Leopass II H책ndbok for utstedelse av Europass mobilitet
INNHOLDSFORTEGNELSE INTRODUKSJON...................................................................................... 3 0.1 VELKOMMEN TIL DATABASEN FOR UTSTEDELSE AV EUROPASS MOBILITET! 0.2 UTFYLLING OG UTSTEDELSE AV EUROPASS MOBILITET I SEKS TRINN 0.3 GENERELL INFORMASJON OM DENNE BRUKERHÅNDBOKEN
3 3 4
1. KOMME I GANG................................................................................... 5 1.1 REGISTRERE EN EUROPASS MOBILITET-ORGANISASJON: 1.2 LOGGE PÅ DATABASEN
5 6
2. GENERELL BRUK AV DATABASEN......................................................... 7 2.0 TERMINOLOGI 2.1 DET FINNES I HOVEDTREKK FEM MÅTER Å SKRIVE INN DATA PÅ 2.2 SYMBOLER 2.4 SKJEMAER 2.5 LISTER
7 7 8 10 12
3. REGISTRERE OPPHOLD..................................................................... 13 3.1 PASSORD 3.2 LOGGE PÅ EUROPASS MOBILITET-DATABASEN 3.3 REGISTRERE EUROPASS MOBILITET-OPPHOLD 3.4 SENDE INN OPPHOLD TIL EUROPASSENTERET 3.5 REGISTRERE SEKSJON 5 I EUROPASS MOBILITETET-DOKUMENTET 3.6 DUPLISERE OPPHOLD 3.7 EKSPORTERE EUROPASS MOBILITETET-DOKUMENTET 3.8 LÅSE/GJØRE ENDRINGER I SEKSJON 5 EUROPASS MOBILITET 4.1 DELTAKERINFORMASJON 4.2 PARTNERINFORMASJON
13 13 13 18 19 24 24 24 26 26
5. UTSKRIFTER...................................................................................... 28 5.1 UTSKRIFTER
28
6. TIPS.................................................................................................. 29
2
Introduksjon 0.1
Velkommen til databasen for utstedelse av Europass mobilitet!
NB! Hvis din organisasjon har en aktiv Leonardo da Vinci-kontrakt, vil du måtte bruke hele håndboken for Leopass. Alle andre organisasjoner trenger kun å bruke denne Europass mobilitet-håndboken, som forklarer hvordan du går fram for å søke om Europass mobilitet for de deltakerne du skal sende ut på utdannings-, opplærings- og arbeidspraksisopphold til utlandet. Alle opplysninger om Europass mobilitet-dokumentet utover det som er beskrevet i denne håndboken finner du på webstedet www.europass.no
0.2
Utfylling og utstedelse av Europass mobilitet i seks trinn
Å fylle ut Europass mobilitet skjer i seks trinn: 1.
Registrere organisasjonen din som en Europass mobilitet-organisasjon, dvs. en organisasjon som har rett til å utstede Europass mobilitet til sine deltakere. Du trenger bare å registrere organisasjonen din første gang du skal fylle ut et Europass mobilitet-dokument. Når du er registrert, mottar du et brukernavn og et passord slik at du kan logge deg på databasen og fylle ut Europass mobilitet-dokumentet for deltakerne dine. Kapittel 1 i denne håndboken beskriver framgangsmåten for å registrere seg som Europass mobilitetorganisasjon.
2.
Legge inn opplysninger om deltakerne du ønsker Europass mobilitet for, og oppholdene de skal reise ut på. Opplysningene du legger inn blir automatisk lagt inn i selve Europass-dokumentet. Du fyller altså ut Europass mobilitet samtidig som du legger inn deltaker- og oppholdsopplysningene i databasen. Informasjonen om deltakerne og oppholdene er dessuten nødvendig for at Europassenteret skal kunne avgjøre om prosjektet tilfredsstiller de formelle kravene til Europass mobilitet. Informasjonen danner også grunnlaget for statistikk på nasjonalt og europeisk nivå. Punkt 3.3 i denne håndboken beskriver framgangsmåten for å registrere opplysinger om deltakerne, dvs. fylle ut Europass mobilitet-dokumentet.
3.
Sende inn informasjonen ("oppholdene") til Europassenteret. Når du er ferdig med å fylle ut opplysningene om deltakerne og oppholdene de skal ut på (tilsvarer opplysningene i seksjon 1-4 i Europass mobilitet-dokumentet), må du "sende inn" oppholdene til Europassenteret for godkjennelse. Dette skjer elektronisk i databasen, som har en egen funksjon for dette. Punkt 3.4 i denne håndboken beskriver hvordan du sender inn opphold.
4.
Laste ned Europass mobilitet-dokumentet fra databasen og sende det til mottakerorganisasjonen. Etter at oppholdene har blitt godkjent av Europassenteret, laster du ned Europass mobilitet-dokumentet i Microsoft Wordversjon. Seksjon 1-4 i dokumentet er nå forhåndsutfylt med de opplysningene du har registrert i databasen. Punkt 3.5 i denne håndboken beskriver hvordan du laster ned Europass mobilitet-dokumentet som et Microsoft Word-dokument. Du må nå sende Word-dokumentet som vedlegg til en e-postmelding til mottakerorganisasjonen slik at de kan fylle ut seksjon 5 (ENTEN 5.A ELLER 5.B). Mottakerorganisasjonen fyller nå ut seksjon 5.A ELLER 5.B i Word-dokumentet. Hvis deltakeren ønsker det, kan eventuelle ikke-obligatoriske felt som ikke er fylt ut, slettes samtidig. Mottakerorganisasjonen tar deretter en utskrift av dokumentet. Denne papirversjonen er fra nå av ORIGINALEN av dokumentet. Mottakerorganisasjonen stempler og underskriver dette dokumentet, og sender det til deg i posten. I tillegg sender de deg det nå ferdig utfylte Word-dokumentet som vedlegg til en e-postmelding.
