9789172056794 by Smakprov Media AB

Denna användbara lilla bok innehåller en mängd tips och konkreta råd om hur man kan förbättra språket i utredningar och journaler. Det centrala budskapet är att dokumentationen ska vara överskådlig, tydlig och lätt att annat svar på frågorna: * Hur disponerar man texten i en utredning? * Hur framhäver man det viktiga i texten? * Får man skriva ”jag” om sig själv i journalen? * Hur skriver man informativa rubriker? * Hur binder man ihop texten? * Hur formulerar man ett beslut så att mottagaren förstår det? erstin Lundin Författare till boken är språkkonsulterna K och Åsa Wedin. De utbildar och handleder kommuner och statliga myndigheter i språkfrågor.

Boken är en pärla i en djungel av mindre bra böcker på temat ”så skriver du bättre utredningar”. Den ger läsaren stor möjlighet att utveckla sitt skrivande i välfärdens tjänst!

Robert Helsing, Tidskriften Socionomen nr 7/2007

ISBN 978-91-7205-679-4

789172 056794

LUNDIN & WEDIN KLARSPRÅK I SOCIALTJÄNSTEN

läsa. Den nya upplagan är uppdaterad. Boken ger bland

Kerstin Lundin och Åsa Wedin

KLARSPRÅK I SOCIALTJÄNSTEN Hur man skriver lättlästa beslut, utredningar och journaler

© 2009 Författarna och Gothia Fortbildning AB ISBN 978-91-7205-679-4 Kopieringsförbud! Mångfaldigande av innehållet i denna bok, helt eller delvis, är enligt lag om upphovsrätt förbjudet utan medgivande av förlaget, Gothia Fortbildning AB, Stockholm. Förbudet gäller såväl text som illustrationer och gäller varje form av mångfaldigande. Förlagsredaktör: Bengt Ehlin/Bibbi Fagerström Omslag och grafisk form: Bok & Form Illustrationer: Bok & Form Tryck: Dimograf, Polen 2014 Tryckt på miljövänligt framställt papper. Andra upplagan, tredje tryckningen Gothia Fortbildning Box 22543, 104 22 Stockholm Kundservice 08-462 26 70, Fax 08-644 46 67 www.gothiafortbildning.se

Innehåll

Placera upplysningar för sig | 43 Informera om beslutet | 43 Hur man överklagar | 43

Språket | 51 Tonen i texten | 51 Meningsbyggnaden | 55 Ordvalet | 63

Skrivregler | 69 Läs igenom texten | 69 Några vanliga skrivregler | 69

Granska texten | 75 Litteratur | 78

Förord

Den här boken vänder sig till dig som arbetar inom socialtjäns ten och som behöver skriva i arbetet. Här får du råd om vad du bör tänka på när du ska skriva lättlästa och informativa besluts underlag, beslut och journaler. Mycket av det som sägs i boken gäller även andra texter, till exempel brev, informationsbro schyrer, rapporter och webbtexter. Innehållet i boken bygger på kurser som vi haft för socialsekre terare och biståndsbedömare i olika kommuner. Exemplen är till stor del hämtade från texter som skrivits av kursdeltagare, men de är naturligtvis avidentifierade och omgjorda så att de personer det handlar om inte ska kännas igen. Boken är granskad av Birgith Molberg, socionom och före detta chef för välfärdsavdelningen på Länsstyrelsen Västernorrland. Hon har bidragit med värdefulla synpunkter och det är hon som svarar för innehållet i de pratbubblor som inte handlar om språket. Hon är också en av författarna till Att handlägga ären den i socialtjänsten. Vi hoppas att du ska ha nytta av råden i boken och att de ska göra att det blir både lättare och roligare att skriva.

