsmodell

tillsammans för att projektet lyckas. Alla måste nu verkligen vara överens om vad som ska göras och hur det ska gå till. Denna del av projektet brukar ta runt 10 % av tiden. När startfasen är klar finns en plan för hur arbetet ska göras.

exempel Bryggprojektet – Start Efter tre veckor tar Göran Stark på Storfors Varv & Marina kontakt med Roman och beställer arbetet. Redan samma dag föreslår han Nico att de ska kalla ihop alla inblandade i projektet och planera arbetet. De har fått sin offert accepterad och priset blev 4 900 000 kr inklusive material. Det låter mycket, men det är trots allt ett stort projekt som ska genomföras. De gör därför en tidsplanering, beräknar materialåtgång, beräknar arbetstid, planerar för utrustning och maskiner etc. Var och en får i uppgift att presentera sin del av projektet. Detta rapporterar de sedan till Roman som därefter gör en budget för projektet. Sedan avrundar de starten med en detaljerad planering för hela projektet. Roman kommer att vara projektledare och är den som kommer att leda hela arbetet. Efter detta sätter sig hela gruppen ned tillsammans och går igenom allt material, planeringen m.m. Nu har vi passerat en ytterligare ”grind” i projektet, säger Nico till slut.

Kapitel 4 i denna bok handlar om denna fas.

Genomförande Det är nu arbetet ska genomföras. Under denna fas är det framför allt viktigt att man håller uppe takten, och att man regelbundet följer upp arbetet för att veta hur man ligger till i förhållande till den ursprungliga planen från startfasen. Men det är också viktigt att göra de förändringar i planerna som behövs för att projektet ska nå sitt mål. Det kan ibland bli nödvändigt att ta in ytterligare projektmedlemmar eller skaffa andra resurser som man från början inte räknat med skulle behövas. I kapitel 6 får ni några verktyg för att klara detta. De viktigaste i denna fas är att:

Projektarbete – en arbetsmodell

• ta tag i problem som uppstått • avrapportera hur arbetet framskrider • beräkna risker i projektet • se till att alla får rätt information • underlätta samarbetet Om projektet har en projektledare är det han eller hon som sköter uppföljning, ser till att hålla uppe arbetstempot och kommunikationen med projektets uppdragsgivare. Denna fas står för cirka 60–70 % av projekttiden. Ibland kan det vara bra att ha två beslutstillfällen, eller grindar under denna fas. Det beror helt på arbetets omfattning och svårighetsgrad. Innan man går över till nästa fas har man i alla fall en beslutspunkt, eller grind, där man tar ställning till om målet nåtts och om man är klar med arbetet.

exempel Bryggprojektet – Genomförande Nu kör arbetet igång på allvar. Alla hyr den utrustning de behöver, beställer hem material med leverans efter tidsplanen. Det är ju inte så bra att få virket till bryggorna flera månader innan stolparna är satta och annat är klart. Alla hjälps åt att få arbetet att fungera och gruppenhar därför regelbundna möten, ibland på stan, och ibland på telefon efter arbetsdagen. Det första problem som uppstår är att båten de behöver blivit försenad och inte kan komma när de behöver den. Utan båten kan de inte påla, och därför blir arbetet förskjutet med tre veckor redan i starten. Det löste sig dock genom att de kunde förbereda på land i stället under dessa veckor. Sedan gick det betydligt bättre, och månaderna gick i stort sett enligt plan. Tack vare en tidig vår kunde gruppen till slut avsluta arbetet redan i slutet av mars, i god tid före utlovade 15 april.

Kapitel 5–10 handlar om denna fas.

Projektarbete – en arbetsmodell

Avslut

Själva avslutet av projektet har två delar. Dels ska resultatet presenteras och överlämnas till uppdragsgivaren, dels ska allt genomföras. Ibland är detta enkelt. Ska man föreslå nya möbler till personalrummet kanske man visar vilka möbler man föreslår med bilder och visar en uträkning på vad det kommer att kosta och sedan fattar man beslut om köpet tillsammans med uppdragsgivaren. För att det ska vara möjligt måste avrapporteringen av projektet göras på ett bra sätt. Detta handlar kapitel 11 i denna bok om. Förutom överlämnandet av resultatet ska också själva arbetet med projektet avslu tas. Det kan vara allt från att sätta in papper i pärmar, till att räkna ut vad allt kostat och utvärdera hur väl man nådde projektmålen. Dessutom finns lärdomar att dra om hur arbetet gick och vilka problem som uppstått under arbetets gång. Detta handlar kapitel 11 och 12 i denna bok om.

exempel Bryggprojektet – Avslut Nico och Roman gjorde efterarbetet med bryggprojektet i början av april. Det första var att ta hem alla maskiner, arbetsboden och att städa området så att det gick att använda. Sedan gjorde de en projektutvärdering tillsammans med projektgruppen som varit inblandad. Alla insåg att de borde ha varit mer noga med att kontrollera att båten verkligen var tillgänglig. Men isläget räddade projektet, fast det kan man aldrig bygga en planering på, insåg alla.

Projektarbete – en arbetsmodell

ENTREPRENÖRSKAP FAKTABOK ENTREPRENÖRSKAP

FAKTABOK

FAKTA B OK

ENTREPRENÖRSKAP ingår i läromedelsfamiljen E2000 – ett spektrum av läromedel i entreprenörskap, företagande och ekonomi. Best.nr 47-10071-2

Tryck.nr 47-10071-2-00

ENTREPRENÖRSKAP

FAKTABOK