3
5.
Fylle ut seksjon 5 fra Word-dokumentet i databasen og låse opplysningene. Når du mottar Word-dokumentet fra mottakerorganisasjonen, må du legge opplysningene de har fylt ut i seksjon 5.A eller 5.B, over i databasen, slik at opplysningene i databasen er komplette. Dette gjør du enklest ved å kopiere og lime inn fra Word-dokumentet. Punkt 3.6 i denne håndboken beskriver hvordan du fyller ut seksjon 5 i databasen.
6.
Låse seksjon 5 - avslutte registreringen. Når du har kopiert alle opplysningene i seksjon 5.A eller 5.B fra Word-dokumentet over i databasen, må du LÅSE seksjon 5 i databasen. Ved å låse seksjon 5, kan både du selv og Europassenteret enkelt se at Europass mobilitetdokumentet for en gitt person er HELT FERDIG fylt ut. Punkt 3.7 i denne håndboken beskriver hvordan du låser seksjon 5 slik at du ikke kan gjøre ytterligere endringer i oppholdsinformasjonen.
Avslutte registreringen Til slutt må du: a) Stemple og underskrive papiroriginalen og ta en kopi av denne som du må oppbevare på en betryggende måte i minst fem år. b) Sende det ferdig utfylte Word-dokumentet som vedlegg til en e-post til Europassenteret. Dokumentet sendes til europass@siu.no. c)
0.3
Gi deltakeren originalen av dokumentet (papirversjonen). Deltakeren kan også gis en ikkeredigerbar versjon av det elektroniske Word-dokumentet. Be deltakeren kontakte oss på europass@siu.no, så vil vi sende deltakeren en ikke-redigerbar versjon av dokumentet.
Generell informasjon om denne brukerhåndboken
Kapittel 1 beskriver de grunnleggende forutsetningene for å bruke databasen, dvs. å registrere seg som organisasjon og hvordan man logger seg på databasen. Kapittel 2 gir en oversikt over hovedprinsippene for bruken av databasen. Her beskrives de ulike elementene databasen består av og som du møter under bruken av den, f.eks. menyer, lister, knapper osv. Kapittel 3 beskriver hvordan du fyller ut Europass mobilitet-dokumentet ved hjelp av databasen, både for enkeltdeltakere og grupper av deltakere. Kapittel 4 beskriver andre viktige funksjoner du bør kjenne til under bruken av databasen. Kapittel 5 inneholder opplysninger om utskriftsmulighetene i databasen. Kapittel 6 inneholder en del nyttige råd og vink som vi anbefaler at du leser nøye før du begynner å bruke databasen. Vårt mål er ... at prosessen med å skaffe Europass mobilitet for personer som skal på opplæringsopphold i utlandet skal være så enkel og grei som mulig, samtidig som den: a) skal sørge for at de formelle kravene knyttet til bruken av Europass mobilitet oppfylles, og b) skal gi alle involverte institusjoner (norske myndigheter, EU-kommisjonen osv.) de nyttige og korrekte statistiske data som er nødvendige for å ta beslutninger i relevante utdannings- og opplæringsspørsmål.
4
1. Komme i gang For å kunne fylle ut Europass mobilitet personer du sender ut på utenlandsopphold, må du først registrere organisasjonen din i Leopass-databasen, deretter logge deg på databasen med et brukernavn og passord som du får tildelt av Europassenteret. Både registrering og pålogging skjer i nettleseren din på internett. 1.1
Registrere en Europass mobilitet-organisasjon:
Gå til www.europass.no. Her finner du en lenke til databasen Leopass (http://norway.leopass.org/). Helt nederst på innloggingssiden, er det en lenke for registrering av organisasjon. Ved å klikke på denne lenken får du opp et skjema der du kan registrere organisasjons- og kontaktpersonopplysningene for organisasjonen din. Organisasjon Organisasjonens navn - skriv inn Adresse 1 - skriv inn gateadressen Adresse 2 - om nødvendig Postnummer - skriv inn Poststed - skriv inn de fire sifrene i postnummeret Kommune - skriv inn Fylke - skriv inn EU-region - velg EU-region Telefonnummer - skriv inn Faksnummer - skriv inn Hjemmeside - skriv inn hvis den finnes Organisasjonstype - velg Organisasjonens størrelse - velg Næringsgruppe (NACE) - velg
5
Kontaktperson Kjønn - klikk på riktig alternativ Etternavn - skriv inn Fornavn - skriv inn Stilling - skriv inn Telefonnummer - skriv inn Faksnummer - skriv inn om ønskelig E-postadresse - skriv inn Departement – skriv inn om ønskelig
Velg Lagre. Informasjonen blir lagret, og du vil etter kort tid motta brukernavn og passord fra Europassenteret. Dette vil vanligvis ta 2-3 arbeidsdager. Brukernavn og passord blir sendt til den e-postadressen som er ført opp som kontaktpersonens e-postadresse i registreringsskjemaet.
