Apostilamento de documentos públicos

Vamos falar sobre apostilamento nos termos da Convenção da Apostila da Haia, em vigor no Brasil desde agosto de 2016, com o objetivo de agilizar e simplificar a legalização de documentos entre os 112 países signatários, permitindo o reconhecimento mútuo de documentos brasileiros no exterior e de documentos estrangeiros no Brasil. Ou seja, de acordo com o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), responsável por coordenar e regulamentar a aplicação da Convenção da Apostila da Haia no Brasil 1 , a Apostila é um certificado emitido nos termos da Convenção da Apostila que autentica a origem de um documento público 2 .

Tradicionalmente, a legalização era feita de forma

muito burocrática. O documento passava por vários órgãos até chegar ao Ministério das Relações Exteriores onde se fazia a legalização para uso no exterior. O custo era elevado, a demora muito longa, e era necessário o deslocamento até um posto de atendimento do Ministério das Relações Exteriores. Havia até a contratação de despachantes, o que elevava ainda mais o custo dessa documentação, que hoje é feita por um processo simplificado pela Convenção da Apostila.

A legalização desses documentos no Brasil era muito demorada e burocrática. Com a adoção da Convenção da Apostila da Haia, em 14 de agosto de 2016, os cartórios brasileiros fizeram 837,657 mil apostila

1 https://www.hcch.net/pt/instruments/conventions/full-text/?cid=41. Acesso em 21.6.2019.

mentos nos primeiros oito meses do acordo, segundo dados do CNJ. Um procedimento simples, fácil, rápido, graças à Convenção da Haia.

A Convenção da Haia, de 1961, entrou no Brasil pelos decretos, foi internalizada, e a resolução do CNJ delegou essa tarefa às serventias extrajudiciais. Qual a razão de delegar esse serviço ao Extrajudicial? A capilarização e o acesso da população. São 17 mil serventias no Brasil, então serão 17 mil potenciais postos para fazer o apostilamento.

Inicialmente, a resolução delegou à Corregedoria Nacional de Justiça a autorização para que os cartórios fizessem o apostilamento. Começamos com as capitais para saber como o serviço seria desempenhado, e para testar a aceitabilidade.

O serviço prestado no Brasil é resolvido aqui mesmo. As corregedorias locais e a Corregedoria Nacional traçam procedimentos, fiscalizam, dizem como pode

ser feito e como não pode ser feito.

Essa prestação de serviço tem um problema adicional. Não podemos errar, porque nossa credibilidade internacional está em jogo. A Apostila feita de forma errada será devolvida. Ou seja, o país de origem que emite uma Apostila para ser utilizada em outro país signatário da Convenção pode ter a Apostila recusada se for feita de forma errada. Então, o trabalho de apostilamento tem que ser feito com disciplina, organização e respeito às regras. Se perdermos a credibilidade em relação à Apostila, isso já aconteceu em alguns países, voltamos à legalização de documentos da forma tradicional e burocrática de antes. Então, é essencial fazer o apostilamento nos termos da Convenção da Haia.

No portal da Convenção da Haia 3 há vários documentos em língua portuguesa dizendo como deve ser feito o apostilamento.

É óbvio que podemos errar, estamos começando

a desempenhar um serviço que é novo no Brasil, mas temos que tentar ao máximo obter uma padronização para todo o país, porque no exterior devemos ter um documento único.

Qualquer Apostila emitida no Brasil deve ser enxergada, internacionalmente, como um documento único. Em qualquer lugar do Brasil – nessas 17 mil serventias potenciais – o serviço deve ser prestado da mesma forma, porque nossa credibilidade internacional está em jogo. Lá fora não querem saber se a Apostila foi feita em São Paulo ou no Paraná. Foi feita pelo Brasil de uma única forma, do contrário, o documento será recusado. Esse era o problema da legalização feita pelo Ministério das Relações Exteriores, o que gerava a falsificação de documentos. Por isso temos documentos nossos recusados em alguns países, embora legalizados pelo Ministério das Relações Exteriores.

