GESTION DOCUMENTAL
SAIDA GUERRA DIAZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION FACULTAD DE BELLAS ARTES CARTAGENA DE INDIAS D.T.Y C OCTUBRE 13 DE 2011
GESTION DOCUMENTAL
SAIDA GUERRA DIAZ
TUTORA LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ Profesional en Ciencia de la Información Archivística y Bibliotecología
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO, PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION FACULTAD DE BELLAS ARTES CARTAGENA DE INDIAS D.T.Y C OCTUBRE 13 DE 2011
INTRODUCCIÓN
En este trabajo hablaremos un poco a cerca de lo que son los programas de gestión documental, archivos y la ley que los regula. Mencionaremos también que son las tablas de Retención Documental y sus Etapas. Un programa de gestión documental un conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para desarrollar un procesos al interior de una entidad tales como producción, recepción, distribución, tramite y organización. Entendemos por archivos a un conjunto de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte. Las tablas de retención documental es un listado de series con su correspondiente tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanecía en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Este trabajo lo desarrollaremos con el fin de afianzar y adquirir nuevos conocimientos de los diferentes temas desarrollados esta unidad.
OBJETIVOS
General Aprender adecuadamente todo lo relacionado con la gestión documental
ESPECIFICOS
Aplicar las etapas en la Tabla de Retención Documental Darle la importancia a los programas de gestión documental Saber cuál es la ley general de los archivos Identificar los objetivos de la gestión documental
Un documento: es toda información registrada no importa en qué formato se encuentre independientemente del soporte en que la produzca. Un documento de archivo: es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones que tienen el valor administrativo fiscal o legal, valor científico, económico, histórico, cultural y debe ser objeto de conservación. Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, su forma, y soporte.Material acumulado en un proceso natural por una persona o institución pública o privada.
La ley que por medio del cual se dicta la ley general de archivos es la 594 de 2000 Ley General de Archivos en su título V: Gestión de documentos, la obligación que tiene las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar un programa de Gestión de Documentos, independientemente del soporte en que produzca la información para el cumplimiento de su cometido estatal o del objeto social para el que fueron creadas. En su regulación la ley previo que el desarrollo tecnológico en las entidades es desigual y por lo tanto deja claro que los principios y procesos archivísticos deben
aplicarse cualquiera sea la tecnología y el soporte en que se produce la información. Con este instrumento el Archivo General de la Nación pretende entonces orientar a la entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas, para facilitar la adopción y adaptación del programa. La ley general de los archivos en su título V gestión de documentos artículo 21. Programa de gestión documental estable que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberá observarse los principios y procesos archivísticos. En el artículo 19 “las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzadas en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos. •
Organización archivística de los documentos
•
Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y recuperación de la información contenida en estos soportes así como el funcionamiento razonable del sistema.
GESTION DOCUMENTAL Es un conjunto de actividades administrativas, técnicas destinados a la planificación manejo y organización de los archivos desde su inicio hasta su destino final con el propósito de facilitar se uso y preservación.
OBJETIVOS DE LA GESTION DOCUMENTAL Dar un manejo adecuado y eficiente en el flujo de la información, que
resuelva los ayude a tomar decisiones Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información
útiles para la administración y el público en general Implementar el desarrollo básico de la aplicación de las tablas de retención
documental Lograr una adecuada normalización de los procedimientos para el recibo,
radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficiente de correo y mensajería Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que
a su vez preserven el medio ambiente. Procurar la renacionalización y el control de la producción documental, en
la atención a los procedimientos, trámites administrativos, y flujos documentales, lo mismo que la normalización de modelos y formatos para la producción documental Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos
con lenguaje natural en la administración publica para el funcionamiento de la misma elementos necesarios para la participación ciudadana apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantías de derechos individuales y colectivos.
Para lograr un programa de gestión documental se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Administrativos, económicos y archivísticos ADMINISTRATIVOS: son todos aquellos relacionados con las situaciones
administrativas de la gestión de los documentos en aspectos como la transparencia, simplificación de trámites, y eficiencia en la administración. ECONOMICOS: Para la elaboración de un programa de gestión documental
se debe tener en cuenta los costosque nos permitan tener un programa de calidad a bajo costo.