1.2
Logge på databasen
For å kunne begynne å fylle ut Europass mobilitet i databasen for en eller flere deltakere, må du ha tilgang til internett. Du må logge deg på databasen ved å bruke nettleseren din. Adressen til påloggingssiden er: http://norway.leopass.org/ Skriv inn denne adressen i adressefeltet i nettleseren, eller benytt lenken direkte fra nettsidene www.europass.no Internett-sidene støtter kun Microsoft Internet Explorer 5.5 eller nyere.
Skriv inn brukernavnet og passordet du har fått tilsendt, og klikk på ”Logg inn”. Hvis du er en registrert bruker av databasen og har glemt brukernavn og passord, kan du skrive inn e-postadressen din i feltet: ”E-post:”. Du vil da få tilsendt brukernavn og passord på e-post, forutsatt at e-postadressen du skrev inn stemmer overens med den som er registrert i databasen som kontaktpersonens e-postadresse.
6
2. Generell bruk av databasen 2.0
Terminologi
Det er noen uttrykk som går igjen i denne håndboken, og som det er nyttig å gi en definisjon av: Opphold
2.1
Alle opplysninger i databasen som er knyttet til en persons utenlandsopphold. Oppholdet består altså av disse opplysningene: Europass mobilitet-utstedende organisasjon Senderorganisasjonen som sender ut personen (ofte den samme som den utstedende organisasjonen) Mottakerorganisasjon Personen som er ute på oppholdet deltakertype
Det finnes i hovedtrekk fem måter å skrive inn data på
2.1.1. Hvitt felt For å kunne skrive her, må man klikke én gang med venstre musetast. Du vil da se en blinkende markør til venstre i feltet, og du kan skrive inn informasjonen det spørres etter. 2.1.2. Hvitt felt med ”pil ned” til høyre Dette feltet kalles også "rullegardinmeny". Ved å klikke én gang med venstre musetast i feltet, ser man alternativene i menyen. Er det mange valg, bruker man piltastene (pil opp, pil ned) for så å klikke én gang med venstre musetast på ønsket alternativ. Det er også mulig å gå direkte til en verdi ved å taste første bokstav i verdien du vil velge. 2.1.3. Hvitt felt med ”pil ned” til høyre og hvitt felt under. Dette feltet er også en ”rullegardinmeny”, men det er mulig å gjøre flere valg. Ved å klikke én gang med venstre musetast i feltet, ser man alternativene i menyen. Er det mange valg, bruker man piltastene (pil opp, pil ned) for så å klikke én gang med venstre musetast på ønsket alternativ. Når verdien er valgt, vil den vises i det hvite feltet under. Velg deretter flere alternativer etter behov. Det er også mulig å gå direkte til en verdi ved å taste første bokstav i verdien du vil velge. Ønsker du å fjerne ett eller flere valg, klikker du på verdien i visningsfeltet (ikke i menyen) og deretter på knappen ”Slett”. 2.1.4. Alternativknapper Klikk én gang med venstre musetast i den lille hvite rundingen foran det alternativet du ønsker å velge. 2.1.5. Knapp Klikk én gang på knappen med venstre musetast, og handlingen vil bli utført. MERK: Feltnavn med sort skrift er obligatoriske, mens feltnavn med grå skrift ikke er strengt nødvendige å fylle ut.
7
2.2
Symboler Klikk her for å redigere informasjonen på linjen hvor symbolet vises Klikk her for å se på informasjonen for linjen hvor symbolet vises Klikk her for å se spørreskjema Klikk her for å registrere opplysningene i seksjon 5 i Europass mobilitet-dokumentet (du finner mer informasjon om registrering av opplysningene i seksjon 5 i punkt 3.6). Klikk her for å laste ned Europass mobilitet-dokumentet fra databasen (mer informasjon om dette i punkt 3.5). Seksjon 5 i Europass mobilitetdokumentet er ferdig utfylt og låst (mer informasjon om dette i punkt 3.6). Klikk her for å sortere i listene.
eril@leonardo.org Klikk her for å sende en e-postmelding. En tom e-postmelding åpnes som du kan fylle ut som du ønsker og sende til personen. Organisasjonsnavn I enkelte lister vil det være mulig å gå direkte til ønsket informasjon, f.eks. organisasjoner, kontaktpersoner etc. bare ved å klikke på teksten i listen. Tekst hvor dette er mulig, vil være understreket som en vanlig lenke. Klikk her for å slette dataene på linjen hvor symbolet vises. All informasjonen som er direkte knyttet til denne posten/linjen vil bli slettet. Forsikre deg om at du virkelig vil slette posten før du klikker på dette symbolet. Enkelte poster/linjer lar seg ikke slette fordi de er koblet til andre poster. Det er f.eks. ikke mulig å slette en deltaker som er registrert på et godkjent opphold. Klikk her for å duplisere et opphold eller en søknad (se mer om duplisering i punkt 3.8). Klikk her for å ”sende inn” et opphold eller en søknad (se mer om å "sende inn" opphold i punkt 3.4). Klikk her for å skrive ut. Indikerer at deltakeren har søkt om å få eller har mottatt et Europass mobilitet dokument. Navigeringsknapper i lister. Høyre pil: en side fremover. Venstre pil: en side bakover. Høyre dobbeltpil: siste side. Venstre dobbelpil: Første side. Det er også mulig å gå til en bestemt side ved å taste ønsket sidetall.