É preciso que a Apostila supere esse problema de recusa de documentos. A Convenção da Apostila da Haia vem trazer essa segurança para a legalização de

documentos públicos, exclusivamente.

Nós temos problemas com alguns cartórios que estão apostilando documentos particulares; estão dando roupagem de documento público a documento particular com um simples reconhecimento de firma, por exemplo. Isso não pode acontecer.

A regra matriz é a Convenção. A Convenção da Haia fala em “documentos públicos”, então somente documentos públicos podem ser apostilados. Os cartórios têm que recusar a legalização de documento particular para ser utilizado fora do país.

Nós tivemos alguns casos de certificados de cursos de manicure, certificados de curso de salão de beleza para utilizar na Espanha. Infelizmente, isso não pode ser apostilado porque não é documento público.

Atenção, é preciso verificar como o documento pode ser legalizado junto ao país em que vai ser apresentado. Pode não ser pelo apostilamento, mas por outras formas.

Nós temos uma obrigação internacional que foi delegada aos registradores e notários. Temos uma obrigação internacional sobre quais documentos vamos apostilar.

O apostilamento também não poderá ser utilizado quando o país de origem, ainda que faça parte da Convenção, tenha uma lei ou um costume interno ainda menos burocrático do que a própria Apostila. Se no país de origem onde a pessoa vai utilizar o documento não há necessidade da Apostila, então não devemos fazer essa Apostila. Como saber isso? O interessado vai buscar saber junto ao país de origem onde será apresentado o documento, se precisa ou não da Apostila. Alguns documentos não terão Apostila, a pessoa interessada vai trazer essa informação.

O problema é que muitas vezes a pessoa não tem essa informação. Nesse caso, a responsabilidade passa sim aos delegatários, que devem verificar se é ou não possível fazer a Apostila.

Na dúvida, é preciso fazer o procedimento específico recomendado pelo Provimento CNJ 58/2016:

“Art. 12. Em caso de dúvidas sobre a aposição de apostila em documentos públicos produzidos no território nacional, as autoridades competentes para a aposição da apostila deverão orientar o solicitante do serviço a esclarecê-las à embaixada do país no qual o documento será utilizado. § 1º Se a dúvida persistir, deve-se realizar procedimento específico prévio para a segurança do ato de aposição da apostila, conforme previsto no art. 3º, § 2º, da Resolução CNJ n. 228/2016.

O apostilamento pode ser recusado, e se a recusa não for aceita pela parte, um procedimento específico está regrado no provimento.

Apostila da Haia é somente para documentos públicos. Se a lei do país destinatário do documento não exigir a Apostila, não é preciso fazer. E se ainda houver alguma dúvida, melhor usar o procedimento específico.

A Apostila da Haia não se aplica aos países não signatários; aos países que denunciaram a convenção; aos documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares; e aos documentos administrativos diretamente relacionados a operações comerciais ou aduaneiras.

O Ministério das Relações Exteriores legalizava documentos aduaneiros e começaram a chegar alguns desses documentos para apostilar. Não pode, de acordo com a Convenção da Haia isso não é papel da Apostila. A Convenção determina que não pode ser feito. Então, como legalizar um documento aduaneiro? Da forma como era antes. Não pode ser feito por Apostila.

- Obrigatoriedade da prestação do serviço

A Resolução CNJ nº 228, de 22.6.2016, que regulamenta a aplicação da Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros (Convenção da Apostila), determina que todos os cartórios das capitais devem fazer o apostilamento. É uma obrigatoriedade. A ideia é que o serviço esteja disponível para toda a população, ter capilaridade pelo menos na capital. No interior, um segundo momento da autorização do apostilamento, foi facultativo. Algumas cidades pequenas demais não têm procura, então não há necessidade de ser autoridade apostilante. Infelizmente, alguns delegatários de capitais estão recusando fazer esse serviço. Isso vai ser levado ao plenário do CNJ, mas hoje é obrigatório.