Stockholm i februari 2009 Författarna, www.sprakvardarna.se

Skriva om människor – svårt men viktigt

Gedigna kunskaper, självständigt tänkande och medkänsla – det är några av de redskap som en handläggare inom social tjänsten måste vara utrustad med för att kunna utföra sitt ar bete. Och en del av arbetet består av att fästa iakttagelser och slutsatser på papper. Beslutsunderlag, beslut och journaler är mycket viktiga dokument. Inte minst för att de påverkar människors liv. Det är också dokument som kan komma att utsättas för ingående granskning: av mottagarna, av rättsliga instanser, av tillsyns myndigheter, till exempel Justitieombudsmannen. Hur ska då dessa viktiga dokument utformas? Hur ska man fånga en komplex och kanske omtumlande verklighet på några torra pappersark? Hur ska man göra texterna begripliga och korrekta? På arbetsplatsen finns det säkert mallar och rutiner som un derlättar arbetet. Mallar sparar tid och ger trygghet. Problemet är att en mall bara är en mall. Den måste alltid anpassas till verkligheten. Och alla mallar är inte bra. Vissa blir mer en irr gång eller tvångströja än ett stöd. Ta gärna hjälp av mallar och förlagor. Men kom ihåg att om du ska skriva en bra text, måste du utgå från dem som ska läsa just den texten och från det syfte du har med texten. Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. Det innebär till exempel att du ska skriva begripligt och korrekt.

Läsarna och syftet

Läsarna avgör vad som är en bra text En bra text är en text som läsarna uppfattar på det sätt som skribenten vill att den ska uppfattas. Så kan man definiera vad som är bra brukstexter, alltså texter som skrivs i arbetslivet. Om läsarna inte uppmärksammar viss information eller tolkar information på ett sätt som skribenten inte avsett, är det följ aktligen ingen bra text. Den må vara hur formellt korrekt, rätt stavad och väl tänkt som helst. Ett problem är att arbetslivets texter ofta har många läsare, med olika förutsättningar att ta till sig innehållet. Det gäller i hög grad sociala utredningar, biståndsbedömningar och beslut. Ett beslut ställs kanske till en viss person men många fler kan komma att läsa det: anhöriga, handläggarens kolleger och chef, de som ska utföra uppdraget, jurister i domstolar. För att kunna skriva en bra text under sådana omständigheter måste man tänka igenom situationen och planera sitt skrivande innan man börjar skriva.

Några viktiga frågor Börja arbetet med en text med att ställa dig frågorna: * Varför skriver jag? * Vem skriver jag för? Försök besvara dem så noga du kan.

| 11

Gör syftet klart för dig Du måste bestämma dig för vad du vill åstadkomma med texten. Ska du övertyga motvilliga läsare om att du har fattat rätt be slut eller att ditt förslag till beslut är riktigt? Då måste du un derbygga det med tydliga fakta och goda argument. Vad ska läsarna uppfatta som viktigt? Det ska du framhäva, till exempel genom att lägga det långt fram i texten som helhet, i stycket, i meningarna. Hur vill du att läsarna ska uppfatta dig och din myndighet? Det kan du bland annat påverka genom tonen. Får du fram ditt budskap bäst med en stram, auktoritativ ton? Eller når du läng re med en vänlig, mer inkännande ton?

Skriv för läsarna Vem skriver du för? Eller kanske hellre, vilka skriver du för? Flera personer kommer troligen att läsa texten. Vem anser du vara den viktigaste läsaren som du ska skriva för i första hand? Det räcker inte med att ringa in läsekretsen. Du måste också göra dig en bild av de olika läsarna:

Vilka förkunskaper har de? Hur utförlig bör du vara? Vad kan du utelämna?

* Vilket språk förstår de? Begriper de dina fackord? Förstår alla de juridiska termer du behöver använda?

Vilket språk tycker de är lämpligt i sammanhanget? Ska du vara formell eller använda ett mer avspänt språk? Glöm inte reglerna om tolk i förvaltningslagen.

12 |

Vad tycker läsarna är viktigt och mindre viktigt? Dina läsare vill säkert snabbt hitta fram till det som är viktigt för dem, inte behöva leta efter det i texten.

Hur intresserade är läsarna av din text? Är de spontant in tresserade? Då kommer de säkert att läsa under alla omstän digheter. Har de inte förstått hur intressant texten är? Då måste du snabbt försöka få dem intresserade.

Vad tycker de om dig och den myndighet du representerar? Är de positivt inställda redan från början eller måste du övertyga dem om dina goda avsikter?

Förmodligen kommer du fram till att dina läsare skiljer sig åt på de flesta punkter men att de ändå alla måste få sina behov tillgodosedda. Du måste alltså ha den sammansatta läsekretsen i bakhuvudet hela tiden när du skriver.