8
2.3
Menyer
2.3.1. Toppmenyen
Øverst til venstre vil du se ditt navn og navnet på organisasjonen din. Det er mulig å velge et annet språk. Dette gjør du ved å klikke på menyen for språk, velge språket du ønsker og deretter klikke på nettleserens "refresh"-knapp. Velger du et annet språk, vil databasen ”huske” endringen neste gang du logger på. Klikk på ”Logg av” for å avslutte. Klikk "Personvern" for å se personvernserklæringen. 2.3.2. Hovedmenyen Uansett hvor i programmet du befinner deg, vil du alltid kunne se hovedmenyen til venstre. Har du logget deg inn som utstederorganisasjon, ser hovedmenyen ut som eksempelet nedenfor. Merk: Menyvalget Kontrakter er kun aktuelt for organisasjoner som har en Leonardo da Vincikontrakt. Vise eller oppdatere organisasjonsinformasjon og kontaktpersonopplysninger Se Se Se Se
en en en en
liste liste liste liste
over over over over
alle alle alle alle
søknader. uinnsendte søknader for å sende inn, endre eller registrere ny. innsendte søknader. innvilgede søknader.
Gjennomgå innvilgede søknader Se en liste over alle kontrakter. KUN aktuelt for Leonardo da Vinci-organisasjoner. Se en liste over alle opphold. Se en liste over alle uinnsendte opphold for å sende inn, endre eller registrere ny. Se en liste over alle godkjente opphold Se en liste over alle deltakere for å se på eller gjøre endringer. Se en liste over alle partnere for å se på eller gjøre endringer. Skrive ut lister over opphold, deltakere etc. Nyheter Dokumenter
9
2.4
Skjemaer
2.4.1 Hovedskjema Under registrering er det slik at opplysningene man skriver inn noen ganger vil være fordelt på flere skjemaer. Eksempelet under viser registrering av opphold. Hovedskjema: Rediger opphold og underskjema Ny deltaker. (Underskjemaet vises når man klikker på knappen Ny deltaker.) Informasjonen i underskjemaet lagres uavhengig av hovedskjemaet, og blir tilgjengelig i hovedskjemaet når man lukker underskjemaet.
Underskjema i eget vindu.
Underskjema i eget vindu.
10
2.4.2. To varianter av samme skjema Det finnes to varianter av de fleste skjemaer, avhengig av hvilken funksjon man velger. Eksemplet under viser oppholdsskjemaet:
Opprett ny/endre:
Visningsvindu:
11
2.5
Lister
2.5.1. Oversiktsliste for å se på/kontrollere opplysninger Eksempelet under viser en oversikt over registrerte opphold. Her kan man se på eller redigere opplysningene som er sendt inn, eller slette uinnsendte opphold. Ikke alle valg er tilgjengelige i alle lister.
2.5.2. Filtrere/søke etter informasjon. I alle lister er det mulig å søke etter bestemt informasjon. Tast inn informasjon du ønsker å søke etter, f.eks. utreisedato, land, kontraktsnummer osv. Ønsker du for eksempel kun å søke etter opphold i Tyskland, skriver du ”Tyskland” i feltet ”Mottakerland” og klikker på knappen ”Søk”. Alle oppholdene i Tyskland vil vises i listen. (Andre opphold er blitt ”filtrert” bort). Klikk her etter først å ha angitt et søkekriterium. Opphold som ikke tilfredsstiller søkekriteriet, blir filtrert bort. Klikk her for å se alle postene i den aktuelle listen.
Klikk her for å få tilgang til flere søkemuligheter.
2.5.3. Navigering Navigering: Benytt
for å bla i listen.
Klikk her for å sortere listene (A – Å, Å – A).
Viser totalt antall poster, antall sider og hvilken side du er på.
12
3. Registrere opphold En trinnvis gjennomgang
3.1
Passord
Hvis du har registrert organisasjonen din, og ikke har mottatt brukernavn og passord, vennligst ta kontakt med oss på e-post: europass@siu.no
3.2
Logge på Europass mobilitet-databasen
For å kunne begynne å fylle ut Europass mobilitet-dokumentet i Europass mobilitet-databasen for en eller flere deltakere, må du logge deg på databasen via internett. Gå til påloggingssiden http://norway.leopass.org/, skriv inn ditt Brukernavn og Passord som du har fått tildelt av Europassenteret og klikk på Logg inn. Du vil nå bli logget på brukerområdet for din organisasjon. Det er også lenke til databasen fra nettsiden www.europass.no. Internett-sidene støtter kun Microsoft Internet Explorer 5.5 eller nyere. Når du er logget på, kan du når som helst velge å endre passordet ditt: Velg Mine data. Klikk på symbolet vinduet som kommer fram.
på linjen for ønsket kontaktperson og endre passordet i
Om ønskelig kan flere kontaktpersoner registreres.