- Cadastramento das autoridades apostilantes

Qual a competência da autoridade apostilante de acordo com as atribuições?

A Convenção diz que as autoridades serão aquelas que o país determinar.

O Decreto e a Resolução determinam que as autoridades apostilantes são os delegatários de acordo com suas atribuições.

Que atribuições são essas? As que estão na Lei

8.935/1994, aquelas atribuições relativas aos documentos de competência do registrador ou do notário, somente aqueles documentos que ele pode fazer. O notário não pode fazer um ato que é de competência do registrador de imóveis, e vice- -versa. O registrador de imóveis só pode fazer atos de sua competência previstos na Lei 8.935. A ideia dessa exigência da Resolução foi manter a expertise. Quem é mais especializado para fazer um ato de registro, um apostilamento de Registro de Imóveis? Quem tem mais expertise para fazer um apostilamento sobre Notas? A lei dividiu qual é a competência de cada delegatário, a Apostila segue essa mesma linha. E isso já deu problema em alguns Estados. Após a fase de advertência e orientação, a delegação sobre a Apostila pode ficar em risco. Temos que prezar pela segurança desse ato, pela manutenção dessa competência. Volto a dizer, se não tivermos credibilidade internacional, podemos perder essa delegação. Por que esse procedimento burocrático? O sistema de cadastramento era feito por e-mail e gerava insegurança, porque não havia criptografia e, às vezes, nem assinatura. Hoje o cadastramento é feito por meio da Corregedoria local. Se o corregedor considerar o cartório apto a fazer o apostilamento, ele vai comunicar a Corregedoria Nacional, que vai autorizar o cartório a ser autoridade apostilante. Esse processo leva de quinze a vinte dias. Se o cartório não conseguir fazer o cadastro no SEI, ele não consegue comprar papel-moeda. É uma questão de segurança.

Por que usar o papel da Casa da Moeda? Por questão de segurança. Nenhuma gráfica conseguiu apresentar um papel com a mesma segurança, com número, sequência e ordem cronológica. Nenhuma gráfica apresentou um papel com número sequencial. Hoje temos controle de todas as apostilas pelo número sequencial do papel-moeda confeccionado pela Casa da Moeda. “ QUEM É MAIS ESPECIALIZADO PARA FAZER UM APOSTILAMENTO DE REGISTRO DE IMÓVEIS? QUEM TEM MAIS EXPERTISE PARA FAZER UM APOSTILAMENTO SOBRE NOTAS? A LEI DIVIDIU QUAL É A COMPETÊNCIA DE CADA DELEGATÁRIO, A APOSTILA SEGUE ESSA MESMA LINHA.

Hoje temos algum problema com o fornecimento de papel-moeda. A Casa da Moeda fez um cálculo insuficiente, porque não imaginávamos que a demanda seria tão grande. O papel-moeda da Casa da Moeda tem a mesma segurança que o dinheiro, e sua produção leva mais de uma semana. O cálculo inicial foi baixo, mas hoje a Casa da Moeda assegura que não falta papel.

O procedimento de compra e de cadastramento ainda é um pouco difícil. Nós temos todas as decisões públicas de quais cartórios são autoridades apostilantes. O contato da Casa da Moeda com os cartórios deve ocorrer somente depois que essa decisão for publicada. Sai uma decisão da Corregedoria, mas o cartório ainda não está cadastrado no SEI – Serviço Eletrônico de Informação, por isso não pode comprar papel-moeda. A ideia é a padronização, para que não haja dúvida. Todo documento que sai do Brasil apostilado, para qualquer lugar do mundo, deve ser igual. Preenchimento igual, papel igual, sem nenhuma distinção. Todos feitos da mesma forma, seja no Paraná, em Roraima ou em São Paulo. Isso traz segurança internacional.

