4.1 Documentación Activa

unidades administrativas de la compañía, hasta que se transfieren al Documento Gral. para ser conservados o acabados, acorde a su costo administrativo, legal, fiscal o histórico.

El periodo de la documentación se ha conectado en 3 etapas: la etapa de los documentos semiactivos y la etapa de los documentos inactivos, correspondientes a diferentes instantes de su tramitación y a diferentes locaciones físicas.

En su etapa activa, los documentos son hechos o recibidos por cada unidad administrativa de la organización en el desarrollo de las funcionalidades que le son propias para solucionar un tema. A medida que la documentación permanece en esta etapa, se habla de documentos activos o corrientes.

Comúnmente, aún permanecen sujetos a una tramitación y su consulta es recurrente y periódica. La documentación pertenece a los archivos de administración, o sea, de los archivos de las distintas unidades administrativas, bajo la responsabilidad del feje de las mismas. La duración o permanencia de los documentos en esta etapa, aun cuando puede variar de acuerdo con el lapso de vigencia administrativa, oscila entre uno y 3 años. Dichos términos, más o menos fijos, permanecen en funcionalidad de nuestra tramitación y están sujetas a la tipología documental. Cada unidad administrativa efectuará la transferencia de los documentos al Documento Gral., atendiendo a las necesidades de espacio y l costo decreciente de la documentación.

4.2 Documentación Semi-Activa

En la etapa semántica, la tramitación administrativa del archivo se da por concluir y su consulta, que, evolucionada de periódica a esporádica, reduce. Por esto los documentos se piensan semiactivos.