3.3
Registrere Europass mobilitet-opphold
Dette punktet er ganske omfattende, siden det omhandler hvordan du registrerer (= legger inn alle opplysningene om) et nytt opphold i Europass mobilitet-databasen. Hovedprinsippet for å legge inn et opphold, er at du først registrerer en deltaker. Deretter velger du din egen organisasjon eller en annen eksisterende organisasjon, eller oppretter en ny organisasjon som senderorganisasjon. Det neste du gjør, er å velge eller opprette mottakerorganisasjonen som deltakeren skal sendes til. Deretter angir du en rekke generelle valg og gir en del generelle opplysninger ved å bruke alternativknapper, menyer, osv. Klikk så på Lagre, og registreringen av selve oppholdet og alle opplysninger til og med seksjon 4 i Europass mobilitet er fullført. NB! Opplysningene er ennå ikke sendt inn til Europassenteret, og dette må gjøres i tillegg. Du finner mer informasjon om dette i punkt 3.4. Du kan nå velge om du ønsker å registrere seksjon 5 i Europass mobilitet-dokumentet. Dokumentet må deretter eksporteres. Alle data blir overført fra databasen til dokumentet når det eksporteres. Dokumentet sendes så på e-post til mottakerorganisasjonen(e). Når dokumentet returneres fra mottakerorganisasjonen må seksjon 5 fylles ut og låses.
13
Slik går du fram for å legge inn informasjon om et opphold: Klikk på Opphold -> Uinnsendte, og deretter på knappen ”Nytt opphold” øverst i skjermbildet. I dette vinduet velger du hvilken type opphold du vil opprette: Klikk så på knappen: Klikk her hvis du ikke har en Leonardo-kontrakt, og kun skal ha Europass.
14
Deltaker betyr personen som sendes ut p책 oppholdet. Klikk p책 Ny deltaker for 책 registrere en ny deltaker. (Hvis deltakeren allerede er registrert i databasen, klikker du p책 Velg og velger deltakeren fra deltakerlisten.
15
3.3.1 Ny deltaker Klikk på Ny deltaker for å legge inn opplysningene om en ny deltaker. (Hvis du skal registrere en deltaker som har vært ute på et opphold tidligere, og allerede er registrert i databasen, klikker du på Velg og velger deltakeren fra deltakerlisten [dette er i hovedsak kun aktuelt for følgepersoner].)
Nytt vindu: Ny Deltaker Kjønn - klikk på riktig alternativ Etternavn - skriv inn Fornavn - skriv inn Nasjonalitet – skriv inn nasjonalitet Fødselsdato (dd/mm/åååå) - skriv inn fødselsdatoen i formatet 'dag/måned/år', der dag og måned må angis som to sifre, og år må angis som fire sifre. F.eks.: 19/04/1983 ID - angi eventuelt en unik ID Deltakertype - velg riktig deltakertype fra listen Adresse 1 - skriv inn postadressen Adresse 2 - om nødvendig Postnummer - skriv inn Poststed - skriv inn Kommune - skriv inn Fylke - skriv inn Land - velg land EU-region - velg EU-region, kun EU-regioner knyttet til valgt land vil vises. E-postadresse - skriv inn. Hvis deltakeren ikke har e-postadresse, brukes e-postadressen til senderorganisasjonens kontaktperson. Telefonnummer - skriv inn hvis han/hun har Telefaks - skriv inn hvis han/hun har Klikk på Lagre. Informasjonen blir nå lagret og deltakerens navn vises i deltakerlisten.
16
3.3.2 Senderorganisasjon er organisasjonen som sender ut en eller flere deltakere. Ofte er det utstederorganisasjonen selv som sender ut. Velg organisasjonen i senderorganisasjonslisten. Er det andre enn utstederorganisasjonen som skal sende ut personen(e) og organisasjonen ikke allerede er registrert i databasen, velger du Ny senderorganisasjon. Opplysningene fylles ut på samme måte som i punktet: 1.1 Registrere en Europass mobilitetorganisasjon 3.3.3 Mottakerorganisasjon er organisasjonen som tar imot en eller flere deltakere. Velg organisasjonen i mottakerorganisasjonslisten. Når du klikker på en organisasjon i listen, vil den vises i feltet under. Hvis du vil registrere en ny organisasjon, klikker du på Ny mottakerorganisasjon. Ønsker du å fjerne et valg, klikker du på ønsket verdi, og deretter på Slett. Opplysningene fylles ut på samme måte som i punktet: 1.1 Registrere en Europass mobilitetorganisasjon 3.3.4 Utreisedato (dd/mm/åååå) Må skrives inn i formatet 'dag/måned/år', der dag og måned må angis som to sifre, og år må angis som fire sifre. F.eks.: 19/04/2004 3.3.5 Returdato (dd/mm/åååå) Må skrives inn i formatet 'dag/måned/år', der dag og måned må angis som to sifre, og år må angis som fire sifre. F.eks.: 26/05/2004 3.3.6 Varighet Beregnes automatisk. 3.3.7 Integrasjon/attestasjon Velg passende alternativ for opplæringsoppholdet fra menyen. (For Europass mobilitet er alternativet Integrert del av et godkjent utdanningsløp en forutsetning.) 3.3.8 Finansieringstype Velg fra rullegardinmenyen. Det er mulig å velge flere alternativer, disse vil vises i feltet under. Ønsker du å fjerne et valg, klikker du på ønsket verdi og deretter på ”Slett”. 3.3.9 Bruksspråk Velg fra rullegardinmenyen. Det er mulig å velge flere alternativer, disse vil vises i feltet under. Ønsker du å fjerne et valg, klikker du på ønsket verdi og deretter på ”Slett”. 3.3.10 Utdanningsnivå/Stilling Angi Utdanningsnivået (de ti første alternativene) på det tidspunktet oppholdet begynner. Merk at det skilles mellom elev og lærling! 3.3.11 Videregående skole - Grunnkurs Velg hvilket fag deltakeren tar eller har tatt på det tidspunktet oppholdet begynner. Hvis deltakeren ikke nå er elev/lærling, men tidligere har gått på videregående skole / gymnas eller har vært lærling, velger du det faget som best passer med høyeste fullførte kurs-/lærlingnivået for deltakeren. Hvis deltakeren ikke er i utdanning og heller ikke har tatt et fag i videregående skole, velger du IKKE VIDEREGÅENDE SKOLE.