ARCIVISTICO: Aquí de debe tener en cuenta los conceptos de archivo
total, ciclo de vida del documento, principios de procedencia y orden original. Un programa de gestión documental es importante porque este nos ayuda a acceder de una manera fácil y rápida a la información, también a que se encuentre en un sitio seguro. Todos los procedimientos que allí se generen serán confiables. También Logra una documentación exacta, controla, perfecciona y simplificar los documentos
Ventajas de programa de gestión documental •
Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel
•
Reducción del tiempo de consulta de un documento electrónico
•
Reducción de los precios de archivado
•
Reducción de la recuperación del documento
•
Acceso concurrente a un documento
•
Mejora de atención a los clientes
•
Reducción de precio legal
•
Reducción de costo de acceso a la información
•
Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos
•
Incremento de la satisfacción de los usuarios internos
Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad
Articulo 8 Es obligación del estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la nación Es una obligación constitucional que debe ser compartida por el estado y la comunidad y las personas que disponga el legislador en la protección de riquezas naturales y culturales .constituyen ellas un precioso patrimonio del pueblo convertido en nación. Articulo 20 Se garantiza a toda persona la libertad de expresarse y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social.se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. La libertad de prensa, perteneciente a las denominadas libertades de opinión, está garantizada por el derecho a informar y formar medios masivos de comunicación. Correlativamente las personas tienen el derecho a recibir información veraz e imparcial. Articulo 24 Todo colombiano, con las limitaciones que establezca la ley, tiene derecho a circular libremente por el territorio nacional, a entrar y salir de él, a permanecer y residenciarse en Colombia Esta libertad denominada de movimiento o de locomoción, confiere a toda persona el derecho de circular por el territorio del Estado, a domiciliarse o residir en el y entrar y salir del país, pudiendo la ley establecer limitaciones. Articulo 27
El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra. Para la educación superior tiene el carácter de servicio público y cumple una función social Articulo 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El sector profesional es inviolable. Con la salvedad de los documentos considerados como reservados, la ley ordena la publicidad de actos y documentos oficiales. La inviolabilidad del sector profesional es una garantía que ampara a las personas que ejercen las denominadas profesiones liberales, fundamento de vida universitaria y del desarrollo social. Las tablas de retención documental es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del siclo vital de los documentos. Son importantes porque nos facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten a la administración proporcionar un servicio eficiente y eficaz, facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención, garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente, regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo, sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. En las tablas de retención documental se desarrollan las siguientes etapas 1. En la primera etapa se desarrolla la investigación preliminar sobre la
institución y fuentes documentales esta comprende:
•
Compilación de la información constitucional contenida en disposiciones legales relativas a la
•
Creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajos, funciones y manuales de procedimientos.
•
Aplicación de la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documéntales que producen o tramitan
2
Segunda etapa: en esta etapa se analiza e interpreta la información recolectada esta comprende
•
Análisis de la producción y tramite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a la dependencia y los manuales de procedimientos
•
Identificar los valores primarios de la documentación: administrativos, legales, jurídicos, contables, o fiscales
•
Conformación de las series y subseries con sus respectivos tipos documentales
•
Establecimiento de los tipos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase del archivo gestión, central, e histórico
•
Valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta, y las normas internas y externas que regula la producción
Determinación del destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. 3. Tercera etapa: en esta etapa se elabora y presenta la tabla de retención
documental para su aprobación. Esta incluye los siguientes pasos. El jefe de archivo prepara la propuesta de Tabla de Retención
Documental de la entidad con las series y subseries documentales que administra y tramita cada dependencia. El comité de archivo hará el estudio correspondiente y producirá un
acta avalando la propuesta. Las secretarias generales de las entidades oficiales o quienes hagan
sus veces remitirán a la instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su evaluación y aprobación. 4. Cuarta etapa: aplicación de la Tabla estas deberán ser aplicadas por cada una de las dependencias municipales y las instancias archivísticas territoriales verificarán su aplicación. El Archivo General de la Nación adelantará labores de verificación similares
5. Quinta etapa: seguimiento y actualizaci贸n de las tablas de Retenci贸n Documental
CIBERGRAFIA http://cmsi.colnodo.apc.org/documentos.shtml?x=3719
http://www.destrucciondocumentos.net/el-derecho-a-la-privacidad/ http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Gu铆a suministrada por la profesora