Den enskilde är den viktigaste läsaren När du skriver ett beslutsunderlag måste du ta hänsyn till både beslutsfattarna och den eller dem som utredningen handlar om. När du skriver ett beslut ska du i första hand skriva för den per son som direkt berörs av beslutet, den som utredningen gäller. De andra läsarna ska du ha i åtanke, men låt dem inte påverka din text så att den blir svår att begripa för den direkt berörda. Förvaltningslagen säger att du ska sträva efter att uttrycka dig lättbegripligt. Det kan vara frestande att ta en genväg genom att till exempel skicka ett ärendeblad till den som berörs av beslutet. Gör inte det. Skriv ett beslut som riktar sig direkt till honom eller henne och gör det på ett särskilt blad.

| 13

Låt alltså inte beslutet se ut så här: Pers nr

Namn

Tfn

Adress

Postadress

Öppnat

080612

Handläggare

Lisa Larsson

Aktuell fråga Ansökan om hemtjänst för personlig omvårdnad, särskild boendeform med helinackordering för demenshandikappade samt korttidsboende för enstaka tillfälle Utredning

Se nästa sida

Arbetsplan

Målstyrd arbetsplan upprättas av ansvarig enhetschef Särskilt sökt boende kan inte alltid tillgodoses

Delegationsbeslut

Nedanstående insatser beviljas enligt 4 kap. 1 § socialtjänstlagen, SoL. 1. Hemtjänst för personlig omvårdnad i form av dusch och hårvård

1 gång/vecka.

Omvårdnadsnivå: LÅG

2. Korttidsboende för enstaka tillfälle. Korttidsboende är för närvarande avgiftsbelagt med 80 kr/dygn. 3. Särskild boendeform med helinackordering för demenshandikappade. Ärendet aktualiseras när sådant boende finns att erbjuda 2008-06-12 HUR MAN ÖVERKLAGAR Om Ni inte är nöjd med nämndens beslut, kan Ni skriftligen överklaga det hos länsrätten. Skrivelsen ska ha kommit till X-nämnden, Box 000, 123 45 Y-stad, inom tre veckor från den dag Ni fick del av beslutet. I skrivelsen ska Ni uppge vilket beslut som överklagas, hur Ni vill att beslutet ska ändras och varför Ni önskar ändring.

14 |

Skriv hellre så här:

BESLUT

Den 11 maj 2008

Namn

Adress

Postadress

Ansökan om hemtjänst för personlig omvårdnad, särskilt boende och korttidsboende för enstaka tillfällen Beslut

Socialnämnden beslutar att du har rätt till följande: 1. Hjälp av hemtjänsten med dusch och hårvård en gång/vecka. 2. Korttidsboende för enstaka tillfällen. 3. Särskilt boende för demenshandikappade, när en plats blir ledig. Beslutet fattas med stöd av 4 kap. 1 § i socialtjänstlagen (2001:453). Bakgrund

Du har den 20 april 2008 ansökt om att få plats på ett särskilt boende med helinackordering för demenshandikappade. Till dess att detta blir möjligt behöver du ha hemtjänst för personlig omvårdnad och plats på korttidsboende för enstaka tillfällen. Skäl för beslutet Du behöver så mycket omvårdnad att det motiverar en plats i ett särskilt boende. Till dess att en plats blir ledig i ett sådant boende, kan du få den hjälp du behöver genom hemtjänsten och genom tillfälliga vistelser på något av kommunens korttidsboenden. Namnteckning Titel Upplysningar

För närvarande kostar en plats i korttidsboende 120 kronor/dygn.

| 15

Använd läsarnas perspektiv Vad vi än skriver eller talar om gör vi det ur ett visst perspektiv. Vi kan använda läsarnas perspektiv, myndighetens, vårt eget, ett juridiskt och så vidare. I en text kan vi mycket väl växla perspektiv mellan olika delar. Vissa partier vänder sig främst till vissa läsare och då kan det vara befogat med ett annat perspektiv än i resten av texten. Det viktiga är att vi hela tiden funderar över vad som blir bäst för läsaren och inte slentrianmässigt faller för frestelsen att använ da vårt eget perspektiv. Exempel När en kommun inleder ett beslut på detta sätt, är det knappast den sökande som är huvudpersonen. Det är snarare de egna ru tinerna som dominerar. Beslut Typ av beslut Bifall Hjälp i hemmet, SoL 4 kap 1 § Datum

2008-09-14

Personer som omfattas av beslutet

Bo Bok

Beslutsfattare Lena Lind Gäller fr.o.m. 2008-09-18 – 2009-09-17 Beslutsmeddelande Socialnämnden beslutar att …

Ytterligare ett exempel Så här informerar en kommunal förvaltning på sin webbplats invånarna om att de kan få hjälp med maten under vissa förut sättningar.