17
3.3.12 Videregående skole - VK I & II Velg hvilket fag deltakeren tar eller har tatt på det tidspunktet oppholdet begynner. Hvis deltakeren ikke nå er elev/lærling, men tidligere har gått på videregående skole / gymnas eller har vært lærling på VK I- / VK II-nivå, velger du det faget som best passer med høyeste fullførte kurs-/lærlingnivået for deltakeren. Hvis deltakeren ikke er i utdanning og heller ikke har tatt et fag på VK I- eller VK II-nivå i videregående skole, velger du IKKE UTDANNING UT OVER GRUNNKURS. For de som ikke har tatt videregående skole, velges alternativet IKKE VIDEREGÅENDE SKOLE. 3.3.13 Høyere utdanning Velg hvilket fag(område) deltakeren tar eller har tatt utdanning innenfor på det tidspunktet oppholdet begynner. Hvis deltakeren ikke har tatt og heller ikke er i ferd med å ta høyere utdanning (noe som f.eks. vil være tilfelle for de aller fleste elever i videregående skole), velger du IKKE HØYERE UTDANNING. 3.3.14 Språkopplæring og/eller kulturopplæring? Velg Ja eller Nei 3.3.15 (23) Formålet med Europass mobilitet-oppholdet Oppgi hva som er formålet med Europass mobilitet-oppholdet (obligatorisk) 3.3.16 (24) Utdanning, opplæring, tiltak, prosjekt eller lignende som oppholdet er gjennomført som en del av Beskriv kort tiltaket (f.eks. en bestemt utdanning, et opplæringstiltak eller -prosjekt) Europass mobilitet-oppholdet er gjennomført som en del av, hvis relevant (ikke obligatorisk) 3.3.17 (25) Formell kompetanse (eksamensbevis/vitnemål/grad) utdanningen/opplæringen leder til Hvis aktuelt, oppgi hvilken formell kompetanse (eksamensbevis/vitnemål/grad) utdanningen eller opplæringen som oppholdet er en del av, leder til (ikke obligatorisk) 3.3.18 (26) EU- eller annet utvekslings-/utplasseringsprogram som er benyttet Hvis aktuelt, oppgi programmet (f.eks. Erasmus, Leonardo, Comenius e.l.) oppholdet er organisert med støtte fra (ikke obligatorisk) 3.3.19 Klikk på Lagre, og all informasjon om oppholdet blir nå lagret Informasjonen finner du igjen under Opphold -> Uinnsendte opphold. Her kan du lese og redigere opplysningene om alle oppholdene du har opprettet før du sender dem inn til Europasssentet. Se også punkt 3.6 ”Fylle ut seksjon 5 i databasen”. NB! Etter at du har sendt inn et opphold, kan du ikke lenger redigere oppholdet, med unntak av seksjon 5. Forsikre deg om at opplysningene er komplette før du sender inn et opphold.
3.4
Sende inn opphold til Europassenteret
For at opplysningene du har registrert i databasen om deltakernes utenlandsopphold skal bli registrert hos Europassenteret, må du SENDE INN de registrerte opplysningene. Oppholdet MÅ være godkjent av Europassenteret FØR dokumentet skrives ut. For at det skal være et gyldig Europass mobilitet- dokument må det få et eget nummer.
18
Gjør følgende for å sende inn ett eller flere opphold: Velg Opphold -> Uinnsendte Klikk på innsendingssymbolet og skriv eventuelt inn en kommentar. Klikk på OK. Dette må gjøres for hvert enkelt opphold som skal sendes inn.
Oppholdene finner du nå igjen under Opphold, med status Innsendt. Når oppholdet er blitt behandlet og godkjent av Europassenteret, vil det vises i listen over opphold med status Godkjent.
En oversikt over alle godkjente opphold finner du under Opphold -> Godkjente.
3.5
Registrere seksjon 5 i Europass mobilitetet-dokumentet
Seksjon 5 fylles normalt ut etter at dokumentet har kommet i retur fra mottakerorganisasjonen, men aktuelle mottakerorganisasjoner som skal fylle ut seksjon 5 må knyttes til oppholdet før Europass mobilitet-dokumentet kan eksporteres. Dette må gjøres av senderorganisasjonen. Hvis oppholdet gjelder en studentutveksling, må senderorganisasjonen også registrere student-/immatrikuleringsnummer (29b) i seksjon 5B. Velg Opphold -> Uinnsendte hvis oppholdet ikke er sendt inn eller Opphold -> Godkjente hvis oppholdet er sendt inn og godkjent. Klikk på symbolet
til høyre i listen over opphold.
19
Klikk på knappen Velg organisasjon. Hvis du allerede har registrert seksjon 5 for en eller flere organisasjoner, vil disse vises i listen under.