Esse procedimento-padrão merece um treinamento. Precisamos de treinamentos locais. Com o apoio das associações temos agendado palestras e encontros, para divulgar o serviço e padronizar o treinamento. Exijam os cursos dos presidentes das associações. Precisamos padronizar esse serviço para ter segurança jurídica. Na dúvida – se o documento pode ser apostilado, se o documento é público ou particular – é melhor não fazer a Apostila. É melhor negar o serviço do que gerar falta de credibilidade internacional. Se a parte não concordar com a negativa, abre-se um procedimento específico

e o juiz corregedor local vai decidir se é ou não para fazer o apostilamento. Isso traz segurança jurídica para os delegatários e para a parte. Uma decisão do corregedor dá mais tranquilidade a todos. Observações importantes sobre o Provimento CNJ 58/2016 Nós vamos fazer algumas alterações nesse provimento. Vamos reduzir a complexidade, tratar de forma mais objetiva, tentar sanar algumas dúvidas que temos a respeito de interpretações dos artigos do provimento.

Hoje temos três procedimentos abertos sobre o Provimento 58. Sobre tradução juramentada, por exemplo, se pode ser tradutor comum ou não. Já temos uma decisão dizendo que não pode, todos os documentos devem ter tradução juramentada.

Quanto à pseudopublicização de um documento pelo simples reconhecimento de firma (art. 10, § 3º), vamos acabar com isso também. Temos um projeto em andamento. Teremos um banco de dados de autoridades para efeito de apostilamento. Hoje há dificuldade para comprovar se a pessoa que assinou aquele documento exercia a função à época da assinatura. Estão simplesmente reconhecendo a assinatura. Não é a ideia da Convenção da Haia, que determina que devem ser reconhecidos a assinatura, o cargo e a função que a pessoa ocupava quando assinou o documento a ser legalizado.

Um dos problemas que tivemos foi sobre dúvida quanto a legitimidade da Apostila. O reconhecimento internacional da Apostila se dá mediante um carimbo, em francês, que é padrão no mundo inteiro. A Apostila tem que ter esse carimbo nesse nosso documento em papel-moeda, e ele deve ser puro, simples, na cor preta, e não pode ser rubricado. Um país pegou uma Apostila que estava com o carimbo rubricado e outro com o carimbo sem rubricar. Qual seria válido? Parece banal, mas a padronização é essencial para garantir a segurança na realização da Apostila, é de suma importância para nossa credibilidade internacional.

No portal da Anoreg há um vídeo mostrando como deve ser feito o apostilamento, o carimbo é seco. Carimbou aquilo na cor seca, não é para rubricar em cima do carimbo. Ao lado, existe um campo específico para a rubrica. Uma questão banal como essa está gerando falta de padronização, o que pode levar à falta de credibilidade. Faço um apelo para que busquem junto às associações, junto às corregedorias locais, a padronização do serviço nacional, para que todo documento apostilado no Brasil seja exatamente igual.

Eu sei que estamos vivendo tempos de crise, mas o investimento em serviço de tecnologia da informação e segurança reduz o custo do serviço a médio prazo. Quanto mais informatizado o serviço, menos você gasta com balcão. Se o cartório emitir uma certidão com assinatura digital, a pessoa imprime em casa, evitando gasto com papel, tinta, pessoas no balcão, etc.

Eu faço inspeções no Brasil inteiro e tenho visto falta de apreço à tecnologia de informação, segurança de informação e parque tecnológico. É preciso investir em backup. Recentemente houve invasões de hackers, nós tivemos quatro cartórios que sumiram do mapa no Brasil, acabou, não existem mais. Eles foram pirateados. Não contavam com tecnologia da informação, não tinham segurança, não tinham backup, não tinham nada. Então, eu levo uma equipe de tecnologia para fazer testes de invasão nos sistemas das serventias que visito em todo o Brasil. Por que isso? Para que os “ EU SEI QUE ESTAMOS VIVENDO TEMPOS DE CRISE, MAS O INVESTIMENTO EM SERVIÇO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E SEGURANÇA REDUZ O CUSTO DO SERVIÇO A MÉDIO PRAZO. QUANTO MAIS INFORMATIZADO O SERVIÇO, MENOS VOCÊ GASTA COM BALCÃO.

demais não sofram o que esses quatro sofreram ao perder o cartório de um dia para o outro.