16 |

Matdistribution

Matdistribution som bistånd innebär att lunch tillagas i Sundby och genom hemvårdspersonalens försorg transporteras till den enskilde i ordinärt boende eller särskilda lägenheter. Personalen har till uppgift att förvissa sig om att den enskilde faktiskt äter maten. Matdistribution beviljas för minst fyra av veckans dagar. Ett behov som understiger denna nivå kan normalt tillgodoses på annat sätt. I måltiden ingår mjölk, varmrätt, grönsaker och potatis/ris/pasta. Efter rätt serveras efter soppa. I delar av glesbygden ges biståndsinsatsen genom distribution av kyld mat som personalen kan värma påföljande dag.

Om skribenterna hade gett sig tid att fundera över vilka som skulle läsa texten, hade de kanske skrivit så här: Du kan få hjälp med maten Om du har svårt att laga till din lunch, kan du få mat levererad av hemvårdspersonalen. I måltiden ingår varmrätt, grönsaker och potatis, ris eller pasta och mjölk. När huvudrätten är soppa får du också en efterrätt. Personalen hjälper till med att värma och servera maten. Om du bor i glesbygden, får du kyld mat som personalen hjälper dig att värma nästa dag. En förutsättning för att få denna hjälp är att du vill ha mat levererad minst fyra dagar i veckan. Tala med din biståndshandläggare om du är intresserad av att få mat levererad hem.

Riktigt lättlästa texter Många människor har svårt att läsa, av den ena eller andra anled ningen. Om du ska skriva för någon som du tror behöver extra hjälp för att kunna ta till sig innehållet, bör du tänka på detta:

| 17

Skriv korta ord och meningar. Det blir de flesta läsare tack

samma för, men det är särskilt viktigt för personer som måste anstränga sig extra mycket för att förstå vad de läser. Upprepa nyckelorden. Använd samma ord för samma sak. Glöm

bort regeln att du ska variera ditt ordval. Växla till exempel inte mellan bistånd, ekonomisk hjälp, ersättning och bidrag. Förklara ord som du tror att läsaren har svårt att förstå. Alla

har inte tillgång till ordböcker som de kan slå upp krångliga ord i. Alla har inte varit i Sverige tillräckligt länge för att ha hunnit lära sig hur det svenska samhället fungerar och vad oli ka företeelser heter. Skriv konkret. Skriv hellre hemtjänstens lokaler än socialkontoret,

hellre bo kvar hemma än bo i ordinärt boende. Tala om vem som gör vad. Låt inte passiveringar göra läsaren osäker. Skriv hellre sonen har diskuterat med Stina om hon inte ska byta bostad än bostadsbyte har diskuterats. Undvik bildspråk. Framför allt för personer som inte behärskar svenska så väl kan bildspråk bli mångtydigt. Vad betyder det att någon söker kontakt? Letar han eller hon efter ett eluttag i väg gen? Och vad har egentligen den som har de verktyg som han be höver för att ta sig ur krisen? Gör texten luftig. Skriv korta rader och lägg gärna extra luft

mellan raderna. Det får texten att se mer lättillgänglig ut. Använd gärna naturligt radfall. Personer som har svårt att läsa

får extra hjälp om du delar upp texten i innehållsmässiga delar med hjälp av radbrytningar.

18 |

Så här skulle en upplysning om hur man överklagar kunna in ledas om den skrevs med naturligt radfall: Du har rätt att överklaga nämndens beslut. Om du vill klaga på det, ska du skriva till Länsrätten i X län. Brevet ska du lämna eller skicka till nämnden, Box 11, 100 00 Y-köping. Nämnden måste ha fått ditt brev inom tre veckor från den dag då du fick detta beslut

Lagom långa rader är bra för alla Luftiga texter är bra för alla läsare, inte bara för dem som har svårt att läsa. En rad bör inte innehålla mer än högst 65 tecken. Med tecken menas alla nedslag, också blanksteg, punkt och kommatecken. Längre rader blir svåra att följa med blicken och det blir också svårt att hitta rätt när vi ska börja på en ny rad. Om man av någon anledning vill ha längre rader än 65 tecken, kan man kompensera läsarna genom att lägga mer luft mellan raderna. Vanligtvis fungerar 1,5 rad bra.

| 19