Et nytt vindu vises:
Velg organisasjon - i menyen over mottakerorganisasjoner registrert med oppholdet Velg seksjon – seksjon 5A eller 5B MERK: Det er kun mulig å registrere enten 5A eller 5B for hver enkelt organisasjon. Er seksjon 5 fylt ut for en organisasjon allerede, vil ikke denne organisasjonen vises i menyen. Velg seksjon 5A for mobilitetsopphold (seksjon 5B er ment for akademiske utvekslinger). 3.5.1 Registrere seksjon 5A Valgt deltaker og organisasjon vil nå vises øverst i bildet. (29a) Aktiviteter og oppgaver som ble utført Beskriv aktivitetene og/eller oppgavene som ble utført under Europass mobilitet-oppholdet (obligatorisk) (30a) Faglig kompetanse – Jobbrelaterte kunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet Beskriv tekniske og andre kunnskaper og ferdigheter som deltakeren tilegnet seg i forbindelse med arbeid. Beskriv framgang som ble gjort, hvilket nivå som ble nådd og eventuelle evalueringer, tester eller prøver som er avlagt (ikke obligatorisk) (31a) Språkkompetanse – Språklige kunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet (hvis ikke nevnt under 30a) Beskriv språkferdighetene som deltakeren tilegnet seg. Beskriv eventuell framgang som ble gjort, hvilket nivå som ble nådd og eventuelle evalueringer, tester eller prøver som er avlagt (ikke obligatorisk) (32a) Datakompetanse – Datakunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet (hvis ikke nevnt under 30a) Beskriv datakunnskaper og -ferdigheter som deltakeren tilegnet seg. Beskriv framgang som ble gjort, hvilket nivå som ble nådd og eventuelle evalueringer, tester eller prøver som er avlagt (ikke obligatorisk)
20
(33a) Organisatorisk kompetanse – Organisatoriske kunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet (hvis ikke nevnt under 30a) Beskriv de kunnskapene og ferdighetene deltakeren tilegnet seg når det gjelder evnen til å organisere. Beskriv framgang som ble gjort, hvilket nivå som ble nådd og eventuelle evalueringer, tester eller prøver som er avlagt (ikke obligatorisk) (34a) Sosial kompetanse – Sosiale kunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet (hvis ikke nevnt under 30a) Beskriv de sosiale ferdighetene deltakeren tilegnet seg. Beskriv framgang som ble gjort, hvilket nivå som ble nådd og eventuelle evalueringer, tester eller prøver som er avlagt (ikke obligatorisk) (35a) Annen kompetanse – Andre kunnskaper og ferdigheter tilegnet under oppholdet Beskriv andre kunnskaper og ferdigheter deltakeren tilegnet seg og som ikke er dekket av rubrikkene ovenfor (ikke obligatorisk) (36a/40b) Dato (dd/mm/åååå) Må skrives inn i formatet 'dag/måned/år', der dag og måned må angis som to sifre, og år må angis som fire sifre. F.eks.: 26/05/2004 Klikk på Lagre.
21
22
3.5.2 Registrere seksjon 5B Valgt deltaker og organisasjon vil nå vises øverst i bildet. (29b) Student/immatrikuleringsnummer Oppgi student-/immatrikuleringsnummeret ved institusjonen for høyere utdanning i utsendelseslandet (obligatorisk) Registrer kursene i tabellen: (30b) Kursenhetskode Oppgi kursenhetskoden (ikke obligatorisk) (31b) Navn på kursenhet Skriv inn navnet på kursenheten (obligatorisk) (32b) Varighet Angi kursenhetens varighet (ikke obligatorisk) (33b) Lokal karakter Oppgi den lokale karakteren som ble oppnådd (ikke obligatorisk) (34b) ECTS/ECVET karakter Oppgi ECTS/ECVET-karakteren (eller en karakter i et annet karaktersystem som brukes på Europeisk nivå) som ble oppnådd, i overensstemmelse med karakterskalaen i det angjeldende karaktersystemet (ikke obligatorisk) (35b) ECTS/ECVET studiepoeng Oppgi ECTS/ECVET- studiepoengene (eller studiepoengene i et annet studiepoengsystem som brukes på Europeisk nivå) som er oppnådd, i overensstemmelse med det angjeldende poengsystemet (ikke obligatorisk) Klikk på knappen ”Legg til rad” hvis du vil registrere flere kurs. Klikk på symbolet
i kolonnen ”valg” hvis du vil slette et kurs.
(36b) Rapport/oppgave/essay/avhandling (37b) Eksamensbevis/vitnemål/grad tildelt (38b) Etternavn og fornavn på veileder/administrasjonsansvarlig Dato (dd/mm/åååå) Må skrives inn i formatet 'dag/måned/år', der dag og måned må angis som to sifre, og år må angis som fire sifre. F.eks.: 26/05/2004
23
3.6
Duplisere opphold
Hvis du skal legge inn flere opphold som er nesten identiske, kan du ha stor nytte av å duplisere (kopiere) et eksisterende opphold. I praksis gjelder dette deltakere i samme utreisegruppe, der hovedforskjellen er navn, adresse osv. for hver av deltakerne. Skriv først inn all oppholdsinformasjonen for den første deltakeren, og lagre dette oppholdet. Finn fram til oppholdet du vil duplisere, og klikk deretter på symbolet . Legg til opplysninger om neste deltaker, korriger om nødvendig andre opplysninger som skal endres, og velg til slutt Lagre. MERK: Hvis seksjon 5 også er utfylt, blir også denne informasjonen kopiert med unntak av Student-/innmatrikuleringsnummer.