Precisamos sim fazer investimento em tecnologia, mas temos serventias deficitárias no Brasil. Não adianta criarmos uma central estadual eletrônica de Registro de Imóveis, não adianta criarmos uma ONR, se não tivermos segurança em todo o Brasil. Nós teríamos que ter o Registro de Imóveis no interior com a mesma tecnologia, mesma segurança, mesmo parque tecnológico avançado daquele que está na capital. Do contrário, não vai haver segurança no sistema de ponta a ponta.

Então, vou pedir de forma altruísta que aqueles que não são deficitários trabalhem em conjunto com aqueles que são deficitários. E também peço às associações, ao IRIB, à Anoreg, que pensem em investir para propiciar segurança ao associado. Outra questão, os serviços de softwares diferentes que não se conversam nem em cartórios da mesma natureza, trabalhando lado a lado no mesmo ambiente. O investimento de associados e associações tem que ser no sentido de criar a padronização dos sistemas, para que todos tenham a mesma segurança. Também vão ter os mesmos problemas e, nesse caso, será muito mais fácil exigirem melhorias desses softwares. Às vezes é preciso fazer uma alteração, essa alteração falha, e a empresa pede três meses para a correção. Já vi isso acontecer. A empresa de software da qual nós somos reféns, porque ficamos reféns dessas empresas, só vai dar resposta depois de três ou quatro meses para um serviço que está sendo realizado no dia a dia.

O Registro Civil sofreu agora uma alteração na certidão de nascimento. É preciso criar um campo a mais para se inserir a naturalidade. A pessoa pode ter nascido em Curitiba e ser natural de Cianorte, isso vai constar na certidão. Foram pedidos quatro meses para alterar o sistema. A lei está vigente, como colocar isso na certidão? Vocês não podem ser reféns disso. Como deixar de ser reféns desse tipo de serviço? Unindo-se às associações e trabalhando em conjunto com um sistema único. Um único sistema vai trazer mais segurança para o trabalho, mais agilidade e poder.

Hoje temos um serviço delegado de excelência em vários lugares no Brasil porque a velocidade é maior que a do serviço público. O serviço delegado tem essa facilidade. Vocês podem investir e exigir. No serviço público tudo é mais lento, tudo tem que ser feito com licitação. Vocês podem exigir prazo ágil, porque juntos vocês têm esse poder.

Espero que vocês utilizem realmente o serviço de apostilamento, porque a população aceitou muito bem esse serviço. Internacionalmente, já estamos sendo elogiados.

Na última Convenção da Haia, o Ministério das Relações Exteriores notificou o CNJ para participar das convenções. Eles querem saber do nosso serviço eletrônico, porque Paris tem oito autoridades apostilantes e o apostilamento é feito em papel A4 com carimbo de selo de cera. Eles querem copiar nosso sistema.

O sistema eletrônico de apostilamento está sendo difundido no mundo inteiro como serviço de excelência. Temos que mostrar que no Brasil o serviço é realizado de forma segura, em cumprimento às regras da Convenção, dando credibilidade ao documento aqui e lá fora.

Mais uma vez, peço que mantenham contato com as associações, exijam apoio, e junto às corregedorias locais também. As corregedorias locais sabem qual é a situação dos delegatários e são a porta de entrada para o CNJ. Em Brasília, muitas vezes, eu não sei o que acontece no interior de algumas cidades. A corregedoria local é que deve nos levar a informação.

Mas a ideia é que todos os problemas sejam resolvidos junto às associações – como a padronização de serviço – ou junto às corregedorias locais.

Cada corregedoria local deve nos informar como anda o apostilamento, quais são os problemas e as dúvidas. Já demos um bom passo, de 800 reclamações passamos para 50 a 60. Mas o objetivo é não ter reclamações, porque é um serviço fácil. Se a padronização e a Convenção da Haia forem seguidas, o serviço vai ficar sempre na mão do serviço delegatário.