3.7
Eksportere Europass mobilitetet-dokumentet
Etter at oppholdet er godkjent av Europassenteret, må dokumentet eksporteres og sendes på email til mottakerorganisasjon(e).
Velg Opphold -> Godkjente Klikk på symbolet
for å laste ned og lagre filen.
NB! Europassdokumentet skal KUN lastes ned ETTER at oppholdet har blitt godkjent av Europassenteret. Dersom dokumentet blir lastet ned før det er godkjent, vil det mangle Europass mobilitet nummeret.
3.8
Låse/gjøre endringer i seksjon 5 Europass mobilitet
Når seksjon 5 er ferdig utfylt, må den låses. MERK: det er kun mulig å låse seksjon 5 etter at oppholdet er godkjent. Velg Opphold -> Godkjente Klikk på symbolet
24
til høyre i listen over opphold.
Hvis informasjonen er fylt ut for alle mottakerorganisasjoner vil ikke menyen ”Velg organisasjon” vises. I eksempelet under er seksjon 5B låst, derfor er det ikke mulig å gjøre endringer.
Klikk på symbolet
hvis du vil gjøre endringer.
Klikk på symbolet
hvis du vil slette oppføringen.
Når du er ferdig med registreringen i seksjon 5A eller 5B, kan du låse seksjonen ved å klikke på knappen MERK: Hvis seksjon 5 er låst, kan den kun låses opp av Europassenteret. Når seksjonen er låst, vil du se symbolet
i listen over opphold.
25
4. Andre viktige funksjoner 4.1
Deltakerinformasjon
Klikk på Deltakere i venstre meny for å se en liste over alle registrerte deltakere. Hvis du vil se detaljert informasjon, klikker du på symbolet på symbolet .
. Hvis du vil redigere informasjonen, klikker du
Merk: det er ikke mulig å slette en deltaker knyttet til et opphold.
4.2
Partnerinformasjon
Klikk på Partnere i venstre meny for å se en liste over alle registrerte partnere/organisasjoner. Hvis du vil se detaljert informasjon, klikker du på symbolet klikker du på symbolet
. Hvis du vil redigere informasjonen,
.
Merk: det er ikke mulig å slette en organisasjon knyttet til et opphold.
Hvis du ønsker du å registrere flere kontaktpersoner, gjør du følgende: Klikk først på ønsket organisasjon:
26
nederst i skjermbildet klikker du på knappen ”Opprett ny”
27
5. Utskrifter 5.1
Utskrifter
Klikk på Utskrifter i venstre meny. Velg ønsket utskrift i menyen: Organisasjoner, deltakere eller opphold. For opphold og deltakere kan du også velge oppholdsår. Klikk deretter på “Utskrift”. Når utskriftsfilen er generert, vil du få melding om dette. Klikk med høyre musetast for å lagre filen.
28
6. Tips Noen nyttige råd og vink 6.1 Hvis du legger inn informasjon om et opphold, og ikke klikker på Lagre-knappen nederst i hovedbildet, mister du all informasjonen du allerede har lagt inn. Dette kan skje når du for eksempel mangler informasjon om en deltakers fødselsdato, utdanningsnivå eller lignende og avbryter registreringen. Vi anbefaler at du ikke avbryter registreringen i slike tilfeller, men heller bruker følgende fremgangsmåte: Legg inn "midlertidig" informasjon i alle de obligatoriske feltene, foreta valg i alle menyene, selv om disse valgene kan være feil fordi du egentlig mangler informasjonen. Når all obligatorisk informasjon er fylt ut, klikker du på Lagre-knappen nederst i skjermbildet slik at oppholdet blir lagret. Hvis du får en feilmelding om at det mangler informasjon i et felt, legger du inn en hvilken som helst "midlertidig" informasjon, f.eks. to-tre bokstaver, tall eller lignende, slik at du får lagret oppholdet. Når oppholdet er lagret, kan du hente det fram igjen senere og rette opp opplysningene som er feil ved å klikke på "Uinnsendte opphold" og velge riktig opphold. 6.2 Legg inn deltakerens e-postadresse med en gang hvis mulig. Dette kan være lurt hvis du senere skal sende brukernavn og passord til deltakeren via databasen. 6.3 Du kan flytte fra felt til felt i skjemaene ved å bruke tabulatortasten. Du kan også flytte i motsatt rekkefølge ved å trykke Skift + Tab. På denne måten sparer du deg for unødvendig bruk av musen – dessuten vil arbeidet gå raskere når du har vent deg til teknikken. 6.4 Vi anbefaler at du som utstederorganisasjon tar en kopi av Europass mobilitetet (teksten i selve Europass mobilitet-dokumentet) når det er blitt fylt ut. Dersom senderorganisasjonen er en annen enn utstederorganisasjonen, si gjerne ifra til denne slik at de tar en kopi av dokumentet. Tilsvarende bør også deltakeren selv sørge for å ta en kopi. Skulle Europass mobilitet-dokumentet på et eller annet tidspunkt gå tapt, trenger Europassenteret kopien for om mulig å kunne hjelpe til med å få utstedt et nytt dokument med samme innhold. Husk at opplysningene i Europass mobilitetet ikke er identiske med de opplysningene som er lagt inn i Europass mobilitet-databasen. 6.5 Feltnavn med sort skrift er obligatoriske, mens feltnavn med grå skrift er frivillig å fylle ut.
29